PROTOKOLL 1 (22) 2018-11-07 Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, rum 104, kl 8.15-12.00 Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Ersättare Stig Stefansson (C) Roland Söderström (S) Tjänstgörande ersättare Jan-Erik Engman (MP) tjg ers Torbjörn Häggmark (V) Inga-Lis Karlsson (S) tjg ers för Annika Nyman (S) Tjänstemän Joakim Lundin, personalchef Birgitta Holmström, förhandlingschef Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan Patrick Nystedt, ekonom Anna Norén Engström, sekreterare Övriga deltagande Ingrid Boström, Vision, kl 8.15-10.00 Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl 8.15-10.00 Justerare Tomas Andersson Paragrafer 115-133 Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Tomas Andersson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2018-11-07 2018-11-07 2018-11-28 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 115 Dnr PN 2018-000001 000 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 116 Dnr PN 2018-000002 000 Val av justerare Tomas Andersson (S) utses att justera protokollet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 117 Dnr PN 2018-000003 020 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden 2018-10-10. Protokollet läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 118 Dnr PN 2018-000262 020 Information om konsekvenserna efter omföringen av budget från det fackliga kontot till nämnderna Personalnämnden beslutade 2017-02-08, 6, att omföra budget från fackliga kontot hos personalnämnden till nämnderna. Förändringen innebar att förtroendevalda med facklig tid ligger kvar organisatoriskt på sin anställning hos ordinarie chef. Personalsupport redovisar de ekonomiska och organisatoriska konsekvenserna samt förvaltningarnas och fackens synpunkter. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 119 Dnr PN 2018-000263 020 Information om korrigering av felaktigt inbetalda pensionspremier Skellefteå kommun beslutade inför år 2015 att ändra hur tjänstepensionsförlust på grund av förlorad arbetsinkomst kompenseras. Före 2015 sattes pengar årligen av till en särskild försäkring hos KPA Pension, men från och med detta år betalades i stället ersättningen ut direkt till förtroendevalda. Ersättningen har räknats upp procentuellt enligt pensionsbestämmelserna och betalats ut som en summa av arvode och pensionsuppräkning. Av misstag har avsättningen till försäkringen fortsatt även för åren 2015-2017, vilket har inneburit att förtroendevalda oavsiktligt överkompenserats. För att korrigera detta så kommer KPA att betala tillbaka det felaktigt inbetalda beloppet från försäkringen till Skellefteå kommun och för den förtroendevalde som har haft tjänstepensionsförlust pga av förlorad arbetsinkomst och har fått överkompensation så kommer även detta att korrigeras. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 120 Dnr PN 2018-000261 042 Månadsrapport oktober 2018, personalnämnden Personalnämnden har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 7 mnkr (överskott). Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskott är ca 5 mnkr. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest 2020. En del pågående projekt avseende digitalisering av personalssystem kommer inte att hinna genomföras under 2018, utan medel för dessa kommer att behöva överföras till 2019. Kommunhälsan prognosticerar ett överskott på ca 2 mkr till stor del på grund av intäkter som avser 2017 har erhållets under året. I personalnämndens verksamhetsbudget för 2018 är det budgeterat 4 mnkr för 80-90-100. Projektet pågår som försök fram till 2019-06-30. Utvärdering ska ske under hösten av kommunens kompetensförsörjningsstrategi och eventuell fortsättning för 80-90-100. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-31 Bilaga - Månadsrapport, personalnämnden Beslutet sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 121 Dnr PN 2018-000258 020 Mått till personalnämndens mål 2019 Kommunfullmäktige beslutade 2018-06-18, 182, att fastställa tre av de fyra förslag till mål för 2019 som personalnämnden beslutade om 2018-05-07, 65. För att kunna mäta målen har verksamheterna fått i uppdrag att ta fram förslag på mått: Tillgänglighet Alla chefer och medarbetare arbetar aktivt med individuella målkort som följs upp under året. Mått - Mätning av andelen tillsvidareanställda medarbetare med aktiva målkort. Målet för år 2019 är att > 90 % av det totala antalet tillsvidareanställda medarbetare ska ha ett aktivt målkort. Trygghet En arbetsplats utan arbetsrelaterad frånvaro. Mått - Mätning av antalet olycksfall på arbetet med efterföljande frånvaro. Målet för år 2019 är att antalet olycksfall på arbetet med efterföljande frånvaro ska bli lägre än 2018. Effektivitet Samordnade HR-processer. Mått - Mätning av antalet samordnade HR-processer. Målet för år 2019 är att minst 2 kommunövergripande HR-processer ska samordnas. Yrkande Jan-Erik Engman (MP) yrkar att måttet under punkten 2 ändras till att sjukfrånvaron blir 5 % lägre än förra året. Inga-Lis Karlsson (S) yrkar enligt beredningens förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Jan-Erik Engmans yrkande samt Inga- Lis Karlssons yrkande var för sig, och finner att personalnämnden beslutar enligt beredningens förslag. Godkänna förslag till mått. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-23 Kommunfullmäktiges protokoll 2018-06-18, 182 Bilaga Sida 30 ur Budget och plan 2019-2023
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Personalnämndens protokoll 2018-05-07, 65 Beslutet sänds till: Personalchef Personalchefsgruppen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 122 Dnr PN 2018-000267 020 Kompetensförsörjningsstrategi 2019-2022 Ett aktivt arbete med kompetensförsörjning är en förutsättning för att Skellefteå kommun ska lyckas med sitt uppdrag. Skellefteå kommun ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsprocessen för att attrahera och rekrytera rätt kompetens men även för att utveckla och använda kompetensen rätt och hållbart i organisationen. Med utgångspunkt i kompetensförsörjningsprocessen har strategier för framtida kompetensförsörjning valts ut och sammanställts i en kompetensförsörjningsstrategi för åren 2019-2022. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Fastställa kompetensförsörjningsstrategin för 2019-2022. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-31 Bilaga - Kompetensförsörjningsstrategi Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 123 Dnr PN 2018-000266 024 Revidering och uppräkning av Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun fr o m 2019-01-01 Arvodesreglementet för förtroendevalda i Skellefteå kommun som gäller fr o m 2019-01-01 har räknats upp med 2,5 % och som är utfallet av löneökningarna för medarbetare i Skellefteå kommun för 2018. Revidering i 20 i arvodesreglementet, som innehåller benämning av förtroendevald föreslås vara i Skellefteå kommun: - Kommunstyrelsens ordförande benämns kommunalråd. - Kommunstyrelsens 1:e vice ordförande benämns kommunalråd. - Kommunstyrelsens 2:e vice ordförande. - Oppositionsråd. - Nämndsordförande (för aktuell nämnd). - Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott. 1. Ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda formerna för vice- och ordförandeträffar. 2. Godkänna uppräkningen av Arvodesreglementet för förtroendevalda i Skellefteå kommun att gälla fr o m 2019-01-01. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Anta revideringen av Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun att gälla fr o m 2019-01-01. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2018-10-30 Bilaga Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun fr o m 2019-01-01 Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 124 Dnr PN 2018-000180 024 Motion om närvarokrav för att förtroendevalda ska få arvode (41/18) Lars Åhman (L) och Peter Lindkvist (-), har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där kommunfullmäktige föreslås ge personalnämnden i uppdrag att ta fram ett förslag till närvarokrav för förtroendevalda i Skellefteå kommun för att kunna ta del av också fast arvode. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att det krävs närvaro och ifylld närvarorapport för att få mötesarvode. Endast politiker med hel eller deltidsuppdrag får ersättning utan närvaro. Deras frånvaro grundar sig oftast på att sammanträde sammanfaller med andra uppdrag för Skellefteå kommun. Arvodet till partiernas gruppledare är inte heller sammankopplat med specifika sammanträden, utan avser ett arvode för att leda den lokala partigruppens arbete mellan sammanträdena. Därför bedöms det inte vara möjligt att knyta detta arvode till en närvaroplikt. För fritidspolitiker utgår inte mötesarvode utan närvaro. De erhåller dock grundersättning (det motionären kallar inläsningsarvode). Att ta bort grundersättningen pga. att någon fått förhinder är inte rimligt, eftersom de kan ha förberett sig genom att läsa in sig på handlingarna men blivit tvungna att avstå pga. annat uppdrag, sjukdom eller vård av barn. Grundersättning utbetalas varje månad med ett belopp av 361 kronor per månad. Om lönecenter ska administrera återbetalning eller stoppa utbetalningen skulle det skapa ökade kostnader för kommunen. Vid sjukdom eller vård av barn mer än 1 månad så regleras arvoden enligt bestämmelserna i arvodesreglementet. Förutom den årliga uppräkningen ses arvodesreglementet över varje mandatperiod. Med anledning av ovanstående föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-29 Motion (41/18)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 125 Dnr PN 2018-000244 020 Ungdomsfullmäktige 2019 Ungdomsfullmäktigedagen hålls måndag den 25 mars 2019 och vänder sig till elever från årskurs 8 samt årskurs 2 i gymnasiet. Nämnderna har fått möjlighet att ställa en fråga till eleverna via mentometerröstning om frågan är påverkningsbar, om så inte är fallet är Ungdomsfullmäktige inte rätt forum. Kommunledningskontoret har efter samråd med demokratilotsen beslutat att inte ställa en fråga till Ungdomsfullmäktige från personalnämndens sida, då kriterierna för att få ställa frågan inte är möjliga att uppfylla på det sätt som önskas. Kommunledningskontoret föreslår mot den bakgrunden att personalnämnden representeras av tre förtroendevalda som nämnden utser att deltaga vid Ungdomsfullmäktigedagen 2019. 1. Att inte ställa en fråga till Ungdomsfullmäktige. 2. Utse tre representanter för personalnämnden att delta vid Ungdomsfullmäktige 2019 och vars namn ges efter årsskiftet. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-15 Bilaga - Inbjudan Bilaga Politiker frågar Beslutet sänds till: Demokratilots De valda
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 126 Dnr PN 2018-000243 006 Sammanträdesplan 2019 för personalnämnden Kommunledningskontoret har tagit fram förslag till sammanträdesplan för personalnämnden 2019: 30 januari, kl 8.15, heldag (utbildning fm och nämnd em) 11 mars, kl 13.00 8 april, kl 8.15, heldag 8 maj, kl 8.15 4 september, kl 8.15 2 oktober, kl 8.15, heldag 6 november, kl 8.15 4 december, kl. 8.15 Fastställa sammanträdesplan för 2019. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-15 Beslutet sänds till: Personalnämnden Kommunstyrelsens sekretariat Personalchef Chef för Kommunhälsa Förhandlingschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 127 Dnr PN 2018-000225 024 Förslag till bestämmelser om omställningsstöd, pension samt familjeskydd till förtroendevalda (OPF-KL18) Sveriges Kommuner och Landstings styrelse har den 14 september 2018 antagit förslag till reviderade bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL18). OPF-KL18 gäller för förtroendevalda som tidigare omfattats av OPF-KL14 eller som tillträder vid valet 2018 och inte tidigare omfattats av PBF eller PRF-KL i kommunen, landstinget/regionen eller kommunalförbundet. OPF-KL18 gäller, i likhet med OPF14, inte för förtroendevalda som avgått 2014-12-31 eller senare med rätt till visstidspension, annan egenpensionsförmån, avgångsersättning eller livränta. För dessa förtroendevalda fortsätter PBF eller PRF-KL att gälla. Förslaget om OPF-KL18 är indelat i fyra kapitel: inledande bestämmelser, bestämmelser om omställningsstöd, pensionsbestämmelser samt familjeskydd. I OPF-KL14 har delar om familjeskydd, samt till viss del möjlighet till aktiva omställningsinsatser saknats. Kansliet har därför tagit fram förslag till nya bestämmelser. OPF-KL18 omfattar reviderade bestämmelser för förtroendevalda gällande omställning, pension och familjeskydd. Uppdra till kommunledningskontoret att se över Tillämpningsanvisningar OPF-KL och PBF för förtroendevalda i Skellefteå kommun så att de förändringar som gjorts i bestämmelserna inarbetas i dokumentet. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Anta bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL 18) med tillhörande bilagor med samma ändring som 2014 att två basbelopp ska undantas från samordning istället för ett. Beslutsunderlag Support och Lokalers tjänsteskrivelse 2018-10-25 Cirkulär 18:31 med bilagor Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Personalchef Förhandlingschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 128 Dnr PN 2018-000259 002 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom 2018-10-31 i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 6.1 Beslut om avstängning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning med medarbetare. 9.4 Beslut om avslag på begäran att ta del av allmän handling. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-24 Förteckning över anmälda delegationsbeslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 129 Dnr PN 2018-000005 000 Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 130 Dnr PN 2018-000260 000 Delgivningar november 2018 Följande delges: Dnr 2018-254 028 Tekniska nämnden Protokoll 2018-10-15, 229 - Avgift för personalparkering och långtidsparkering i parkeringshus 2019. Dnr 2018-242 028 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:36 Sänkt premie för TGL-KL år 2019. Dnr 2018-226 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:32 Information om överenskommelse avseende vissa frågor om sommartid/vintertid. Dnr 2018-215 024 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:29 Inför löneöversyn 2019 med Kommunal. Dnr 2018-264 021 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:40 - Överenskommelse träffad med samtliga fackliga organisationer om vissa frågor om sommartid/vintertid. Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida www.skl.se. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 131 Dnr PN 2018-000006 020 Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar om aktuellt läge: - Kommunhälsans aktuella uppdrag, ekonomi, bemanning och lokaler. - Utbildningskatalogen. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 132 Dnr PN 2018-000007 029 Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef informerar om aktuellt nuläge i verksamheten samt redovisar delegationsbeslut fram tom 2018-10-30, i ärendegrupper: 6.1 Beslut om avstängning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning med medarbetare. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 133 Dnr PN 2018-000008 020 Övriga frågor Det finns inga övriga frågor att notera.