Handlingar. till sammanträde med. Styrelsen för folkhögskolorna

Handlingar till sammanträde med Styrelsen för folkhögskolorna 28 april 2016

Sammanträde med styrelsen för folkhögskolorna den 28 april 2016 Plats: Dalslands folkhögskola, Trollhättan Tid: 10.00 15.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare (förslag: Leif Håkansson) Beslutsärenden 1. Delårsrapport mars Dnr FHSK 46-2016 TU FHSK 46-2016 Delårsrapport mars 2016 2. Riktlinje språkschablon och funktionshinder Dnr FHSK 47-2016 TU FHSK 47-2016 - Riktlinje språkschablon och funktionshinder 3. Åtgärder efter revisionsrapport Dnr FHSK 48-2016 TU FHSK 48-2016 - Åtgärder efter revisionsrapport Informationsärenden A. Roller i Ägare Beställare Utförarmodellen, Eva Arrdal deltar B. Studeranderätt folkhögskoleförvaltningen C. ESF ansökan D. Utbyte med romska organisationer i Rumänien E. Miljöutbildning F. Förvaltningschefen informerar Ordförande Hans-Inge Sältenberg, Tänk på miljön - Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se) Folkhögskoleförvaltningen folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Östergatan 1 076-77 54 840 46280 Vänersborg

ÄRENDE 1

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-04-19 Diarienummer FHSK 46-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Delårsrapport mars 2016 Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta delårsrapporten för mars 2016. 2. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att punkten justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Enligt de direktiv som Västra Götalandsregionen fastställt ska folkhögskolestyrelsen göra en delårsrapport per mars 2016. Rapporten föredras styrelsen vid styrelsemötet. Beredning Underlaget till rapporten är framtagen av medarbetare på Folkhögskolekansliet under april 2016. Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

1 (34) Delårsrapport mars 2016 Folkhögskolestyrelsen Dnr FHSK 46-2016 1. Sammanfattning Uppdrag Folkhögskolestyrelsen får främst uppdrag från stat och region. Statens mål och syften är att: stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället och bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet Regionens uppdrag ges av kulturnämnden och beskrivs genom fem mål som sedan bryts ner i prioriteringar och indikatorer. Målen är: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället. Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen. Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet. Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. Verksamhet Verksamheten i förvaltningen fortgår i enlighet med det kursutbud som planerats. Under 2016 aviseras ett utökat antal deltagarveckor och alltså en ökad volym, ökningen kommer att ske främst under hösten detta år. Förvaltningen arbetar aktivt med de möjligheter som migrationen ger vårt samhälle. Personal Personalen är skolornas viktigaste resurs. Arbetet med att utveckla personalens möjligheter att göra ett gott arbete fortsätter. Förvaltningen ser att sjuktalen för tidigare uppmärksammade grupper minskar medan den ökar för andra. Förvaltningen arbetar aktivt med att undersöka orsaker och sätta in relevanta åtgärder för att minska sjuktalen under 2016. Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post: Folkhögskoleförvaltningen Regionens Hus 462 80 Vänersborg Vänersborg:Östergatan 1 0767754840 www.vgrfolkhogskolor.se folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 2 (34) Ekonomi Ekonomin för folkhögskolorna är ansträngd. Budgetmålet är även detta år ett nollresultat även om förvaltningen känner av ökande behov och minskande resurser. En dialog med beställarnämnd pågår för att genomlysa möjligheter och behov under 2016 och för framtiden. Arbetet med att effektivisera och finna lösningar fortgår. 6. En attraktivare arbetsgivare 6.3 Lönestruktur Lönespännvidden för förvaltningen i mars 2016 respektive april 2015. Yrkesgrupp Antal Lönespännvidd Antal Lönespännvidd 2016 2016 (%) 2015 2015 (%) Måltidspersonal 23 12 24 13 Lokalvårdare/städare 14 15 10 7 Lärare, folkhögskola 137 18 139 16 Administratör 15 25 17 22 Lönespännvidden för olika grupper i förvaltningen är på samma nivå eller ökat något. Arbetet med att utveckla förvaltningens löneprocess pågår och förväntan är att vi ser resultat av arbetet först 2017. Under 2015 och 2016 har arbetet med BAS värderingar av tjänster fortgått parallellt med omorganisationen i samband med förvaltningsskapandet. Under 2015 prioriterades lärare i löneöversynen. Orsaken till prioriteringen är den konkurrensläge lärarna har på arbetsmarknaden och att huvudöverenskommelsen beskriver att lärarna ska prioriteras. Löneutvecklingen i löneöversyn 2015 blev 3,03 procent vilket motsvarar 39 800 kronor. Nytt styrtal Ett nytt mått för lönestrukturen i Västra Götalandsregionen ska i denna rapport redovisas. Styrtalet beskriver den faktiska lönenivån i förhållande till av regionen önskad lönenivå. Styrtalet för förvaltningen i mars 2016 är 97,3 procent Styrtalet för förvaltningen i mars 2015 är 97,2 procent Det finns variationer mellan grupper i förvaltningen och den grupp där förvaltningen har störst differens till styrtalet är rektorer där styrtalet är cirka 80 procent. På sikt behöver måltalet för denna grupp förändras.

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 3 (34) 6.4 Chefsförutsättningar Förvaltningen har under 2015 genomfört ett gemensamt arbete med att skapa gemensamma lönekriterier. Arbetet har planerats av ledningsgruppen och genomförts på alla arbetsplatser, i samverkansgrupper och på arbetsplatsträffar. Resultatet av arbetet sammanställs under våren 2016. Kriterierna planeras gälla från 1 juni 2016 och vara en grund för löneöversynen 2017. I arbetet har löneöversynsprocessen diskuterats och genomlysts i ledningsgrupp såväl som på de chefsdagar förvaltningen haft under 2015 och 2016. I det arbete som genomförts på ledningsmöten och på chefsdagar har det tydliggjorts att det är chefen som har det fulla ansvaret för lönesättningen och att HR-funktionen stödjer arbetet som chefen har att utföra. Genom att förvaltningen är relativt nybildad har alla enheter haft anledning att genomlysa ledningsstrukturen. Normtalet om 10 till 35 anställda per chef har därför varit ett stöd i denna process. Förvaltningen ser stora möjligheter att nå det uppsatta målet under 2016. 6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent 2016-03 av ordinarie arbetstid per personalgrupp och Kvinnor Män Totalt kön Utbildning, kultur och fritid 5,2% 3,9% 4,7% Teknik, hantverkare 9,3% 4,2% 4,4% Kök, städ, tvätt 16,3% 0,0% 15,5% Administration 7,8% 4,8% 6,8% Totalt 8,6% 4,0% 7,0% Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2016-03 2015-03 Kvinnor 8,6% 6,7% Män 4,0% 4,9% Totalt 7,0% 6,1% Andel 2016-03 2015-03 långtidssjukfrånvaro Andel Andel Kvinnor 58,0% 65,0% Män 52,2% 45,0% Totalt 56,8% 59,5% Analys/kommentarer:

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 4 (34) Vi ser att sjukfrånvaron ökar för förvaltningen Vi ser att sjuktalen för administration minskar, detta kan kopplas till att beslut om omorganisation för denna grupp är klart och att insatser för gruppen börjar få effekt. Vi ser att sjuktalen för gruppen kök, städ, tvätt ökar, samtidigt ser vi att ökningen kan härledas till enskilda långtidssjukskrivningar som i ringa omfattning beror av arbetsförhållanden. Vi fortsätter att arbeta med Hälsan & Arbetslivet för att minska administrationens sjuktal. Sjuktalen för hantverkargruppen kan kopplas till individer. 6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Statistik för förvaltningen. Aktuell månad Antal anställningar innevarande år Aktuell månad föregående år Antal Andel Antal Andel Rehabilitering och förebyggande 2 0,7% 1 0,3% Utbildning, kultur och fritid 175 58,5% 167 57,0% Teknik, hantverkare 17 5,7% 18 6,1% Kök, städ, tvätt 53 17,7% 54 18,4% Administration 52 17,4% 53 18,1% Totalt 299 100,0% 293 100,0% Netto årsarbete Mars 2016 Mars 2015 Antal årsarbete Antal årsarbete Rehabilitering och förebyggande 2,4 1 Utbildning, kultur och fritid 130,48 128,14 Teknik, hantverkare 12,54 14,9 Kök, städ, tvätt 40,73 41,68 Administration 43,91 45,6 VIA 3 0 Totalt 233,06 231,32 Folkhögskoleförvaltningen står inför utmaningar kopplat till samhällsutvecklingen inom två områden. Dessa är;

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 5 (34) deltagare i behov av stöd och kompetens inom svenska som andraspråk. För att komma tillrätta med obalanser i kompetens inom dessa områden har förvaltningen sökt stöd för att fortbilda egen personal. Personalutskottet beviljade under våren 2016 medel för att fortbilda pedagoger inom svenska som andraspråk. Vi ser positivt på denna möjlighet. I personalstatistiken ovan ser vi att personalstyrkan är stabil och varierar endast genom ungdomssatsningen VIA som förvaltningen själv arbetar aktivt med. Vi ser också att administrativa resurser succesivt förs över till pedagogiska resurser samt att medarbetare som arbetar inom det förebyggande arbetet med deltagarna ökar. Vi ser fortsatt ett behov av att utveckla och stötta denna utveckling beroende av att deltagarna på våra skolor i allt högre grad är i behov av kurativt, specialpedagogiskt och psykologiskt stöd. Förvaltningen står inför en volymökning kopplat till regeringens satsningar på folkhögskola under 2016 och 2017. Detta kommer att leda till personalkostnadsökningar som finns budgeterade under 2016. Mertid och övertid 2016-03 2015-03 Folkhögskolor Mertid 139,70 193,67 Enkel övertid 16,16 118,52 Kval övertid 62,86 179,10 Summa 218,72 491,29 Vi ser att både mertid, enkel och kvalificerad övertid har gått ner under perioden. Bakgrunden till detta är att förvaltningens organisationsförändring allt mer är på plats. Samtidigt kan en möjlig ökning komma för vissa grupper främst för administrativ personal kopplat till införandet av nya system och fortbildning. Ob-tillägg (antal timmar) 2016-03 2015-03 Folkhögskolor 2220 Ob-tillägg kväll 625 595 2221 Ob-tillägg natt 0 260 2222 Ob-tillägg helg 8 384 7 431 2225 OB helg natt 27 13 4031 Ob-tillägg 9 036 8 299

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 6 (34) Här ser vi inga stora förändringar från föregående år. Förändringen kopplat till helg kan knytas till ökad beläggning på några av skolorna under helger som leder till att servicepersonalens Ob-tillägg ökar.

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 7 (34) 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budget Utfall Förändring Prognos BudgetUtfall Avvikelse Förändring t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ prognos/ Utfall samt 1603 1603 1503 utfall 1603 1612 1512 budget utfall helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr % Statsbidrag 24,2 23,7 20,8 16,0% 94,7 94,7 89,6-0,1 5,7% Erhållna bidrag 15,7 15,8 15,4 2,0% 63,1 63,1 65,8 0,0-4,1% Övriga intäkter 7,2 8,6 7,4-2,2% 34,4 34,8 31,2-0,5 10,0% Verksamhetens intäkter 47,1 48,0 43,6 8,0% 192,2 192,7 186,6-0,5 3,0% Personalkostnader-32,2-30,8-31,7 1,4% -128,9-129,8-0,9 3,2% 124,9 Övriga kostnader -14,2-16,3-13,1 8,2% -61,9-61,5-59,6-0,4 3,9% Avskrivningar -0,4-0,3-0,4-1,8% -1,3-1,3-1,6 0,0-14,5% Verksamhetens kostnader Finansiella intäkter/kostnader m.m. -46,7-47,4-45,2 3,4% -192,1-192,7-0,5 3,3% 186,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 0,3 0,6-1,6 0,0 0,0 0,6 0,0 Resultatet för folkhögskoleförvaltningen är 328 tkr (överskott). Både intäkterna och kostnaderna har blivit lägre än budgeterat, ca 900 tkr och 700 tkr respektive. Förvaltningens försäljningsintäkter har blivit 1 mkr lägre än budgeterat där Grebbestads folkhögskola utgör ca 75% av underskottet. För 2016 har budgeten höjts för dessa konton medan en del faktorer som styr intäkterna ligger utanför skolornas kontroll. I Grebbestad uteblev, till exempel, en etableringskurs då har Arbetsförmedlingen inte kunnat fylla kursen med studerande. Risk finns därför att de skolor där försäljningsintäkter utgör en relativt stor andel (20 procent eller högre) av skolans finansiering (Billströmska, Vara, Grebbestad) kommer inte att kunna uppnå en ekonomi i balans, dock är det för tidigt att dra slutsatser. Totalt sett har skolornas verksamhet inte ännu utökats på de områden som ingick i budgetjusteringen februari 2016 men arbetet har påbörjats.

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 8 (34) I allmänhet visar skolorna ett mindre underskott på personalkostnaderna på grund av underbudgetering på vissa skolor. Personalkostnaderna är dock i paritet med verksamhetens storlek. Jämfört med förra året har personalkostnaderna ökat med 500 tkr på kansliet på grund av nya projektanställningar. Verksamhetens övriga kostnader visar ett överskott på 1,9 mkr totalt sett dels eftersom en del kurser, inklusive nya kurser, inte ännu har startats upp och dels eftersom t ex studieresorna inte ännu har skett. Värt att märka att förvaltningens IT relaterade kostnader visar i motsats ett betydligt underskott, 200 tkr mot en periodbudget på 1 mkr vilket beror på arbetet som pågår för skolornas digitalisering och anslutning till regionens nätverk. 9.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Förvaltningens delårsbokslut visar överskott, åtgärder behövs inte. I samband med budgetjusteringen har skolorna åtagit sig att höja volymen i försäljning av främst stödboende för flyktingar samt extra kurser. Skolorna håller på att teckna avtal och rekrytera kursdeltagare för sommarkurserna. Den ekonomiska effekten kommer att visa sig tidigast i höst. Skolornas övergripande digitalisering saknar full finansiering. 9.3 Eget kapital Det egna kapitalet vid årets början var 4,1.mkr. Vi planerar inte använda detta under året. 9.4 Investeringar Utrustningsinvesteringar hittills under året: Dalslands folkhögskola har införskaffat en ny storköksdiskmaskin 44,8 tkr Grebbestads folkhögskola har köpt en ny brännugn för keramik utbildningen 33,7 tkr Prognostiserat utfall enligt beslutad investeringsram. Planerade inköp är:

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 9 (34) diskmaskin och vissa trädgårdsmaskiner till Fristad vissa verktyg och maskiner till Grebbestad gräsklippare och ljud- och ljusanläggning till Billströmska filmduk och möbler till Dalsland. 10. Bokslutsdokument och noter Bokslutsdokument RR KF BR Styrelsen för folkhögskolorna N o t U tf al l U tf al l Resultaträkning 16 03 15 03 Verksamhetens intäkter 1 47 09 8 43 61 1 Verksamhetens kostnader 2-46 - 44

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 10 (34) 36 0 82 3 Avskrivningar och nedskrivningar 4-38 5-39 2 Verksamhetens nettokostnader 35 3-1 60 4 Finansnetto 5-25 2 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Årets resultat 32 8-1 60 2 N o t U tf al l U tf al l

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 11 (34) Kassaflödesanalys 16 03 15 03 Löpande verksamhet Årets resultat 32 8-1 60 2 Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar 4 38 5 39 2 Utrangeringar/nedskrivningar 0 0 Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 0 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital 71 3-1 21 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 12 (34) Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd 0 0 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar - 15-7 38 7 Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder 3 09 1 16 79 8 Kassaflöde från löpande verksamhet 3 78 9 8 20 1 Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 5 26 3 Investeringsverksamhet

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 13 (34) Investeringar 7-78 - 53 Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten - 78-53 Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder 0 67 1 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 14 (34) Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 67 1 ÅRETS KASSAFLÖDE 3 71 1 14 08 2 Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar 6 47 6 0 Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar 10 18 5 7 64 5 Kontroll av årets kassaflöde 3 70 9 7 64 5 Differens -2-6 43 7

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 15 (34) N o t U tf al l U tf al l Balansräkning 16 03 15 12 Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark 1 0 1 90 4 1 95 4 - maskiner och inventarier 1 1 3 54 5 3 80 0 - pågående investeringar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar 5 44 9 5 75 4

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 16 (34) Omsättningstillgångar Förråd 0 0 Kortfristiga fordringar 1 5 7 57 5 7 56 0 Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel 10 18 5 6 47 6 Summa omsättningstillgångar 17 76 0 14 03 6 Summa tillgångar 23 20 9 19 79 0 Eget kapital Eget kapital 4 12 2 0 Bokslutsdispositioner 0-1 70 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 17 (34) Årets resultat 32 8 55 9 Summa eget kapital 4 45 0 4 12 2 Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder 1 8 46 2 46 2 Kortfristiga skulder 1 9 18 29 7 15 20 6 Summa skulder 18 75 9 15 66 8 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 23 20 9 19 79 0 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning.

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 18 (34) Styrelsen för folkhögskolorna Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter 1603 1503 Patientavgifter med mera 0 0 Såld vård internt 0 0 Såld vård externt 0 0 Försäljning material, varor och tjänster, internt 513 780 Försäljning material, varor och tjänster, externt 4 161 3 698 Hyresintäkter 2 347 2 090 Statsbidrag 24 168 20 826 Investeringsbidrag 0 0 Övriga bidrag, internt 14 955 14 892 Övriga bidrag, externt 762 515

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 19 (34) Biljettintäkter 0 0 Övriga intäkter, internt 9 29 Övriga intäkter, externt 183 781 Totalt 47 098 43 611 2. Verksamhetens kostnader 1603 1503 Personalkostnader 32 200 31 740 Bemanningsföretag 2 0 Köpt vård internt 0 0 Köpt vård externt 0 0 Läkemedel 0 0 Lämnade bidrag, internt 0 0 Lämnade bidrag, externt 0 2 Lokalkostnader, internt 6 023 5 683 Lokalkostnader, externt 2 142 1 830 Verksamhetsanknutna tjänster, internt 16 279

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 20 (34) Verksamhetsanknutna tjänster, externt 737 520 Material och varor, internt 352 538 Material och varor, externt 2 474 2 362 Övriga tjänster, internt 824 511 Övriga tjänster, externt 377 253 Övriga kostnader, internt 352 223 Övriga kostnader, externt 861 882 Totalt 46 360 44 823 3. Personalkostnader, detaljer 1603 1503 Löner 22 175 21 816 Övriga personalkostnader 481 530 Sociala avgifter 9 544 9 394 Pensionskostnader 0 0 Totalt 32 200 31 740

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 21 (34) 4. Avskrivningar och nedskrivningar 1603 1503 Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 52 52 Maskiner och inventarier 333 340 Fiansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Totalt 385 392 Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier 0 0 Totalt 0 0 Totalt avskrivningar och nedskrivningar 385 392 5. Finansnetto 1603 1503

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 22 (34) Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 9 Ränteintäkter, externt 2 1 Övriga finansiella intäkter, internt 0 0 Övriga finansiella intäkter, externt 2 0 Totalt 4 10 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt 0 4 Räntekostnader, externt 0 1 Övriga finansiella kostnader, internt 0 0 Övriga finansiella kostnader, externt 29 3 Totalt 29 8 Totalt finansnetto -25 2 6. Reavinster och reaförluster sålda anläggningstillgångar 1603 1503

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 23 (34) Reavinster fastigheter Reavinster inventarier 0 0 Momsjustering vid reavinst 0 0 Totalt 0 0 Reaförluster fastigheter Reaförluster inventarier 0 0 Momsjustering vid reaförlust 0 0 Totalt 0 0 Netto reavinster/-förluster 0 0 7. Investering i anläggningstillgångar 1603 1503 Årets investering i immateriella anläggningstillgångar 0 0 Årets investering i byggnader och mark 0 0 Årets investering i maskiner och inventarier 78 53

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 24 (34) Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Årets pågående investering 0 0 Totalt 78 53 8. Försäljning anläggningstillgångar 1603 1503 Försäljning byggnader och mark 0 0 Försäljning maskiner och inventarier 0 0 Totalt 0 0 9. Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicin-tekniska informationssystem 1603 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 25 (34) Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde 0 0 10. Byggnader och mark 1603 1512

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 26 (34) Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 6 277 6 277 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 6 277 6 277 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 4 322 4 112 Årets avskrivning och nedskrivning 52 209 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 27 (34) Utgående ackumulerade avskrivningar 4 374 4 321 Utgående restvärde 1 903 1 956 11. Maskiner och inventarier 1603 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 31 825 32 170 Nyanskaffningar 78 877 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar -399-75 Korrigering anskaffningsvärde 0-1 146 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 31 504 31 826 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 28 025 27 896 Årets avskrivning och nedskrivning 333 1 349

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 28 (34) Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar -399-75 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0-1 144 Utgående ackumulerade avskrivningar 27 959 28 026 Utgående restvärde 3 545 3 800 12. Finansiell leasing 1603 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 29 (34) Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde 0 0 13. Pågående investeringar 1603 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 30 (34) Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 14. Finansiella anläggningstillgångar 1603 1512 Aktier och andelar 0 0 Långfristiga fordringar, internt 0 0 Långfristiga fordringar, externt 0 0 Totalt 0 0 15. Kortfristiga fordringar 1603 1512 Kundfordringar, internt 0 0 Kundfordringar, externt 1 664 1 708 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt 858 1 016

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 31 (34) Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt 3 518 3 161 Övriga fordringar, internt 286 0 Övriga fordringar, externt 1 249 1 675 Totalt 7 575 7 560 16. Kortfristiga placeringar 1603 1512 Kortfristiga placeringar 0 0 Totalt 0 0 Ingåend e Årets 17. Övriga avsättningar värde avsättnin g Ange på raderna vad avsättningarna avser 0 0 0 0 0 0 Totalt 0 0

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 32 (34) 18. Långfristiga skulder 1603 1512 Långfristig skuld, investeringsbidrag 0 0 Övriga långfristiga skulder, internt 462 462 Övriga långfristiga skulder, externt 0 0 Totalt 462 462 19. Kortfristiga skulder 1603 1512 Leverantörsskulder, internt 2 24 Leverantörsskulder, externt 2 830 4 960 Semesterskuld 6 510 5 148 Löner, jour, beredskap, övertid 596 709 Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt 3 091 2 554 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt 0 0 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt 1 234 1 401

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 33 (34) Övriga kortfristiga skulder, internt 426 60 Övriga kortfristiga skulder, externt 3 608 350 Totalt 18 297 15 206 20. Övriga ansvars- och borgensförbindelser 1603 1512 Ange i text vad ansvars- och borgensförbindelserna avser (noten avser hel- och delägda bolag) Totalt 0 0 11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Förvaltningens arbete påverkas till stor del av den rådande flyktingsituationen. Arbetet kan sammanfattas inom tre områden: 1. Arbetet direkt med fortbildning av flyktingar främst genom svenska som andraspråk: - I arbetet med deltagare på skolorna - Genom skolornas SFI-undervisning - Genom de projekt som förvaltningen driver tillsammans med koncernstab HR och Arbetsförmedlingen - Genom regeringens satsning på etableringskurser på folkhögskolorna

Delårsrapport mars 2016 Dnr FHSK 46-2016 34 (34) 2. Arbetet med fortbildning av människor som arbetar med flyktingmottagande - I arbetet med skapandet av en ettårig kurs på Dalslands folkhögskola tillsammans med Rädda barnen och Göteborgs räddningsmission - I ansökan om ESF-medel för att arbeta mot kommuner och fortbildning av deras personal 3. Arbetet med att ha flyktingar boende på skolornas internat - Genom att öppna skolornas boendemöjlighet för människor på flykt - Genom att parallellt med boendet skapa möjlighet för lärande av de som bor 12. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Under våren har följande områden fokuserats på i förvaltning och i våra folkhögskolor: Kontaktytor med romska organisationer i Rumänien, som tidigare byggts upp, har utvecklats vidare för att stötta romer i Rumänien genom att nyttja folkbildningens kompetenser inom olika områden Samtal och dialog med kulturnämnden har fortgått angående folkhögskolornas uppdrag från KN och dess finansiering under 2016 och framåt Flera av folkhögskolorna har initierat samtal om folkbildning och folkhögskolans arbete med allmän kurs. I detta samtal ligger förväntan om att vidareutveckla folkhögskolornas pedagogiska arbete. Uppbyggnad och utveckling av nya kurser på tre av folkhögskolorna pågår En ESF ansökan som syftar till att fortbilda personal inom mottagarorganisationer som arbetar med människor på flykt har lämnats in En projektansökan om fortsatt arbete med projekt VIA tas fram Gemensamt lönekriteriearbete slutförs under våren 2016 Deltagarinflytande i förvaltningen diskuteras för att utveckla deltagarnas möjlighet att vara en del av folkhögskolornas utveckling Implementering av folkhögskolornas gemensamma digitala system SchoolSoft fortgår Beslut om förändrad administrativ organisation är beslutad och införd den 1 mars 2016

ÄRENDE 2

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-04-19 Diarienummer FHSK 47-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Styrdokument för verksamhet för kursdeltagare med funktionsnedsättning och utrikesfödda kursdeltagare i behov av språkligt stöd i Svenska Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolor beslutar att anta styrdokument för verksamhet för kursdeltagare med funktionsnedsättning och utrikesfödda kursdeltagare i behov av språkligt stöd i svenska enligt förslag Sammanfattning Skolan ska arbeta utifrån statens syften med bidrag till folkbildningen. Skolan har som övergripande mål att så långt som möjligt erbjuda kursdeltagare som har en funktionsnedsättning eller är utrikesfödda och har behov av stöd i svenska språket sådant kompensatoriskt pedagogiskt stöd att vederbörande kan bedriva studier på samma villkor som en studerande utan funktionsnedsättning respektive kursdeltagare utan behov av stöd i svenska språket. Beredning Underlag från varje skolas styrdokument har gåtts igenom och bearbetats. Därefter har ett gemensamt dokument skapats. Samtal om texter och nivåer i styrdokumenten har förts i ledningsgrupp. Styrdokumentet har presenterats i samverkansgrupp utan några önskan om justeringar i handlingen. Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen, för genomförande Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

1 (2) Styrdokument folkhögskola Datum 2016-04-19 Diarienummer FHSK XX-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Styrdokument för verksamhet för kursdeltagare med funktionsnedsättning och utrikesfödda kursdeltagare i behov av språkligt stöd i Svenska Detta styrdokument är upprättat utifrån Folkbildningsrådets dokument Statsbidrag till folkhögskolor 2015 - kriterier och fördelningsprinciper. Mål Skolan ska arbeta utifrån statens syften med bidrag till folkbildningen. Skolan har som övergripande mål att så långt som möjligt erbjuda kursdeltagare som har en funktionsnedsättning eller är utrikesfödda och har behov av stöd i svenska språket sådant kompensatoriskt pedagogiskt stöd att vederbörande kan bedriva studier på samma villkor som en studerande utan funktionsnedsättning respektive kursdeltagare utan behov av stöd i svenska språket. Folkhögskolestudier och funktionsnedsättning Med begreppet funktionshinder avses en varaktig fysisk eller psykisk funktionsnedsättning. Med funktionshindrade jämställs även de med dokumenterade läs - och skrivsvårigheter/dyslexi. Faktorer av betydelse för att kunna kompensera funktionsnedsättningar är: den fysiska miljöns tillgänglighet det psyko-sociala klimatet möjlighet till individuell planering av hela studiemiljön möjlighet till anpassning av studiegång tillgång till särskild information om villkor för personer med funktionsnedsättning vad gäller tekniska och praktiska stödåtgärder samarbete med handikapporganisationer och myndigheter Folkhögskolan använder förstärkningsbidraget till åtgärder både på grupp-och individnivå. På gruppnivå kan folkhögskolan erbjuda kurser som särskilt vänder sig till personer med funktionsnedsättningar, och där kompensatoriska åtgärder och stöd finns med redan i grundupplägget. På individnivå kan studerande med funktionsnedsättningar på skolans allmännaoch profilkurser erhålla ett särskilt pedagogiskt stöd. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

Datum 2106-04-19 Diarienummer FHSK XX-2016 2 (2) Om en kurs eller del av kurs har sådant innehåll att en studerande med funktionsnedsättning på grund av sin funktionsnedsättning inte kan delta i eller tillgodogöra sig kursen eller kursdelen bör detta förhållande klargöras. Med utgångspunkt från detta beslutas det om anpassning av studierna. Folkhögskolestudier och andraspråksbakgrund Med begreppet utrikesfödd kursdeltagare i behov av språkligt stöd i svenska avses kursdeltagare med andraspråksbakgrund vars svenska ännu inte fungerar fullt ut som inlärningsredskap. Faktorer av betydelse för att få studiesituationen att fungera för kursdeltagare med andraspråksbakgrund: Hänsynstagande till att det tar längre tid för den studerande att både läsa/lyssna och att skriva/redovisa muntligt Tid för och hjälp med det ökade behovet av att aktivt arbeta med och utöka ordförrådet, särskilt det ämnesspecifika ordförrådet Möjlighet att få förklarat för sig hur det svenska samhället fungerar i olika avseenden, på en mer avancerad nivå Möjlighet till anpassning av studiegång Adekvat fortbildning för lärare och övrig personal Folkhögskolan kan använda språkschablonen till åtgärder både på grupp-och individnivå. Syftet med insatserna ska vara att deltagaren så snabbt som möjligt kan tillgodogöra sig undervisningen utan stöd. Behovet klargörs i anslutning till studiestarten. Med utgångspunkt från detta beslutas om anpassning av studierna. Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen, för genomförande

ÄRENDE 3

1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-04-17 Diarienummer FHSK 48-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-77 54 840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolor Åtgärder efter revisionsrapport Styrning och ledning i nämnder och styrelser, delsyfte 1 Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolor beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att arbeta för att tydliggöra uppdragen från kulturnämnden genom dialog och uppdatering av uppdrag. 2. Styrelsen för folkhögskolor beslutar att göra ett tillägg i styrelsens årshjul om att varje år anta uppdraget från kulturnämnden. 3. Styrelsen för folkhögskolor beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att skapa tydligare hänvisningar till lagstiftning, förordningar, fullmäktigebeslut, uppdrag från KN och regionens policyer i styrelsens beslut. 4. Styrelsen för folkhögskolor beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att regelbundet fortsätta att informera styrelse om de policyer och riktlinjer som fullmäktige och regionstyrelsen har samt rapportera hur förvaltningen lever upp till dessa. 5. Styrelsen för folkhögskolor beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att genomföra en risk och väsentlighetsanalys under 2016. 6. Styrelsen för folkhögskolor beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att skapa en ny internkontrollplan under 2016. Sammanfattning av ärendet Revisorer har under hösten 2015 haft i uppdrag att genomföra revision kring hur styrning och ledning fungerar för nämnder och styrelsen i vår organisation. Revisionsrapporten presenterades den 16 december 2015. Vid styrelsemötet den 4 februari informerades styrelsen om revisionsrapporten och uppdrag gavs till förvaltningschefen att återkomma med förslag på åtgärder kopplat till rapporten. Med utgångspunkt från revisionsrapporten REV 34-2015 följer här förslag på åtgärder. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 076-77 54 840 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

Datum 2016-04-17 Diarienummer FHSK 48-2016 2 (4) Genomgång av revisionsrapporten och åtgärder I rapportens sammanfattning står följande: Avsikt och syfte med revisionen För att nämnder och styrelser ska kunna styra och ta ansvar för den verksamhet de bedriver behöver de upprätta ett väl fungerande styrsystem. Detta innebär i korthet att upprätta ett styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser eller uppdrag. Nämnder och styrelser ska vidare säkerställa att styrsystemet efterlevs i verksamheten samt att styrsystemet är effektivt och uppnår avsedda effekter. Syftet har varit att bedöma om nämnder och styrelser har upprättat ett väl fungerande styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag. De delar som omfattar folkhögskolestyrelsens arbete har revisionen haft följande kommentarer: Folkhögskolorna har tidigare framförallt granskats på grundläggande nivå, men har nu slagits ihop till en samlad större styrelse och kunskap behövs för att säkert kunna uttala sig om att internkontrollen är tillräcklig Åtgärd: föranleder ingen åtgärd Identifikation av lagstiftning Styrelsen har dock identifierat mycket av den lagstiftning med mera som styr verksamheten genom ett beslut i juni avseende styrande dokument för folkhögskolorna Åtgärd: föranleder ingen åtgärd Bekräftelse av regionfullmäktiges policyer Det är endast styrelsen för folkhögskolestyrelserna som har bekräftat fullmäktiges policyer genom beslut och i något fall regionutvecklingsnämnden implicit via rutiner i ärendeberedningen till nämnden Åtgärd: föranleder ingen åtgärd Identifiering av mål och uppdrag För styrelsen för folkhögskolornas del identifieras flera av de styrdokument som styr nämndens verksamhet, om än inte helt samlat eller i samma heltäckande omfattning. Genom beslutet avseende Styrande dokument identifieras flertalet av regionens policyer, om än inte de allra senast fastställda. Vidare återfinns RF:s mål och uppdrag i detaljbudgeten. Identifieringen av målen och uppdragen från Kulturnämnden, samt ett mål från RF via Kulturnämnden, är något vagare, delvis på grund av att styrningen från Kulturnämnden genom Uppdraget är otydlig. Styrelsen för folkhögskolorna har inte explicit fattat beslut om att t.ex. anta uppdraget, utifrån nuvarande styrmodell och reglemente är det dock oklart om detta krävs av utföraren.

Datum 2016-04-17 Diarienummer FHSK 48-2016 3 (4) Med nämnda undantag är bedömningen att styrelsen till övervägande del har utformat sitt interna kontrollsystem utifrån ett helhetsperspektiv. Åtgärd: 1. Arbeta för att tydliggöra uppdragen från kulturnämnden genom dialog och uppdatering av uppdrag. 2. Styrelsen fattar varje år beslut om att anta uppdraget från kulturnämnden. Styrning mot regionens policyer När det gäller regionens policyer är styrningen mot dessa överlag mycket fragmentarisk och verkar inte utgå från ett helhetsperspektiv. Sammantaget är bedömningen att det finns brister avseende en tydlig och dokumenterad beskrivning av styrningen som säkerställer att verksamheten lever upp till fullmäktiges mål och att de regler som finns för verksamheten följs i dessa avseenden. Det ska noteras att bedömningen inte omfattar hur styrningen genomförs i verksamheten eller dess effekter. Bedömningen omfattar enbart hur styrningen beskrivs och är tänkt att fungera Åtgärd: 3. Skapa tydligare hänvisningar till lagstiftning, förordningar, fullmäktigebeslut, uppdrag från KN och regionens policyer och hur styrelsens beslut tar sin utgångspunkt i dessa. 4. Regelbundet fortsätta att informera styrelse om de policyer och riktlinjer som fullmäktige och regionstyrelsen har samt rapportera hur förvaltningen lever upp till dessa. Risk och väsentlighetsanalys Styrelsen för folkhögskolorna har inte genomfört någon risk- och väsentlighetsanalys under 2015. Det har heller inte genomförts av den tidigare styrelsen. Internkontrollplanen som fastställdes i januari tar inte sin utgångspunkt ur en risk- och väsentlighetsanalys. Vidare har den fokus på förvaltningens processer snarare än styrelsens. Presidiet anser att IK-planen är ett sätt att hålla ordning i förvaltningen (inte på förvaltningen). Diskussioner om styrelsens risker har dock förts i styrelsen, men inte med koppling till beslutsprocessen gällande internkontrollplanen. Fokus i dessa diskussioner har varit folkbildningsuppdraget Åtgärd: 5. Genomföra en risk och väsentlighetsanalys under 2016 som ligger till grund för en ny internkontrollplan. 6. Skapa en ny internkontrollplan under 2016. Beredning Underlaget har beretts i en grupp av rektorer under våren 2016.

Datum 2016-04-17 Diarienummer FHSK 48-2016 4 (4) Folkhögskoleförvaltning Andres Ahlström Förvaltningschef Folkhögskoleförvaltningen för genomförande Folhogskoleforvaltningen@vgregion.se

Styrning och ledning i nämnder och styrelser Delsyfte 1 Dnr: Rev 34-2015 Genomförd av: Revisionsenheten Behandlad av Revisorskollegiet den 16 december 2015

Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Inledning... 3 Granskningens syfte och revisionsfrågor... 4 Avgränsning... 4 Revisionskriterier... 5 Granskningsansvariga... 5 Metod... 5 Nämndernas och styrelsernas styrsystem... 6 Nämndernas och styrelsernas ansvar... 6 Bedömning...8 Nämndernas och styrelsernas styrning... 9 Bedömning...11 Nämndernas och styrelsernas kontroller... 12 Bedömning...13 Har nämnd/styrelse upprättat ett väl fungerande styrsystem?... 15 Rekommendationer... 16 Bilaga 1 Urval av styrdokument...17 Bilaga 2 Preciserade revisionskriterier...19 Bilaga 3 Identifierade styrdokument...21 1

Sammanfattning För att nämnder och styrelser ska kunna styra och ta ansvar för den verksamhet de bedriver behöver de upprätta ett väl fungerande styrsystem. Detta innebär i korthet att upprätta ett styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser eller uppdrag. Nämnder och styrelser ska vidare säkerställa att styrsystemet efterlevs i verksamheten samt att styrsystemet är effektivt och uppnår avsedda effekter. Regionstyrelsen ska i sin tur utöva uppsikt över nämndernas utförande av sin interna kontroll. I denna granskning ligger fokus på upprättandet av ett styrsystem samt regionstyrelsens uppsiktsplikt över detta. De nämnder och styrelser som ingår i granskningen är styrelsen för Sahlgrenska universitetssjukhuset, styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (avseende Kungälvs sjukhus), styrelsen för folkhögskolorna, regionutvecklingsnämnden samt regionstyrelsen. Syftet har varit att bedöma om nämnder och styrelser har upprättat ett väl fungerande styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag. Syftet har vidare varit att bedöma om regionstyrelsen i sin tur har säkerställt en ändamålsenlig uppsikt över huruvida nämnder och styrelser har upprättat ett väl fungerande styrsystem. Vår bedömning är att det finns en obalans i nämndernas och styrelsernas styrsystem. När det gäller fullmäktigebeslut avseende policyer så hanterar nämnder och styrelser sitt ansvar på ett mindre tydligt sätt jämfört med hur krav hanteras som följer av budgethandlingen eller överenskommelser. Till stora delar överlåts ansvar, styrning och kontroll av dessa policyer till förvaltningen även i de fall när fullmäktige har beslutat om tydliga uppdrag som är direkt riktade till nämnder och styrelser. Nämnder och styrelser har ett tydligt ansvar att utifrån kommunallagen styra mot fullmäktiges policyer i någon form. Med grund i en risk- och väsentlighetsbedömning kan dock nämndens aktiva styrning och kontroll variera i intensitet över tiden. Styrningen behöver inte vara lika aktiv och intensiv om riskerna är mindre omfattande. Då kan en del av denna styrning överlämnas till förvaltningen genom beslut om detta av nämnd/styrelse. Vår bedömning är dock att sådana beslut inte fattas i tillräcklig utsträckning. Vi ser inte heller att nämnder och styrelser genomför någon aktiv risk- och väsentlighetsbedömning. Nämndernas och styrelsernas interna kontroll avseende hanteringen av policyer är därmed inte tillräcklig. De brister som identifieras och den bedömning som görs avseende policyer gäller även i viss mån hur lagstiftning hanteras av nämnder/styrelser. Vår bedömning är vidare att regionstyrelsen inte fullt ut har säkerställt en ändamålsenlig uppsikt över huruvida styrelserna och nämnderna har upprättat ett väl fungerande styrsystem. Detta avser i synnerhet uppsikten gällande regionfullmäktiges policyer samt lagstiftning. Vi rekommenderar att regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige att besluta om hur nämnder och styrelser ska hantera styrande dokument (i synnerhet policyer och lagstiftning) på ett samlat sätt. Vi rekommenderar vidare att nämnder och styrelser säkerställer en ändamålsenlig hantering av fullmäktiges policyer och i viss mån lagstiftning i syfte att upprätta ett väl fungerande styrsystem. 2

Inledning Nämnder och styrelser ska i korthet upprätta ett väl fungerande styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag 1. Nämnder och styrelser ska vidare säkerställa att styrsystemet efterlevs i verksamheten samt att styrsystemet är effektivt och uppnår avsedda effekter. Regionstyrelsen ska i sin tur utöva uppsikt över nämndernas utförande av sin interna kontroll. I denna granskning ligger fokus på upprättandet av ett styrsystem samt regionstyrelsens uppsiktsplikt över detta. 2 Granskningen utgör ett delsyfte i en granskning som sträcker sig över hela mandatperioden. De nämnder och styrelser som ingår i granskningen är styrelsen för Sahlgrenska universitetssjukhuset, styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (avseende Kungälvs sjukhus), styrelsen för folkhögskolorna, regionutvecklingsnämnden samt regionstyrelsen. Revisionen har genomfört ett antal granskningar under den föregående mandatperioden som visar brister i den interna kontrollen när det gäller sjukhusstyrelserna. Regionstyrelsens uppsiktsplikt har granskats och brister har framkommit. Förbättringar har kunnat iakttas, men samtidigt är revisorernas bedömning att det finns risk att brister i den interna kontrollen kvarstår. Det gäller såväl utformningen av sjukhusstyrelsernas styrsystem som regionstyrelsens utövande av uppsiktsplikt. Folkhögskolorna har tidigare framförallt granskats på grundläggande nivå, men har nu slagits ihop till en samlad större styrelse och kunskap behövs för att säkert kunna uttala sig om att internkontrollen är tillräcklig. Regionutvecklingsnämnden har främst granskats på grundläggande nivå och även där behövs kunskap för att säkert kunna uttala sig om att internkontrollen är tillräcklig. Att en nämnd/styrelse ska upprätta ett väl fungerande styrsystem innebär att flera olika förutsättningar bör vara på plats. För det första måste självklart nämnder och styrelser vara väl bekanta med de krav som kommunallagen, reglementen och riktlinjer för intern kontroll ställer på nämnden. Enkelt uttryckt måste nämnden ha en god bild av sitt ansvar när det gäller att styra och följa upp verksamheten. För det andra måste nämnder och styrelser precisera detta ansvar för den verksamhet som nämnden eller styrelsen bedriver. Det vill säga att identifiera vilka lagar och förordningar, vilka av fullmäktiges styrdokument och överenskommelser/uppdrag som gäller för verksamheten. Styrsignalerna från såväl stat som fullmäktige och beställarnämnder behöver identifieras. Det gäller även att bevaka förändringar i form av exempelvis ny lagstiftning eller att årligen analysera fullmäktiges budget. För det tredje så måste nämnder och styrelser ha en styrning mot dessa lagar och mål. Styrningen måste innefatta en tydlig och dokumenterad idé om hur styrningen ska gå till i form av processer i den verksamhet som nämnden/styrelsen bedriver och vilka mål dessa processer ska leda fram till. Hur ska exempelvis ett mål om en jämlik/jämställd vård förverkligas genom ett konkret arbete på ett sjukhus? Det kan beskrivas genom att mål konkretiseras för sjukhuset, rutiner utvecklas för arbetet och uppföljningskrav beskrivs. Om inte ovanstående tre förutsättningar finns på plats redan i ett tidigt skede är det svårt för nämnden/styrelsen att bedöma utvecklingen i verksamheten, då det inte finns något användbart att bedöma utvecklingen mot. Då går det inte heller att säga om verksamhetens arbete går i riktning mot fullmäktiges mål, eller om det finns risk att man kommer att missa målen. 1 Överenskommelser/uppdrag avser ett styrningsförhållande mellan en beställarnämnd och en utförarnämnd. Det kan ta sig formen av uppdrag till utförarnämnden eller när det gäller hälso- och sjukvård att en vårdöverenskommelse förhandlas och beslutas av både beställarnämnd och utförarnämnd. 3

Till sist och för det fjärde ska nämnden också utforma ett system med systematiskt ordnade kontroller i verksamheten, som på en rimlig nivå säkerställer att verksamheten lever upp till lagstiftning, fullmäktiges styrdokument och överenskommelser/uppdrag. För det kan det krävas en ansvarsfördelning som anger vem som ska utföra kontrollerna och vilken information som ska tas fram, även om kommunallagen inte preciserar det. Utifrån regionens riktlinjer för intern kontroll kan det dock konstateras att riskanalyser ska göras som grund och internkontrollplaner ska tas fram. Granskningens syfte och revisionsfrågor Syftet är att bedöma om nämnder och styrelser har upprättat ett väl fungerande styrsystem som inkorporerar lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag. Syftet är vidare att bedöma om regionstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig uppsikt över huruvida styrelserna och nämnderna har upprättat ett väl fungerande styrsystem. Följande frågor ska besvaras avseende styrelser och nämnder: 1. Är nämndernas och styrelsernas styrsystem ändamålsenligt utformade? a. Har nämnd/styrelse preciserat vilken lagstiftning och författning, vilka av regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag som gäller för verksamheten? i. Har nämnd/styrelse/nämnd rutiner för att identifiera förändringar i nämnda styrdokument? b. Har nämnd/styrelse en tydlig och dokumenterad beskrivning av hur styrning mot dessa lagar och mål ska gå till? c. Har nämnd/styrelse utformat och dokumenterat ett system med systematiskt ordnade kontroller i verksamheten, som på en rimlig nivå säkerställer att verksamheten lever upp till lagstiftning, fullmäktiges styrdokument och överenskommelser/uppdrag? Följande frågor ska besvaras avseende regionstyrelsen: 1. Följer regionstyrelsen upp att nämnders och styrelsers interna kontroll är tillräcklig med avseende på ovanstående frågeställningar som gäller nämnderna och styrelserna? 2. Erhåller regionfullmäktige löpande information om nämndernas och styrelsernas interna kontroll är tillräcklig med avseende på ovanstående frågeställningar som gäller nämnderna och styrelserna? Avgränsning Granskningen avser styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (gällande Kungälvs sjukhus), styrelsen för Sahlgrenska universitetssjukhuset, styrelsen för folkhögskolorna, regionutvecklingsnämnden samt regionstyrelsen. I bilaga 1 finns förtecknat lagstiftning och författning, regionfullmäktiges styrdokument, visioner och policyer samt överenskommelser/uppdrag som granskats för respektive nämnd och styrelse. 2 Att styrsystemet efterlevs och att avsedda effekter uppnås behandlas i två kommande granskningar under 2016-2018 och utgör delsyfte två och tre. 4