Ekonomisk planering, löpande arbete och uppföljning av utbildningsuppdraget Bakgrund Styrelsen för utbildning har det övergripande ansvaret för all utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid KI. Ansvar för utbildningsprogrammen har av styrelsen för utbildning delegerats till två programnämnder och ett antal programansvariga institutioner. Vilken institution som ska vara kursansvarig för programkurser beslutas av dessa. Vid varje institution (programansvarig och kursansvarig) finns en utbildningsnämnd som ansvarar för genomförandet och samordning av institutionens hela utbildningsuppdrag. Utbildningsuppdraget innefattar uppgifter som bland annat budgetering, resursfördelning, uppföljning samt ekonomisk administration. Via länken nedan kan du läsa mer om vad som innefattas i program- respektive kursansvar. https://ki.se/medarbetare/organisation-och-ansvar-inom-utbildning-pa-grundniva-och-avanceradniva Ansvaret för fristående kurser är delegerat till kursansvariga institutioner. Budget och resursfördelning Helårsplatsen håpen är basenhet för fördelning av medel till programmen: En håp = antal studenter på kursen * kursens längd (högskolepoäng, hp)/60. Håpen är ett internt KI-begrepp och är en kombination av helårsstudent (hst) och helårsprestation (hpr). En helårsstudent motsvarar en student som är registrerad på 60 hp under ett läsår, medan en helårsprestation motsvarar en student som uppnår godkända resultat motsvarande 60 hp under ett läsår. Styrelsen för utbildning (US) beslutar om årliga utbildningsuppdrag (antal håp) och expansionstak (dvs. vad som är maximalt antal håp för ett år) för respektive program. US beslutar också om ersättningen per håp. Budgetprocessen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå pågår mellan maj och december. US beslutar i mitten/slutet på oktober om ekonomiska ramar antal håp x håp-ersättning per program till programmen. Programansvariga institutioner (PrI) och programnämnder (PN) beslutar om fördelningen av ramarna till kurser och övriga ändamål (ska vara klart den 16 november 2018). I processen ingår följande aktiviteter som PN och PrI berörs av: Juni: uppdatering av kursnamn och kurskoder. Första halvan av september: dialog mellan US/SER och PN/PrI om utbildningsuppdraget. Mitten på september: PrI och PN får sina preliminära utbildningsuppdrag. Slutet på oktober: US fastställer budget för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inklusive budgetramar och utbildningsuppdrag till PrI och PN. Fyra veckor under oktober november: PrI och PN fördelar ramarna. Programmens resursfördelning fastställs av programansvarig utbildningsnämnd/programnämnd.
Slutet på november: PrI och PN skickar beslutad resursfördelning till avdelningen för styrelsestöd och externa relationer (SER). Början på december: Styrelsens budget, programmens resursfördelning samt institutionssidorna publiceras i medarbetarportalen. Detaljerad tidsplan skickas till PrI och PN under maj. Det är bra om nämnderna redan under våren börjar diskutera principiella prioriteringar, t.ex. differentiering av håp-ersättningar, omfattning på programövergripande verksamhet och strategiska satsningar. Styrelsernas och programmens resursfördelning hittar du här: https://ki.se/medarbetare/ekonomi Resursfördelningsmodell för utbildning på grundnivå och avancerad nivå KI:s interna resursfördelningsmodell bygger på statens fördelningsmodell. Hur hög ersättning vi får från staten beror på hur många helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr) som KI har inom olika utbildningsområden (upp till takbeloppet som är den högsta ersättning som KI kan få från staten). Alla kurser är klassificerade utifrån sitt ämnesinnehåll inom ett eller flera utbildningsområden. KI avräknar studenter inom utbildningsområdena enligt tabellen nedan, där samhällsvetenskap och humaniora genererar lägst ersättning och medicin högst ersättning från staten. Ersättning från staten per utbildningsområde 2018 Ers per hst, kr Ers per hpr, kr Humaniora 31 308 20 401 Samhällsvetenskap 31 308 20 401 Naturvetenskap 53 385 45 020 Teknik 53 385 45 020 Vård 56 755 49 156 Odontologi 46 934 54 673 Medicin 63 422 77 144 I den interna resursfördelningsmodellen sammanvägs intäkterna från staten för de kurser som ingår i ett program till en s.k. program-håpersättning. I program-håpersättningen ingår såväl kompensation för lokaler som för verksamhetsförlagd utbildning och programövergripande verksamhet. Vissa omfördelningar görs innan program-håpen fastställs. Små nybörjarprogram med färre nybörjare än 40 per år och små påbyggnadsprogram med färre än 20 nybörjare per år får 25 procent högre håp-ersättning än om ingen omfördelning gjorts. Detsamma gäller de program inom KI som har lägst ersättning från staten. Denna högre ersättning finansieras genom omfördelning från de program som har högst ersättning. När det gäller fristående kurser finns det fem olika ersättningsnivåer med och utan hyreskompensation. Vilken ersättning en fristående kurs har beror t.ex. på om den är på grundnivå eller avancerad nivå, om det rör sig om en examensarbeteskurs eller annan typ av kurs och om kursen är inom humaniora/samhällsvetenskap eller naturvetenskap/medicin. Utöver medel till programmen, sätter styrelsen för utbildning av medel för t.ex. core-faciliteter inom utbildning, KTC, KUA, KUM och tillfälliga/strategiska satsningar.
Uppföljning och budget i UBW (Agresso) US följer upp utfallet för utbildningsprogrammen (per program) på en programmen. PrI/PN ansvarar således för att följa upp utfallet såväl på den egna institutionen som på övriga kursansvariga institutioner inom programmet. Kursansvariga institutioner ansvarar för att följa upp sina kurser. Eftersom uppföljningen görs per program är det viktigt att intäkter och kostnader bokförs på rätt program/motsvarande. Varje program har en unik verksamhetskod i UBW. Från och med 2018 kommer US att vartannat år ta tillbaka den del av årets kapitalförändring som överstiger 10 procent av institutionens anslagintäkter (per program). PrI och PN ansvarar för att senast den 15 februari lämna in en programbudget till SER (mall och anvisningar skickas ut av SER under november). Budgeten ska vara på kontoklassnivå och per medverkande institution (kurs- och momentansvariga). PrI/PN fyller i intäkterna för samtliga kursansvariga institutioner. Kursansvariga institutioner justerar vid behov intäkterna och gör en kostnadsbudget. Om det finns momentansvariga institutioner, ansvarar kursansvarig för att inhämta uppgifter från dessa. Kursansvarig skickar sin budget till PrI som sammanställer och skickar in till SER. Programrapporter för uppföljning finns upplagda i UBW. PrI/PN ser budget och utfall för samtliga institutioner som medverkar i programmet. Kursansvarig institution ser endast budget och utfall för sina kurser. Fördelning och bokföring av tolftedelar samt överföringar under året Styrelsen för utbildning fördelar ut medel för program, fristående kurser och övrig grundutbildning. Huvuddelen av medlen betalas ut i tolftedelar (årsbelopp/12 en gång per månad), men i vissa fall görs överföringar under året. Medlen för fristående kurser och övrig grundutbildning fördelas direkt till ansvarig institution. Medel för programmen fördelas ut i tolftedelar till PrI/PN. Därifrån fördelas medlen vidare till medverkande kursansvariga institutioner (fördelningen görs centralt men utifrån PrI:s/PN:s resursfördelning). Varje program har ett huvudprojekt som medlen fördelas till (??9900xxxx). Även fristående kurser och övrig grundutbildning har varsitt huvudprojekt. Budgetramen från US fördelas i sin helhet till huvudprojektet för respektive program på PrI/PN via kontoparet 3091/3092 för anslagsfinansierad utbildning och via 49449/39449 för studieavgiftsfinansierad utbildning. Från PrI/PN fördelas medlen till kursansvariga institutioner via kontoparet 3093/3094. Medlen för fristående kurser fördelas direkt till kursansvarig institution. SER/Staben gör tolftedelsfördelningen.
Lathund för kontering av tolftedelar från huvudprojekt till inst-projekt Medlen kommer in på huvudprojekt via konto Medlen konteras om från huvudprojekt till inst-projekt via kontoparet 3092 (endast PrI) 3093/3094 39449 (endast PrI) 3093/3094 3094 3094/3094 3564 3564/3564 Programansvariga och kursansvariga institutioner ska senast den 25:e varje månad ha bokat om tolftedelarna från huvudprojekten och ansvarar för att före periodstängning stämma av, via rapporterna GU Del1 och GU Del2 i UBW, att bokningarna går i noll. För överföring av medel mellan institutioner under löpande år, t.ex. för moment av en kurs, används konto 30999 och båda institutioner bokför på berört programs verksamhetskod. Detta konto används även när PrI ska föra över kapitalförändring från huvudprojektet till kursprojekt och vid överföring av medel för valbara kurser (överföring för valbara kurser görs i december). Undantag är programöverskridande kurser (kurser som studenter från flera program kan gå) där kontoparet 39499/49449 används. Köpande institution bokför på berört programs verksamhetskod medan säljande institution bokför på verksamhetskod 110. För mindre överföringar, eller större överföringar som på säljande institution ska bokföras på många olika projekt, används internkonton, t.ex. 40111, i både debet och kredit. Köpande institution bokför på berört programs verksamhetskod medan säljande institution krediterar det/de projekt där kostnaden uppstått. Vid årets slut kan prefekten besluta om omfördelning av kapitalförändring mellan programmen. Omföringen görs av EA via konto 2075. Under löpande år får överföringar mellan verksamhetskoder
endast göras om man bokfört på fel verksamhetskod och ska då göras med det konto som användes vid den ursprungliga bokningen. Medel ska inte heller föras under löpande år från projekt i kärnverksamheten till programmens stödprojekt (??8200xxxx) Länk till flödesbild Direktavräkning I mitten på december stäms utbildningsuppdraget enligt budget (antal håp/hst) av mot utfallet i Ladok. SER gör US avräkning mot PrI och PN per program och PrI och PN gör avräkningen mot kursansvariga institutioner per kurs. Om programmets utfall avviker från utbildningsuppdraget får PrI ersättning för överproduktion. Vid underproduktion ska PrI återbetala differensen mellan ersättning och verklig produktion. Avräkningen baseras på programmets snitt-håp enligt US resursfördelning x antalet hst/håp. Även kursansvariga får ersättning för överproduktion och får återbetala vid underproduktion, men transaktionen görs från/till PrI och det som avräknas är den håp-ersättning som framgår av programmets resursfördelning per kurs. Det finns begränsningsregler för ersättning för överproduktion men hittills har vi inte behövt tillämpa dem.