Sid 1 av 14
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska hjälpa företaget att arbeta förbyggande med arbetsmiljön. Detta ska göras genom att verksamheten ska undersökas, bedrivas och följas upp så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det praktiska arbetsmiljöarbetet i SAM kan beskrivas i fyra steg: 1. Undersöka 2. Riskbedöma 3. Åtgärda 4. Kontrollera Det är alltid arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön, men för att få det systematiska arbetsmiljöarbetet att fungera krävs samverkan med skyddsombud och övriga anställda. Därför har begreppet samverkan placerats i SAMmodellens nav. I ramen runt det praktiska arbetsmiljöarbetet finns den viljeinriktning som företaget har om sin arbetsmiljö, arbetsmiljöpolicyn. Vem som ska göra vad i det praktiska arbetsmiljöarbetet bestäms av uppgiftsfördelningen. Vad som ska göras bestäms av de rutiner som man bestämt ska finnas. Sid 1 av 14
För att undersöka arbetsmiljön kan en rad olika undersökningsmetoder användas. Den traditionella skyddsronden/arbetsmiljöronden som oftast görs med hjälp av checklistor och med arbetsledare/skyddsombud. Dessa ronder kan också vara inriktade på ett speciellt tema, t.ex. ergonomi (se t.ex. Prevents Ergonomi på rätt sätt). Arbetsplatsträffar kan fånga in frågor om arbetsmiljön om dessa är med på dagordningen, antingen som en speciell träff eller som en stående punkt. Medarbetarsamtalet mellan chef och anställd kan ge en uppfattning om individuella synpunkter på arbetsmiljön. Enkäter eller attitydsundersökningar. En attitydsundersökning mäter människors åsikter, känslor och upplevelser. Gruppmetoder (fokus-, studie-, samtals- och arbetsgrupper) speciellt för den psykosociala arbetsmiljön. Samtal i grupp kan leda till att frågeställningar och analyser kan utvecklas. Mätningar kan göras av den fysiska miljön, t.ex. buller, luftföroreningar. Chefer och arbetsledare ska vara observanta i det dagliga arbetet på sådant som kan leda till ohälsa eller olycksfall. Skyddsombudet kan begära undersökning av arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska skriftligen bekräfta begäran om skyddsombudet önskar det. Om begäran inte tillmötesgås kan Arbetsmiljöverket kopplas in (kap 6, 6 a AML). Sid 2 av 14
Allmänt. De föreskrifter från Arbetsmiljöverket som gäller för verksamheten är viktiga underlag vid undersökning av arbetsmiljön. Dessa ska dessutom finnas tillgängliga på arbetsplatsen. AFS 2005:16 Buller Föreskrifterna kompletterar och preciserar föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete bl.a. när det gäller undersökning, riskbedömning och kunskaper. Kraftigt buller under kort tid kan orsaka en tillfällig hörselnedsättning, hörseln återhämtar sig i regel efter en kortare eller längre tids hörselvila. Det är viktigt att val och utprovning av hörselskydd görs omsorgsfullt. AFS 2014:43 Kemiska arbetsmiljörisker Ett stort antal kemiska ämnen och produkter används idag på arbetsplatserna. När farliga ämnen finns eller kan uppstå på arbetsplatsen finns två olika typer av risker som ska utvärderas. Den ena typen av riskbild är förknippad med olyckor, till exempel explosion, brand, frätskador eller akut förgiftning. Den andra riskbilden är förknippad med låg exponering under en längre tid och hälsoeffekter som kronisk förgiftning, allergi, cancer eller fosterskador. Risker med kemiska ämnen och produkter ska bedömas utifrån hur de hanteras och sannolikheten att användningen av eller kontakt med dem leder till de skadliga effekter som de kan ge. Sid 3 av 14
Tillbud som kunde ha medfört skador är bra underlag för undersökningar. Kan det hända igen? För detta fordras en bra tillbudsrapportering. Olycksfall eller annan skadlig inverkan som föranlett dödsfall eller svåra personskador samt allvarliga tillbud som har inneburit allvarlig fara för liv och hälsa ska alltid anmälas till Arbetsmiljöverket. Ohälsa p. g. a. arbetet som lett till rehabiliteringsärenden kan drabba flera och därför är denna dokumentation viktig som underlag. Rapporter från företagshälsovården är viktiga underlag vid undersökning av arbetsmiljön. Företagshälsovården kan även medverka vid riskbedömningar. Arbetsskadestatistik från den bransch där man verkar kan ge värdefull bakgrundsinformation, t.ex. ISA och AFA Försäkrings statistik. Sid 4 av 14
När man hittar risker i arbetsmiljön ska de åtgärdas, antingen genom att ta bort dem helt eller minska dem. I SAM-föreskrifterna skiljer man på allvarliga risker och övriga risker. En allvarlig risk innebär att det finns en stor sannolikhet för att något ska hända och att detta kan leda till en icke obetydlig personskada. En risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall ska inträffa och att detta kan få negativa följder för individen. Det finns en rad faktorer att ta ställning till vid riskbedömningen. Undersökningar av arbetsmiljön ska göras regelbundet med de metoder som man kommit överens om. Vid alla ändringar i verksamheten ska alltid en ny riskbedömning göras. I SAM (7 ) anges att arbetsgivaren är skyldig att se till att arbetstagarnas kunskaper är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Särskilt viktig är introduktionen på arbetsplatsen. Om riskerna har bedömts vara allvarliga ska man ta fram skriftliga instruktioner för de farliga arbetsuppgifterna. Det kan exempelvis hyandla om reparationer av vissa maskiner eller arbete med våldsamma personer. Riskbedömningarna ska alltid vara dokumenterade. Sid 5 av 14
Risker som upptäcks ska åtgärdas så snart som möjligt, helst redan när de upptäcks (samma dag eller de närmast följande dagarna). Av olika skäl går många risker inte att åtgärda till bästa lösning omedelbart. Dessa ska skrivas ner i en handlingsplan. I handlingsplanen ska det framgå vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. I många fall kan det också vara lämpligt att skriva ner varför åtgärderna ska göras, d. v. s. vilka risker man ska åtgärda. Detta kan då gälla som den skriftliga riskbedömningen. Resultatet av de planerade åtgärderna ska alltid kontrolleras. Blev det som vi planerade? Bra! Inte riktigt? Varför? Vi gjorde inget! Varför? Handlingsplanerna kan även innehålla de långsiktiga mål som man formulerat utifrån sin arbetsmiljöpolicy. Viktigt är att åtgärderna är konkreta. Det finns inga krav på att det ska finnas en speciell handlingsplan för arbetsmiljön, utan de planerade åtgärderna (speciellt de långsiktiga utvecklingsinriktade) kan ingå i den ordinarie verksamhetsplanen (om man gör sådan). Handlingsplaner ska alltid vara dokumenterade. Skyddsombud ska delta vid upprättande av handlingsplaner. Handlingsplaner ska även behandlas i skyddskommittén. Sid 6 av 14
Alla företag ska ha en arbetsmiljöpolicy. För företag med 10 anställda eller fler ska den vara skriftlig. Som underlag när man tar fram en arbetsmiljöpolicy är de risker som finns i verksamheten viktiga att känna till. Till exempel en olycksfallsdrabbad verksamhet eller där riskerna är stora för olycksfall, bör ha med något om förebyggande av olycksfall i policyn. För en kontorsverksamhet är olycksfall inte det viktigaste att ta med i en policy utan där kan ergonomiska problem vara mer angelägna. Även strävan efter den goda arbetsmiljön bör finnas med i en arbetsmiljöpolicy, t.ex. ett varierande arbetsinnehåll, kompetensutveckling m.m. Arbetsmiljön i en verksamhet är inte statisk utan förändras ständigt. Detta gör att arbetsmiljöpolicyn bör gås igenom med jämna mellanrum, t.ex. en gång per år. Det är arbetsgivaren som har ansvar för att ta fram en arbetsmiljöpolicy. Viktigt är dock att policyn är väl förankrad och förstådd av alla på företaget. Skyddsombudet som företräder medarbetarna i arbetsmiljöfrågor kan fånga upp deras synpunkter på arbetsmiljöpolicyn och vara drivande för att den blir känd. Sid 7 av 14
Rutiner är i förväg bestämda tillvägagångssätt att utföra något och behövs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Rutiner kan handla om vad som ska göras när något händer, t. ex. en arbetsplatsolycka. De kan också handla om när och hur en arbetsplatsträff ska genomföras. En annan rutin kan vara hur en utrymning ska gå till och vem som är ansvarig för att rutinen kan följas när det behövs. Rutiner för hur man t.ex. hanterar missbruk, hot och våld, kränkande särbehandling, allvarliga olycksfall kan behövas. Hur detaljerade rutinerna ska vara och hur många de ska vara bestäms efter behovet i verksamheten. En byggnadsverksamhet behöver fler i förväg bestämda detaljerade rutiner än vad möjligen en kontorsverksamhet behöver. För att rutinerna ska fungera när de ska genomföras är det viktigt att de som berörs är delaktiga när de tas fram. En verksamhet är aldrig statisk utan förändras ständigt, vilket medför att rutiner också måste ändras för att passa den förändrade verksamheten. Kravet i SAM är att rutinerna ska vara nedskrivna om det finns 10 anställda eller fler. Sid 8 av 14
Förändringar i verksamheten, exempelvis organisationsförändring, inköp, kontrakt, avtal. Introduktion av nyanställda. Rehabilitering och arbetsanpassning. Kontakt med sjukskriven. Tillgång till aktuella föreskrifter. Undersökningsmetoder: medarbetarundersökning, skyddsrond, användande av checklistor, medarbetarsamtal. Kontakt med företagshälsovården (FHV) (se handbokens sökordsregister). Andra exempel på rutiner. Sid 9 av 14
Riskbedömningarna ska visa på om riskerna är allvarliga. Om de är det ska det finnas skriftliga instruktioner för hur man minskar/hanterar dem. Reparationsarbete vid störningar i tekniska anordningar kan vara riskfyllt, likaså haverier. Skriftliga instruktioner för anmälan av tillbud och olycksfall kan vara en fördel i det förebyggande arbetet. Arbetstagarna är skyldiga att följa de skriftliga instruktioner och rutiner som arbetsgivaren har utfärdat. Arbetsgivaren är skyldig att ingripa om inte skriftliga instruktioner, rutiner eller andra skyddsföreskrifter följs. Om inte dessa regler följs och om det händer en olycka kan det bedömas som oaktsamhet i brottsbalkens mening. För att instruktionerna ska följas gäller det att alltid hålla dem aktuella. Sid 10 av 14
Alla i ett företag behöver grundläggande kunskaper om arbetsmiljö. Arbetstagarna behöver kunskap och utbildning om risker i arbetet och hur de kan undvikas. För speciellt riskfyllda arbeten behövs även skriftliga instruktioner. Skyddsombud behöver utbildning för att kunna utföra sitt uppdrag, för att förstå sin roll och behovet av samverkan i arbetsmiljöarbetet. Chefer och arbetsledare behöver mer detaljerade kunskaper om risker, hur man undersöker och bedömer arbetsmiljön samt vilka åtgärder som behövs för att minska riskerna. De behöver även god insikt i hur människor reagerar i olika situationer som t.ex. i krissituationer. De hälsomässiga effekterna av hög arbetsbelastning, övertid, kränkande särbehandling, våld och hot och missbruk är andra psykosociala faktorer som personer i arbetsledande ställning ska ha god insikt i. De lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten samt avtal som finns på branschnivå eller liknande är viktiga att känna till och tillämpa. Chefer och arbetsledare måste även känna till vilka faktorer som skapar en god arbetsmiljö. Sid 11 av 14
Vid uppgiftsfördelningen är det viktigt att göra klart för sig vilka uppgifter som behöver fördelas. Vilka krav ställs i SAM? Vilka krav finns i andra föreskrifter? Det är alltid arbetsgivaren som har ansvaret för att uppgiftsfördelningen görs på rätt sätt (även i Skyddsombudets och chefens roll). För att utföra uppgifterna som man blivit tilldelad måste man kunna påverka verksamheten och praktiskt kunna utföra uppgifterna. Uppgiftsfördelningen ska fungera även utanför fasta arbetsställen och arbetstider samt vid sjukdom och semester. Ansvar för uppgifter ska alltid motsvaras i kompetens. Befogenheter kan gälla ekonomiska ramar, beslutsrätt m.m. Resurser kan vara t.ex. tid, tillgång till personal m.m. Den som fördelar arbetsuppgifter ska alltid förvissa sig om att den som fått uppgifterna förstått dem rätt. Alla på arbetsplatsen ska känna till vem som har uppgifterna. Uppgiftsfördelningen ska alltid vara dokumenterad vid 10 anställda eller fler. Om en person har fått en uppgift men inte har rätt kompetens, befogenheter, resurser för att klara av den så ska personen meddela detta till den som födelat uppgiften (även i Skyddsombudets och chefens roll). Sid 12 av 14
Dokumentation behövs för att kunna planera och följa upp arbetsmiljöarbetet på ett bra sätt. Kraven i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete är att alla företag ska dokumentera: Riskbedömningar. Handlingsplaner. Sammanställning av skador och tillbud. Dessutom ska det för allvarliga risker finnas skriftliga instruktioner. För företag med 10 anställda eller fler ska: arbetsmiljöpolicyn rutiner uppgiftsfördelning uppföljning av SAM dokumenteras. OBS! Alla företag ska dock ha en arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning samt uppföljning. Sid 13 av 14
Uppföljning av SAM ska göras minst årligen. Det kan emellertid behöva göras oftare t.ex. vid omfattande förändringar i verksamheten. Uppföljningen kan se olika ut beroende på storlek på företag och inriktning av verksamhet (se Prevents Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet). Några viktiga punkter att ta upp vid uppföljningen: Görs undersökning av arbetsmiljön? Dokumenteras riskbedömningarna? Görs handlingsplaner med åtgärder som genomförs och kontrolleras? Vet alla vad man har för uppgifter i arbetsmiljöarbetet och har kunskap för detta? Vet alla vilka som har dessa uppgifter? Sker en översyn av arbetsmiljöpolicyn? Finns kunskap om vilka arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten? Hur fungerar samverkan? Om företaget har 10 arbetstagare eller fler ska uppföljningen dokumenteras. Sid 14 av 14