Guide till Mendeley I denna guide utgår vi från en dator med Windows 10 och MS Word 2016 samt från en dator med macos 10.11 (El Capitan) och MS Word 2016. OBS!: Mendeley stödjer inte alltid de senaste operativsystemen i macos. Programmet kan fortfarande fungera, men vissa problem förekomma. Läs mer: Mendeley Support Center. Oavsett dator så använd gärna webbläsarna Google Chrome eller Mozilla Firefox. Då dessa fungerar bäst ihop med Mendeley. För att använda Mendeley på Linköpings universitetsbiblioteks datorer se separat guide på vår Mendeley sida. 1
Innehåll På dator med Windows 10... 3 1. Förberedelser för att kunna använda Mendeley... 3 2. Importera referenser och PDF-filer till ditt Mendeley bibliotek... 3 2.1 Save to Mendeley... 3 2.2 Importera referenser till Mendeley i ris-filer... 4 2.3 Importera & lägg till PDF-filer... 6 2.4 Information saknas efter import av referens... 6 2.5 Lägg till referenser manuellt... 6 3. Infoga referenser i MS Word... 6 3.1 Lägg till referensstil som saknas under Style i Mendeley inifrån MS Word... 7 3.2 Infoga fotnoter... 7 3.3 Redigera befintliga referenser... 7 3.4 Välj språk samt inkludera URL i din referenslista... 8 3.5 Ta bort kopplingen till Mendeley i ditt dokument... 8 På dator med macos 10.11... 8 4. Förberedelser för att kunna använda Mendeley... 8 5. Importera referenser och PDF-filer till ditt Mendeley bibliotek... 8 5.1 Save to Mendeley... 9 5.2 Importera referenser till Mendeley i ris-filer... 9 5.3 Importera & lägg till PDF-filer... 11 5.4 Information saknas efter import av referens... 11 5.5 Lägg till referenser manuellt... 11 6. Infoga referenser i MS Word... 12 6.1 Lägg till referensstil som saknas under Style i Mendeley inifrån MS Word... 12 6.2 Infoga fotnoter... 12 6.3 Redigera befintliga referenser... 13 6.4 Välj språk samt inkludera URL i din referenslista... 13 6.5 Ta bort kopplingen till Mendeley i ditt dokument... 14 7. Mer information och hjälp... 14 2
På dator med Windows 10 1. Förberedelser för att kunna använda Mendeley För att skapa ett konto i Mendeley, gå till www.mendeley.com och registrera dig. Klicka på Create a free account och fyll i valfri e-postadress och lösenord. Därefter kan du ladda ner och installera Mendeley Desktop versionen till din dator. För att kunna spara webbsidor, artiklar och böcker från vissa sökverktyg till Mendeley behöver du installera en web importer. Öppna Mendeley Desktop, gå till Tools menyn välj, Install web importer. En ny webbsida öppnas, klicka på symbolen för den webbläsare som du använder och välj Download/Install browser extension. Save to Mendeley installeras som ett tillägg i din webbläsare. För att kunna infoga referenser i ditt ordbehandlingsprogram: öppna Mendeley Desktop och gå till Tools menyn och välj Install MS Word Word Plugin. 2. Importera referenser och PDF-filer till ditt Mendeley bibliotek Det finns flera sätt att importera referenser till Mendeley. Dessa beskrivs här nedanför. 2.1 Save to Mendeley För att spara webbsidor och importera referenser från vissa av bibliotekets databaser (t.ex. Pubmed, Scopus & Web of Science). Sök antingen fram en relevant websida och gå in på webbsidan eller gör först en sökning i relevant databas och klicka på titeln i resultatlistan till den artikel som du vill importera. Klicka sedan på Save to Mendeley ikonen i din webbläsare för att öppna programmet. Du behöver logga in på ditt Mendeley konto för att kunna använda programmet. Klicka på Save för att spara referensen online i ditt Mendeley Web bibliotek. 3
För att också spara ned referenserna i ditt Mendeley bibliotek på din dator. Gå till Mendeley Desktop och klicka på knappen Sync. Kontrollera att den bibliografiska informationen i referensen är korrekt genom att granska nyligen importerade referenser i ditt Mendeley bibliotek. Stämmer uppgifterna klicka på Details are Correct i referensen. Annars väljer du Search så försöker Mendeley hitta korrekt information. Efter sökningen är genomförd, dubbelkolla om uppdateringen är korrekt. Korrigera annars manuellt. 2.2 Importera referenser till Mendeley i ris-filer Save to Mendeley fungerar inte i alla sökverktyg. Importera då referenser till Mendeley i ris-filer. Nedan följer en beskrivning hur du gör detta i Google Scholar, bibliotekets sökverktyg UniSearch och bokkatalogen Libris. Guiden Import av referenser till Mendeley (finns på vår Mendeley sida) beskriver hur du importerar referenser ifrån fler sökverktyg. Först behöver du göra Mendeley till standardprogram för ris-filer på din dator. 2.2.1 Google Scholar: inställningar Detta behöver bara göras en gång och det är enklast att göra vid en import av en referens till Mendeley. Exemplet visar en import från Google Scholar. Gå till Google Scholars startsida. Välj Inställningar högst upp på sidan. Längst ner på nästa sida finns rubriken Bibliografiförvaltare, välj alternativet RefMan i rullgardinsmenyn Visa länkar att importera citeringar till. Gör en sökning i Google Scholar. Klicka på länken Importera till RefMan som visas under varje referens. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. Om Mendeley inte öppnas, läs följande instruktioner. Spara filen under Hämtade filer på din dator. I Mendeley Desktop välj File > Import > RIS. 4
Därefter ska du kunna högerklicka på en ris-fil (du kan använda samma fil igen) och välja Öppna med. Klicka på Välj en annan app. Markera sedan Använd alltid denna app för att öppna ris-filer och klicka sedan på Mendeley Desktop. Dina ris-filer öppnas sedan automatiskt i Mendeley Desktop. 2.2.2 Import av referenser från UniSearch För att importera referenser till Mendeley från bibliotekets sökverktyg UniSearch, gör på följande sätt. Gör en sökning i UniSearch, välj en relevant källa och klicka på titeln. Klicka på ikonen Export i högerfältet. Alternativet Direct Export in RIS Format är förvalt, klicka på Save. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. Om Mendeley inte öppnas, se instruktioner under 2.2.1. 2.2.3 Import av referenser från LIBRIS För att importera referenser till Mendeley från de svenska forskningsbibliotekens gemensamma katalog LIBRIS, gör på följande sätt. Gör en sökning i Libris och markera relevanta referenser. Klicka på Skapa referens. 5
Välj RIS i rutan FORMAT till vänster och klicka på Spara som fil. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. Om Mendeley inte öppnas, se instruktioner under 2.2.1. 2.3 Importera & lägg till PDF-filer Spara ner de relevanta PDF-filerna i en mapp på din dator. Öppna Mendeley Desktop, markera mappen och dra in den i ditt Mendeley Desktop bibliotek. När ett + blir synligt så släpper du mappen, då kommer PDF-filerna och referenserna att sparas i ditt Mendeley bibliotek. Automatiskt importera pdf-filer till Mendeley från en förvald mapp på datorn. I Mendeley Desktop, välj Tools Options Watched Folders och markera valfri mapp. Har du redan referensen i ditt Mendeley bibliotek och vill lägga till PDF-filen, markera referensen i ditt Mendeley Desktop bibliotek och scrolla ner i högerfältet tills du ser rubriken Files: klicka på Add File för att lägga till PDF-filen. 2.4 Information saknas efter import av referens Även om importen görs i ris-filer så kan information (t.ex. volym & nummer i en tidskriftsartikel) om källan fortfarande saknas i referensen. Kontrollera därför alltid referenserna i ditt Mendeley bibliotek så att dina referenser blir korrekta. 2.5 Lägg till referenser manuellt Lägg till referenser manuellt. I Mendeley Desktop, välj File Add entry manually och välj relevant källtyp (t.ex. web Page). Lägg sedan till relevant information i aktuella fält och spara referensen. 3. Infoga referenser i MS Word Du finner kopplingen till Mendeley under fliken Referenser i MS Word (2013 & 2016). Placera markören i texten där du vill ha referensen och klicka på Insert Citation. Du kan välja att söka efter referensen i ditt bibliotek eller klicka på Go to Mendeley och leta upp den, markera en eller flera referenser och klicka på Cite. Du väljer referensstil i rullisten Style, räcker inte de referensstilar som finns importerar du enkelt fler genom att välja More Styles i rullisten. För att skapa en referenslista placera markören sist i texten och klicka på Insert Bibliography. 6
3.1 Lägg till referensstil som saknas under Style i Mendeley inifrån MS Word För att lägga till en referensstil (t.ex. Oxford) som saknas under Style i Mendeley gör följande. Under fliken Referenser i MS Word välj Style More Styles i Mendeley rutan. Ett nytt fönster öppnas välj fliken Get More Styles och skriv sedan in exempelvis Oscola i den tillgängliga sökrutan. Ett antal versioner av Oscola blir nu tillgängliga på skärmen. För att installera markera en av versionerna (t.ex. OSCOLA (Oxford University Standard For Citation Of Legal Authorities)) och klicka på Install. Gå till MS Word klicka på fliken Referenser. Välj Style More Styles och markera den nyinstallerade referensstilen. Därefter kan du infoga referenser i ditt dokument. Om du använder Oxford eller en annan fotnotbaserad referensstil se instruktionerna under nedanstående rubrik. 3.2 Infoga fotnoter Om du vill använda en referensstil (t.ex. Oxford) där texthänvisningar anges i form av fotnoter behöver du lägga till fotnoterna med fotnotfunktionen i MS Word och sedan infoga referenserna i fotnoterna från Mendeley. Välj exempelvis Oscola (behöver först installeras enligt instruktioner ovan.) i rullisten Style. Placera markören i texten där du vill ha referensen och klicka på infoga fotnot (under fliken Referenser). Därefter klicka på Insert Citation. Du kan välja att söka efter referensen i ditt bibliotek eller klicka på Go to Mendeley och leta upp den, markera en eller flera referenser och klicka på Cite. Gör likadant med varje referens som du vill infoga. Det går inte att byta från en referensstil som använder fotnoter till en som inte gör det, t.ex. Harvard, eller tvärtom. I så fall måste du först ta bort alla referenser och sedan lägga in dem igen i texten. 3.3 Redigera befintliga referenser För att redigera en befintlig referens i ditt MS Word dokument. Ställ muspekaren i aktuell referens i din text och Insert Citation, under fliken Referenser, ändras till Edit Citation, välj Edit Citation. Nu öppnas ett fönster med den aktuella referensen, markera den. Ett nytt fönster öppnar sig där du har möjlighet att redigera referensen, exempelvis infoga en sidhänvisning eller dölja författaren, avsluta genom att klicka på OK. 7
3.4 Välj språk samt inkludera URL i din referenslista Du kan välja språket som dina referenser ska visas på samt välja att inkludera URL i referenslistan till alla referenstyper. Välj Style More Styles, ett nytt fönster öppnas, längst ner finns två rubriker Include URLs samt Citations and bibliography language. Välj de alternativ som är relevanta för dig (t.ex. For All Document Types och Swedish) och avsluta med att klicka på Done. 3.5 Ta bort kopplingen till Mendeley i ditt dokument När du är klar med din text bör du skapa en kopia och ta bort kopplingen till Mendeley innan du skickar dokumentet till din lärare. Detta gäller även när du vill göra några sista manuella småjusteringar i dina referenser, för är kopplingen till Mendeley kvar kommer dina ändringar att försvinna. Klicka på Export Without Mendeley Fields för att ta bort kopplingen. Du sparar en kopia av dokumentet utan kopplingen. Så för att redigera, öppna det. OBS! Det går inte att återskapa kopplingen, så behåll alltid originaldokumentet som har kvar kopplingen till Mendeley om du senare vill infoga/redigera referenser. På dator med macos 10.11 (El Captain) 4. Förberedelser för att kunna använda Mendeley För att skapa ett konto i Mendeley, gå till www.mendeley.com och registrera dig. Därefter kan du ladda ner och installera Mendeley Desktop versionen till din dator. Gå till Downloading Mendeley Desktop for macos, beskrivningen för installationen är väldigt pedagogisk och består av tre enkla steg (Visa på skärmen). 1. Open the installer 2. Drag Mendeley Desktop 3. Start Mendeley Desktop För att kunna spara webbsidor, artiklar och böcker från vissa databaser till Mendeley behöver du installera en web importer. Öppna Mendeley Desktop, gå till Tools menyn välj, Install web importer. En ny webbsida öppnas i din webbläsare, klicka på symbolen för din webbläsare och välj Download/Install browser extension. Save to Mendeley installeras som ett tillägg i din webbläsare. För att kunna infoga referenser i ditt ordbehandlingsprogram: öppna Mendeley Desktop och gå till Tools menyn och välj Install MS Word Word Plugin. (Mendeley stödjer MS Word och LibreOffice). Öppna MS Word. Mendeley plugin finns under menyn Tillägg. 5. Importera referenser och PDF-filer till ditt Mendeley bibliotek Det finns flera sätt att importera referenser till Mendeley. Dessa beskrivs här nedanför. 8
5.1 Save to Mendeley För att spara webbsidor och importera referenser från vissa av bibliotekets databaser (t.ex. Pubmed, Scopus & Web of Science). Sök antingen fram en relevant websida och gå in på webbsidan eller gör först en sökning i relevant databas och klicka på titeln i resultatlistan till den artikel som du vill importera. Klicka sedan på Save to Mendeley ikonen i din webbläsare för att öppna programmet. Du behöver logga in på ditt Mendeley konto för att kunna använda programmet. Klicka på Save för att spara referensen online i ditt Mendeley Web bibliotek. För att också spara ned referenserna i ditt Mendeley bibliotek på din dator. Gå till Mendeley Desktop och klicka på knappen Sync. Kontrollera att den bibliografiska informationen i referensen är korrekt genom att granska nyligen importerade referenser i ditt Mendeley bibliotek. Stämmer uppgifterna klicka på Details are Correct i referensen. Annars väljer du Search så försöker Mendeley hitta korrekt information. Efter sökningen är genomförd, dubbelkolla om uppdateringen är korrekt. Korrigera annars manuellt. 5.2 Importera referenser till Mendeley i ris-filer Save to Mendeley fungerar inte i alla sökverktyg. Importera då referenser till Mendeley i ris-filer. Nedan följer en beskrivning hur du gör detta i Google Scholar, bibliotekets sökverktyg UniSearch och bokkatalogen Libris. Guiden Import av referenser till Mendeley (finns på vår Mendeley sida) beskriver hur du importerar referenser ifrån fler sökverktyg. Först behöver du göra Mendeley till standardprogram för ris-filer på din dator. 5.2.1 Google Scholar: inställningar Detta behöver bara göras en gång och det är enklast att göra vid en import av en referens till Mendeley. Exemplet visar en import från Google Scholar. 9
Gå till Google Scholars startsida. Välj Inställningar högst upp på sidan. Längst ner på nästa sida finns rubriken Bibliografiförvaltare, välj alternativet RefMan i rullgardinsmenyn Visa länkar att importera citeringar till. Gör en sökning i Google Scholar. Klicka på länken Importera till RefMan som visas under varje referens. Referensen sparas som en fil till Downloads på din dator. Klicka på Downloads, välj Open in Finder. Markera fil(.ris), högerklicka och välj Get Info. Gå till alternativet Open With: och välj Other. Välj sedan Mendeley Add två gånger i rad. Avsluta med att klicka på Change All och stäng ned fönstret. Välj Downloads igen och dubbelklicka på filen. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. 5.2.2 Google Scholar I fortsättningen gör du endast följande: Gör en sökning i Google Scholar. Klicka på länken Importera till RefMan som visas under varje referens. Referensen sparas som en fil till Downloads på din dator. Välj Downloads, dubbelklicka på filen. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. 5.2.3 Import av referenser från UniSearch För att importera referenser till Mendeley från bibliotekets sökverktyg UniSearch, gör på följande sätt. Gör en sökning i UniSearch, välj en relevant källa och klicka på titeln. Klicka på ikonen Export i högerfältet. Alternativet Direct Export in RIS Format är förvalt, klicka på Save. Referensen sparas som en fil till Downloads på din dator. Välj Downloads, dubbelklicka på filen. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. 10
5.2.4 Import av referenser från LIBRIS För att importera referenser till Mendeley från de svenska forskningsbibliotekens gemensamma katalog LIBRIS, gör på följande sätt. Gör en sökning i Libris och markera relevanta referenser. Klicka på Skapa referens. Välj RIS i rutan FORMAT till vänster och klicka på Spara som fil. Referensen sparas som en fil till Downloads på din dator. Välj Downloads, dubbelklicka på filen. Referensen öppnas i Mendeley Desktop. 5.3 Importera & lägg till PDF-filer Spara ner de relevanta PDF-filerna i en mapp på din dator. I Mendeley Desktop, markera mappen och dra in den i ditt Mendeley Desktop bibliotek. När ett + blir synligt så släpper du mappen, då kommer PDF-filerna och referenserna att sparas i ditt Mendeley bibliotek. Automatiskt importera pdf-filer till Mendeley från en förvald mapp på datorn. I Mendeley Desktop, välj Tools Options Watched Folders och markera valfri mapp. Har du redan referensen i ditt Mendeley bibliotek och vill lägga till PDF-filen, markera referensen i ditt Mendeley Desktop bibliotek och scrolla ner i högerfältet tills du ser rubriken Files: klicka på Add File för att lägga till PDF-filen. 5.4 Information saknas efter import av referens Även om importen görs i ris-filer så kan information (t.ex. volym & nummer i en tidskriftsartikel) om källan fortfarande saknas i referensen. Kontrollera därför alltid referenserna i ditt Mendeley bibliotek så att dina referenser blir korrekta. 5.5 Lägg till referenser manuellt Mendeley saknar en bra import-funktion för svenska lagar och offentligt tryck. Hit hör bland annat lagar och förordningar som finns i Svensk författningssamling (SFS) samt Statens offentliga utredningar (SOU). Detta innebär att dessa behöver läggas till manuellt i Mendeley. I Mendeley Desktop, välj File Add entry manually och lägg till relevant information och spara referensen. Det första man behöver göra är att välja Type, alltså vilken typ av dokument man vill lägga till. Då svenska lagar och offentliga tryck saknas är en möjlig lösning att välja Generic. Följande källa används som exempel: Hälso- och sjukvårdslag (SFS 1982:763). Stockholm: Socialdepartementet. 11
I titel-fältet klistra in Hälso- och sjukvårdslag. I Publisher-fältet, klistra in resten och klicka på Save. 6. Infoga referenser i MS Word Du finner kopplingen till Mendeley under fliken Tillägg (Add-ins) i MS Word (2016). Placera markören i texten där du vill ha referensen och klicka på Insert or Edit Citation. Du kan välja att söka efter referensen i ditt bibliotek eller klicka på Go to Mendeley och leta upp den, markera en eller flera referenser och klicka på Cite. Du väljer referensstil i rullisten Choose Citation Style, räcker inte de referensstilar som finns importerar du enkelt fler genom att välja Get More Styles i rullisten. Se rubriken Lägg till referensstil som saknas under Style i Mendeley nedanför. För att skapa en referenslista placera markören sist i texten och klicka på Insert Bibliography. 6.1 Lägg till referensstil som saknas under Style i Mendeley inifrån MS Word För att lägga till en referensstil (t.ex. Oxford) som saknas under Style i Mendeley gör följande. Under fliken Referenser i MS Word välj Style More Styles i Mendeley rutan. Ett nytt fönster öppnas välj fliken Get More Styles och skriv sedan in exempelvis Oscola i den tillgängliga sökrutan. 12
Ett antal versioner av Oscola blir nu tillgängliga på skärmen. För att installera markera en av versionerna (t.ex. OSCOLA (Oxford University Standard For Citation Of Legal Authorities)) och klicka på Install. Gå till MS Word klicka på fliken Referenser. Välj Style More Styles och markera den nyinstallerade referensstilen. Därefter kan du infoga referenser i ditt dokument. Om du använder Oxford eller en annan fotnotbaserad referensstil se instruktionerna under nedanstående rubrik. 6.2 Infoga fotnoter Om du vill använda en referensstil (t.ex. Oxford) där texthänvisningar anges i form av fotnoter behöver du lägga till fotnoterna med fotnotfunktionen i MS Word och sedan infoga referenserna i fotnoterna från Mendeley. Välj exempelvis Oscola (behöver först installeras enligt instruktioner ovan.) i rullisten Style. Placera markören i texten där du vill ha referensen och klicka på infoga fotnot (under fliken Referenser). Därefter klicka på Insert Citation. Du kan välja att söka efter referensen i ditt bibliotek eller klicka på Go to Mendeley och leta upp den, markera en eller flera referenser och klicka på Cite. Gör likadant med varje referens som du vill infoga. Det går inte att byta från en referensstil som använder fotnoter till en som inte gör det, t.ex. Harvard, eller tvärtom. I så fall måste du först ta bort alla referenser och sedan lägga in dem igen i texten. 6.3 Redigera befintliga referenser När du vill redigera en befintlig referens, exempelvis infoga en sidhänvisning eller dölja författaren, ställ muspekaren i referensen, klicka på Insert or Edit Citation under fliken Tillägg i MS Word. Nu öppnas ett fönster med den aktuella referensen, markera den. Ett nytt fönster öppnar sig där du har möjlighet att redigera referensen t.ex. markera dölj författare, avsluta genom att klicka på OK. 6.4 Välj språk samt inkludera URL i din referenslista Du kan välja språket som dina referenser ska visas på samt välja att inkludera URL i referenslistan till alla referenstyper. Under fliken Tillägg i MS Word. Välj Choose Citation Style, ett nytt fönster öppnas, längst ner finns två rubriker Include URLs samt Citations and bibliography language. Välj de alternativ som är relevanta för dig (t.ex. For All Document Types och Swedish) och avsluta med att klicka på Done. 13
6.5 Ta bort kopplingen till Mendeley i ditt dokument När du är klar med din text bör du skapa en kopia och ta bort kopplingen till Mendeley innan du skickar dokumentet till din lärare. Detta gäller även när du vill göra några sista småjusteringar i dina referenser, för är kopplingen till Mendeley kvar kommer dina ändringar att försvinna. Under fliken Tillägg i MS Word, klicka på Export without Mendeley fields för att ta bort kopplingen. Du sparar en kopia av dokumentet utan kopplingen. Så för att redigera, öppna det. OBS! Det går inte att återskapa kopplingen, så behåll alltid dokumentet med kopplingen till Mendeley om du senare vill infoga/redigera referenser. 7. Mer information och hjälp Viss support ges via programmets webbsida, Mendeley.com. Webbplatsen innehåller också omfattande information, inklusive instruktionsfilmer, felsökningstips och en lista över kända problem. Mendeley användarguider Mendeley FAQ Linköpings Universitetsbibliotek erbjuder introduktion till- och grundläggande support i Mendeley för studenter och anställda. Besök vår webbsida, boka en introduktion eller kontakta oss via biblioteket@liu.se. 14