Verksamhetsplan och budget 2012 Gemensamma familjerättsnämnden Solna och Sundbyberg
2 (10) Innehållsförteckning - verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden 2012 Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag... 3 Övergripande mål och styrning... 3 Gemensamma familjerättsnämndens mål... 3 Socialförvaltningens vision och värdegrund... 4 Ekonomi och budget... 4 Familjerättsverksamheten... 5 Omvärldsanalys... 5 Utvecklings- och kvalitetsarbete... 6 Arbete med kvinnofrid och brottsoffer... 7 Jämställdhet, integration och internationellt arbete... 8 Medarbetare... 8 Upphandling och konkurrensutsättning... 9 Internkontroll... 9 Framtid... 10 Bilagor: Internkontrollplan för Gemensamma familjerättsnämnden 2012 A
3 (10) Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag Familjerätt inom socialtjänsten är en verksamhet som regleras av föräldrabalken och socialtjänstlagen. Den största delen av den verksamhet som bedrivs inom familjerätten är myndighetsutövning. Nämndens målgrupper är i första hand barn och ungdomar samt deras familjer. Nämnden har ansvar för myndighetsutövning och styrs i huvudsak av socialtjänstlagen och föräldrabalken. Sedan 1 oktober 2009 har Solna stad och Sundbyberg stad inrättat en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet. Solna är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i stadens organisation. Familjerättsverksamheten ingår i Socialförvaltningen och är en del av förvaltningens Barnenhet. Övergripande mål och styrning I stadens budget för 2012 läggs ett antal prioriterade målområden och inriktningsmål fast. Visionen om det hållbara Solna preciseras i fyra prioriterade målområden; Ekonomisk tillväxt, Livsmiljö, Trygghet och omsorg samt Kunskap och lärande. Dessutom ska de tvärsektoriella frågorna likabehandling och internationellt arbete genomsyra all verksamhet. Gemensamma familjerättsnämndens verksamhet ligger framför allt inom målområde Trygghet och Omsorg med följande inriktningsmål fastställda av kommunstyrelsen: - Det ska vara tryggt att växa upp, leva och åldras i Solna. - Solnaborna ska kunna trygga sin försörjning genom eget arbete. - Solna stads omsorg ska kännetecknas av hög kvalitet, trygghet, värdighet, valfrihet och självbestämmande. Nämndens verksamhet berörs även av målområde Livsmiljö med övergripande inriktningsmål som handlar om att kunna erbjuda en verksamhet med hög kvalitet, kostnadseffektivitet, mångfald och tillgänglighet. Utgångspunkterna för verksamhetsplaneringen är förutom lagstiftning också den lokala politiska inriktningen som den kommer till uttryck i kommunfullmäktiges och nämndens mål, prioriteringar och uppdrag. Till grund för verksamhetsplaneringen ligger också förvaltningens vision och värdegrund, kontinuerlig omvärldsanalys samt resultatet av verksamhetsuppföljning, utvärderingar, granskningar och tillsyn. Måluppfyllelse, genomförande av uppdrag, resultat, nyckeltal, kvalitetsutveckling och budgetutfall redovisas löpande i verksamheten, i delårsrapporter och bokslut samt i särskilda ärenden till nämnden. Gemensamma familjerättsnämndens mål Inriktningsmål Inriktningsmålen omfattar samtliga verksamheter inom nämndens område. För 2012 föreslås följande inriktningsmål för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet: Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska stärka individens förmåga att leva ett självständigt liv och i allt sitt arbete särskilt uppmärksamma barns och ungdomars situation Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska arbeta förebyggande och erbjuda tidiga insatser Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska erbjuda en god kvalitet Effektmål För varje inriktningsmål ska nämnderna i samråd med kommunstyrelsen ta fram ett antal effektmål. Uppföljning av effektmålen ger tillsammans med övrig uppföljning en grund för den bedömning som ska göras av i vilken grad inriktningsmålen uppfyllts. Hur uppföljningen ska genomföras och vilka åtgärder som krävs för måluppfyllelse redovisas i särskilda handlingsplaner på förvaltningsnivå.
4 (10) Utifrån nämndens tre inriktningsmål föreslås följande effektmål för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet 2012: Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska stärka individens förmåga att leva ett självständigt liv och i allt sitt arbete särskilt uppmärksamma barns och ungdomars situation Effektmål 1: Andelen ärenden som efter samarbetssamtal återaktualiseras för utredning ska minska. Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska arbeta förebyggande och erbjuda tidiga insatser Effektmål 2: Andelen samarbetsamtal ska öka i relation till antalet vårdnadsutredningar Socialtjänstens familjerättsverksamhet ska erbjuda en god kvalitet Effektmål 3: Andelen brukare som är nöjda med den familjerättsliga verksamheten ska ligga på en hög nivå Socialförvaltningens vision och värdegrund Sedan ett antal år utgår förvaltningens arbete ifrån en gemensam vision som anger en gemensam färdriktning och ambitionsnivå. Dess syfte är att skapa sammanhållning och se till att alla drar åt samma håll. Visionen, som är ett av flera instrument för att styra förvaltningen, lyder som följer: Vi är med och formar morgondagens socialtjänst så att våra klienter och brukare får förutsättningar att leva ett självständigt liv. Förvaltningen tog 2009 i bred samverkan fram en gemensam värdegrund som ska hjälpa alla medarbetare bli tydliga så att medborgarna, uppdragsgivarna och samarbetspartners vet vad de kan förvänta sig av socialförvaltningen. Värdegrunden ska stödja förvaltningen i att ha klientfokus, arbeta för stadens mål och förvaltningens vision. Värdegrunden utgår från de fyra ledorden; helhetssyn, människors lika värde, tro på individens egen förmåga och professionalism. Ekonomi och budget I verksamhets- och budgetplan anger kommunfullmäktige de uppdrag som överlämnas till respektive nämnd eller styrelse. Av uppdragen framgår övergripande mål, prioriteringar samt ekonomiska ramar för verksamheten. Nedan redovisas de ekonomiska ramarna för gemensamma familjerättens verksamhet i mkr. Budget 2011 Förändring 2011 till 2012 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Intäkter 2,1 0,2 2,3 2,3 2,3 Kostnader 5,3 0,5 5,8 5,8 5,9 Netto 3,2 0,3 3,5 3,5 3,6 Förvaltningen har upprättat förslag till budget för familjerättsverksamheten och för 2012 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om 5,8 mkr. Solna och Sundbyberg har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår och den andra hälften fördelas efter antalet ärenden under de senaste tre åren. Detta innebär för närvarande en fördelning av bruttokostnaderna med 60 procent för Solna och 40 procent för Sundbyberg.
5 (10) Den förhållandevis snabba befolkningsökningen fortsätter och särskilt är det antalet barnfamiljer som ökar i båda kommunerna. Förvaltningens förslag är därför att ramtillskottet används för att om behov finns utöka bemanningen. Familjerättsverksamheten Familjerättsverksamheten ingår i Socialförvaltningen och är en del av förvaltningens Barnenhet. Verksamheten har följande uppgifter: Utredningar, upplysningar och yttranden till tingsrätten i mål om vårdnad, boende och umgänge Råd och stöd till separerade föräldrar, samarbetssamtal rörande vårdnad, boende och ungänge samt avtal om vårdnad, boende och ungänge Yttranden till tingsrätten i mål om namnärenden Fastställande av faderskap för barn där föräldrarna inte är gifta Medgivandeutredningar för framtida adoption, prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande, yttranden till tingsrätten med anledning av adoption och uppföljningsrapporter till andra länder efter adoptivbarnets ankomst till Sverige Tillsättande av kontaktperson vid umgänge på tingsrättens begäran Omvärldsanalys Socialförvaltningen märker av stadens kraftiga befolkningsökning. Särskilt stor blir ökningen de närmaste åren i förskoleåldrar och av yngre vuxna i både Solna och Sundbyberg. Vid förvaltningens Barnenhet har antalet barn som varit aktuella för utredning eller en insats ökat stadigt de senaste åren. Inom socialtjänsten förväntas inga större förändringar på nationell nivå under det kommande verksamhetsåret såvida inte den s.k. Missbruksutredningens förslag går igenom. Utredningen föreslår bl.a. att ansvaret för all behandling av vuxna missbrukare ska föras över till landstingen from 2013. Förslaget har dock mötts av omfattande kritik, bl.a. från Sveriges kommuner och Landsting. I nuläget är det osäkert vad som händer med utredningens förslag och när de kan genomföras. Inom det familjerättsliga området har det skett ökningar av vissa ärendetyper som t.ex. Umgängesstöd och andra har minskat som t.ex. adoptionsärenden. Totalt sett är ärendeutvecklingen stabil. Det kan konstateras att förändrade familjebildningar och möjligheter till föräldraskap ställer nya krav på verksamheten. Dessutom kommer med stor sannolikhet kommande års kraftiga ökning av antalet barnfamiljer i både Solna och Sundbyberg få återverkningar inom verksamhetsområdet. I september 2011 meddelade regeringen att det ska avsättas en halv miljard kronor för att under tre år stärka skyddet av utsatta barn. I anslutning till att denna satsning aviseras sägs också att regeringen arbetar med flera förslag som den s.k. Barnskyddsutredningen lämnade 2009. Flera av förslagen ställer ökade krav på socialtjänstens arbete med barn och ungdom. Sommaren 2011 kom Socialstyrelsen med en handbok för arbetet med våldssutta kvinnor och barn som kompletterar allmänna råd publicerade 2009. Kommunerna får med denna handbok stöd i arbetet på övergripande nivå och i enskilda ärenden, såväl i rättstillämpning som i att kvalitetsutveckla stödet till de utsatta.
6 (10) Utvecklings- och kvalitetsarbete Förvaltningens kvalitetsarbete utgår från stadens Policy för kvalitetsutveckling som bl.a. ställer krav på att samtliga verksamheter ska utarbeta åtaganden gentemot nämnd och kommunledning med åtföljande kvalitetsdeklarationer. Kvalitetsdeklarationerna ska tydligt beskriva vilka tjänster och vilken service som olika verksamheter faktiskt kan erbjuda medborgare och brukare. Utifrån kvalitetspolicyn införde staden en gemensam synpunktshantering i september 2011. Kvalitetsarbetet bedrivs också utifrån vad som sägs i Socialtjänstlagen (3 kap 3 ) om att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, att det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet samt att kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Från 1 januari 2012 gäller nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, tandvård och verksamhet enligt LSS (SOSFS 2011:9). Utifrån vad som sagts i Utredningen om kunskapsutveckling inom socialtjänsten (SOU 2008:18) har regering och Sveriges kommuner och landsting, SKL fattat en överenskommelse om evidensbaserad praktik inom socialtjänstens område. Den handlar om att stärka socialtjänstens möjligheter och förmåga att skapa och använda relevant kunskap och informationsteknik. Målet är att de människor som får stöd från socialtjänsten ska få del av insatser som bygger på bästa tillgängliga kunskap. Sammanfattningsvis handlar en evidensbaserad praktik om ett förhållningssätt för ett ständigt och systematiskt lärande där brukaren och de professionella inom socialtjänsten utifrån bästa tillgängliga kunskap tillsammans fattar beslut om lämpliga insatser. Målet är att de metoder som socialtjänsten använder ska vara till nytta och aldrig till skada för brukaren. I detta är arbete utgör nordvästkommunernas gemensamma forsknings- och utvecklingsenhet, FoU-Nordväst, ett viktigt stöd. I enlighet med stadens policy för kvalitetsutveckling utgör förvaltningens kvalitetsarbete en integrerad del av verksamhetsplanering och uppföljning. Förvaltningens kvalitetsarbete ska kännetecknas av enkelhet och inriktas på konkreta förändringar som kommer klienter, brukare och medborgare till godo. Förutom vad som framkommer i verksamhetsuppföljning, tillsyn, särskilda genomlysningar och utvärderingar är de synpunkter som kommer från klienter, brukare och andra via bl.a. synpunktshantering och brukarundersökningar en betydelsefull drivkraft i kvalitetsarbetet. Prioriterade uppgifter 2012 Särskilt prioriterade områden i förvaltningens gemensamma utvecklings- och kvalitetsarbete: Uppföljning och åtgärder utifrån den förvaltningsgemensamma brukarundersökning som genomförts under 2011. Arbete utifrån stadens kvalitetspolicy med fokus på ett fortsatt arbete med att ta fram kvalitetsdeklarationer för olika verksamheter. Fortsatt arbete med att utveckla nyckeltal för bl.a. kommunala jämförelser och ta fram enkla modeller för att mäta såväl måluppfyllelse som effekter av olika insatser.
7 (10) Den förvaltningsövergripande satsningen på socialt nätverksarbete fortgår. Syftet är att engagera och mobilisera anhöriga och närstående till klienter och brukare. Utifrån kraven på att utveckla en kunskapsbaserad socialtjänst och en evidensbaserad praktik fortsätter verksamheterna med stöd från FoU-NV och tillsammans med olika utförare att utveckla de insatser som tillhandhålls. Kvalitetsarbetet ska anpassas och vidareutvecklas utifrån nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Satsningar och prioriteringar i utvecklings- och kvalitetsarbetet på verksamhetsnivå kommande verksamhetsår: Inom Socialtjänstens arbete med barn- och ungdomar har den nationella satsningen på utrednings- och bedömningsinstrumentet BBIC - Barns Behov i Centrum haft stor betydelse. Socialstyrelsens stöd när det gäller att anpassa BBIC till den familjerättsliga verksamheten dröjer dock. Vissa kommuner har på egen hand gått vidare i detta arbete och verksamheten kan framöver ta del av deras erfarenheter. Utifrån vad som bl.a. framkommit i tillsyn har verksamheten, efter förebild från Gävle, utvecklat en modell för riskbedömningar i de utredningar som görs. Arbetssätten ska nu ses över då man i Gävle reviderat sin modell. Barnperspektivet behöver utvecklas vidare så att barn alltid kommer till tals i utredningar som rör vårdnad, boende och ungänge. Det gäller också att fokusera på barnen i samarbetsamtal och att ta reda på barnets inställning innan avtal om vårdnad etc. godkänns. Utifrån ökade behov kommer det att ske en förstärkning för att kunna göra en satsning när det gäller rekrytering av kontaktpersoner i umgängesstödsärenden. Verksamhetens arbete fortgår med att utveckla samverkan med såväl Solnas som Sundbybergs övriga delar inom individ- och familjeomsorgen (IFO), särkilt då det arbete som bedrivs med barn och ungdomar samt deras familjer. Arbete med kvinnofrid och brottsoffer Inom förvaltningen finns en särskild arbetsgrupp med ansvar för kvinnofridsfrågor. Gruppens medlemmar ska vara experterna i dessa frågor ute på enheterna och kunna bistå sina kollegor med råd, stöd och handläggning. Interna riktlinjer för handläggning finns. Gruppen ansvarar även för förvaltningens handlingsplan och lathund gällande kvinnofrid. Utifrån socialnämndens ansvar i dessa frågor kan förvaltningen erbjuda ett antal stödverksamheter för målgruppen och dessutom ger socialnämnden stöd till vissa verksamheter som bl.a. kvinnojour. Prioriterade uppgifter 2012 Utveckla arbetet med relationsvåld genom fastställande av handlingsplan, implementering av Socialstyrelsens handbok om våldsutsatta kvinnor och barn och att se över förvaltningens organisation för arbetet med kvinnofridsärenden. Utveckla arbetet med särskilt utsatta grupper och implementera erfarenheter och kunskap från utbildningen Våld i nära relationer med barnet i fokus.
8 (10) Jämställdhet, integration och internationellt arbete Genom ett systematiskt jämställdhetsarbete vill socialförvaltningen arbeta med ledningens och medarbetarnas medvetna och omedvetna attityder och värderingar till jämställdhet. Under 2012 kommer förvaltningen att arbeta med fokus på den handlingsplan för Hållbar jämställdhet som tagits fram med stöd av chefer och medarbetare hösten 2011. Fokus ligger på biståndsbedömning samt en möjlig utveckling av den könsuppdelade statisktiken. Socialförvaltningen kommer att tillsammans med andra kommuner och organisationer delta i projektet Basutbildning i samverkan kring migration, psykisk ohälsa och trauma. Det innebär att en lokal utbildning kommer att erbjudas personal inom kommun, primärvård, arbetsförmedling och psykiatri i ämnet migration, psykisk ohälsa och trauma. Transkulturellt Centrum utformar tillsammans med Solna den lokala utbildningen. Förvaltningen bedriver ett utvecklingsarbete där omvärldsorientering är ett medel att kunna möta behov och framtida förändringar. Som en del av detta arbete ska medarbetarna ges fortsatta möjligheter att ta del av socialt arbete inom ramen för förvaltningens satsning Nyfiken Europa. Syftet är att medarbetare inspireras av andra verksamheters erfarenheter, lösningar och modeller och bidra till nya lösningar på hemmaplan. Prioriterade uppgifter 2012 Genomföra handlingsplanen Hållbar jämställdhet gällande ett könsmedvetet arbete i socialtjänstens biståndsbedömning. Genomförande av lokal utbildning genom medverkande i projekt Basutbildning. Utveckla verksamheten genom att ta del av europeiskt socialt arbete. Medarbetare Målet för socialförvaltningen är att utveckla en attraktiv arbetsmiljö för att därmed underlätta rekrytering och behålla komptent personal. I detta arbete är den medarbetarundersökning som genomfördes hösten 2010 ett viktigt verktyg. Resultatet visar på förvaltningens styrkor som tillgång till information, tillräckliga befogenheter, hög andel genomförda medarbetarsamtal. Ledarskapet kännetecknas av uppskattning och respekt, frihet under ansvar, fokus på ekonomiskt resultat men också på verksamhetsresultat. Medarbetarna anser att förvaltningens ledning är goda representanter för verksamheten. För att underlätta rekrytering och behålla komptent personal gäller det för förvaltningen att utveckla ett attraktivt arbetsklimat med stora möjligheter till utveckling, hög grad av delaktighet och en bra balans mellan arbete och fritid. Ett viktigt verktyg i detta arbete är vår gemensamma värdegrund som hjälper oss bli tydliga så att medborgarna, uppdragsgivarna och våra samarbetspartners vet vad de kan förvänta sig av socialförvaltningen. Prioriterade uppgifter 2012 Verksamma metoder och effektiva arbetsrutiner för att utveckla arbetet Aktiviteter: plan för metodutveckling, enhetsvisa metoddagar, mentorskap - inte bara till nyanställda samt se över och utveckla olika arbetsrutiner.
9 (10) Krafter kvar efter jobbet, balans mellan arbete och fritid, oro och stress. Tydliga krav som är möjliga att leva upp till Aktiviteter: Handledning, avsätta tid före och efter besök för reflektion och utveckling, diskutera vad enheten och förvaltningen gjort bra, miljöombyte gemsamma upplevelser och personalaktiviteter. Innehåll i medarbetarsamtal, tydliga mål, uppföljning och utvecklingsmöjligheter Aktiviteter: Individuella mål för alla, kompetensutvecklingsplan samt fortsatta möjligheter till studiebesök i Europa. Ansvar för helheten, samarbete och kunskapsdelning, öppet klimat och bort med revirgränser Aktiviteter: Schemalagda studiebesök hos varandra, delge varandra kunskap, värdegrundsfrågor och värderingsövningar, gemsamma arbetsplatsträffar (APT) mellan olika enheter för att få kunskap om varandras områden, förvaltningsdagar inspiration och bra föreläsningar samt verksamhetsplanering alla med i processen. Kränkningar/mobbing och diskriminering Aktiviteter: Arbetsledarutbildning, introduktion av nyanställda så de kommer in i arbetslaget, tydliggörande av vilka regler som gäller på arbetsplatsen och vilket stöd som kan ges samt genomgång av policy och åtgärder på APT. Ledarskap Aktiviteter: Arbetsledarutbildning för gruppledare, gemensam handledning gruppledare/samordnare, utvecklingsdagar för ledningsgruppen, samsyn och arbete över enhetsgränser. Upphandling och konkurrensutsättning Den familjerättsliga verksamheten utgörs till övervägande del av myndighetsutövning och har inte någon verksamhet som upphandlats. Verksamheten planerar inte heller någon konkurrensutsättning eller att framöver genomföra några upphandlingar. Internkontroll Av Gemensamma familjerättsnämndens internkontrollplan (bilaga A) ska med utgångspunkt från en risk- och väsentlighetsanalys framgå hur den interna kontrollen ska följas upp under kommande verksamhetsår. Vissa kontrollmoment som ska genomföras är gemensamma för alla nämnder i staden. Riskanalysen syftar till att utifrån de processer/ områden som tas upp i nämndens övergripande internkontrollplan identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att fullfölja sina uppgifter och uppnå sina mål. Andra sätt att identifiera risker kan vara utifrån vad som framkommit av revisionens och tillsynsmyndigheters granskningar, övriga genomlysningar och utvärderingar, jämförelser med andra kommuner, budget- och verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, synpunkts- och klagomålshantering, brukarundersökningar samt återkommande genomgång och översyn av reglementen, policydokument, regler, rutiner etc. Med väsentlighetsanalys avses hur stor sannolikheten är för att identifierade risker inträffar och vad de i så fall får för konsekvenser vid fel som påverkar verksamhetens kvalitet och ekonomi och därmed förtroendet hos brukare, klienter, medborgare samt förtroendevalda. Prioriterade uppgifter 2012 Vilka kontroller som prioriteras framgår av nämndens internkontrollplan samt den särskilda handlingsplan för internkontrollarbetet som tas fram på förvaltningsnivå.
10 (10) Framtid Såväl Solna stad som Sundbyberg stad kommer under de närmaste åren att ha en kraftig befolkningsökning. Framför allt är det antalet barnfamiljer med mindre barn som ökar. Redan nu ser förvaltningen att antalet yngre barn ökar som blir aktuella för en utredning eller insats inom Barnenheten. Även om denna utveckling ännu inte märkts av inom den familjerättsliga verksamheten gäller det att framöver följa utvecklingen för att kunna svara upp mot förändrade behov. Inom det familjerättsliga området har utredningen Fortsatt förälder (SOU 2011:51) kommit med förslag som på sikt kan innebära utökat ansvar för verksamheten. Ett mål för utredningen har varit att undanröja samarbetshinder och underlätta för särlevande föräldrar att komma överens och samarbeta i såväl ekonomiska som andra närliggande frågor som rör barnet. Ett uppdrag för utredningen har varit att belysa vilka möjligheter och hinder för samarbete som finns i regelverken för de familjeekonomiska stöden samt föräldrars behov av hjälp- och stödinsatser. Modernare adoptionsregler (SOU 2009:61) är en annan utredning som framöver kan komma att påverka verksamheten. Utredningen har haft i uppdrag att göra en allmän översyn av reglerna om adoption i 4 kap. föräldrabalken. Det två stora utredningarna inom Socialtjänstens område, Missbruksutredningen och Barnskyddsutredningen, kan komma att påverka socialtjänsten i hög utsträckning och leda till stora förändringar såväl ifråga om ansvar och organisation som arbetssätt och inriktning. I dessa båda utredningar finns också förslag som kan leda till att det ställs nya och förändrade krav på verksamheten, bl.a. i fråga om kompetens. Oavsett konsekvenserna av den samhällsekonomiska utvecklingen och förändrade förutsättningar på nationell nivå för socialtjänsten ställs det redan idag ökade krav på att socialtjänsten ska utveckla effektiva metoder och arbetssätt och att de insatser som ges ska ge önskad effekt. Dessutom kommer det att ställas ökade kvalitetskrav på verksamheten, inte minst när det gäller tillgänglighet, delaktighet och valfrihet.
SOLNA STAD Socialförvaltningen 2011-10-20 Björn Löfholm Internkontrollplan för gemensamma familjerättsnämnden 2012 Bilaga A Nämnderna ska i samband med verksamhetsplan och budget 2012 lämna en internkontrollplan. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll. Enligt reglementet ska en internkontrollplan upprättas och respektive nämnd har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Internkontrollplanen ska utformas med en risk och väsentlighetsanalys som grund. Denna riskbedömning ska ingå i internkontrollplanen. Risk- och väsentlighetsanalys Riskanalysen syftar till att utifrån de processer/områden som tas upp i nämndens internkontrollplan identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att uppnå sina mål. En oförutsedd framtida händelse som negativt påverkar verksamhetens måluppfyllelse. Vad får inte hända? Vad vill vi inte läsa om i tidningarna? Andra sätt att identifiera risker kan vara revisionens och tillsynsmyndigheternas granskningar, övriga genomlysningar och utvärderingar, jämförelser med andra kommuner, budget- och verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, synpunktshantering, brukarundersökningar samt genomgång av reglementen, policydokument, regler, och befintliga rutiner etc. Väsentlighetsanalys, dvs. hur stor är sannolikheten för att identifierade risker inträffar och vad får det i så fall för konsekvens? Konsekvenser vid fel som påverkar verksamhetens kvalitet och ekonomi. Med andra ord samt det stöd och den hjälp som ska ges till enskilda, förtroendet för verksamheten hos brukare, klienter, medborgare samt förtroendevalda och förutsättningarna för att kunna bedriva önskad verksamhet. Risk- och väsentlighetsanalysen har genomförts utifrån nedanstående modell där bedömt värde för sannolikheten (S) multiplicerats med konsekvenser (K). I planen för det kommande årets internkontrollarbete tas sådant med som bedömts ha 6 poäng eller mer. Sannolikheten (S) för fel: Osannolik 1: Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå Mindre sannolik 2: Risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig: 3: Det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik 4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens (K) vid fel: Försumbar 1: Är obetydlig för de olika intressenterna och verksamheten/staden Lindrig 2: Uppfattas som liten av såväl intressenter som verksamheten/staden Kännbar 3: Uppfattas som besvärande för intressenter och verksamheten/staden Allvarlig 4: Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Exempel: 3 (S) x 2 (K) = 6, uppfyller kriteriet för att prioriteras, dvs. tas med i internkontrollplanen. 1
Process Riskbeskrivning Sannolikhet Konsekvens Riskindex Myndighetsutövning, handläggning och dokumentation i individärenden. Ett särskilt kritiskt riskområde är: Ärenden som rör fastställande av faderskap Lagstiftning och riktlinjer/rutiner följs inte. Kan innebära men för enskilda. Utöver negativa konsekvenser för den enskilde kan det även innebära negativa konsekvenser för förvaltningen, t.ex. i form av merkostnader och bristande förtroende för verksamheten hos brukare, medborgare m.fl. 3 4 12 Kvalitetsdeklarationer och synpunktshantering Förvaltningen lever inte upp till nämndens åtaganden gentemot brukare/medborgare, brister i hanteringen av inkomna synpunkter. Utöver negativa konsekvenser för enskilda och bristande förtroende för verksamheten hos brukare, medborgare m.fl. kan det även innebära negativa konsekvenser för förvaltningens kvalitetsarbete. 2 2 4 Delegation Beslut fattas på fel nivå. Kan t.ex. innebära att kostnadsaspekter inte beaktas tillräckligt. 2 2 4 Ekonomi - redovisning Felaktiga utbetalningar och faktureringar. 2 3 6 IT och verksamhetssystem Driftstopp, otillbörlig åtkomst av sekretessbelagda uppgifter. 2 3 6 Säkerhetsfrågor Befintliga säkerhetssystem fungerar inte, befintliga rutiner följs inte. Kan leda till att brukare och anställda kommer till skada. 3 3 9 2
Internkontrollplan Process Kontrollmoment Riskbedömning Kontrollansvarig Frekvens 2012 Redovisning Rapporteras till Myndighetsutövning, handläggning och dokumentation i individärenden. Ett särskilt kritiskt riskområde är: Ärenden som rör fastställande av faderskap Kontroller (stickprov) av: Vissa moment i handläggning av faderskapsärenden utifrån riktlinjer och rutiner 12 Enhetschef i samverkan verksamhetscontroller 1 tillfälle Vid behov särskilda rapporter till socialchef eller GFN (gäller för samtliga processer nedan) GFN, vid påtagliga brister direkt till socialchef (gäller för samtliga processer nedan) Ekonomi - redovisning Kontroller i enlighet med stadsgemensamma rutiner av: Internt registrerade utbetalningar Representation och gäva Manuell kreditering av faktura Jäv-utbetalningar som rör den anställde 6 Ekonom/Stabschef Enligt stadens gemensamma rutin Årsredovisning GFN IT och verksamhetssystem Kontroller/uppföljning av: Loggningskontroller av ev. felaktig/obehörig åtkomst av personuppgifter i verksamhetssystemet 6 Systemansvarig/Stabschef Loggningskontroller enligt rutin (ännu inte fastställd) Årsredovisning GFN Säkerhetsfrågor Kontroller/uppföljning av: Olika larmsystem i samverkan inkl. övningar 9 Säkerhetsansvarig/ Stabschef Utrymnings- och bråklarm 2 tillfällen Övriga larm 1 tillfälle Årsredovisning GFN 3