E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Relevanta dokument
Uppdrag e-arkiv. Utveckling av en förvaltningsgemensam. e-arkiv AVEC

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

METADATASTANDARDER EN ORIENTERING

Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv


POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

ADDML vid Riksarkivet i Sverige

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

Uppdrag e-arkiv. Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv

Österåkers kommuns styrdokument

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige

Begrepp för elektroniska arkiv och digitalt bevarande. Översättning av OAIS & Begrepp för arkivenheter i olika standarder

Förvaltning av FGS:er (Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium) Karin Bredenberg /

Förvaltningsgemensamma specifikationer

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

RADAR. Mats Berggren /

PTS arbete inför en anslutning till Statens servicecenters e-arkiv

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Enkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige

Dokumenttyp Ordlista Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer

En förvaltningsgemensam e-arkivstjänst bidrar till en effektivare e-förvaltning

E-arkiv på SLL landstingsarkivet

SSC:s e-arkiv-tjänst gällande mellanarkiv för statliga myndigheter

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv

INFORMATIONSFÖRVALTNING OCH TILLGÄNGLIGGÖRANDE AV FORSKNINGSDATA NÅGRA TANKAR OCH PERSPEKTIV FRÅN GÖTEBORGS UNIVERSITET

Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv

Vägen till en förvaltningsgemensam e-arkiv lösning. Torbjörn Hörnfeldt, Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning

Introduktion till. (FGS) FGS Paketstruktur. Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion FGS Paketstruktur

Att upprätta en systemdokumentation

Introduktion till (FGS) Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion RAFGS2D

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

Aktuellt från Riksarkivet

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Jan Aspenfjäll & Tomas Wallin

(arkivrelaterade begrepp är i huvudsak hämtade från Riksarkivets begreppslista, eard-projektet,

Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium

Lärplattformar och arkivering

Riktlinjer för digital arkivering

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet

En förvaltningsgemensam e-arkivstjänst bidrar till en effektivare e-förvaltning

Äntligen ett earkiv!

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv

Handbok för digital arkivering

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

DP7 FORMELL KONTROLL

Vägen till e-arkivet. NUAK 19 september Margareta Ödmark Avdelningen för arkiv och registratur

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

Linköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering

Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

En förvaltningsgemensam e-arkivstjänst bidrar till en effektivare e-förvaltning

Paketstruktur. Karin Bredenberg /

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

SND-forum 14 nov Transfers of research data to National Archives and use of our data for research. Magnus Geber

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

Projektförslag e-arkiv

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Avec e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

Vad är Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)?

Introduktion till (FGS) Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion RAFGS2D

Handbok för digital arkivering

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

R7e arkiv. 9 Landsting i samverkan. Vitalis 9 april 2014

Råd om hur bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 5 kap 4-6 ska tolkas och tillämpas - Dokumentationen av elektroniska handlingar

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Reglemente för arkiv

Förvaltning av FGS:er

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

3. Kravspecifikation Produkt

Delrapport DP3. Metadata och e-tjänster för e-arkiv Förvaltningsgemensamma Specifikationer (eard FGS) FGS för paketstruktur för e-arkiv

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Inbjudan till Request for Information (RFI)

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006

Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar

Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 TERMINOLOGI

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 2 PREMIS

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Arkivkrav vid införande av nytt IT-system

Elektroniskt bevarande, etapp 2. Caspar Gielissen, projektledare

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR HANTERING AV SJÄLVSTÄNDIGA ARBETEN

Processbeskrivning för leveranser till SLL e-arkiv. v

Nordisk El-Arkivseminar Island maj Svensk SIP och AIP Mats Berggren, Riksarkivet

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Leveranshandledning. Tillhörande Vägledning och funktionella krav

Åtgärder och aktiviteter

Transkript:

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Agenda Intro: vilkaärvi och vadvillvi prataom? Teori, praktik, exempel Ställ frågor! Övningar

Börja från början

OAIS -En snabb repetition arbete, långsiktig bevarandeplanering ta fram regler etc Regler etc Den som levererar informationen Inleverans Lagring Tillgängliggörande Den som ska ta del av informationen Styr och leder utifrån regelverk på mer daglig basis

Hur vet man att man uppfyller kraven i OAIS? Kontrollera med TRAC https://www.crl.edu/sites/default/files/d6/attac hments/pages/trac_0.pdf

Stöd för PreservationPlanning, TRAC kan man lita på arkivet? Organizational infrastructure Digital object management Technologies, technicalinfrastructureand security För att identifiera rätt krav måste man ha koll på vem som är den tilltänkta konsumenten (här designated community )

OrganizationalInfrastructure, TRAC Uttalad ambition att ta hand om materialet långsiktigt Planer för förvaltning, finansiering etc. Roller, kompetens etc. Identifierade konsumenter/designated community(ies) Mandat/rättigheter etc.

OrganizationalInfrastructure, praktiskt sett 1. Vad ska e-arkiveras och hur? 1.1 Vad finns i systemet? 1.2 Kända och tänkbara sökbehov? 1.3 Behov av anslutning och/eller integration? Författningar Interna styrande dokument 1.4 Vad ska e-arkiveras och i vilken form? Vad ska gallras? 1.5 Regler för struktur, och format för bevarande? Klart vilken information som ska flyttas och hur den ska hanteras

OrganizationalInfrastructure Att planera sin leverans Var ute i god tid pga. VP och gallringsbeslut Förankringsarbete ska leda till beslut och budget Samverka med verksamhet och förvaltning Vem har ansvar för vad och när? Fakta till inleveransplan som omsätter en leveransöverenskommelse (alt. se PAIMAS) Strategi för bevarande / bevarandeplaner hjälper

OrganizationalInfrastructure, exempel från SKV, SSM, Katrineholm Inventering av regelverk avs. hantering av allmänna handlingar Allmänna handlingar i elektronisk miljö nya krav? Vilka system hanterar allmänna handlingar? Vilka innehåller information som ska bevaras? Finns strategi för bevarande för systemen? GAP-analys Identifierade behov av komplettering Vilka är konsumenterna?

OrganizationalInfrastructure, exempel från SKV, SSM, Katrineholm Processer för ärendehantering, arkivvård etc. Processer för strategisk styrning av informationshantering, systemförvaltning, informationsförvaltning Inventering avs. kompetens GAP avs. processer/arbetssätt GAP avs. kompetens arkiv/krav på informationshantering i digital miljö, systemförvaltning, e-arkiv, strategisk informationsförvaltning

Digital ObjectManagement, Metadata ochinformationsmodell Riksarkivet: - RA-FS 2008:4 -FGS för informationstyp och paketering Lagstiftning: -generell -specifik för myndigheten På myndigheten: -metadatastandard för applikationer - bevarandeplan - systemdokumentation Standarder: - generella (ex. ISO) -specifika för verksamhetsområdet Vad ska flyttas och hur? 1. Definiera metadata och begrepp 2. Skapa -informationsmodell -begreppsmodell Klargjort -vilka metadata (och filer) som ska e-arkiveras -och vad det innebär

Digital ObjectManagement, TRAC Definiera vad som ska tas om hand och vilken information som behövs för detta Mekanismer för att säkerställa att leveranser och paket är vad man tänkt och kommit överens om Tillräcklig fysisk kontroll över digitala objekt Definitioner av SIP, AIP, DIP, och hur dessa skapas Möjligheter att testa också begripligheten Strategier för bevarande för t.exlagringsmedia, format etc. Regler som möjliggör att konsumenterna får tillgång till de digitala objekten

Digital ObjectManagement, SKV, Katrineholm Hur ser de digitala objekten ut i de system som vi vill bevara information från? Vilka metadata behöver vi för att garantera att konsumenterna förstår informationen? Vilka metadata behöver vi för att kunna sköta vård? Finns det strategier för hur informationen hanteras och styrs i systemen?

Technologies, Technical Infrastructure& Security, TRAC Säker och tillförlitlig infrastruktur Säkerhetskopiering etc. Koll på antal kopior, var de är etc. Möjlighet att upptäcka när det går fel Processer för byte av lagringsmedia, hårdvara etc. Systematisk analys av såväl data, system, personal, lokaler etc. Katastrofplaner etc.

Technologies, Technical Infrastructure& Security, SKV Säker och tillförlitlig infrastruktur Säkerhetskopiering etc. Rutiner för kontroll av systemets funktion Katastrofplaner etc. Krav på funktionalitet främst för ingest och access.

Dags för en pilot

Anslutning enligt PAIMAS

PreliminaryPhase FOKUS Värdera och utred gallring Definiera informationens delar Planering och teknik för export, leverans och sökning Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

Preliminaryphase på SSM Försöka förstå FGS:erna Översätta metadata från SSM 360 till FGS Identifiera lämpligt urval Kravställning för extrahering och ändringar som behövdes Test av extrahering och ommärkning

Preliminaryphase på SSM -Lärdomar FGS:erna är väldigt begränsade, t.ex. arkivredovisningen Datum var svårt, inte minst för aktiviteter Roller, som i godkännandeflöden etc. Loggning hur ska man garantera äkthet och autenticitet? När modellen och systemet inte är kompisar byta namn på fält och ändra format på datum - gallringsproblematik

Formal Definition Phase FOKUS Planering och teknik Värdera och utred gallring Definiera informationens delar för export, leverans och sökning + Leveransöverenskommelse Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

Formal Definition Phase, Planering & teknik för export, inleverans och sökning Vad ska flyttas och hur? 1. Skapa leveranstypsspecifikation 2. Export -rutin 1.2 Stöd för utoch inleverans 1.3 Behov tekniskt utvecklingsarbete? 1.4 Stöd för sökning och presentation 1.2.1 Leveransplanering 1.2.2 Stöd för teknisk ut- och inleverans 1.2.3 Valideringsprogram Klargjort -hur metadata ska flyttas och -vad det innebär tekniskt -program 1.5 Stöd för anslutning eller integration Fakta till inleveransplan som omsätter eller biläggs leveransöverenskommelsen

Preliminaryphase på SSM -Lärdomar Fanns inte Hade varit bra att ha, det blev ändrade krav under tiden och vi visste inte vad som skulle valideras eller hur

Transfer Phase, FOKUS Värdera och utred gallring Definiera informationens delar Planering och teknik för export, leverans och sökning + leveransök Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

Transfer Phase Att skapa paket för leverans 1. 1 Export / uttag av information 1.2 Transformera metadata Källsystem / applikation 1.3 Konvertera filer Leverans skapad (leveranspaket) 1.4 Skapa leveransfil 1.5 Skapa leveranspaket

Transfer phase på SSM Extrahering och ommärkning mm Paketering Leverans

Transfer phase på SSM -Lärdomar Arbeta iterativt Papper och penna är bra Stäm av innan vem som gör vad (formal def.) Testa, testa, testa.nämnde jag tester?

Validationphase Genomföra leveranser och tester E-arkiv 1. 1 Leverera/ta emot paket Kvittens på mottagen leverans Leveranspaket 1.2.1 Validera leverans 1.2.2 Kontrollera leverans okulärt Leveransens innehåll kontrollerad och behörigheter testade 1.2.3 Test av sökning och behörighet Leveransens är godkänd och driftsatt 1.2.4 Test av skapande av DIP? Kvittens på godkänd leverans

Validation phase på SSM Tester på RA Svårt att förstå varandra och vad som testades

Validationphase på SSM -Lärdomar Kommunikation är viktigt, vi hade kunnat validera mot schema på webben men hade inte förstått det eftersom schemat såg ut att vara inaktuellt En leveransöverenskommelse som tydliggjorde vad som skulle valideras hade underlättat, inte minst roller, ansvar etc.

Status på FGS:erna? FGS:erna är inte färdiga FGS arkivredovisning är ännu inte testad

Vad finns och vad finns inte i FGS:erna? FGS täcker inte administrativa processer inför överföring av information från informationssystem till e-arkiv, t.ex. i form av leveransöverenskommelse men det finns stöd i TRAC och PAIMAS t.ex.

Vad finns och vad finns inte i FGS:erna? Metadata för återsökning och uttag av information men det finns stöd för kraven i OAIS, TRAC, PAIMAS, och PREMIS (samt ISAD(G) och ISAAR(CPF) mfl.) Funktioner i ett e-arkiv, som funktioner för gallring och återsökning men det finns stöd för kraven i OAIS, TRAC, PAIMAS och PREMIS, ISAD och ISAAR m.fl.

Övningar Keepit simple! Målbilden Verkligheten

Övning Keepit simple! Mappningsblad Handbok SSM360 Specifikationer FGS Ärendekort Dokumentkort

Övning Keepit simple! Frågeställningar att resonera och diskutera kring: vad har varit enklast att genomföra och varför? hur blev resultatet, behövs något resursslag förstärkas, vilket/vilka i så fall? målbild vs verklighet, harmoniserar dessa, till vilken grad (pyramiden)?

Länkar TRAC https://www.crl.edu/sites/default/files/d6/attac hments/pages/trac_0.pdf PAIMAS http://public.ccsds.org/publications/archive/651 x0m1.pdf

Kontakt Carolina.Brandes@knowit.se bjorn@essolutions.se christopher.sather@ssm.se Mattias.Hammarlund@transportstyrelsen.se