Kvalitet och effektivitet

www.pwc.se Revisionsrapport Ingrid Norman och Fredrik Alm, Certifierade kommunala revisorer samt Anna Sandberg och Irene Deravian Kvalitet och effektivitet inom äldreomsorgens särskilda boenden (KRUT) Mjölby kommun

Kvalitet och effektivitet inom äldreomsorgens särskilda boenden (KRUT) Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och bedömning... 1 2. Inledning och uppdrag... 3 2.1. Uppdrag och revisionsfråga... 3 2.2. Metod och avgränsning... 3 2.2.1. Kvalitetsenkäten... 4 2.2.2. Mätning av behov och resurser... 5 3. Resultatet av granskningen... 6 3.1. Styrning av personella resurser... 6 3.1.1. Iakttagelser och bedömning... 6 3.2. Besökta enheter i granskningen... 7 3.2.1. Flexibelt arbetssätt... 8 3.2.2. Iakttagelser och bedömning... 8 3.3. Aktuell omsorgstyngd i förhållande till personella resurser... 9 3.3.1. Produktiviteten... 9 3.3.2. Iakttagelser och bedömning... 10 3.4. Nämndens arbete med att följa upp kvaliteten i boenden... 10 3.4.1. Upplevd kvalitet vid boendena - kundnytta... 11 3.4.2. Kvalitetsmätning per enhet... 12 3.4.3. Förbättringsområden... 13 3.4.4. Iakttagelser och bedömning... 13 3.5. Sambandet mellan god kvalitet och personella resurser... 14 3.5.1. Iakttagelser och bedömning... 14 Mjölby kommun

1. Sammanfattning och bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har Kommunal Sektor inom granskat hur omsorgsnämnden bedriver verksamheten inom äldreboendena, med fokus på styrning av resurstilldelning samt hur arbetet med kvaliteten inom verksamheten styrs. Granskningen har utförts genom intervjuer, omsorgstyngdsmätningar på vårdavdelningar inom fem äldreboenden, enkätundersökningar till personal och närstående samt granskning av styr- och uppföljningsdokument gällande resursfördelning och arbetet med ständiga förbättringar. Granskningen har inriktats mot att besvara revisionsfrågan: Bedriver omsorgs- och socialnämnden verksamheten inom äldreboendena på ett effektivt och kvalitetsmässigt tillfredsställande sätt? Utifrån de iakttagelser som gjorts i granskningen samt efter analys av resultatet är den sammanfattande bedömningen att omsorgsnämnden innevarande år haft fokus på ekonomi i balans. Arbetet med styrning av resurser efter behov har varit avvaktande och det har inte ställts några tydliga krav på kvalitetsnivån inom vårdboenden eller krav på handlingsplaner för att åtgärda låga kvalitetsvärden i de nationella undersökningarna. Vår sammanfattande bedömning är att nämnden måste utveckla sin styrning av resurser och kvaliteten i verksamheten. Följande revisionskriterier har lett till den samlade bedömningen: Det finns övergripande rutiner för styrning av personella resurser till vård- och omsorgsboenden Vid granskningstillfället saknades ett resursfördelningssystem då nämnden beslutat att det tidigare resursfördelningssystemet inte längre ska användas. Det pågår en översyn av den tidigare använda modellen. Under 2013 har resurserna till de särskilda boendena fördelats med utgångspunkt från det ekonomiska utfallet i november 2012. Aktuell omsorgstyngd överensstämmer med tilldelade personella resurser I Mjölby har personaltätheten reducerats på grund av att nämndens budget inte är i balans. Den mätning av omsorgstyngd/vårdtyngd vi gjort, visar att omvårdnadsbehoven i genomsnitt inte var så höga. Nuvarande bemanning är dock lägre än vad vi bedömer vara rimligt för att omvårdnadspersonalen ska kunna utföra de vardagliga sysslorna. Det finns styrning och rutiner för ett flexibelt personalnyttjande Intervjuer med ansvariga chefer och exempel på hur omvårdnadspersonalen är schemalagd visar att personalgrupperna arbetar flexibelt mellan avdelningar och våningsplan. Det är bra och kostnadseffektivt att personal kan stötta varandra vid behov, men risken med arbetssättet är att det kan leda till en otydlighet i ansvarsfördelningen och kontinuitetsbrist för den boende. Mjölby kommun 1 av 15

Nämnden följer regelbundet upp upplevd kvalitet i boendena Vår bedömning är att nämnden förvisso följer upp upplevd kvalitet i boendena, men att regelbundenheten samt redovisning och användning av resultaten kan förbättras. Vår enkätundersökning visar totalt sett på ett acceptabelt resultat när det gäller den upplevda kvaliteten, utifrån såväl ett personal- som närståendeperspektiv. Vi kan också se att det finns förbättringsområden. Varje enhet som deltagit i granskningen kommer att få tillgång till mer omfattande underlag för sitt förbättringsarbete. Det finns ett samband mellan god kvalitet och personella resurser När resultaten från kvalitetsmätningen och omsorgstyngdsmätningen kombineras framgår att samband finns mellan kvalitet och personella resurser; ju högre kvalitetsvärden desto lägre omvårdnadseffektivitet (mängd arbete att göra i förhållande till antal omvårdnadspersonal). En avdelning avviker med både hög kvalitet och hög omsorgstyngd per årsarbetare. Mjölby kommun 2 av 15

2. Inledning och uppdrag Äldreomsorgen har sedan 90-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket ställt krav på ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. Inom verksamheterna förutsätts ett inre kvalitetsarbete så att resurser nyttjas så effektivt och flexibelt att brukare/pensionärerna får sina rättmätiga krav tillgodosedda avseende kvaliteten i insatserna, t ex rätt till påverkan, delaktighet och att bli respektfullt bemött. Det är väsentligt att säkerställa att resurserna används effektivt ur ett brukarperspektiv och att ha ett fördelningssystem så att de personella resurserna används där de bäst behövs. Socialstyrelsen har beslutat om nya föreskrifter och allmänna råd om behovsanpassad bemanning inom äldreomsorgen. Avsikten var att föreskrifterna skulle ha trätt i kraft redan från årsskiftet 2014 men under hösten 2013 beslöts att regelverket skulle träda i kraft först vid årsskiftet 2015. Föreskrifterna ställer krav på att det är individens behov som ska styra bemanningen. 2.1. Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Mjölby kommun har i riskanalys beslutat att genomföra en granskning av om det finns fungerande rutiner för styrning av resurser till särskilt boende samt hur några boenden arbetar med sin kvalitet och effektivitet. Revisionsfråga: Bedriver omsorgs- och socialnämnden verksamheten inom äldreboendena på ett effektivt och kvalitetsmässigt tillfredsställande sätt? Revisionskriterier: Det finns övergripande rutiner för styrning av personella resurser till vård- och omsorgsboenden. Aktuell omsorgstyngd överensstämmer med tilldelade personella resurser? Det finns styrning och rutiner för ett flexibelt personalnyttjande. Nämnden följer regelbundet upp upplevd kvalitet i boendena. Det finns ett samband mellan god kvalitet och personella resurser. 2.2. Metod och avgränsning Uppdraget startade med ett första möte i september då samtliga berörda enhetschefer och avdelningschef/äldreomsorgschef deltog. Vid mötet informerades om tillvägagångssätt för granskningen (omsorgstyngdsmätning och enkätundersökning) på berörda enheter. Vid mötet ställdes även frågor om aktuell resursfördelningsmetod för särskilda boenden och hur berörda enhetschefer arbetar för att fördela/omfördela resurser inom respektive enhet. För att jämföra effektiviteten mellan de olika äldreboendena har vi använt oss av metoden KRUT, Kvalitets- och Resursutveckling. KRUT är ett analysstöd för mätning av kvalitet och resursanvändning inom äldreomsorg i syfte att kartlägga effek- Mjölby kommun 3 av 15

tiviteten. I metoden ingår dels att göra en aktuell bedömning av omsorgstyngd per avdelning, dels att närstående till de boende och aktuell personal besvarar en enkät om den upplevda kvaliteten. De granskade enheternas vårdavdelningar på Boken, Kolonigatan, Ängsgården, Folkkungagården och Kungshöga har besökts för en omsorgstyngdsmätning av de brukare som bodde där vid mättillfället. Mätningen har gjorts genom intervju med två omvårdnadspersonal som känner de boende. Varje enhetschef har också lämnat uppgifter om boendet, uppgifter som kan påverka bemanningsbehovet. Kvalitetsenkät avseende närståendes uppfattning har sänts direkt till närstående medan kvalitetsenkäten till personal delats ut samt insamlats på plats. Samtliga besvarade enkäter har därefter bearbetats och sammanställts av. I denna granskning har vi valt att inte genomföra en brukarenkät, då flera av de aktuella personerna som bor på vårdboende bedömts att själva inte kunna besvara en enkät. Granskningsresultatet har dokumenterats i denna rapport som äldreomsorgschef och enhetscheferna på de granskade boendena fått faktakontrollera. KRUT använder följande definitioner: Kvalitet/Kundnytta Upplevd kvalitet av (brukare), anhöriga och omvårdnadspersonal Produktivitet/e-kvot Omsorgstyngdspoäng dividerat med faktisk bemanning Effektivitet Kundnytta i relation till e-kvot 2.2.1. Kvalitetsenkäten Kvaliteten fångades med hjälp av enkäter och resultatet bygger på en subjektiv upplevelse. Mätningen baseras på ett antal kvalitetsområden med tillhörande påståenden. Enkäten bestod av följande kvalitetsområden: Vardagen Personlig omvårdnad Hälso- och sjukvård Rehabilitering och träning Personal Påverkan Information Hjälp kväll och natt Den svarande skulle även ta ställning till hur viktigt de ansåg att frågeområdet var. Enkätens svarsfrekvens Inkommet Utdelat Svarsfrekvens Närstående 87 129 67 % Personal 64 73 88 % Totalt 151 202 75 % Vi bedömer att svarsfrekvensen är tillräcklig för att kunna dra slutsatser utifrån resultatet. Mjölby kommun 4 av 15

2.2.2. Mätning av behov och resurser Omsorgstyngden/vårdtyngden hos brukare kan variera mellan tid och mellan olika boendeformer. Ibland är sambandet mellan personalresurs och brukarnas omsorgstyngd mycket svagt. Det kan vara ett tecken på att personalresurserna inte används flexibelt vid förändrade förhållanden. Det finns inga exakta vårdtyngdsmätningsmetoder, men den metod vi använder är utarbetad av och bygger på en 15 år gammal modell, som har sin utgångspunkt från ett flertal tidsstudier inom äldreboenden. Vår metod är förhållandevis enkel och kan användas i vardagen av personal och ledning för att få fram de individuella behoven och ställa dessa i relation till resursbehov. Metoden innebär att representanter från personalgruppen får uppge vilket behov av omvårdnad och tillsynsbehov respektive brukare har varje dag. Metoden utgår ifrån att ADL/omvårdnadsarbete inklusive rehabilitering och aktivering utgör ca 30 %, mat/matning och allt därikring ca 40 %, planering, dokumentation och möten ca 20 % och städning och tvätt ca 10 % av arbetstiden. Omvårdnadsbehoven är indelade i fem olika nivåer: A) Hjälp med all ADL och matning varje dag (mycket omvårdnadsbehövande), 10 p B) Hjälp med all ADL och viss hjälp med matning, 8 p C) Hjälp med all ADL men klarar själv ätandet, 6 p D) Hjälp med viss ADL, 3 p E) Klarar all ADL själv, hjälp med dusch och service,1 p Mätningen av det fysiska omvårdnadsbehovet kompletterades med en uppgift om det fanns något extra tillsynsbehov på grund av stark oro, begynnande demens alternativt för omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser som utfördes av omvårdnadspersonalen. Vi besökte de granskade boendeenheterna och genomförde omsorgstyngdsmätningen genom dialog med omvårdnadspersonalen. Efter en kort introduktion i metoden gick vi igenom behoven hos varje brukare. Metoden utgår från en del förutsättningar som exempelvis; frånvaro vid behov ersätts med vikarier, huvudrätter till lunch och middag lagas av andra och levereras till respektive avdelning, boendepersonalen ansvarar för städning av de boendes rum och det gemensamma köket/allrummet samt att vårdboendelokalerna är avsedda för ändamålet. Om inte ovanstående förutsättningar uppfylls korrigeras beräkningarna, vilket påverkar bemanningstalet. I samband med att vi redovisar mätresultaten har vi skrivit en kort sammanfattning av förhållandena per äldreboende och även kommenterat om vi avvikit från grundberäkningen eller inte. Mjölby kommun 5 av 15

3. Resultatet av granskningen 3.1. Styrning av personella resurser Efter beslut i omsorgs- och socialnämnden pågår ett omställningsarbete inom kommunens särskilda boenden i syfte att öka antalet demensavdelningar så att platsantalet bättre överensstämmer med behoven. I omställningsarbetet ingår även att ställa om ett äldreboende till trygghetsboende. Tabellerna nedan redovisar andelen personer i ordinärt boende med hemtjänstinsatser samt andelen personer i särskilt boende. Av sammanställningen kan ses att andelen personer i särskilt boende är något högre i Mjölby kommun än i länet och i riket. Andel personer i ordinärt boende med hemtjänstinsatser Andel i % av befolkningen 65 - w 80 - w riket 9 24 länet 10 26 Andel personer i särskilt boende Andel i % av befolkningen 65 - w 80 - w riket 5 14 länet 5 16 Mjölby kommun 9 24 Mjölby kommun 6 17 Uppgifterna hämtade från Socialstyrelsens offentliga statistik och avser läget oktober 2012. Förvaltningen har sedan flera år tillbaka använt ett resursfördelningssystem för att styra de personella resurserna med hänsyn till tre olika vårdnivåer. Efter nämndens beslut i december 2012, har resursfördelningsmodellen inte använts innevarande år. En översyn av den tidigare använda modellen pågår och under år 2013 har resurserna till de särskilda boendena fördelats med utgångspunkt från det ekonomiska utfallet i november 2012. Nämnden har även beslutat att från årsskiftet 2012/13 upphöra med s.k. integrerat arbetssätt, d v s att hemtjänstpersonalen vid behov kan gå in och förstärka på ett boende. En omorganisation genomfördes, chefsområdena renodlades med hänsyn till verksamhetsinriktningar och en bemanningsenhet inrättades. Budgetprognosen vid delårsrapporten visade en prognostiserad budgetavvikelse för år 2013 med 30 303 tkr. Enligt kommentarerna i budgetuppföljningen är orsakerna till det prognostiserade underskottet ett ökat behov av omvårdnad inom hemtjänst och ökad vårdtyngd i särskilt boende. Redovisning av ej verkställda SoL-beslut för augusti månad 2013 visade att totalt 27 personer beviljats särskilt boende för äldre, av dessa hade 15 personer en demenssjukdom och 8 av dem vistades på korttidsplats i avvaktan på permanent erbjudande. 3.1.1. Iakttagelser och bedömning Ett omstruktureringsarbete pågår vid äldreboendena i kommunen. Syftet är dels att minska antalet särskilda bostäder och omvandla till trygghetsboende, dels att omvandla vårdboendeplatser till demensplatser. Med hänsyn tagen till jämförelsen om andelen platser i särskilt boende i förhållande till riksgenomsnittet och i likhet med den utveckling som pågår i stora delar av landet bedömer vi att omstruktureringsar- Mjölby kommun 6 av 15

betet är nödvändigt. Nämndens ekonomiska prognos för helåret visar på ett stort underskott. Det råder en obalans mellan tillgängliga resurser och verksamheternas behov och dessutom finns ett rätt stort antal beslut om särskilt boende som ska verkställas. 3.2. Besökta enheter i granskningen Boken är ett särskilt boende, byggt för ändamålet och centralt beläget. Det finns en gemensam restaurang och gemensamhetslokaler centralt i det nedre planet. De som bor i äldreboendet äter som regel sin lunch i den matsal som ligger inom respektive avdelning, men det händer att de som kan går ned för att äta i den centrala restaurangen. Boendet består av två hus med tillsammans sex avdelningar, varav en avdelning (åtta lägenheter) är en demensavdelning. Övriga fem avdelningar (benämnda 2A, 3A, 4A, 2B, 3B) med 15 lägenheter per avdelning benämns vårdboende och har ingått i granskningen. Vid omsorgstyngdsmätningen kunde vi märka att det inom flera av avdelningarna fanns personer med demensdiagnos, med demensliknande beteende, psykiatrisk diagnos eller annan funktionsnedsättning. Två av avdelningarna, 2B och 3B, hade även ansvar för några lägenheter (3-4 lägenheter) som antingen låg i annat hus, alternativt annat våningsplan. Av denna anledning har riktkvoten justerats för dessa två avdelningar, då det innebär ett merarbete. Kungshöga äldreboende är ett trevåningshus med tio lägenheter i respektive plan och ligger centralt i Mjölby. I bottenvåningen finns en gemensam restaurang där de flesta intar sin lunch. Alla lägenheter består av två rum och kök. Vid granskningstillfället fick vi veta att nämnden fattat beslut om att förändra vårdboendet till ett trygghetsboende, där de boende skulle kunna klara sig mer själva, eventuellt med hemvårdsinsatser. Vid omsorgstyngsmätningen visade det sig att ett förändringsarbete var påbörjat då några av de boende endast hade serviceinsatser och det i någon lägenhet var på gång att flytta in ett äkta par. Men i nuläget fanns även här några personer med demensdiagnos eller demensliknande beteende. Personalen arbetar på samtliga avdelningar, lokalerna är inte överblickbara och då alla luncher intas på nedre våningen, innebär det ett merarbete för personalen. Vi har trots detta inte justerat riktkvoten eftersom det inom boendet även erbjöds aktiviteter några gånger i veckan. Aktiviteterna utfördes av annan personal och flera av de boende deltog i dessa. Änggårdens äldreboende är ett trevåningshus och ligger centralt i Skänninge. Äldreboendet inrymmer tre avdelningar, varav en är vårdavdelning och har ingått i granskningen. Centralt i äldreboendet finns en gemensam matsal som även är öppen för allmänheten. Vid granskningstillfället gav personalen även stöd till en person som vistades på växelvård. Inom vårdavdelningen fanns även här personer med demensdiagnos eller demensliknande beteende. Lokalerna är inte överblickbara och för att inta lunchen är de boende hänvisade till den gemensamma matsalen. Vi har justerat riktkvoten p.g.a. merarbete för personalen. Kolonigatans äldreboende ligger också centralt i Skänninge. Det inrymmer en vårdavdelning med åtta lägenheter. Det fanns personer med demensdiagnos eller demensliknande beteende även på denna vårdavdelning. Matsalen ligger utom vårdavdelningen och lokalerna är inte överblickbara, vilket innebär ett visst merarbete Mjölby kommun 7 av 15

för personalen. Vid granskningstillfället var en lägenhet ledig. Vi har justerat riktkvoten p.g.a. visst merarbete. Folkkungagården i Väderstad är ett äldreboende med en vårdavdelning på sju lägenheter och två demensavdelningar, totalt 22 lägenheter. Inom äldreboendet hade nyligen ett förändringsarbete genomförts och antalet demensplatser utökats. Alla lägenheter var upptagna inom vårdavdelningen och i två av lägenheterna bodde två äkta par, d v s totalt nio personer i sju lägenheter. Även inom denna vårdavdelning fanns personer med demensliknande beteende. Trots att matsalen ligger utom själva vårdavdelningen och innebär ett visst merarbete har vi inte justerat riktkvoten eftersom det i huset även finns en dagverksamhet med annan personal. Ungefär hälften av de boende deltar regelbundet i dagverksamheten. 3.2.1. Flexibelt arbetssätt Vårdtyngden har ökat, uppger intervjuade chefer, både inom särskilda boenden och inom hemtjänsten. Varje chef har det övergripande ansvaret inom enheten och har rätt att fördela och omfördela sina resurser mellan de verksamheter de ansvarar för. Vid behov har de rätt att sätta in extra resurser, men måste då argumentera och motivera behovet inför ledningen. Tidigare, när resurser fördelades utifrån principerna i resursfördelningsmodellen, fanns enligt cheferna, utrymmet att använda s.k. pooltjänster som kunde förstärka upp vid behov samt att hemtjänstpersonalen även kunde nyttjas. Enligt cheferna har arbetssättet inom de olika enheterna förändrats under året då personalresurserna nu inte lägre fördelas med hänsyn till vårdnivåer (tidigare resursfördelning). Cheferna uppger att de i nuläget i större utsträckning behöver finnas på plats och arbetsleda för att fördela resurser när de individuella behoven förändras. Inom Bokens avdelningar arbetar personalen i huvudsak på respektive avdelning, men vissa schematurer kan vid behov styras om. Extra personal har satts in framför allt på morgontimmarna men även kvällstid förekommer extrapersonal eller att administrativa resurser fördelas om. På Kungshögas tre våningsplan utgår personalen från ett gemensamt schema, vilket innebär att personalen arbetar över hela äldreboendet. Inom äldreboendena i Skänninge (Kolonigatan och Änggården) och på Folkkungagården i Väderstad finns ett antal gemensamma schematurer, vilket gör att personalen stöttar varandra mellan avdelningarna. 3.2.2. Iakttagelser och bedömning Vid granskningstillfället saknades ett resursfördelningssystem utan ekonomiska medel är fördelade utifrån läget november 2012. En översyn av resursfördelningsmodell är på gång. Ändamålsenligheten varierar mellan enheterna både vad gäller storlek på brukares lägenheter, närhet till matsal och tillgång till dagverksamhet. Vår bedömning är att det i första hand är Boken som har ändamålsenliga lokaler för att kunna fungera som vårdboende. Övriga besökta enheter, där personalen arbetar på fler än en av- Mjölby kommun 8 av 15

delning, är enligt vår bedömning inte fullt ut lämpliga som vårdboenden, varken lokalmässigt eller med hänsyn till den låga personaltätheten. Intervjuer med ansvariga chefer och exempel på hur omvårdnadspersonalen är schemalagda visar att personalgrupperna arbetar flexibelt mellan avdelningar och våningsplan. Det är bra och kostnadseffektivt att personal kan stötta varandra vid behov, men risken med arbetssättet är att det kan leda till en otydlighet i ansvarsfördelningen och kontinuitetsbrist för exempelvis kontaktmannaskapet samt att personalen inte får samma kunnande om de boende på den avdelning de stöttar sporadiskt. 3.3. Aktuell omsorgstyngd i förhållande till personella resurser 3.3.1. Produktiviteten Omsorgstyngden har beräknats med hänsyn till den tid det tar att utföra alla olika omvårdnads- och serviceinsatser. Omvårdnadsinsatserna har beräknats utifrån tidsåtgång beträffande det fysiska omvårdnadsbehovet. Vi har även kompenserat för personalens insatser till brukarna som behöver extra tillsyn på grund av stor oro eller omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser. Detta har gjorts genom att vi inventerat den enskildes behov av extra tillsyn och tagit hänsyn till det i bedömningarna. En mätning av omsorgstyngden är alltid en nulägesbeskrivning, d v s resultatet visade förhållandet vid mättillfället, alltså under vecka 42 på aktuella boenden. E-kvoten, produktiviteten, som redovisas nedan är omsorgstyngdspoäng dividerat med faktisk bemanning. Den visar mängden arbetsinsatser personalen ska utföra i förhållande till de timmar som finns i schemat. Ju högre E-kvot desto högre arbetsbelastning. Antal lägen genheter Tom lägen genhet Årsarbetare Genom nomsnittlig poäng Extra tillsyn E- kvot Bedömt Behov Mjölby kommun 9 av 15 Diff bemanmanning Personaltäthet/ plats Avd 2 A 15 0 6,25 3,7 2 8,8 5,77 0,48 0,42 Avd 3 A 15 0 6,23 5,1 4 12,2 8,37-2,14 0,42 Avd 4 A 15 0 6,86 5,1 1 11,2 7,79-0,93 0,48 Avd 2 B 15* 1 6,39 4,7 1 10,3 7,19-0,80 0,43 Avd 3 B 16** 0 6,63 4,3 4 10,4 8,03-1,40 0,41 Boken totalt 76 1 32,36 4,6 12 10,6 37,15-4,79 0,43 Våning 1 10 0 5,8 4 6,39 Våning 2 10 0 12,39 3,9 3 10,7 4,29-2,15 0,41 Våning 3 10 0 3,5 3 3,86 Kungshöga 30 0 12,39 4,4 10 10,7 15,39-2,15 0,41 Änggården 15/16 *** 0 8,53 5,4 4 10,1 9,81-1,28 0,53 Kolonigatan 8 1 3,38 4,1 3 8,6 3,26 0,12 0,42 Folkkungagården **** 7/9 0 3,38 4,7 3 12,4 4,68-1,3 0,38 TOTALT läg/antal personer 135/ 137 2 60,04 4,6 32 69,44-9,40 0,44 *) varav tre lägenheter i annat våningsplan; **) med fyra lägenheter i annat hus; ***) ingår även en person för växelvård; ****) varav två äkta par

En rimlig E-kvot (produktivitetskvot) för vårdavdelningar, d v s med personer som framför allt har behov av personalstöd för sina fysiska omvårdnadsbehov bör ligga mellan 9,5-10,5. En högre E-kvot är tecken på en hög produktivitet/effektivitet eller kanske för lite resurser i förhållande till vårdtyngd. Tidigare har man ofta mätt personaltäthet/plats, men det måttet säger egentligen inget om faktiska förhållanden, då individernas vårdbehov kan variera över tid. I vår sammanställning har vi trots detta angett dessa uppgifter. Vi har då inte tagit hänsyn tagits till tomma platser eller faktiskt omvårdnadsbehov. Vid jämförelser med andra kommuner är årsarbetare/plats på vårdboenden i Mjölby mycket låg. 3.3.2. Iakttagelser och bedömning Vilken personaltäthet det är på vårdboendena i en kommun kan vara en politisk ambition, men inte nödvändigtvis. Det kan också bero på gammal vana. I Mjölby har vi förstått att personaltätheten har reducerats på grund av att nämndens budget inte är i balans. Den mätning av omsorgstyngden/vårdtyngden vi gjort visar att omvårdnadsbehoven inte var så höga. Den genomsnittliga omsorgstyngden på samtliga avdelningar var 4,6 poäng. Den brukar i genomsnitt vara omkring 6 poäng. Av 137 personer som vistades på vårdboende hade 43 personer (ca 30 %) endast serviceinsatser och endast 15 personer (ca 11 %) hade behov av hjälp med all omvårdnad. Men där fanns också 32 personer (23 %) som hade behov av extra tillsyn på grund av omfattande oro. Genom den låga bemanningen så ligger samtliga enheter (totalt sett) utom en (Kolonigatan) på en högre E-kvot än vad vi bedömer vara rimligt. På Kolonigatan fanns vid mättillfället en tom plats. Det som var positivt var att det på samtliga enheter fanns tillgång till dagverksamhet, i lite varierande omfattning och en restaurang som var öppen för allmänheten. De boende som fortfarande klarar sig någotsånär självständigt hade möjlighet att delta i aktiviteter i den omfattning som de önskade. För övriga, som behövde personalstöd, var det lite svårare. 3.4. Nämndens arbete med att följa upp kvaliteten i boenden Inom nämndens ansvarsområde görs var tredje år en enkätundersökning riktad till brukare i särskilt boende. När det gäller de nationella enkätundersökningarna som Socialstyrelsen årligen genomför brukar resultaten först diskuteras bland cheferna så att en enhetlig analys kan göras. Cheferna presenterar resultatet för personalgrupperna som gör en tillfällig reflektion. Vid intervjutillfället uppger ledningen att det finns svårigheter med enkätfrågor eftersom de kan innebära tolkningsproblem. Resultaten från 2013 års brukarundersökning har inte presenterats (sept. 2013) på grund av att mycket annat pågår. Det har från nämndens håll inte ställts några krav på att enhetscheferna ska upprätta handlingsplaner med aktiviteter för att åtgärda eventuella brister som Mjölby kommun 10 av 15

framkommer. Nämnden har inte uttalat någon satt något riktvärde beträffande kvalitetsnivå. Vid intervjutillfället berättas att Mjölby kommun har möjlighet att bli försökskommun genom ett erbjudande från Linköpings universitet om metodstöd kring enkäter och fokusgrupper riktade till äldre. På varje äldreboende finns så kallade förtroenderåd där de boende, anhöriga, personal och politiker samlas med jämna mellanrum för att diskutera vad som kan förbättras och utvecklas. 3.4.1. Upplevd kvalitet vid boendena - kundnytta I granskningen har vi genomfört en enkätundersökning avseende upplevd kvalitet/kundnytta, ställd till personal och till närstående/anhöriga. Av de 73 enkäterna som delades ut till personalen besvarades 64 och från de anhöriga/närstående fick vi in 87 enkäter av 129 utskickade. Det ger en svarsfrekvens på 88 % för personal och 67 % för närstående. Svarsfrekvensen bedömer vi vara tillräcklig för att kunna få en tillförlitlig bild. Kvalitetsvärdet fångades med positivt formulerade påståenden. De svarande skulle ta ställning till hur mycket de instämde i dessa påståenden. Man svarade på en skala mellan 1-4, där 1 innebär att man inte alls instämde med påståendet och 4 innebär att man helt instämde med påståendet. Detta utgör värdet på upplevd kvalitet. Efter varje kvalitetsområde fick de svarande även ta ställning till hur viktigt kvalitetsområdet och dess påståenden var för dem, på skala 10-30. Man kunde välja mellan mindre viktigt (10), viktigt (20) eller mycket viktigt (30). Detta utgör värdet av vikt. I diagrammet nedan presenteras kvalitets- och viktvärdet per frågeområde och per svarandekategori. Kvalitetsvärdet utgörs av staplarna och läses av mot den vänstra skalan 1-4. Viktvärdet utgörs av linjerna och läses av mot den högra skalan 10-30. Kvalitet 4,0 Kvalitetsvärde och viktvärde Vikt 30 3,5 3,0 2,5 20 2,0 1,5 1,0 10 Närstående - kvalitet Omv personal - kvalitet Närstående - vikt Omv personal - vikt Mjölby kommun 11 av 15

Kvalitetsvärdet 3,0, d v s att man instämmer i påståendet i huvudsak, bedömer vi vara ett godtagbart kvalitetsvärde. Här är det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående 3,1, vilket totalt sett är acceptabelt. Det genomsnittliga kvalitetsvärdet för personal är 3,3, vilket bedöms vara bra. Personalen ger högre kvalitetsvärden än närstående inom samtliga områden. Högst värden ger de inom områdena Hälso- och sjukvård (3,7), Hjälp kväll och natt (3,7), Personlig omvårdnad (3,5) samt Personal (3,4). Lägst kvalitetsvärde ger närstående till frågeområdet Information (2,6), där påståendet Jag får bra information från min anhöriges kontaktman fick lägst poäng (2,5). Även frågeområdet Påverkan fick lågt kvalitetsvärde (2,7) och där avses personalens möjlighet att hjälpa den enskilde efter hans/hennes behov och på det sätt och vid den tidpunkt som han/hon vill. Närstående anger ett förhållandevis lågt kvalitetsvärde även inom Rehabilitering och träning (2,8). Det påstående som fick lägst poäng var Vårdpersonalen hjälper min anhörige med daglig träning, vid behov (2,4). Frågeområdet Vardagen gavs av de närstående ett förhållandevis lågt kvalitetvärde (2,9). Framförallt möjligheten att komma ut regelbundet (2,1) samt påståendet min anhörige fyller sin dag med det hon/han tycker är meningsfullt skattades lågt (2,4). Viktvärdena, alltså hur viktiga frågorna i frågeområdet bedöms vara, är högre för personalen än för närstående inom åtta av nio frågeområden. Endast frågeområdet Vardagen skattar närstående som viktigare än vad personalen gör. 3.4.2. Kvalitetsmätning per enhet Nedan redovisas mätningen per avdelning/enhet på ett summariskt sätt. Kvalitets- och viktvärden efter enhet och avdelning Närstående Omvårdnadspersonal Enhet Avdelning Kvalitet Vikt Kvalitet Vikt Boken 2A 3,1 24,0 3,6 29,0 Boken 2B 3,3 25,9 3,5 28,3 Boken 3A 2,8 28,1 3,5 24,9 Boken 3B 3,2 25,3 3,5 27,7 Boken 4A 2,9 27,4 3,2 30,0 Kungshöga 3,0 26,1 3,3 26,9 Änggården 3,4 25,4 3,2 24,3 Kolonigatan 2,9 22,5 3,3 24,8 Folkkungagården 2,9 27,3 3,0 23,6 Totalt 3,1 26,0 3,3 26,7 Jämförelsen visar: Det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående var 3,1, men då låg fem enheter/avdelningar lägre och fyra avdelningar/enheter högre än snittet. Högst kvalitetsvärde fick Änggården av närstående. Mjölby kommun 12 av 15

Det genomsnittliga kvalitetsvärdet för personalen var 3,3. Högre kvalitetsvärde än snittet hade personalen angett på fyra avdelningar/enheter. Högst kvalitetsvärde fick Boken avdelning 2A, av personalen. Enkäten gav även möjlighet för de svarande att lämna kommentarer. Flera anhöriga uttrycker sin uppskattning för personalen men många tycker också att det är för lite personal för att vården ska bli fullgod. Några exempel på kommentarer: Mamma tycker väldigt bra om sin mentor och jag känner mig trygg med att mamma bor där. Personalen på denna våning är otroliga. Vårdar de boende ömt och kärleksfullt. För lite personal på helger. Personalen hinner inte med, kommer upp sent osv. Det är mycket dålig uppföljning eller ingen alls av genomförandeplanen. Allt som lovades vid första samtalet har inte blivit av. Min mamma klagar ofta på maten och den är ju så viktig. Vi får bra information när vi frågar men vi önskar få regelbunden information från kontaktman eller personal eftersom våra anhöriga har svårt att komma ihåg tid och rum samt vad som hänt eller kommer att hända. 3.4.3. Förbättringsområden I resultatet från enkätundersökningen går det även att utläsa olika förbättringsområden. Detta kan göras genom att kombinera resultatet på den upplevda kvaliteten i förhållande till viktvärdet. Om frågeområdet har ett lågt eller förhållandevis lågt kvalitetsvärde och samtidigt ett högt viktvärde är det ett tydligt förbättringsområde. Varje avdelning/enhet som deltagit i granskningen kommer att få ett underlag där förbättringsområdena går att utläsa. Genomgående resultat var att personalen ansåg Påverkan vara ett förbättringsområde, medan anhöriga/närstående lyfte fram Vardagen. Utifrån de öppna kommentarerna från närstående framgår att bl.a. maten/måltidssituationen samt aktivering är viktiga för närstående. 3.4.4. Iakttagelser och bedömning Vår bedömning är att nämnden förvisso följer upp upplevd kvalitet i boendena, men att regelbundenheten samt redovisning och användning av resultaten kan förbättras. Vår enkätundersökning visar totalt sett på ett acceptabelt resultat när det gäller den upplevda kvaliteten, utifrån såväl ett personal- som närståendeperspektiv. Till granskningsresultatet hör även underlag för ledningen att göra ytterligare analyser. Dessa kan användas till att utveckla de frågeområden som fått låga poäng. Mjölby kommun 13 av 15

3.5. Sambandet mellan god kvalitet och personella resurser I detta avsnitt redovisas omvårdnadseffektiviteten, d v s kombinationen mellan kvalitet (kvalitetsvärde utifrån skala 1-4) och E-kvot (omsorgstyngdspoäng per årsarbetare och avdelning). Axlarnas skärningspunkt i nedanstående diagram visar den genomsnittliga E-kvoten 10,73 (horisontell skala) i förhållande till det genomsnittliga kvalitetsvärdet för närstående, 3,1. Eftersom det fanns två tomma platser har vi justerat E-kvoten här, så att alla enheter får liknande förutsättningar. I diagrammet nedan är en position i någon av de övre kvadraterna att föredra, vilket visar högre kvalitetsvärden än de genomsnittliga för närstående. Högst omvårdnadseffektivitet (d v s höga kvalitetsvärden i förhållande till hög E-kvot) visas i den övre högra kvadraten, d v s avdelning Boken 2B. Högre kvalitetsvärden än genomsnittet men med något lägre E-kvot fanns hos Änggården och Boken 3B, i övre vänstra kvadraten. I den nedre vänstra kvadraten visas låga kvalitetsvärden (närstående) i relation till förhållandevis låg E-kvot, ett läge som visar på behov av och utrymme för förbättringar (Kolonigatan). 3.5.1. Iakttagelser och bedömning Utifrån ovanstående diagram påvisas både visuellt och enligt statistiska beräkningar att samband finns mellan E-kvot (tillräckliga personella resurser i förhållande till vårdtyngd) och kvalitet, d v s höga kvalitetsvärden i förhållande till låg E-kvot. Bokens avdelning 2B är undantaget med både hög kvalitet och hög E-kvot. Vi rekommenderar ansvariga chefer att ytterligare fördjupa sig i resultatet av kvalitetsundersökningen, att analysera detta och förslagsvis arbeta fram en plan för åtgärder. Mjölby kommun 14 av 15

Mjölby, 2013-12-10 Ingrid Norman Projektledare Håkan Lindahl Uppdragsledare Mjölby kommun 15 av 15