Södermalms stadsdelsförvaltning Administrativa avdelningen Tjänsteutlåtande Sida 1 (5) 2017-07-28 Handläggare Elisabeth Ansell Telefon: 08-508 12 020 Till Södermalms stadsdelsnämnd 2017-08-24 Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017 Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande, dnr 2017/013690 Förvaltningens förslag till beslut Stadsdelsnämnden överlämnar förvaltningens svar med bilagor till Arbetsmiljöverket. Ann-Christine Jenvén Stadsdelsdirektör Ylva Navér Administrativ chef Sammanfattning Arbetsmiljöverket har genomfört en inspektion av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för biträdande enhetscheferna på utförarenheten vid sociala avdelningen den 28 mars 2017. I inspektionsmeddelandet meddelar Arbetsmiljöverket brister och krav i arbetsmiljön som de uppfattat med avseende på ohälsosam arbetsbelastning för biträdande enhetschefer samt förvaltningens övergripande rutiner. De biträdande enhetscheferna på utförarenheten har gjort en fördjupad undersökning av sin organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Där ingår upplevd arbetsbelastning och kränkande särbehandling. De biträdande enhetscheferna har tagit fram åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall orsakad av ohälsosam arbetsbelastning och dokumenterat detta i en handlingsplan. Uppföljning kommer ske löpande. Södermalms sdf Administrativa avdelningen Medborgarplatsen 25. plan 8 102 66 Stockholm Telefon 08-508 12 020 elisabeth.ansell@stockholm.se stockholm.se Förvaltningen har tagit fram ett årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet med checklistor och mallar. Ett antal rutiner har förtydligats. Arbetet fortsätter med implementering av dessa samt kompetensutveckling och stöd för cheferna i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Sida 2 (5) Bakgrund Under 2015-2017 genomför Arbetsmiljöverket en nationell tillsynsinsats som riktar sig till första linjens chefer inom vård och omsorg. Syftet med inspektionen är att tillse att det finns rutiner i organisationen för att följa upp hög arbetsbelastning och att arbetsbelastningen är hälsosam med krav och resurser i balans samt att cheferna får stöd i sitt ledarskap av arbetsgivaren. Arbetsmiljöverket genomförde som en del i denna tillsynsinsats den 28 mars 2017 en inspektion på sociala avdelningens utförarenhet vid Södermalms stadsdelsförvaltning. Inspektionen behandlade de biträdande enhetschefernas (första linjens chefer) organisatoriska och sociala arbetsmiljö samt förvaltningens arbetsmiljöarbete. Den 5 maj 2017 mottog förvaltningen ett inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket. De anser att förhållanden som kan leda till ohälsa såsom stress och hög arbetsbelastning behöver utredas och undersökas närmare. Oklarheter avseende uppdraget och om tillräckligt stöd finns behöver även utredas vidare. Detsamma gäller eventuellt arbete utöver ordinarie arbetstid och om möjlighet till återhämtning är tillräcklig. Arbetsmiljöverket skriver i inspektionsmeddelandet att de biträdande cheferna på utförarenheten har personalansvar för många medarbetare, flera arbetsställen geografiskt och många olika arbetsuppgifter. I inspektionsmeddelandet står även att de biträdande enhetscheferna upplever ojämn och otillräckligt stöd från administrativ funktion. Vidare anser Arbetsmiljöverket att det finns otillräckliga rutiner för att upptäcka och motverka hög arbetsbelastning hos chefer i förvaltningen och att det är oklart om rutiner för att upptäcka och motverka kränkande särbehandling finns. Arbetsmiljöverket anser även att det är oklart om rutin för att säkerställa att kunskap och kompetens finns på förvaltningen rörande de fördelade arbetsmiljöuppgifterna. Dessutom anser Arbetsmiljöverket att det är oklart om den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Om inte förvaltningen åtgärdar brister och risker kan Arbetsmiljöverket att besluta om ett föreläggande eller förbud. Förvaltningen har beviljats förlängd svarstid till den 31 augusti.
Sida 3 (5) Ärendets beredning Ärendet har beretts av administrativa avdelningen i samarbete med den sociala avdelningen. Ärendet har behandlats i förvaltningsgruppen den 15 augusti, pensionärsrådet den 14 augusti och rådet för funktionshinderfrågor den 15 augusti 2017. Förvaltningens synpunkter och förslag I svaret på inspektionsmeddelandet från Arbetsmiljöverket beskriver förvaltningen hur utförarenheten har undersökt sina arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer för biträdande chefers arbetsmiljö på utförarenheten. Utifrån de risker som identifierades har de biträdande enhetscheferna tagit fram åtgärder som de dokumenterat i en handlingsplan. Förvaltningen ska till den 19 oktober 2017 redovisa uppföljningen av handlingsplanen till Arbetsmiljöverket. Undersökning, riskbedömning och handlingsplan Nedan beskrivs de åtgärder som tagits fram av de biträdande enhetscheferna på utförarenheten. En arbetsgrupp ska ta fram ett förslag på hur utvecklingsfrågor och omvärldsbevakning ska fångas upp på ett strukturerat sätt. För att förtydliga och stärka det administrativa stödet har en ny administrativ enhet bildats på den sociala avdelningen. Utförarenheten kommer även att bjuda in de stödfunktioner som finns på förvaltningen för att förtydliga sina behov och få kunskap om vilket stöd som finns att tillgå. Det finns ett behov från de biträdande enhetscheferna av att krav från olika interna instanser samordnas. Denna fråga har lyfts i organisationen. Upplevd stress vid hantering av samtal, sms och mejl vid återkomst efter frånvaro ska förebyggas med en tydlig rutin som ska tas fram av en utsedd grupp. För att jämna ut fördelningen av antal arbetsställen och antal medarbetare pågår en översyn av organisationen inom utförarenheten. Utförarenheten har ett årshjul med årets olika aktiviteter som löpande tas upp i utförarenhetens ledningsgrupp (ULG) för att kunna fördela, planera och prioritera arbetsuppgifterna tillsammans i gruppen.
Sida 4 (5) Utförarenheten ska utse en arbetsgrupp som kartlägger hur och vad av de biträdande enhetschefernas arbetsuppgifter som kan delegeras till samordnare och gruppledare. För att öka medarbetarnas förståelse av uppdraget och det egna ansvaret ska ett strukturerat arbete med medarbetarskapet genomföras med personalpolicyn som utgångspunkt. De biträdande enhetscheferna ska vända sig mer till HR för stöd i personärenden och vid psykiskt påfrestande arbete finns möjlighet till handledning. De biträdande enhetscheferna ser att brist på återhämtning kan vara en risk och kom fram till att var och en av dem behöver ta ett eget ansvar för att ta ut sina raster och pauser och flagga till chef om arbetssituationen inte tillåter det. Om och hur de biträdande enhetscheferna ska vara tillgängliga på kvällar och helger ska förtydligas i en rutin. Enhetschefen har sedan lång tid tillbaka regelbundna enskilda möten med varje biträdande enhetschef. Där förs en dialog om den biträdande enhetschefens arbetssituation och arbetsmiljö, såsom till exempel balans mellan krav och resurser. Under hösten ska detta ske mer strukturerat och följa den rutin och de mallar som förvaltningen har tagit fram. I de individuella samtalen ska prioriteringar, gränssättning och även frågor kring kompetensbehov hanteras. Utförarenheten har utökat med en enhetschef vilket kommer leda till ökat stöd till de biträdande enhetscheferna. I december 2017 ska de biträdande enhetscheferna svara på en enkät om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för att följa upp om åtgärderna haft effekt. Rutiner för att motverka hög arbetsbelastning och kränkande särbehandling I svaret på inspektionsmeddelandet från Arbetsmiljöverket beskriver och bifogar förvaltningen de förvaltningsövergripande rutiner, mallar, checklistor samt årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet som handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Sida 5 (5) På förvaltningen finns en partsgemensam arbetsgrupp som arbetar med att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet där stort fokus ligger på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. I arbetsgruppen bearbetas och förankras rutiner och andra stöddokument. För att löpande kartlägga, riskbedöma, åtgärda och följa upp upplevd ohälsosam arbetsbelastning har förvaltningen tagit fram en skriftlig rutin och implementering har påbörjats på förvaltningen. Syftet med rutinen är att på ett mer strukturerat sätt, utöver medarbetarenkät och medarbetarsamtal, löpande under året arbeta med att motverka upplevd ohälsosam arbetsbelastning. Vid fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ansvarar chefen som fördelar uppgifterna för att mottagande chef har kompetens och tillräckliga kunskaper för att utföra dessa. Kompetensutveckling för alla chefer pågår och kommer fortsätta på chefsforum, i ledningsgrupper och olika workshop under hösten och under 2018. Redan idag har förvaltningen en grundläggande arbetsmiljöutbildning (3 dagar) för chefer och skyddsombud samt ett chefutvecklingsprogram som alla förvaltningens chefer ska genomgå. En heldag handlar om arbetsmiljö med stort fokus på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Under våren har alla ledningsgrupper haft besök av HR för genomgång av vad arbetsmiljöansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter innebär. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Förvaltningen ska återkomma med svar till arbetsmiljöverket den 19 oktober enligt inspektionsmeddelandet rörande den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Bilagor 1. Inspektionsmeddelandet 2. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande med bilagor