1 (6) Tillväxt, miljö och regionplanering Tillväxtavdelningen Här kommer några korta minnesanteckningar från workshopen Så blir vi världens bästa innovationsupphandlare! den 6 december 2012 kl. 9 12 på Lundqvist & Lindqvist. Samtliga PPT presentationer finns också tillgängliga. Innovationsupphandling/Innovationsvänlig upphandling Hans Jeppson, Vinnova och Niklas Tideklev, Kammarkollegiet En innovation är en uppfinning som ger en samhällsekonomisk vinst eller ger en vinst för en viss målgrupp (ex inom äldreomsorgen). Hans och Niklas berättade om skillnaderna mellan innovationsvänlig upphandling och innovationsupphandling. Vid innovationsvänlig upphandling är det viktigt att arbeta med utformningen av förfrågningsunderlag, så att man inte skriver in för detaljerat utan är öppen för nya sätt att göra saker på. Det finns en mängd olika sätt att innovationsupphandla, ex konkurrenspräglad dialog, innovationstävlingar, forward committent, som innebär att man ger en utfästelse att köpa något om det tex blir mer miljövänligt (det är inte juridiskt bindande), förkommersiell upphandling etc. Det finns också många olika sätt att träffa leverantörerna för att få del av vad de har att erbjuda; ex speed business meeting, infoträffar, branschträffar etc men det är viktigt att alla får samma information. Sekretessen är avgörande, man får ju inte låta information från en leverantör läcka ut till en annan. Det är viktigt att det inom en organisation finns ett tydligt mandat för att jobba med dessa frågor. Inom Stockholms läns landsting finns det tex ett krav på att miljöavdelningen ska samarbeta med upphandlingsavdelningen för att få till mer miljövänliga upphandlingar. I Bryssel arbetar man med ett nytt upphandlingsdirektiv, som troligtvis kommer att vara klart 2014/2015. Hans berättade också att Vinnova har ett regeringsuppdrag att finansiera projekt som kan leda till innovationer. Med hjälp av detta kan Vinnova betala en del av en upphandlande myndighets kontraktskostnad. Så om någon har ett projekt på gång, ta gärna kontakt. Stockholms läns landsting Tillväxt, miljö och regionplanering Box 22550 104 22 Stockholm Telefon: 08-737 25 00 Fax: 08-737 25 66 E-post: registrator.lsf@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.tmr.sll.se www.sll.se Besök oss: Norra Stationsgatan 69. Kommunikationer: T-bana S:t Eriksplan, Pendeltåg Karlberg, Buss 3, 77 & 507
2 (6) Hur arbetar vi idag? Tre case från regionen. Olof Hillborg, SLL Innovation Olof berättade hur man arbetar med innovationsupphandling/ innovationsvänlig upphandling inom Stockholms läns landsting. SLL Innovation som tidigare varit ett projekt blir nu en stadigvarande organisation. Inom SLL har man utvecklat en plattform för innovationsutveckling, med ett flertal områden som man arbetar utifrån. Inom området innovationsupphandling arbetar man för att få till smartare upphandlingar. Jens Löfgren, ITS Innovation Stockholm Kista Jens berättade om ITS Innovation, Sveriges första förkommersiella upphandling. Bakgrunden till projektet är att Kista är en av de stadsdelar som trafikmässigt drabbas värst när Stockholm växer och det blir en ökad trängsel och osäkra restider. För att öka tillgängligheten till Kista har man utlyst en tävling, som ska stimulera utvecklingen av nya innovativa lösningar som underlättar resande och transporter, i ett första steg till och från Kista. Tävlingstiden är mellan 28 november 2012 och 13 februari 2013. Anette Eriksson, Stockholm stad Anette berättade hur staden arbetar med innovationsupphandling. De ska främja innovation genom att upphandla på ett sätt som inte utestänger innovativa lösningar. De ska upphandla innovation genom dialog och omvärldsbevakning få kunskap om ny teknik och nya lösningar. De ska driva utvecklingen genom att ge stöd för att vid behov genomföra förkommersiella upphandlingar. Anette gav sedan tre exempel; upphandling av ett elektroniskt upphandlingsstöd genom funktionskrav, upphandling av LED teknik och konstgräs genom dialog med marknaden samt omvärldsbevakning och förkommersiell upphandling för att utveckla innovativa lösningar för effektivare resor och transporter. Här kommer allmänna kommentarer från diskussionen samt något från varje grupps redovisning. Trend mot allt mer komplexa upphandlingar när vi går ihop med flera kommuner, utesluter de allra flesta företag. Behov av utbildning för att hjälpa kunder inse vad man kan göra, roliga uppdrag!
3 (6) Behov av att få in nya parametrar i upphandling, inte bara det billigaste och enklaste Måste vilja, omvärldsbevaka följa trender så man har bättre processer när man ska gå igång med upphandling Finns företag med global verksamhet som Ericsson som har koll på leverantörsnätverk. Vad behöver vi? Mötesplatser, arenor, plattformer? Trendspaning omvärld? Beställarnätverk? Smartare problemformulering? För att kunna driva de här frågorna i en kommun krävs det att man har politikerna med sig och ett tydligt mandat Tiden är ofta för knapp vid upphandlingar, det är svårt att hinna vara innovativ. Organisationen/verksamheten måste få större förståelse kring varför det behöver ta tid. Verksamheterna behöver tydligare incitament för varför man behöver avsätta tid för de här frågorna vid nya upphandlingar. Alla kan bli mer innovationsvänliga, att jobba med innovationsupphandling är ett mycket större steg. Viktigt att ha en innovationsvänlig organisation Det finns många uppfinningar som inte är innovationer, vi måste fokusera på kommersialiseringen. Viktigt att kunna skapa möjligheter att testa idéer i våra verksamheter (jmf SLL innovation). Skapa press mot ledningen i organisationen
4 (6) Det är generellt en bristande förståelse för LOU bland medarbetare i kommunerna Gå från push till pull. Ta fram förslag på hur en organisation kan se ut för att upphandlingen ska fungera bra. Lyfta goda exempel. Erfarenhetsutbyten. Utbilda beslutsfattare. En duktig upphandlare ska inte bara ha juridisk kompetens. Visioner krävs också. Styrningsbehov, strukturbehov, mötesplatsbehov LOU ses som ett stort hinder för privata aktörer som inte vill ge bort sina idéer samtidigt som det offentliga upplevs vara rädda för att göra fel utifrån lagstiftningen. Mycket fokus läggs på att göra rätt utifrån lagen vilket försvårar en effektiv upphandling av innovationer. I Sverige är vi dåliga på att tolka EU reglementet/riktlinjer på området, vilket gör att vi tappar i konkurrens med andra länder. Mötesplatser där det offentliga och privata som berörs av frågan kan träffas för att gemensamt diskutera innovationsupphandling och dess hinder. Utbilda politiker om Innovationsupphandlingens potential riktlinjer kommer uppifrån organisationer, politisk förankring behövs Tjänstemän behöver också utbildas i innovationsupphandling Upphandlare behöver sitta nära både ledning och verksamhet.
5 (6) Grupp 1 Kunskapsbrist kring att arbeta med kunskapsspridning och få resurser till det Behövs det ett bestående organ såsom Miljöstyrningsrådet? Lösningar: prioriteringar, vad man gör och att fatta beslut uppbackat med mandat och förtroende. Begrepp medför förvirring, gäller att förankra begreppen och avdramatisera Grupp 2 Samverkan Ex entreprenör Almi SLL innovation Entreprenören kommer till Almi, Almi vänder sig till oss och behovsbedömer och sedan återkopplar vi till Almi. Hur sprida denna modell till fler? FoU kontra innovation? Man kan få medel för forskning, men för att realisera en produkt finns bara småpengar. Behov av dedikerad grupp. Politiskt mandat för lång sikt att arbeta med det Innovationsslussar en modell, finns sju andra i övriga landet. Grupp 3 Vad vill vi få ut av HP? Tydliga incitament och styrning, ha med det HP då vi har politiker bakom oss Organisation och styrning kritiskt men svårt ge förslag på, det kan HP komma vidare med och lyfta upp SLL som gott exempel. Erfarenhetsutbyte med samverkan inom regionen i mindre grupper. Utbilda beställare alltså chefer, så de har god förståelse kring att driva innovationsfrågan. Grupp 4 Terminologi, inte helt oviktigt Vi ska inte utestänga uppfinnare och mikroföretag. Utbilda chefer och politiker, liksom leverantörer om möjligheter som finns så att man inte övertolkar regelverket av rädsla att göra fe. Det behövs resurser även i företag, det offentliga kan inte kompensera helt för mikroföretags mindre resurser Grupp 5 Behövs mötesplatser där upphandlande organisationer och leverantörer möts, en pågående process.
6 (6) Finna former för att dela problemen som man ställs inför och skapa open source Finna former för dialog och stöd i de här processerna med råd och stöd kring hur man konkret ska gå tillväga. Pilotprojekt med ex Vinnova stöd. Även stöd medupphandling och strategiskt och långsiktigt, omvärldsbevakning och trendanalys. Avslutande panelsamtal Anders Börjesson, Nacka kommun Vi måste formulera oss annorlunda, det är inte innovationen i sig som är viktig. Vad vi vill är att bli bättre som kommun, att bättre utföra en kommuns uppgifter och för det är det nödvändigt att tänka nytt, att inte stänga till för nya sätt att göra saker på eller nya produkter. Det är viktigt att leverantörerna involveras i ett tidigt skede, så att de förstår vår vision och mål. Gunnar Goblirsch, NKS, Stockholm läns landsting Vi ska göra en upphandling till 2017, som ska sedan ska hålla tio år framåt i tiden. Då köper man en funktion och inte en produkt. Det är svårt, det gäller att utnyttja potentialen hos hela organisationen. Upphandlingstekniskt har vi alla verktyg vi behöver. Vi har haft en förberedande dialog med leverantörer utan sekretess, för att få reda på mer. Björn Eklundh, Upplands Väsby kommun Vi har samma situation som i Nacka, då vi lyfter över vår egen verksamhet till andra leverantörer. För att kunna leverera dessa tjänster blir vi beroende av dessa partners. Men hur får vi en fortsatt utveckling? Det är utmaningen, inte upphandlingen i sig. Detta vill vi få in i arbetet med våra samarbetspartners, olika lösningar, med mångfald. Måste skapa mer trygghet för beslutsfattare så vi vågar släppa detaljregleringen. Ju mer detaljreglering, desto mindre innovation. Så länge allt är lika sker ingen utveckling. Viktigt med mötesplatser där man träffar beställare och företag. Som chefer ska vi hjälpa våra politiker så att vi inte låser in oss och blir rädda.