SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORNS UPPDRAG Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. 131
Resultatbudget/plan, sektorn totalt Belopp, tkr Upphandlingsenheten förstärks med en upphandlare, bland annat för att kunna arbeta mer aktivt med avtalsuppföljning. Kommande år finns anslag för E-arkiv och intranät. Under ledning finns 1,8 mkr per år budgeterat för projektet Nollvision och andra åtgärder riktade mot samma målgrupp. I budgeten för finns det 0,5 mkr för att utreda möjligheten att etablera simhall i kommunen. Vidare finns resurser för att klara av kommande förvaltningsgemensamma projekt. Inom miljö- och hälsoskydd finns ytterligare en miljöinspektör från och med. Tjänsten finansieras via ökade intäkter för tillsyn. Taxor och avgifter 2 736 2 470 2 470 3 020 3 020 Hyror och arrende 0 0 0 0 0 Bidrag 0 0 0 0 0 Fsg av verksamhet 1 905 1 582 1 332 1 332 1 332 Övriga intäkter 78 0 0 0 0 Summa intäkter 4 719 4 052 3 802 4 352 4 352 Personalkostnader 38 011 42 495 43 704 44 260 44 260 Köp av huvudverksamhet -79 22 705 23 250 24 099 25 365 Hyror och fastighetsservice 2 096 2 105 1 811 1 811 1 811 Avskrivning och internränta 209 206 206 206 206 Övriga kostnader 16 367 17 505 22 045 19 695 19 695 Summa kostnader 56 604 85 016 91 016 90 071 91 337 Nettokostnader 51 885 80 964 87 214 85 719 86 985 Fördelning av bruttokostnader Miljö- och hälsoskydd 7% Personal 21% Ledning 42% Ekonomi och upphandling 17% Kansli och kommunikation 13% 132
Investeringsbudget/plan 2020 Belopp, tkr Summa Sektor för administrativ service 2019 2020 Inkomst 0 0 0 0 0 0 0 Utgift 0 6 466 4 400 3 250 2 000 4 550 2 900 Netto 0 6 466 4 400 3 250 2 000 4 550 2 900 Investeringarna består i huvudsak av den kommungemensamma budgeten för konstnärlig utsmyckning som motsvarar en procent av kommunens samlade investeringsbudget. Medel för e-arkiv finns och sedan tidigare plan finns anslag för servrar för sektorns it-system. För specificerad redovisning av investeringsprojekt se bilaga 1. 133
Ledning LEDNING Beskrivning Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar och arbete med Fairtrade city med mera. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg, vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Ekonomi Belopp, tkr Ledning (inkl. räddningstjänst för bokslut ) Intäkt 45 0 0 0 0 Kostnad 30 593 34 220 37 863 36 962 38 228 Netto 30 548 34 220 37 863 36 962 38 228 Under ledning finns 1,8 mkr per år budgeterat för projektet Nollvision och andra åtgärder riktade mot samma målgrupp. I budgeten för finns det 0,5 mkr för att utreda möjligheten att etablera simhall i kommunen. Vidare finns resurser för att klara av kommande förvaltningsgemensamma projekt. 134
Kansli och kommunikation KANSLI OCH KOMMUNIKATION Uppdrag Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer och reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val och information, samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också att vara administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation och utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Informationsmått Antal diarieförda ärenden 769 1 050 800 800 800 Ekonomi Belopp, tkr Kansli och kommunikation Intäkt 12 0 0 0 0 Kostnad 9 881 10 428 11 927 11 327 11 327 Netto 9 869 10 428 11 927 11 327 11 327 I kommande års budget ingår kostnader för E-arkiv och intranät. I budgeten finns även medel för Site vision, vilket är en molntjänst för kommunens hemsida och intranät. Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats (betyg 1 10). 8,7 8,9 9,0 9,0 9,0 Funktionen ska ha ett konsultativt arbetssätt och sträva efter att nyttja den mest effektiva informationskanalen för varje informationstillfälle samt anpassa informationen till målgruppen. Kansliet kommer under perioden att ytterligare utveckla de administrativa rutinerna avseende bland annat dokument- och ärendehantering. 135
Ekonomi och upphandling EKONOMI OCH UPPHANDLING Uppdrag Funktionens uppgift är att vara kommunens samlade enhet för ekonomiska frågor i redovisning, kund- och leverantörsreskontra, budget/plan, kravsystem, kassa och likviditetshantering. I uppdraget ingår att stödja kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads- och delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. Alla kommungemensamma ramavtal samt ramavtal som är specifika för sektor för socialtjänst samt utbildning och kultur handläggs. Funktionen fungerar därutöver som stöd i upphandlingar för övriga sektorer och samordnar kommunens försäkringar. Informationsmått Antal leverantörsfakturor 56 277 54 000 57 000 57 000 57 000 Varav helt elektroniska, EDI mm 2 899 5 000 10 000 15 000 20 000 Ekonomiska rapporter till KS 6 6 6 6 6 Antal ramavtal 600 600 600 600 600 Ekonomi Belopp, tkr Ekonomi och upphandling Intäkt 1 592 1 432 1 182 1 182 1 182 Kostnad 13 580 14 697 15 394 15 394 15 394 Netto 11 988 13 265 14 212 14 212 14 212 Från år ingår en tredje tjänst som upphandlare. Syftet med förstärkningen är huvudsakligen att även arbeta med avtalsuppföljning mer aktivt. 136
Ekonomi och upphandling Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator * Enligt chefsenkät. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Jag får bra service av personalen på funktionen(%)*. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på funktionen (%)*. Den information jag får är av hög kvalitet (%)*. Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%)*. Antal avvikelser från rekommendationer. Ramavtalstrohet (%). 99 97 99 99 99 98 97 98 98 98 98 97 98 98 98 98 97 98 98 98 4 3 3 3 2 94 94 95 95 95 Interna brukarundersökningar görs vartannat år. Indikatorerna avser andelen chefer som instämmer i påståendena. Beslutstödssystemet Qlikview kommer att fortsätta utvecklas och fler applikationer kommer anslutas för att ytterligare förbättra och bredda möjligheterna till information och uppföljning. En korrekt och aktuell redovisning ska uppnås genom upprättande av tydliga rutiner och anvisningar samt genom en aktiv dialog. Inga revisionsanmärkningar har riktats mot redovisningen. Redovisningen bedöms följa lagen om kommunal redovisning, och god redovisningssed tillämpas. Dock följs inte alla rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. En hög ramavtalstrohet resulterar i fördelaktiga inköp för verksamheterna och innebär att de politiska riktlinjerna avseende upphandling följs. Tillhandahållande av nya avtalsområden ska ske genom identifiering och upphandling av ännu ej upphandlade varu- och tjänsteområden. Målet är att uppnå enhetliga och rationella inköp bland annat genom att reducera antalet beställare. Den ökade beställarkompetensen i verksamheterna kommer att bidra till ökad andel köp hos rätt leverantör till rätt kostnad. 137
Personal PERSONAL Uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen ska se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Informationsmått Antal löneutbetalningar per år 50 249 47 000 50 000 50 000 50 000 Ekonomi Belopp, tkr Personal Intäkt 429 150 150 150 150 Kostnad 17 789 18 988 19 117 19 117 19 117 Netto 17 360 18 838 18 967 18 967 18 967 Inga större verksamhetsförändringar ingår i kommande års budget. Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Jag får bra service av personalen på personalfunktionen (%)*. 99 95 95 95 95 * Enligt chefsenkät. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen (%)*. Den information jag får är av hög kvalitet (%) *. Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%)*. 99 95 95 95 95 98 95 95 95 95 97 95 95 95 95 Funktionen har som målsättning att under de kommande åren bibehålla nivån på service, kvalitet och tillgänglighet gentemot chefer och övriga medarbetare. Funktionen kommer, i samråd med kommundirektören och förvaltningens ledningsgrupp, att fortsätta utveckla chefs- och ledarutbildningen i kommunen. 138
Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD Uppdrag Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen samt smittskyddslagen och ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna råd och upplysningar till allmänheten samt vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor, livsmedelskontroll och smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljöoch hälsoskyddssituationen i kommunen samt nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. Informationsmått Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut 10 10 10 11 11 802 700 800 900 900 568 650 700 700 700 Ekonomi Belopp, tkr Miljö- och hälsoskydd Intäkt 2 641 2 470 2 470 3 020 3 020 Kostnad 6 581 6 683 6 715 7 271 7 271 Netto 3 940 4 213 4 245 4 251 4 251 Från och med finns ytterligare en miljöskyddsinspektör med i budget, vilken ska finansieras via ökade intäkter för tillsyn. 139
Miljö- och hälsoskydd Fördelning av intäkter för myndighetsutövning TIllsyn folköl, tobak & receptfria läkemedel 3% Tillsyn livsmedel 34% Tillsyn miljöskydd och hälsoskydd 63% Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Resultat av enkätundersökning, %. Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd. Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump. Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering av ny verksamhet. 77 nöjda (2013) 75 75 75 75 17 <14 <14 <14 <14 7 10 10 10 10 5 <7 <7 <7 <7 Miljö- och hälsoskydd har som ambition att handlägga inkommande ärenden inom en månad, så att sökanden eller anmälaren får ett beslut eller svar inom den tiden. För de flesta ärenden av rutinkaraktär handlar handläggningstiden om några dagar eller veckor, medan mer komplicerade ärenden kan dra ut längre på tiden. Arbetet ska vara förebyggande och förutseende med råd och upplysningar för att så tidigt som möjligt leda till lösningar och väl underbyggda beslut. Verksamheten är i hög grad styrd av inkommande ärenden och enligt tillsynsplanen ska tillstånds-, anmälnings-, godkännande- och klagomålsärenden alltid handläggas med högsta prioritet. En sammanställning över vilken tid ett tillstånds- respektive anmälningsärende tar i snitt, räknat från ansökan lämnas in fram till beslutsdatum, redovisas som indikator ovan. Många ansökningar behöver dock kompletteras av sökande. Detta innebär att den verkliga handläggningstiden är betydligt kortare. 140