www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier... 1 1.4. Metod och avgränsning... 1 2. Granskningsresultat... 4 2.1. Miljönämnden... 4 2.1.1. Resultat av enkäten... 4 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning... 4 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat... 4 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder... 4 2.1.1.4. Intern kontroll... 5 2.1.1.5. Vår granskning... 6 2.1.1.6. 2013... 6 2.1.1.7. 2014... 6 2.1.2. Bedömning... 6 december 2014 Sundsvalls kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing. 1.2. Revisionsfråga Vidtar miljönämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen. 1.4. Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 6
6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 6
16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 6
2. Granskningsresultat 2.1. Miljönämnden Miljönämnden hade en låg svarsfrekvens på 55%. 2.1.1. Resultat av enkäten 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning 83% av miljönämndens ledamöter instämmer i huvudsak och 17% helt i påståendet: Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program. Något bättre är resultatet gällande kännedom om de väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för uppdraget som nämndsledamot och att de har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente. 17% instämde endast till viss del att nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet (50% instämde i huvudsak, 33% instämde helt). 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat Samtliga respondenter anser att rapportering av måluppfyllelse gällande verksamhetsmål sker minst tre gånger per år till nämnden och samtliga instämde även helt eller i huvudsak att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse avseende verksamheten. 67% av ledamötena instämmer helt (33% i huvudsak) i påståendet att nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi. Samtliga ledamöter anser att rapportering av den ekonomiska måluppfyllelsen sker mins tre gånger per år. 83% anser att nämnden har en helt tillfredsställande måluppfyllelse avseende ekonomin (17% i huvudsak). En kraftig majoritet anser att de får tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder Sundsvalls kommun 4 av 6
50% instämmer endast till viss del i påståendet att nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden medan 33% instämmer helt och 17% instämmer i huvudsak. Det framkommer även att det finns uppfattning bland ledamötena att nämnden inte alltid fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen. Däremot anser samtliga ledamöter att nämnden sammantaget uppnår ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt. 2.1.1.4. Intern kontroll 33% av nämndens ledamöter anser sig i huvudsak veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär medan resterande anser sig helt ha denna kunskap. 67% anser i huvudsak att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig medan den sista tredjedelen instämmer helt i påståendet. Vid påståendet: nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet, svarar 60% att detta genomförs oregelbundet/vid behov medan 20% anser att detta sker tre till fyra gånger per år och resterande 20% anser att detta sker vid varje sammanträde. Uppfattningen är dock att dessa analyser dokumenteras i 75-80% av fallen. Samtliga respondenter anser att nämnden har: en dokumenterad och aktuell delegationsordning, etablerade och välfungerande arbetsformer och att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig. 67% instämmer i huvudsak att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden och 83% anser att de helt eller i huvudsak fortlöpande får den information och utbildning de behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot. 80% anser att kommunstyrelsen helt eller i huvudsak utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden medan 20% endast instämmer till viss del. En ledamot uttrycker oklarhet över tillvägagångssättet. Sundsvalls kommun 5 av 6
2.1.1.5. Vår granskning 2.1.1.6. 2013 Föregående års ansvarsutövandegranskning resulterade i bedömningen att miljönämnden hade vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. 2.1.1.7. 2014 Genom årets analys av protokoll, styrdokument och rapporter utifrån de sju granskningsområdena har vi inte funnit något att anmärka på. Däremot instämmer 50% av nämndens ledamöter bara till viss del i påståendet att nämnden vid sina sammanträden diskuterar och analyserar måluppfyllelse. Nämnden bör titta närmare på detta område för att säkerställa att det vid behov görs analyser av måluppfyllelse. Nämnden hade det mest positiva resultatet av samtliga nämnder i enkäten. 2.1.2. Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att miljönämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 6 av 6