Tjänsteskrivelse 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen 2013-04-29 MISSIVSKRIVELSE Kommunstyrelsen Sociala myndighetsnämnden Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar gällande barn- och ungdomsvård samt insatser för självförsörjning Kommunrevisionen har följt upp två granskningar som genomfördes år 2011. Granskningen syftar till att klarlägga hur iakttagelser i samband med de tidigare granskningarna har hanterats och vilka åtgärder som vidtagits. Granskningsresultat i korthet Resultaten av granskningen framgår av bifogade revisionsrapport. Flera olika åtgärder har vidtagits sedan vi genomförde granskningarna under år 2011. Uppföljningen konstaterar dock fortsatta behov av att utarbeta en metod för uppföljning och utvärdering av barn- och ungdomsverksamheten samt att formulera aktiviteter för att nå verksamhetens mål. Vi konstaterar också att skriftliga rutiner för att säkerställa kvalitet inom anlitad institutionsvård inte utarbetats samt att riktlinjer gällande försörjningsstöd ännu inte reviderats. Begäran om synpunkter till följd av granskning Kommunrevisionen vill gärna få svar på hur KS/ Sociala myndighetsnämnden avser att hantera de resterande frågorna enligt ovan och emotser ett svar senast den 31 augusti. Kommunrevisionen Hakon Fältström Ordförande Revisionen Lars Gustafsson Vice Ordförande Revisionen Bilagor: Revisionsrapport Uppföljning av granskningar 2011 Postadress Finspångs kommun, 612 80 Finspång Besöksadress Bergslagsvägen 13-15 Tfn 0122-850 00 Fax 0122-850 33 E-post kommun@finspang.se Webbplats www.finspang.se
www.pwc.se Revisionsrapport April 2013 Uppföljning av granskningar 2011 Barn- och ungdomsvård Insatser för att bli självförsörjande Finspångs kommun
Uppföljning av gransnkingar Innehåll 1. Inledning...1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionsmetod... 1 2. Resultat... 2 2.1. Barn- och ungdomsvård...2 2.1.1. Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats?...2 2.1.2. Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid?...3 2.2. Insatser för att bli självförsörjande...4 2.2.1. Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats?...4 2.2.2. Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid?... 5 1 av 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer gav under år 2011 i uppdrag att genomföra två gransknings som berörde socialtjänstens område, dessa var Barn- och ungdomsvård samt Insatser för att bli självförsörjande. När dessa rapporter överlämnades påtalades bl.a. behov av åtgärder. Finspångs kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att följa upp dessa två granskningar. 1.2. Revisionsfråga Uppföljningen har att besvara: Hur har revisorernas synpunkter till följd av genomförda revisioner hanterats av berörda nämnder? Granskningen ska belysa följande frågeställningar: Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Granskningarna berör Kommunstyrelsen samt Sociala myndighetsnämnden. 1.3. Revisionsmetod Intervjuer har genomförts med förvaltningsföreträdare, vilka varit Barn och ungdomschefen, Kultur och Bildningschefen samt enhetschef för myndighetskontoret. En granskning har gjorts av missivsvar samt protokoll som berör granskningarna. Utredaren har tagit del av en djupanalys som beskriver gruppen försörjningsstödstagare under 2011. 1 av 1
2. Resultat 2.1. Barn- och ungdomsvård I juni granskades att Sociala myndighetsnämnden och kommunstyrelsen säkerställde att socialtjänstens arbete med barn och unga inom individ- och familjeomsorgen var effektiv och ändamålsenligt. Granskningen visade behov av en rad förbättringar gällande framförallt planering och uppföljning. Granskningsresultatet visade att: Den relativt nya styrmodellen var inte tillräckligt förankrad och känd varför nämndens styrning inte fick genomslag i verksamheten. Vi rekommenderade även att styrmodellen utvecklades för att visar hur mål ska nås och följas upp samt att utveckla riktlinjer för verksamheten. Insatser i öppenvård bedömdes inte vara tillräckligt flexibla för att kunna vara ett alternativ till att placera ett barn eller en ungdom utanför hemmet. I verksamheten fanns behov av att bättre organisera och planera för insatser där det kan finnas behov av utsluss efter en placering. För att säkerställa att verksamhetens kvalitet utvecklas och säkras bedömdes att behov fanns av att utveckla metoder för att följa upp och utvärdera det egna arbetet. Det saknades rutiner för att säkerställa kvalitet inom anlitad institutionsvård. Avtalet bedöms inte säkerställa detta. Behov fanns av åtgärder för att följa upp att rutin för uppföljning av placerade barn följdes då detta inte utfördes ändamålsenligt. 2.1.1. Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Kommunstyrelsen beslutade 2012-02-27 1 att överlämna svar och redogörelse över revisionsrapporten till kommunrevisionen samt att till 2012-08-31 redovisa för kommunstyrelsen om uppföljning av resultatet av vidtagna åtgärder. Vid kommunstyrelsens möte närvarande Barn och ungdomschefen för muntlig information och svar på frågor. Av tjänsteskrivelsen framgår att: Under 2012 skulle kommunens strategiska plan och sektorns åtagande beskrivning göras känd och förankras på familjeteamet och myndighetskontoret. Arbetsledning och medarbetare skulle under året arbeta med mål- och aktivitetsplanen. Familjeteamet har genomfört förändringar i planering av arbetstid för att bli mer flexibla och därmed kunna bemöta behov av stöd även utanför kontorstid. Gemensamma möten hålls mellan enhetschefer, handläggare och utförare i syfte att optimalt nyttja interna resurser. Vid placering ska familjeteamets fortsatta arbete med den biologiska familjen tydliggöras för återgång till hemmet. En planering för utsluss ska finnas redan vid utredningstillfället 1 Finspångs kommun, kommunstyrelsen 2012-02-27. Ks 91. Dnr 2011.0446.007. 2 av 2
Ett system för uppföljning skulle utvecklas liksom tydligt identifierade nyckeltal, frekvenser och ansvar inom internkontrollen. Myndighetskontoret har delats i två chefsområden för att bland annat kvalitetssäkra handläggningen, dvs utredning, beslut, utförande och uppföljning. Från våren 2012 har utredande handläggare uppföljningsansvaret för samtliga beslutade insatser. Vid uppföljningar ska senaste övervägande noteras vilket ger möjlighet för chef och politiker att säkerställa att uppföljningar görs lagenligt. I skrivelsen nämns inte åtgärder för att säkerställa kvalitet inom anlitad institutionsvård. Vid intervju med enhetschefen för myndighetskontoret framkommer att vid behov av att anlita institutionsvård görs en kontroll av institutionens tillstånd att bedriva verksamhet samt att kontakt tas med andra kommuner som anlitat verksamheten. Ingen skriftlig rutin finns för detta. Sociala myndighetsnämnden har inte hanterat ärendet. Bedömning I kommunstyrelsens beslut beskrivs relevanta åtgärder utifrån de brister som konstaterats i granskningen. Vi konstaterar också att skriftliga rutiner för att säkerställa kvalitet inom anlitad institutionsvård inte utarbetats. 2.1.2. Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Vi intervju med Barn- och ungdomschefen framkommer att den förankring av styrande dokument som beskrivs i kommunstyrelsens beslut ovan är genomförd. Han framhåller även vikten av den förändrade ledningsstrukturen som innebär ledningsmöten där såväl chef inom myndighetskontoret som verksamhetschef för familjeteamet ingår. Mål som beskrivs i den strategiska planen har i verksamheterna brutits ner i aktiviteter för den operativa verksamheten. Myndighetschefen beskriver att verksamhetens styrkort kontinuerligt gås igenom vid arbetsplatsträffar. Under planeringsdagar i maj kommer de övergripande målen att brytas ner till verksamhetsnära mål för 2013. Hon beskriver att det har funnits svårigheter att beskriva aktiviteter för hur målen ska nås för respektive medarbetare. Den ökade flexibiliteten inom familjeteamet är möjlig genom att årsarbetstid införts vilket innebär möjlighet till arbete under kvällar och helger men även att insatser under en tid kan intensifieras. Utöver den ökade flexibiliteten inom familjeteamet har satsningar gjorts för att även skolan ska kunna möta de barn som varit placerade och återvänder hem på ett optimalt sett. Detta innebär en bättre förutsättning för att alternativ till placeringar nu kan utarbetas på hemmaplan, enligt Barn- och ungdomschefen. Enligt myndighetschefen har en bostadssocial stödgrupp bildats under 2012 genom tillskott av ytterligare en tjänst vilken budgeteras via medel som tidigare riktats till institutionsvården. Denna ska framförallt forma insatser för att ta vid efter placering. Detta innebär att placeringarna kan blir kortare. Insatsen kan även bli ett alternativ för att undvika placering, enligt intervjun. Vid intervjuerna har inte framkommit att ett ledningssystem för kvalitetsarbetet utvecklats. Rutiner finns för uppföljning i enskilda ärenden men rutiner saknas för att följa verksamheten kvalitet generellt. Det har inte heller framkommit att former för intern kontroll i ett kvalitetsstärkande syfte utvecklats ytterligare. 3 av 3
Bedömning De åtgärder som beskrivits bedöms vara vidtagna i tillräcklig omfattning och inom rimlig tid i de delar som berör förankring av nämndens styrning, flexibilitet inom öppenvården, planering av insatser för utsluss efter placering samt rutiner för uppföljning i enskilda ärenden Verksamheten bör dock prioritera arbetet med att hitta former för en kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamheten samt efterfråga de aktiviteter som planeras för att nå verksamhetens mål. 2.2. Insatser för att bli självförsörjande I september granskades att Kommunstyrelsen och Sociala myndighetsnämnden säkerställde att de som är beroende av ekonomiskt bistånd får tillgång till insatser för att i framtiden klara sin försörjning på egen hand. Granskningar visade att detta till viss del skedde men att det fanns behov av förbättringar. Planering och uppföljning i de ärenden gällande personer under 25 år och de som bedöms vara i behov av insatser pga problematik som inte var arbetsmarknadsrelaterad, visade stora brister. Vi rekommenderade att riktlinjerna skulle tydliggöra vikten av planering och uppföljning för att säkerställa att denna verksamhet sker effektivt. Vi rekommenderade också att den planering som gjordes inom AMC på ett mera konkret sätt skulle synliggöras i akten för att öka rättsäkerhet och samverkan. 2.2.1. Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? En återkoppling till kommunstyrelsen gjordes muntligt av Kultur och Bildningschefen i augusti 2012, enligt nuvarande chef. Kommunstyrelsen beslutade 2012-08-27 att överlämna ett svar på revisionsrapporten samt att till 2012-08-31 redovisa resultat av vidtagna åtgärder för kommunstyrelsen. I svarsskrivelsen framgår att: Under hösten 2011 integrerades utredning för arbetssocial kartläggningen i den grundläggande utredningen kring den enskildes rätt till bistånd. Här klargjordes även att det är handläggaren i ekonomigruppen som har ansvar för dokumentation kring kompetenshöjande åtgärder. En handlingsplan har utformats för att säkerställa en tydlig planering och uppföljning av åtgärder som ska leda till självförsörjning. Genom förändrade handläggningsrutiner har ekonomigruppen kunnat utöka tiden på Medborgarcentrum. Detta medförde att samverkan med övriga aktörer kunde fördjupas och utvecklas. Arbetsgrupperna inom AMC har förändrats, vilket innebär att en av grupperna riktas till personer under 25 år. Riktlinjer för ekonomiskt bistånd skulle ses över och revideras under år 2012. 4 av 4
Kultur och Bildningschefen hänvisar till en djupanalys 2 som gjordes av försörjningsstödet under början av 2013. Den genomfördes för att få ett underlag för vidare diskussioner kring insatser och åtgärder för att nå självförsörjning (materialet inhämtades från 2011). Här framgår ett behov av tydligare handlingsplaner och tydligare uppdrag till utförarna av åtgärder, för att kunna lita på att processen mot egen försörjning förs framåt. I analysen konstateras även brister i dokumentationen vilket lett till att en mall tagits fram för anteckningar i den löpande handläggningen och att mallen för utredning och nyansökningar utvecklats. Ett antal utvecklingsområden konstateras även i skrivelsen. Dessa är bland annat att; ó ó ó i utredningen ha ett fokus på den sökandens resurser och styrkor för att nå egen försörjning, tydligare arbetslinje och bättre samverkan, att utveckla åtgärder för att nå egen försörjning, vilka bör vara differentierade och innebära såväl arbetsförberedande som utbildningsmöjligheter. Social myndighetsnämnden har inte hanterat ärendet. Bedömning Granskningen visar att åtgärder vidtagits eller planeras för att komma tillrätta med de brister som konstaterades i granskningen. Ett förtydligande har gjorts angående handläggarens ansvar att dokumentera för insatser i syfte att nå egen försörjning. En mall för handlingsplan har tagits fram för att säkerställa detta. Vi bedömer det även som tillfredsställande att riktlinjerna skulle se över och rekommenderar då att rutiner för upprättandet av handlingsplanen och ansvar för dokumentationen införlivas i dessa. 2.2.2. Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Vid intervju med Kultur och Bildningschefen framgår att åtgärder vidtogs under 2012 i syfte att förbättra dokumentationen i journal för att tydligare arbete med planering och uppföljning inför insatser i syfte att nå egen försörjning för den enskilde. Under våren kommer arbetet med handlingsplanen att följas upp, enligt myndighetschefen. För att nå en ökad samverkan med AMC har en gemensam planeringsdag genomförs med båda verksamheterna där syftet var att skapa en gemensam bild av behov av olika former av insatser. Detta har bla lett till att AMC idag i högre grad anpassat aktiviteter till de behov som handläggarna konstaterar. Idag finns exempelvis flera aktiviteter för kvinnor. Samverkan med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och landstinget har, enligt myndighetschefen, stärkts. I en fördjupad samverkan kring vissa sökande med mera omfattande problematik har inletts, bla i syfte att uppnå en samsyn mellan de involverade myndigheterna. Samverkan med Arbetsförmedlingen har fördjupats och sker genom kontinuerliga träffar. En ambition fanns att se över verksamhetens riktlinjer enligt kommunstyrelsens skrivelse 2012. Detta har ännu inte gjorts. Enligt myndighetschefen har ett utbyte med Karlstad kommun inletts för att utveckla riktlinjerna. Det har inte framkommit att sociala myndighetsnämnden vidtagit åtgärder med anledning av revisionen. 2 Finspångs kommun: Försörjningsstöd. Djupanalys 2011. 2013-02-12. 5 av 5
Bedömning De åtgärder som beskrivits i svar till revisionen har åtgärdats inom rimligt tid. Detta gäller planering och uppföljning av insatser för vilket en tydligare styrning utarbetats under förra året. Åtgärder har också vidtagits för att förstärka samsyn och nå en helhetssyn gällande behov och åtgärder. Vi konstaterar att verksamhetens riktlinjer inte ännu reviderats i enlighet med skrivelsen år 2012. Detta ses som ett viktigt styrande dokument och bör prioriteras. 6 av 6