Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2015-09-08 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? 2. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 3. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 4. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? 5. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? 6. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? 7. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? 8. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 9. Hur stor är risken för att mutor och bestickning förekommer? 10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? 11. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer? 12. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 2. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 3. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 4. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 7. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer? FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? OVK genomförd men lokalerna har fortfarande bristfällig till och från luft. 9. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 10. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller
dålig allmän- och platsbelysning förekommer? 12. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer? 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? Elrevision har genomförts 2013. 14. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 15. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt (vilotider, tidspress, påverkade förare etc.)? 16. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 17. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 18. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? ÖVRIGT 19. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 3. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 4. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? 5. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? BEMÖTANDE 6. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? 7. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? SAMVERKAN 8. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 9. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? Ex samverkanssvårigheter med assistansbolag och gruppbostäder KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN
10. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 11. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 12. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort? 13. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 14. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? 15. Hur stor är risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? UPPFÖLJNING 16. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten? 17. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? TILLGÄNGLIGHET 18. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter? 19. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER
20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? Avsaknad av återkoppling som rör andra enheter ex assistansbolag eller gruppbostad. SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 21. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? 22. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? DOKUMENTATION 23. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? 24. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? RISKHANTERING 25. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 26. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 27. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts?
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Åtgärdsplan vid brand och utrymning Kontroll av fuktproblem - checklista Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter Rutin mot mutor och bestickning Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Fysisk arbetsmiljö Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för stick- och skärskador Rutin för bildskärmsarbete Rutin för arbetsutrustning och maskiner Rutin för handhavande av tjänstebil Rutin för kemiska ämnen och produkter Övrigt Rutin för tillgänglighet Kvalitet Ansvar Ansvar och uppgiftsfördelning Kvalitetssäkring Sekretess inom sociala frågor Offentlighetsprincipen och sekretess Omsorgen är brukarstyrd Kompetensförsörjning och medverkan Kompetenskrav inom Välfärd samhällsservice Rutin för utbildning inkl bilaga 1 Utbildningskrav och planering Ledningssystem för kvalitet Tillgänglighet Rutin för tillgänglighet Servicepolicy Avvikelser, fel och brister Riktlinje avvikelsehantering och riskbedömning (Välfärd samhällsservice) Avvikelsehantering - Omsorgen Synpunkter och klagomål Synpunktshantering Välfärd samhällsservice Dokumentation Dokumentationsriktlinjer Omsorgen
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Minska dålig luft Kontakt med lokalenheten och fastighetsägare följa upp städrutiner med städbolag Lena Öqvist 2015-09-25 Aktivitet Utförare Deadline Kontroll av fuktproblem - checklista 2015-09-11 Skyddsrond fysisk allmän 2015-02-13 Skyddsrond städning 2015-09-11 Ingen åtgärd 2. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Minska risken för tunga lyft Kontakta arbetsterapeut för utbildning av personal i lyftteknik Lena Öqvist 2015-05-22 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond enkel måltidsverksamhet Skyddsrond för arbetsutrustning - allmän 2015-04-17 2015-04-17 Ingen åtgärd HÖG RISK: KVALITET 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. Minska risken för brister i samverkan mellan gruppbostad och assistansbolag Regelbundna uppföljningsmöten med berörda parter Lena Öqvist 2015-11-27 Aktivitet Utförare Deadline Riskbedömning av samverkan, Del 3: Extern samverkan 2015-11-06 Ingen åtgärd Medel risk: Arbetsmiljö
6. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för fysisk ohälsa och problem som visat sig i föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser. Lena Öqvist 2015-02-27 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond fysisk allmän 2015-02-13 Ingen åtgärd 4. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för utbrändhet. Lena Öqvist 2015-06-26 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 2015-06-26 Ingen åtgärd 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Lena Öqvist 2015-06-26 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 2015-06-26 Ingen åtgärd RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Åtgärdsplan vid brand och utrymning 2015-04-24 Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd 2015-11-20 Kontroll av fuktproblem - checklista 2015-05-29 Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 2015-04-24 Rutin gällande interna oegentligheter 2015-10-30 Lena Öqvist
Rutin mot mutor och bestickning 2015-10-30 RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Rutin för arbetsutrustning och maskiner 2015-11-20 Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker 2015-10-30 Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker 2015-10-30 Rutin för bildskärmsarbete 2015-11-20 Rutin för ensamarbete 2015-10-30 Rutin för handhavande av tjänstebil 2015-11-20 Rutin för kemiska ämnen och produkter 2015-11-20 Rutin för stick- och skärskador 2015-11-20 Rutin för tillgänglighet 2015-11-20 RUTINER ATT GÅ IGENOM: KVALITET Ansvar och uppgiftsfördelning 2015-07-03 Dokumentationsriktlinjer Omsorgen 2015-02-27 Kompetenskrav inom Välfärd samhällsservice 2015-04-24 Rutin för tillgänglighet 2015-11-27 Rutin för utbildning inkl 2015-04-24
bilaga 1 Utbildningskrav och planering Servicepolicy 2015-10-02