Krigsarkivet INSPEKTIONSRAPPORT 232-2008/699 Tillsyn och myndighetsarkiv 2008-04-23 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) den 11 april 2008. Närvaro: Se bilaga. Förelägganden. Efter avslutad inspektion och med hänvisning till RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 3, 6, 7 och 9 kap., RA- FS 1994:2, med ändring RA-FS 2003:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk behandling, 4-5 kap., och RA-FS 1991:6, med ändring RA-FS 1997:6, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, framställer Krigsarkivet följande förelägganden. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder före myndighetens avveckling. 1. SPF ska till Krigsarkivet inkomma med en hemställan om överförande av allmänna handlingar/ uppgifter från SPF till den nya myndigheten. 2. En fullständig arkivredovisning ska upprättas för SPF:s arkiv och godkännas av Krigsarkivet. Redovisningen omfattar arkivbeskrivning, arkivförteckning och systembeskrivningar. 3. Systembeskrivningar ska upprättas för system som bevaras i SPF:s arkiv. För system som enligt beslut överlämnas till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ska likaså systembeskrivningar upprättas. 4. Öppna och hemliga handlingar, vilka inte tagits om hand för arkivering, ska inventeras och bedömas huruvida de bör tillföras arkivet. 5. Arkivredovisningen ska kompletteras på sätt som anges i rapporten - bl.a. så ska Estoniadiariet och besluts- och avtalsdiariet redovisas i arkivförteckningen och ska sökingångarna till de diarieförda handlingarna och till personalhandlingarna redovisas i arkivbeskrivningen eller -förteckningen. 6. Ett tillämpningsbeslut för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska upprättas av SPF. SPF måste se till att gallringsbeslut upprättas även för övriga handlingar (inte av tillfällig eller ringa betydelse) för vilka beslut saknas. Krigsarkivets sammanfattande bedömning. Krigsarkivet har den 11 april 2008 inspekterat arkivvården vid Styrelsen för psykologiskt försvar och blev där mycket väl mottagna av företrädare för myndigheten. Föregående inspektion ägde rum den 9 juni 2004 (dnr 232-2004/1133). SPF kommer den 31 december 2008 att tillsammans med ett par andra myndigheter läggas ned och ersättas av en ny myndighet. Detta förhållande kräver att SPF:s arkiv avslutas. Inspektionen kom därför i stor utsträckning att kretsa kring frågor som uppkommer i samband med arkivbildningens avslutande. Krigsarkivet konstaterade vid inspektionen att en hel del arbete återstår men mot bakgrund av den relativt sett begränsade arkivbildningen och det arbete som redan lagts ned på att färdigställa arkivredovisningen finns anledning att tro, att ovan uppräknade förelägganden kommer att
åtgärdas. Krigsarkivet ser fram emot ett nära samarbete i dessa frågor under återstoden av år 2008. Inspektion. 1. Avveckling av SPF. Regeringen redovisar i propositionen 2007/08:92 att en ny myndighet inrättas den 1 januari 2009, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Samtidigt föreslås att Krisberedskapsmyndigheten (KBM), Statens räddningsverk (SRV) och SPF läggs ned. Stora delar av de verksamheter som de tre myndigheterna i dag bedriver överförs till den nya myndigheten. MSB kommer att arbeta med samordning över sektorsgränser och ansvarsområden och ska verka såväl förebyggande som under och efter en kris eller olycka. Till de uppgifter som i dag ombesörjs av SPF och som övertas av MSB hör att ge råd och vägledning om medieföretagens planering för höjd beredskap samt att följa och analysera utvecklingen av mediernas planering för höjd beredskap och deras beredskap för svåra påfrestningar på samhället i fred. Regeringen avser att under år 2008 tillsätta en avvecklingskommitté som ska ansvara för avvecklingen av de tre myndigheterna. Avvecklings- och omställningskostnader som uppkommer under år 2008 finansieras inom respektive myndighets ordinarie anslag för förvaltning. I enlighet med arkivlagen (1990:782) 11 fastslås att om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, ska myndighetens arkiv överklämnas till en arkivmyndighet inom tre månader. I föreliggande fall överförs emellertid SPF:s verksamhet till den nya myndigheten, varför kravet på leverans inom tre månader inte behöver upprätthållas. Krigsarkivet utgår ifrån att SPF:s arkiv, liksom arkiven från KBM och SRV, kan komma att behöva kvarstanna hos den nya myndigheten under en övergångstid. En förutsättning är naturligtvis att arkivet är ordnat och förtecknat samt att det hålls avskilt från MSB:s arkivhandlingar. Det finns också en möjlighet att hos Krigsarkivet hemställa om att handlingar varaktigt överförs från SPF:s till MSB:s arkiv. 2. Överlämnande av handlingar till den nya myndigheten. I serien Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering (RA-MS) har Krigsarkivet möjlighet att föreskriva om ett överlämnade av vissa handlingar från SPF till den nya myndigheten, under förutsättning att handlingarna behövs i MSB:s verksamhet. Det kan röra sig om aktuella personalakter, pågående diarieförda ärenden samt de olika webbplatserna. Möjligen kan också ritningar med anknytning till Estoniasamlingen behöva överföras. SPF har naturligtvis också möjlighet att kopiera de diarieförda ärenden man önskar ta med sig. En hemställan om ett överförande ska innehålla en motivering till att handlingarna bör överföras samt en beskrivning av handlingarna, något som inte minst gäller de databaser som överlämnas. 3. Arkiv som SPF förvarar och deras redovisning. Vid myndigheten finns i dag SPF:s öppna och hemliga arkiv 1985-2008. Dessutom finns här arkivet från Överklagandenämnden för totalförsvaret, som inom kort kommer att levereras till Krigsarkivet. Handlingar från föregångarna Beredskapsnämnden för psykologiskt försvar (1954-1985) och Delegationen för icke-militärt motstånd (1986-1994) har tidigare levererats till Krigsarkivet. Detsamma gäller Rådet för stöd och samordning efter flodvågskatastrofen. Leverans av SPF:s arkiv förutsätter att handlingarna har ordnats och förtecknats och ska föregås av en hemställan till Krigsarkivet, där antalet hyllmeter anges. Rutiner för leverans av arkivhandlingar till Krigsarkivet anges i Arkiv F 2002. SPF:s arkivförteckning upptar de flesta serierna med bevarandehandlingar samt dessutom gallringsbara räkenskapshandlingar. Under inspektionen togs en del tillägg och uppdateringar av förteckningen upp,
och Krigsarkivet utgår ifrån att dessa förändringar görs i samråd med Krigsarkivet. 4. Estoniadatabasen, SPF:s webbplats och Säkerhetspolitik.se. Estoniadatabasen är en av de databaser som SPF behöver överföra till MSB, som övertar förvaltningsansvaret. Regeringen gav år 2001 SPF i uppdrag att samla in och sammanställa uppgifter med anknytning till Estonias förlisning år 1994 i en faktabank, som i dag innehåller ca 16.000 dokument. Brev som innehåller personuppgifter är endast registrerade, men inte inskannade och tillgängliga för webbplatsens besökare. Databasen är registrerad i Arkis. Ett särskilt Estoniadiarium över inkomna förfrågningar m.m. finns och ska redovisas i arkivförteckningen. Ingen gallring av uppgifter har förekommit, och mot bakgrund av att databasens uppgifter utan tvivel kommer att omfattas av ett stort intresse från allmänhet och forskare i framtiden anser Krigsarkivet att det är klokt att bevara samtliga uppgifter. De tre databaser som antingen kommer att arkiveras eller överflyttas till MSB, nämligen Estoniasamlingen, SPF:s webbplats och Säkerhetspolitik.se, ska redovisas i arkivförteckningen/- beskrivningen samt förses med systembeskrivningar och annan systemdokumentation. Redovisning och arkivering sker i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2003:1-3) om långtidslagring, leverans och dokumentation av ADB-system. För en databas som i likhet med Estoniasamlingen överförs till den nya myndigheten i befintligt skick behöver arkivering på annan databärare (såsom cd-skiva) inte ske för ögonblicket utan här krävs i stället att en plan för långtidslagring upprättas hos MSB. RA-FS 2003:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk behandling, anger att systemdokumentationen ska omfatta: 1. översiktlig beskrivning av systemet/applikationen, 2. redogörelse för indata och utdata, 3. redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, 4. beskrivning av rutiner i systemet, 5. beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, 6. redogörelse för ändringar i systemet/applikationen. 5. Diarieförda handlingar. Vid SPF diarieförs varje år ett par hundra ärenden i ett Exceldokument (sedan år 1999). Diarieföring och utskrift av diariet sker kronologiskt, men SPF bör om möjligt även ta ut ett register sorterat efter avsändare/mottagare. Vid besök i arkivlokalen noterades att medan diariet är sorterat kronologiskt har handlingarna arkiverats i alfabetisk ordning. Sökingångar till materialet måste anges i arkivbeskrivningen eller arkivförteckningen. SPF kommer att kräva in så många ärenden som möjligt från handläggarna före årsskiftet. Dessutom finns ett besluts- och avtalsdiarium, och här måste SPF se till att detta redovisas i arkivförteckningen. 6. Videoband och kassetter. Vid myndigheten finns en del handlingar på VHS, kassetter och liknande. Det kan röra sig om studiematerial riktat till skolor eller andra informationsfilmer. SPF måste gå igenom dessa och se om några av filmerna kan gallras med hänvisning till antingen ett gallringsbeslut av Krigsarkivet eller ett
s.k. tillämpningsbeslut (se avsnitt 8). VHS-band bör digitaliseras före överföring till arkivmyndigheten eftersom leverans på analoga databärare är mycket kostsam; dessutom är analoga databärare klart olämpliga för långtidslagring. 7. SPF:s hemliga arkiv. Det hemliga arkivet blev inte föremål för inspektion men består endast av ett fåtal handlingar, vilka har förtecknats. Enligt uppgift finns hemliga arbets- och projekthandlingar hos en av myndighetens handläggare. SPF måste ta ställning till huruvida dessa handlingar ska tillföras SPF:s arkiv. 8. Gallring av handlingar. I arkivlagen 10 slås fast att allmänna handlingar får gallras, men att man vid gallring alltid måste beakta att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Beslut om gallring meddelas i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS) och Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering (RA-MS). Saknas hos SPF gallringsbeslut för handlingar som man önskar gallra, ska myndigheten se till att vända sig till Krigsarkivet med en hemställan om gallring. Handlingar som endast är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras med hänvisning till Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 med ändring RA-FS 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Gallringen ska då fastställas i myndighetens tillämpningsbeslut. Ett sådant beslut kan t.ex. omfatta övertaliga kopior och dubbletter, inkomna förfrågningar av ringa betydelse, handlingar som endast inkommit för kännedom, insamlat råmaterial till rapporter, loggar för e-post, uppgifter på ett intranät eller webbsida som är av ringa eller tillfällig betydelse eller uppgifter på en webbsida som överförs till ett annat lagringsformat. Ett sådant tillämpningsbeslut saknas och måste snarast utarbetas av SPF. Vid inspektionen överenskoms att gallringsbara räkenskaper och andra gallringsbara handlingar överförs till den den nya myndigheten. 9. Övriga handlingar. Under inspektionen och särskilt under besöket i SPF:s centralarkiv noterades bl.a. följande handlingar: - Personalakter förvaras hos administrative chefen, och vid föregående inspektion konstaterades att de endast innehåller uppgifter från senare år. Krigsarkivet kontrollerade efter genomförd inspektion var akter från tidigare år återfinns, och det visar sig att personalhandlingar från SPF för åren 1985-1995 finns i Militärhögskolans (öppna) arkiv, serie D 2 m. Ordentliga hänvisningar ska införas i arkivbeskrivningen och -förteckningen om handlingarnas placering. - I arkivet finns en del broschyr- och rapportserier, och här gäller det naturligtvis för SPF att arkivera minst ett exemplar. - Videoband och kassetter måste som ovan nämnts gås igenom och digitaliseras i den mån de inte kan gallras. - Pressklippsserien bör bevaras. - Minnesanteckningar och liknande från projekten som utarbetat trycksaker av olika slag behöver SPF gå igenom för att bestämma om de ska tas om hand för arkivering. - Dokument på intranätet och den gemensamma servern måste på samma sätt gås igenom. - I arkivet förvaras också råmaterial från bl.a. SIFO till utgivna rapporter, vilket har klassats som arbetsmaterial och som SPF bedömer inte behöver bevaras för framtiden. Om handlingarna har tillkommit eller insamlats genom verksamhetsorienterad forskning vid SPF kan de gallras enligt ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring
av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet; i annat fall kan de gallras i ett tillämpningsbeslut till ovan nämnda RA-FS 1991:6. Datum som ovan Peter Nordström 1.arkivarie Lisan Nissar Borg Arkivarie