Till styrelsen, 2018-02-03 Finlands svenska sång- och musikförbund i samarbete med Helsingfors sång- och musikförbund Projektplan för den 25 sång- och musikfesten i Helsingfors 2021 1. Sångfesttraditionen fyller 130 år! 2. Projektets allmänna syfte 3. Syftet med sång- och musikfesten i Helsingfors 2021 4. Sång- och musikfestens program 5. Projektets tidtabell 6. Projektets budget 7. Samarbetspartners 8. Projektets organisation 9. Projektets informationsplan 10. Utvärderingsplan
1. Sångfesttraditionen fyller 130 år! Finlands svenska sång- och musikförbund (FSSMF) ordnar med fem års mellanrum en sång- och musikfest för alla sina medlemsorganisationer. Den senaste anordnades i Karleby år 2016 och därförinnan gjordes festen i Åbo 2011 och i Vasa 2006. Traditionen med finlandssvenska sång- och musikfester går tillbaka till 1891 då den första festen ordnades i Ekenäs. Den i ordningen 25 finlandssvenska sång- och musikfesten arrangeras i Helsingfors den 11-13 juni 2021. Finlands svenska sång- och musikförbund står som huvudarrangör för evenemanget i samarbete med Helsingfors sång- och musikförbund. 2. Projektets allmänna syfte och målsättning FSSMF har i enlighet med stadgarna som uppdrag att främja sång och musik i det svenska Finland och till en av huvuduppgifterna hör att anordna konserter samt sång- och musikfester ( 1). De finlandssvenska sång- och musikfesternas allmänna syfte och bärande idé har varit och är: Att stimulera amatörsången och -musiken genom regelbundet återkommande sångfester på olika orter. Att genom sångfesterna bidra till att forma den finlandssvenska identiteten bland finlandssvenskarna och att stärka samhörigheten inom Svenskfinland genom att samla finlandssvenskar från olika regioner, yrken, ålder och politiska åsikter kring det gemensamma intresset musiken. Att genom sångfesterna bidra till att den finlandssvenska sång- och musikskatten är en levande tradition för så många finlandssvenska som möjligt. Att genom sångfesterna sprida information om och göra PR för finlandssvensk sång- och musikkultur. 3. Syftet med sång- och musikfesten i Helsingfors 2021 Den 25 finlandssvenska sång- och musikfesten kommer i likhet med sina föregångare att presentera det livskraftiga finlandssvenska amatörmusiklivet för den breda publiken, samt bjuda till nya möten i musikens tecken. FSSMF:s konstnärliga ledare Kari Turunen drar tillsammans med förbundets musikutskott upp riktlinjerna och ansvarar för sångfestens konstnärliga del. Sång- och musikfesten i Helsingfors 2021 Är ett samlande musikevenemang som riktar sig till förbundets samtliga aktiva medlemmar Är en manifestation av det finlandssvenska sång- och musiklivets bredd Har som övergripande tema deltagande och samhörighet Målsättningen är att antalet deltagare uppgår till omkring 2000 aktiva sångare och instrumentalister. Följande konstnärliga riktlinjer och mål har dragits upp för Helsingforsfesten: Traditioner sammankopplas med nytänkande Ett antal masskonserter med olika profil; kör, blås och stråk Ett flertal medverkande dirigenter Deltagare ur olika generationer En massmusikfest för och i första hand med förbundets egna körer och orkestrar
4. Sång- och musikfestens program En av de bärande idéerna vid uppläggningen av sång- och musikfestens program i Helsingfors 2021 är att indela programmet i olika helheter (Se sångfestschemats ramplan, tidsschema). FSSMF strävan är att lyfta fram flera saker: Konsert för lokalförbund - det lokalt verkande amatörmusiklivet i olika regioner Konsert för specialförbund samlade damkörer, manskörer, blandade körer och Dunk. Specialkonsert för förbundets blåsare och stråkmusiker En pampig huvudfest där flera dirigenter leder sångerna Social samvaro i form av en stor kvällsfest, som föregås av en stor We Are Voice-konsert där publiken utgör kören Konserter med större förbundskörer och med ett större antal deltagare Öppningskonsert, Senatstorget, fredag Lokalförbundskonsert, Ishallen, fredag, Specialförbundskonsert, Musikhuset, lördag Blås- och stråkorkesterkonsert, Musikhuset, lördag We Are Voice-konsert, Ishallen, lördag Huvudfestkonsert, Ishallen, söndag Konserter där enskilda medlemsensembler uppträder Konsert med inbjudna körer, (Johanneskyrkan), torsdag Konserter på stan, Musikhusets café, Sanoma, Biblioteket, Medborgartorget, fredag och lördag Evenemang med medverkande ur lokal- och specialförbundskörer och orkestrar Kvällsfest, Ishallen, lördag Musikgudstjänst, (Johannes)kyrkan, söndag Festtåg med fanor, sång och musik, söndag 5. Projektets tidtabell Projektet genomförs under tiden 11-13.6.2021. Den aktiva planeringsfasen pågår under en tidsperiod om ca 3,5 år och inleds i början av år 2018 då projektorganisationen utses. Projektet förverkligas i huvudsak enligt följande tidsplan: 2017, hösten: Ledningsgrupp och musikalisk ledning utsågs av styrelsen.
2018, våren: Delar av projektorganisationen utses av styrelsen Planeringsarbetet inleds i ledningsgruppen och förbundets utskott Preliminära bokningar av arenor och konsertsalar Samarbetspartners kontaktas Den lokala projektorganisationen med arbetsgrupper utses av ledningsgruppen En första rekognosering av övernattningsmöjligheter 2018, hösten Budgetram Kontakt till olika samarbetspartners, finansiärer och Helsingfors stad etableras (ledningsgruppen) Förhandsenkät om sångfesten Den lokala planeringen inleds (lokala arbetsgrupper) Sångfestproducent söks 2019, våren Programplaneringen fortsätter (musikutskottet + ledningsgruppen), Allmän information om sångfesten Kickoff för Sång- och musikfesten i Helsingfors, vid förbundsdagen/fssmf 90 år Projektorganisationen kompletteras av styrelsen Projektproducent anställs på timbasis 2019, hösten Reservering av övernattningsställen och bespisning Programplanering: programplan, version 1 (musikutskottet) Behövliga arenor och konsertsalar kollas upp Ekonomi: budget, version 2 (ledningsgruppen) 2020, våren Riktlinjer för marknadsföringen och sponsorsamarbetet: marknadsföringsstrategi, sponsorkoncept (Arbetsgrupp för PR och marknadsföring) Programplanering: programplan, version 2 (ledningsgruppen) Information: webbsidor öppnas, information i Resonans (2/20) om anmälningar till sångfesten (musikutskottet + ledningsgruppen) Ekonomi: budgetuppdatering, offerter, avtal (ledningsgruppen) Information: program, repertoar, samövningar (Resonans 2/20) Projektorganisationen kompletteras av styrelsen 2020, hösten Ekonomi: budgetuppdatering, ansökningar (ledningsgruppen)
Anmälningar: Musikanmälan till sångfesten (-30.9.2020), deltagaranmälan till sångfesten (1.11.2020-15.2.2021) (Ledningsgruppen/Musikutskottet) Sponsor- och reklamavtal med samarbetspartners: (Arbetsgrupp PR och marknadsföring) PR och marknadsföring: av sångfesten i massmedia (Arbetsgrupp PR och marknadsföring) Ekonomi: ansökningar, slutlig budget (ledningsgruppen/styrelsen) Programplanering: programmet fastslås (ledningsgruppen/styrelsen) 2021, våren Avtal/kontrakt med musiker, sångare, professionella aktörer m.fl. (sångfestproducent) Inbjudningar till festen, inbjudna gäster (ledningsgruppen/ordförande/ sångfestproducent) Informationsbrev om praktisk information till alla deltagare (ledningsgruppen/ sångfestproducent) Information om program och övningar (Resonans 1-2/21) Festens programbok utkommer (arbetsgruppen för festen) 2021, hösten Utvärdering av projektet (ledningsgruppen/ sångfestproducent) Utvärdering av det ekonomiska resultatet (ledningsgruppen/ sångfestproducent) Enkät gällande utvärdering av sångfesten skickas till alla deltagande grupper/deltagare (ledningsgruppen) Uppföljning av projektet med tanke på kommande sångfester (styrelsen och de som deltagit i sångfestarbetet) 6. Projektets budget En rambudget för projektet görs under våren 2018. På basen av den görs en projektbudget hösten 2018. Budgeten uppdateras kontinuerligt i takt med att projektets innehåll och utformning konkretiseras. Budgeten styr programinnehållet, dvs projektets utgifter måste balansera med inkomsterna. 7. Samarbetspartners Projektet genomförs i samarbete med lokalförbundet Helsingfors sång- och musikförbund som via den lokala organisationen medverkar till festens genomförande. Samarbetsavtal (sponsoravtal) ingås med ett par nationella sponsorer samt ett flertal lokala sponsorer gällande bl.a. informationen och marknadsföringen av evenemanget. Målsättningen är att finna synergieffekter för samarbetsparter och sångfestarrangören. Tillsammans med samarbetspartners strävar man till att skapa olika fördelar och inbesparingar gällande de praktiska arrangemangen och för det administrativa arbetet.
8. Projektets organisation FSSMF:s styrelse: Bär i egenskap av förbundets verkställande och förvaltande myndighet det övergripande ansvaret för festens planering och genomförande. Ledningsgrupp: Projektorganisationen består av en ledningsgrupp med ansvar för projektets styrning, uppföljning och ledning. Konstnärlig ledare: FSSMF anställer en konstnärlig ledare Sångfestproducent: FSSMF anställer en sångfestproducent först på timbasis och på heltid ca ett år före festen som bistår ledningsgruppen i att hålla ihop helheten och föra dialog med arbetsgrupperna enligt behov och aktuella situationer. FSSMF:s musikutskott: Ansvarar för sång- och musikfestens repertoar i samarbete med den konstnärlige ledaren. Lokala arbetsgrupper: Från Helsingfors sång- och musikförbund utses lokala arbetsgrupper för att stöda arbetet. Arbetet lokalt är uppdelat i arbetsgrupper för: Konsert- och festplatser, endast de praktiska arrangemangen Trafik och ordning, Bespisning, Kansligrupp, bl.a. bokningar av konsert- och festplatser, leds av verksamhetsledaren PR och marknadsföring, leds av redaktören/kommunikatören Förteckning över arbetsgrupper, medarbetare och medhjälpare Samtliga utskott och arbetsgrupper rapporterar till ledningsgruppen som fungerar som projektets operativa ledningsorgan. Nedan följer en förteckning över alla medarbetare och medhjälpare i projektet och de ansvariga personerna för olika utskott och arbetsgrupper. Delegation: Delegationen för Sång- och musikfesten har ingen beslutande funktion utan fungerar som ett samarbetsorgan för att koordinera samarbetet och arrangemangen med Helsingfors stad och övriga intressenter. Utses av FSSMF:s styrelse 7.4.2018 NN (förbundsordförande, FSSMF), ordförande NN (ordförande, HSMF) NN ( Handelskammare ) NN (kyrkoherde) NN (representant för Helsingfors Svenska Kyrkosångsförbund)? NN (Svenska kulturfonden) NN (fonder, stiftelse) NN (Turism) NN (stadsfullmäktig/stadsstyrelse) NN (stadsdirektör/kulturdirektör, Helsingfors stad, eller Nina Gran som har den svenska verksamheten) NN (HBL/YLE) Sångfestens ledningsgrupp: Ledningsgruppen rapporterar till förbundets styrelse som innehar det övergripande ansvaret för organiserandet och genomförandet av sångfesten. FSSMF:s förbundsordförande, ordförande Helsingfors sång- och musikförbunds ordförande Henrik Lillhannus, FSSMF:s verksamhetsledare, sekreterare Konstnärlig ledningsgrupp
Kari Turunen, konstnärlig ledare, ordförande Musikutskottets ordförande Förbundets musikutskott: Utses av FSSMF:s styrelse 7.4.2018 Arbetsgruppen för projektets synlighet, PR och marknadsföring: Arbetar med frågor i anslutning till PR och marknadsföring av evenemanget. Gruppen utarbetar en marknadsplan med förslag till åtgärder och riktlinjer för samarbetet med potentiella sponsorer (sponsorpaket). Utses av ledningsgruppen våren 2018. Arbetsgruppen för för kanslifunktioner och bokningar: Utses av ledningsgruppen våren 2018 Arbetsgruppen för bespisning: Utses av ledningsgruppen under 2018. Arbetsgruppen & trafik och ordning: Utses av ledningsgruppen under 2018. Arbetsgruppen för praktiska arrangemang på konsert- och festplatser Utses av ledningsgruppen under 2018. Arbetsgruppen för sångfesttåget: Planerar och ansvarar för uppställningen, sångfesttåget, formationen på torget. Musiken under festtåget planeras av den musikaliska ledningen. Utses 2019 av ledningsgruppen. 9. Projektets informationsplan, synlighet, PR och marknadsföring En informationsplan för projektet görs upp av förbundets redaktör/kommunikatör i samråd med ledningsgruppen, i nära samarbete med Arbetsgruppen för projektets synlighet, PR och marknadsföring. Åtminstone följande informationskanaler kommer att användas för den interna informationen till egna medlemmar: Medlemstidningen Resonans FSSMF:s hemsida samt sociala medier såsom Facebook mm. Informationsmaterial och nyhetsbrev som sänds till medlemskåren Anmälningsblanketter med information om praktiska saker Förhandsbroschyr om program Informationspunkt vid sångfestkansliet 10. Utvärderingsplan En enkätundersökning görs under hösten 2021. Enkäten skickas till alla deltagare. Projektstaben gör en utvärdering över projektet hösten 2021. Utvärderingen behandlas i och bearbetas av styrelsen och sammanställs till ett utvärderingsdokument. Målet är att underlätta vid planeringen av framtida sång- och musikfester.