Protokoll från Luckans styrelsemöte januari 2012 Plats: SFPs kansli, Simonsgatan 8, vån 6, Helsingfors Tid: 25.1.2012 kl 9.00-11.30 Närvarande: Styrelse Anställda Monica Martens-Seppelin Karl Norrbom Maria Björnberg-Enckell Pia Sevón Fredrik Karlsson Jessica Lerche Samuel Reuter Sebastian Weckman (deltog i punkt 10) PROTOKOLL JANUARI 2012 Innan mötet hölls en kort presentation av deltagarna då det var Fredrik Karlssons första styrelsemöte med Luckan. 1. Mötets öppnandes av vice ordförande kl. 09.10 2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från december 2011. 5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Samuel Reuter och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare. 6. Information om beviljade understöd, aktuella ansökningar och avslag Luckan har erhållit följande understöd - RAY, för lågtröskelsamlingspunkt och integrationsverksamhet, 65 000 euro per år (2012-2014, 3 år). Dock bör ännu godkännas av statsrådet. - Helsingfors stads kultur- och biblioteksnämnd 10 000 euro kulturunderstöd åt föreningen, 10 000 euro projektstöd för Produforum för 2012. - Grankulla stad, 2200e, Esbo stad, 6000e för Bridges sk. front office verksamhet (anhållet 13 000e), information om svenska alternativ för invandrare. - Svenska Kulturfonden har beviljat understöd för att täcka den egna privata finansieringsandelen för Fika (2012-30.6.2014), 18 932 euro. - UBS, för projektet uppdatering av Fyrk, 6000 euro (samarbetsavtal). Luckan har lämnat in följande ansökningar - UKM, statsunderstöd för verksamheten Ung Info lokalt och riksomfattande, summa 140 000 euro (se bilaga UngInfoansökan UKM). - Arbetets vänner, för verksamhet 2012, summa 4000 euro. - K.A. Fagerholm, för allmänkultur, summa 6000 euro.
- Helsingfors stads socialverk, för Bridge 23 000e samt Luckans socialt relaterade program, rådtorg och föräldra & barnverksamhet, 10 000 euro (ännu väntar besked av Ulla Liljelund om förfarandet). - BMR för barnkultur och pedagogisk verksamhet, samt täckande av lönekostnader för barnkulturproducent för 2012, 69 000 euro. - Stiftelsen 7 mars fonden, för UngInfo, 5000 euro.- Delegationen för informationsspridning, för Svenskfinland.fi och invandrarblogg, under arbete DL31.1. - NTM-centralen 7300 euro för lokal hobbyverksamhet för barn och unga Luckan har fått avslag på följande ansökningar - Ollonqvists, för ungdomsinformation, ansökt 1500 euro. Förslag: Informationen antecknas för kännedom. 7. Ekonomiläge och behov av kredit Ekonom Pia Sevón redogör. På grund av att inbetalningarna för ESF-projektens kostnader kommer så långt i efterskott, samt att Luckan år 2012 startar upp ett tredje ESF-projekt kommer likviditeten att bli ett problem. Av Luckans totala budget på ca 1,6 miljoner euro är hälften, d.v.s. 800 000 euro, kostnader för ESF-projekt. Bifogade kassabudget är uppgjord baserat på 2011 års utbetalningar med beaktande av för år 2011 unika utbetalningar. Inbetalningarna baserar sig i stort på inbetalningstidtabellen för år 2011. Enligt kassabudgeten för 2012 kommer Luckan att behöva extra likvida medel (senast) i november. Summan som enligt uträkningen kommer att behövas är ca 42 000 euro, så jag skulle föreslå att kreditlimiten höjs från nuvarande 15 000 euro till 75 000 euro för att ha en extra buffert för oväntade utbetalningar. Kostnader för den höjda kreditlimiten: limitprovision 1500 euro (nu 300 euro) per år. Ränta: om limiten används till fullo i 30 dagar skulle räntekostnaden för detta bli knappt 200 euro. Ekonomen var på möte i Aktia bank i december 2011, svaret därifrån var att Luckan inte kan beviljas en höjning av kreditlimiten utan säkerheter, vilket Luckan inte har att erbjuda, eller borgensmän. Lerche har talat med Svenska kulturfonden och fonden var positivt inställd till att agera borgensman för kreditlimiten, men om detta måste avtalas separat med fonden. Förslag: Föreningen antecknar kredithöjningsmomentet. Beslut: Mötet godkände kredithöjningen till 75 000 euro. 8. Rapport över Luckornas gemensamma träff 16.1 - bilaga ärende Förbundstanke Luckornas personal samlades för en gemensam planeringsdag i Kyrkslätt 16.1, där bl.a. Luckans idéutkast för en takorganisation presenterades och diskuterades försiktigt. Man beslöt att träffas 23.3 tillsammans med verksamhetsledarna och föreningarnas ordföranden för att komma vidare i ärendet. Målet är att fastställa organisationsmodellen i samband med stormötet 24-25.5. VL bad respektive Lucka bekanta sig med idéutkastet och komma med synpunkter och förslag. Allmän oro väckte den ekonomiska insatsen i det sk. förbundet samt röstetalen. Man uttryckte en allmän oro över att Helsingfors Luckan skulle få alltför stor makt i sammanhanget och de lokala Luckorna inte
skulle få sin röst hörd. Dock var den allmän uppfattningen överlag rätt så positiv. Arbetet fortskrider. Under mötet delas protokollet från mötet ut. Förslag: Styrelsen noterar arbetsdagen i mars och kommer med synpunkter om processens förfarande. Beslut: Mötet diskuterade förbundstanken och beslöt återkomma till diskussionen i mars. Vidare beslöts att vice ordförande Monica Martens-Seppelin, Maria Björnberg-Enckell och vl Jessica Lerche diskuterar förbundsidéerna med Berndt Arell och Leif Jakobsson, ett framskridande med förbundstanken borde ske i maj. Mötet noterade förbundsmötet 23.3 och Luckornas stormöte 24-25.5. 9. Lägesrapport för projektet digital tjänst för företag som betjänar på svenska (Ärendet behandlades efter punkt 5 i agendan) Avsikten är att utveckla en digitaltjänst för företag som vill synliggöra sig på svenska, inledningsvis i södra Finland. Projektet startade officiellt den 1.10.2011 som ett samarbete mellan Contenta AB och Luckan, med medel från Nylands ELY-central omfattande 56 220 euro, samt Aktiastiftelsen i Esbo- Grankulla 10 000 euro. Budgeten för projektet är därmed fullgod. Abetets styrgrupp Kommunikationsbyrå Contenta, konsult Lena Halén Södra Finlands Företagare, Henrik Lindström Företagarna i Finland, verksamhetsledare Max Lindholm utredes Forums företagarförening /Forum Capita, marknadsföringschef Pia RosvallYH Arcada, företagslektor, forskare Carl Rosenbröijer, dir. Lars Wessman KSF media, försäljningsanalytiker Katarina Hellsten-Palomäki Folktinget Anna Jugner-Nordgren Kulturhuset, Ant Simons FIF, Stephan Rantala Luckan, verksamhetsledare Jessica Lerche, Sebastian Weckman och Greta Storlund Nutricia Baby Ltd, Ann-Charlotte Schalin Styrgruppen har hittills sammanträtt tre gånger hösten 2011 och kommer med jämna mellanrum att träffas för att utveckla och diskutera behoven för portalen. Det har gjorts en kvalitativ analys av Contenta där fem företag deltog. (Se bilaga Sammandrag digitaltjänst). En kvantitativ undersökning skickades ut via undersökningsverktyget webropol. Den sändes ut till företag via Niord, Arcada, Södra Finlands företagare, Luckans Diplomföretagare och Forums företagarförening. Resultaten av undersökningen sammanställs den 24.1.2012. Projektet framskrider väl och förhandlingar med KSF-media har lett till möjligheten att utforma portalen i direkt samarbete med KSF-media och realisera den under HBLs webbplats. Lena Halén (Contenta) har utfört en undersökning av behoven och önskemålen angående portalen. Följande arbetsskede handlar främst om att ta fram strukturen för själva portalen och dens funktioner. Portalen byggs under 2012.
Förslag: Mötet antecknar lägesrapporten för kännedom och tar ställning till förslaget att lägga tjänsten på HBLs webbsida i form av samarbetsprojekt för att främja tjänstens synlighet. Beslut: Sebastian Weckman föredrog projektets dimension, mål, resultat och till vem det vänder sig. Mötet uppmanade föreningen att fortsätta arbetet med tjänsten i samarbete med HBL. 10. Integrationsprojektet FIKA, lägesrapport Projektet FIKA som beviljats ESF-understöd från Nylands ELY-central har påbörjats med anställningsprocessen av en projektledare och en koordinator för västra Nyland. 17 personer sökte vardera tjänst, totalt 34 sökande. Annette Ström (Luckan i Raseborg), Lotta Lindström (Luckan i Kyrkslätt), Karl Norrbom och VL håller anställningsintervjuer för projektkoordinatorn vecka 4. Projektledaren besätts med största sannolikhet internt. Trots detta kommer vi att kalla 4 personer för intervju eftersom dessa personer kunde vara lämpliga för att medverka i Bridge arbetet. Styrgruppen samlas första gången den 2 februari för ett konstituerande möte. Ordförande för styrgruppen är dir. Agneta Eriksson. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom och ger fullmakt att anställa projektpersonalen för FIKA. 11. Barnkulturrapport 2012 Luckan har blivit en spjutspets vad gäller barnkulturproduktion tack vare goda kompetenta krafter samt nya bidrag för ändamålet. Här samlas lite färsk information över läget. Barnkulturutbudet fortsätter som år 2011 med följande program - Busklubbar, Språkkul, Cross (over) konst- och kulturverkstäder för barn och skolgrupper (Språkbadsgrupper och specialgrupper inkluderat) Dessa verkstäder integreras from januari med den nya svenskspråkiga barnträdgårdslärarutbildning i Helsingfors. Verkstäderna kopplas ihop med en av studerandenas kursdel Om barns lärande. - Saftsalonger, professionell scenkonst för barn. Varierat vårutbud för alla åldrar, ett gästspel från Sverige. Luckan koordinerar en turné med gästspelet i alla huvudstadsregionens kommuners kulturhus. - Eftisfilmer, Finlandsvenskt filmcentrum ansvarar fr.o.m. våren 2012 för dem i sin helhet. - Barnkultur för alla barn arbetsgruppen, sammansatt hösten 2011 planerar en stor Barnfest för alla barn på Annegården den 14.4, Luckan koordinerar hela festen.sedan år 2010 har Luckan koordinerat Kulklubbar (Busklubbs konceptet) till huvudstadsregionens kommunala kulturhus. Nytt för år 2012 Föreläsningar och fortbildningar riktat till personal inom dagvård och skola. (UKM finansierar Kulturbryggan projektet och Hackmans stiftelse finansierar Signal projektet som inkluderar dessa verksamheter). Kulturbryggan, finansieras av UKM och projektets syfte är att möjliggöra barn och unga med funktionsnedsättning kultur (drama och dans). Projektet startade hösten 2011 med 3 grupper ca 40 deltagande och fortsätter med 4 grupper våren 2012 med ca 55 deltagande. Signal, finansieras av Stiftelsen Leo, Mary och Mary-Ann Hackman, Dramaprojektet påbörjas under våren 2012 och har 2 målgrupper barn och unga med nedsatt syn och barn och unga med nedsatt hörsel. Utmaningen är att nå ut till dem, projektets målgrupper bor utspritt i hela Svensk Finland och därför har projektet samarbete med Speres och med föreningen för svenska synskadade.
Unga Rötter Nordiskt drama projekt (finansierat av Nordiska kulturfonden) är ett kulturprojekt som barn och unga i Finland, Sverige och Danmark deltar i. I Finland har projektet genomförts med 3 skolklasser(en svenskspråkig, en finskspråkig och en språkbadsklass) som avslutades i en gemensam uppspelskväll på Nifin i oktober. Över 80 barn visade upp korta uppspel på temat Min nordiska identitet. Kvällen filmades in och har redigerats. Projektet går vidare till Danmark och Sverige i februari 2012, och även där filmas uppspelen för att sedan visas som en filmkväll på Nifin hösten 2012. Ett handlednings- material har skrivits och ligger nu på Fontana Medias bord för ev. utgivning. Ansökningar och lobbying En ansökning för att möjliggöra mera barnkultur på alla Nyländska Luckor har ansökts från Nyland konstkommission (skickades in i november 2011) Diskussion med de Nyländska Luckorna är påbörjad och en barnkultur styrgrupp planeras. Luckan och Sydkusten kommer gemensamt att utreda hur medlen som beviljats inom nätverket Alladins lampa, som idag ges till ett utvalda av aktörer inom barnkultur, men dock inte tillgodoser de svenska behoven speciellt i södra Finland, kan gagna också Luckorna i södra Finland och Sydkusten för barnkulturaktiviteter. Efter att Sydkustens utredning är klar under våren kommer ett brett seminarium att arrangeras som riktas till kommunala och statliga tjänstemän och beslutsfattare och en uppvaktning görs till kulturministern om behovet av att beakta också de svenska då offentliga anslag beviljas. Det är inte fungerbart i längden att barnkulturen på svenska i vårt land till största delen bekostas av privata fondmedel. Zusan Söderström kommer under våren stöda Luckorna med planering av barnkulturaktiviteter och koncept. Förslag: Mötet antecknar lägesrapporten för kännedom. Beslut: Mötet tog del av informationen. 12. Personalmeddelanden 13. Luckans nya webb Föreningen, vars digitala verksamheter ständigt växer, behöver förnya sig kontinuerligt. De nya tjänsterna Kulturforum och Shopwebben ställer högre krav på funktionalitet, användarvänlighet och utseende än tidigare. Under 2011 begärde Luckan en utredning om webbstruktur från Kulturhuset AB, samt en intern vänutredning av Pär Österberg vid McAfee Inc i New York. Arbetet med att skapa en nya huvudwebb för Helsingforsluckan och småningom de övriga Luckorna inleddes under hösten av Karl Norrbom och Sebastian Weckman. Som enhetshanterarsystem (CMS) valdes Wordpress för webb och Django (Python) för databaser. Den nya sidan och dess struktur är modern, lätthanterlig ur uppdateringssynpunkt och har i samarbete med webbgruppen där Greta Storlund och Thomas Nyberg ingår testats för användarvänlighet. Vi hoppas kunna släppa sidan inom januari, senast februari månad. En betaverison finns att beskåda på adressen http://sebbe.luckan.fi. Förslag: Mötet antecknar informationen och tar del av betaversionen. 14. Aktuellt om kulturpost E-posttjänsten Kulturpost lanserades av Produforums riksomfattande projekt i februari 2011 och har
sedan dess använts för utskick av projektpersonalen, nätverkets fasta aktörer och Luckans Info och Shop. Testperioden av tjänsten går ut i mars 2012. Vem som helst kan i dagsläget prenumerera på kulturinfo på adressen: http://kulturpost.fi Förslag: Användarunderlaget för Kulturpost breddas så att hela kulturfältet får tillgång till e- posttjänsten mot synlighet av tjänsten med logo på användarnas hemsidor. Avtalstiden fram till projekttidens slut, juni 2014. Luckan kan efter projekttidens slut ta betalt för tjänsten. Förbättringar av funktioner och användarvänlighet görs inom ramen för projektfinansieringen. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 15. Övriga meddelanden - Feedback från kunderna. Luckans årliga kundenkät har sammanställts. Sammanlagt 69 personer, varav de flesta är kvinnor (89 procent) besvarade den webbaserade kundenkäten och Luckan fick åter god feedback för sin mångsidiga svenska service, se närmare bilaga ärende Kundenkätsstatistik. - Ung Info anlitar Frida Westerback för att sammanställa sommarkompassen för 2012, kostnad 2000 euro - Luckan har sedan decembermånad inte längre kunnat bjuda på gratis svenskspråkigt språktest för möjliga Luckan diplommottagare. Vi försöker så fort som möjligt finna ett avgiftsfritt språktest i samarbete med Arbis (som också invandrare kan nyttja). - Luckan höll planeringsdag 15.12 för att fastställa vårens verksamhet, se bilaga ärende Vårplanering. - Gabriel Karlsson från Röda Korset i Sverige utbildade Anna Jakobsson, Ann-Jolin Grüne och VL om stödpersonsverksamhet och sk. yrkesinriktat mentorskap 21.12, Sverige-Finland kulturfonden har beviljat 1000e för ändamålet. - Luckans personal deltar i en gemensam fortbildningsdag (halvdag) för att lära sig mer om hur tackla media och press, 18.1 av Marika Mäklin från Yle.- Styrgruppen för Ung Info (huvudstadsregionens kommuner) samlas 30.1 för att fastställa årets verksamhetsplan. - Styrgruppen för Produforum Nyland samlas 26.1 - Styrgruppen för FIKA; som leds av direktör Agneta Eriksson, samlas för ett konstituerande möte 2.2, då projektet presenteras i sin helhet samt hoppeligen den nya projektpersonalen. - Följande stormöte för alla Luckor då planen är att fastställa takorganisationsmodellen planeras till 24-25.5 i Kimito (NOTERA!). - Luckan utställningen börjar sin vandring genom Svenskfinland i början av mars för att under en månad vardera besöka de olika Luckorna. - Kuultoprojektet, Zusan Söderström deltog i ett informationstillfälle 10.1 som arrangerades av UKM där iden är att samla goda idéer för kulturprojekt och aktiviteter. Luckan och Sydkusten kommer att tillsammans göra en skrivelse där vi framför behovet av en koordinator och producent på svenska i regionen med uppdrag att ta sig an den svenska barnkulturen och i tillräcklig utsträckning också kunna tillgodose de svenska barnens behov av kultur i huvudstadsregionen. Nätverket Aladdins lampa brister i det svenska arbetet. - Pia Sevón har erhållit ett Mastercard på föreningens namn som kan användas för allmänna inköp såsom resor och datavara via nätet. Förslag: Mötet antecknar meddelandena för kännedom.
16. Övriga ärenden - Ordförandeskapet: Luckans styrelse saknar ännu ordförande. Förslag: Medlemsföreningarna borde kallas för ett extra möte för att välja den nya ordföranden för föreningen. Beslut: Mötet beslöt att kalla till extra medlemsmöte 6.3 kl. 10 i Luckan. 17. Följande möten Beslut: Följande styrelsemöte hålls 9.3 kl. 8.45 och 17.4 kl. 8 i Luckan. Luckans vårmöte beslöts hållas 17.4 kl. 10. 18. Mötet avslutandes av vice ordförande kl. 11.15.