Konferens FAI 2017 Dokumenthanteringssystem i Alfresco
Vilka är vi? Lisa Hammar: IT-arkivarie, arbetar på enheten IT - arkitektur och säkerhet Systemförvaltare för edocs DM, vårt gamla verktyg för gemensam dokumenthantering Projektledare för delprojektet central dokumenthantering, som senare blev införandeprojekt Alfresco lisa.hammar@smhi.se Åsa Magnusson: Chef för administrativt verksamhetsstöd på SMHI Initiativtagare och beställare till införandet av Alfresco Projektledare för 2 av delprojekten i vår förstudie Har varit systemägare för befintliga system för dokumenthantering, diarium och earkiv. asa.magnusson@smhi.se 2
Agenda Kort om SMHI Bakgrund Förstudie Införande Arbete Utmaningar och bra tips 3
Om SMHI Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut En expertmyndighet under Miljö- och energidepartementet Våra expertområden vetenskapliga discipliner - är: meteorologi hydrologi oceanografi klimatologi Ca 650 anställda Vi ska vara din hjälp i små och stora beslut! 4
Bakgrund 5
Det var en gång... Det började med att vi behövde byta ut vår dokumenthantering + att vi som myndighet har krav på att införa earkiv. Vi gjorde inventering av vilka verktyg som fanns Vi satte upp en enkel kravlista och utvärderade mot kraven genom att läsa dokumentation på nätet och ställa frågor Vi tog fram en prisuppskattning Det verktyg som verkade mest lovande var Alfresco. Vissa av de andra verktygen hade inte stöd för Linux, mobil användning, koppling till Kontorsstöd i molnet eller var mycket dyra. Vad är Alfresco? En Open source-baserad samarbetsplattform som kan användas för dokumenthantering och informationspublicering. Vi skulle besluta om hur vi skulle gå vidare...då upptäckte vi att det fanns ett mycket större behov och att vi behövde ta ett större grepp om hela kontorsstödet. 6 ÅM
Bakgrund 7 ÅM
Helhetslösning Vi behövde hitta flera lösningar som kunde samspela på ett bra sätt: Sök Dokumenthantering, diarium och earkiv Kontorsstöd (mail, Officepaket, projektyta etc.) Utmaningar: Blandad klientmiljö: 20% Linuxanvändare och 80% Windowsanvändare Skydd för känslig information Skapa engagemang på hela SMHI 8 ÅM
Förstudie 9
Förstudie med 4 projekt 10 ÅM
Vilka verktyg skulle vi gå vidare med? Dokumenthantering, diarium och earkiv För detta område hade vi redan tittat på Alfresco, så det kändes naturligt att fortsätta på det spåret. Här behövde vi inte upphandla något system eftersom vi använde community-versionen (Open source), Vi upphandlade konsultstöd för Alfresco 11
Förstudiens mål Lösningsförslaget lever upp till de krav som SMHIs medarbetare, arkivfunktion och administratörer har på ett verktyg för dokumenthantering, diarium och e-arkiv så att arbete kan ske på ett effektivt sätt. Minska risker vid ett eventuellt införande Vi får kunskap om vilka resurser och åtgärder som krävs om vi går vidare med ett införande Vi får en gemensam syn på hur den slutliga lösningen i sin helhet ska se ut och kan arbeta mot en gemensam målbild vid ett införande 12
Förstudiens leverabler 1. Pilotmiljö för Alfresco dokumenthantering uppsatt 1. Pilotmiljö för Alfresco e-arkiv och diarium uppsatt 1. Pilotstudie genomförd med representanter från hela SMHI 1. Utvärdering av verktyget 1. Utvärderingsrapport om hur funktionalitet lever upp till SMHIs krav 1. Dokumenterad översiktlig lösningsdesign 1. Översiktlig plan för införande framtagen 1. Utvärderingsrapport angående om Alfresco kan användas för att skapa ett bildarkiv 13
Resultat Vi utvärderade följande: Att lagra och hantera dokument i en gemensam yta Diarium Ärendeflöden Filhantering, delning, behörigheter Projektverktyg Att vara på resa Distansarbete Att samarbeta med externa och interna parter Migrering av information Administration Alfresco för dokumenthantering skulle fungera för SMHI. Verktyget och dess funktionalitet gör att vi når upp till de mål som är uppsatta. Alfrescos funktioner fungerar också tekniskt så tillfredsställande att verktyget skulle kunna användas som ett diariehanteringssystem. Däremot behöver vi arbeta mer med gränssnittet 14 LH
GD tog följande beslut GD beslutar om ett stegvis införande av Enterprise-sök, dokumenthantering och kontorsstöd med målet att SMHI ska få en modern, användarnyttig och kostnadseffektiv digital arbetsplats med stort fokus på stöd för samarbete, kommunikation och att dela information oavsett intern eller extern kontorsmiljö. GD beslutar också att påbörja införande av dokumenthantering under hösten 2016 med en lösning som öppnar för framtida implementering av diarium och e-arkiv för administrativ information. SMHI eftersträvar open-source-lösningar och vill därför inrikta den framtida dokumenthanteringen på en open-source-programvara som fungerar oberoende av operativsystem, och åtminstone stödjer både Microsoft och Google som kontorsstödsmiljö. 15 ÅM
Införande 16
Att införa Alfresco Arbetet med att införa Alfresco dokumenthantering påbörjades i oktober 2016 En tidsplan för införande tog fram redan i förstudien Alfresco dokumenthantering LH 17
Införandeprojektets mål Vi ska införa ett verktyg för dokumenthantering som ger: ett bra stöd för samarbete och kommunikation oberoende av operativsystem möjlighet att dela information oavsett intern eller extern kontorsmiljö ökad kunskap om SMHIs riktlinjer för hantering av administrativ information en smidig och kostnadseffektiv förvaltning 18
Vad ska vi leverera? Grundläggande riktlinjer och struktur för dokumenthantering Utveckling enligt SMHIs kravställning Systemet driftsatt i test och information testmigrerad Systemet testat i testmiljö av en pilotgrupp Systemet driftsatt i produktion och information migrerad och verifierad Integration med intranätet Användare utbildade i systemet och om riktlinjerna. Användardokumentation framtagen Gamla dokumenthanteringssystemet avvecklat Migrering och avveckling av gammal mediabank Alfresco dokumenthantering LH 19
Ekonomi - Vad är det som kostar? Open source Community edition - inga licenskostnader Externa kostnader: Konsulttid för utveckling och konfiguration av plattformen Projektledning hos konsult Eventuella tilläggsprogramvaror Interna kostnader resurser: Projektledning Hantering av infrastruktur/teknik och själva applikationen Utbildning av användare Interna kostnader hårdvara: Servrar 20 ÅM
Arbete 21
Att införa Alfresco Arbetet bedrivs i ett projektteam Teamet arbetar i sprintar, utformade efter projektets leverabler och tidsplan Sprintarna omfattar 4 veckor, innehållet formas av teamet tillsammans Innehållet i sprintarna skapas efter vår backlog Vi har konsulter i Stockholm och Göteborg. En gång i veckan har vi avstämningsmöten, stå upp, där även konsulterna deltar Styrning Projektrapportering - projektrapport Kommunikation Styrgrupp Programstyrgrupp Alfresco dokumenthantering LH 22
Piloter För att göra utvärderingarna använde vi oss av en stor pilotgrupp: 40-50st från hela SMHI, olika verksamheter och olika roller Genom att använda piloter med många olika roller fick vi en bra inblick i om verktygen fungerar på hela SMHI Eftersom de var en pilotgrupp kunde de testa att samarbeta på ett bra och effektivt sätt Genom att ha mer eller mindre datorvana piloter får man redan i förstudien en uppfattning om hur mycket tid projektet kommer att behöva lägga på utbildning av användarna 23 LH
Var befinner vi oss nu Systemet är testat i en testmiljö av en pilotogrupp, piloterna har fått en grundutbildning. Utvärderade testresultat gav fortsatt införande Information testmigrerad Äldre dokumenthantering är städad inför slutgiltig migrering 500 användare har fått grundutbildning i verktyget Beställda samarbetsytor är testade Miljöerna är uppdaterade och testade Arbete med prestandatester pågår Upphandling av nytt avtal Alfresco dokumenthantering LH 24
Utmaningar och bra tips 25
Utmaningar och erfarenheter Att hitta en styrmodell som gör att alla får vara med samtidigt som det inte ska bli för tung administration Upphandlingsfrågor Hela verksamheten måste känna att de får vara med och att de har tillräckligt med information Måste ta hand om oro i organisationen på ett bra sätt - projektet har levt med verktyget i 3 år Våga tro på projektets förmåga att genomföra saker (utbildning osv) 26 LH
Tips Tidsplan att planera arbetet efter viktigt Arbeta i nära dialog med konsult för att eliminera missförstånd Man lär sig mer på workshop tillsammans med konsult/pilot än att testa på egen hand, att lägga extra timmar på detta är värt kostnaden Planera kommunikationen noga (kommunikationsmöten) Se till att teamet har en bra uppfattning av leverabler och tidsplan Informera, informera, informera Fråga leverantörer om vad deras APIer innehåller - kan ge enkla integrationslösningar som tillför nytta till liten kostnad Många projekt gör att det blir extra viktigt med samordning (projektavstämningar) 27 LH
Frågor? 28