Intern kontroll, Tekniska nämnden

Revisionsrapport Intern kontroll, Tekniska nämnden Bollnäs kommun Mars 2006 Ann Lissåker

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning...1 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...2 2. Metod...3 3. Redovisning av kontrollmål...3 3.1 Rutiner med koppling till den ekonomiska redovisningen...3 3.2 Tekniska nämndens kontrollplan...4 3.3 Uppdatering av nämndens kontrollplan...6 3.4 Återrapportering till nämnden...6 3.5 Vidtagna åtgärder, Hälsingefrakt...7 3.6 Förlängning av avtalet med Hälsingefrakt...8 3.7 Information till kommunledning och nämnd...8

Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av den tekniska nämndens interna kontroll av de ekonomiska rutinerna. Granskningen har utförts med utgångspunkt från följande frågeställningar: Har samtliga rutiner, med koppling till den ekonomiska redovisningen inom den tekniska förvaltningen, dokumenterats och bedömts utifrån ett riskperspektiv? Har tekniska nämndens kontrollplan en klar koppling till riskbedömningarna av rutinerna? Är rutinbeskrivningar, riskbedömningar och nämndens kontrollplan uppdaterad? Genomförs kontroller och sker återrapportering till nämnden kontinuerligt? Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av konstaterade felaktigheter i affären med Hälsingefrakt? Vilka överväganden gjordes i samband med förlängning av avtalet med Hälsingefrakt? Vilken information avseende affären med Hälsingefrakt har lämnats till kommunledning och nämnd och vad har denna information föranlett för åtgärder? I granskningen konstateras att rutinbeskrivningar saknas för två rutiner och att riskbedömningarna inte är fullständiga. Nämndens kontrollplan har uppdaterats för 2006 vilket är positivt. Däremot saknas en tydlig koppling mellan kontrollplan och gjord riskbedömning. Rutinbeskrivningar och riskbedömningar bör kontinuerligt uppdateras. Avrapportering till nämnden bör ske i enlighet med fastställd kontrollplan. Kommunen har under 2005 fått månatliga redovisningar från Hälsingefrakt över debiterade kunder. Sedan oktober 2005 registrerar kommunen själv samtliga debiteringar i sitt eget kundregister. Underhåll av kundregistret över kunder som beställt slamtömning är avgörande för möjligheterna att kunna följa upp hur mycket som debiterats och för att löpande kunna fakturera korrekt. Kommunen bör kunna kräva att Hälsingefrakt fullgör sin del av avtalet och sköter kundregistret korrekt. Eventuellt bör kommunen överväga att regelbundet ta stickprov på kundregistrets kvalitet. Eftersom kommunen, innan anmälan mot Hälsingefrakt, räknat med att förlänga avtalet med företaget hade inte nödvändiga underlag för en upphandling tagits fram när det gamla avtalet 1

löpte ut. Förutsättningarna för en ny upphandling var inte klara. Kommunen arbetar nu med en ny upphandling som ska gälla från och med 2007. Tekniske chefen har haft kontinuerlig kontakt i ärendet Hälsingefrakt med kommunalrådet och ekonomichefen. Tekniska nämndens presidium har informerats muntligen av tekniske chefen vid tre tillfällen. Med utgångspunkt från genomförd granskning gör vi följande sammanfattande bedömning: Nämnden bör säkerställa att arbetet med den interna kontrollen sker i enlighet med fastställt revisionsreglemente. Med en mer utvecklad intern kontroll borde felaktigheterna i rutinen för slamtömning tidigare ha upptäckts. Kommunens revisorer borde ha informerats i samband med att felaktigheter i mellanhavandet med Hälsingefrakt konstaterades. 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av den tekniska nämndens interna kontroll av de ekonomiska rutinerna. Revisionsreglemente finns antaget av kommunfullmäktige. I detta anges bl.a: Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i Kommunallagen 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger, att med utgångspunkt i den övergripande interna kontrollorganisationen, utforma en lokal organisation anpassad till respektive nämnd. Vidare måste regler och anvisningar för den interna kontrollen utformas. Dessa regler och anvisningar skall okumenteras. Varje år skall nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden bör väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighetsoch riskbedömning. Omfattningen av planen måste givetvis utgå från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen måste givetvis utgå från den verksamhetsomfattning som nämnden har och den bedömning som gjorts om risk och väsentlighet. 2

Den övergripande revisionsfrågan är, utifrån den valda metoden och granskningens omfattning, om nämndens interna kontroll av ekonomiska rutinerna är tillräcklig. 2. Metod Granskningen har genomförts genom granskning av aktuella reglementen, riktlinjer, ämndens kontrollplan och övriga berörda dokument inom nämnden. Frågor rörande handläggning och rutiner har följts upp genom intervjuer med tjänstemän inom förvaltningen. 3. Redovisning av kontrollmål Den övergripande revisionsfrågan har brutits ned i ett antal mer preciserade revisionsfrågor. Svaret på de olika revisionsfrågorna redovisas nedan. 3.1 Rutiner med koppling till den ekonomiska redovisningen Har samtliga rutiner, med koppling till den ekonomiska redovisningen inom den tekniska förvaltningen, dokumenterats och bedömts utifrån ett riskperspektiv? Följande rutiner har dokumenterats: 1. Statsbidrag 2. Upprustningsbidrag (statsbidragsberättigade vägar) 3. Upprustningsbidrag (ej statsbidragsberättigade vägar) 4. Vägbidrag egna vägar, vägföreningar 5. Vägbidrag egna vägar, vägföreningar (statsbidragsberättigade vägar) 6. Upphandling, direktupphandling 7. Upphandling entreprenader och konsulter under tröskelvärdena 8. Kundfakturering VA 9. Krav-VA 10. Kundfakturering, fjärrvärme 11. Miljörapport Energiteknik 12. Deklarationer (NOX), Energiteknik 13. Återsökning energiskatter, Energiteknik 14. Avtalshantering Bevakning av avtal 15. CFC-rapport, Energiteknik 3

Följande rutiner saknar riskbedömningar: 6. Upphandling, direktupphandling 10. Kundfakturering, fjärrvärme 14. Avtalshantering Bevakning av avtal För ett antal rutiner har risker identifierats, medan risknivå och konsekvenser inte har bedömts. Dessa rutiner är följande: 1. Statsbidrag 2. Upprustningsbidrag (statsbidragsberättigade vägar) 3. Upprustningsbidrag (ej statsbidragsberättigade vägar) 4. Vägbidrag egna vägar, vägföreningar 5. Vägbidrag egna vägar, vägföreningar (statsbidragsberättigade vägar) 8. Kundfakturering VA 9. Krav-VA För övriga dokumenterade rutiner finns riskbedömningar. Två rutiner, Tömning av slambrunnar och Elfakturor från Berg-Energi AB och FORTUM AB, har inte dokumenterats och saknar dokumenterad riskbedömning. Dessa rutiner finns med bland rutinerna i nämndens kontrollplan för 2006. Kommentarer För de två rutiner som saknar rutinbeskrivning bör sådan upprättas. För de rutiner som saknar eller har ofullständiga riskbedömningar bör kompletteringar ske och dokumenteras. 3.2 Tekniska nämndens kontrollplan Har tekniska nämndens kontrollplan en klar koppling till riskbedömningarna av rutinerna? Nämndens kontrollplan 2004 och 2005 innehåller följande kontrollmål: 4

Rutin Vägbidrag Miljörapport Återsökning av energiskatter Avtalshantering Upphandling Saneringsarbeten VAledningar Kontrollmål Kontrollera att uppgifter i ansökan stämmer Kontroll av att miljörapport har blivit insänd i rätt tid Kontroll av att skattedeklaration har blivit insänd i rätt tid Skapa rutin för avtalsbevakning Kontroll av att arbetsmiljöplan har upprättats Kontroll att inga obehöriga anslutningar finns på ledningsnätet Kontrollmålen i kontrollplanen har bedömts ha medelhög/hög risk och medföra kännbara/allvarliga konsekvenser. Till rutinen Vägbidrag saknas fullständig riskbedömning, varför kopplingen till kontrollplanen inte går att följa. Rutinen Avtalshantering saknar helt riskbedömning, varför kopplingen till kontrollplanen inte går att följa. Under rutinen Upphandling entreprenader och konsulter under tröskelvärdena har risken för Felaktig budget bedömts ha medelhög risk och konsekvenserna som kännbara. Detta kontrollmål ingår inte i kontrollplanen. Nämndens kontrollplan 2006 innehåller följande kontrollmål: Rutin Vägbidrag Slamtömning av enskilda brunnar El-fakturor från Bergen Energi AB och FORTUM AB Kontrollmål Kontrollera av att uppgifter i ansökan stämmer Kontroll av entreprenörens redovisning av utfört arbete samt av kundregister Kontroll av att rätt pris betalas för el och att inga orimligheter finns i fakturaunderlaget 5

Kundfakturering fjärrvärme Saneringsarbeten VA-ledningar Kontroll av att rätt energimängd faktureras kunderna Kontroll av att inga obehöriga anslutningar finns på ledningsnätet Tre av rutinerna i kontrollplanen saknar rutinbeskrivningar och riskbedömningar. Valet av kontrollmål för dessa rutiner grundar sig på kännedom om tidigare problem/risker. Kontrollmålen i kontrollplanen har bytts ut trots att ingen uppdatering skett av rutinbeskrivningar och riskbedömningar. Kommentarer Kontrollplanen bygger inte längre på gjorda riskbedömningar av rutiner. Valet av kontrollmål bör underbyggas med riskanalyser, det är annars risk att viktiga kontrollmål inte observeras. 3.3 Uppdatering av nämndens kontrollplan Är rutinbeskrivningar, riskbedömningar och nämndens kontrollplan uppdaterad? Nämndens kontrollplan fastställs årligen. Nämndens kontrollplan ser likadan ut 2004 och 2005. 2006 ingår nya rutiner och kontrollmål i planen. Ingen uppdatering har skett av rutiner och riskbedömningar. Trots detta har målen i kontollplanen bytts ut i 2006 års kontrollplan. Kommentarer Med anledning av utfallet av genomförda kontroller bör rutinerna utvecklas så att riskerna minskar. De förändrade rutinerna bör leda till omprövningar av riskbedömningar och till en utveckling av andra nya kontrollmål i kontrollplanen. 3.4 Återrapportering till nämnden Genomförs kontroller och sker återrapportering till nämnden kontinuerligt? Till fyra av de sex kontrollmålen i kontrollplanen 2005 har Rapporter för utförd kontroll 2005 redovisats. 6

Rapport har även redovisats för ett kontrollmål som inte finns med i kontrollplanen. För rutinen Kundfakturering fjärrvärme redovisas kontrollmålet Att rätt energimängd faktureras kunderna. Rapporterna har inte föranlett några åtgärder. Kommentarer Avrapportering till nämnden bör ske i enlighet med fastställd kontrollplan. 3.5 Vidtagna åtgärder, Hälsingefrakt Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av konstaterade felaktigheter i affären med Hälsingefrakt? Av dokumentet Redogörelse om arbetet med kontroll av slamavgifter, skrivet av Mikael Strandberg, teknisk chef, 2005-02-03 framgår att En polisanmälan är inlämnad av f.d VD för Hälsingefrakt. Tekniska förvaltningen har valt att inte polisanmäla ärendet, eftersom det ännu inte framkommit att felaktigheterna har skett med uppsåt. Dock utesluter vi inte att kontrollen av kundregistret kan visa annat. Enligt avtalet med Hälsingefrakt är kundregistret kommunens egendom, men ska underhållas av Hälsingefrakt. I samband med de granskningar som genomfördes efter anmälan av Hälsingefrakt konstaterades att kundregistret inte underhållits på ett sådant sätt att det går att följa vilka slamtömningar som genomförts. Kommunen har under 2005 fått månatliga redovisningar från Hälsingefrakt över debiterade kunder. Sedan oktober 2005 registrerar kommunen själv samtliga debiteringar i sitt eget kundregister. Av kundregistret framgår även hur ofta kunderna beställt slamtömning. På sikt ger den egna registreringen kommunen möjlighet att själva hitta kunder som inte redovisats. Kommunen har också erhållit sammanställningar över debiterade kunder under 2004 och 2005. Kommentarer Underhåll av kundregistret är avgörande för möjligheterna att kunna följa upp hur mycket som debiterats och för att löpande kunna fakturera korrekt. Kommunen bör kräva att Hälsingefrakt fullgör sin del av avtalet och sköter kundregistret korrekt. Eventuellt bör kommunen överväga att regelbundet ta stickprov på kundregistrets kvalitet. 7

3.6 Förlängning av avtalet med Hälsingefrakt Strax efter anmälan av Hälsingefrakt förlängde kommunen sitt avtal med företaget i enlighet med möjligheterna i det befintliga avtalet. Vilka överväganden gjordes i samband med förlängning av avtalet med Hälsingefrakt? Eftersom kommunen, innan anmälan mot Hälsingefrakt, räknat med att förlänga avtalet med företaget hade inte nödvändiga underlag för en upphandling tagits fram när det gamla avtalet löpte ut. Förutsättningarna för en ny upphandling var inte klara. Tiden visade sig vara för kort för en upphandlingsprocess när det gamla avtalet gick ut. Kommunen arbetar nu med en ny upphandling som ska gälla från och med 2007. Det är möjligt att häva avtalet vid brott. Enligt polisen har dock brott ännu inte bevisats. 3.7 Information till kommunledning och nämnd Vilken information avseende affären med Hälsingefrakt har lämnats till kommunledning och nämnd och vad har denna information föranlett för åtgärder? Tekniske chefen har haft kontinuerlig kontakt i ärendet med kommunalrådet och ekonomichefen. Många av skrivelserna och informationen från f.d VD:n för Hälsingefrakt har varit riktade till kommunalrådet. Tekniska nämndens presidium har informerats muntligen av tekniske chefen vid tre tillfällen. Däremot har ingen information till kommunens revisorer skett i samband med att felaktigheter i mellanhavandet med Hälsingefrakt konstaterades. Erhållna skrivelser och svar på skrivelserna är protokollförda. I samband med granskningen noterades bland annat följande dokument: Fakturaunderlag för tömningsavgifter från Hälsingefrakt AB, Ivar Björk, till Bollnäs kommun. 8

Bedrägeri av Hälsingefrakt AB, Ivar Björk, till Bollnäs kommun, 2004-11-03 Granskningsrapport, Slamhantering Bollnäs kommun, Enströms Revisionsbyrå, till Hälsingefrakt 2004-11-16 Ang avtal mellan Bollnäs kommun och Hälsingefrakt AB om slamhantering, Mats Sjödin, VD Hälsingefrakt, skrivelse till Tekniska förvaltningen, Mikael Strandberg 2007-11-16. Bedrägeri av Hälsingefrakt AB gentemot Bollnäs kommun, Ivar Björk, skrivelse till kommunstyrelsen 2005-01-30. Redogörelse om arbetet med kontroll av slamavgifter, Tekniska förvaltningen, Mikael Standberg, Teknisk chef, 2005-02-03. 9