Granskning av kommunens näringslivsarbete

Revisionsrapport Granskning av kommunens näringslivsarbete Mjölby kommun Mars 2010 Matti Leskelä Håkan Lindahl

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning...3 2 Bakgrund och syfte...3 3 Metod... 4 4 Granskningsresultat... 4 4.1 Näringslivsarbetets organisering... 4 4.2 Budget för näringslivsarbetet... 5 4.3 Styrning av näringslivsarbetet... 5 4.4 Insatser och aktiviteter inom näringslivsarbetet... 7 4.5 Uppföljning av näringslivsarbetet... 8 5 Våra kommentarer och förslag... 9 2

1 Sammanfattning och revisionell bedömning Granskningen visar att kommunstyrelsens styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten i huvudsak är ändamålsenlig men att den kan förbättras på vissa punkter. Näringslivsarbetet i kommunen drivs på bred front och med stor energi. Kommunen har skapat ett flertal aktiviteter/arenor där man möter representanter för näringslivet och kan diskutera gemensamma frågor. Det är positivt att kommunen internt arbetar aktivt med att förbättra serviceandan inom berörda förvaltningar. Samtidigt visar granskningen att styrningen av näringslivsarbetet sker via flera olika styrdokument vilket ger en delvis splittrad bild vilket i sin tur försvårar en tydlig uppföljning av måluppfyllelsen. Ett samlat styrdokument skulle kunna tydliggöra kommunens ambitioner på ett bättre sätt och därmed skapa underlag för en tydligare uppföljning av verksamheten. För att ytterligare stärka sin serviceprofil gentemot företagen kan kommunstyrelsen även överväga att utarbeta s.k. servicedeklarationer för olika verksamhetsområden. Granskningen visar också att kommunens hantering av markförsörjningen kan vara i behov av en tydligare styrning som fastställer hur och inom vilka ramar arbetet med att förvärva industrimark ska bedrivas. 2 Bakgrund och syfte För att samla resurser och kompetens att arbeta med näringslivsfrågor väljer många kommuner att inrätta näringslivskontor, företagskontor etc. Den organisatoriska tillhörigheten varierar från att vara en egen styrelse till att vara en stabsfunktion inom kommunstyrelsen. Uppgifterna varierar likaså från att vara enbart strategiska till att svara för direkt service till företag inom kommunen. Oavsett organisation är det väsentligt att det finns rutiner och samverkan mellan olika förvaltningar för att kunna ge effektiv service till såväl befintliga företag som till företag som önskar etablera sig i kommunen. I nuvarande samhällsekonomiska och arbetsmarknadsläge är det särskilt viktigt att kommunens insatser inom näringslivsområdet är effektiva och målinriktade. Huvudsyftet är att granska och bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten är ändamålsenlig och om verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredsställande sätt. 3

3 Metod Granskningen har skett genom intervjuer med kommunstyrelsens ordförande samt 1:e och 2:e vice ordförande. Dessutom har intervjuer skett med kommunens näringslivschef, kommunens näringslivsutvecklare samt projektledare. Dessutom har ansvarig tjänsteman för Företagscentrum i Mjölby intervjuats. Vi har även tagit del av och analyserat ett antal dokument som på olika sätt berör kommunens insatser inom näringslivsarbetet. 4 Granskningsresultat 4.1 Näringslivsarbetets organisering Inom kommunledningskontoret finns en särskild näringslivsenhet bestående av tre personer näringslivschef, näringslivsutvecklare samt projektledare. Arbetsfördelningen inom näringslivsenheten innebär att näringslivschefen främst deltar i arbetet med olika typer av strategiska frågor i kommunen t.ex. översiktsplanearbetet, kompetensförsörjning, yrkeshögskolefrågor, hållbar utveckling mm. Dessutom har näringslivschefen mycket direktkontakter med olika företag och företagare samt är delaktig i arbetet med etableringsservice som bl.a. innebär markförsäljning till företag. Näringslivschefen sitter även som kommunens representant i olika föreningar där företag finns representerade. Näringslivsutvecklaren arbetar med service till företag, både befintliga och de som vill etablera sig i kommunen eller expandera. En viktig arbetsuppgift är även att vara en lotsfunktion för företagen in mot den kommunala administrationen så att kontakterna blir så smidiga som möjligt. Näringslivsutvecklaren är dessutom ansvarig för det kommunala fastighetsbolaget, FAMI:s, lokaler. Detta innebär mycket kontakter med hyresgäster samt att planera fastighetsunderhållet samt om- och tillbyggnadsfrågor mm. Man har också en sida på internet där alla lediga lokaler läggs ut för att underlätta för företagen att hitta vilka lediga lokaler som finns. Projektledaren ansvarar för frågor som rör information och marknadskommunikation utåt mot näringslivet och svarar bl.a. för det nyhetsblad som ges ut några gånger per år liksom för informationen på kommunens hemsida kring allt som rör näringslivsfrågorna. Dessutom ansvarar personen för att genomföra olika typer av projekt. Sedan 2005 finns i kommunen en s.k. Lotsgrupp med tjänstemän från olika förvaltningar. Syftet med gruppen är att skapa en så god service som möjligt för företagen i kommunen. I gruppen tar man även upp enskilda ärenden och diskuterar hur man ska kunna hantera dessa på bästa möjliga sätt utifrån både företagets intresse och den lagstiftning som finns inom aktuellt område. Man söker numera arbeta med varje ärende parallellt inom flera förvaltningar för att därmed snabba på handläggningstiden. 4

Inom ramen för Lotsgruppen har man även satsat på utbildning och information till berörda handläggare på flera förvaltningar vad gäller kommunens ambitioner med näringslivsverksamheten och kring vikten av att kunna ge företagen en god service inom ramen för gällande lagstiftning mm. Inom politiken finns ingen särskild grupp, utskott eller liknande inom KS för näringslivsfrågorna utan hela KS är engagerat i dessa. Inom KS har man arbetet med att utse olika politiker till faddrar för olika företag. Enligt flera intervjuade har detta dock fungerat mindre bra då politikerna inte tagit de kontakter med företagen som varit tänkt. De tre politikerna i KS/AU är de som av naturliga skäl har störst praktiska möjligheter att lägga tid på de olika näringslivsaktiviteter som sker under året. Dessutom utgörs FAMI: styrelse helt av förtroendevalda från KS vilket gör att kommunstyrelsepolitikerna är väl insatta i det näringslivsarbete som bedrivs i kommunen. 4.2 Budget för näringslivsarbetet Budgeten för näringslivsarbetet, förutom lönekostnaderna för de tre anställda samt insatserna inom FAMI, ser ut enligt nedan: Verksamhet Budget 2010 Företagslots 10 000 Ung företagsamhet och Framtidsfrön 35 000 Företagscentrum, Nyföretagarcentrum och 400 000 Cityföreningen Juldekorationer 12 000 Övrigt 15 000 Nya företag 30 000 Befintliga företag 42 000 Samverkan inkl. elitklubbarna 30 000 SUMMA 574 000 Utöver dessa medel finns särskilda medel i investeringsbudgeten för inköp av mark för näringslivsändamål. 4.3 Styrning av näringslivsarbetet I kommunens Mål och budget för 2010 finns kommunens ambition inom näringslivsområdet fastställt i ett s.k. kommunmål som anger att näringslivsklimatet i kommunen ska vara bland de 25 % bästa kommunerna i landet. Man anger att detta mäts via Svenskt Näringslivs årliga enkätundersökning. Under kommunstyrelsens budget finns dessutom följande mål angivet: att kommunledningskontorets kunder inom näringsliv ska vara nöjda med handläggning och bemötande. 5

Några andra politiska prioriteringar eller mål för näringslivsarbetet 2010 finns inte angivna. Kommunen har inte heller antagit något särskilt näringslivsprogram eller annat särskilt styrdokument för enbart näringslivsarbetet. År 2005 antog kommunstyrelsen ett dokument benämnt Vision 2015. Där redovisas ett antal visioner för kommunen och till varje vision är kopplat vilka strategiska insatser som krävs för att nå visionerna. I dokumentet finns bl.a. följande två punkter som mer direkt berör näringslivsarbetet: Differentierat näringsliv och hög sysselsättning Vision för 2015: Näringslivet har breddats med etableringar av nya kunskapsintensiva företag. Prioriteringen av nyföretagande och företagsutveckling har skapa fler arbetstillfällen i hela kommunen. Besöksnäringen har fått draghjälp av fler övernattningsalternativ och tillkomsten av fler campingplatser. Det goda företagsklimatet har ytterligare förbättrats. Bred handel och service Vision för 2015: Handel med varor och tjänster inom Mjölby och Skänninge har ökat och bidragit till att stabilisera stadskärnorna. Fackhandeln hävdar sig väl mot externa köpcentra i omgivande större städer. I Mantorp har handeln inom Mobiliaområdet fortsatt att utvecklas. Visionsdokumentet gäller för femårsperioden 2005-2010. och är nu under omarbetning och man beräknar att under året fatta beslut om ett nytt visionsdokument som då ska gälla fram till 2020. Även i måldokumentet Hållbar utveckling som fastställdes av fullmäktige 2004, finns vissa mer övergripande mål bl.a. ett om tillväxt som mer direkt berör näringslivsfrågorna i vid mening. Internt inom kommunledningskontoret finns en handlingsplan för 2009 framtagen på tjänstemannanivå. Under rubriken Näringsliv finns följande fem punkter angivna som mål/uppdrag: Att bevaka, planera och till vissa delar tillgodose näringslivets behov av mark, lokaler och infrastruktur Att arbeta för att skillnaden mellan näringslivets behov av framtida kompetens och utbildningsutbudet är så liten som möjligt Att utveckla samverkansformerna mellan kommun och näringsliv Att kommunledningskontorets kunder ska vara nöjda med handläggning och bemötande Kommunledningskontoret ska noggrant följa årliga mätningar av näringslivsklimatet samt vidta åtgärder för kontinuerliga förbättringar. I handlingsplanen anger man dessutom hur man ska mäta/följa upp resultaten av de insatser man gör. Handlingsplanen följs löpande upp av tjänstemännen själva vid interna möten. 6

4.4 Insatser och aktiviteter inom näringslivsarbetet Granskningen visar att kommunen har en stor bredd på de insatser som görs inom näringslivsområdet ofta i samverkan med olika företag och/eller företagarorganisationer. Följande är exempel på de olika insatser som görs inom näringslivsområdet: Fadderföretag KS ledamöter har fått fadderföretag och syftet är att man ska få mer kunskap och kunna utbyta information mm. mellan företag och politiker. Flera av de intervjuade uppger dock att verksamheten inte fungerar särskilt väl. Handslagsträff tre gånger årligen träffar kommunledningen olika utvalda företag för att diskutera ett särskilt tema eller en särskild frågeställning. Industricaféet varje månad bjuds alla företag in till Industricaféet där man kan träffa politiker och tjänstemän och då man har möjlighet att ta upp olika frågor som företagarna tycker är viktiga Mjölbybussen kommunen och Företagscentrum i Mjölby ordnar varje år en studieresa med buss till någon intressant kommun. Syftet är att få ta del av andras erfarenheter och att diskutera hur företagsklimatet i Mjölby kan utvecklas. Alla företag i kommunen bjuds in och ett 40-tal företag brukar delta. Från kommunen deltar både politiker och tjänstemän. I samband med resan tar man i olika arbetsgrupper fram viktiga frågor som man sedan arbetar vidare med på hemmaplan och som slutligen resulterar i en konkret åtgärdslista för hur man från olika håll ska arbeta med de frågor man valt ut. Nyhetsbrevet På kornet ett par gånger per år ger kommunen i samverkan med Företagscentrum ut ett nyhetsbrev till alla företag i kommunen, I brevet informerar man om olika evenemang som är av intresse för företagarna. Nyhetsbrevet finns även på kommunens hemsida. Tillväxtgrupp kommunen och Företagscentrum ordnar tillsammans ett par gånger varje år träffar med en grupp på c:a 5 utvalda företagare och 5 representanter från kommunen för att diskutera olika aktuella frågor kring ett särskilt valt tema. Företagslots företagslotsen fungerar som en koordinator för att stödja och hjälpa företag med handläggning av olika typer av ärenden som ska handläggas inom kommunen. Man har också tagit fram två enkla broschyrer som beskriver den kommunala organisationen och vem som ansvarar för olika typer av ärenden i kommunen. Broschyrerna har delats ut till företag i kommunen och till företagarnas organisationer. 7

Med Företagscentrum har kommunen via näringslivsenheten ett nära samarbete. Man informellt träffas två gånger i månaden tillsammans med Cityföreningen för att informera varandra och diskutera olika gemensamma frågor. Företagscentrum har c:a 135 företag som intressenter och är därmed en viktig samarbetspartner för kommunen i olika näringslivsfrågor. Företagscentrum upplever att kommunen varit och är väldigt öppen för att pröva nya vägar och metoder i sitt näringslivsarbete. Förutom dessa olika insatser agerar kommunen även på olika sätt genom FAMI för att stödja såväl befintliga företag som de som vill etablera sig i kommunen. Kommunen har nyligen även gått in som medlem i den nystartade Cityföreningen vars syfte främst är att utveckla affärsverksamheten och servicen i Mjölby centrum. Kommunen stöttar även på olika sätt organisationer/föreningar som arbetar med företags- och servicefrågor som Skänningeföretagen och Företagareföreningen i Mantorp. Näringslivsenheten har även till uppgift att arbeta med frågor som rör tillgången på industrimark. Under senare år har mycket av kommunens markreserv för industriändamål sålts. Enligt näringslivschefen börjar det därför bli brist på mark och kommunen har inte bedömt sig ha resurser att köpa in områden som varit till salu till de priser som varit aktuella. Ett annat område där näringslivsenheten varit engagerad är att stötta arbetet inom gymnasieskolan med entreprenörsutbildning och med att starta och driva företag inom ramen för Ung företagsamhet, där kommunen, enligt uppgift, är en av de främsta i landet. 4.5 Uppföljning av näringslivsarbetet Ett viktigt led i styrningen av verksamheten är också att följa upp i vilken utsträckning man når eller är på väg att nå de uppsatta målen. Med hänsyn till att de politiskt fastställda målen är få och återfinns i flera olika styrdokument blir den formella politiska uppföljningen också relativt sparsam. För kommunens övergripande mål att näringslivsklimatet ska vara bland de 25 % bästa i landet utgör Svenskt Näringslivs ranking som sker varje år den enda uppföljningen. Rankingen för 2009 innebar att Mjölby kommun hamnade på plats 32 jämfört med plats 72 året innan. Under KS-kommunledningskontor finns ett prioriterat nämndmål som rör näringslivsarbetet direkt - att kommunledningskontorets kunder inom näringslivet ska vara nöjda med handläggning och bemötande, Uppföljningen av hur väl man lyckas nå detta mål sker genom att näringslivsenheten genomför en årlig enkät till de företag som varit i kontakt med kommunens olika förvaltningar. Enkäten för 2009 visar att företagen upplever att servicen från framförallt byggnadskontoret måste förbättras medan näringslivsenheten får genomgående gott betyg. 8

5 Våra kommentarer och förslag Granskningen visar att näringslivsarbetet i kommunen drivs på bred front. Kommunen har skapat ett flertal aktiviteter/arenor där man möter representanter för näringslivet och kan diskutera gemensamma frågor. Det är också positivt att kommunen internt skapat en arena, Lots där man förutom diskussioner om handläggning av konkreta näringslivsärenden, även diskuterar hur servicen till företagen kan förbättras och servicetänkandet inom den kommunala förvaltningen stärkas. Granskningen visar även att KS i allt väsentligt är väl informerade om det arbete som bedrivs, både inom det rent kommunala näringslivsarbetet och genom aktiviteterna i FAMI. Idén med fadderföretag kopplat till KS ledamöter upplevs av flera av de intervjuade fungera mindre bra. Vill man behålla detta arbetssätt är det viktigt att KS kanske gör en omstart och då också diskuterar med politikerna vilken typ av stöd dessa eventuellt vill ha för att kunna agera på ett bra sätt gentemot sina fadderföretag.. När det gäller mål för näringslivsarbetet ger granskningen en något splittrad bild av vilka mål och måldokument som är eller upplevs vara de viktigast och som styr näringslivsarbetet i praktiken. Några av de intervjuade lyfter fram Visionsdokumentet Mjölby 2015 som det viktigaste styrdokumentet, medan vissa pekar på dokumentet Hållbar utveckling och andra anser att det viktigaste är målet om att näringslivsklimatet i kommunen ska vara bland de 25 % bästa i landet. Svenskt Näringslivs årliga ranking anses då vara den främsta värdemätaren på hur framgångsrikt näringslivsarbetet är. Sammantaget kan denna något splittrade bild av vad som styr näringslivsarbetet leda till att styrningen blir otydlig samtidigt som möjligheterna att följa upp graden av måluppfyllelse försvåras. Mot bakgrund av vad som framkommit i denna granskning vill vi föreslå följande åtgärder: Kommunstyrelsen bör överväga att samla aktuella mål för näringslivsarbetet i ett näringslivsprogram eller liknande. Detta skulle tydliggöra kommunens ambitionsnivå inom näringslivsområdet såväl externt som internt. Det skulle dessutom underlätta en mer systematisk uppföljning av hur väl man lyckas med de olika näringslivsinsatser som görs för att nå de olika målen. Vi bedömer att det även skulle kunna vara värdefullt att utarbeta tydliga servicemål/ servicedeklarationer som tydliggör kommunens ambition vad gäller t.ex. handläggningstider och service i övrigt inom olika verksamhetsområden mot såväl företag som privatpersoner. Servicedeklarationerna skulle också ge ett bra underlag för värdering av servicen i de interna uppföljningar som näringslivsenheten redan nu gör. 9

När det gäller markförsörjningen för näringslivsändamål anser vi att kommunstyrelsen kan behöva vara mer aktiv och ge tydligare riktlinjer om vilka förutsättningar, inte minst ekonomiskt som gäller för markförvärv så att kommunen inte riskerar att hamna i en situation med brist på industrimark. Detta skulle kunna motverka flertalet av de ambitiösa mål man satt upp inom näringslivsområdet. 10