Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum

Relevanta dokument
Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum

Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser

Sveriges lantbruksuniversitet Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala. Uppsala ISO ISO 14001

Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik ISO 14001:2004

MILJÖCERTIFIKAT ULL Sveriges lantbruksuniversitet Institutionen för stad och land

Värt att veta miljöarbete inom SLU i Alnarp 2014


Företaget planerar för förbättringar inom området mål och därtill hörande handlingsplaner

ROLLER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER INOM MILJÖLEDNINGSSYSTEMET

Roller och ansvar för miljöledningsarbetet

Rutin för intern miljörevision

4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6

Rutin för intern miljörevision

GODKÄND AV ajh. DOKUMENTNAMN Protokoll Rådet för hållbar utveckling

Rutin för intern revision

Revisionen omfattar. Revisionspersonal Ort Datum Dagar Dagens guide. Uppsala, Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Box 7014

Normerande beslut: Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet

Miljörevision. Ellen Lagrell Miljörevisionsledare Miljöenheten

Göteborgs universitet Sid 1 (9) Revisionsrapport Dnr F 8 80/11

Rapport från uppföljande revision. Uppdragets omfattning. Revisionsresultat, avvikelser

Miljöledningssystem Sammanfattande punkter

Omcertifieringsrevision den 23 och 24 november 2015.

Värt att veta miljöledningssystem 2013

Handlingsplan för miljöarbete 2008 Zoologiska institutionen Göteborgs universitet

- Vatten- Miljöcentrum 66 (1,62 2PFHUWLILHULQJVUHYLVLRQ 66 (1,62 gyhuwdjdqghuhylvlrq Uppsala, Box 7014

Projektplan: Miljöledningsprojektet

REVISIONSRAPPORT. Resultat. Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum Box Uppsala

Miljöhandlingsplan Institutionen för data- och systemvetenskap

Stockholms universitets dokumentation av miljöledningssystemet

Miljömål för Forskning och utbildning. Naturvetenskapliga fakulteten. Fastställda av dekanus

VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS!

Policy för SLU:s hantering av verksamhetsinformation

Internrevision miljö- och kvalitet - enligt ISO och ISO 9001

MILJÖLEDNING VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Chefsutbildning i Göteborgs universitets miljöarbete

Rutiner och plan för miljörevisioner

Intern miljörevision av Utbildningsvetenskapliga fakulteten

Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version [9273] [su/adm/miljö] [ ] [17] RUTIN Miljöarbetets organisation, ansvar och roller

Information om intern miljörevision 11 KS

Välkommen till NMTs miljöledningssystem

Uppföljning och miljörevision

Inrättande av specifika titlar och en särskild kompetensnivå för medarbetare som i huvudsak arbetar med fortlöpande miljöanalys

Rapport från uppföljande revision. Uppdragets omfattning. Revisionsresultat, avvikelser

att anställa Erika Roman som professor i husdjurens fysiologi med inriktning neurofysiologi tills vidare från och med 1 augusti 2019.

Revisionsplan för 2015

MILJÖLEDNING VID GÖTEBORGS UNIVERSITET PLAN, AKTIVITETER, LAGSTIFTNING, UPPFÖLJNING OCH MILJÖREVISION

Göteborgs Symfoniker AB

Sveriges Lantbruksuniversitet, Skara, Götala, Lanna ISO 14001:

Revisionsrapport. SMF Ledningssystem

MILJÖHANDBOK. Sveriges lantbruksuniversitet Mark-Vatten-Miljöcentrum VERKSAMHETSSTORLEK NEGATIV MILJÖASPEKT

Miljöhandlingsplan Institutionen för data- och systemvetenskap

Intern miljörevision av Naturvetenskapliga fakulteten

Revision, STRÖMSTAD (Tjärnö Marinbiologiska Laboratorium), Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum för marina vetensk),

Utfärdare Datum Beteckning Sida RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS

ROLLER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER INOM MILJÖLEDNINGSSYSTEMET

Göteborgs universitet Sid 1 (7) Revisionsrapport Dnr F 8 80/11

Reviderad projektplan: Miljöcertifiering av Stockholms universitet enligt ISO och EMAS

FAKULTETENS HANDLINGSPLAN FÖR MILJÖ OCH HÅLLBAR UTVECKLING ÅR

Utbildning och kompetensbehov Skara

Miljöhandlingsplan 2012

EGNA AKTIVITETER, LAGAR, UPPFÖLJNING OCH MILJÖREVISION INOM MILJÖLEDNINGSSYSTEMET

Miljöledning och miljörevision vid Göteborgs universitet

Miljömål och handlingsplan för Sahlgrenska akademin

Policy och riktlinjer för inköp vid SLU

Dokumenttillhörighet: MLS HiG Enhet: Diarienr: Sida: 1(5) Dokumentnamn: ENHETERNAS DETALJERADE MÅL och HANDLINGSPLAN för miljö för år

RK 6.2 Organisation och ansvar

Miljömål för Forskning och utbildning. Naturvetenskapliga fakulteten

Chefsutbildning i Göteborgs universitets miljöarbete

Kommunikatöre r. Miljöombud/Mi ljögruppen, MBA

Intern miljörevision av Humanistiska fakulteten

Stegvis införande av ett miljöledningssystem för första gången utblick mot ISO och EMAS

Miljöenheten besvarar denna avvikelse

Göteborgs Symfoniker AB

Göteborgs universitet, miljöenheten Sid 1 (6) Revisionsrapport

FAKULTETENS HANDLINGSPLAN FÖR MILJÖ OCH HÅLLBAR UTVECKLING ÅR

För VF Tryck är det självklart med en verksamhet som genomsyras av miljöhänsyn. Vi ska

MILJÖLEDNING VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Miljö- och hållbarhetsmål för Högskolan Dalarna

Göteborgs universitet Sid 1 (7) Revisionsrapport Dnr F 8 80/09

LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ. Norbergstrappan AB:s Miljöledningssystem enligt EN ISO 14001:2994 MILJÖPOLICY

Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling

Göteborgs universitet Sid 1 (6) Miljörevisionsrapport Dnr M 2016/10

Miljökurser inom ramen för Miljöledningssystem vid Umeå universitet

Miljö- och Hållbarhetspolicy. Fastställd av styrelsen i Orusts Sparbank

Rapport från efterrevision. Uppdragets omfattning. Revisionsresultat, avvikelser

Intern miljörevision av Utbildningsvetenskapliga fakulteten

Uppföljning och miljörevision

Rapport från certifieringsrevision, granskning av miljöledningssystem och miljöredovisning

Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser

Miljöhandlingsplan Institutionen för data- och systemvetenskap

Handlingsplan för arbete med hållbar utveckling

Ledningens miljögenomgång Kultur i länet

- Ny miljösamordnare för V-inst är Julian Ilicki, för Biblioteket är Jörgen Boman och för TB-inst är Rose-Marie Löf.

4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Revisionsrapport F 8 80/05 3 9

Rapport från uppföljande revision. Uppdragets omfattning. Revisionsresultat, avvikelser

Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå. Det innebär att prefekten/motsvarande 1 ansvarar för att:

ISO :2015 4: Ledarskap, ansvar och delaktighet

Miljöhandlingsplan Institutionen för data- och systemvetenskap

DOKUMENTNAMN AUE - detaljerade hållbarhetsmål och handlingsplaner för , inklusive inrapportering

Sammanträdets öppnande, val av sekreterare för mötet. Rådets beslut: Maria Åstrand Swenneke, Förvaltningen

Transkript:

1(1) DNR: SLU.ua.2015.1.1.3-2572 Exp. 2015-06-18 /ASM Planeringsavdelningen Ann-Sofie Morén Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum 2015-05-29 Sammanfattning Den 29 maj 2015 genomförde undertecknad en intern revision av miljöledningssystemet vid Mark-, vatten- och miljöcentrum (MVM) enligt revisionsplan för SLU. Genomgång av styrande och redovisande dokument inför revisionen gjordes i huvudsak den 28 maj 2015. MVM består av tre institutioner: mark och miljö (MoM), vatten och miljö (IVM) och energi och teknik (ET). Institutionerna har sedan december 2013 ett gemensamt certifikat. Denna internrevision är den tredje gemensamma för MVM. Noteras 3 avvikelser och 12 förbättringsförslag. Inledande möte Vid det inledande mötet deltog intendenten för intendenturen MVM och ledningens representant, Mats Linde (ML), miljösamordnare ET, Annika Nordin (AN) och miljösamordnare IVM, Simon Hallstan (SH) som vikarierar för Caroline Orback. Revisionsplan (bilaga 1) gicks igenom. Noteras att Ledningens roll Intervju med intendenturrådsföreståndare Willem Goedkoop utgår och att eventuella frågor till ledningen tas vid det avslutande mötet i stället. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Enligt bilagorna 2 3 rapporteras 3 avvikelser och 12 förbättringsförslag. Avvikelserna rör: kompetens för nyligt anställd vaktmästare (1 st), samt rutin för forskarutbildning (2 st). Avslutande möte Vid det avslutande mötet som inleddes med en sammanfattning av dagen deltog föreståndaren för intendenturen MVM, även prefekt för IVM, Willem Goedkoop (WG), samt ML, SH, AM. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se

Undertecknad avrapporterade de funna avvikelserna och förslagen på förbättringsåtgärder för miljöledningssystemet. Dessa diskuterades kort. Förutom de avvikelser och förbättringsförslag som framkommit under den interna revisionen fångades ett par frågor upp som den interna revisorn tar med för fortsatt diskussion. Den ena frågan rör krav på publicering open access från finansiärer och kopplar till positiv indirekt miljöpåverkan, den andra rör studenternas lunch- och pausrum och inom vilket certifikat ansvaret ligger för att riktlinjer följs. Vid det avslutande mötet berördes också två frågor som skulle ställts till WG under förmiddagen. Dels var internrevisorn, mot bakgrund av att externrevisionen noterar att policyns intentioner återspeglas på ett tydligt sätt i organisationens ledningssystem 1, intresserad att höra goda exempel på hur MVM i praktiken hanterar miljöpolicyns punkt 2: miljötänkande och miljöaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet, dels diskuterades orsaken till att MVM:s miljömål för tjänsteresor ligger under SLU:s mål. Uppföljning av avvikelserna ska göras inför den externa revisionen i oktober. Uppsala den 18 juni 2015 Ann-Sofie Morén 1 Revisionsrapporten från den externa revisionen 2014-10-16--17 2(6)

Bilaga 1: Revisionsplan Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark-Vatten- Miljöcentrum, SLU Datum: 29:e maj 2015 Tid: 9.00-16.00 Plats: MVM-centrum, Öppnings- och avslutandemöte i Slutsatsen på plan 5, intervjuerna görs som platsbesök. Revisionsledare: Ann-Sofie Moren Revisionen kommer att genomföras enligt nedanstående tidsschema. 9.00-9.30 Inledande möte Ledning, miljösamordnare och övriga intresserade 9.30-9.45 Ledningens roll Intervju med intendenturrådsföreståndare Willem Goedkoop 9.45-10.15 Fika 10.15-11.30 Genomgång av dokumentation Miljösamordnare Simon Hallstan, Annika Nordin, Anna Mårtensson och ledningens representant Mats Linde 11.30-12.30 Lunch 12.30-13.10 Kemikalie- och avfallshantering Annika Nordin (forskare, ET) 13.15-13.45 Forskning och fortlöpande miljöanalys Erik Karltun (avdelningschef, MM) 13.50-14.30 Grund- och forskarutbildning Brendan Mckie (studierektor, IVM) 14.30-14.45 Fika 14.45-15.15 Rapportskrivning 15.15-16.00 Avslutande möte med genomgång av resultaten från revisionen Ledning, miljösamordnare och övriga intresserade 3(6)

Bilaga 2: Avvikelser Utbildningsplan A1. Vaktmästare ganska nyligt anställd, oklart om dennes kompetens. Enligt 4.2.1 Utbildning och kompetensutveckling saknar vaktmästare kännedom om kemikaliehantering. Likaså saknar verkstadspersonal kännedom om kemikaliehantering. Enligt 4.2B blev utbildningstillfället HT14 inte av. Rutin för forskarutbildning A2. Ansvarig för forskarutbildning vid IVM ej medveten om kvalitetssystemets rutin för forskarutbildning. Det måste finnas rutiner som säkerställer att information om eventuellt ansvar inom miljöledningssystemet kommer med vid överlämning av arbetsuppgifter mellan anställda (säkerställs för nyanställda genom introduktion). A3. Finns två versioner (olika innehåll) av rutinen 4.6.2 Forskarutbildning MVM, en version bland gällande dokument på arbetsplatsen och en version i miljöhandboken på medarbetarwebben, båda fastställda 2014-08-28, oklart vilken version som gäller. 4(6)

Bilaga 3: Förbättringsförslag Samarbete/samverkan rollfördelning F1. De tre miljösamordnarna är ganska nya i sina roller. Dessutom verkar rollfördelningen miljösamordnare/ledningens representant vara lite oklar. Arbetet kan bli effektivare och mera stimulerande om miljösamordnarna sinsemellan hittar bra arbetsformer och rutiner samt klarar ut rollfördelning med ledningens representant Uppföljning av avvikelser och förbättringsförslag F2. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM (kallas i dokumenthuvud 5.1 Uppföljning bilaga avvikelser och förbättringsförslag): komplettera med ansvarig. F3. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM: Förslag att hitta rutin för att ärenden inte ska ligga som pågående för länge, t.ex. genom att fundera på om ärendet kan lyftas på annat sätt. Ett exempel är cykeltaken från 2011. F4. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM: Några avvikelser har kommit in på resor när flyg valts i stället för tåg. Det visar på bra medvetenhet. Dock har ärendena blivit liggande som pågående. Ett förslag är att diskutera hur certifikatet vill hantera resor och avvikelser i samband med resor, ska det uppmuntras? Eller ska man be anställda att under en given tidsperiod rapportera alla eventuella avvikelser? Eller? Dokumenthantering F5. En överföring av certifikatets miljöhandbok till SLU:s dokumenthanteringssystem Edda kommer att innebära att det är alltid är tydligt vilken version av dokumenten som är gällande. Det har också den fördelen att det alltid är fastställt dokument som är länkat från miljöhandboken på klustrets webbplats på medarbetarwebben. Därmed slipper miljösamordnarna momentet att skapa pdf av reviderad och fastställd version och lägga upp på medarbetarwebben. I samband med överföring rekommenderas en översyn av uppdelningen mellan fastställda dokument och redovisande dokument, jfr utbildningsplan nedan. Utbildningsplan F6. Dokumenten 4.2 Utbildning och kompetensutveckling och 4.2B Sammanställning utbildning och kompetensutveckling innehåller båda samma kompetenstabell. Det är lämpligt att den endast finns med i det redovisande dokumentet 4.2B och bör här kompletteras med definition av röd, gul och grön markering (finns i dokumentet 4.2) Institutionswebbar F7. Syns det att institutionen är miljöcertifierad? Det ser lite olika ut hos ET och MoM, hos IVM syns det inte alls. Förslag: Logga på institutionswebbarna och länk till miljö på klusterwebben. (D.v.s all information på ett ställe så blir risken att man glömmer att uppdatera mindre.) 5(6)

Intern kommunikation F8. Fokusera på att kommunicera statistik från uppföljning och resultat från revisioner (läget och orsaker) för att väcka intresse. Några kanaler som dryftades: Sammanställning att sätta upp vid kaffeautomaterna (papper). Lägga någon sida om miljöarbetet i bildspelet på teveskärmarna i entrén. Vid institutionsmöten stående punkt. Även, ta hjälp av ansvariga som bollplank vid revision av dokument (spec rutiner). Kemikaliehantering F9. ET magasin kan ev avföras från listan med kemikaliehandläggare och rumsansvariga 4.6.8 bilaga F10. Svår del av riktlinje, 4.6.8 Kemikaliehantering, sid 1, Val av kemikalie: Kemikaliehandläggare ansvarar för att kontrollera att kemikalier som köps in inte finns i PRIO-databasen. Om det ändå bedöms nödvändigt att göra sådant inköp ska den som ska använda kemikalien rapportera detta som en avvikelse. Olika lösningar på hur detta säkerställs diskuterades, varav en variant att hantera via inköp i Proceedo. Grund- och forskarutbildning F11. Eventuellt se till att miljömål tas upp i institutionens kurser, speciellt litteraturkursen i miljöanalys, och speciellt också mot utländska doktorander som inte känner till miljömålssystemet. F12. Eventuellt dags för kurs för doktorander, som gör mycket fältarbete, med kurs i ekokörning. 6(6)