PROTOKOLL 1 (24) 2015-02-09 Personalnämnden Plats och tid Sammanträdesrum E3, Stadshuset, kl. 13.00-16.25 Beslutande Johan Söderberg (M), ordförande Annika Nyman (S) Tjänstgörande ersättare Inga-Lis Karlsson (S) tjg ers för Monica Widman Lundmark (S) Christer Hedberg (S) tjg ers för Tomas Andersson (S) Roland Söderström (S) tjg ers för Peder Zingmark (V) Ersättare Stig Stefansson (C) Tjänstemän Ejja Häman Aktell, äldre och omsorgschef, kl. 13.00-13.35 Kicki Krane, personalchef Marjo Bodén, chef kommunhälsan Maria Berggren, förhandlingschef Anna Norén Engström, sekreterare Övriga deltagande Anna-Karin Abrahamson, SACO, kl.13.00-14.35 Ingrid Boström, Vision, kl.13.00-14.35 Håkan Nilsson, Kommunal, kl.13.00-14.35 Justerare Inga-Lis Karlsson Paragrafer 14-32 Underskrifter.. Johan Söderberg, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Inga-Lis Karlsson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-02-09 2015-02-10 2015-03-03 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 14 Dnr PN 2015-000033 042 Årsrapport inklusive verksamhetsberättelse 2014, personalnämnden Personalnämnden har i en årsrapport upprättat årsbokslut inklusive verksamhetsberättelse för år 2014. Årsrapporten, bilaga 1, rapporteras till kommunfullmäktige. Dessutom har kommunhälsan sammanställt en fördjupad verksamhetsberättelse för personalnämnden se separat bilaga. Respektive förvaltning ansvarar dessutom för att skicka en separat rapport innehållande uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrkort) till kommunstyrelsen. Uppföljningen, samt bilagor med nämndens äskande om resultatöverföring för drift och investering, skickas vidare till kommunledningens funktionsbrevlåda budget och bokslut. Se separata bilagor 2,3 och 4. Kommunstyrelsen ska därefter leverera en sammanställd årsredovisning till kommunfullmäktige. Personalnämnden redovisar måluppfyllelse för år 2014 inom perspektivet utveckling/tillväxt. Inom perspektiven medborgare/kund samt ekonomi nås delvis måluppfyllelse. Inom perspektivet medarbetare når förvaltningen inte det uppsatta målet att andelen medarbetare som upplever negativ stress högst ska vara 20 % (utfall 32 %). Jämfört med 2012 har andelen dock minskat från 35 %. Personalnämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 12,2 mnkr. Nedan ses ansvars-nivåer för avvikelsen mellan driftbudget och utfall, samt avvikelsens storlek (mnkr): Personalnämnd, politisk verksamhet, inga avvikelser 0,0 Verksamhet personalnämnd, inkl.budget Krokfors, kvarv.medel personal.insatser 10,4 Fackliga företrädare, ökade arbetsmiljöinsatser, tillkommande datorer/telefoni mm -0,2 Rehab SOK 0,3 Rehab SKK 0,3 Kommunhälsan, kvarv.budget pågående projekt "Fokus arbetsglädje", vakanser 1,5 SUMMA 12,2 Av driftöverskottet på 12,2 mnkr äskar nämnden att överföra ca 10,6 mnkr till verksamhet år 2015, samtidigt som 1,6 mnkr av kvarvarande driftmedel äskas att omföras till investeringsanslag för ombyggnation av Krokforsstugan, se nedan. Personalnämnden hade inför 2014 ett totalt beslutat investeringsanslag på ca 1,1 mnkr riktat till främst medicinsk och teknisk utrustning. Dessa medel är inte förbrukade, och nämnden önskar balansera ca 0,8 mnkr vidare till investeringar i utrustning 2015.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Därtill har under året kostnader på ca 0,8 mnkr bokförts för pågående investering i Krokforsstugan. Sedan tidigare finns endast beslut om avsatta driftmedel till ombyggnationen, men den är dock att klassa som en investering enligt gällande regler. I samband med bokslutet äskar nämnden därför att omföra driftmedel motsvarande ca 1,6 mnkr för att finansiera den totala investeringen i stugan (slutförs under 2015). 1. Personalnämndens årsrapport 2014 inklusive verksamhetsberättelse fastställs och skickas till kommunfullmäktige, enligt separat bilaga 1. 2. Notera förvaltningens uppföljning av personalnämndens verksamhet och ekonomi till kommunstyrelsen, enligt separat bilaga 2. 3. Hos kommunstyrelsen äska att omföra 1,6 mnkr av nämndens driftöverskott 2014 till investeringsanslag för ombyggnation av Krokforsstugan. 4. Godkänna föreslagen resultatöverföring 2014 för drift (ca 10,6 mnkr), enligt separat bilaga. 5. Godkänna föreslagen resultatöverföring 2014 för investering (ca 1,7 mnkr), enligt separat bilaga. 6. Uppdra till förvaltningen att återkomma till nämnden med en handlingsplan för att nå måluppfyllelse inom medarbetarperspektivet. Support- och lokalers tjänsteskrivelse 2015-01-26 Bilaga 1, personalnämndens årsrapport 2014, inklusive verksamhetsberättelse Bilaga 2, förvaltningens uppföljning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen, enligt separat bilaga 2. Bilaga 3, äskande om resultatöverföring, drift Bilaga 4, äskande om resultatöverföring, investering Kommunhälsans fördjupade verksamhetsberättelse 2014 Kommunstyrelsen Budget och bokslut Personalchef Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 15 Dnr PN 2014-000240 770 Uppföljning av Folkhälsopolitiska och alkohol och drogpolitiska programmen för uppföljning 2014 Folkhälsorådet har, utifrån de 11 målområden som finns i folkhälsoprogrammet, beslutat att för 2014 prioritera följande: - 1. Mer delaktighet och inflytande i samhället. - 3. Trygga och goda uppväxtvillkor. - 9. Ökad fysisk aktivitet. - 10. Goda matvanor och säkra livsmedel. Förebyggande rådet i Skellefteå (FRIS) ansvarar för arbetet med ett målområde 11: - 11. Alkohol, narkotika, tobak, dopning och överdrivet spelande. Fokus har dock utifrån personalnämndens ansvarsområde varit bättre hälsa i arbetslivet. Aktiviteter som genomförts 2014: - Ny policy för alkohol och droger har utarbetas med tydliga riktlinjer i syfte att tydliggöra för chefer och medarbetare hantering inom kommunen. - Projektet Fokus arbetsglädje som syftar till att stötta förvaltningarna i arbetet med arbetsmiljön. - Medarbetarsatsning 8000 tillsammans för att stärka värdegrundsarbetet och skapa stolthet hos medarbetare för det goda arbetet som utförs. Kartläggning av chefers administrativa vardag i syfte att konkretisera utvecklingsåtgärder som främjar arbetsmiljön för alla. Godkänna redovisningen av aktiviteter för 2014.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-21 Folkhälsopolitisk program för Skellefteå Alkohol- och drogpolitiskt program för Skellefteå kommun Följebrev Folkhälsopolitiska och alkohol och drogpolitiska programmen för uppföljning 2014 Folkhälsorådet FRIS
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 16 Dnr PN 2015-000018 730 Handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla, uppföljning 2014 Socialnämnden har kommunfullmäktiges uppdrag att följa upp arbetet med kommunens handikappolitiska plan, Ett Skellefteå för alla och ska också sammanställa förslag till fortsatt arbete och redovisa detta till kommunstyrelsen. Som ett led i detta uppdrag har socialnämnden ställt en fråga till nämnderna om arbetet med olika delar av planen, dels vad som gjorts under 2014 och dels planerade aktiviteter under 2015 Frågan har också ställts till personalnämnden i form av ett arbetsblad som utgår från de fyra prioriterade områdena; höjd kunskapsnivå, tillgänglighet, delaktighet samt arbete. Socialnämnden vill också att varje nämnd identifierar: - Respektive förvaltnings viktigaste fråga just nu inom det funktionshinderspolitiska arbetet. - Respektive förvaltnings viktigaste insats under 2014 inom det funktionshinderspolitiska arbetet. - Respektive förvaltnings högst prioriterade aktivitet 2015 det funktionshinderspolitiska arbetet. Personalnämnden har att beakta och ta ansvar för intern utveckling inom området och har under 2014 haft två områden att arbeta med. - Vid personalrekrytering anges att teckenspråk är meriterande, svarar mot tillgänglighet/arbete. - Fortsatt arbete med insatser för att människor med funktionsnedsättning ska få arbete och nå egen försörjning. Detta är ett långsiktigt arbete som pågår kontinuerligt. Svarar mot arbete. Prioriterad aktivitet för 2015 är utveckling av utbildning för medarbetare som jobbar med personalfrågor. Ett nytt program där delar om tillgänglighet ska ingå. Svarar mot höjd kunskapsnivå. Godkänna redovisningen för 2014 och planerade aktiviteter för 2015.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-21 Uppföljning av nämndernas aktiviteter Socialkontorets skrivelse 2014-12-11 Socialnämnden Handikappkonsulenten
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 17 Dnr PN 2015-000027 002 Redovisning av förvaltningschefernas vidaredelegationer inom personalområdet 2015 Personalnämnden har delegerat till förvaltningscheferna att fatta beslut om lönesättning mm. Möjlighet till vidaredelegering finns inom vissa områden. Förvaltningschef ska årligen redovisa aktuell delegationsordning till personalnämnden. Till dagens sammanträde har samtliga förvaltningar som använt sig av vidaredelegeringar redovisat sina delegationsordningar enligt särskild bilaga. Redovisningarna noteras. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-26 Förvaltningarnas redovisningar Kommunledningskontoret/HR Strategi- och utveckling
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 18 Dnr PN 2015-000025 026 Arbetsmiljö- och likabehandlingsplan 2015, kommunhälsan Kommunhälsan har som förvaltning och arbetsplats arbetat fram en handlingsplan för arbetsmiljö och lika behandling. Utgångspunkt för denna är baserad på Skellefteå kommuns vision, den gemensamma värdegrunden, rådande styrkort samt resultatet från medarbetarundersökningen 2014. Kommunhälsans arbetsmiljö- och likabehandlingsplan 2015 noteras. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-27 Arbetsmiljöplan 2015 Kommunhälsan Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 19 Dnr PN 2015-000035 020 Revidering internt styrkort 2015, kommunhälsan Kommunhälsans interna mål för styrkort 2015 har visat sig innehålla såväl kommunövergripande mål, sådant som förvaltningen inte kan styra över själv, som förvaltningsspecifika mål. För att möjliggöra påverkan och måluppfyllelse föreslås personalnämnden revidera kommunhälsans mål för 2015 enligt särskild bilaga. Godkänna revideringen av internt styrkort 2015 för kommunhälsan enligt särskild bilaga. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-02-04 Kommunhälsans interna styrkort 2015 - revidering Kommunhälsans internt styrkort 2015 (beslutad i personalnämnden 2014-12-16, 173) Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 20 Dnr PN 2014-000176 040 Taxor och avgifter för kommunhälsans verksamhet 2015 Kommunhälsan tar ut taxor och avgifter i sin verksamhet gentemot Skellefteå kommuns bolag samt affärsverksamheter på förvaltning. Dessa har nu setts över och en justering har gjorts. Prisjämförelse har gjorts med privata företagshälsors taxor och avgifter. Dessa har beslutats av kommunfullmäktige efter yrkande från personalnämnden. Vid granskning inför årsbokslut upptäcktes att underlaget som vid tidigare beslut legat till grund för beslutet varit felaktigt. Den mänskliga faktorn är orsak till detta. För korrekta prisuppgifter för taxor och avgifter föreslås ett nytt beslut enligt särskild bilaga. Godkänna ändringarna enligt särskild bilaga. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Anta taxor och avgifter för kommunhälsans verksamhet 2015 enligt särskild bilaga. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-01-26 Taxor och avgifter för Kommunhälsan 2015 Kommunfullmäktige Budget och bokslut Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 21 Dnr PN 2015-000034 026 Analys av sjukfrånvaro Kommunhälsan har i uppdrag från personalnämnden 2014-11-04, 159, att återkomma med ett förslag till uppdrag där förvaltningen där analys av sjukfrånvaron också kopplas till andra pågående arbeten till exempel medarbetarundersökningen. Den statistik som i dag redovisas för personalnämnden har utvecklats över tid och sedan hösten 2014 redovisas sjukfrånvaron för helheten men också uppdelat på män och kvinnor. I hela landet ökar sjukfrånvaron, så även i Skellefteå och arbetsgivaren Skellefteå kommun. Ökningen för Skellefteå kommun är marginell men dock en ökning. Sjukfrånvaron för kvinnor är mycket högre än för män och detta kan inte enbart förklaras med att kommunen har många kvinnodominerade yrken, det behöver analyseras mer grundligt för att också eventuellt kunna föreslå åtgärder som stimulerar till att hälsoläget förbättras för kommunen som helhet och för de yrkesgrupper med högst sjukfrånvaro. Personalnämnden föreslås ge kommunhälsan i uppdrag att under 2015: 1. Kvalitativt analysera sjukfrånvaron och jämföra dess statistik med resultatet i medarbetarundersökningen med fokus på arbetsbelastning och upplevd stress. 2. I samarbete med socialförvaltningen och skol- och kulturförvaltningen göra en fördjupad kartläggning per avdelning enligt samma princip som punkt 1. 3. Göra jämförelser med andra kommuner i Sverige. 4. I samarbete med HR strategi och utveckling ge eventuella förslag på strategiska kommunövergripande insatser om analysarbetet påvisat ett sådant behov. 1. Uppdra till kommunhälsan att: - Kvalitativt analysera sjukfrånvaron och jämföra dess statistik med resultatet i medarbetarundersökningen med fokus på arbetsbelastning och upplevd stress. - I samarbete med socialförvaltningen och skol- och kulturförvaltningen göra en fördjupad kartläggning per avdelning enligt samma princip som punkt 1.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 - Göra jämförelser med andra kommuner i Sverige. - I samarbeta med HR strategi och utveckling ge eventuella förslag på strategiska kommunövergripande insatser om analysarbetet påvisat ett sådant behov. 2. Uppdra till kommunhälsan att redovisa analysresultat under sammanträde i juni och december 2015. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-02-04 Rapport från Arbetsmiljöverket Varför genus i arbetsmiljöfrågor - arbetsmiljöverket Chef för kommunhälsan Personalchef Socialförvaltningen Skol- och kulturförvaltningen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 22 Dnr PN 2015-000022 022 Chefspolicy Som ett led i att förenkla och förtydliga de policydokument som personalnämnden ansvarar för har kommunledningskontoret omarbetat den nu gällande policyn för chefer. Den tidigare Medarbetar- och chefspolicy i Skellefteå kommun, beslutad personalnämnden 2009-03-11, 44, är numer a uppdelad i två policys. Uppdelningen innebär en policy för chefer och en för medarbetare, för att förtydliga uppdragen. Chefspolicyn beskriver på ett tydligt sätt uppdrag, roll och förväntningar samt målbild. Policyn är framtagen i samarbete med alla förvaltningar. 1. Den tidigare chefs och medarbetarpolicyn upphör att gälla from 2015-03-01. 2. Anta förslag till chefspolicy att gälla från 2015-03-01. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-26 Chefspolicy Personalnämndens protokoll 2009-03-11, 44 Personalchef Support- och lokaler/informationsenheten
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 23 Dnr PN 2015-000023 022 Medarbetarpolicy Som ett led i att förenkla och förtydliga de policydokument som personalnämnden ansvarar för har kommunledningskontoret omarbetat den nu gällande policyn för medarbetare. Den tidigare Medarbetar- och chefspolicy i Skellefteå kommun, beslutad personalnämnden 2009-03-11, 44, är numera uppdelad i två policys. Uppdelningen innebär en policy för chefer och en för medarbetare, för att förtydliga uppdragen. Medarbetarpolicyn beskriver på ett tydligt sätt uppdrag och ansvar för medarbetare samt koppling till Skellefteå kommuns värdegrund när det gäller förhållningssätt och bemötande gentemot medborgare/kund. Policyn är framtagen i samarbete med alla förvaltningar 1. Tidigare chefs och medarbetarpolicy upphör att gälla from 2015-03-01. 2. Anta förslag till medarbetarpolicyn att gälla från 2015-03-01. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-26 Medarbetarpolicy Personalnämndens protokoll 2009-03-11, 44 Personalchef Support- och lokaler/informationsenheten
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 24 Dnr PN 2015-000024 028 Ersättning för glasögon som skadas i arbetet Ersättning för glasögon som skadats i arbetet utan att det har medfört arbetsoförmåga utges i följande fall: - Skadan har uppkommit i arbete av person som medarbetaren har omsorg för i sitt arbete exempelvis elev eller annan kund. - Skadan har uppkommit i arbetet eller av arbetskollega i gemensam arbetsutövning, förutsatt att medarbetaren inte själv genom slarv eller försumlighet orsakat skadat. För ersättning gäller följande: - I första hand ska glasögonen om möjligt repareras. - I andra hand får inköp av nya jämförbara glasögon göras. Skadas glasögon och personliga ägodelar, vid olycksfall och det har medfört arbetsoförmåga ska medarbetaren anmäla och ansöka om ersättning av trygghetsförsäkringen TFA. 1. Personalnämndens beslut 1995-05-31, 101, om Ersättning för skadade glasögon, upphör att gälla tom 2015-02-28. 2. Ersättning för glasögon som skadas i arbetet, utan självrisk för medarbetare. Att gälla from 2015-03-01. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-01-15 Personalnämndens protokoll 1995-05-31, 101 Kommunledningskontoret/HR Strategi- och utveckling Support- och lokaler/informationsenheten
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 25 Dnr PN 2015-000002 026 Hälsoläget kommunen Hälsoläget för kommunen presenteras i form av sjukfrånvarostatistik. Sjukfrånvaron under 2014 var högre än under de närmast föregående åren. Den totala sjukfrånvaron för kommunen uppgick 2014 till 6,08 procent att jämföra med 5,4 procent år 2013. Kommunhälsan har för avsikt att komma in med förslag på åtgärder i separat ärende till personalnämnden. Rapporten noteras. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-02-02 Diagram Artikel från Arbetarskydd nr 9 Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 26 Dnr PN 2015-000003 026 Hälsoläget kommunhälsan Hälsoläget för kommunhälsan presenteras i form av sjukfrånvarostatistik. Statistiken kompletteras med muntlig rapport av kommunhälsans chef eftersom statistik på så få individer kan visa en bild som kan vara svårtolkad. Rapporten noteras. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-02-02 Diagram Chef för kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 27 Dnr PN 2015-000004 020 Anmälan av delegationsbeslut Följande delegationsbeslut anmäls sedan förra sammanträdet: Personalnämndens ordförande Monica Widman Lundmark Dnr 2015.26 002 Brådskande ärende: Beslut 2015-01-26 om fortsatt arbete efter 67 år perioden 2015-01-27--2015-04-30, omfattning 10 %. Brådskande ärende: Beslut 2015-01-23 om fortsatt arbete efter 67 år perioden vårterminen 2015. Personalchef Kicki Krane Dnr 2015.31 027 Beslut om studiestöd, utbildning i bristyrke i annan förvaltning 2015-01-26. Underlag till delegationsbesluten finns i en särskild akt under sammanträdet. Redovisningen av delegationsbeslut godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 28 Dnr PN 2015-000005 020 Delgivningar Följande delges: Dnr 2015.28 029 Vision Avregistering av arbetsplatsombud/skyddsombud och MBL-ombud, Support och lokaler/fastighet och underhåll. Dnr 2015.29 029 Vision Nyregistrering och avregistering av arbetsplatsombud/skyddsombud och MBL-ombud, Socialkontoret/IFO/distrikt söder och socialkontoret/ekonomi- och kvalitetsutveckling. Dnr 2015.30 029 Vision Nyregistering av arbetsplatsombud/skyddsombud och MBL-ombud, Skoloch kulturkontoret/område öst. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 29 Dnr PN 2015-000007 020 Nulägesrapporter 2015 Personalchef och chef för kommunhälsan ger nulägesrapporter från respektive verksamhet. Informationen noteras.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 30 Dnr PN 2015-000008 029 Löne- och förhandlingsärenden 2015 Förhandlingschef redovisar aktuellt läge inom förhandlingsverksamheten. Informationen noteras.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 31 Dnr PN 2015-000036 020 Verksamhetsinformation 2015 Äldreomsorgschefen informerar om vad som händer inom äldreomsorgen och de två lär-resor som pågår. Mötesplats där 15 % av alla medarbetare deltar för att göra skillnad för den äldre och bra arbetsmiljö för medarbetare. Informationen noteras.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 32 Dnr PN 2015-000037 020 Arbetsgivarforum Sveriges kommuner och landsting och Helsingborgs stad anordnar Arbetsgivarforum 26-27 maj 2015 i Helsingborg. Det är en återkommande konferens som genomförs vartannat år och är en arena där välfärdssektorn diskuterar framtidens arbetsgivarfrågor. Erbjuda personalnämndens ordförande och vice ordförande att delta vid konferensen. De valda Personalchef