TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-03-21 Sida 1 (1) Diarienr IFN 2017/00009-1.3.2 Sociala nämndernas förvaltning Gunilla Westberg Epost: gunilla.westberg@vasteras.se Kopia till Individ- och familjenämnden Riktlinjer för hög arbetsbelastning socialkontor barn- och ungdom Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner riktlinjen. Ärendebeskrivning Förslaget till Riktlinje vid hög arbetsbelastning innehåller olika delar som handlar om arbetsgivarens ansvar, arbetsrutiner och en prioriteringsordning. Att samla de olika delarna i ett dokument gör det tydligt för organisationen hur en situation av hög arbetsbelastning kan och ska hanteras, inte minst när det gäller prioriteringar av olika ärenden, något som förvaltningen bedömer viktigt inte minst utifrån den rådande personalsituationen med flera vakanta tjänster och svårigheter att rekrytera.
Riktlinje för att förebygga och hantera hög arbetsbelastning inom den sociala barn och ungdomsvårdens myndighetsutövning Sociala nämndernas förvaltning 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Westberg, Gunilla 021-392232 Gunilla.Westberg@vasteras.se
Innehållsförteckning 1 Arbetsgivarens ansvar... 3 2 Rutin vid hög arbetsbelastning... 4 2.1 ÖVERGRIPANDE... 4 2.1.1 Handläggaren... 5 2.1.2 Teamet... 6 2.1.3 Teamledaren... 6 2.1.4 Enhetschefen... 6 3 Prioritering av arbetsuppgifter... 7 3.1 HJÄLP TILL PRIORITERING VID HÖG ARBETSBELASTNING... 7 2
1 Arbetsgivarens ansvar Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön framgår av Arbetsmiljölagen där de allmäna skyldigheterna anges i lagens tredje kapitel. Där stadgas att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetstagaren har också skyldigheter och ska t ex medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Riktlinjen syftar till att förebygga och fånga upp tidiga signaler på hög arbetsbelastning och risker för ohälsa i arbetet Medarbetarsamtal genomförs minst en gång per år. Enhetschef är ansvarig för genomförande av samtal. Medarbetaren ansvarar för att komma förberedd till medarbetarsamtalet och för att dokumentera sin medarbeterarplan Lönesamtal genomförs en gång per år. Enhetschef är ansvarig för detta Arbetsplatsträff, (APT), genomförs en gång per månad. Syftet med träffarna är att medarbetare och chef ska ha en dialog kring arbetsmiljö, personal, kompetensutveckling, övrig utveckling, planering och uppföljning av arbetet. Målet är att alla ska komma till tals och kunna vara delaktiga i dialogen. Medarbetare ansvarar för att anmäla punkter till APT senast två veckor innan till enhetschef. Dagordning skickas ut en vecka innan mötet. Minnesanteckningar förs och finns på insidan Samverkansmöten genomförs en gång per månad i enlighet med stadens struktur för detta. På samverkan diskuteras frågor mellan fack, skyddsombud samt arbetsgivaren. Fokus ligger på arbetsmiljö och hälsofrämjande arbetsplats. Minnesanteckningar förs Möte mellan enhetschef och hälsoombud på enheterna sker två-tre gånger per termin En gång i veckan träffas respektive team. Minnesanteckningar förs vid varje teamträff 3
Handläggare har förinbokade möten var fjortonde dag med teamledaren. Vid behov erbjuds vägledning oftare. På vägledningen går handläggare och teamledare igenom ärendena och teamledaren ger stöd i prioriteringar av arbetsuppgifter samt utveckling av yrkesrollen Behov av enskilda brådskande samtal om situationen i det dagliga arbetet kan initieras av både medarbetare och ansvarig chef/teamledare Kontakt med medarbetare vid sjukfrånvaro, senast efter tre dagar. Enhetschef är ansvarig för samtal Kontakt med medarbetare vid upprepad sjukfrånvaro sker enligt stadens rutin för rehabilitering. Vid behov görs en rehabiliteringsutredning. Enhetschef är ansvarig för genomförande av samtal och eventuell rehabiliteringsutredning. Vid de enskilda samtalen fångar teamledaren upp eventuella risker som kan leda till ohälsa och kopplar därefter in enhetschefen som i samråd med medarbetaren bedömer om det finns behov av stödinsatser eller annan anpassning. 2 Rutin vid hög arbetsbelastning 2.1 Övergripande 1. Handläggaren gör dagliga prioriteringar i sitt arbete. 2. Om handläggen anser att arbetsbelastningen är för hög och därmed inte på egen hand klarar av att prioritera bland arbetsuppgifterna vänder denne sig till teamledare för stöd och avlastning. Teamledaren leder och fördelar det dagliga arbetet i samråd med enhetschef som har det övergripande ansvaret. 3. På teameträffen går gruppen tillsammans igenom arbetsbelastning och arbetssituation för att skapa sig en bild av läget och göra eventuella omfördelningar av arbetsuppgifterna inom gruppen. 4. Teamledarna ser över om frågan om hög arbetsbelastning kan lösas inom enheten genom omfördelning av arbetsuppgifter mellan teamen. 5. Om teamledaren anser att visa arbetsuppgifter måste proitriteras bort på grund av hög arbetsbelastning och att det inte går att lösa inom enheten informerar teamledaren enhetschefen som gör en bedömning av situationen, dvs om prioriteringen är hållbar. 4
6. Om enhetschefen bedömer att situationen med hög arbetsbelastning inte kan lösas inom enheten ansvarar enhetschefen för att lyfta frågan till myndighetschefen. Om en medarbetare på arbetsplatsen signalerar hög arbetsbelastning till sin teamledare eller enhetschef ska åtgärder enligt ovan vidtas så snart som möjligt. 2.1.1 HANDLÄGGAREN För att motverka och förebygga hög arbetsbelastning ska varje handläggare göra en planering och prioritering i sitt dagliga arbete. För stöd i handläggarens arbete finns nedanstående hjälp till planering. Planering möjliggör ett jämnare arbetsflöde. Om handläggaren upplever att arbetsbelastningen är för hög ska handläggaren uppmärksamma teamledare eller enhetschef på situationen. Teamledaren är behjälplig att prioritera och omprioritera arbetet. Daglig planering - Telefontid, tid för att ringa egna samtal samt ta emot samtal - Hantering av inkommen post och e-post - Återkoppling av inkomna telefonsamtal samt post och e-post - Uppdatera Outlook med aktuella aktiviteter som besök, skrivtid samt övriga möten - Planering av ärenden på kort- och lång sikt Veckoplanering - Prioritering av brådskande ärenden - Gå igenom pågående utredningar - Uppföljningar av ärenden - Planera in besök - Tid för dokumentation Månatlig planering - Ärenden som ska beslutas av IFN/AU ( se delegationsordning) - Tid för dokumentation - Tid för resor Möten - Teamträffar en halvdag per vecka 5
- Arbetsplatsträff (APT) en gång per månad - Arbetsgrupper (ex; kvalitetsgrupp, m fl.) - Handledning - Planeringsdagar 2.1.2 TEAMET Under denna punkt beskrivs åtgärder för hur teamen ska hantera frågan om hög arbetsbelastning. Struktur för teammöten: - Dagordning för mötet för att skapa struktur och förutsägbarhet - lägesrapport om pågående och kommande arbete - komplicerade ärenden, och ärenden som påverkar arbetsbelastningen, tas upp - ärendefördelning - mentorskap för nya medarbetare 2.1.3 TEAMLEDAREN Teamledaren har en helhetssyn över arbetsflödet på teamet och ska därför vara ett stöd vid omfördelning och prioritering av arbetet. - Träffar bokas med handläggare för genomgång av ärenden - teamledaren och handläggare hjälps åt att strukturera och prioritera arbetet - diskussion på teamträffarna för att se över hur teamet kan avlasta/omfördela arbetet. - vid behov prioriterar teamledaren ärenden inom och mellan teamen - enhetschef informeras om arbetssituationen för vidare åtgärder 2.1.4 ENHETSCHEFEN Enhetschef har ansvaret för verksamheten. Om situationen av hög arbetsbelastning inte kan lösas inom enheten ansvarar enhetsschefen för att lyfta frågeställning om hög arbetsbelastning: - Till övriga enheter inom förvaltningen för översyn om bemanningsresurs finns att tillgå - om bemanningsresurs inte finns att tillgå inom förvaltningen informerar enhetsschef situationen till myndighetschef 6
3 Prioritering av arbetsuppgifter Graden av angelägenhet i enskilda ärenden ligger till grund för planering och prioritering av arbetsuppgifter. Exempel på arbetsuppgifter som kan medföra behov att prioriteras är brådskande ärenden där enskild person är i behov av insatser omgående. 3.1 Hjälp till prioritering vid hög arbetsbelastning Nedan anges centrala arbetsuppgifter som är viktiga att ta i beaktande vid prioritering. Dessa skall fungera som en vägledning vid behov av omdisponering av arbetet. Prioritering görs i samråd med konsulent och enhetsschef. Arbetsuppgifter prioriteras enligt nedanstående ordning 1. Akuta ärenden där barnet /den unge kan vara i behov av omedelbart skydd. 2. Utredningar enligt 11 kap utifrån allvarlighetsgrad, om den bedöms vara densamma är tidsaspekten avgörande 3. Att de familjehem/jourfamiljehem som ska ta emot en placering är utredda och bedömts lämpliga. 4. Uppföljning av barn och unga placerade utanför det egna hemmet 7