PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2015-06-03 Närvarande: Berit Norén, Charlotta Carlstedt, Christina Kvarnström, Christina Lundström, Erika Hansson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Lena Sjölin, Peder Hansson, Sture Veräjä, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund Föregående protokoll Ledningsgruppen går igenom föregående mötesprotokoll. Återkoppling lämnas i ärendet om förslaget att tillsvidareanställa LAS:ade undersköterskor liksom äldreomsorgen beslutat göra. Ledningsgruppen uppdrog i maj till Inger att kartlägga de fyra vikarierande personliga assistenterna med undersköterskeutbildning. Vid dagens sammanträde meddelar Inger att Stöd och service inte gör som äldreomsorgen utan att vi fortsätter på den inslagna vägen med målet att alla tillsvidareanställda personliga assistenter ska ha rätt till heltid under 2015, samt att vi börjar annonsera vakanser och vikariat. Ledningsgruppen noterar informationen. Ekonomi Månadsuppföljning maj 2015 Prognosen för Stöd och service sammantaget pekar mot ett överskott med 2,5 mnkr vid årets slut. Åsa och ekonomerna sammanställer månadsrapporten. Mål och ekonomiska förutsättningar för 2016 Socialnämnden har fastställt avdelningarnas styrkort för 2016. Uppdraget ligger nu hos avdelningarna att formulera aktiviteter till de mål nämnden beslutat om. Aktiviteterna ska presenteras för socialnämnden senare delen av september 2015. Styrkorten finns på Stöd och service organisationsyta under rubriken Aktuellt just nu Ledningsgruppen uppdrog i maj till verksamhetscheferna att inom sina verksamheter utse arbetsgrupper som deltar i framtagandet av förslag till aktiviteter. Vid dagens sammanträde noteras att grupperna även bör representeras av utvecklare, ekonomer och beslutsenhet. Förslagen ska vara klara senast 1 september. I budgetarbetet för 2016 ska vi ta hänsyn till de aktiviteter vi har att arbeta med. Aktiviteterna i styrkortet ska spegla hur vi når målen mot visionen. Visionsarbetet Chefer, utvecklingsenhet och beslutsenhet hade den 27 maj ett erfarenhetsutbyte kring visionsarbetet. De frågor man fick ta ställning till var Vad har varit framgångsrikt?, Vilka svårigheter har ni stött på? och man fick också beskriva några goda exempel som gett framgång.
Ledningsgruppen går igenom synpunkterna och konstaterar att arbetet går framåt. Ledningsgruppen tar också till sig de områden där verksamheterna upplevt svårigheter. En återkoppling kommer i höst. Mötesplatser under hösten Ledningsgruppen önskar en fortsatt och fördjupad diskussion kring visionsarbetet. Det kan till exempel ske genom regelbundna diskussionsträffar där verksamheterna får lyfta svåra frågeställningar. Verksamhetsplaneringsdag Ledningsgruppen diskuterar lämplig tid för verksamhetsplanering inför 2016. Ledningsgrupp, chefer, utvecklingsenhet, beslutsenhet och SKK:s resursavdelning bjuds in under förutsättning av att beslut om övergång till SSF fattats. Ledningssekreteraren får i uppdrag att hitta lämplig dag och plats. Återkoppling av nuläge - stödbehovsbedömningen Lena Sjölin meddelar att nu har stödbehovet för i stort sett alla personer inom boende och socialpsykiatri kartlagts. Det som återstår är 20 personer som är nya i vår verksamhet och där behovet ännu inte hunnit kartläggas. Kartläggningen görs utifrån fyra kriterier: Individnivå - omvårdnadsbehov. Personlig hygien, på- och avklädning, måltider samt förflyttning i närmiljö. Individnivå Annat stöd. Stöd i hemmet (städ, tvätt, matlagning) planering och inköp, stöd för hantering av ekonomi, klädval samt medicinska insatser och rörelseträning. Individnivå Fritids- och kulturaktiviteter. Aktiviteter motsvarande ledsagarservice (aktuella aktiviteter vid mätningstillfället) Gruppnivå bedömning av tillsynsbehov. Gruppens sammanvägda tillsynsbehov med utgångspunkt från den person som har det största behovet i gruppen. Systemet har också fasta schabloner för vissa arbetsuppgifter för personalen, t.ex. arbetsplatsträffar, planering och dokumentation. En fråga som lyfts i sammanhanget är tidsåtgång till fritidsaktiviteter. Detta varierar mycket från boende till boende, och här önskar bedömarna en praxis. Vad är en rimlig maxgräns för hur många timmar per vecka man kan tilldelas medel för fritidsaktiviteter? En annan fråga är att om aktiviteten finns i GP, t.ex. promenader, räknas den då som fritidsaktivitet? Enligt serviceförklaringen har personen rätt till en fritidsaktivitet per vecka. Ledningsgruppen menar att personalen mycket väl kan motivera och underlätta för personen att på egen hand besöka fritidsaktiviteter, det är något som ska uppmuntras. Behöver man någon enstaka gång göra avsteg från den tilldelade tiden för fritidsaktivitet är det heller inget hinder.
Kartläggningen är överlämnad till 1:a linjens chefer som nu granskar underlagen och ska återkoppla till bedömarna. Verksamhetschef och ekonomer träffar nu de chefer som ser behov av att diskutera frågor till följd av stödbehovsbedömningen. Kartläggningen visar att Stöd och service sammantaget har ett personalöverskott med 0,75 tjänst, det vill säga i stort sett rätt bemanning i förhållande till de bedömningar som hittills genomförts. Däremot skiljer det sig mellan områdena på så sätt att några har för lite personal medan andra har för mycket personal enligt modellen. Den 1 oktober beräknas allt vara klart. Innan dess kommer det att hållas förhandling med Kommunal kring de personalförändringar som blir nödvändiga utifrån utjämningen av personal mellan arbetsställena. SSF behöver också komma överens med Kommunal om vem som förflyttas när det finns övertalighet på en arbetsplats. Arbetsgivaren kommer att sätta personalens kompetens som första kriterium i de fallen. SSF behöver också ta fram en plan för hur framtida omställningar av budget och personal ska hanteras. Klart är att en omställning måste ske snabbt när personsammansättningen i ett boende förändras. Det finns en funktionsbrevlåda för beställning av stödbehovsbedömning. Den heter SOK SSF Stödbehovsbedömning och återfinns i Outlooks adressbok. Ledningsgruppen noterar informationen, samt lämnar fritt till stödbehovsbedömarna att besluta om maxgräns för tid till fritidsaktiviteter. Förslag till arbetssätt för kompetensförsörjning Kompetensutvecklare Berit Norén redovisar socialkontorets kompetensförsörjningsstrategi för 2016. Inom socialkontoret är målet att kompetensförsörjningsprocessen ska vara en strategi och vägledning som ska bidra till god kvalitet inom verksamheten. Verksamhetsplanen och verksamhetsidén är grunden för kompetensförsörjningsprocessen. Verksamhetsplaneringen utgår från den politiska viljeinriktningen, den grundläggande verksamhetsidén, omvärldsanalys samt organisationens nuläge och framtid. Kompetensförsörjningsprocessen anger riktningen framåt genom tydligt angivna planer och strategier samt genom beskrivna resurser och kompetenser. Förutsättningar för kompetensförsörjning 1. Ledningen, främst verksamhetscheferna, är medvetna, delaktiga och kunniga om strategi, innehåll och arbetsätt inom kompetensförsörjning 2. Kompetensutvecklare har dels en konsultativ funktion för att stötta i analysdelen och planeringen av aktiviteter för kompetensförsörjning. Dels en operativ där utbildningar genomförs och utvärderas. Även andra stödfunktioner är viktiga då det behövs stöd i alla delar av kompetensförsörjningsprocessen. Detta kräver att ansvarsfördelningen blir tydligare och att ledning och kompetensutvecklare/stödfunktioner har ett tätare samarbete.
Budget och ekonomisk uppföljning av kompetensförsörjning Budgetansvar för kompetensplanen bör ligga hos respektive chef för verksamheter och beslutsenhet. Uppföljningar av ekonomi för kompetensförsörjning sker regelbundet med verksamhetens chefer, ekonom och kompetensutvecklare. Kompetensbrevlådan och analys av kompetensbehov Hur ska vi hantera kompetensbehoven från verksamheten? Var ligger ansvaret att föra en dialog och analysera och planera rätt stöd? Hur kan vi nå större kunskap och trygghet hos cheferna att själva driva metodutveckling? Kompetensutveckling och planering förslag att skapa mötesytor Verksamhetschefer och kompetensutvecklare träffas regelbundet, förslagsvis var14:e dag, för att stämma av. Det kan gälla beställningar i kompetensbrevlådan och interna utbildningar. Men det kan även gälla nationella, regionala och lokala utvecklingsfrågor som berör vår bransch; exempelvis utbildning och kurser, lärlingsprogram, praktik, forskning/ebp, pedagogik och rekrytering. I gruppen bereds ärenden som ska beslutas i ledningsgruppen. En kompetensförsörjningsgrupp bildas i SSF för att kontinuerligt träffs och följa utvecklingen inom området, (ex 2 3 ggr per år). I gruppen bör verksamhetschef, enhetschefer, kompetensutvecklare och fackliga företrädare ingå. Det är av vikt att enhetscheferna är delaktiga. Fokus är omvärldsbevakning (se ovanstående punkt) analys, planering och uppföljning. Gruppen arbete samordnas med Socialkontorets övriga utbildningsgrupper. Kompetensförsörjningsplanen tas fram i samband med verksamhetsplanen och arbetet förbereds av kompetensutvecklare och beslutas i Kompetensförsörjningsgruppen och samverkan på avdelningsnivå. Studiestöd Hanteringen förenklas Riktlinjer och prioriterade områden uppdateras varje år på insidan kompetensutvecklare ansvarar. Beslut om studiestöd chef tar beslut. Utbetalning sker enligt rutin via löneadministratör. Stöd till chef att tolka riktlinjer kompetensutvecklare ansvarar. Kostnad för studiestöd enhetens budget (inte utbildningsbudget som tidigare) Berit presenterar också förslag till förstärkt pedagogiskt metodiskt stöd till verksamheten hösten 2015. Förslag 1 september 15 december, 80 % tjänst kunskapsbärare frigörs. Behov utöver detta kunskapsbärare med adekvat kompetens kallas in för specifikt uppdrag Syfte Att arbeta med Visionen i praktiken. Att möjliggöra, att ge praktiska verktyg till chefer och baspersonal att arbeta salutogent och rehabiliterande
Tillsammans med dig utformar vi ett stöd som ökar dina möjligheter till ett självständigt och meningsfullt liv. Det sker genom en verksamhet som är jämställd, tillgänglig, i ständig utveckling och av hög kvalitet. Kostnader 80 % tjänst som kunskapsbärare bekostas från utbildningsbudgeten. Arbetsuppgifter för kunskapsbäraren Basutbildningarna nedan finns med i kompetensutvecklingsplanen för 2015/2016. Introduktionsutbildning för nystart körs när nystart av verksamhet sker Fördjupning körs vid behov Alla önskemål om deltagande i utbildningar sker via kompetensbrevlådan. Baspersonal o Introduktion Introduktionsutbildning av nyanställda, i samma form som sommarintroduktion. Block på 4 timmar under hösten och våren. Introduktionsutbildning nystart av verksamhet o Basutbildning Workshop i Tydliggörande arbetssätt Lågaffektivt förhållningssätt Kommunikation Utbildning i fördjupat genomförandeplansarbete för dom som inte gått tidigare Uppföljning av den fördjupade genomförandeplansutbildningen, via kompetensbrevlådan Tilläggsutbildning o Missbruk/lågaffektivt förhållningssätt. Chefer o Utbildning till chefer om verktygslådan som används inom den fördjupade genomförandeplansutbildningen o Utbildning att coacha/vägleda personalen i det fördjupade genomförandeplansarbetet, att använda sin verktygslåda. Anna delaktig. Anhöriga/närstående o Utbildning inom neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, npf, för närstående till vuxna/unga vuxna med npf. Utbildningen sker i samverkan med Lokalförening Attention Kompetensbrevlådan o Uppdrag via kompetensbrevlådan som gäller individärenden. (Efter analys av problemställningen som chefen uppgett hamnar vi i de flesta fall att det brister i grundutbildningen)
Kända behov av kompetensutveckling i verksamheterna LSS boende och Daglig verksamhet Basutbildning o Fördjupad genomförandeplansutbildning o Tydliggörande arbetssätt o Kommunikation o Lågaffektivt förhållningssätt Tilläggsutbildning o Psykisk ohälsa o Missbruk o Samtalsmetodik/lösningsfokuserat arbetssätt o Vård i livets slut o Demens o Arbetsteknik och rehabiliterande arbetssätt Socialpsykiatri Basutbildning o Fördjupad genomförandeplansutbildning o Tydliggörande arbetssätt o Kommunikation o Lågaffektivt förhållningssätt o Återhämtningsinriktat arbetssätt o Samtalsmetodik/lösningsfokuserat arbetssätt Tilläggsutbildning o Missbruk o Vård i livets slut o Demens o Arbetsteknik och rehabiliterande arbetssätt Personlig assistans Basutbildning, (egen finansiering?) o Fördjupad genomförandeplansutbildning o Tydliggörande arbetssätt o Kommunikation o Lågaffektivt förhållningssätt Tilläggsutbildning o Egen inventering av utbildningsbehovet, egen finansiering I diskussionen som följer menar ledningsgruppen att - kompetensförsörjningsplan och verksamhetsplan ska gå hand i hand, och ska vara en del i budgetarbetet
- kompetensbrevlådan går förbi verksamhetschefsledet som därför inte får en samlad bild av kompetensbehovet - i dagsläget är det inte helt enkelt att ta fram kompetens på individnivå. WinLas webb kommer att bli det verktyget när det är i full drift - vi ska fundera över vilka mervärden vi skapar för brukaren genom att ha rätt kompetens - uppföljning av kompetens på individnivå gör att det går att ställa krav. En genomgången utbildning ska visa på ett resultat i det dagliga arbetet - ledningsgrupper inom verksamheterna kan bättre ta ett samlat grepp om kompetensnivån - titulaturer och kompetens/baskompetens måste prioriteras - kompetensutvecklaren ska inte ha ansvaret för kompetensbehovet i verksamheten (driften), det bör ligga på 1:a linjens chefer där det ska förankras. Chefen är den som kan säkerställa behovet. Ledningsgruppen beslutar att verksamhetscheferna tar ställning till frågorna i kompetensförsörjningsstrategin under rubriken Kompetensbrevlådan och analys av kompetensbehov, att Berit bokar träff med verksamhetscheferna om återkoppling av svar på frågorna, samt återkopplar till ledningsgruppen. Snabbanalys av öppna jämförelser 2015 Verksamhetsutvecklare Charlotta Carlstedt och ekonom Fredrik Nilsson visar resultatet av öppna jämförelser, där fakta insamlats under 2014 och avser Stöd och service. Jämförelse görs mellan kommun, län och riket utifrån en rad frågeställningar. Variationer jämfört med län och riket kan i vissa fall bero på att ansvaret för en viss fråga ligger på en annan förvaltning eller avdelning. Några av frågorna som Skellefteå kommun svarat Nej på, är relativt enkelt åtgärdade. Analysen finns att ta del av i dokumentbiblioteket på Stöd och service organisationsyta under rubriken Aktuellt just nu Ledningsgruppen noterar informationen Personal/rekryteringar Semestervikarier är nu anställda i alla verksamheter. Socialpsykiatrin kommer att rekrytera en 1:a linjens chef. Annons kommer inom kort. Ledningsgruppen noterar informationen
Hitta.se och Eniro Stöd och service har gamla och inaktuella uppgifter på Hitta.se och Eniro. Äldre, även nedlagda arbetsplatser finns med, medan nyare saknas. SSF offentliggör inte boendenas adresser på kommunens externwebb eftersom att vi betraktar dem som en privat adress.daglig verksamhet, däremot, är på väg att utöka informationen på externwebben. Ledningsgruppen beslutar att dagliga verksamheter ska finnas på Hitta och Eniro, gruppbostad/servicebostad Skellefteå ska finnas som en gemensam post med telefonnummer 73 50 00, där kundtjänst får hänvisa till boendet eller chef, samt att lägenhetsinnehavaren avgör själv om hon/han vill finnas med på Hitta.se och Eniro. Ärenden till samverkan Av dagens ärenden är det visionsarbetet, stödbehovsbedömning, kompetensförsörjning och styrkortsmål som ska lämnas som information på kommande samverkan på avdelningsnivå Vid protokollet Eva Åkerlund