Externt regelverk Regeringsformen Tryckfrihetsförordningen Sekretesslagen Arkivlagen Förvaltningslagen Personuppgiftslagen Riksarkivets föreskrifter
Internt regelverk Arbetsordningen Tjänsteföreskrifter Myndighetsbeslut Folder för utlämnande Handlingsplaner för dokumenthantering (avdelningsvisa) Dokumentförteckningar
Övergripande struktur D/D-plan 2006 1. Olycksförebyggande verksamhet 2. Stöd till Räddningsinsatser 3. Bistånds- och räddningsinsatser 4. Tillsyn 5. Risk- och säkerhetsutbildning 6. Lednings- och stödverksamhet
Dokumenthanteringsprocessen
Handling INSYN Ingen insyn Allmän handling - inkommen - upprättad - förvarad Arbetshandling - pågående - utkast - före godkännande Enskild handling - privat - facklig - politisk Offentliga Hemliga Papperskorg
Sekretesslagen 15 kap 1 När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats
Diarieföring Registrering i ett diarium som är en fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar Ärendediarium är ett diarium där varje ärende har ett unikt diarienumret som håller ihop alla handlingar och andra åtgärder som hänt i ärendet
Vad ska diarieföras? Handlingar som innehåller sekretessbelagd information Ärenden som innebär myndighetsutövning Inkomna remisser verkets svar Uppdrag från regeringen, SIDA, FN Projekt, viktiga handlingar Avtal som inte finns i RUBEN Frågor som ska besvaras Sådant som vi troligen behöver återsöka Viktiga saker som SRV upprättar, interna regler, rapporter mm Det man inte har något bättre sätt att hålla ordning på
Vad behöver inte diarieföras? Rutinartad ärenden som förekommer i stor mängd Kallelse till kurser, konferenser Sådant som inkommit för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd Fakturor (registreras i Agresso) Upphandling och inköp (registreras i Ruben) Regelbundet återkommande protokoll (numreras löpande) Sådant som uppenbarligen är av tillfällig och ringa betydelse Reklam Dokument som inkommit för delning
Åtgärdstyper Anmodan Ansökan Avtal Beslut Beslut fattade av GD PM Protokoll Rapport Regeringsbeslut Remissvar Reserapport Sekretess Tjänsteföreskrift Tjänsteanteckning Uppdrag Yttrande Överklagan Övrigt Remiss
Ärendetyper Dispensärende Förbokat ärende Internt ärende Miljöledningsärende Normgivningsärende Projekt Rekrytering Remiss Remiss som besvaras av GD Revisionsärende Standardiseringsärende Tillståndsärende Tillsynsärende Uppdragsärende Utredningsärende Övrigt
Räddningsverket Sid: 1 321-3721-2006 Datum: 2006-09-04 Tid: 16:50 diasrv Sign: BRS Ärende D/D-nr: Ä.nr: Ärendemening Ärendepart Init.av Ärendetyp: Enhet: Handläggare: Start: Avsl.datum: 321 03721-2006 Evakuering av svenskar i Libanon / Stödstyrka Libanon Regeringskansliet, EXT Utrikesdepartementet ÖVR IAHUM BET 2006-07-14 Åtgärder Nr Reg.dat. Ink/Utg Ink/Utg.dat Åtgärdstext Namn 15 2006-08-28 U 2006-07-23 Inofficiellt godkännande från UD Socialstyrelsen 14 2006-08-28 U 2006-07-23 Organisationsförslag för förlängning av Räddningsverkets stödstyrka 2006-07-24--08-01 Regeringskansliet, Utrikesdepartementet 13 2006-08-28 I 2006-07-23 Godkännande av kostnader för sjukvårdspersonal Socialstyrelsen 12 2006-08-28 U 2006-07-22 Budget för förlängning av stödstyrka Libanon Regeringskansliet, Utrikesdepartementet 11 2006-08-07 I 2006-08-01 Regeringsbeslut 2. Uppdrag till Statens räddningsverk att lämna fortsatt stöd till Regeringskansliet, Försvarsdepartementet Utrikesdepartementet med anledning av evakueringen av svenska medborgare från Libanon. (Fö2006/1852/CIV) 10 2006-08-07 U 2006-08-03 Verksamhetsförskott för stödstyrka Libanon Internt beslut 9 2006-08-07 U 2006-07-31 Verksamhetsförskott för stödstyrka Libanon Internt beslut 8 2006-08-01 I 2006-08-31 Libanon: OCHA-chefen Jan Egeland vädjar till säkerhetsrådet om 72 timmars humanitär vapenvila Sverieges ständiga representation vid FN 7 2006-07-26 I 2006-07-18 Ukraina begär information om evakuering av medborgare från Libanon vid EADRCC - Frankrike protesterar Sveriges Ambassad Delegationen vid NATO 6 2006-07-20 I 2006-07-20 Svar på frågor om information till ny personal Internt, Eva-Lena 5 2006-07-20 I 2006-07-19 Information om evakuering av svenskar i Libanon Socialstyrelsen 4 2006-07-18 U 2006-07-17 Begäran om förhöjd limit på Eurocard Internt, SVSe 3 2006-07-16 U 2006-07-16 Hemställan om flygtransport Sverige - Cypern 2006-07-17 Försvarsmakten, Högkvarteret 2 2006-07-16 I 2006-07-15 Utrikesdepartementet bestrider kostnaderna för de första insatserna i Libanon Regeringskansliet, Utrikesdepartementet 1 2006-07-16 U 2006-07-14 Beskrivning och budgetförslag för insats i Libanon Regeringskansliet, Utrikesdepartementet Övriga uppgifter 15 Åtgärder Nr Ink/Utg.dat Text Aktivitet 27140 1 Övriga uppgifter Samband Nr Ink/Utg.dat Text 03763-2006 1 Samband
Att avsluta ett ärende Rensa bort allt onödigt, kladdlappar, kopior, gem, plastfickor Se till att allt underlag finns kvar så att verksamhetsuppföljning och revision är möjlig. Lämna till registrator som avslutar i diariet och lämnar till registraturen för arkivering