ANVÄNDARGUDIE FÖR ARRANGÖRER OCH PLATSÄGARE

ANVÄNDARGUDIE FÖR ARRANGÖRER OCH PLATSÄGARE

Kort om Evenemangskalendern Evenemangskalender bygger på att hitta och presentera evenemang som publicerats på etablerade publika tjänster som t ex Facebook, samt att arrangörer ska ges möjlighet att via formulär kunna lägga till eller redigera innehåll avseende sina evenemang. T ex, om du som arrangör skapar och publicerar ett publikt event via Facebook* så kommer det automatiskt dyka upp i evenemangskalendern. Under förutsättning att ni är en godkänd arrangör och att platsen där eventet hålls är en sparad plats, och inte bara en adress. Med andra ord så kan ni lugnt luta er tillbaka om ni publicerar era evenemang via Facebook. Men, om ni inte gör det eller vill ha möjligheten att redigera evenemang som är hämtade från Facebook så finns möjligheten att begära konto via Evenemangskalendern (Ni hittar länken i sidans sidfot). PS. På nästa sidan finns några viktiga tips att följa när du lägger upp evenemang via Facebook. Se till att ha läst dem noggrant. Innehåll Skapa evenemang via Facebook sid 1-2 Skapa konto och logga in på Content Curatorn sid 3-4 Hantera evenemang i Content Curatorn sid 5-6 Skapa/redigera evenemang sid 7-8 Hantera platser i Content Curatorn sid 9 Bäger åtkomst till nyaarrangörer/platser sid 10

Tips avseende evenemang via Facebook Lägger ni upp era evenemang via Facebook? Om inte så rekommenderar vi att ni börjar med det. Denna evenemangskalender kommer att hitta dem och om de passar inom ramen för evenemang som ska vara med i kalendern så kommer de automatiskt att visas där också. Några viktiga saker att tänka på: 1. ANGE PLATS DÄR EVENEMANGET HÅLLS. När ni anger platsen där evenemanget ska hållas så måste en plats med officiell sida anges och inte enbart en gatuadress eller en sk inofficiell plats. Välj en plats och inte en gatuadress. Om platsen inte har en officiell sida på Facebook så börjar ni med att skapa en sida för den aktuella platsen där eventet ska hållas. 1

Tips avseende evenemang via Facebook 2. OFFICIELL PLATSSIDA PÅ FACEBOOK En plats med en officiell sida känns igen genom att den har en meny på vänstersidan samt att den anges som sida. I bland kan en plats finnas med som både officiell sida och plats på Facebook. Var noga med att välja rätt. RÄTT FEL Om platsen där ni ska hålla ert evenemang inte har en officiell sida så skapar ni en genom Skapa sida i Facebook. 3. KATEGORIER Facebook har inga kategorier på evenemang, men på evenemangskalender används det för bättre sökbarhet m.m. För att ert evenemang på Facebook ska hamna i rätt kategori så använder ni er av en sk. hashtag. Lägg till # + den kategori ni vill att evenemanget ska tillhöra så matchas det automatiskt. Se listan över aktuella kategorier på evenemangskalenderns sida och välj filtrering. Placera därefter markören i 2

Skaffa konto och logga in på Eventkalendern Om du som arrangör eller platsägare alltså inte använder andra plattformar, eller vill kunna påverka hur ni markandsför era event eller platser i just Eventkalendern kan ni begära ett konto. Detta görs längs ner på kalenderns sida. Ni kan få åtkomst både till platser och arrangörer. Vad som är viktigt att komma ihåg är dock att för att kunna skapa event, så måste ni vara just arrangörer. Som bara platsägare, kan man inte skapa event, utan påverkar informationen om en plats där evenemang kan äga rum Adress till organisation 040 123 456 vår.email@mail.com Organsiationsnummer 3

Logga in på Content Curatorn När ni har blivit beviljad åtkomst som arrangör och/eller plats så kommer ni ha fått en länk skickade till er från Hoodin för att kunna aktivera ert konto till cc.hoodin.com. Då har ni fått åtkomst till vad vi kallar Content Curatorn. Det är här ni skapar och redigerar innehåll för Eventkalendern. Logga in på Content Curatorn: Sidan där ni kan logga in ser ut så här: Content Curatorns startsida: När ni har loggat in kommer ni till denna sida, där ni har er meny i det svarta blocket till höger och namnet på det projekt ni blivit inbjuden till. Beroende på om ni har fått åtkomst till arrangörer/platser så kommer ni ha olika funktioner i menyn. Under nyckelord listas nyckelord som använd i kalendern eller som ni har lagt till när ni skapat event. Projektnamn Projektnamn 4

Om du har åtkomst till en arrangör Om du har åtkomst till en arrangör kan du: 1. skapa event 2. redigera och ta bort event som är skapade i Content Curatorn eller hämtade från någon plattform Dessa funktioner hittar du under hantera event i din meny. Du kan ha åtkomst till fler än en arrangör. Projektnamn 5

Om du har åtkomst till en arrangör - hantera event Från sidan Hantera event hittar ni alla event som arrangeras av en arrangör ni har åtkomst till samt att ni kan skapa event från skapa nytt innehåll Ni ser även knappen hantera kategorier. Här kan ni se vilka kategorier som man kan lägga till sina event till, men som extern användare kan ni inte ändra eller lägga till kategorierna. Kommande event - här hittar ni kommande event ni har skapat eller som hämtats från Facebook Arkiverade event - event som redan varit och därför inte visas i den aktuella kalendern längre Utkast - event som ni själva skapat men som ni valt att spara istället för att publicera. Papperskorgen - här hittas borttagna event För att hantera Event så finns valen; Ta bort, Redigera samt Kopiera. Är det ett event som äger rum vid flera tillfällen finns även alternativet Ta bort alla tillfällen. Redigera innebär att ni öppnar upp eventet i samma vy som Skapa nytt innehåll. Där efter kan ni hantera innehåll och skapa relationer precis på samma sätt som om ett helt nytt event skulle skapas. Väljer ni att kopiera ett event, för att eventuellt låta orginalet vara kvar och återanvända en del av informationen för att markandsföra ett liknande event är det vitkigt att titel, ingress och text ändras så att de inte är indentiska med orginalet. Systemet kommer annars slå ihop dem, om man till exempel bara kopiera och ändrar datum. OBS: Väljer ni att redigera ett event som är inhämtat från en källa så som Facebook eller Eventbrite och publicerar det, så innebär detta att eventet slutar att hämta upp uppdateringar och ändringar från dess ursprungskälla. 6

Om du har åtkomst till en arrangör - skapa event steg 1 Så här ser det ut om du väljer att skapa nytt innehåll eller redigera ett existerande (fast då är självklart de flesta fälten ifyllda). Publicera ett event görs i tre steg och fyra (markerade med en röd prick) av fälten måste vara ifylda. När dessa obligatoriska fält är korrekt ifylda blir pricken grön. För att kunna publicera ett event så måste du ha angett: Namn på eventet Arrangör Plats Datum Bilduppladdning I det första steget är det viktigt att lägga upp en intresseväckande bild, även om du kan spara ett event utan bild. Har du inte valt en bild kommer systmet lägga till en reserv bild som adminstratören har laddat upp. För bilduppladdning kan ni lägga till bilder som är max 5MB stora. Antingen drar ni bilden och släpper den i rutan eller trycker på ladda upp för att kunna välja en fil. Ni kan välja att lägga till en kort bildtext och vem som har tagit bilden. Titel (obligatoriskt) Ert event bör ha ett beskrivande men inte allt för långt namn, eller ett som väcker nyfikenhet. Ingress och brödtext Ingressen bör vara en mycket kort beskrivning av vad det är för typ av event. Man kan också lägga till vem det lämpar sig för. Brödtexten kan ni formatera med hjälp av formateringsverktyget. Arrangör (obligatoriskt) När ni fyller i arrangörsfältet måste ni välja en arrangör som ni har fått åtkomst till. Arrangören kommer då dyka upp som alternativ i en dropdown meny och ni kommer kunna lägga till den så att den läggs i en blå rektanngel under fältet. Systemet tillåter bara en arrangör per event. Medverkande Ni kan även lägga till medverkande. T ex en känd skådespelare i en teateruppsättning. Detta ger bättre sökbarhet samt bra information till era användare. 7

Om du har åtkomst till en arrangör - skapa event steg 2 Plats (obligatoriskt) Ett event måste ha enangiven plats. Ni kan bara välja på platser som redan finns i systemet. Om platsen finns i systemet dyker den upp som alternativ i en dropdown meny när ni börjar skriva namnet. Om platsen inte skulle dyka upp får ni maila och föreslå platsen till administratören av kalender, så att de kan lägga till den. När den är tillagd, kan ni skapa ert event. Detta kan dröj ett par dagar och är helt upp till den som administrerar sidan. Datum (obligatoriskt) och tid Datum för eventet är obligatoriskt, men inte tid. Ni väljer datum i kalender menyn. Om eventet sker vid flera tillfällen kan ni lägga till flera datum och även lägga till om dessa tillfällen sker på en annan plats, som till exempel kan vara fallet för en turné. För återkommande event kan man välja dagar och öppettider som gäller för en period som du anger med start och slutdatum. Se till att de aktuella veckodagarna är ifyllda och ange vilka tider som gäller om sådana finns utsatta. När ni sparat ett event så här kommer ni efterhand kunna gå in och ta bort enstaka tillfällen i redigeringsvyn. När eventet är registerat kommer nämligen varje tillfälle få en rad som man kan ändra/ta bort Kategorier Om projektet som du nu har fått begränsad åtkomst till använder sig av kategorier för att klassificera event kan du välja att lägga till en kategori i detta fält. Du kan bara völja på de som är sparade, alltså måste de dyka upp i drop down menyn. Nyckelord Du kan lägga till nyckelord för att beskriva ditt event ännu mer. Med nyckelord blir ditt event mer sökbart eftersom man kan filterera i kalendern med hjälp av dessa. Video Marknadsför ditt event genom att lägga till en video. I det sista fältet i steg 2 kan du kopiera in länkar till videos från Facebook, Instagram och Youtube. 8

Om du har åtkomst till en arrangör - skapa event steg 3 Förställningens längd: Om ett evenemang är en förställning kan det vara så att dörrarna öppnas tidigare, och själva evenemanget är öppet längre än vad själva förställningen är. Då kan man vilja ange föreställningens exakta och då gör man det i detta fält. Pris och biljetter I sista delen kan man lägga till uppgifter om föreställningens pris samt länk till biljetter. Om det finns olika priser för olika typer av biljetter (till exempel ungdomsbiljetter, eller sitt- och ståplats), kan man här ange den billigaste biljetttypen och den dyraste. Ange en länk till var man kan reservera/köpa biljetter i det sista fältet. 9

Om du har åtkomst till en plats - hantera platser På sidan hantera plateser i er meny hittar ni de platser listade som ni kan redigera innehållet för. I listvyn för en plats får ni en överblick av den information som finns tillgänglig för en plats. Redigera De gröna bockarna betyder att det finns information inhämtad/tillagd av denna typ. Vill nä ända eller lägga till information så väljer ni redigera och då öppnas ett overlay fönster med platsens information. Vald som cover bild Det mest av information på denna sida kräver ingen närmer förklaring. Hashtag är ett fält som inte dyker upp för alla. Detta beror på vad kalendern har för inställningar. Finns fältet kan ni här lägga till er plats Instagram hashtag, så kommer er platssida på kalendern få ett bildkollage hämtat från Instagram. Funktionen hämtat innehåll kan ni som platsägare inte påverka. 10

Be om åtkomst till fler platser och eller arrangörer Om du vill ha åtkomst till fler platser och/eller arrangörer så ber du om det från Content curatorn. Du behöver alltså inte fylla i formuläret igen som du gjorde när du först fick tillgång till Content Curatorn. Välj be om åtkomst i menyn till höger. På sidan för begär åtkomst kan du fylla i de arrangörer/och eller platser som du vill få åtkomst till. Du kan be om åtkomst åt flera åt gången, men de måste finnas i systemet. Börja alltså skriva namnet på arrangören/platsen. Finns de i systemet, kommer de dyka upp i dropdown meny under fältet och du kan välja att lägga till den. Platsen/arranören ska då visas i blå rektangel under fältet. Sedan är det bara att trycka på spara! När administratören för projektet had godkännt din förfrågan kommer du få ett mail från Hoodin som berättar vad du har fått åtkomst till. Om du hade velat ha åtkomst till en plats eller arrangör som inte finns i systemet så rekommenderar vi att ni mailar den som är adminsitratör för sidan och berättar om vad ni tycker borde läggas till och varför. 12