INNEHÅLL INNEHÅLL Förenklade årsavslut med Norstedts Redovisning/Affärssystem 1 FÖRENKLA ÅRSAVSLUTET...5 2 LAGAR OCH REGLER...6 2.1 Lagar 6 2.2 Bokslutspärm... 6 2.3 Verifiera bokslutsposter... 6 3 CHECKLISTA ÅRSAVSLUT...7 3.1 Åtgärder före bokslutsdagen...7 3.1.1 Beställ bekräftelse från myndigheter; institutioner etc.... 7 3.1.2 Inga eftersläpningar i redovisningen... 7 3.1.3 Allmän beredskap... 7 3.1.4 Planera för varulagerinventering... 7 3.1.5 Resultatreglering... 8 3.1.6 Deklaration... 8 3.2 Åtgärder på bokslutsdagen... 8 3.2.1 Inventera lagret...8 3.2.2 Inventera kassan... 8 3.3 Åtgärder efter bokslutsdagen...9 3.3.1 Fakturera kunder... 9 3.3.2 Behandling av leverantörsfakturor... 9 3.3.3 Ta fram bokslutsuppgifter till varje balanskonto... 9 4 RAPPORTER I NORSTEDTS...11 5 ÅRSAVSLUT I NORSTEDTS...12 5.1 Bokföring på två räkenskapsår... 12 5.2 Överför preliminär Ingående balans... 12 5.3 Räkenskapsperioder och år... 13 5.3.1 Försäljningsmodulen... 13 5.3.2 Inköpsmodulen... 13 5.3.3 Verifikatsregistrering... 14 5.3.4 Verifikatsnummer... 14 3
FÖRENKLA ÅRSAVSLUTET 5.3.5 Andra nummerserier... 14 5.3.6 Period 13 och årsavslutningsdispositioner... 14 5.4 Starta årsavslut i Norstedts... 15 5.5 Felsökning... 15 5.5.1 Följande perioder måste avslutas... 15 5.5.2 Verifikatsregistreringen innehåller data... 16 5.5.3 Fakturajournal måste skrivas ut... 16 5.5.4 Bokförningsjournalen automatisk överföring måste skrivas ut... 16 5.5.5 Överskott/underskott måste disponeras... 16 5.5.6 Momskonto... 18 5.5.7 Momssaldon i Period 13... 18 5.6 Slutför årsavslut... 18 5.6.1 Säkerhetskopiering... 19 4
FÖRENKLA ÅRSAVSLUTET 1 FÖRENKLA ÅRSAVSLUTET Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. Du måste beräkna extra tid för bokslutsarbetet och gå igenom vissa procedurer innan du är klar för årsavslut. Bokslutsarbete och årsredovisning betyder för de flesta en stor arbetspress och korta tidsramar. Många företag är upptagna med årsavslut i flera månader, upp till ett halvår. Med hjälp av god planering, systematisering och koordinering kan arbetspressen reduceras väsentligt. En del arbetsuppgifter kan förberedas eller tillrättaläggas före själva årsavslutet. Om ditt företag har skapat goda rutiner för löpande avstämning under året, blir inte den extra belastningen vid årsavslutet så stor. Årsavslutsarbetet ser i stort sett likadant ut varje år. Ett bra tips för att reducera arbetet är att ha en skriftlig arbetsplan (kom-i-håg lista), samt att göra löpande avstämningar under året. I samband med årsavslut i Norstedts Redovisning/Affärssystem dyker det vanligtvis upp en del frågor. Vi hoppas därför att detta häfte kan vara ett hjälpmedel som besvarar de flesta av dina frågor och hjälper dig att enklare genomföra årsavslutet. Årsavslutet i Norstedts Redovisning/Affärssystem är användarvänligt därför att du följer en vägvisare som guidar dig igenom proceduren. Lycka till med årsavslutet! 5
LAGAR OCH REGLER 2 LAGAR OCH REGLER 2.1 Lagar Det finns ett antal olika lagar och regler som styr arbetet runt ett bokslut. I dessa kan t ex finnas värderingsregler, klassificeringsregler etc. DET LAGAR SOM PÅVERKAR BOKSLUTSARBETET I ETT AKTIEBOLAG ÄR BLA: Årsredovisningslagen (ÅRL) Bokföringslagen (BFL) Aktiebolagslagen (ABL) Lag om inventering av varulager Inkomstskattelagen (IL) Mervärdesskattelagen (ML) För andra företagsformer kan andra lagar komma i fråga t ex Handelsbolagslagen eller lagen om ekonomiska föreningar. Utöver detta finns ett antal anvisningar och rekommendationer som styr vårt boksluts- och redovisningsarbete. Dessa ges ut av olika samduslutningar. HÄR KAN SOM EXEMPEL NÄMNAS: Bokföringsnämnden (BFN) Redovisningsrådet (RR) 2.2 Bokslutspärm Ett bra sätt att strukturera upp bokslutsarbetet är att ta fram en bokslutspärm där du samlar alla underlag du tar fram i bokslutsarbetet. Sätt in ett numeriskt register med flikar. Under respektive flik i pärmen gör du en specifikation av varje balanspost och samlar de underlag som finns som styrker denna post. 2.3 Verifiera bokslutsposter Allt som händer i ett företag måste styrkas med en verifikation. Det är därför viktigt att föra anteckningar under bokslutsarbetet så att det framgår vad som har gjorts. Tänk på att de bokslutsverifikationer du upprättar i bokslutsprogrammet ska läggas in i redovisningen. 6
CHECKLISTA ÅRSAVSLUT 3 CHECKLISTA ÅRSAVSLUT Bokslutsarbetet utgår från balansräkningen. När du börjar med bokslutsarbetet utgå då från balansräkningen. På så sätt fastställer du balansräkningen som gäller för bokslutsdagen. Utgående balans på alla tillgångar och skulder måste kunna verifieras. De bokförda saldona ska stämma med verkligheten och med de värderingar som görs. Du kan ta fram en del av underlagen i Norstedts Redovisning/Affärssystem. 3.1 Åtgärder före bokslutsdagen 3.1.1 BESTÄLL BEKRÄFTELSE FRÅN MYNDIGHETER; INSTITUTIONER ETC. Beställ gravationsbevis per bokslutsdag på företagsinteckningar och på fastighetsinteckningar hos Tingsrätten som handlägger aktuell fastighet. Beställ engagedugsspecifikationer per bokslutsdag från banker och övriga kreditgivare. 3.1.2 INGA EFTERSLÄPNINGAR I REDOVISNINGEN Fakturera ikapp eventuell eftersläpning för tidigare leveranser. Klara ut eventuella krav- och inkassoärenden. Påminn personalen om eventuellt eftersläpande reseräkningar. Påminn leverantörer om att skicka fakturan för ofakturerade leveranser. 3.1.3 ALLMÄN BEREDSKAP Se till att redovisningen är uppdaterad och gå igenom ouppklarade saker innan själva bokslutsarbetet startar. 3.1.4 PLANERA FÖR VARULAGERINVENTERING Gör en enkel inventeringsinstruktion som reglerar: Vilka lager ska inventeras? Vilka är huvudansvariga för lagerinventeringen? När ska lagret inventeras? Tänk på inga lagerrörelser får ske mellan bokslutstidpunkten och tidpunkten för inventering. Det betyder att inventeringen bör göras snarast efter bokslutsdagen. Hur ska inventeringen gå till? Hur ska avgränsning göras mot in- och utleveranser under inventeringens gång så att inga varor tappas bort eller dubbelräknas? Hur ska hänsyn tas till inkurans i lagret? Hur ska prissättning ske? 7
CHECKLISTA ÅRSAVSLUT OBS: För att du ska få en korrekt lagerinventeringsrapport måste du ha angett korrekt inköpspris vid inleverans till lagret. Det är också viktigt att du under menyvalet Visa Inställningar Företagsdatabas under fliken Modulinställningar och knappen Försäljning & Fakturering har valt Antal kan inte vara större än disponibelt antal under rubriken Eventuella begränsningar när produkten inte finns på lager. Annars finns det risk att du får negativa lagersaldon. 3.1.5 RESULTATREGLERING Kontakta gärna din revisor eller redovisningskonsult för diskussion om lämpliga resultatreglerande åtgärder. 3.1.6 DEKLARATION Kontakta din revisor eller redovisningskonsult om du behöver biträde med upprättande och/eller anstånd med avlämnande av deklarationen. 3.2 Åtgärder på bokslutsdagen 3.2.1 INVENTERA LAGRET Övervaka inventeringen att den går till på korrekt sätt. Inventeringen måste ske på bokslutsdagen eller dag innan verksamheten återupptas efter bokslutstidpunkten. På bokslutsdagen måste önskade lagerrapporter skrivas ut för att rätta värden ska erhållas. Inga lagerrörelser eller prisförändringar får ske mellan bokslutstidpunkten och tidpunkten för utskrift av lagerinventeringsrapporter. Under Visa Produkt - Rapporter finns bra rapporter att skriva ut i samband med bokslutet. Vi föreslår följande rapporter: Avstämning av lagervärde Avvikelse efter inventering m/värde Lagervärdelista (lagerförändringar) om inköpsrutinen används Lagervärdesrapport om inte inköpsrutinen används 3.2.2 INVENTERA KASSAN Rensa kassan från kvitton mm. Inventera kassan och skriv under inventeringsintyg. Använd gärna bilagan för Kassainventeringsintyg i Norstedts Bokslut. 8
CHECKLISTA ÅRSAVSLUT 3.3 Åtgärder efter bokslutsdagen 3.3.1 FAKTURERA KUNDER Fakturera samtliga utleveranser t o m bokslutsdagen. 3.3.2 BEHANDLING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR Invänta leverantörsfakturor avseende varor och tjänster som levererats t o m bokslutsdagen. Sent ankomna fakturor kan bokföras på det nya året, men förtecknas då särskilt som bokslutsuppgift. Det kan vara praktiskt att märka leverantörsfakturorna så att det framgår om leverans skett på gamla eller nya året. 3.3.3 TA FRAM BOKSLUTSUPPGIFTER TILL VARJE BALANSKONTO Nedan följer ett par exempel på hjälptext till olika balansposter till vilka du ska ta fram underlag. Med hjälp av Norstedts Bokslut kan du skapa bilagor till respektive balanspost. EXEMPEL 1: BYGGNADER, MARK OCH ÖVRIG FAST EGENDOM Kopiera fakturor avseende anskaffningar och avyttringar. Ta fram kontoanalys över kontot Reparation och underhåll av fastighet. Norstedts Bokslut räknar fram årets planenliga avskrivningar på bilagor. Observera den skattemässigt högst tillåtna procentsatsen. Sätt in gravationsbevis som erhållits från Tingsrätten. 9
CHECKLISTA ÅRSAVSLUT EXEMPEL 2: KUNDFORDRINGAR Upprätta specifikation över utestående kundfordringar (fakt.nr kund,belopp inkl. moms) om kundreskontra inte finns. Om utländska belopp ingår ange dem särskilt. Stäm av specifikation (reskontran) mot huvudbok. Samtliga kundfordringar som avser leverans av varor och tjänster fram t o m bokslutsdagen ska medtagas. Dateringen av kundfakturan har ingen betydelse i detta samduhang. Även osäkra eller tvistiga kundfordringar medtas i specifikationen över kundfordringar. Markera betalningsdag och upprätta en åldersanalys över äldre obetalda fakturor (t ex fakturor med förfallodatum äldre än 2 mån) och bedöm reserveringsbehov för osäkra fordringar. Upprätta särskild specifikation över osäkra kundfordringar. Ange vidtagna inkassoåtgärder, anledningen till tvisten samt den i fakturabeloppet ingående mervärdesskatten. Kopiera meddelandet från konkursförvaltaren. Notera större kreditnotor efter balansdagen. Specificera kundfordringar avseende koncernbolag. TIPS 1: Du hittar redovisningsplanen i Norstedts Redovisning/Affärssystem genom att gå på Visa, peka på Redovisning och klicka på Kontoplan. Där kan du också själv ändra vilken kontogrupp respektive konto skall tillhöra. Genom att ta ut rapporten Balans, detaljerad ser du vilka konton som ingår i varje kontogrupp. TIPS 2: Behöver du ytterligare stöd i ditt bokslutsarbete rekommenderar vi Norstedts Bokslut. Där finner du kompletta kontrollfrågor och beräkningsbilagor som stöd i ditt bokslutsarbete. De skapade bokslutsverifikaten kan sedan enkelt föras tillbaka till Norstedts Redovisning/Affärssystem. Kontakta kundservice för mer information. 10
TRAPPORTER I NORSTEDTSTT 4 RAPPORTER I NORSTEDTS AVSTÄMNING AV KONTON I REDOVISNINGSPLANEN: Balanskonton, tillgångar Immateriella anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Lager, produkter och pågående arbeten Kundfordringar Post, bank och kassa Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Obeskattade reserver Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skatteskulder Moms och särskilda punktskatter Personalens skatter, avgifter och löneavdrag Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Leverantörsskulder Resultat, inkomster/intäkter Huvudintäkter, Fakturerade kostnader Rörelsens sidointäkter, Intäktskorrigeringar Aktiverat arbete för egen räkning Övriga rörelseintäkter Utgifter/kostnader Varor/material Övriga externa Personal mm Finansiella och andra intäkter/kostnader FÖRSLAG PÅ AVSTÄMNINGSRAPPORTER I NORSTEDTS REDOVISNING/AFFÄRSSYSTEM: Balans Balans, detaljerad Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Lagervärdesrapport Lagervärdeslista (lagerförändringar) Kundfordringar Öppna kundreskontraposter per 31.12.XX Avstämning balans mot resultaträkning Välj menyn Visa, Redovisning, Bankavstämning. För att aktivera denna funktion måste du gå in i Kontoplan och klicka i Bankavstämning på fliken Avancerat på kontona för post, bank och kassa. Balans Balans, detaljerad Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Leverantörsskulder Öppna leverantörsreskontraposter per 31.12.XX Avstämning balans mot resultaträkning Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum 11
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST 5 ÅRSAVSLUT I NORSTEDTS 5.1 Bokföring på två räkenskapsår Vanligtvis är det nödvändigt att fortsätta med redovisningen på det nya räkenskapsåret innan årsavslutet för föregående år är avslutat. Orsaken är att det ofta hänger efter med en del administrativa rutiner, som t ex fakturor för varor som är levererade i sista räkenskapsperioden men som blir fakturerade i period 1 på det nya räkenskapsåret. Dessutom är det sällan aktuellt att bokföra bokslutsdispositionerna förrän efter några månader och den dagliga bokföringen måste skötas som vanligt. Du kan inte riskera att skjuta upp redovisningen på det nya räkenskapsåret även om årsavslutet inte är klart. I Norstedts löser du detta genom att ändra Aktivt räkenskapsår genom att välja Visa, Inställningar och knappen Redovisning eller genom menyn Välj räkenskapsår i Verifikatsregistreringen. Detta medför att du kan bokföra på två räkenskapsår samtidigt och att den löpande bokföringen kan fortsätta som normalt. Du har också möjlighet att överföra en preliminär Ingående balans för att ha bättre översikt. Räkenskapsåret avslutas när alla dispositioner är genomförda och utgående balans överförs som ingående balans i period 1 på det nya räkenskapsåret. Efter att årsavslutet är avslutat är det inte längre möjligt att bokföra eller ändra på data i detta räkenskapsår. Skulle det senare visa sig att det är någon transaktion som saknas är lösningen att bokföra ett korrigeringsverifikat på det nya räkenskapsåret. 5.2 Överför preliminär Ingående balans Preliminär överföring av Ingående balans kan användas efter att du har påbörjat ett nytt räkenskapsår och innan det föregående året är avslutat och den slutliga Ingående balansen överförts. I Norstedts gör du det genom att välja Visa, Redovisning och välja Överför preliminär Ingående balans. Genom att överföra preliminär Ingående balans får du bättre förutsättningar för finansiella värderingar av företagets balansposter under denna tid. Vid årsavslutning av föregående år kommer den slutgiltiga Ingående balansen att överskriva den preliminära så att balansrapporterna visar de korrekta siffrorna. 12
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST SÅ ÖVERFÖRS PRELIMINÄR "INGÅENDE BALANS": 1. Välj Visa, Redovisning och välj Överför preliminär ingående balans. 2. Välj vilka två räkenskapsår temporärt ingående saldo skall överföras från och till. Du kan även markera om du vill generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Utan markering blir balansen genererad per konto. 3. Klicka OK. Ett verifikat upprättas för det nya räkenskapsåret med verifikatstyp Ingående balans som innehåller alla balanskonton. 4. Ta eventuellt ut en balansrapport för det nya året för att verifiera att balansen är uppdaterad. Upprepa proceduren varje gång du ändrar balansen för det gamla året. Samma verifikat skrivas över med uppdaterat balans. 5.3 Räkenskapsperioder och år Redovisningen i Norstedts har 13 perioder. Period 1 till 12 är tolv månader och period 13 används för bokslutsdispositioner och är inte en vanlig period med tömning av momsen. Det finns också möjlighet att ändra längden på ett räkenskapsår upp till 18 månader. Redovisningsmodulen ger dig mesta möjliga flexibilitet vid övergången till ett nytt år. Det innebär att du kan fortsätta arbeta på det nya räkenskapsåret efter att du har skapat det nya året. Se nedan hur de olika modulerna bestämmer vilket räkenskapsår som verifikaten blir bokförda i. 5.3.1 FÖRSÄLJNINGSMODULEN I Norstedts är det är möjligt att styra vilken period en faktura skall bokföras på, genom att skriva in önskat fakturadatum i fältet Fakturadatum i Försäljningsmodulen. Det är fakturadatum som bestämmer vilken period fakturan blir bokförd på. Om du inte skriver in fakturadatum är det systemdatum som styr. 5.3.2 INKÖPSMODULEN När du är på status Färdigbehandlad på en inköpsorder och skall bokföra väljer du ikonen Bokföra inköpsorder. Här har du möjlighet att ändra Fakturadatum för att bokföra verifikatet i önskad period. 13
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST 5.3.3 VERIFIKATSREGISTRERING I Verifikatsregistrering kan du fritt välja räkenskapsår och period. Du har fortfarande möjlighet att bokföra verifikat på det gamla räkenskapsåret genom att ändra år i verktygsmenyn i de perioder som inte är avslutade. Om period 12 är avslutad har du möjlighet att bokföra i period 13. 5.3.4 VERIFIKATSNUMMER När du börjar bokföra på ett nytt räkenskapsår startar nummerserien på nummer 1 igen. I Norstedts är det vanligt att varje verifikatstyp har en egen nummerserie. Nummerserien börjar med nummer 1 varje år om du inte överstyr detta manuellt innan du bokför det första verifikatet eller överför ingående balans. Inställningar för verifikatnummerserie hittar du genom att välja Visa och Inställningar, klicka sedan knappen Redovisning. Välj fliken Redovisning och klicka på Verifikationstypinställn. och nummerserier. VIKTIGT! Inställningarna måste göras innan du fakturerar i Försäljningsmodulen eller bokför i Verifikatsregistrering i det nya räkenskapsåret. Detta gäller också om du skall använda Gemensam nummerserie för alla verifikatstyper. 5.3.5 ANDRA NUMMERSERIER När det gäller andra nummerserier som t ex ordernummer, fakturanummer och kundnummer, fortsätter dessa oförändrat på det nya räkenskapsåret. Med andra ord behöver du inte återställa dessa nummerserier. Anledningen är att dessa register inte skiljer sig åt per år på samma sätt som redovisningen. 5.3.6 PERIOD 13 OCH ÅRSAVSLUTNINGSDISPOSITIONER Efter att period 12 är avslutad, är nästa period som du kan bokföra i period 13. Denna period avslutas automatiskt när du genomför årsavslut. Huvudanledningen till att du har period 13, är att de flesta användare inte vill avsluta årsavslut för fjolåret förrän efter några månader. De viktigaste dispositionerna som görs i period 13 är bl. a avskrivningar, justeringar av varulager, avsättningar samt disponering av årsöverskott/underskott. 14
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST 5.4 Starta årsavslut i Norstedts För att starta vägvisaren för årsavslut väljer du Visa, Redovisning och Årsavslut. I rullgardinsmenyn för Räkenskapsår väljer du det år som du skall avsluta. Välj därefter Nästa. Ett nytt fönster öppnas och du får meddelande om att hela bokföringen kommer att gås igenom. Läs informationen på skärmen och klicka Nästa för att gå vidare. Kontrollen utförs och du får eventuellt upp en lista med olika moment som måste företas innan du kan slutföra årsavslutet. Klicka Avbryt för att gå igenom alla punkter. När detta är genomfört kan du starta vägvisaren för årsavslut igen. 5.5 Felsökning I nästa avsnitt finns en beskrivning av vad de olika punkterna innebär och vad du skall göra för att genomföra detta. 5.5.1 FÖLJANDE PERIODER MÅSTE AVSLUTAS Om du får besked om att alla perioder inte är avslutade måste du avbryta årsavslutet och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. 15
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST Du avslutar en period genom att välja Visa, Redovisning och Stäng redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas även om du inte har några bokförda verifikat på perioderna. Genom att stänga perioderna töms också momskontona mot momsredovisningskontot 2650. 5.5.2 VERIFIKATSREGISTRERINGEN INNEHÅLLER DATA Om Verifikatsregistreringen innehåller verifikat som inte är överförda till huvudbok kan inte årsavslutet genomföras. Dessa verifikat måste antingen överföras till huvudbok eller raderas innan du kan slutföra årsavslut. Om du inte ser några verifikat i Verifikatsregistrering, kan du klicka på knappen Användarinställningar i verktygsmenyn överst i modulen. Klicka sedan på knappen med tre prickar bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du ser då verifikat registrerade av andra användare som inte är överförda till huvudbok. 5.5.3 FAKTURAJOURNAL MÅSTE SKRIVAS UT Fakturajournal måste skrivas ut från Rapportmodulen under ikonen Redovisning. Kom ihåg att fakturajournalen måste skrivas ut direkt till skrivaren och att utskriften måste godkännas. Om du väljer förhandsvisning får du besked om att utskrifter till förhandsvisning inte verkställs. Kom ihåg att välja rätt räkenskapsår i urvalsfönstret som visas efter att du har valt Skriv ut. 5.5.4 BOKFÖRNINGSJOURNALEN AUTOMATISK ÖVERFÖRING MÅSTE SKRIVAS UT Bokföringsjournalen skrivs ut från Rapportmodulen under ikonen Redovisning. Rapporten du skall skriva ut heter Bokföringsjournal (automatisk överföring). Precis som fakturajournalen måste också denna rapport skrivas ut direkt till skrivare för att verkställas. Kom ihåg att välja rätt räkenskapsår i urvalsfönstret som visas efter att du klickat Skriv ut. 5.5.5 ÖVERSKOTT/UNDERSKOTT MÅSTE DISPONERAS När du avslutar årsbokslutet i Norstedts blir alla saldon på balanskonton (konton mellan 1000 och 2999) överförda till nästa år som ingående saldo. För att detta skall bli riktigt är det en förutsättning att resultatkontona (konton mellan 3000 och 9999) töms mot ett balanskonto. Följande två rapporter visar om disponering är gjord: Resultaträkning 1 (detaljerad) Balans, detaljerad När du skriver ut dessa rapporter är det viktigt att du sätter filter för räkenskapsår och period 1-13. Förutsättningen för att genomföra årsbokslut är att summan av tillgångarna är lika med summan av skulderna och eget kapital. 16
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST EXEMPEL PÅ DISPONERING AV UNDERSKOTT Du gör på följande sätt: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du skall avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen Diverse i period 13. 4. I fältet för Konto lägger du in 8999. 5. I fältet Kredit lägger du in beloppet som skall disponeras, t ex 822 552,16. 6. Klicka Enter. 7. I fältet Konto lägger du in 2099. 8. I fältet Debet lägger du in beloppet som skall disponeras, t ex 822 552,16. 9. Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. EXEMPEL PÅ DISPONERING AV ÖVERSKOTT Du gör på följande sätt: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du skall avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen Diverse i period 13. 4. I fältet Konto lägger du in 8999. 5. I fältet Debet lägger du in ett belopp t ex 822 552,16. 6. Klicka Enter. 7. I fältet Konto lägger du in 2099. 8. I fältet Kredit lägger du in ett belopp t ex 822 552,16. 9. Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. 17
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST 5.5.6 MOMSKONTO Det enda momskonto som skall innehålla saldo när du avslutar ett årsbokslut är konto 2650, Momsredovisningskonto. Alla andra konton måste stämmas av innan årsbokslut. På detta sätt får du med moms som du ev. är skyldig eller har tillgodo till ingående balans. När du försöker avsluta året kan du få följande meddelanden: Kan inte genomföra årsbokslutet på grund av: Sista momsperioden är inte utskriven och godkänd Tidigare momsperioder (period 1-11) är inte utskrivna och godkända Verifikat som innehåller momskonton i period 13 (Se nästa avsnitt.) När det gäller de två första punkterna måste du välja Visa, Redovisning och Stäng räkenskapsperiod. 5.5.7 MOMSSALDON I PERIOD 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 som innehåller momskonton måste du manuellt ändra detta. Saldon kommer inte med i momsredovisningen och du måste därför ta med detta som ett korrigeringsverifikat i nästa period som skall redovisas. För att veta hur momsverifikatet skall bokföras kan du skriva ut Huvudbok saldototaler för ditt aktuella räkenskapsår. I detta exempel är saldot 387,10 på konto 2650 vid utskrift av Huvudbok saldototaler. SÅ HÄR SKALL VERIFIKATET BOKFÖRAS: Räkenskapsår: 2005 Period: 13 Verifikatsdatum: 31.12.05 Verifikatstyp: Diverse Konto Namn Debet Kredit 2611 Utgående moms 387,10 2650 Momsredovisningskonto 387,10 Detta verifikat har nu nollställt saldot på konto 2611 samt att det endast är momsredovisningkontot som har saldo vid årsbokslut. Kom ihåg att ta med denna manuellt bokförda summa på nästa skattedeklaration som skall redovisas. 5.6 Slutför årsavslut Välj Visa, Redovisning och Årsbokslut. Om allt är korrekt bokfört i förhållande till felsökningen kommer vägvisaren att gå till nästa punkt som är säkerhetskopiering. 18
TÅRSAVSLUT I NORSTEDTST 5.6.1 SÄKERHETSKOPIERING När du klickar Nästa tas automatiskt en säkerhetskopia om du inte kryssat i rutan Ta inte säkerhetskopia. Ta vara på denna säkerhetskopia. Säkerhetskopian sparas på standardområdet för säkerhetskopior, t ex. C:\Program\Norstedts Juridik \Redovisning\Backup\ Du kan ändra ditt standardområde genom att välja Visa - Inställningar - Säkerhet Inställningar. När säkerhetskopieringen är klar får du fram en ny dialogruta. Kryssa i rutan om du vill överföra ingående balans även för projekt och avdelning. Klicka Slutför i detta fönster för att avsluta räkenskapsåret och generera ingående balans för nästa år. Du får nu meddelande om att räkenskapsåret är avslutat. Välj OK. TIPS! För att stämma av huvudbok och reskontran kan du skriva ut rapporterna Huvudbok saldototaler och Öppna kundreskontraposter/leverantörsreskontraposter per 31.12.XX. Sätt urval på period 1-13 på båda rapporterna. Alla rapporter hittar du i rapportmodulen under fliken Redovisning och Reskontra. 19