Uppföljande revision ISO 14001:2004, 2012-04-19--2012-04-20

2012-04-23 375000 1(18) Er referens Ellen Lagrell Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Göteborgs Universitet Box 100 405 30 GÖTEBORG Uppföljande revision ISO 14001:2004, 2012-04-19--2012-04-20 Resultat Universitets styrning och ledning av miljö- och hållbarhetsarbetet är tydlig och effektiv. Grund för styrningen är ett väl uppdaterat miljöledningssystem med universitetsgemensamma rutiner för målarbete, lagefterlevnad, miljöaspekter, internrevision, mm. som ger ett bra stöd till fakulteter och institutioner. Universitetet genomgår nu en omfattande omorganisation som bl.a. innebär att antalet institutioner på varje fakultet minskar och att de samtidigt får en starkare roll. Det blir viktigt att säkerställa att miljöledningssystemet utvecklas i samspel med denna omorganisation. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001:2004 1 15 14 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 1 15 14 Totala antalet: 1 15 14 Intrycket från genomförd revision är att ledningssystemet skapar nödvändiga förutsättningar för de ambitioner som uttrycks i miljöpolicyn. Det kan exempelvis konstateras för de två förstnämnda ambitionerna, att: 1. studenter och personal genom de olika aktiviteter som igångsätts blir alltmer medvetna om miljö- och utvecklingsfrågor. Under revisionen diskuterades hur denna kärnuppgift för ett universitet kan utvecklas ytterligare. Diskussionerna handlade bl.a. om vilka inslag i utbildning och forskning som ger den önskade ökande medvetenheten för att denna i sin tur skall bli en motor för samhällsutvecklingen, se även notering GB12. 2. den samlade miljöbelastningen i huvudsak minskar. Undantaget är dock att ökande internationaliseringsambitioner, trots flera ambitiösa klimatåtgärder, i flera fall ökar utsläppen av växthusgaser. Diskussionerna vid revisionen handlade om internationaliseringen som en oundgänglig del av universitetets uppdrag å ena sidan och en beslutsamhet att intensifiera klimatarbetet ytterligare, å andra sidan. Detta kan exempelvis ske genom tydligare och mer långtgående regler för inhemskt flyg och klimatkompenserande åtgärder för övriga flygresor. I övrigt är det mest angelägna förbättringsområdet för miljöledningssystemets funktion den allmänna avvikelse-, incident- och förbättringsrapporteringen. Idag hänger förbättringsprocessen i SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se

2012-04-23 375000 2(18) allför stor grad på interna och externa revisioner. Med en GU-gemensam förbättringsportal finns en stor potential till att sprida förbättringsarbetet på många fler individer och därmed säkerställa en ökande delaktighet från både studenter och personal. Detta kommer att öka takten i miljöförbättringsarbetet samtidigt som kvalitet, arbetsmiljö och ekonomi kan förbättras. I övrigt har vi gjort följande reflektioner ute på de olika fakulteterna och institutionerna: Konstnärliga fakulteten Här har arbetet fortsatt med att fördjupa förståelsen för konstnärens roll i hållbar utveckling, en roll som ofta behöver vara både obekväm och samhällskritisk. Av den uppföljning av handlingsplanen som gjorts framgår att ledningssystemets nyckeltal inte alltid går i rätt riktning, men samtidigt kan man läsa in en parallell utvärdering som visar att metoder och aktiviteter som speglar och inspirerar till hållbarhetstänk ökar stadigt. Nyckeltal för utsläpp från tjänsteresor är fortsatt höga och här krävs mer åtgärder för att hantera behovet av resande med alternativa kommunikationssätt. På Högskolan för scen och musik fanns en tydlig organisation för miljöarbetet och hanteringen av kemikalier, avfall och energi sköttes på ett utmärkt sätt. Detsamma gällde i allra högsta grad Högskolan för fotografi, där man i övrigt försöker förhålla sig konstruktivt till den motsägelse som (kanske?) ligger i ett samhällskritiskt perspektiv och att arbeta i enlighet med ett ledningssystem. På Konsthögskolan Valand fanns en än mer påtaglig problematik i behovet av konstnärens frihet (öppet för studenter 24 timmar om dygnet) och att följa alla rutiner i ledningssystemet. Här finns förbättringspotential, bl.a. i kemikaliehanteringen. Utbildningsvetenskapliga fakulteten Sedan föregående år har en av de två miljösamordnarna slutat, vilket innebär att arbetet med de indirekta miljöaspekterna riskerar att försvagas. Dock fortsätter arbetet med att integrera hållbar utveckling (HU) i undervisningen, vilket innebär att HU nu är ett obligatoriskt inslag i all lärarutbildning. Fortfarande finns en utvecklingspotential i att studierektorer ännu mer konsekvent för in hållbar utveckling i kursplanerna och att den beredning som kvalitetsgranskar också utvärderar fler HU-parametrar. Uppföljningen av miljöledningssystemet kan också göras mer konsekvent, se avvikelse. I övrigt fungerar kemikalie- och avfallsrutiner väl och flera energiåtgärder har också genomförts. Sahlgrenska Akademin Akademin bedriver ett bra miljöarbete som leds av kunniga och engagerade miljöansvariga. Rutiner för uppföljning av miljöarbetet på Institutionerna med analys och återrapportering till fakultetsledningen har nu upprättats, vilket är mycket bra. Rutinerna bedöms fungera väl. Handlingsplaner är nedbrutna på institutionsnivå. Sammanställning av 2011-års målutfall hade ännu inte skett, men reviderade institutioner redovisade en del positiva resultat. På Sahlgrenska Akademin, som på GU i stort, är avvikelserapporteringen bristfällig och en del var inte stängda upp till 2 år efter inrapporteringen. På institution för Neurovetenskap och fysiologi och på institution för Biomedicin redovisades utfall av 2011 års handlingsplaner. Som exempel på uppnådda resultat kan nämnas olika forskningsprojekt inom betydelsen av fysisk aktivitet för minskad medicinförbrukning, upplevd

2012-04-23 375000 3(18) ökad miljömedvetenhet i verksamheten, stående punkt om miljö på APT, några genomförda substitutioner av kemikalier, ökat antal videokonferenser, minskad mängd kemikalier vid laboratoriearbetet, minskad pappersförbrukning, ökad användning av kollektivtrafik, färre radioaktiva ämnen på labben m.m. Speciellt glädjande är att substitution numera tas upp spontant under intervjuer. PÅ SA kom det synpunkter från flertalet av miljörepresentanter och miljöansvariga på, att det är svårt att hinna med miljöarbetet. I takt med att miljöarbetet har förbättrats, exempelvis genom att nå längre ut i verksamheten genom nedbrutna handlingsplaner på institutionsnivå, upplever man en ökad arbetsbörda, som redan kändes för hög. Miljöansvariga efterlyser mer hjälp från Miljöenheten. Målmånad april bör, enligt SA, ändras till maj, då man ansöker om stora forskningsanslag under april. Det finns hög kompetens bland medarbetarna, även på miljöområdet, vilken bör tas till vara för att säkerställa arbetet mot hållbar utveckling. Detta kräver att nödvändiga resurser tilldelas. Handelshögskolan Här har arbetet fortsatt på ett konsekvent sätt sedan nystarten av miljöledningssystemet för ett år sedan. Uppdatering och skötsel av ledningssystemet sker föredömligt och av den senaste uppföljningen av handlingsprogrammet framgår att en mängd framåtsyftande projekt och andra aktiviteter genomförs och planeras. Exempelvis har enheten för miljöekonomi tilldelats universitetets samverkanspris för år 2011. Man har också intensifierat den egna avvikelse- och förbättringshanteringen genom systematiska korrigerande och förebyggande åtgärder och med en konsekvent uppföljning av dessa. Detta tycks skapa den trovärdighet som behövs för att antalet förbättringsrapporter skall öka. I detta avseende är Handelshögskolan ett gott föredöme eftersom förbättringshanteringen inte fungerar optimalt på många andra håll inom universitetet. Inom Juridiska institutionen har man på senare tid ökad inslagen av hållbar utveckling i undervisningen. Det finns nu en stark medvetenhet om hur det juridiska perspektivet hanteras i detta sammanhang, exempelvis i den debatt som nu pågår om skyddet av äganderätten å ena sidan och hur samhället på olika sätt kan förvalta allmänningar och andra gemensamma resurser å andra sidan. Inom fastighetsservice rådde god ordning på både avfallshantering, brandberedskap och energiprojekt. Miljöavsnittet i Universitetets hållbarhetsredovisning är granskat och godkänt enligt EMAS den 11 mars 2012. De interna revisionerna har under året omfattat samtliga enheter. Varje revisionsrapport har, på ett föredömligt sätt, analyserat respektive enhets miljöarbete. Internrevisionens bidrag i förbättringsarbetet är betydande genom bra revisionsrutiner och väl utbildade revisorer. Hanteringen av konstaterade avvikelser varierar något mellan fakulteterna, och kan förbättras, se notering GB17. Alla verksamhetens enheter (inom certifieringen) erhåller internrevision varje år.

2012-04-23 375000 4(18) För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt multisiteregler visar genomgång av underlag att styrning och ledning fungerar effektivt för alla fakulteter. Underlag som visat detta är årliga internrevisionsprotokoll från samtliga fakulteter. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre och större avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast 2012-06-04. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2012-04-19--2012-04-20 4 Gunnar Brundin (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande fakulteter besöktes: Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress), Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43, Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3, Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25. Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. Pam Fredman, rektor, P-O Rehnquist, förvaltningschef, Eddi Omrcén, miljöchef, Ellen Lagrell, miljösamordnare, miljöenheten samt övriga ansvariga miljösamordnare vid de besökta fakulteterna. Dessutom intervjuades ett stort antal representanter på alla nivåer på de olika besökta fakulteterna och institutionerna. Avvikelser och noteringar presenterades vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten, som skickades i efterhand, återfinns dessutom på era sidor på SP Certifierings kundwebbplats.

2012-04-23 375000 5(18) Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca 5700 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, https://revision.splogin.se är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till november 2012. Genomgång av den centrala administrationens underlag i form av internrevisionsrapporter visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning, antal enheter som skall besökas, för uppföljande revisioner. Varje år skall högsta ledningen och samtliga fakulteter externrevideras medan samtliga institutioner på respektive fakultet skall revideras över en treårsperiod. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Universitetets rutin för utökning/förändring av ingående enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till revisionsledaren för planering av utökning vid näst kommande externa revision. Kontrollfrekvensen för EMAS, intervall för uppföljande revision, är föreslagen till två gånger om året, samordnat med uppföljning enligt ISO 14001 i april respektive november månad. Granskning av miljöredovisning sker i mars månad. Avvikelser och noteringar Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade utom GB4 som skrevs om till en större avvikelse samt BN10 och GB3 som behöver kompletteras.

2012-04-23 375000 6(18) AvvikelseId: BN1 Klassning: Större Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga I Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Övergripande för GU. Se tidigare avvikelse GB4. Avvikelserapporteringen på GU är bristfällig. Det rapporteras över lag mycket få avvikelser. Några enstaka rapporteras på vissa fakulteter, men på institutionsnivå rapporteras få eller inga. Vid interna och externa revisioner rapporteras avvikelser på exempelvis brister i kemikaliehantering, oförmåga att använda kemikaliedatabasen KLARA, bristfällig märkning av brukslösningar och slask, okunskap om vilka rutiner som gäller för vad som får hällas ut i avloppen m.m. Andra avvikelser som borde rapporters är bristande resurser (tid) för miljöansvariga för miljöarbetet, flera olika blanketter för samma sak, otydlighet vad gäller förvaring av farliga (primärt dödskallemärkta) kemikalier m.m. Under revisionen har dessutom ofta uppkommit resonemang om hur man kan förbättra ledningssystemet eller verksamheten, men ofta har det stannat vid diskussioner. Det finns exempelvis önskemål i verksamheten på Sahlgrenska om att få "mer hjälp" av Miljöenheten. Det finns på flera fakulteter och institutioner olika önskemål och idéer som behöver komma fram och med fördel kan rapporteras som förbättringsförslag. Om det finns ett lättillgängligt och allmänt känt verktyg för att rapportera in förbättringsförslag (inklusive avvikelser, incidenter, mm.) så kan många förbättringsidéer bli verklighet genom att bli föremål för analys och beslut om åtgärder. Bristande avvikelserapportering skrevs som en mindre avvikelse vid förra revison. Det har även skrivits avvikelser på detta vid tidigare revisioner samt nämnts i flera rapporter. GU går miste om ett viktigt verktyg i sitt förbättringsarbete. Detta är en större avvikelse för att - avvikelsen är återkommande - personalens medvetenhet om egna rutiner är bristfällig - egna rutiner följs ej - standardkrav följs ej.

2012-04-23 375000 7(18) AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Mölndal (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska Akademin, Mölndals sjukh., Göteborgsvägen 31) Beskrivning: Institutionen för neurovetenskap och fysiologi 2 av 3 intervjuade forskare kunde inte hitta kemikaliedatabasen KLARA, där exempelvis säkerhetsdatabladen finns. Inloggningsuppgifter hade, enligt uppgift, lämnats ut. Det fanns även en instruktion i Labpärmen. Forskningslaboranter och laboratorieassistenter hade inga problem med att ta sig in i kemikaliedatabasen. Institutionen för Biomedicin En intervjuad forskare hade svårt för att hitta till KLARA. Snabb hantering av tillbud med kemikalier bedöms ej vara säkerställd. Lagkrav ej uppfyllt. Notering Då fler och fler anställda numera har egne datorer kan KLARA med fördel läggas upp som en favorit eller som en annan lättillgänglig åtkomst på datorn. Tidigare då man hade fler gemensamma datorer låg ofta Klara som en ikon på skrivbordet och var därmed lättare att hitta.

2012-04-23 375000 8(18) AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskaplig centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för BN10 2011-11-09: "Resurser i miljö och hållbarhetsplanen är främst personalens timmar för utbildning och seminarier. Dessa ingår i respektive anställds tjänstebeskrivning. Miljösamordnaren har fått 5 % avsatt för sina uppgifter i sin tjänstebeskrivning, samt resurser att köpa in utrustning för webbmöten via datorn till samtliga anställda. Övriga merkostnader för ett aktivt miljöval betalas av det projekt som gör beställning". Ovanstående framgår inte av miljöledningssystemet. Standardkrav ej uppfyllt. Även eventuellt resursbehov, utöver tid för personalen, behöver fastställas. AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Sammanställningen av institutionernas utfall av miljömålen har inte ägt rum. Akademins samlade miljöprestanda är därmed oklar. Sammanställningen kommer, enligt uppgift, att ske i början på maj. V.g. redovisa resultat.

2012-04-23 375000 9(18) AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: En del interna avvikelser (från mars 2010) är inte stängda. Korrigerande åtgärder ej vidtagna. Standardkrav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Institutionerna för neurovetenskap och fysiologi Det var oklart vilka rutiner som gäller för att förvara dödskallemärkta kemikalier på labben. Ska skåpen vara låsta eller räcker det att rummet är låst/alternativt att huvuddörren till labbet är låst? Detta är en avvikelse som återkommer. Riskanalyser med efterföljande korrigerande åtgärder är inte genomförda. Standardkrav ej uppfyllt. Notering Institutionerna efterfrågar en GU gemensam rutin för detta. AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Halvårsuppföljning av det egna handlingsprogrammet är inte gjord för 2011. Dock finns nu en uppföljníng gjord för helåret. Egen rutin följs ej.

2012-04-23 375000 10(18) AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Utpekat ansvar för nödlägesberedskap framgår inte i miljöledningssystemet. Dock finns detta i Kris-och katastrofplanen. Enligt standard skall "roller, ansvar och befogenheter vara definierade". Not. I miljöhandboken kan lämpligen ansvarig person (Anders Grund) pekas ut och i övrigt en hänvisning göras till Kris- och katastrofplanen. AvvikelseId: GB3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: HSM. Miljöintroduktion/kemikaliekörkortsutbildning sker idag inte rutinmässigt för ny personal och nya studenter. Egen rutin följs ej. Not. Kan lämpligen sammanföras med den ordinarie introduktionen på institutionen. AvvikelseId: GB4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: På HSM finns en kemikalieansvarig utsedd, dock är det inte klarlagt att denne också är inköpsansvarig, vilket innebär att han inte alltid gör - eller blir tillfrågad vid - kemikalieinköp. Standardkrav ej uppfyllt. AvvikelseId: GB5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: HSM och Valand. Enligt fakultetens kemikalierutiner skall riskbedömningar för kemikalier göras och dokumenteras i verkstadspärmarna. Detta görs som regel inte och det är också oklart om regeln gäller alla kemikalier eller endast vissa sådana. Egen rutin följs ej.

2012-04-23 375000 11(18) AvvikelseId: GB6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: Konsthögskolan Valand. Enligt fakultetens rutin för kemikaliehantering skall denna skötas med kontinuitet så att regelbunden inventering sker samt att verkstadspärmar och KLARA-register uppdateras. Dessa rutiner följs inte. Varuinformationsblad fanns från 1995-1996, KLARA-registret används inte, inventering finns inte dokumenterad och en kemikalie (Agum Z) finns inte upptagen i verkstadspärmen. AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Enligt reseguiden skall flygresor under 50 mil endast företas om särskilda skäl föreligger. På fakulteterna finns idag inga rutiner som säkerställer att dessa särskilda skäl blir uttryckta och/eller dokumenterade. Enligt standard skall rutiner upprättas för att upprätthålla policy och övergripande och detaljerade mål. AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Enligt reseguiden skall flygresor under 50 mil endast företas om särskilda skäl föreligger. På fakulteterna finns idag inga rutiner som säkerställer att dessa särskilda skäl blir uttryckta och/eller dokumenterade. Enligt standard skall rutiner upprättas för att upprätthålla policy och övergripande och detaljerade mål. AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Det är inte fastställt hur ofta brandövningar skall göras. Enligt standard skall detta göras "regelbundet".

2012-04-23 375000 12(18) AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: Konsthögskolan Valand. Det är oklart när senaste brandövning har hållits och det är heller inte fastställt hur ofta brandövningar skall göras. Enligt standard skall detta göras "regelbundet". AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo, Box 77) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för GB3 2011-11-16: "Ansökan om tillstånd till transport av avfall har lämnats in till länsstyrelsen i Västra Götaland den 12 januari 2012. Tidigare har transporter samordnats med Mariestads kommun, men efter samråd med avfallschefen Annika Kjellkvist på Mariestads kommun har Institutionen för Kulturvård ansökt om ett eget tillstånd. Detta innebär även en bättre kontroll av mängden avfall som lämnas". Det bör säkerställas att institutionen har fått tillstånd för egen transport av farligt avfall. Notering Institutionen för kulturvård bör ha gjort en anmälan om egen transport av farligt avfall (enligt Avfallsförordningen), inte sökt om tillstånd. Svar ges dock i form av ett tillstånd...

2012-04-23 375000 13(18) AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för BN3 2011-11-09: "Miljöcontroller vid GU arbetar nu för att ta fram en rutin för stickprovskontroll av mängden farligt avfall som lämnas från verksamheterna, detta som komplement till utvärdering av lagefterlevnad. Rutinen bör remissas bland institutionerna för att förankras och accepteras som ett rimligt förfarande och beräknas färdig 120630". V.g. redovisa denna rutin samt resultat av stickprovskontroller vid nästa revison. AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Core Facilities Oklart hur lagefterlevnaden kontrolleras på Genomics. Miljösamordnaren, som ansvarar för kontrollen, gör kontrollen hos Proteomics, där han jobbar. AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: PÅ SA kom det synpunkter från merparten miljörepresentanter och miljöansvarige på, att det är svårt att hinna med miljöarbetet. I takt med att miljöarbetet har förbättrats till exempelvis att nå längre ut i verksamheten med nedbrutna handlingsplaner på institutionsnivå, upplever man en ökad arbetsbörda, som redan kändes för hög. Det efterlyses mer hjälp från Miljöenheten. Målmånad april bör, enligt SA, ändras till maj, då april är månaden för ansökan om stora forskningsanslag.

2012-04-23 375000 14(18) AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Under intervjuer på labben kom det upp att det finns vissa oklarheter om viktigheten av dokumentstyrning. Det pratades om egna "lathunder" och det var inte helt klart, vem som ansvarar för att uppdatera ett dokument från miljöledningssystemet på anslagstavlan. Några labpärmar var inte heller kompletta/uppdaterade. AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Enligt rutin i miljöhandboken för vad som får hällas ut i avloppet (gäller Metanol, Acetonitril och Aceton) får max 3 l 10% lösning per dygn och lab eller 30 l 10% lösning per dygn och byggnad hällas ut. Under intervjuer framkom att "ingen" vet om gränserna överhålls. Det var även oklart vad definitionen på en "byggnad" är. Utvecklingen går dock mot att mindre kemikaliemängder används på labben och att mindre avfall hälls ut i vasken. Det bedöms ej vara säkerställt att gränserna överhålls. Risk för utsläpp över tillåtna halter. AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: På Sahlgrenska Akademin efterlyses kriterier för bedömning av hållbar utveckling i forskningsprojekt. Gränsdragningen upplevs som oklar. Att öka antalet projekt med koppling till hållbar utveckling är ett av GU's övergripande mål. Enligt uppgift har processen för att ta fram kriterier påbörjats av Miljöenheten. Följs upp vid nästa revision.

2012-04-23 375000 15(18) AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Det kan vara lämpligt att komplettera den centrala rutinen om uppdatering av miljöspektlistan med en längsta period innan ny uppdatering (dokumenterad genomgång med någon av de båda metoderna) skall göras. AvvikelseId: GB12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Flera fakulteter/institutioner. Mål inom områdena forskning och utbildning handlar ofta om miljö-/hållbarhetsmärkning av kurser och antal hållbarhetsmärkta vetenskapliga artiklar. Alternativa sätt att formulera mål kan med fördel även fokusera på inslag/moment i utbildnings- respektive forskningsprocessen och sedan mäta hur stor andel av kurser/avhandlingar som haft med dessa inslag/moment (processmål). Resultatmål som kan vara intressanta är också att med en enkel fråga vid slutet av kursen/forskningsprocessen låta varje individ bedöma om den genomgångna processen har givit en djupare förståelse för hållbar utveckling. AvvikelseId: GB13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Till ledningens representant är miljöchefen utsedd med befogenheter att upprätta, införa och underhålla miljöledningssystemet samt rapportera prestanda till ledningen. I standarden är det något oklart beskrivet huruvida ledningens representant skall vara medlem av högsta ledningen. Dock bör det kunna anses vara en fördel att ett utpekat miljö- och hållbarhetstänk alltid finns med vid ledningens möten. (Utpekat ansvar på en person behöver naturligtvis inte betyda att detta tänk är frånvarande för övriga delar av ledningen).

2012-04-23 375000 16(18) AvvikelseId: GB14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Vid revisionen uppkom frågan omkring samarbetet med det företag som arrenderar och driver restaurangen. Här bör finnas ytterligare potential till fruktbara hållbarhetsprojekt, exempelvis köttfri måndag. I många fall kan sådana projekt sätta igång intressanta diskussioner hos studenter och personal och även användas i undervisningen. AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: En kompostbehållare förvaras i ett kylskåp i källarutrymme. Det kan ifrågasättas hur hållbart det är. Idealet torde vara en utomhuskompost som pedagogisk möjlighet för lärare och förskollärare, dock är tydligen risken för råttor för stor. En annan pedagogisk möjlighet kan då vara att göra en livscykelanalys för att utröna om det kan vara bättre att ta tillvara värmevärdet i matavfallet genom förbränning. AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Beskrivning: HSM. Vid revisionen uppkom frågan omkring samarbetet med det företag som arrenderar och driver kaféet. Här bör finnas ytterligare potential till fruktbara hållbarhetsprojekt, exempelvis Krav-märkta livsmedel.

2012-04-23 375000 17(18) AvvikelseId: GB17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Avvikelser från internrevision den 21 oktober 2011 är ännu inte åtgärdade. De har kommenterats i protokoll från ledningens genomgång (11-12-06) men det framgår inte hur de ska hanteras vidare. Enligt central rutin finns inte längre någon kontroll efter 2 månader att korrigerande åtgärder påbörjats (se tidigare avvikelse GB11) utan endast en rutin att internrevisor skall granska korrigerande åtgärder vid nästa revision (ett år senare). Det finns en uppenbar risk att åtgärder därmed "rinner ut i sanden" tills man upptäcker att revisorn kommer tillbaka och granskar. Rutinen (den centrala?) kan därmed med fördel tydliggöra att korrigerande åtgärder skall vara vidtagna inom en viss (kortare) tid. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna. Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering 4.3.1 GB11 1 4.3.2 BN2, BN7, BN8, BN9 1 3 4.3.3 BN3, BN4, GB1, GB12 3 1 4.4.1 BN10, GB13, GB2 1 2 4.4.2 GB3, GB4 2 4.4.3 GB14 1 4.4.5 BN11 1 4.4.6 BN12, GB15, GB16, GB5, GB6, GB7, GB8 4.4.7 GB10, GB9 2 4 3 4.5.1 BN13 1 4.5.3 BN1, BN5, BN6 1 2 4.5.5 GB17 1 Summa: 1 15 14

2012-04-23 375000 18(18) Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Bilaga Bilaga I BN10, BN11, BN12, BN13, BN2, BN3, BN4, BN5, BN6, BN7, BN8, BN9, GB1, GB10, GB11, GB12, GB13, GB14, GB15, GB16, GB17, GB2, GB3, GB4, GB5, GB6, GB7, GB8, GB9 BN1 1 15 14 Summa: 1 15 14 Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning på SP Certifierings kundwebbplats, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Gunnar Brundin