TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Emad Soukiyh 2017-11-29 BUN 2017/1152 Tfn 0480-45 30 10 Barn- och ungdomsnämnden Nya gallringsfrister i barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna angivna nya gallringsfrister i barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan. Bakgrund Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Det är alltid myndigheten som beslutar om allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar får gallras, d.v.s. förstöras. Om nya gallringstider upptas eller om en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden för beslut. Vid årets revidering av dokumenthanteringsplanen har följande nya gallringsfrister angetts efter samråd med kommunarkivarie Magdalena Salomonsson. Handlingar Avvikelserapportering Time Care Pool (kopia) Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/sva år 1-3, sammanställning Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/sva år 1-3, provresultat på elevnivå Ansökan (intern) och beslut om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder Uppföljning (intern) av tilläggsbelopp/extraordinära insatser Sekretess och tystnadsplikt - information om tillämpligt lagrum Information gällande lån av skolans datorer Ersättning (skadestånd) vid skadegörelse Elevmåltider - ansökan om ersättning (kopia) Gallring Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, 391 29 KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Emad.Soukiyh@kalmar.se
BUN 2017/1152 2 (2) Riskbedömning av kemilaborationer Ansökan om deltagande matematik delux/engelska delux (kopia) Beslut om deltagande matematik delux/engelska delux (kopia) Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Mats Linde Förvaltningschef Emad Soukiyh Administrativ chef Bilagor: Dokumenthanteringsplan
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Barn- och ungdomsnämnden Kanslisekreterare/Systemförvaltare 2017-1 (7) Barn- och ungdomsförvaltningen - Central dokumenthanteringsplan Anvisningar Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Det är alltid myndigheten som beslutar om allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar får gallras, d.v.s. förstöras. Om nya gallringstider upptas eller om en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden för beslut. Barn- och ungdomsförvaltningens centrala dokumenthanteringsplan beskriver gallrings- och arkivregler för handlingar som hanteras på förvaltningskontoret. Gallrings- och arkivregler för handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt finns i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid registreras/diarieföras - det framgår inte alltid i dokumenthanteringsplanerna eftersom det är innehållet i handlingen som avgör om den måste registreras eller inte. Systematisk förvaring = t.ex. förvaring i alfabetisk ordning, kronologisk ordning, personnummerordning, klassordning, avdelningsordning, gruppordning, på server (edwise, ProCapita, PMO) Gallras vid inaktualitet innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov (att gallra betyder att förstöra). Gallras 1, 2, 3, 5 eller 10 år innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 2, 3, 5 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Bevaras innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid - informationen bevaras på enheten fem år efter det år informationen skapades och överlämnas härefter till kommunarkivet. Handlingar som diarieförs och skannas in i Public 360 förvaras tillsvidare både digitalt och i pappersformat. * Med avslutad skolgång menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola) Dokument- och ärendehantering
Innehåll 1 STYRNING OCH LEDNING... 3 1.1 Protokoll... 3 1.2 Styrdokument... 3 1.3 Presentation av verksamheten... 3 1.4 Fonder... 3 2 STÖDVERKSAMHET... 4 2.1 Ekonomi... 4 2.2 Personal... 4 2.4 Korrespondens... 4 2.5 Kontrakt och avtal... 4 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS... 4 4 Elevhälsa... 5 5 Övrigt... 6 2 (7)
1 STYRNING OCH LEDNING Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 3 (7) 1.1 Protokoll Anteckningar från chefsmöten X X X Ledningens genomgång, anteckningar och bilagor X X X 1.2 Styrdokument Utbildningspolitisk vision X X X X Verksamhetsuppdrag grundskola/förskola X X X X Uppföljning/utvärdering av vikt för verksamheten X X X X Uppföljning/utvärdering, övrigt X X Vid inakt Fortbildning/studiedagar - utvärdering X X X Fortbildningsmaterial, deltagarlistor X X 2 år 1.3 Presentation av verksamheten Skriften Kalla fakta X X X X Skriften Måluppfyllelse i fokus X X X X Skriften Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten 1.4 Fonder X X X X Villkor för fonder X X X Utdelning av fonder, beslut (förteckning över fördelning) X X X Utdelningar av fonder, underlag X X 2 år Räkenskaper angående fonder Redovisas av KL-kontorets ekonomienhet
2 STÖDVERKSAMHET Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 4 (7) 2.1 Ekonomi Bidrag till fristående skolor X X X X Debiteringslistor, barnomsorg X 10 år CD - teknikutvecklingen bevakas så att det går att få fram informationen under hela 10-årsperioden Lokalanpassning - behov av långsiktig lokalförändring X X Vid inakt Kvittenslistor X X 10 år Sista utgallringsår 2019 Statsbidrag, momsunderlag X X 2 år 2.2 Personal Avvikelserapportering Time Care Pool X X Vid inakt 2.4 Korrespondens E-post som bekräftats med originalhandling X Vid inakt Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande X Vid inakt Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte X Vid inakt Rutinkorrespondens, original X 2 år 2.5 Kontrakt och avtal Avtal föräldrakooperativ, original X X X X Avtal föräldrakooperativ, underlag X X 2 år 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS Förteckning över barn/elever som är skrivna i Kalmar kommun, men har sin omsorg/skolgång i annan kommun X X X
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Förteckning över barn/elever som har omsorg/undervisas i Kalmar kommun men tillhör annan kommun X X X Barn- och elevmätningar X X Vid inakt Ansökan om deltagande matematik delux/engelska delux X X Vid inakt Beslut om deltagande matematik delux/engelska delux X X Vid inakt Underlag till SCB-statistik: barn- och elevmätningar, räkenskapssammandrag 4 Elevhälsa X X Vid inakt Datajournal psykolog X PMO - Journalföring, psykologutlåtande, remisser etc. - material skannas in i programmet Testmaterial tillhörande datajournal psykolog X X X Skickas till kommunarkivet 1 år efter avslutad grundskola* Register över psykologjournaler X X X Ansökan (intern) och beslut om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder Uppföljning (intern) av tilläggsbelopp/extraordinära insatser Ansökan (extern) om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder samt i förekommande fall uppföljning av tilläggsbelopp/extraordinära insatser Beslut (extern) om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder X X Vid inakt X X Vid inakt X X X X X X X X Beslut om inskrivning och utskrivning vid särskola X X X X 5 (7)
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Beslut om att gå över till grundskola från särskola X X X X 5 Övrigt Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, original X X X X Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, underlag X X 10 år Verksamhetsberättelse enskild verksamhet X X X Beslut efter tillsyn av enskild verksamhet inom förskola X X X X Planärenden för fysisk planering X X Vid inakt Beställning av behörighet av system vid nyanställning X X Vid inakt Behörighetsregistrering ProCapita X X 5 år Användaruppgifter - G Suite X X Vid inakt Pedagogiska dokument i G Suite Gallras 90 dagar efter avslutad anställning Barnschema, grupplacering elev och aktivitet personal X X Vid inakt ProCapita - Hantering av ev. blanketter framgår i den lokala dokumenthanteringsplanen Inkomna anmälningar till huvudmannen om kränkande behandlingar på enheterna X X Vid inakt Tilldelning av arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter från förvaltningschef till rektor/förskolechef X X Vid inakt Förvaltningskontorets kundenkät X X 5 år Rapport om tillbud X X Vid inakt Ansökan om utvecklingslärare X X X Observationsrapport (utvecklingslärare) X X X Slutrapport/uppdrag (utvecklingslärare) X X X 6 (7)
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Ansökan om uppdrag av jämställdhets-/mångfaldsutvecklare X X X Kontroll av lagefterlevnad, kopia X X 1 år Synpunkter/beslut om åtgärder X X 2 år Journalblad för farligt avfall X X 5 år Sammanställning av miljövärden X X 2 år 7 (7)
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Barn- och ungdomsnämnden Kanslisekreterare/Systemförvaltare 2017-1 (16) Barn- och ungdomsförvaltningen - Lokal dokumenthanteringsplan Anvisningar Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Det är alltid myndigheten som beslutar om allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar får gallras, d.v.s. förstöras. Om nya gallringstider upptas eller om en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden för beslut. Barn- och ungdomsförvaltningens lokala dokumenthanteringsplan beskriver gallrings- och arkivregler för handlingar som hanteras inom förskola, förskoleklass, grundskola, fritidshem och grundsärskola. Gallrings- och arkivregler för handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt finns i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid registreras/diarieföras - det framgår inte alltid i dokumenthanteringsplanerna eftersom det är innehållet i handlingen som avgör om den måste registreras eller inte. Systematisk förvaring = t.ex. förvaring i kronologisk ordning (t.ex. januari-december där januari är placerat överst), personnummerordning (t.ex. 950101-961231 där 950101 är placerat överst), alfabetisk ordning, klassordning, avdelningsordning, gruppordning, på server (edwise, ProCapita, PMO). Gallras vid inaktualitet innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov (att gallra betyder att förstöra). Gallras 1, 2, 3, 5 eller 10 år innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 2, 3, 5 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Bevaras innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid - informationen bevaras på enheten fem år efter det år informationen skapades och överlämnas härefter till kommunarkivet. Handlingar som diarieförs och skannas in i Public 360 förvaras tillsvidare både digitalt och i pappersformat. Bevaras X 1 innebär gällande: - Elevmapp - överlämnas till kommunarkivet 1 år efter avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet. Handlingarna innehåller sekretesskyddade uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap, 2 avseende förskoleklass, grundskola, grundsärskola eller enligt 23 kap, 5 avseende fritidshem. - Barnmapp - överlämnas till kommunarkivet 2 år efter avslutad förskola. Handlingarna innehåller sekretesskyddade uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap, 1. Handlingar som tillhör barnmapp/elevmapp ska förvaras både digitalt (diariet) och i pappersformat (personnummerordning). * Med avslutad skolgång menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola) Dokument- och ärendehantering
2 (16) Innehåll 1 STYRNING OCH LEDNING... 3 1.1 Protokoll... 3 1.2 Styrdokument... 3 1.3 Presentation av verksamheten... 3 2 STÖDVERKSAMHET... 4 2.1 Ekonomi... 4 2.2 Personal... 4 2.3 Korrespondens... 4 2.4 Kontrakt/avtal... 5 2.5 Upphandling/inköp... 5 2.6 Skolskjuts... 5 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS... 5 3.1 Elevregistrering... 5 3.2 Betygsdokumentation... 6 3.3 Nationella prov/testmaterial... 7 3.4 Individuell utvecklingsplan... 8 3.5 Särskola... 8 3.6 Barnomsorg... 8 3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids... 9 4 ELEVHÄLSA... 11 4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser... 11 4.2 Elevhälsans medicinska insats - EMI... 14 5 ÖVRIGT... 15
1 STYRNING OCH LEDNING Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 3 (16) 1.1 Protokoll Protokoll/minnesanteckningar angående pedagogiska frågor och elevvård, t.ex. elevhälsateam, arbetsenhetskonferenser Bilagor till elevhälsateamens protokoll innehållande sekretessuppgifter Protokoll/minnesanteckningar från brukarråd, elevråd, föräldraråd, arbetsplatsträff, kostråd eller motsvarande X X X X X X X 1 Elevmapp X X X Delegationsbeslut, kopia X X Vid inakt Original barn- och ungdomsförvaltningen 1.2 Styrdokument Organisationsplan för förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola Likabehandlingsplan/plan mot diskriminering och kränkande behandling X X X X X X X Lokala timplaner X X X Lokala kursplaner X X X Lokalt utvecklingsarbete, original, kopplat till stöd från myndighet eller EU Program för fortbildnings- och studiedagar X X X 1.3 Presentation av verksamheten X X X T.ex. protokoll, minnesanteckningar, rapporter, annan dokumentation Statistik SCB, Skolverket X X 2 år Interntidningar X X X Egenproducerat informationsmaterial, läromedel X X X X
2 STÖDVERKSAMHET Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 4 (16) 2.1 Ekonomi Kvittenslistor X X 10 år Sista utgallringsår 2019 Bokföringsorder, kopior X X 2 år Matkuponger X X 10 år Sista utgallringsår 2020 Lunchlista, personal X X 2 år Förteckning över fördelning av premier och stipendier X X X 2.2 Personal Utdrag från belastningsregistret vid anställning Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde På anställningsbeslutet (fältet Anteckningar ) noteras datum för uppvisande Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. VFU-samordnarna noterar datum för uppvisande Avvikelserapportering Time Care Pool (kopia) X X Vid inakt Original till HR-specialist Analyslistor X X Vid inakt Lärarlegitimation/förskollärarlegitimation Kopia till KL-kontorets personalenhet 2.3 Korrespondens Protokollskopior, protokollsutdrag och annat arbetseller informationsmaterial av tillfällig betydelse (t.ex. veckobrev, månadsbrev) X X Vid inakt
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning E-post som bekräftats med originalhandling X Vid inakt Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande X Vid inakt Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte X Vid inakt Rutinskrivelser X X Vid inakt 2.4 Kontrakt/avtal Avtal interkommunala ersättningar X X X X 2.5 Upphandling/inköp Förteckning över inköpta läromedel X X X 2.6 Skolskjuts Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende, val av annan skola, val av fristående skola, elev med funktionsnedsättning, trafikförhållanden längs skolväg samt uppdragskontrakt om skolskjuts genom så kallad självskjutsning Rekvisitioner av terminskort och skolbiljetter samt betalkort 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS X X X X X X 2 år 5 (16) 3.1 Elevregistrering Elevkort X X X Utdrag ur datorn för åk 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun eller fristående skola görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat Klasslistor (även förskoleklass) med elevhändelser (inoch utflyttningar) X X X Listor med namn och personnummer
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Klasschema X X X Slutligt för varje läsår Anmälan om in- och utflyttning X X X Gallras efter avslutad skolgång* Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska X X X X 1 Elevmapp Övriga listor X X Vid inakt Skolkataloger X X X 1 ex bevaras på utgivande skola Fotokataloger X X X Frånvarorapporter X X X - Gallras efter avslutad skolgång* - Sparas i edwise Förteckning över barn i fritidshem (en lista för augusti och en för januari) X X X Anmälan/avanmälan till modersmålsundervisning X X X Gallras efter avslutad skolgång* Elevförteckning, modersmålsundervisning och studiehandledning Elevförteckning svenska som andraspråk X X X X X X Slutligt exemplar bevaras Uppgifter om elever på sjukhus X X X Särskild undervisning på sjukhus (central skolresurs) - sekretess 3.2 Betygsdokumentation Betygskataloger, elever X X X Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas till betygskatalogerna Betygskopior X X X Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning X X X Bifogas slutbetygskopian Prövningsliggare, särskild prövning X X X Betyg efter prövning, kopia X X X Kopia på det nya betyget läggs tillsammans med elevens slutbetyg år 9 6 (16)
3.3 Nationella prov/testmaterial Elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk (samtliga delar) Elevlösningar i övriga ämnen (förutom svenska och svenska som andraspråk) Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov i övriga ämnen (förutom svenska och svenska som andraspråk) Testmaterial för att följa barns/elevers språk-, läs- och skrivutveckling Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 7 (16) X X X - Tillsammans med oanvänt provhäfte - Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet X X X - Gallras 5 år efter provens genomförande - Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet X X X X X X Gallras 5 år efter provens genomförande Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/sva år 1-3, sammanställning Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/sva år 1-3, provresultat på elevnivå X X X X 1 - Elevmappen skickas till kommunarkivet 1 år efter avslutad skolgång* - Endast testmaterial för elever där åtgärdsprogram upprättats bevaras i elevmappen. Testmaterial för övriga elever gallras vid inaktualitet. Elevlösningar från skriftliga tester och prov X X Vid inakt Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut X X Vid inakt Finns i edwise X X 2 år
3.4 Individuell utvecklingsplan Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Individuell utvecklingsplan (IUP) - förskola X X X Gallras 10 år efter avslutad förskola - sista gallringsår 2020 Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen och extra anpassningar - skola X X X IUP fr o m år 2009 upprättas i edwise - skrivs ut på papper när eleven slutat årskurs 5 Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen - förskoleklass X X X Pappersformat 3.5 Särskola Social bedömning inför mottagande i grundsärskolan alternativt gymnasiesärskolan X X X X 1 Elevmapp Beslut om utredning för mottagande i grundsärskolan X X X X 1 Elevmapp Beslut om inskrivning och utskrivning vid särskola X X X X 1 Elevmapp Handlingar från chef central elevhälsa Beslut om skolplacering, klassplacering och ämnesområden/ämnen för elev mottagen i grundsärskolan X X X X 1 Elevmapp Skriftliga omdömen X X X Vid överlämnande av journaler och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen Intyg om genomgången utbildning X X X Övriga handlingar, särskolan Se grundskolan 3.6 Barnomsorg Utvecklingssamtal Sparas i edwise 10 år efter att barnet har slutat i verksamheten Förteckning över barn i förskola och pedagogisk omsorg (en lista för augusti och en för januari) X X X 8 (16)
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Placeringsavtal/placeringserbjudande X X 3 år Gallras 3 år efter avslutad förskola/ skolbarnsomsorg Barnschema X X 3 år Inkommet barnschema via webben sparas i ProCapita Inkomstuppgift X X 3 år Gallras 3 år efter ankomstdatum Inkommen inkomstuppgift via webben sparas i ProCapita Närvarolista X X 1 år Gallras 1 år efter inaktualitet Uppsägning av plats X X 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben sparas i ProCapita Ansökan om placering X X 1 år - Gallras 1 år efter inaktualitet - Inkommen ansökan om placering via webben sparas i ProCapita Uppgifter om nyanlänt barn med annat modersmål än svenska X X X X 1 Barnmapp Anmälan till modersmålsstöd i förskolan X X X Ansökan om att få betala med autogiro X X Vid inakt Ansökan och beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift för person som har ekonomiskt bistånd X X X X 1 Barnmapp/elevmapp Beslut gällande placering och vistelsetid i fritidshem X X X X 1 Elevmapp Prövning av beslut gällande vistelsetid i fritidshem X X X X 1 Elevmapp 3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids Anmälan till socialnämnden om att barn far illa X X X X 1 Barnmapp/elevmapp Individuella övergångsdokument Sparas i edwise 10 år efter barnet/eleven slutat i verksamheten Verksamhetsöverlämning från förskola till förskoleklass X X Vid inakt Förteckning över möjliga tillval X X X 9 (16)
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Handlingar angående språkval och elevens val X X X Noteras på elevbilden och sparas på elevkortet Valblankett språkval/elevens val X X Vid inakt Handlingar rörande studieresor, skolresor, lägerskolor X X X Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter, konserteller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter X X Vid inakt Handlingar angående samverkan skola-arbetsliv X X X Barn- och elevinformation (anhörigblankett) X X Vid inakt Förberedelse inför och minnesanteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande X X Vid inakt Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m m dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Ledighetsansökan från elev X X X Gallras efter avslutad skolgång* Lärarschema X X 3 år Meddelanden till föräldrar X X Vid inakt Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning X X X Övriga gallras vid inaktualitet Föräldraenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning X X X Övriga gallras vid inaktualitet Beslut avseende specialkost X X Vid inakt Intyg avseende specialkost X X Vid inakt Egenvård i förskola/skola X X X X 1 Originalet förvaras i barn/elevmapp Kopia till ansvarig personal Kopia till vårdnadshavare Anmälan av barn- och elevskada, olycksfall samt tillbud - barn i förskolan X X X 10 (16)
4 ELEVHÄLSA Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning 11 (16) 4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser Barnmapp förskola X X X X 1 - Sekretess (se anvisningar sid 1) - = personnummerordning - Handlingarna lämnas till kommunarkivet 2 år efter avslutad förskola Elevmapp skola (skolbarnsomsorg, förskoleklass och grundskola) Förskolechefs/rektors utredning och beslut om särskilt stöd X X X X 1 - Sekretess (se anvisningar sid 1) - = personnummerordning - Handlingarna lämnas till kommunarkivet 1 år efter avslutad skolgång* X X X X 1 Barnmapp/elevmapp Särskilt stöd - förskola - handlingsplan X X X X 1 Barnmapp Utredning av en elevs behov av särskilt stöd (pedagogisk kartläggning - skola), inklusive: - Beslut om åtgärdsprogram för en elev som behöver särskilt stöd - Beslut om att inte utarbeta ett åtgärdsprogram - Beslut om att avsluta åtgärdsprogram X X X X 1 Elevmapp Pedagogisk kartläggning - förskola X X X X 1 Barnmapp Sjukintyg (elev) från annan vårdgivare X X X X 1 Elevmapp Anmälan till huvudmannen om diskriminering/trakasserier/kränkande behandling Utredning och åtgärder vid direkt eller indirekt diskriminering/trakasserier/sexuella trakasserier och annan kränkande behandling X X X X 1 Barnmapp/elevmapp X X X X 1 Barnmapp/elevmapp Beslut om anpassad studiegång X X X X 1 Elevmapp
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Beslut om prioriterad timplan X X X X 1 Elevmapp Överlämning av information till gymnasieskola X X X X 1 Elevmapp Pedagogisk överlämning till gymnasiet X X X X 1 Elevmapp Blankett för tillåtelse att lämna information/samtycke till undantag från sekretess vid övergång till annan myndighet 12 (16) X X X X 1 - Barnmapp/elevmapp - Avser medgivande av vårdnadshavare vid överflyttning av barnmapp/elevmapp till annan myndighet Beslut om att elev helt eller delvis avstår nationellt prov X X X X 1 Elevmapp Beslut om anpassning för elev på nationellt prov X X X X 1 Elevmapp Tillfällig omplacering inom skolenheten X X X X 1 Elevmapp Tillfällig placering vid annan skolenhet X X X X 1 Elevmapp Avstängning från undervisning X X X X 1 Elevmapp Ansökan till Esplanadskolan X X X X 1 Elevmapp Ansökan Funkaboskolans L eller M-klass X X X X 1 Elevmapp Ansökan om deltagande matematik delux/engelska delux X X X X 1 Elevmapp Beslut om deltagande matematik delux/engelska delux X X X X 1 Elevmapp Särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning X X X X 1 Elevmapp Överlåtelse av anordnande av särskild undervisning X X X X 1 Elevmapp Beslut om svenska som andraspråk X X X X 1 Elevmapp Beslut om studiehandledning på modersmålet X X X X 1 Elevmapp Utvisning ur undervisningslokal X X X X 1 Elevmapp Omhändertagande av föremål X X X X 1 Elevmapp Kvarsittning X X X X 1 Elevmapp Skriftlig varning X X X X 1 Elevmapp
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Befrielse från obligatoriska inslag i undervisningen X X X X 1 Elevmapp Begäran om uppskjuten skolplikt X X X X 1 Elevmapp Rätt att börja i grundskola/grundsärskola året innan skolplikt inträder Rätt att slutföra utbildningen trots att skolplikten upphört X X X X 1 Elevmapp X X X X 1 Elevmapp Senare upphörande av skolplikten X X X X 1 Elevmapp Uppflyttning - beslut X X X X 1 Elevmapp Uppdrag till psykolog på barn- och ungdomsförvaltningen Pedagogisk utredning av läs- och skrivsvårigheter/dyslexi X X X X 1 Barnmapp/elevmapp X X X X 1 Barnmapp/elevmapp Skolsocial kartläggning X X X X 1 Elevmapp Ansökan till VITS-teamet X X X X 1 Elevmapp Uppdrag till specialpedagog med särskilt uppdrag X X Vid inakt Psykosocial enkät elever, ex trivselenkät X Gallras efter genomförd sammanställning Sammanställning psykosocial enkät elever, ex trivselenkät X X X Hörselgrupp - ex verksamhetsplan, elevkataloger, schema En dag i Hörselgruppen, sammanställning av hörselaktiviteter, sammanställning av elevernas utvärderingar X X X Hörselgrupp - ansökan om medel inklusive redovisning X X X X Ansökan inklusive beslut om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder X X Vid inakt Uppföljning av tilläggsbelopp/extraordinära insatser X X Vid inakt 13 (16)
4.2 Elevhälsans medicinska insats - EMI Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Barnhälsovårdsjournal (BHV) X X Lån från Landstinget - återlämnas efter avslutad skolgång* eller om elev flyttar till annan kommun Skolhälsovårdsjournal (papper) X X X Sekretess - Handlingarna lämnas till kommunarkivet 2 år efter avslutad skolgång* - Elever som slutar före sin årgång levereras tillsammans med övriga från sin årgång Skolhälsovårdsjournal (digital) - uppdrag/remiss - remissvar - övriga provsvar - hälsodeklaration (av elev) - egenutfärdade frisk/sjukintyg, hälsodeklarationer med underlag - korrespondens med elev/vårdnadshavare - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare - vaccinationsmedgivande - anmälan av barn- och elevskada, olycksfall samt tillbud - elev - medgivande att lämna ut journaluppgift till annan Lokal metodbok i verksamhetsledningssystemet X Vid inakt 14 (16) X X Sekretess Om en pappershandling finns digitalt i skolhälsovårdsjournalen kan pappershandlingen gallras efter kontroll - pappershandlingar som inte finns digitalt bevaras Avvikelserapport avseende elever X X X Hanteras av skolläkaren - skickas till kommunarkivet 1 år efter avslutad grundskola* Avvikelserapport (ej elever) X X Vid inakt Hanteras av skolläkaren Anmälan enligt Lex Maria X X X Skolläkare avgör Granskningsprotokoll journallogg X X 10 år
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Mötesanteckningar X X 1 år 5 ÖVRIGT Förteckning över KRIS-grupp X X Vid inakt Handlingar rörande samtycken enligt PuL X X Vid inakt För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Sekretess och tystnadsplikt - information om tillämpligt lagrum X X Vid inakt Användaruppgifter - G Suite X X Vid inakt Information gällande lån av skolans datorer X X Vid inakt Ersättning (skadestånd) vid skadegörelse X X Vid inakt Original till vårdnadshavare Kopia till skolan och ekonomi- och lönecenter Pedagogiska dokument i G Suite X Gallras 90 dagar efter avslutad anställning/skolgång Polisanmälan - brott på skolan X X X X Rapport om inbrott/skada X X 3 år Elevmåltider - ansökan om ersättning (kopia) X X Vid inakt Synpunkter/beslut om åtgärder utifrån genomförd internrevision X X 2 år Kontroll av lagefterlevnad X X 2 år Insamling av miljövärden, kopia X X 2 år Journalblad för farligt avfall X X 5 år Bokföring av kemikalieinköp X X Vid inakt Gallras efter sammanställning Kemikalieförteckning X X 5 år 15 (16)
Diariekod Systematisk Bevaras Gallras Anmärkning Säkerhetsföreskrifter för laborationer på högstadiet X X Vid inakt Checklista - egenkontroll enligt miljöbalken Del 1 - förskolechef/rektor Del 2 - verksamhetsnivå X X 5 år Rapport - brister i trä- och metallslöjdsal X X Vid inakt Riskbedömning - trä- och metallslöjd X X Vid inakt Riskbedömning av kemilaborationer X X Vid inakt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter som rör arbetsmiljön från förskolechef/rektor - till annan arbetstagare - i skolans NO-sal - i skolans trä- och metallslöjdsal X X Vid inakt 16 (16)