Revisionsrapport Inhyrda fastigheter Halmstads kommun



Relevanta dokument
Den kommunala vuxenutbildningen

Fastigheter för extern uthyrning


SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

KS , 164. Översyn av kommunens användning och behov av lokaler. Bakgrund

RIKTLINJER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING INOM VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN

Granskning av internhyressättning Halmstads kommun

Hedemora kommuns lokalpolicy

Revisionsrapport Lokalförsörjning Sollefteå kommun Anneth Nyqvist Projektledare Robert Bergman Projektmedarbetare

Konkurrensutsättning inom socialnämnden

Riktlinjer för lokalförsörjning. Antagna av kommunfullmäktige

Arbetet kring ensamkommande. Halmstads kommun

Upphandling i kommunala bolag

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Riktlinjer för lokalförsörjningstrategi, interna hyror samt tomställda lokaler

Kramfors kommun. BAS-förvaltningens hyresavtal Revisionsrapport. Offentlig sektor - kommuner och landsting KPMG AB 13 november 2013 Antal sidor: 9

Matarengivägsprojektet

Revisionsrapport Budgetprocessen Pajala kommun Anna Carlénius Revisonskonsult

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

Ersättning till Friskolor

Införande av lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) inom särskilt boende inom äldreomsorgen

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren

FN 2018/303. Verksamhetsplan Fastighetsnämnd

Riktlinjer för lokalförsörjning

POLICY. Policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar

Kommunstyrelsens hyressättning av kommunens fastigheter

Granskning av upphandlingsverksamhet

Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

Propositionsordning Ordföranden frågar om arbetsutskottet beslutar enligt Michaela Fletchers (M) yrkande och finner att så är fallet.

STYRDOKUMENT FÖR KOMMUNFASTIGHETER OCH LOKALNYTTJANDE VERKSAMHETER

Revisionsrapport Granskning av investeringsverksamheten.

Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Ragunda kommun

Revisionsrapport Granskning av rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Härjedalens kommun

Hyresmodell FÖR KOMMUNALA VERKSAMHETSLOKALER

Kommunstyrelsen. Kommunrevisionen har under hösten 2004 granskat rubricerade rutiner. Revisionsrapport har upprättats i september månad, bilaga.

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

RIKTLINJER FÖR LOKALRESURSPLANERING, LOKALFÖRSÖRJNING OCH LOKALANVÄNDNING

Socialnämnden. Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun. Revisionsrapport.

Granskning av fastighetsunderhåll

Revisionsrapport Granskning av SBN - Fastighetsunderhåll. Härjedalens Kommun

Granskning av lokalförsörjning

Granskning av registerkontroll inför anställning. Halmstads kommun

Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning. Härjedalens Kommun

Budgetprocess för investeringar uppföljande granskning. Skellefteå kommun

Kommunens investeringsverksamhet

Sammanträdesdatum Sida Fastighetsnämnden (6)

Upphandling och inköp

Granskning av kommunstyrelsens interna kontroll för 2011

KOMMUNREVISIONEN. Kungälvs kommun Revisorerna. Till Kommunfullmäktige Kungälvs kommun Org nr

Datum Beslut avseende förhyrning av förskola på Södra Källtorp

Ärende- och dokumenthantering

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Västerviks kommun. Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Granskning av lönesystem

Granskning av upphandlingsverksamhet

Organisering, styrning och ledning av kommunala verksamhetslokaler

Revisionsrapport nr 2, 2011 R Wallin. Vadstena kommun Beställarroll fastighetsfrågor

Styrprinciper interndebitering i kommunen samt dess bolag

Yttrande över stadsrevisionens rapport "Ensamkommande flyktingbarn (10/2013)

Affärsplan. Affärsplan AB Industristaden AB Industristaden

Uppföljning av revisionsrapport Kommunala aktivitetsansvaret i Lysekils kommun januari 2019

Årsbokslut 2018 Fastighetsområdet Tertial

Granskningsredogörelse Strategisk styrning

Granskning av fastighetsverksamheten

Revisionsrapport Skellefteå kommun

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Beredning av beslutat investeringsutrymme

Behov av bostäder i Danderyds kommun för bostadssociala ändamål och för flyktingar

Beslut om lokalförhyrning på Trädskolevägen 17 gällande flera verksamheter inom Jobbtorg Stockholm

Granskning av utbetalningar

Granskning intern kontroll

Årlig granskning av Kostnämnden i Sollefteå Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Halmstad Arena utvärdering av projektet

STRÄNGNÄS KOMMUN POLICY FÖR STYRNING AV LOKALFRÅGOR

Kommunstyrelsens styrning och ledning av personalfrågor

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

KARLSTADS KOMMUN. Ärende 1

Revisionsrapport. Trygga Halmstad. Halmstads kommun. Januari 2009 Bo Thörn

Datum Kommunrevisionen: Uppföljning av granskning av kommunens lokalstyrning avseende pedagogiska lokaler

Sammanträdesdatum Sida Fastighetsnämnden (19)

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport Stärkt föräldraroll

Stadsrevisionen. Projektplan. Granskning av strategisk lokalförsörjning. goteborg.se/stadsrevisionen

Revisionsrapport. Bostadsförsörjning för äldre. Halmstads kommun. Christel Eriksson Certifierad kommunal revisor Februari 2013

Förstudie Förekomsten ändrings

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Inhyrning av Liljeholmshallarna

Uppföljande granskning av överförmyndarverksamheten

Granskning av kommunens leasingbilar

KARLSTADS KOMMUN. Ärende 2

Granskning av direktupphandling och följsamhet mot kommunens egna riktlinjer

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Revisionsrapport avseende socialnämndens samverkan med föreningen Fenix

Granskning av hantering av konst och konstföremål - Söderköpings kommun

Revisionsrapport. Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd. Östersunds kommun. Kjell Pettersson.

Kommunstyrelsens ekonomistyrning

Revisionsrapport Marks kommun Charlie Lindström December 2018

Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

Transkript:

Revisionsrapport Inhyrda fastigheter Halmstads kommun Rebecca Lindström Bo Thörn Cert. kommunal revisor

Innehållsförteckning SAMMANFATTNING 1 BAKGRUND 2 UPPDRAG 2 GENOMFÖRANDE 2 IAKTTAGELSER 3 SAMARBETE I LOKALFÖRSÖRJNING 3 STYRANDE DOKUMENT 3 ANSVARSFÖRDELNING 3 SAMVERKAN 4 ARBETSSÄTT MED AVTAL 5 AVTAL MED EXTERNA FASTIGHETSÄGARE 5 FASTIGHETSANSVAR I FÖRVALTNINGARNA 6 ADMINISTRATION AV AVTAL 6 ERFARENHETER 6 ANALYS FRÅN LEVERANTÖRSRESKONTRA 7 REVISIONELL BEDÖMNING 9 SAMARBETE I LOKALFÖRSÖRJNING 9 AVTAL MED EXTERNA UTFÖRARE 9 INTERNA HYRESAVTAL 10 ADMINISTRATION AV AVTAL 10 Halmstads kommun

Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska avtal för fastigheter som kommunen hyr in. Revisionsfrågan för granskningen: Är Fastighetsnämndens inhyrning av externa lokaler ändamålsenlig? Vårt svar är att Fastighetsnämndens inhyrning av externa lokaler inte i alla delar är ändamålsenlig. Vår bedömning grundar sig i följande iakttagelser: Enligt vår bedömning är kommunens samarbete i arbetet med lokalförsörjningen inte helt ändamålsenligt. Vi bygger vår bedömning på att det finns styrande principer och tydliga ansvarsförhållanden avseende samarbetet i kommunen. Vi ser positivt på att samordningen och arbetet med att effektivisera användningen av kommunens lokaler har stärkts. Enligt gällande riktlinjer ska förvaltningarna beskriva sina verksamhetsbehov och utifrån behoven för Fastighetskontoret dialog med de externa fastighetsägarna. I granskningen har det framkommit att gällande riktlinjer inte alltid följs eftersom det förekommer att förvaltningar för diskussioner med externa fastighetsförvaltare. Vår bedömning är att tecknande av avtal med externa fastighetsägare följer ansvarsfördelning i kommunen och sker enligt delegationsordning. I denna granskning har vi inte spårat någon princip för kommunens ägande av fastigheter, om kommunen i första hand ska äga fastigheter som egna verksamheterna bedrivs i. Vår rekommendation är att Kommunstyrelsen tar initiativ till att utarbeta en vägledande princip för verksamhetsnämnderna. Enligt vår bedömning följer ansvars- och kostnadsfördelningen kommunens anvisningar för internhyra. Interna hyresavtal upprättas mellan Fastighetskontoret och verksamhetförvaltningarna för var och en av de externa avtal som ingås. Vid förändringar som görs inom inhyrda fastigheter kompletteras avtalen med tilläggsavtal som verksamhetsnämnderna kompenseras för i budgeten. Vi anser att administrationen av avtal är ändamålsenlig. Avtalen för externa inhyrningar av lokaler administreras av Samhällsbyggnadskontoret gemensamt för Fastighetskontoret och Samhällsbyggnadskontoret. Nämnderna får underlag i budgetararbetet om framtida lokalkostnader. Halmstads kommun 1 av 10

Bakgrund Uppdrag Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska avtal för fastigheter som kommunen hyr in externt. Halmstads kommun äger fastigheter för den egna verksamheten. Samtidigt hyr kommunen fastigheter för en kortare eller längre tid som komplement till de egna fastigheterna. Fastighetsnämnden har ansvar för genomförandet kommunens lokalförsörjning vilket innefattar inhyrning av lokaler. Fastighetsnämnden tecknar avtal med externa hyresvärdar samt interna hyrsavtal med de verksamhetsnämnder som ska använda dessa lokaler för sin verksamhet. Revisorerna har i tidigare granskning noterat att det råder oklarheter i ansvarsfördelningen, bland annat när det gäller kontakter och möjligheter att ingå överenskommelser med externa hyresvärdar. Med utgångspunkt från riskanalysen vill revisorerna nu granska kommunens inhyrning av externa lokaler för verksamhetsnämndernas behov. Revisionsfrågan för granskningen: Är Fastighetsnämndens inhyrning av externa lokaler ändamålsenlig? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Reglementen Principer för tecknande av interna hyresavtal Med utgångspunkterna från dessa har följande kontrollområden formulerats: Fastighetsnämndens samarbete i lokalförsörjning är ändamålsenligt. Tecknande av avtal med externa fastighetsägare följer ansvarsfördelning i kommunen och sker enligt delegationsordning. Interna hyresavtal är ändamålsenliga; ansvars- och kostnadsfördelningen mellan Fastighetsnämnden och berörd verksamhetsnämnd är ändamålsenlig. Administrationen av avtal är ändamålsenlig. Genomförande Granskningen avgränsas till Fastighetsnämnden. Granskningen omfattar: en genomgång av styrande dokument inom området de fem senaste externa avtalen för verksamheter inom Hemvårdsnämnden, Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden respektive Utbildnings- och arbetslivsnämnden Intervjuer med personer inom Fastighetskontoret, Samhällsbyggnadskontoret och i de berörda förvaltningarna som svarar för lokalförsörjning inom förvaltningarna Analys från leverantörsreskontra, för år 2013 och till och med augusti 2014, för att verifiera kontrollområdena enligt ovan Halmstads kommun 2 av 10

Iakttagelser Samarbete i lokalförsörjning Styrande dokument Kommunfullmäktige fastställde i april 2013 Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning. Enligt riktlinjerna, under rubriken Fastigheter och lokaler, anges flera punkter som rör denna granskning: Kommunens lokaler ska utnyttjas i första hand Hyreskontrakt ska finnas mellan kommunens centrala fastighetsförvaltning och respektive förvaltning Förhyrande förvaltning skall på eget initiativ och med kort framförhållning ha möjlighet att återlämna lokaler till kommunens centrala fastighetsförvaltning Kommunens centrala fastighetsförvaltning ansvarar för kontrakt med externa hyresvärdar Om hyresgäster önskar skall avtal om tilläggstjänster kunna träffas och regleras i hyreskontrakten Kommunen bör ej göra investeringar i förhyrda fastigheter Fastighetskontorets Anvisning för interhyra togs fram 2012. Under rubriken Externt förhyrda lokaler samt rubriken Lokalbank behandlas motsvarande skrivningar som i Kommunfullmäktiges riktlinjer enligt ovan. Fastighetsnämnden fastställde i december 2013 Rutiner gällande extern förhyrning av verksamhetslokaler. Rutinerna omfattar bland annat: Uppdrag om extern förhyrning av verksamhetslokaler. Uppdrag ska lämnas av Kommunstyrelsens Samhällsbyggnadsutskott till Fastighetsnämnden. Tecknande av hyresavtal. Fastighetsnämnden ansvarar för att teckna externa avtal. Bevakning av befintliga externa förhyrningar. Kommunstyrelsens Samhällsbyggnadsutskott bevakar, genom fastighetsstrategen, avtal som förfaller inom två år. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige beslutade i juni 2013 att Samhällsbyggnadsutskottet ansvarar för beredningen av ärende hur lokalbehov som är beslutade av nämnder ska tillfredsställas. På Samhällsbyggnadskontoret finns en tjänst som fastighetsstrateg med uppgift att tillgodose att verksamheterna i kommunen har tillgång till lokaler. I uppgiften ingår att ha en överblick av kommunens fastighetsbehov och fastighetsbestånd, effektivisera kommunens fastighetsanvändning samt vid behov förbereda underlag för beslut om extern inhyrning. I de fall någon förvaltning behöver externa lokaler vänder de sig till Samhällsbyggnadskontoret som efter en prövning ger klartecken till Fastighetskontoret som i sin tur tecknar avtal. Halmstads kommun 3 av 10

Fastighetsnämndens ansvar behandlades av kommunfullmäktige senast i februari 2014. I reglementet framgår att Fastighetsnämnden ansvarar för genomförande av kommunens lokalförsörjning samt förvaltning av kommunens fastighetsbestånd. Det innebär bland annat att Fastighetskontoret tecknar avtal med externa hyresvärdar och har ansvar för att bevaka avtal med externa kontrakt som kommer att gå ut och eventuellt ska sägas upp. Kommunstyrelsen tar varje år beslut om en strategi för lokaler. Strategin omfattar de fastigheter där avtalen med externa hyrsvärdar går ut inom två år. Underlaget tas fram i samarbete med förvaltningarna. Avsikten är att på sikt kunna minska kommunens inhyrning av lokaler och effektivisera användning av de egna lokalerna inom kommunen. Det strategiska arbetet har lett fram till relativt omfattande omflyttningar av kommunens förvaltningar. Samverkan Lokalplaneringsgruppen startade vintern 2013/2014. Gruppen leds av fastighetsstrategen och i gruppen ingår en representant från var och en av förvaltningarna. Gruppen träffades mer frekvent i det inledande skedet och planerar att träffas ett par gånger per halvår. Enligt intervjuerna fyller lokalplaneringsgruppen ett behov när det gäller att samordna lokalfrågor i kommunen. Framförhållningen anges ha förbättrats och gruppen medverkar i att ta fram underlag för att välja mellan att effektivisera användningen i befintliga lokaler, hyra internt eller externt och eventuellt bygga nytt. Genom det arbete som bedrivs i gruppen kan förvaltningarna samordna behov av lokaler och minska behovet att anlita externa fastighetsägare. Lokalbanken administreras av Fastighetskontorets ekonomifunktion. Förvaltningarna kan säga upp hela eller delar av fastigheter till Fastighetskontoret. Fastighetskontoret för sedan vidare uppgifterna till Stadskontoret. Syftet är att stimulera förvaltningarna att säga upp och frigöra även delar av fastigheter. Förvaltningarna får behålla en del av budgeterade medel för lokaler som sägs upp. Enligt anvisningar för internhyra får förvaltningen behålla mellan 0 och 20 procent, där den sistnämnda procentsatsen är huvudregel. Om lokaler kan användas av annan verksamhet eller avvecklas kan förvaltningen få behålla en större del av hyresbudgeten. Varje förvaltning har tagit fram ett verksamhets- och funktionsprogram. Några förvaltningar, Socialförvaltningen och Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, har tagit fram en mer detaljerad inventering av befintliga lokaler och lokalbehov. Andra har tagit fram typmodeller för specifika lokaler som finns i verksamheten, till exempel en förskola eller en lokal för hemtjänstgrupper inom äldreomsorgen. Programmen aktualiseras när det sker förändringar som berör lokalanvändningen. Enligt intervjuerna är programmen ett levande instrument i planeringen av verksamheten. Tidigare var det vanligare att förvaltningarna tecknade egna avtal med externa fastighetsägare. Enligt intervjuerna har kommunens arbete med lokalförsörjning förbättrats sedan den nuvarande ordningen med central lokalplaneringsgrupp och lokalbank (interna lokaler) infördes samt att Samhällsbyggnadskontoret tagit det Halmstads kommun 4 av 10

konkreta ansvaret för samordningen. Analysen av de senaste fem externa avtal inom respektive verksamhetsförvaltning visar att delegationsbestämmelserna följs. Arbetssätt med avtal Enligt ansvarfördelningen tecknar Fastighetskontoret avtal med den externa fastighetsägaren. Verksamhetsförvaltningarna tecknar i sin tur internt avtal med Fastighetskontoret. Avtal med externa fastighetsägare I detta avsnitt redovisas vilka fastigheter som de förvaltningar som ingår i granskningen hyr från externa fastighetsägare. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har avtal med externa fastighetsägare för lokaler till daglig verksamhet som är från 90-talet. Nio av lokalerna ägs av kommunen medan sex hyrs av privata fastighetsägare. De äldre avtalen har kompletterats när det gäller el, snöröjning och grönytevård. Bland dessa finns avtal som inte har kompletterats sedan de ingicks. Socialförvaltningen har drygt 50 gruppbostäder samt kontor. Lokalerna är kommunens egna eller hyrs av HFAB. Kommunen äger och svarar för kostnaderna för de gruppbostäder som de externa utförarna bedriver verksamhet i. Hemvårdsförvaltningen bedriver verksamhet i ett boende som kommunen äger. Hemvårdsförvaltningen hyr samtliga serviceboenden av HFAB, förutom ett som hyrs av Rikshem. Privata fastighetsägare äger övriga särskilda boenden. Det finns idag ett särskilt boende som drivs privat enligt Lagen om Valfrihet och ytterligare beräknas tillkomma. Detta skapar konkurrens för verksamheten och osäkerhet i planeringen av boendet som drivs i egen regi. För de lokaler kommunen inte äger är ansvaret enligt avtalen tydligt medan ansvarstagandet i praktiken kan vara komplicerat. Det gäller bland annat fastighetsägare som i sin tur anlitar entreprenörer för driften av fastigheten. Vid försäljning av kommunens äldreboende skrevs hyresavtal där Fastighetskontoret ansvarar för drift och skötsel i de fastigheter som kommunen tidigare ägt. Det råder delade meningar om ansvarsförhållandet vid investeringar i nybyggnader. Hemvårdsförvaltningen uppger att ansvaret för helheten saknas, till exempel i ombyggnad av Olsgården har det funnits oklarhet i vad som ingår i avtalet och vem som bevakar att fastigheten utförs på det sätt som avtalats. Enligt Fastighetskontoret framgår gränsdragningen mellan hyresvärden och hyresgästen av hyresavtalet som tagits fram i samråd mellan fastighetskontoret och hemvårdsförvaltningen. Barn- och ungdomsförvaltningen strävar efter att kommunen ska äga fastigheter för driften av de egna verksamheterna inom förskola och grundskola. Fristående förskolor och grundskolor äger till största delen sina fastigheter och får bidrag för detta genom barn- och elevpeng, det finns några friskolor som hyr fastighet av kommunen. Förvaltningen hyr in några förskolor och lokaler för administration av privata fastighetsägare. Ett arbeta med att effektivisera lokalanvändningen inom förskolan har pågått en tid genom att förskolor med endast en avdelning avvecklas. För verksamheten inom förskolan hyrs paviljonger in, vilket uppges vara dyrare än Halmstads kommun 5 av 10

att bygga egna lokaler. Behovet av lokaler inom förskolan är stort och kommunen har en eftersläpning i byggandet av förskolor. Fastighetsansvar i förvaltningarna På de förvaltningar som ingår i granskningen finns personer med ett strategiskt och långsiktigt ansvar för att lokalfrågor inom respektive förvaltning. Personerna svarar för kontakter med externa fastighetsägare, fastighetskontoret och samhällsbyggnadskontoret samt ingår i lokalsamordningsgruppen. Enligt gällande riktlinjer ska förvaltningarna beskriva sina verksamhetsbehov och utifrån behoven för Fastighetskontoret dialog med de externa fastighetsägarna. Inom Hemvårdsförvaltningen svarar fastighetsansvarig för dialog med externa fastighetsägare, till exempel när det gäller förändringar inom befintliga fastigheter. Inom Barn- och ungdomsförvaltningen anlitas Fastighetskontoret från början när behovet av ändringar som leder till tilläggsavtal ska genomföras. Förändringar resulterar i tilläggsavtal som Fastighetskontoret administrerar. I huvudsak är det förvaltningarna själva som letar efter lämpliga lokaler bland externa fastighetsägare. I förvaltningarna är ofta chefer med ansvar för verksamheterna aktiva med att se över sitt lokalbehov och leta möjliga lokaler hos externa fastighetsägare. Administration av avtal Samtliga externa avtal administreras av ekonom placerad på Samhällsbyggnadskontoret. Ekonomen servar Fastighetskontoret och Samhällsbyggnadskontoret med ett gemensamt avtalsregister. Ursprungliga avtal och tilläggsavtal är samlade under en och samma mapp. En gång per månad gör ekonomen ett utdrag ur registret med uppgifter om vilka avtal som är på väg att gå ut och eventuellt sägas upp. Uppsägningar av avtal kan också initieras av verksamhetsförvaltningarna. Enligt intervjuerna med förträdare för verksamhetsförvaltningarna har kommunens administration av avtalen blivit bättre under de senare åren. De externa avtalen har blivit mer enhetliga, till exempel när det gäller kostnader för el, trädgårdskötsel och snöröjning. När det sker inbrott i lokaler som hyrs in från externa fastighetsägare är det inte klart vem som ansvarar för kostnaderna. Enligt fastighetskontoret framgår detta av hyresavtalen. Förvaltningar får också underlag från Fastighetskontoret tidigare än innan, vilket ger dem bättre möjligheter att beräkna lokalkostnaderna i budgetarbetet. När det gäller inhyrning som sker med kort framförhållning, till exempel inhyrning av paviljonger till förskoleverksamheten, erhålls kostnadsunderlaget senare. Det gäller bland annat kostnader för att ställa i ordning mark eller att färdigställa en skolgård. Erfarenheter I vissa fall behöver verksamheterna ha tillgång till lokaler med kortare framförhållning än budgetprocessen tillåter. På grund av konflikter i omvärlden kan inflyttningen till kommunen på kort tid bli tillfälligt stor. Detta skapar behov av lokaler Halmstads kommun 6 av 10

inom förskola och skola eller för ensamkommande flyktingbarn. I dessa fall hör förvaltningarna först med fastighetsstrategen om det finns lediga lokaler inom kommunens fastighetsbestånd. Om det inte finns några lokaler att tillgå och det krävs en akut lösning letar förvaltningarna efter lediga lokaler och lämnar förslag till Fastighetskontoret. Fastighetskontoret tecknar sedan avtalet med den externa fastighetsägaren. Tilläggsavtal tecknas när verksamheterna behöver ändra något i lokalerna som inte ingår i de ordinarie avtalen. I dessa fall är det företrädare för verksamheterna som avgör behoven och tar fram underlag. Fastighetskontoret tecknar avtal med den externa fastighetsägaren och verksamheten tecknar i sin tur internt avtal med Fastighetskontoret. Nämnderna kompenseras i budgeten för de kostnader som tilläggavtalen skapar. Det finns variationer mellan förvaltningar i hur mycket fastighetsansvariga arbetar med förändringar i lokaler och tilläggsavtal som följd av förändringarna. Detta berör också arbetsfördelningen mellan verksamhetsförvaltningarna och Fastighetskontoret. I granskningen har vi också mött olika uppfattningar om arbetsformerna för samverkan med Fastighetskontoret, bland annat beroende på hur omorganisationen till områdesansvar påverkat förvaltningarna. Till exempel kan ett område inom Barn- och ungdomsförvaltningen möta tre personer från Fastighetsförvaltningen mot tidigare en. Analys från leverantörsreskontra Samtliga externa avtal finns registrerade i en Excelfil som administreras av ekonom på Samhällsbyggnadskontoret. För att få en uppfattning över hur förvaltningarna följer aktuella ansvarsfördelningar har en matchning av leverantörsreskontran mot avtalsregistret gjorts. Vi har utgått från kontogruppen lokalhyror och exkluderat parkering, tillfällig hyra och garage. Matchningen har gjorts på leverantörsnummer för perioden 2013-01-01 till 2014-08-31. I nedanstående tabell redovisas resultatet av matchningen. Beloppen avser betalda hyror som inte motsvaras av fastighetsägare i avtalsregistret. Kommentarer är förvaltningarnas förklaringar till resultatet. Halmstads kommun 7 av 10

Nämnd Belopp Kommentar (tkr) Hemvårdsnämnden 81 Felaktigt betalda fakturor, har reglerats Socialnämnden 4 133 Tillfälliga lokaler, felkontering, enskilda vuxna har avtal med fastighetsägare men Socialförvaltningen gör utbetalningen samt speciallösningar vid bidrag då hyrorna inte kan internfaktureras. Barn- och ungdomsnämnden 223 Förhyrning av Sannarpshallen, där vissa tider och dagar hyrs för skolans verksamhet Utbildnings- och arbetslivsnämnden och felkonteringar. 385 Förhyrning av Sannarpshallen, där vissa tider och dagar hyrs för skolans verksamhet. Hyrde tidigare en del av arbetsförmedlingens lokaler, gammalt avtal som inte finns längre. Tillfälliga förhyrningar till flyktingar. Övriga 19 315 Listan över avtal är inte alltid uppdaterad efter leverantörsnummer och ändringar görs istället på företagsnamnet. Därav kunde största delen avskrivas och finns med på avtalslistan. Felkontering som avser hyror för parkeringshus uppgick till cirka 11 miljoner kronor. Totalt 23 136 Stickprovet och analysen visar att förvaltningarna inte tecknat några avtal med externa fastighetsägarna som strider mot kommunens rutiner för extern förhyrning av verksamhetslokaler. Trots detta har det i intervjuer framkommit att förvaltningarna för diskussioner och förhandlingar med externa fastighetsägare. Enligt stickproven finns det inget som visar att förvaltningarna sluter avtalen. Halmstads kommun 8 av 10

Revisionell bedömning I denna granskning har revisionsfrågan formulerats enligt följande: Är Fastighetsnämndens inhyrning av externa lokaler ändamålsenlig? Vårt svar är att Fastighetsnämndens inhyrning av externa lokaler inte i alla delar är ändamålsenlig. Vi vill lämna följande kommentarer kring granskningens kontrollområden. Samarbete i lokalförsörjning Enligt vår bedömning är kommunens samarbete i arbetet med lokalförsörjningen inte helt ändamålsenligt. I denna granskning har vi noterat att ansvarsfördelning i kommunen, riktlinjer och rutiner som rör inhyrning av externa fastigheter nyligen har setts över. Vi ser positivt på att samordningen och arbetet med att effektivisera användningen av kommunens lokaler har stärkts. Enligt gällande riktlinjer ska förvaltningarna beskriva sina verksamhetsbehov och utifrån behoven för Fastighetskontoret dialog med de externa fastighetsägarna. I granskningen har det framkommit att gällande riktlinjer inte alltid följs eftersom det förekommer att förvaltningar för diskussioner med externa fastighetsförvaltare. Avtal med externa utförare Vår bedömning är att tecknande av avtal med externa fastighetsägare följer ansvarsfördelning i kommunen och sker enligt delegationsordning. I granskningen har vi mött en stor variation när det gäller ägandet av fastigheter och driften av verksamheten. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden hyr in lokaler där de bedriver daglig verksamhet. Socialnämnden betalar hyran för samtliga gruppbostäder som ägs av kommunen, även de där entreprenörer bedriver verksamheten. Hemvårdsnämnden hyr in en betydande del av de fastigheter som kommunen bedriver verksamhet i samt, inom Lagen om valfrihet inom särskilt boende, äger privata utförare de fastigheter de bedriver verksamhet i. Barn- och ungdomsnämnden äger de allra flesta lokaler som den bedriver egen verksamhet i och kompletterar dessa vid tillfälliga behov. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samt Barn- och ungdomsnämnden lämmar dessutom bidrag till fristående utövare där ersättningen för lokalkostnader och verksamhet ingår i ersättningen. Variationerna som beskrivs ovan beror till viss del på lagstiftningar som Lagen om offentligt upphandling, Lagen om valfrihet och Skollagen. Variationerna är dock, med denna reservation, stora. I denna granskning har vi inte spårat någon princip för kommunens ägande av fastigheter, om kommunen i första hand ska äga fastigheter som egna verksamheterna bedrivs i. Vår rekommendation är att Kommunstyrelsen tar initiativ till att utarbeta en sådan vägledande princip för verksamhetsnämnderna. Halmstads kommun 9 av 10

Interna hyresavtal Enligt vår bedömning följer ansvars- och kostnadsfördelningen kommunens anvisningar för internhyra. Interna hyresavtal upprättas mellan Fastighetskontoret och verksamhetförvaltningarna för var och en av de externa avtal som ingås. Vid förändringar som görs inom inhyrda fastigheter kompletteras avtalen med tilläggsavtal. Verksamhetsnämnderna kompenseras i budgeten för de kostnader som tilläggsavtalen skapar. Administration av avtal Enligt vår bedömning är administrationen ändamålsenlig. Avtalen för externa inhyrningar av lokaler administreras av Samhällsbyggnadskontoret gemensamt för Fastighetskontoret och Samhällsbyggnadskontoret. Nämnderna får idag underlag i budgetararbetet om framtida lokalkostnader. XX november Bo Thörn Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 10 av 10