Protokoll för den gemensamma styrgruppens möte den 2 maj 2018 kl. 13.15-16.00, Länsstyrelsen Västra Götaland ande: Monique Wannding, Länsstyrelsen Västra Götalands miljöskyddsavdelning, enheten miljö- och klimatsamverkan Per Ola Svensson, Falkenbergs kommun/hallands kommuner Per Leander, Länsstyrelsen i Hallands miljövårdsavdelning Christina Marmolin, Skara/Skaraborgs kommunalförbund Övriga: Maria Andersson, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Teres Heidermark, projektledare Miljösamverkan Halland Deltog ej: Lars Uhlin, Länsstyrelsen Västra Götalands landsbygdsavdelning Maria Bylund, Sotenäs, Munkedal och Lysekil/Fyrbodals kommunalförbund Per Kaarle, Mölndals Stad/ Göteborgsregionens kommunalförbund Agneta Sander, Borås Stad/Sjuhärads kommunalförbund 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs. Per Leander utses att jämte ordföranden justera protokollet. Sida 1 av 6
2. Projekt och Verksamhetsplanen 2019-2020 Projekt Dagvatten Det är nu 6 stycken anmälda deltagare till projektgruppen i projektet Dagvatten. Förslaget från projektledarna är att starta projektet efter sommaren. Den gemensamma styrgruppen beslutar att påbörja projektet Dagvatten enligt projektledarnas förslag. Projekt till Verksamhetsplanen 2019-2020 Projektledarna presenterade resultatet från verksamhetsplaneringsenkäten och Beredningsgruppens förslag på projekt till Verksamhetsplanen för 2019-2020. Eftersom projektet Dagvatten inte har haft tillräckligt med projektgruppsdeltagare tidigare har detta projekt inte kunnat starta i början av 2018 som planerat. Projektet kommer att starta efter sommaren 2018. Detta och att vi ska arrangera Mötesplats Goda exempel 2019 medför att vi inte har projektledaresurser till att starta tre projekt under 2019. Med detta i beaktande är Beredningsgruppens förslag: Projekt som ska starta 2019: Dricksvatten Detaljplaner för bostäder Projekt som tas med till 2020 men som kommer omprövas och eventuellt beslutas 2019: Kosttillskott Släckvatten Tillsynsvägledning för att minska utsläpp av mikroplaster Kemikalier i skola och förskola inklusive tillsyn giftfria förskolegårdar Stickande skärande verksamheter och skönhetsvård Den gemensamma styrgruppen ansåg att det är synd att Kemikalier i skola och förskola inklusive tillsyn giftfria förskolegårdar inte kan starta 2019, eftersom detta projekt har flyttats fram och sedan omprövats två gånger. Nu kommer det att omprövas igen i samband med enkäten inför Verksamhetsplanen 2020-2021. Detta har skapat förväntningar i kommunerna och en del har redan avsatt resurser för att Sida 2 av 6
delta i projektet. Projektet Detaljplaner för bostäder har dock fått markant högre resultat i verksamhetsplaneringsenkäten och ska därmed starta 2019. För att undvika att det blir motsvarande förväntningar på projekt i framtiden ska vi vara tydligare i verksamhetsplanen om vilka projekt som ska starta första året och vilka projekt som ska omprövas och därmed möjligen starta år två. Mötesplats Goda exempel tar mycket projektledarresurser i anspråk. Den gemensamma styrgruppen diskuterade om det är värt det i bekostnad på antalet tillsynsprojekt samt hur man kan göra för att det inte ska gå åt så mycket projektledaresurser för att arrangera Mötesplats Goda exempel. Projektledarna ska ta upp fördelningen av resurser på chefsmötet den 18-19 oktober. Den gemensamma styrgruppen beslutar att godta Beredningsgruppens förslag på projekt till Verksamhetsplanen 2019-2020. Projekt som ska starta 2019 är Dricksvatten och Detaljplaner för bostäder. Projekt som möjligen startar 2020 och som kommer att omprövas inför VP 2020-2021 är Kosttillskott, Släckvatten, Tillsynsvägledning för att minska utsläpp av mikroplaster, Kemikalier i skola och förskola inklusive tillsyn giftfria förskolegårdar och Stickande skärande verksamheter och skönhetsvård. Den gemensamma styrgruppen beslutar även att det tydligare ska framgå i verksamhetsplanen att projekten för år två är preliminära eftersom de kommer att omprövas i verksamhetsplaneringen 2019 samt att den senaste tidens erfarenhet visar att förändringar ofta sker. En gemensam verksamhetsplan Projektledarna gav förslaget till den gemensamma styrgruppen att Verksamhetsplanen 2019-2020 är gemensam, det vill säga ett gemensamt dokument, för att vi ska närma oss en gemensam administration i vårt samarbete. Den gemensamma styrgruppen sa att de är positiva till detta förslag, men att det tidigare har funnits invändningar mot gemensamma dokument från politikerna i Halland. Frågan tas tillbaka och kommer först att ställas till Miljösamverkan Hallands styrgrupp. Om Miljösamverkan Hallands styrgrupp ställer sig positiv till gemensamt dokument kommer planen att bli gemensam från och med i år. Sida 3 av 6
Uppdrag att utreda VP-processen VP- processen (verksamhetsplaneringsprocessen) är tvåårig och ger förutsägbarhet för miljökontoren och länsstyrelsen. Dock kan den upplevas som att den saknar flexibilitet och utrymme för behov inom miljösamverkan som uppkommer utanför planeringsprocessen. Projektledarna önskar få uppdraget att utreda VP-processen i miljösamverkan av den gemensamma styrgruppen. Maria gick igenom de styrkor och svagheter som projektledarna har identifierat. Projektledarna har även tagit upp frågan med Beredningsgruppen som har gett några förslag på förändringar på processen. Den gemensamma styrgruppen beslutar att projektledarna får uppdraget att utreda VP-processen i miljösamverkan och att ett förslag på tidsplan som ska redovisas på det gemensamma styrgruppsmötet den 20 september 2018. 3. Översikt Aktivitetsplan Teres gick igenom bakgrunden till Aktivitetsplanen och vad som har genomförts inom respektive aktivitet. Frågor som behöver besvaras är om vi ska ta bort punkt 4, 6, 7 och 9 då det är genomförda, ska vi fortsätta att arbeta med punkt 1, 2, 3, 5, 8 och 11 och ska vi revidera punkt 10 då de har genomfört sin aktivitet och har fortsatt sitt arbete? Den gemensamma styrgruppen ifrågasatte namnet Aktivitetsplan, eftersom aktiviteterna inte är direkt kopplade till det som ska genomföras i Verksamhetsplanen. Det är många aktiviteter som ska genomföras av chefer. Aktivitetsplanen bör därför byta namn till Samverkansplan. Den gemensamma styrgruppen ansåg att Samverkansplanen ska redovisas på miljöchefsmötet den 18-19 oktober. Då ska vi ge som förslag att punkterna 4, 6, 7 och 9 ska strykas samt att vi ska ha kvar punkterna 1, 2, 3 och 5. Vi ska fråga om miljöcheferna fortfarande ha en vilja att fortsätta med punkt 8 samt om det finns några som vill arbeta med detta. Kompetensförsörjningsgruppen ska ta fram en reviderad formulering av punkt 10 och projektledarna ska ta fram ett förslag på formulering av punkt 11, som ska redovisas på miljöchefsmötet den 18-19 oktober. Den gemensamma styrgruppen behöver diskutera hur vi ska arbeta vidare med Samverkansplanen. Hur och när ska nya punkter läggas till i Samverkansplanen? Sida 4 av 6
Den gemensamma styrgruppen beslutar att Aktivitetsplanen ska byta namn till Samverkansplanen och att planen ska redovisas på miljöchefsmötet den 18-19 oktober. 4. Gemensamma utbildningar Grundutbildningen i Kommunikation & bemötande är fullbelagda i vår och inbjudan till hösten kommer snart att skickas ut. Fortsättningsutbildningen i Kommunikation & bemötande är planerade den 17 maj och 2 oktober 2018. Kostnaden är 2 500 kr exkl. moms och det finns platser för maximalt 20 deltagare. Det finns möjlighet till ytterligare 1-2 utbildningar i höst. Det har anmält sig 11 deltagare till den 17 maj och sista anmälningsdagen är den 3 maj. Om det inte anmäler sig fler kan vi behöva ställa in utbildningen. Projektledarna har gjort en kostnadsöversyn tillsammans med GR (Göteborgsregionen kommunalförbund) för grundutbildningen. Det som har granskats är kostnader för lokaler, avbokningspolicy samt avgifter (lokaler centralt i Göteborg). Grundutbildningen brukar anordnas på Scandic i centrala Göteborg. Scandic har höjt sina lokalkostnader med 100 kr, så vi skulle behöva höja kostanden från 7 900 kr till 8 000 kr. Alternativet är att vi förlägger de två första dagarna på grundutbildningen i utkanten av centrala Göteborg eller i annan ort. Detta blir billigare, men kan medföra att deltagarna behöver övernatta i Göteborg natten inför dag 1, vilket blir dyrare för kommunerna totalt sätt. Att förlägga utbildningen utanför Göteborg skulle bli mycket billigare. Den gemensamma styrgruppen beslutar att under hösten 2018 ska avgiften för grundutbildningen höjas från 7 900 kr till 8 000 kr och förläggas i centrala Göteborg. Projektledarna ska fortsätta dialogen med GR om att utbildningarna för Kommunikation & bemötande under 2019 kan förläggas i utkanten av centrala Göteborg för att få ner de totala kostnaderna för utbildningen. 5. Faddrarna- roll och åtaganden Projektledarna upplever att de inte får faddrar till projekten och att det är svårt att få respons från faddrarna i samband med godkännande av projektplaner och slutrapporter. Syftet med faddrarna är att förankra projekt i styrgruppen, följa att Sida 5 av 6
projektet syftar mot Det önskade läget och stötta projektledaren under projektets gång. Hur ska vi lösa detta? Den gemensamma styrgruppen anser att faddersystemet är ett bra system. Det skulle inte fungera om alla i styrgruppen skulle läsa allt material. Det är även en bra möjlighet att få insyn i arbetet med projekt i miljösamverkan. Att projektledarna inte får respons beror troligtvis på att faddrana är hårt belastade. Ett sätt att få respons kan vara att projektledarna bjuder in till ett Skypemöte med faddrarna, för att på så vis få svar om projektplanen, slutrapporten eller annan fråga. Alternativet är att projektledarna skickar ett mail med ett datum för att senast höra av sig och skriver om vi inte hör något från faddrarna innan dess så utgår vi från att projektplanen/slutrapporten är godkänt. Frågan om faddrar ska tas upp igen på nästa gemensamma styrgruppsmöte den 20 september 2018. 6. Övrigt Återkoppling från Chefsträff i Göteborg den 19 april. Det var 37 anmälda chefer. Det var ett bra program och en uppskattad träff. Cheferna tog upp fem punkter som de ville diskutera och som Sjuhärad har tagit vidare till höstens chefsmöte. Sommarhälsningen är på gång! Sommarhälsningen är en Power point med information om vad som har hänt under våren 2018 och vad som kommer att hända under hösten 2018 och under 2019. Den kommer att skickas ut innan midsommar. Målgruppen är politiker och alla som arbetar på miljömyndigheterna. Monique Wannding ordförande Per Leander justerande Teres Heidermark sekreterare Sida 6 av 6