SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats Folkets Hus, sammanträdesrum plan 4, Ludvika Dag och tid Måndagen den 27 maj 2013, kl 13.30 15.00 ande Maria Strömkvist, Ludvika kommun Mari Jonsson, Borlänge kommun Sofia Jarl, Gagnef kommun Mats Nilsson, Säter kommun Christina Haggren, Falun kommun, tjg ersättare Övriga Thomas Karlsson, upphandlingschef Mariana Hasselström, biträdande upphandlingschef Jan Lindeberg, utredare Underskrifter 15 21 Sekreterare Ordförande Justerande Jan Lindeberg Maria Strömkvist Sofia Jarl ANSLAG/BEVIS Protokollet från gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan den 27 maj 2013, 15 21 är justerat och tillkännagivet genom anslag Anslås under tiden. -. Protokollet förvaras på kanslienheten, stadshuset, Ludvika Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (8) 15 Budgetuppföljning april 2013 Upphandlingscenters uppföljning per den sista april och prognos för 2013 godkänns samt noteras till protokollet. Upphandlingscenter har tagit fram budgetuppföljning per den sista april 2013. Prognosen för årets slut är ett nollresultat. Budgetuppföljning -------------------------------------------------------- Bilaga 1
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (8) 16 Budget för år 2014 Gemensamma nämnden för upphandling bordlägger ärendet till nämndens nästa sammanträde i september 2013. Upphandlingscenter har tagit fram förslag till budget 2014. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan beslutade vid möte den 8 februari 2013 att överlämna förslaget till samverkande kommuner för samråd. Budgetsammandrag för 2014 ----------------------------------------- Bilaga 1 Gemensamma nämnden i september 2013 Upphandlingschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (8) 17 Internkontrollplan 2013 1. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner uppföljning av redovisade punkter gällande arbetsmiljöarbete och arkivhantering i tidigare fastställd internkontrollplan för upphandlingscenter 2013. 2. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan noterar till protokollet att centralt framtagande av en dokumenthanteringsplan avvaktas. Gemensamma nämnden antog vid sitt möte den 18 februari 2013 internkontrollplan för 2013. Punkten arbetsmiljöarbete och arkivhantering ska enligt planen följas upp per 1 maj 2013. Uppföljning av plan för internkontroll 2013 ------------------------ Bilaga 1 Upphandlingschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (8) 18 Yttrande över betänkandet Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan ställer sig bakom yttrande enligt förslag daterat den 30 april 2013. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan beslöt den 22 april 2013 att uppdra till upphandlingschefen att utarbeta ett förslag till yttrande över betänkandet Goda affärer - en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12). Utredningen har haft som mål att fokusera på den goda affären och att föreslå förenklingar i dagens regelverk. Upphandlingschefen har tagit fram förslag till yttrande över betänkandet. Av yttrandet, som är daterat den 30 april 2013, framgår bland annat följande: - Nämnden instämmer med utredningens bedömning att det är av vikt att man satsar på kompetensutveckling och forskning inom offentlig upphandling. Likaså är det av stor vikt att kompetensen höjs avseende relevanta kompetenskrav och att ha en god avtalsuppföljning. - Nämnden anser att elektronisk handel underlättar för både leverantörer och upphandlande myndigheter. Att arbeta med upphandlingssamverkan kan effektivisera upphandlingsverksamhet om det görs på rätt sätt. - Nämnden delar utredningens förslag om att införa EU-direktivens frivilliga regler om förhandlat förfarande i den svenska lagstiftningen. - Nämnden tillstyrker förslagen om höjda direktupphandlingsgränser. - Nämnden instämmer i utredningens förslag att koncentrera upphandlingsmål till ett färre antal domstolar. Likaså tillstyrker nämnden att direktupphandling ska tillåtas under pågående överprövning. - Nämnden anser, i likhet med utredningen, att det är viktigt att underlätta för upphandlande myndigheter att kunna ställa miljökrav, sociala krav och innovationsfrämjande krav. Det är också av stor vikt att små företag ges möjlighet till att delta i upphandlingar. - Nämnden instämmer i förslaget gällande ny upphandlingsstatistik. Nämnden vill dock betona att ny upphandlingsstatistik inte får bli allt för betungande för upphandlande myndigheter. Upphandlingschefen för handläggning
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (8) 19 Avgifter för bolag och förbund som deltar i upphandlingssamverkan Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan uppdrar till upphandlingscenters styrgrupp att arbeta fram ett förslag till avgifter för bolag och förbund som deltar i upphandlingssamverkan. Upphandlingscenter genomför ett antal ramavtalsupphandlingar varje år, och det finns intresse från kommunala bolag och kommunalförbund att delta i några av dessa upphandlingar, samt även i övrigt nyttja den kompetens som finns inom Upphandlingscenter. Avtal avses att tecknas med de bolag och förbund som är intresserade, och det finns ett behov av att fastställa vilka principer som ska gälla för ersättningen till Upphandlingscenter. Upphandlingschefen har tagit fram principer för ersättning att gälla där kommunala bolag och förbund nyttjar Upphandlingscenters tjänster. 1. För de bolag som är helägda av de i upphandlingssamverkan deltagandekommunerna gäller en årlig ersättning med 40 000 kronor per bolag för att delta i gemensamma ramavtalsupphandlingar och 750 kronor per timme för tjänster utöver detta (Beloppen avser 2013 års nivå). 2. För de förbund som är helägda av de i upphandlingssamverkan deltagande kommunerna gäller att avgiften beräknas utifrån verksamhetens andel av den kommunala verksamheten totalt, och att kommunens avgift reduceras med motsvarande summa, som kommunerna istället kompenserar respektive förbund med. 3. För övriga bolag och förbund beräknas avgiften i varje särskilt fall. 4. Upphandlingschef och biträdande upphandlingschef kan, om särskilda skäl föreligger, avtala om annan ersättning från fall till fall. 5. Avtal med bolag och förbund tecknas av upphandlingschef eller biträdande upphandlingschef och betraktas som verkställighet. Upphandlingschefen för handläggning
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (8) 20 Fråga om anslutning till upphandlingssamverkan mellan Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef och Säters kommuner 1. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan uppdrar till upphandlingschefen att ta fram en strategi för anslutning av nya medlemmar. 2. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan uppdrar till upphandlingschefen att besvara Hedemora kommuns frågor. Från Hedemora kommun har inkommit en skrivelse, daterad den 23 april 2013 med frågor om anslutning till upphandlingssamverkan mellan Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef och Säters kommuner. Hedemora önskar få svar på följande frågor: Vad skulle en upphandlingssamverkan innebära för Hedemora kommun? Vid vilken tidpunkt skulle Hedemora kunna anslutas? Till vilken kostnad skulle Hedemora få ansluta sig? Upphandlingschefen för handläggning
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (8) 21 Redovisning av delegationsbeslut Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av delegationsbesluten. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan har överlåtit beslutanderätt till tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Delegat: Upphandlingschef Ärende sdatum Diarienr Revisionstjänster till Falu 2013-04-18 UH-2013-45 kommuns helägda bolag. : UpphandlingsCenter meddelar att avtal kommer att tecknas med KPMG AB, Falun. Ärende sdatum Diarienr Överprövning av upphandling 2013-05-14 UH-2013-133 av lokalvård. : UpphandlingsCenter yttrar sig över överprövning till Förvaltningsrätten. Delegat: Biträdande upphandlingschef Ärende sdatum Diarienr Lokalvård Borlänge sjukhus, 2013-05-06 UH-2013-133 förskola och skolor i Borlänge : UpphandlingsCenter meddelar att avtal kommer att tecknas med ISS Facility Services AB; Karlskoga, Sodexo AB; Stockholm, Västmanlands Städ & Flytt-tjänst AB; Västerås Ärende sdatum Diarienr Gatsopningsmaskiner 2013-05-08 UH-2013-196 -leasing till Ludvika : UpphandlingsCenter meddelar att avtal kommer att tecknas med Brodd-son Aktiebolag, Motala.