Särskild vägledning för avrop RAMAVTAL POSTFÖRMEDLINGSTJÄNSTER 2013 OCH 2013-2 Avrop under ramavtalets sista tid
Innehåll 1 BAKGRUND... 3 2 REKOMMENDATION... 3 2.1 Förlängningar av befintliga avropsavtal... 3 2.2 Nytt avrop... 3 2.3 Kontraktets innehåll... 4 3 AVROP... 4 4 MALLAR... 5 5 Möjligheter till direktupphandling... 5 6 HJÄLP OCH SUPPORT... 6 7 AVROPSAVTALSMALL... 7
1 BAKGRUND SKL Kommentus Inköpscentral ABs (SKI) ramavtal Postförmedlingstjänster 2013 och Postförmedlingstjänster 2013-2 löper ut den 12 oktober 2018. Denna vägledning kompletterar befintlig avropsvägledning för ramavtalen. Syftet med den här vägledningen är att 1. Säkra dina behov av tjänster inom den sista giltighetstiden för ramavtalen Postförmedlingstjänster 2. Avrop sker på ett sätt som innebär en sömlös övergång till kommande ramavtal Postförmedlingstjänster 2017 3. Guida så du inte handlar i strid med upphandlingslagstiftningen 2 REKOMMENDATION 2.1 Förlängningar av befintliga avropsavtal SKI rekommenderar att ni i första hand ser över era befintliga avropsavtal. Om ert befintliga avropsavtal innehåller en förlängningsoption är det möjligt att göra en förlängning av befintligt avtal. Enligt ramavtalet Postförmedling 2013 och 2013-2 får avropsavtal löpa i maximalt 12 månader efter det att ramavtalet har löpt ut, under förutsättning att avropsavtalet tecknats senast sista dag för ramavtalets giltighetstid, dvs. senast den 12 oktober 2018. 2.2 Nytt avrop Om era befintliga avropsavtal har löpt ut rekommenderar vi att ni planerar och utformar ett nytt avrop så att 1. Kontrakt med ramavtalsleverantör tecknas senast den 12 oktober 2018. 2. Kontraktet innebär att ni förbinder er att köpa de tjänster som i förväg har presenterats i en avropsförfrågan till ramavtalsleverantör/-er inom aktuella tjänsteområden i ramavtalen. Det ekonomiska värdet av denna del bör vara minst 60 %* av det totala behovet. 3. Tillkommande behov, i begränsad volym, som inte kan förutses i detalj omfattas av kontraktet genom att ha en option. Det ekonomiska värdet av denna del bör vara max 40 % av totala behovet. *Om det bindande åtagandet utgör mindre än 60 % av det beräknade högsta värdet för kontraktet rekommenderar vi att ni överväger att antingen minska optionerna (och därmed det beräknade högsta värdet) vid avropet, eller genomföra ett särskilt avrop för de viktigaste produkterna.
2.3 Kontraktets innehåll Ett avrop kan resultera i olika typer av kontrakt varav vi rekommenderar er två av nedanstående alternativ: Rekommenderas Kontrakt - ett bindande åtagande Kontraktet innebär att den upphandlande myndigheten åtar sig att köpa vissa specifika produkter. De ska preciseras i en bilaga till avropsförfrågan (kravspecifikationen) och ha ett fastställt pris. Kontrakt saknar optioner som är frivilliga för myndigheten att tillämpa. Blandat avtal kontrakt/ramavtal Kontraktet innehåller både fasta åtaganden enligt ovan, samt optioner som den upphandlande myndigheten får använda för beställningar under viss angiven tid. Det fasta åtagandet ska värdemässigt utgöra den större andelen av avtalets totala värde. Rekommenderas inte Avtal med ramavtalskaraktär Avtal som ger upphandlande myndigheter helt eller delvis rätt att välja mellan olika produkter eller där kvantiteterna inte är bestämda. Förklaring till rekommendationerna Enligt LOU måste kontrakt tilldelas innan ramavtalet löper ut. Den typ av avtal som tillkommer efter ett avrop från ramavtalet måste vara ett kontrakt. Kontrakt med bindande åtagande är ett avtal där ni förbinder er att köpa en viss prestation (tjänst) mot en viss ersättning (pris). Behovet har tydliggjorts i ett avrop där samtliga tjänster presenterats. Det finns inget hinder mot att beställningar/leveranser ska ske vid ett enskilt tillfälle eller successivt över tid. Blandat avtal kontrakt/ramavtal är ett avtal där ni är förbundna (enligt ovan beskrivning) av en övervägande delen av det ekonomiska värdet. Till detta kan man ha en frivillig del, kallad option, som måste vara av lägre värde än den förbundna. Fördelningen mellan den övervägande delen och optionen bör vara minst 60/40 i ekonomiskt värde. 3 AVROP Innehållet i avropsförfrågan ska omfatta det behov av tjänster som ni förbinder er att köpa under en viss tid framöver. De tjänster ni förbinder er att köpa (minst 60 % av avtalets totala värde)
Bör utformas så att det framgår att ni ska köpa följande tjänster XXX till ett värde av X kr. Vi rekommenderar att avropsavtalen löper i max 1 år efter ramavtalet löpt ut, dvs. som längt till 2019-10-12. Leveransperioden bör preciseras. Optionen de tjänster som ni inte förbinder er att köpa (max 40 % av avtalets totala värde) Bör utformas så att det framgår att ni får köpa följande tjänster XXX till ett värde av XX kr. Det är viktigt att optionsklausuler utformade på annat sätt är klara, exakta och entydiga, exempelvis om priset kan ändras när optionen används eller om optionen aktualiseras vid en viss tidpunkt. 4 MALLAR Använd befintlig mall för avropsavtal från respektive leverantör eller använd den mall som SKI tillhandahåller (se dokument Mall för avropsavtal) 5 Möjligheter till direktupphandling Om ni inte har möjlighet att genomföra ett avrop innan ramavtalet löper ut eller befintlig leverantör inte har möjlighet att leverera tjänster till er efter den 12 oktober 2018 rekommenderar SKI att ni ser över möjligheterna att säkra leveranserna av postförmedling genom direktupphandling. Under direktupphandlingsgränsen En upphandlande myndighet har möjlighet att använda sig av direktupphandling (dvs. vända sig direkt till en eller flera leverantörer utan att annonsera) i avvaktan på att SKL:s ramavtal finns på plats. Det krävs att värdet av ett sådant avtal inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller att de samlade inköpen av tjänster av samma slag inte överstiger direktupphandlingsgränsen under ett räkenskapsår. Direktupphandlingsgränsen är 586 907 SEK (fr.o.m. 1 januari 2018). Undantagssituation enligt LOU Direktupphandling är också möjlig om någon av undantagssituationerna i LOU är tillämplig. Det finns inget generellt undantag som möjliggör direktupphandling i väntan på att ett upphandlat ramavtal finns på plats och det är inte heller möjligt för SKI att i denna avropsvägledning bedöma om någon av de i LOU angivna undantagen för direktupphandling är tillämpliga i det enskilda fallet för de kommuner som riskerar att stå avtalslösa. Vi bedömer utifrån de uppgifter vi har idag att de undantag som mest sannolikt skulle kunna aktualiseras är undantaget för ensamrätt eller synnerlig brådska.
SKI ser att det, åtminstone för vissa geografiska områden i Sverige, potentiellt endast finns en leverantör som kan uppfylla behovet. Undantaget i 6 kap. 14 LOU kan vara tillämpligt om det, på grund av tekniska skäl, eller med skydd av ensamrätt, bara finns en leverantör som kan uppfylla behovet. Med tekniska skäl avses exempelvis att det bara finns en leverantör som har kompetens att utföra uppdraget eller att det bara finns en leverantör som tillhandahåller det som ska upphandlas eller att upphandlingen avser vissa nödvändiga reservdelar som bara finns hos en leverantör. Avgörande är om det rent faktiskt bara finns en enda leverantör som kan leverera varor eller tjänster som möter den upphandlande myndighetens behov. 6 HJÄLP OCH SUPPORT Om ni behöver rådgöra kring t ex behov, rekommenderar vi att ni kontakta er interna upphandlings- eller inköpsavdelning eller befintlig leverantör för volymer. Vår kundsupport finns tillgänglig som hjälp och stöd: Måndag - torsdag kl. 09:00-16:00, fredag 09:00 15:00 Telefonnummer: 08 525 029 96 Maila till kundsupport
7 AVROPSAVTALSMALL Parter Mellan parterna [Företagsnamn och organisationsnummer] nedan kallad ramavtalsleverantören och [UM och organisationsnummer] har följande avropsavtal träffats. Bilagor Till avropsavtalet hör följande bilagor: Bilaga 1 Priser, prisbilaga från ramavtalet Bilaga 2 Avropsförfrågan [Ytterligare bilagor] Omfattning Avtalet omfattar de tjänster som är specificerade i bilaga [avropsförfrågan]. Därtill har [den upphandlande myndigheten] möjlighet att beställa ytterligare produkter i enlighet med [punkt X Optioner ] nedan. Optioner [Eventuella optioner att köpa ytterligare tjänster] Pris Pris anges i [bilaga X]. Det offererade priset ska inbegripa alla kostnader för utförande av uppdraget. Priset ska utöver vad som följer av ramavtalet inkludera följande: [Eventuella andra kostnader som ska inkluderas i priset utöver vad som följer av ramavtalet] Kontaktperson [Den upphandlande myndigheten]s kontaktperson i avropsavtalet är: Ramavtalsleverantörens kontaktperson i avropsavtalet är: Leveranstid [Här ska leveranstid anges, eventuellt med hänvisning till bilaga om olika leveranstidpunkter angetts för olika tjänster]
Övrigt Övriga villkor gäller enligt Ramavtal [Postförmedlingstjänster 2013] projektnummer 5823 [eller] [Postförmedlingstjänster 2013-2], projektnummer 10263. Underskrifter Avropsavtal har upprättats i två likalydande exemplar varav Parterna erhållit var sitt. Avropsavtal äger giltighet från den tidpunkt då det behörigen har undertecknats av båda parter. Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande