SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-06-19 20 (31) Ks 259 Medborgarförslag om gång- och cykelbana under vägen vid rondellen Breviksvägen/ Folkparksvägen förslag till svar Dnr 2017/338-109 En boende i Västervik har i skrivelse 6 oktober 2017 lämnat ett medborgarförslag om gång- och cykelbana under vägen vid rondellen Breviksvägen/Folkparksvägen. Förslagsställaren skriver att det är mycket trafik vissa tider, speciellt på sommaren, och att det inte känns helt säkert att gå eller cykla över vägen vid rondellen. Kommunfullmäktige beslutade 2017-11-27, 286 att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 8 juni 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att en gång- och cykeltunnel under infartsvägen medför omfattande åtgärder i stora delar av området kring cirkulationsplatsen eftersom kravet på tillgänglighet måste tillgodoses, framförallt med avseende på lutningar. De åtgärder som krävs innebär höga kostnader och det finns idag alternativa vägar för gång- och cykeltrafik att passera infartsvägen. Förvaltningen menar att nyttan inte står i proportion till kostnaden. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 8 juni 2018 avslå medborgarförslaget om en gång- och cykelbana under vägen vid rondellen Breviksvägen/Folkparksvägen, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Justerandes sign Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 8 juni 2018 Medborgarförslag 6 oktober 2017 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunfullmäktige Anna Karlsson, enheten för samhällsbyggnad Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 13 (37) Ks 279 Personalredovisning 2017 Dnr 2018/236-025 En redovisning av kommunens personalsituation 2017 har tagits fram. I redovisningen finns statistik och beskrivningar av bl.a. antal medarbetare, åldersfördelning, jämställdhet, chefs- och ledarskap, lön och arbetstid samt frisknärvaro och sjukfrånvaro. Materialet är tänkt att ge förtroendevalda, förvaltnings- och bolagsledningar underlag för att följa utvecklingen och för planering av strategiskt viktiga åtgärder inom personal- och kompetensförsörjningsområdet. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 17 augusti 2018 lämnat förslag till beslut. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna personalredovisning 2017 och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti 2018 Personalredovisning 2018 Justerandes sign Expedieras till: Kommunfullmäktige Johan Magnusson, ledningskontoret Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Hr- och kommunikationschef Sofia Eldh 0490-254079 sofia.eldh@vastervik.se Ärende 15 Anmälningar Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret HR och kommunikation Kommunstyrelsen 2018-08-17 Personalredovisning En redovisning av kommunens personalsituation 2017 har tagits fram. I redovisningen finns statistik och beskrivningar av bl a antal medarbetare, åldersfördelning, jämställdhet, chefs och ledarskap, lön och arbetstid samt frisknärvaro och sjukfrånvaro. Materialet är tänkt att ge förtroendevalda, förvaltnings och bolagsledningar underlag för att följa utvecklingen och underlag för planering av strategiskt viktiga åtgärder inom personal och kompetensförsörjningsområdet. Materialet är framtaget av HR specialist Johan Magnusson. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna personalredovisning 2017 och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. Anders Björlin Sofia Eldh Johan Magnusson Kommundirektör HR och Kommunikationschef HR specialist Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Personalredovisning 2017
Personalredovisning 2018 Innehåll Inledning... 3 Uppföljning av mål för 2016 och mål för 2017... 4 Uppföljning av budgetmål 2016... 4 Budgetmål 2017... 4 1 Vi som arbetar i Västerviks kommun... 5 1.1 Antal medarbetare... 5 1.2 Yrkesgrupper... 5 1.3 Åldersfördelning... 5 1.3.1 Antal månadsanställda i olika åldersgrupper... 6 1.4 Pensionsavgångar... 6 1.5 Arbetad tid... 6 1.6 Jämställdhet... 6 1.6.1 Andel kvinnliga/manliga chefer... 6 2 Chefs och ledarskap... 7 2.1 Åldersstruktur... 7 3 Lön och arbetstid... 8 3.1 Medellöner... 8 3.2 Tjänstgöringsgrad... 8 3.4 Timavlönade... 9 4 Frisknärvaro och sjukfrånvaro... 9 4.1 Frisknärvaro 2015 och 2016... 9 4.2 Sjukfrånvaro... 10 4.3 Sjuklönekostnader... 11 4.4 Hälsopolicy... 11 4.5 Företagshälsovård... 12 5 Kommunala bolag... 13 Urval och förtydligande... 16 Appendix a... 17 Appendix b... 18 Appendix c... 19 2
Personalredovisning 2018 Inledning I personalredovisningen lyfts strategiskt viktiga frågor inom personalområdet fram. Redovisningen ska ses som ett underlag till de förtroendevalda och förvaltningarna/bolagen för att följa utvecklingen i verksamheten. Redovisningen inleds med en uppföljning av personalmålen i Budget 2017 och en beskrivning av personalmålen i Budget 2018. Därefter följer beskrivning av personalstrukturen uppdelat i fyra kapitel: Vi som arbetar i Västerviks kommun, Chefs och ledarskap, Lön och arbetstid samt Frisknärvaro och sjukfrånvaro. Statistik beskrivs både i text och i form av tabeller. Personalredovisningen omfattar statistik inom vissa områden avseende de kommunala bolagen. Dessa redovisas som ett avslutande kapitel. Statistiken är hämtad i Hypergene och grundar sig på dess redovisningsmodeller. Redovisningen omfattar både tillsvidare och visstidsanställd personal för år 2017. Mätdatumet är som regel november 2017. Sist i dokumentet presenteras ett förtydligande kring urval. Johan Magnusson HR specialist 3
Personalredovisning 2018 Uppföljning av mål för 2017 och mål för 2018 Uppföljning av budgetmål 2017 I budget 2017 var ett av de prioriterade inriktningsområdena att ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv som anställd i Västerviks kommun. Målen var att uppnå: HME index Hållbart medarbetarengagemang ska vara högre än vid föregående mätning Sjukfrånvaron ska vara lägre än vid föregående mätning. I den medarbetarenkät som genomfördes hösten 2016 var HME index 77,7. När enkäten genomfördes 2014 var HMEindex 76,9. HME index är framtaget av SKL (Sveriges kommuner och landsting) och RKA (Rådet för främjande av kommunala analyser) för att kontinuerligt utvärdera arbetsgivarpolitiken i kommuner och landsting. Hållbart medarbetarengagemang (HME) mäts genom nio frågeställningar i medarbetarenkäten som genomförs vartannat år i Västerviks kommun. HME index mäter förutsättningarna för medarbetarengagemang och syftet är dels att skapa ett jämförelsematerial, men också att kunna analysera kopplingen mellan medarbetarengagemang, verksamhetsresultat och ekonomi. Nedan presenteras de nio frågeställningarna: Hållbart medarbetarengagemang, HME Motivation 1a. Mitt arbete känns meningsfullt 1b. Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete 1c. Jag ser fram emot att gå till arbetet Ledarskap 2a. Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser 2b. Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare 2c. Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete Styrning 3a. Jag är insatt i min arbetsplats mål 3b. Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt 3c. Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Västerviks kommunkoncerns resultat på 77,7 kan jämföras med genomsnittet för Sveriges kommuner som var 79 (2016). Medarbetarundersökningen genomförs nästa gång under hösten 2018. Sjukfrånvaro Mellan 2016 och 2017 minskade sjukfrånvaron från 6,1 % till 6,07 % vilket innebär att målet är uppnått. Sjukfrånvaron har i Västerviks kommun legat lågt jämfört med andra kommuner under flera år. Medelvärdet av sjukfrånvaron i rikets kommuner var 7 % för år 2017. Budgetmål 2018 De mål som anges i budget 2018 är: Hållbart medarbetarengagemang (HME index) ska vara högre än vid föregående mätning. Sjukfrånvaron ska vara 0,5% lägre än riksgenomsnittet och lägre än föregående år. 4
Personalredovisning 2018 1 Vi som arbetar i Västerviks kommun 1.1 Antal medarbetare I november 2017 hade Västerviks kommun 2 825 tillsvidareanställda medarbetare. Detta innebär en ökning med 61 medarbetare sedan 2016. Tabell 1 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 2 825 2 764 346 360 3 158 3 113 2017 2016 Tabellen visar antal anställda i november 2016 samt 2017 med månadslön. Av det totala antalet anställda var 89 % tillsvidareanställda mot 11 % visstidsanställda, vilket är oförändrat mot 2016. Tabell 2 1% 3 025 2 927 Tabellen visar hur andel anställda med månadslön fördelar sig per förvaltning (tillsvidare och visstidsanställda). Kommunstyrelsens förvaltning (KS), Barn och utbildningsförvaltningen (BUN), Socialförvaltningen (SOC), Miljö och byggnadskontoret (MoB) 1.2 Yrkesgrupper Västerviks kommun har stor mångfald av kompetenser. Det finns 140 olika yrken fördelade i olika yrkesgrupper. De 10 största yrkesgrupperna motsvarade 70 % av alla månadsanställda medarbetare. De 10 största yrkesgrupperna: Undersköterska/Skötare Vårdbiträde/vårdare Grundskolelärare Förskollärare Barnskötare Stödassistent/vårdare Elevassistent Gymnasielärare Socialsekreterare Fritidspedagog 694 personer 329 personer 272 personer 256 personer 129 personer 118 personer 112 personer 106 personer 104 personer 78 personer 1.3 Åldersfördelning Medelåldern för Västerviks kommuns medarbetare var 46,2 år, vilket är en minskning mot föregående år då medelåldern var 46,4 år. Kvinnornas medelålder var 46,7 år och männens var något lägre med 44,7 år. 13% 46% 40% KS BUN SOC MoB 5
Personalredovisning 2018 1.3.1 Antal månadsanställda i olika åldersgrupper Tabell 1.3 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 97 294 314 247 1097 1109 <29 30 49 >50 Män Kvinnor och övertid, OB, jour och beredskapstid. All frånvaro inklusive semester är borträknad. 1.6 Jämställdhet Andelen kvinnliga anställda i kommunen var i november 79 % och andelen män 21 %. Tabell 3 MoB SOC BUN 58% 85% 78% 42% 15% 22% 1.4 Pensionsavgångar Under de kommande 5 åren kommer totalt 389 medarbetare att uppnå pensionsålder (65 år). Av dessa är 80% kvinnor och 20 % män. Pensionsavgångar de kommande 5 åren Tabell 1.4 100 80 60 40 20 0 2018 2019 2020 2021 2022 Kvinnor Män Det är främst inom verksamheterna skola och barnomsorg samt vård och omsorg som de stora pensionsavgångarna kommer att finnas. 1.5 Arbetad tid Med arbetad tid menas all den tiden som organisationens medarbetare varit närvarande under perioden, dvs närvarotid då all frånvaro är borträknad. I november 2017 var den arbetade tiden 524 137 timmar. Av dessa timmar utgjordes 78,2 % av månadsavlönad personal, 8,8 % av timavlönad personal och övriga 13 % av extranärvaro i form av fyllnads KS Tabellen visar andel månadsanställda kvinnor och män per förvaltning (tillsvidare och visstidsanställda). Förklaring av förkortningarna finns i avsnittet urval och förtydliganden. Tabell 4 Se Appendix a 61% 39% 0% 50% 100% Kvinnor Män Tabellen visar andel månadsanställda kvinnor och män i respektive befattningsgrupp (tillsvidare och visstidsanställda) 1.6.1 Andel kvinnliga/manliga chefer Andel kvinnliga chefer i förhållande till andel kvinnliga anställda är en indikation på jämställdheten i en organisation (andelen kvinnliga chefer/andel kvinnliga anställda). Ett värde på under 1,0 visar att kvinnliga chefer är underrepresenterade och ett värde på över 1,0 visar att kvinnliga chefer är överrepresenterade. Ju närmare 1,0 desto mer jämställd är organisationen. 6
Personalredovisning 2018 Totalt i Västerviks kommun är andelen kvinnliga chefer 70 % och andelen manliga chefer är 30 %. Andel kvinnliga månadsanställda är 79 % och andelen manliga månadsanställda är 21 %. Andel kvinnliga chefer/andel kvinnliga anställda: 70/79 = 0,886 Siffrorna visar att Västerviks kommun har en bit kvar innan vi når 1,0 som anger att organisationen är jämställd ur detta perspektiv. Tabellen nedan visar hur detta värde ser ut uppdelat per förvaltning. Tabell 5 Tabell 6 MoB SOC BUN KS 21 11 30 27 10 16 0 10 20 30 40 50 Kommunen hade i november (2017) 79 kvinnliga chefer och 34 manliga chefer. 7 Kvinnor Män MoB SOC BUN 0,82 0,98 1,13 2.1 Åldersstruktur Åldersstrukturen bland kommunens chefer såg ut enligt följande 2017: Tabell 7 KS 0,93 0 0,5 1 1,5 2 57% 43% Motsvarande mått för manliga chefer/medarbetare är totalt i kommunen 1,43 vilket pekar på en icke jämställd organisation och struktur. 2 Chefs- och ledarskap Av Västerviks kommuns 3158 medarbetare var 113 chefer i november 2017. Kommunens chefer fördelas enligt följande per förvaltning: 29 år 30 49 år 50 Antalet chefer som fyller 65 år inom en 5 årsperiod är 19 st. Det innebär att kommunen står inför ett stort rekryteringsbehov. 7
Personalredovisning 2018 3 Lön och arbetstid 3.1 Medellöner Medellön 2017 per förvaltning Siffrorna avser månadsanställda medarbetares grundanställning (tillsvidare och visstidsanställda). Andel deltidsanställda, kvinnor och män per förvaltning Tabell 10 Tabell 8 MoB 5,0% 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 Medel 2017 KS BUN SOC MoB SOC BUN KS Medel 2017 12% 22% 15% 30% 3% 5% 2% 3% 0% 20% 40% Kvinnor Män Tabellen visar hur stor andel av medarbetarna på respektive förvaltning som arbetar deltid Uppgifterna baseras på alla anställda i nov 2017 med månadslön, dvs både tillsvidareanställda och visstidsanställda. Tabell 9 Medellön per befattningsgrupp Se appendix b Kvinnor Män Alla Statistiken redovisar medellöner för befattningsgrupper med fler än 10 anställda per grupp. 3.2 Tjänstgöringsgrad I november 2017 hade Västerviks kommun 2 534 heltidsanställda medarbetare. Det motsvarar 80,2 % av totalt antal anställda. För 2016 var siffran 71,7 %. Antal heltidsanställda kvinnor var 1 954 vilket innebär att 78 % av kommunens kvinnliga månadsanställda var heltidsanställda i november 2016. För 2016 var siffran 68 %. Antal heltidsanställda män var 580 vilket innebär att 88 % av kommunens manliga anställda var anställda på heltid. 2016 var 86 % av männen heltidsanställda. Övervägande del av kommunens deltidsanställda medarbetare finns inom vård och omsorgsyrken som undersköterska/skötare och vårdbiträde. Tabell 11 Se appendix c Tabellen visar andel deltidsanställda i respektive befattningsgrupp (tillsvidare och visstidsanställda). Tabell 12 67% 33% Tjänstgöringsgrad 0 74% Tjänstgöringsgrad 75 99% 8
Personalredovisning 2018 Av de deltidsanställda hade 67 % en tjänstgöringsgrad mellan 75 99%. 33 % av de deltidsanställda hade en tjänstgöringsgrad på mellan 0 74%. Tabell 13 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2% 17% 2% 6% 19% 54% 0 74% 75 99% 100% Män Kvinno Tabellen visar hur de timmar som utförts av timavlönad personal är fördelade per förvaltning 2017. Under hela 2017 utgjordes 14,2 % av totalt arbetade timmar av timavlönad personal. Tabell 14b 700 600 500 400 300 200 100 0 Årsarbetare timavlönad personal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Tabellen visar hur fördelningen ser ut mellan kvinnor och män avseende tjänstgöringsgrad. Tabellen visar antal årsarbetare fördelat per månad under 2017 gällande timavlönad personal. 3.4 Timavlönade Antalet arbetade timmar som utförts av timavlönad personal motsvarar 327 årsarbetare under 2017. 4 Frisknärvaro och sjukfrånvaro Tabell 14a 71,2% 10,9% 17,9% KS BUN SOC MOB 4.1 Frisknärvaro 2016 och 2017 Frisknärvaron har minskat marginellt. För 2017 var frisktalet 38,48 %, 2016 var motsvarande siffra 40,42% %. Frisknärvaron mäter procentuell andel av Västerviks Kommuns medarbetare som varit sjukskrivna i högst 5 dagar under året. Under året 2016 var det 35,68 % av kvinnorna och 48,70 % av männen som uppfyllde kriterierna för frisknärvaro. Det pekar på att män i organisationen är friskare än deras kvinnliga kollegor. Detta stämmer överens med de nationella studierna om kvinnors arbetsmiljö, kvinnor är mer sjuka än sina manliga arbetskamrater. 9
Personalredovisning 2018 Frisknärvaro 2017 Tabell 15 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Frisknärvaro 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Diagrammet visar utvecklingen av frisknärvaron under året 2017, det vill säga procentuell andel av Västerviks Kommuns medarbetare som varit sjukskrivna i högst 5 dagar. Frisknärvaron för året har minskat. Tabell 16 Totalt Västerviks kommun 38,48% Kommunstyrelsens förvaltning 37,92% Barn och utbildningsförvaltningen 38,18% Socialförvaltningen 38,81% Miljö och byggnadskontoret 28,57% Tabellen visar frisknärvaron under 2017 per förvaltning. Sjukfrånvaron i Västerviks kommun har minskat från 2016 till 2017 från 6,1% till 6,08%. Tabell 17 Sjukfrånvaro 2016 respektive 2015 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% Tabell 18: Sjukfrånvaroutveckling 2012-2016 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% Jan 5,0% Feb Mar 2016 2017 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Sjukfrånvaron bland anställda i Västerviks kommun har sedan 2013 ökat med 1,08 procentenheter. Tabell 19: Sjukfrånvaro för 2017 per förvaltning. Totalt Västerviks kommun 6,08 % Kommunstyrelsens förvaltning 4,84 % Barn och utbildningsförvaltningen 5,30 % Socialförvaltningen 7,25 % Miljö och byggnadskontoret 4,68 % Okt 5,3% 5,6% 6,1% 6,08% 2013 2014 2015 2016 2017 Nov Dec 4.2 Sjukfrånvaro Statistiken för 2017 grundar sig på uppgifter för månadsanställda, alla anställningsformer för hela året. Medelvärdet av sjukfrånvaron bland rikets kommuner är 7%, vilket innebär att Västerviks kommun ligger 0,96 procentenheter lägre än riksgenomsnittet. 10
Personalredovisning 2018 Tabell 20: Sjukfrånvaro kvinnor och män: 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% 6,68% 3,97% Sjukfrånvaron bland kvinnliga anställda var 2,71 procentenheter högre än bland manliga anställda. Precis som i riket i stort har sjukfrånvaron bland kvinnliga anställda i Västerviks kommun ökat de senaste åren. Tabell 21: Sjukfrånvaro överstigande 60 dagar uttryckt i % 2015 samt 2016 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Kvinnor Män 38,71% 38,75% 2016 2017 4.3 Sjuklönekostnader Summan för sjuklönekostnader avser sjuklön motsvarande 80 % av lönen för dag 2 14 och 10 % av lönen för dag 15 90, inklusive semesterersättning samt arbetsgivaravgift för hela 2017. De totala sjuklönekostnaderna för 2017 uppgick till 23 040 000 kronor. Sjuklönekostnaden för 2016 var 19 367 000 kronor. Utöver de direkta kostnaderna för sjuklön tillkommer indirekta kostnader i form av: vikariekostnader övertid överutnyttjande av befintlig personal minskad arbetstrivsel extra administration försämrad kvalité för servicemottagaren De indirekta kostnaderna är svåra att beräkna men antas motsvara stora belopp och störningar i verksamheten. 4.4 Hälsopolicy Västerviks kommun vill skapa ökade möjligheter till fysisk aktivitet samt andra typer av aktiviteter som bidrar till välmående och ökad balans i livet i stort för medarbetarna. Det omfattar möjlighet till fria bad i Västerviks kommuns simhall samt en hälsoförmån på 2 000 kr, som kan användas till att bekosta enklare slag av motion och annan friskvård enligt skatteverkets riktlinjer. Friskvårdsbidraget kan täcka max 75% av kostnaden. Det innebär att arbetstagaren själv står för 25% av kostnaden. Tabell 22: Andel anställda per förvaltning som brukat personalvårdsförmånen om 2 000 kr. 48% 47% 46% 45% 44% 43% 42% 41% 43% 46% 44% Totalt har 45 % (1 421 personer) av alla anställda i Västerviks kommun brukat personalvårdsförmånen om 2 000 kr. Det är en ökning från föregående år då 27 % (841 personer) hade nyttjat förmånen. 47% KS BUN SOC MoB 11
Personalredovisning 2018 Tabell 23: Antal simhallsbesök per anställd i respektive förvaltning samtalsstöd och handledning av beteendevetare och psykolog. De insatser som köps har därutöver främst bestått av insatser av företagssköterska. 1,34 1,9 0,99 1,99 KS BUN SOC MoB Totalt har 4 981 besök skett i simhallen. Flest bad per anställd har barn och utbildningsförvaltningens medarbetare genomfört. 4.5 Företagshälsovård Insatser som köps av företagshälsovården är till stor del förebyggande insatser i form av 12
Personalredovisning 2018 5 Kommunala bolag Tabell 25a: Antal anställda i de kommunala bolagen 180 160 140 164 159 156 144 120 100 80 60 40 20 0 10 5 8 12 2 Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget Totalt Antal tillsvidareanställda Antal visstidsanställda Tabell 25b: Andel kvinnor och män i de kommunala bolagen 90% 80% 70% 84% 70% 81% 60% 50% 40% 30% 20% 16% 30% 19% 10% 0% Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget Andel kvinnor Andel män 13
Personalredovisning 2018 Tabell 26: Andel personal per åldersgrupp i de kommunala bolagen 70% 60% 58% 50% 45% 45% 50% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 31% 10% 12% 0% Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget < 29 år 30 49 år 50 > år Tabell 27: Sjukfrånvaro i % av total arbetstid i de kommunala bolagen 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget Total sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Kvinnor Sjukfrånvaro Män 14
Personalredovisning 2018 Tabell 28: Långtidssjukfrånvaro mer än 60 dagar i de kommunala bolagen 14,00% 12,00% 12,17% 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% 0,00% 1,02% Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget Tabell 29: Sjukfrånvaro per åldersgrupp i de kommunala bolagen 6,00% 5,00% 4,93% 4,00% 3,64% 3,00% 2,00% 1,39% 1,91% 2,11% 1,63% 2,87% 1,39% 2,31% 1,00% 0,00% Västervik miljö och energi Västerviks resort Bostadsbolaget < 29 år 30 49 år 50 > år 15
Personalredovisning 2018 Urval och förtydligande Vilken personal avses? Redovisningen avser tillsvidare och visstidsanställd personal. Med visstidsanställd personal menas en tidsbegränsad anställning (med månadslön) som varar minst 3 månader och med en sysselsättningsgrad på minst 40 %. I antalet anställda ingår även tjänstlediga. Vad betyder förkortningarna? Kommunstyrelsens förvaltning (KS), Barn och utbildningsförvaltningen (BUN), Socialförvaltningen (SOC), Miljö och byggnadskontoret (MoB). Vilken tidpunkt avses? Mättidpunkten är om inget annat anges november 2017. November är en allmänt vedertagen mättidpunkt i personalstatistiska sammanhang eftersom den är opåverkad av helger och ledigheter. Anställd = motsvarar en person som har ett anställningsförhållande med kommunen. Anställning = ett avtal om anställning mellan en person och kommunen. En person kan ha flera anställningar. Årsarbetare En årsarbetare är i regel en heltidstjänst på fyrtio timmar per vecka och måttet för ett årsarbete är 1 700 timmar. Två halvtidstjänster blir följaktligen en årsarbetare. Detta mått utgör den faktiska volymen tillgänglig personal hur mycket arbetstid som finns till förfogande. Lönestatistiken avser 2017 års löner och med november 2017 som mättillfälle. Personalkategorier Personalen indelas efter Sveriges Kommuner och landstings klassificeringssystem arbetsidentifikation, AID fördelat på olika arbetsområden. Sjukfrånvaro och frisknärvaro Statistiken för sjukfrånvaro och frisknärvaro avser januari december 2017. 16
Personalredovisning 2018 Appendix a Tabell 4: Andel månadsanställda fördelade kvinnor och män i respektive befattningsgrupp (tillsvidare- och visstidsanställda ) Övrigt vård omsorgsarbete Vårdbiträde vårdare m fl Undersköt, skötare Sjuksköterska Rehabilitering och förebyggande arbete Personlig assistent Vård och omsorgsarbete m m Teknisk handläggare Tekniker Städ tvätt renhållningsarbete Räddningstjänstarbete Köks och måltidsarbete Ingenjörer Hantverkararbete m m Teknikarbete Övrigt socialt och kurativt Socialsekreterare Socialt och kurativt arbete Övrigt skol /förskolearbete Övrigt lärararbete Gymnasielärare Grundskolelärare Förskollärare Fritidspedagog Elevassistent Dagbarnvårdare Barnskötare Skol och barnomsorgsarbete Övrig fritid kultur turism Fritidsledare Bibliotekarie, biblioteksass Kultur turism och fritidsarbete Ledningsarbete Handläggar och administratörsarbete Administratörsarbete Administration AID struktur Kvinnor Män 17
Personalredovisning 2018 Appendix b Tabell 9: Medellön per befattningsgrupp Övrigt vård omsorgsarbete Vårdbiträde vårdare m fl Undersköt, skötare Sjuksköterska Rehabilitering och förebyggande arbete Personlig assistent Vård och omsorgsarbete m m Teknisk handläggare Tekniker Städ tvätt renhållningsarbete Räddningstjänstarbete Köks och måltidsarbete Ingenjörer Hantverkararbete m m Teknikarbete Övrigt socialt och kurativt Socialsekreterare Socialt och kurativt arbete Övrigt skol /förskolearbete Övrigt lärararbete Gymnasielärare Grundskolelärare Förskollärare Fritidspedagog Elevassistent Dagbarnvårdare Barnskötare Skol och barnomsorgsarbete Övrig fritid kultur turism Fritidsledare Bibliotekarie, biblioteksass Kultur turism och fritidsarbete Ledningsarbete Handläggar och administratörsarbete Administratörsarbete Administration AID struktur 0 5000 10 000 15 000 20 000 25 000 30 000 35 000 40 000 45 000 50 000 18
Personalredovisning 2018 Appendix c Tabell 11: Andel deltidsanställda i respektive befattningsgrupp (tillsvidare- och visstidsanställda). Övrigt vård omsorgsarbete Vårdbiträde vårdare m fl Undersköt, skötare Sjuksköterska Rehabilitering och förebyggande arbete Personlig assistent Vård och omsorgsarbete m m Teknisk handläggare Tekniker Städ tvätt renhållningsarbete Räddningstjänstarbete Köks och måltidsarbete Ingenjörer Hantverkararbete m m Teknikarbete Övrigt socialt och kurativt Socialsekreterare Socialt och kurativt arbete Övrigt skol /förskolearbete Övrigt lärararbete Gymnasielärare Grundskolelärare Förskollärare Fritidspedagog Elevassistent Dagbarnvårdare Barnskötare Skol och barnomsorgsarbete Övrig fritid kultur turism Fritidsledare Bibliotekarie, biblioteksass Kultur turism och fritidsarbete Ledningsarbete Handläggar och administratörsarbete Administratörsarbete Administration AID struktur 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 19
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 14 (37) Ks 280 Medborgarförslag om att öppna gamla varmbadhuset som badhus igen förslag till svar Dnr 2017/276-109 En boende i Västervik har i skrivelse 14 augusti 2017 lämnat ett medborgarförslag om att åter öppna och använda gamla varmbadhuset som badhus. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 14 augusti 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att det pågår en utredning kring framtida användningsområde för fastigheten som tidigare inrymde varmbadhus. Flera av de förslag som utreds innefattar möjligheten att utveckla möjligheter till utomhusbad i nära anslutning till fastigheten, då med huvudsakligen extern finansiering. Förvaltningen skriver att fastighetsägaren inte bedömer det som realistiskt att återöppna byggnaden som varmbadhus, då det bedöms medföra väldigt stora investeringar i fastigheten. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 14 augusti 2018 avslå medborgarförslaget om att öppna gamla varmbadhuset som badhus igen, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 14 augusti 2018 Medborgarförslag 14 augusti 2017 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Ulf Kullin, ledningskontoret Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunstyrelsens förvaltning Förvaltningsledare / näringslivschef Ulf Kullin 2018-08-14 Förslag till svar på medborgarförslag om användning för Varmbadhuset Dnr 2017/276 Förslaget i korthet Förslagsställaren föreslår att kommunen ska återgå till ursprungsverksamheten i varmbadhuset och åter öppna det för bad samt bygga ut verksamheten även för utomhusbad. Förslag till svar Det pågår en utredning kring framtida användningsområde för fastigheten som tidigare inrymde varmbadhus. Flera av de förslag som utreds innefattar möjligheten att utveckla möjligheter till utomhusbad i nära anslutning till fastigheten, då med huvudsakligen extern finansiering. Så den delen kan mycket väl komma att tillgodoses avsett användningsområde för själva byggnaden i framtiden. Att ånyo öppna byggnaden som varmbadhus bedöms medföra väldigt stora investeringar i fastigheten, på en sådan nivå som fastighetsägaren inte bedömer realistiskt. Förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen att besluta att avslå medborgarsförslaget om att åter öppna varmbadhuset i dess ursprungliga funktion, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Anders Björlin Kommundirektör Ulf Kullin Förvaltningsledare/näringslivschef Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 20 (37) Ks 284 Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid Dnr 2018/59-450 I samband med att kommunfullmäktige 2017-11-27, 274 behandlade renhållningstaxan för 2018 gav man Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler och återrapportera uppdraget till fullmäktige senast i februari 2018. Kommunfullmäktige beslutade 2018-02-26, 32 att ge förlängd svarstid för uppdraget, då Västervik Miljö & Energi AB vid sitt sammanträde 2018-01-26, 10 - nr 1 beslutat att invänta en planerad utredning om renhållningstaxan och därefter lämna svar till fullmäktige. Västervik Miljö & Energi AB har vid sitt sammanträde 2018-05-28, 8 - nr 4 beslutat att begära uppskov på uppdraget till december 2018, då utredningen av renhållningstaxan pågår och beräknas vara klar under sista kvartalet 2018. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 20 augusti 2018 förslag till beslut. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Västervik Miljö & Energi AB i enlighet med beslut från kommunfullmäktige 2018-02-26, 32 snarast ska återkomma med ett svar på uppdraget att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Yrkande Ordföranden med instämmande av Mariann Gustafsson (V) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att Västervik Miljö & Energi AB i enlighet med beslut från kommunfullmäktige 2018-02-26, 32 snarast ska återkomma med ett svar på uppdraget att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 21 (37) Ks 284 forts. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 20 augusti 2018 Styrelsens för Västervik Miljö & Energi AB beslut 2018-05-28, 8 nr 4 Kommunfullmäktiges beslut 2018-02-26, 32 Kommunstyrelsens beslut 2018-02-12, 44 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 februari 2018 Styrelsens för Västervik Miljö & Energi AB beslut 2018-01-26, 10 nr 1 Kommunfullmäktiges beslut 2017-11-27, 274 Expedieras till: Västervik Miljö & Energi AB Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret Kommunsekreterare Mikael Åskog 0490-25 40 13 mikael.askog@vastervik.se 2018-08-20 Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid I samband med att kommunfullmäktige 2017 11 27, 274 behandlade renhållningstaxan för 2018 gav man Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler och återrapportera uppdraget till fullmäktige senast i februari 2018. Kommunfullmäktige beslutade 2018 02 26, 32 att ge förlängd svarstid för uppdraget till september 2018, då Västervik Miljö & Energi AB vid sitt sammanträde 2018 01 26, 10 nr 1 beslutat att invänta en planerad utredning om renhållningstaxan och därefter lämna svar till fullmäktige. Västervik Miljö & Energi AB har vid sitt sammanträde 2018 05 28, 8 nr 4 beslutat att begära uppskov på uppdraget till december 2018, då utredningen av renhållningstaxan pågår och beräknas vara klar under sista kvartalet 2018. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Västervik Miljö & Energi AB i enlighet med beslut från kommunfullmäktige 2018 02 26, 32 snarast ska återkomma med ett svar på uppdraget att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Anders Björlin Kommundirektör Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunsekreterare Johan Hägglund 0490-254024 johan.hagglund@vastervik.se 2018-02-02 Kommunstyrelsen Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid I samband med att kommunfullmäktige 2017-11-27, 274 behandlade renhållningstaxan för 2018 gav man Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler och återrapportera uppdraget till fullmäktige senast i februari 2018. Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB har vid sitt sammanträde 2018-01-26, 10 - nr 1 behandlat både uppdraget och en motion från Lars-Inge Karlsson (KD) med liknande innebörd. Av beslutet framgår att Västervik Miljö & Energi AB under 2018 kommer att utföra en grundlig genomlysning av renhållningstaxan och dess uppbyggnad där alla parametrar som påverkar taxan analyseras, även återvinningscentralernas verksamheter. Styrelsen föreslår därför att man ska invänta utredningen innan man kan svara på uppdraget såväl som motionen. Kommunstyrelsens förvaltning har inget ytterligare att tillföra ärendet utan föreslår att fullmäktige ger Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Anders Björlin Kommundirektör F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Johan\Missiv\180202-vmeab-uppdrag-atervinningscentraler.docx
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 29 (63) 2017-11-27 Kf 274 Renhållningstaxa 2018 för Västerviks kommun Dnr 2017/348-450 Renhållningstaxan ska fastställas av kommunfullmäktige enligt 15 Renhållningslagen. Taxan avser de avgifter som enligt miljöbalken 27 kap. 4-7 får tas ut för att täcka kommunens kostnader för insamling, transport, återvinning och bortskaffande av avfall. Hanteringen omfattar kommunens hela upptagningsområde, i den mån undantag inte beviljas av miljö- och byggnadsnämnden, eller annan myndighet som har att besluta i denna fråga. Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB beslutade 2017-10-12, 100 att med vissa redaktionella ändringar föreslå en oförändrad renhållningstaxa för 2018. I skrivelse 17 oktober 2017 redovisar bolaget de redaktionella ändringarna. I sin skrivelse 19 oktober anger kommunstyrelsens förvaltning att man inte har något ytterligare att tillföra ärendet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Renhållningstaxan Västerviks kommun 2018 behålls oförändrad, att godkänna de redaktionella ändringarna i skrivelse 17 oktober 2017 från Västervik Miljö & Energi AB, att taxan börjar gälla från 1 januari 2018, att ge Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler, samt att återrapportera senast i januari 2018. Kf 274 Yrkanden Lars-Inge Karlsson (KD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelens förslag med ändring att Västervik Miljö & Energi AB återrapporterar uppdraget i kommunfullmäktige senast i februari 2018. Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 30 (63) 2017-11-27 Kf 274 forts. Proposition Ordföranden ställer förslagen under proposition och finner att kommunfullmäktige har bifallit kommunstyrelsens förslag med ändringen att återrapportering sker i kommunfullmäktige senast i februari 2017. Kommunfullmäktige beslutar att Renhållningstaxan Västerviks kommun 2018 behålls oförändrad, att godkänna de redaktionella ändringarna i skrivelse 17 oktober 2017 från Västervik Miljö & Energi AB, att taxan börjar gälla från 1 januari 2018, att ge Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler, samt att återrapportera uppdraget i kommunfullmäktige senast i februari 2018. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut 2017-10-30, 357 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 19 oktober 2017 Styrelsens för Västervik Miljö & Energi AB protokollsutdrag 2017-10-12, 100 Expedieras till: Västervik Miljö & Energi AB Kommunstyrelsens ledningskontor, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 23 (37) Ks 286 Medborgarförslag om trafiksituationen längs Norrlandsvägen genom Piperskärr förslag till svar Dnr 2018/5-109 En person i Västervik har väckt ett medborgarförslag 4 januari 2018 där hen föreslår att en GC-väg ska byggas vid Norrlandsvägen i Piperskärr för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 6 augusti 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att de arbetar med att ta fram lösningar för cyklister i området Piperskärr för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter. Bland annat föreslås som åtgärd under 2019 att körfälten minskas ner till 6 meter från nuvarande 8 meter och att GC-vägen blir 2 meter bred. Övergångsställen planeras också längs med Norrlandsvägen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 augusti 2018 anse medborgarförslaget om trafiksituationen längs Norrlandsvägen genom Piperskärr besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 augusti 2018 Medborgarförslag 4 januari 2018 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Anna Selldén, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 24 (37) Ks 287 Medborgarförslag om gång- och cykelbana längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen förslag till svar Dnr 2018/21-109 En person i Västervik har väckt ett medborgarförslag 15 januari 2018 om en gång- och cykelbana längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen i Piperskärr. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 6 augusti 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att de arbetar med att ta fram lösningar för cyklister i området Piperskärr för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter. Bland annat föreslås som åtgärd under 2019 att körfälten minskas ner till 6 meter från nuvarande 8 meter och att gång- och cykelvägen blir 2 meter bred. Övergångsställen planeras också längs med Norrlandsvägen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 augusti 2018 anse medborgarförslaget om trafiksituationen längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 augusti 2018 Medborgarförslag 15 januari 2018 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Anna Selldén, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunstyrelsens förvaltning Enheten för samhällsbyggnad Projekteringsingenjör Anna Selldén 0490-254839 anna.g.karlsson@vastervik.se 2018-08-06 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om gång- och cykelbana längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen En boende i Västervik har väckt ett medborgarförslag i ovanstående ärende. Förslagsställaren föreslår att en GC-väg ska byggas vid Norrlandsvägen i Piperskärr för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter. Kommunstyrelsens förvaltning, Enheten för samhällsbyggnad har fått ärendet den 13 februari 2018 och lämnar följande redogörelse: Enheten för samhällsbyggnad arbetar med att ta fram lösningar för cyklister i området Piperskärr för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter. KS har besvarat liknande medborgasförslag där nedanstående åtgärder föreslagits för genomförande 2019: - Heldragen vit markering som visar cykelfält på västra sidan av Norrlandsvägen, i kombination med pollare. - Körfälten kommer att minskas ner till 6 m från nuvarande 8 m. - GC-väg blir 2 m bred. - Planering av övergångställen längs med Norrlandsvägen. - Borttagning av befintliga pollare i mitten av Norrlandsvägen för att skapa yta för GC-väg. KS ställer sig bakom förslagen till åtgärder. Se bifogad kartbild över aktuell sträckning. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att med ovanstående svar anse medborgarförslaget besvarat, samt tacka förslagsställaren för visat intresse. Ulf Kullin Bruno Nilsson Anna Selldén Förvaltningsledare Samhällsbyggnadschef Projekteringsingenjör Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
6 augusti, 2018 GC-väg ² Lantmäteriet/Västerviks kommun 0 400 m
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 25 (37) Ks 288 Medborgarförslag om byggnation av cykel-/gångbana vid Indianstigen förslag till svar Dnr 2018/32-109 En person i Västervik har i skrivelse 22 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om byggnation av cykel-/gångbana vid Indianstigen. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 2 augusti 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att området enligt gällande detaljplan är planlagt som parkmark. Topografin tillåter inte heller en gång- och cykelväg på platsen, då lutningen är för stor. Behovet av tillgänglighetsanpassning går därför inte att tillfredsställa. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 augusti 2018 avslå medborgarförslaget, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden med instämmande av Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 augusti 2018 Medborgarförslag 22 januari 2018 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Anna Selldén, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunstyrelsens förvaltning Enheten för samhällsbyggnad Projekteringsingenjör Anna Selldén 0490-254839 anna.g.karlsson@vastervik.se 2018-08-02 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om byggnation av cykel -/gångbana vid Indianstigen En boende i Västervik har väckt ett medborgarförslag i ovanstående ärende. Förslagsställarna vill att det ska byggas en gång- och cykelväg längs med Indianstigen vid Gamlebyviken, samt förbättra förutsättningarna för oskyddade trafikanter längs med denna GC-väg. Kommunstyrelsens förvaltning, Enheten för samhällsbyggnad har fått ärendet den 13 februari 2018 och lämnar följande redogörelse: Enligt gällande detaljplan så är aktuellt område planlagt som parkmark. Topografin tillåter inte heller en GC-väg på platsen, då behov av tillgänglighetsanpassning ej går att tillfredsställa, d.v.s. lutningen är alldeles för stor. Se biofogad kartbild. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att med ovanstående svar avslå medborgarförslaget och anse det besvarat, samt tacka förslagsställaren för visat intresse. Ulf Kullin Bruno Nilsson Anna Selldén Förvaltningsledare Samhällsbyggnadschef Projekteringsingenjör Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
2 augusti, 2018 ² Lantmäteriet/Västerviks kommun 0 50 m
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 26 (37) Ks 289 Medborgarförslag om markering av övergångspassage på Idrottsgatan förslag till svar Dnr 2018/44-109 En boende i Västervik har i skrivelse 28 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om markering av övergångspassage på Idrottsgatan mellan Idrottskiosken och sporthallen i Västervik. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 30 juli 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att utformningen av den aktuella passagen gjordes under den tid då många markerade övergångsställen togs bort i många kommuner. Det är många oskyddade gångtrafikanter som passerar över Idrottsgatan och förflyttar sig mellan Lidhemsskolan, Bökensved och Ludvigsborgsskolan. Kommunstyrelsens förvaltning har inte något emot att passagen görs om till övergångsställe och tillstyrker medborgarförslaget. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 juli 2018 bifalla medborgarförslaget om markering av övergångspassage på Idrottsgatan, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 juli 2018 Medborgarförslag 28 januari 2018 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Christer Ramström, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 27 (37) Ks 290 Medborgarförslag om gång- och cykelväg till Horns udde samt belysning vid samma vägsträcka förslag till svar Dnr 2018/45-109 Två boende i Västervik har i skrivelse 28 januari 2018 lämnat medborgarförslag om gång- och cykelväg till Horns udde samt belysning vid samma vägsträcka. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 30 juli 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Kommunen har avsatt 4 miljoner kronor i investeringsbudgeten för 2019 för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter på Hornsvägen. Åtgärden som planeras är byggnation av en gång- och cykelväg med belysning från Trollstigen utmed Hornsvägen, fram till befintlig gång- och cykelväg mot Pepparängsvägen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 juli 2018 anse medborgarförslaget besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 juli 2018 Medborgarförslag 28 januari 2018 Justerandes sign Expedieras till: Förslagsställaren Anna Selldén, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunstyrelsens förvaltning Enheten för samhällsbyggnad Projekteringsingenjör Anna Selldén 0490-254839 anna.g.karlsson@vastervik.se 2018-07-30 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om gång- och cykelväg till Horns udde samt belysning vid samma vägsträcka Två boende i Västervik har väckt ett medborgarförslag i ovanstående ärende. Förslagsställarna vill att det ska byggas en gång- och cykelväg samt tillhörande belysning vid vägen till Horns udde. Kommunstyrelsens förvaltning, Enheten för samhällsbyggnad har fått ärendet den 13 februari 2018 och lämnar följande redogörelse: För att öka säkerheten för oskyddade trafikanter på Hornsvägen har kommunen avsatt 4 miljoner i investeringsbudget för 2019. Åtgärden som planeras är byggnation av en gång- och cykelväg med belysning från Trollstigen utmed Hornsvägen, fram till befintlig gång- och cykelväg mot Pepparängsvägen, se bifogad kartbild. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att med ovanstående svar av medborgarförslaget anse det besvarat, samt tacka förslagsställaren för visat intresse. Ulf Kullin Bruno Nilsson Anna Selldén Förvaltningsledare Samhällsbyggnadschef Projekteringsingenjör Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-08-27 28 (37) Ks 291 Medborgarförslag om ett alternativ för att på ett enkelt sätt skapa ännu en förbindelse mellan Gränsö, Piperskärr och Norrlandet förslag till svar Dnr 2018/72-109 En boende i Västervik har i skrivelse 21 februari 2018 lämnat medborgarförslag om ett alternativ för att på ett enkelt sätt skapa ännu en förbindelse mellan Gränsö, Piperskärr och Norrlandet. Förslaget är att införskaffa en färja som trafikerar t.ex. sträckan Gertrudsvik och Stuverum. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 19 juli 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Där framgår att förvaltningen anser att det inte finns ett behov av ytterligare en förbindelse över Gamlebyviken till Norrlandet, Piperskärr och Gränsö. Vidare menar förvaltningen att den nuvarande bron över Stora Strömmen är tillräcklig för att tillgodose en trafiklösning över Gamlebyviken från Västerviks stad. Detta bekräftas i den trafikutredning som ingick i arbetet med den fördjupade översiktsplanen för södra Norrlandet som Kommunstyrelsen behandlade 2010 och som tar hänsyn till alla de utbyggnadsplaner som är aktuella i Piperskärr, på Norrlandet och på Gränsö. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 19 juli 2018 avslå medborgarförslaget, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden med instämmande av Mariann Gustafsson (V) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 18 juli 2018 Medborgarförslag 21 februari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Christer Ramström, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
VASTERVIKS KOMMUN Ärende 15 Anmälningar Kommunens revisorer 2018-08-21 Till Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnamnden Socialnamnden Kommunfullmaktige for kannedom Korn mu nstyrelsen Vasterviks kommun Inkom '2.i> 1~ - u \. o~ Dnr.2.) t 'is"/1.,'i"' Dplo a1-- Hid I Granskning av kommunens arbete med riktade statsbid rag EV har pa uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Vastervik komrnun genomfort en granskning kring kommunens hantering av riktade statsbidrag. Granskningen har undersokt om kommunen har en tillracklig kontroll over hanteringen av riktade bidrag, fran identifiering av mojligheten att soka bidrag till aterrapportering av utforda prestationer och eventuell aterbetalning. Den sammanfattande bedomning ar att hanteringen och uppfoljningen av riktade statsbidrag inom saval barn- och utbildningsnamnden som socialnamnden ar systematiskt och andamalsenligt ord nad pa tjanstemannaniva i de respektive forvaltningarna. I rapporten lyfts dock fram att oforutsagbarheten som praglar bidragsvillkoren medfor avsevarda ekonomiska och verksamhetsmassiga risker, och att detta skapar behov av tydlighet i kommunens ftirhallningssatt till bidragen. Det galler sarskilt inom skolomradet, dar omfattningen av riktade statsbidrag ar stor och bidragen numera star for en inte obetydlig del av de total a resurserna. Mot bakgrund av detta bedi:ims att den politiska styrningen, sarskilt fran barn- och utbildningsnamndens sida, ar otillracklig nar det galler att tydliggora en overgripande strategi och viljeriktning nar det galler forhallningssatt och hantering av bidragen, samt ansvarsforhallandena mellan huvudman och rektor i dessa avseenden. Avseende socialnamnden bedoms att namnden ar mer involverad i arbetet med de riktade statsbidragen, men dessa ar ocksa betydligt farre till sin omfattning. Bedomningen ar att rutinerna kring namndens styrning i forhallande till statsbidragen ocksa inom socialnamnden kan fortydligas. Detta galler inte minst delegationsbeslut samt hur aterra pportering ska ske. Vi staller oss bakom granskningens slutsatser och rekommendationer och overlamnar harmed granskningsrapporten. Revisorerna onskar svar pa rapportens rekommendationer och vilka atgarder som man planerar att vidta. Svar onskas senast 20 november 2018. For Vasterviks kommuns revisorer Ordforande Bilaga: Granskningsrapport - Granskning av kommunens arbete med riktade stats bid rag Vasterviks kommun. 593 80 Vastervik, Besoksadress: Fabril<.sgatan 21, Vaxel: 0490-25 40 00 E-post: vaslerviks.kommun@vastervik.sewebbplats:www.vastervik.se
Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Maj 2018 Västerviks kommun Granskning av kommunens arbete med riktade bidrag
Innehåll Sammanfattning...3 1. Inledning...4 1.1. Bakgrund...4 1.2. Syfte och revisionsfrågor...4 1.3. Genomförande och avgränsning...4 1.4. Ansvarig nämnd...4 1.5. Revisionskriterier...5 2. Granskningsresultat...6 2.1. Identifiering och beslut att söka...6 2.2. Återrapportering och uppföljning...9 2.3. Granskning av utvalda statsbidrag...10 3. Bedömningar och rekommendationer...16 3.1. Svar och bedömningar på revisionsfrågor...16 3.2. Rekommendationer...18 Källförteckning...19 Bilaga 1. Sammanställning av bidrag...20 Bilaga 2. Utdrag angående riktade statsbidrag inom skola och förskola...23 2
Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västervik kommun genomfört en granskning kring kommunens hantering av riktade statsbidrag. Granskningen har undersökt om kommunen har en tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag, från identifiering av möjligheten att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuell återbetalning. Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen och uppföljningen av riktade statsbidrag inom såväl barn- och utbildningsnämnden som socialnämnden är systematiskt och ändamålsenligt ordnad på tjänstemannanivå i de respektive förvaltningarna. Vi menar dock att oförutsägbarheten som präglar bidragsvillkoren medför avsevärda ekonomiska och verksamhetsmässiga risker, och att detta skapar behov av tydlighet i kommunens förhållningssätt till bidragen. Det gäller särskilt inom skolområdet, där omfattningen av riktade statsbidrag är stor och bidragen numera står för en inte obetydlig del av de totala resurserna. Mot bakgrund av detta bedömer vi att den politiska styrningen, särskilt från barn- och utbildningsnämndens sida, är otillräcklig när det gäller att tydliggöra en övergripande strategi och viljeriktning när det gäller förhållningssätt och hantering av bidragen, samt ansvarsförhållandena mellan huvudman och rektor i dessa avseenden. Avseende socialnämnden ser vi att nämnden är mer involverad i arbetet med de riktade statsbidragen, men dessa är också betydligt färre till sin omfattning. Vi bedömer att rutinerna kring nämndens styrning i förhållande till statsbidragen också inom socialnämnden kan förtydligas. Detta gäller inte minst delegationsbeslut samt hur återrapportering ska ske. Vi hänvisar till avsnitt 3 för kortfattade svar på revisionsfrågorna, bedömningar samt våra rekommendationer. 3
1. Inledning 1.1. Bakgrund I Sverige har de riktade statsbidragen ökat i antal och i ekonomisk omfattning under 2000- talet. Enligt en kartläggning som SKL har genomfört uppgår bidragen till mer än 120 stycken 2016 alla med sina egna regelverk och fördelningsprinciper. Riktade ekonomiska bidrag är ett av många sätt för att styra verksamheter i önskad riktning och de används för att påverka hur huvudmännen gör prioriteringar inom sina verksamheter. Genom förstärkta ekonomiska resurser kan bidragen hjälpa till att skapa bättre förutsättningar för utveckling, lärande och goda resultat för verksamheternas huvudsakliga målgrupper/användare. Den stora omfattningen av bidrag för olika verksamheter ställer dock höga krav på huvudmännen i form av rutiner, strukturer och kompetens för att hantera bidragen, från identifiering av möjliga bidrag att söka till redovisning och uppföljning. En angelägen fråga är också i vilken utsträckning bidrag kan användas i planerat eller pågående utvecklingsarbete och i vilken mån bidragen styr kommunens prioriteringar. Ytterligare en viktig aspekt att ta hänsyn till är att det i vissa fall förekommer ett krav på medfinansiering från huvudmannens sida. De förtroendevalda revisorerna har efter sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att genomföra en granskning av kommunens hantering av riktade bidrag. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningen har undersökt om kommunen har en tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag, från identifiering av möjligheten att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuell återbetalning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har nämnderna tillräckliga rutiner för identifiering av vilka bidrag som finns att söka inom respektive område? Har nämnderna en ändamålsenlig ansvarsfördelning i arbetet med bidrag? Har nämnderna ändamålsenliga rutiner för att återrapportera utförda prestationer? Sker redovisningen av intäkter och kostnader på ett tillfredställande sätt? Ingår återsökning av bidrag i nämndens interna kontroll? Säkerställer nämnderna att de riktade bidragen används på ett ändamålsenligt sätt? 1.3. Genomförande och avgränsning Granskningen har skett genom intervjuer med utvalda nyckelpersoner (se källförteckning), dokumentstudier samt genom en processanalys för hur väl nämndernas processer för hantering av riktade bidrag fungerar i praktiken. Nämndernas redovisning av intäkter och kostnader avseende riktade bidrag har granskats genom en genomgång av utdrag från kommunens ekonomisystem och vid behov i dialog med redovisningsansvariga. 1.4. Ansvarig nämnd Granskningen avser barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden. 4
1.5. Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Förordningar gällande statsbidrag Redovisningslagstiftning Statistik och uppföljningsrapporter avseende sökta och beviljade statsbidrag Kommunala mål, riktlinjer och styrdokument 5
2. Granskningsresultat 2.1. Identifiering och beslut att söka 2.1.1. Barn- och utbildningsnämnden Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns en skriftlig rutin för hanteringen av riktade statsbidrag. I rutinen anges att på uppdrag av förvaltningschefen har förvaltningens controller det övergripande ansvaret för processen kring statsbidragsansökningar. Olika tjänstemän är involverade som ansvariga handläggare i enskilda ansökningsprocesser, utifrån typ av bidragsansökan. I rutinen anges vidare att barn- och utbildningsförvaltningen ska ha två avstämningsmöten i månaden kring statsbidrag från Skolverket. De som deltar i dessa möten är förvaltningscontroller och centralt placerad rektor 1. Verksamhetschef för grundskola samt förskola deltar vid behov och i mån av tid. Avstämningsmötena ska alltid innehålla följande punkter: Identifiering av bidrag/ansvarsfördelning Ansökan Dokumentation Bevakning av utbetalning av statsbidrag Övriga statsbidrag. Vid avstämningsmötena behandlas aktuella beslut från Skolverket, rekvisitioner, uppföljningar samt deadlines 2. Det är den ansvarige handläggaren för ansökan som också ansvarar för rekvisitioner och uppföljningar. Identifiering av bidrag Identifiering av bidrag sker genom information från kommunstyrelsen, från verksamheten och på Skolverkets mina sidor. Vid intervju framkom att det anses svårt att uppmärksamma alla bidrag som är möjliga att söka, då bidragen kommer från flera olika myndigheter och organisationer. Verksamheten, häribland rektorer och verksamhetschefer, identifierar mindre bidrag från exempelvis kulturrådet och på så vis blir förvaltningscontroller informerad samt tillfrågad om möjligheten att söka. Respektive verksamhetschef inom barn- och utbildningsförvaltningen bevakar statsbidragen. Ovan nämnda rutinbeskrivning hänvisar till Skolverkets e-tjänst för statsbidragsansökningar för information om vilka ansökningar som ligger närmast i tid, vilket underlag som behövs, rekvirering av pengar och redovisning av aktiviteter. Beslut om att söka I barn- och utbildningsnämndens delegationsordning regleras att biträdande förvaltningschef (tillika verksamhetschef förskola) och förvaltningschef har delegation på att rekvirera statsbidrag. De två funktionerna har sedan möjlighet att delegera detta vidare till grundskolechef avseende bidrag rörande grundskolan och rektor avseende bidrag rörande gymnasium samt vuxenutbildning. Enligt delegationsordningen är det enbart biträdande 1 Centralt placerad rektor är anställd på förvaltningen för att ge övergripande stöd. Denne har inte ansvar för en egen skolenhet. 2 Vilka bidrag som ska sökas, vem som ansvarar för rekvisitioner och att ansökningar sker och hur beslutade medel ska fördelas. 6
förvaltningschef som har delegation på att rekvirera statsbidrag för förskolan och fritidshem. De beslut som sker genom verkställighet anmäls inte under delegationsbeslut utan lämnas som informationsärende till nämnden. Barn- och utbildningsnämnden fattar inte beslut som rör statsbidrag men erhåller redovisning av sökta och beviljade statsbidrag. Redovisningen sker vid flertalet av nämndens sammanträden. Enligt uppgift får nämnden också information om statsbidragen och satsningar som genomförs via verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och i delårsbokslut. Vid ledningsgruppsmöten diskuterar förvaltningschef och verksamhetschefer de olika statsbidragen. Det är förvaltningschef och förvaltningscontroller (på uppdrag av förvaltningschef), som fattar beslut om vilka bidrag som ska sökas. Barn- och utbildningsförvaltningen söker enligt uppgift samtliga bidrag som är av relevans. Förvaltningen har beslutat att inte söka matematiklyftet och läslyftet för 2018, då dessa insatser har genomförts under tidigare år. Förvaltningen översöker de flesta av sina statsbidrag och har då möjlighet att få mer medel än vad de har blivit tilldelade enligt bidragsramen. Vid arbetet med statsbidrag från Skolverket har handläggaren till ansvar att informera berörda rektorer och förskolechefer om möjligheten att söka bidrag och att ta in nödvändigt underlag i god tid. Handläggaren ansvarar också för att utifrån inhämtat underlag göra ansökan enligt Skolverkets instruktioner samt att förankra ansökan hos förvaltningscontroller innan den lämnas in. Omfattande bidrag såsom fritidshemssatsningen och karriärtjänster innebär att varje medarbetares personnummer, lön och anställningsform måste läggas in manuellt. Arbetet genomförs av centralt placerad rektor och administrativ handläggare. I barn- och utbildningsnämndens internkontrollplan för 2018 är kontroll av rutiner för ansökan och rekvisition av statsbidrag ett kontrollmoment och förvaltningscontroller är kontrollansvarig. 2.4.2. Svårigheter förknippade med statsbidrag inom skolverksamhet Potentiellt medför de riktade statsbidragen stora möjligheter för kommunen att starta eller stärka kvalitetshöjande satsningar. Det framgår dock att möjligheterna att på ett planerat sätt nyttja bidragen rationellt är begränsade på grund av ett antal hindrande faktorer som är hänförliga till hanteringen på nationell nivå. I bilaga 2 finns ett utdrag från SKL:s ekonomirapport från oktober 2017, och där de riktade statsbidragen bland annat inom skolområdet getts särskilt utrymme. I SKL-rapporten redogörs för den ökning av riktade statsbidrag inom alla områden som skett de senaste åren (se diagram nedan). Den reella ökningen är runt 60 procent för statsbidragen generellt. 7
Ur SKLs ekonomirapport, oktober 2017 s. 54. Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns det bidrag som förvaltningen budgeterar med och förutsätter att de beviljas. Exempel på detta är karriärtjänster och lärarlönelyftet. Om budgeterade bidrag inte beviljas finns risken att skolorna belastas med höga kostnader. Intervjuade förklarar att det problemet inte har uppstått och Skolverket har inte signalerat om att bidragen ska försvinna. Om situationen skulle uppstå kommer förvaltningen att ta hänsyn till detta i kommande budgetarbete. Nämnden har, enligt uppgift, blivit informerade om riskerna med att lärarlönelyftet och karriärtjänster har permanentats. Flera av de bidrag som förvaltningen tar del av innebär ett visst mått av delfinansiering. Ett sådant är bidraget om utökad elevhälsa, där hälften av kostnaden ligger på förvaltningen. Statsbidraget för utökad elevhälsa innebär att en skola kan få bidragsmedel för exempelvis en specialpedagog. Skolan kan få ett maxbelopp på 50 procent av lönekostnaden i bidragsmedel och behöver sedan delfinansiera med 50 procent. Inom barn- och utbildningsförvaltningen bedömer rektorerna om skolan ska ta del av statsbidraget och beskriver i den egna budgeten hur mycket utökad elevhälsa de budgeterat för. Det tas därmed inga politiska beslut från barnoch utbildningsnämnden i ansökan och fördelning kring statsbidraget. Det finns också svårigheter förknippade med de statsbidrag som påverkar personalens lönenivåer, häribland karriärtjänster och lärarlönelyftet. Avseende lönebidragens påverkan på lönerevisionen ser förvaltningen över lönespridningen. Barn- och utbildningsnämnden gav ut mindre än en procent för att möjliggöra satsningar på vissa grupper inom förvaltningen. År 2017 var det specifikt riktat mot lärare men under år 2018 är det för alla arbetsgrupper inom förvaltningen. De pengar som förvaltningen fick för 2018 sprids ut och det är även förvaltningen som får göra bedömningen. 2.1.2. Socialnämnden Socialnämnden har inga skriftliga rutiner kring ansökan om statsbidrag och i nämndens internkontrollplan för 2018 ingår inte återsökning av bidrag. 8
Identifiering Det finns enligt uppgift en informell arbetsrutin där det är socialchefen som ansvarar för att identifiera relevanta statsbidrag. Informationen om statsbidragen kommer oftast från Socialstyrelsen. Vid intervju lyfts att socialförvaltningen måste informera kommunstyrelsen när riktade statsbidrag blir generella statsbidrag. Detta för att säkerställa att pengarna tillfaller nämndens budget. Ett exempel på detta är bidraget ökad bemanning inom äldreomsorgen. Beslut om att söka Det är socialchef och utvecklingsledare som söker de riktade bidragen. I socialnämndens delegationsordning finns inte delegation på rekvirering av statsbidrag. Det är inte alla bidrag som lyfts för behandling till socialnämnden. Enligt uppgift finns det inte rutiner för rapportering till nämnden, utan det är en bedömningsfråga i varje enskilt fall kring vilka bidrag som ska tas upp för behandling till nämnden. Bidragen habiliteringsersättning och ökad bemanning inom äldreomsorgen har tagits upp för behandling i nämnden. Förvaltningen har sökt full bidragsram och fick under 2017 extra bidragsmedel för bidraget Stärkt bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården. 2.2. Återrapportering och uppföljning 2.4.1. Barn- och utbildningsnämnden Skolverket har i flertalet av statsbidragen fastställda datum för redovisning, som huvudsakligen sker efter att bidragen nyttjats. Förvaltningen konterar upp cirka 90 procent av bidragen med en specifik kod på intäktssidan. Endast vid krav på återrapportering konteras kostnader på specifika koder. Förvaltningen anser att de kan få fram relativt säkra kostnadsberäkningar. Barn- och utbildningsnämnden har återbetalat del av bidragsmedel för läsåren 2015/16 och 2016/17. Ett exempel är statsbidraget för mindre barngrupper i förskolan år 16/17, där förvaltningen erhöll 5 367 000 kronor. Skolverket beslutade att kommunen skulle återbetala 311 104 kronor med anledning av att förvaltningens redovisning inte visade på att barngruppernas storlek minskat eller motverkat en ökning i enlighet med vad som stod i ansökan. Förfallodatum på återbetalningen var den 2 mars 2018. För bidragsåret 17/18 lade förvaltningen 350 tkr i balansräkningen för eventuell återbetalning som motsvarade ca 15 procent av det erhållna bidragsbeloppet HT 2017. Anledningen till detta beskrivs vara på grund av det fortsatt höga trycket på förskoleplatser under 17/18. Ett annat bidrag som kommunen behövde återbetala del av var statsbidraget för utbildning som kombineras med traineejobb eller tidsbegränsad anställning inom hälso och sjukvård och äldreomsorg år 2017. Nämnden erhöll 427 500 kronor och fick återbetala 190 000 kronor. 2.4.2. Socialnämnden Enligt uppgift har inte återbetalning av beviljade statsbidrag ägt rum under 2017 och samtliga bidragsmedel har använts. Det har däremot förekommit att ytterligare bidragsmedel tilldelats, till följd av att andra kommuner inte ansökt, såsom stimulansmedel för ökad bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården 2017. När bidragsmedlen kommit förvaltningen tillhanda bokförs de på ett skuldkonto i balansräkningen med fri kod för olika bidrag. När medlen fördelas ut följer frikoden med och 9
på så vis blir det lättare att följa pengarna. Enheterna får rapportera in vilka åtgärder och aktiviteter som genomförts, exempelvis användning av vikarier vid utbildning och ökad bemanning. Förvaltningens centrala ekonomi bokför totalt nedlagda kostnader mot skuldkontot och bokför det som en intäkt för berörd enhet. Avseende habiliteringsersättningen menar intervjuade att förvaltningen kan redovisa till socialstyrelsen exakt hur mycket pengar som har gått till daglig verksamhet men att det är svårare att redogöra för administrativa kostnader. 2.3. Granskning av utvalda statsbidrag 2.3.1. Barn- och utbildningsnämnden Vi har i denna granskning valt ut fem riktade statsbidrag inom barn- och utbildningsnämnden för fördjupad granskning. Dessa är lågstadiesatsningen, lärarlönelyftet, mindre barngrupper, ökad jämlikhet och karriärtjänster. Anledningen till urvalet är att dessa bidrag utgör en stor del av totala inkomsten från statsbidrag. Lågstadiesatsningen Skolverket fördelar bidraget, som kan sökas av huvudmän för att anställa mer personal i de lägre årskurserna och ge lärare i förskoleklass och årskurs 1-3 mer tid för varje elev. Statsbidraget ska gå till kostnader för personalförstärkning med lärare, förskollärare eller speciallärare eller personalförstärkning med annan personal så att lärarna i större utsträckning kan bedriva undervisning. Nämnden hade för läsåret 2017/18 inte ansökt om full bidragsram. Förvaltningen fick ta del av bidragsmedel på ca 6,1 mnkr 3. Detta motsvarade enligt ansökningsunderlaget 13,15 bibehållna heltidstjänster (årsarbetskrafter) och ytterligare ansökning av 0,20 heltidstjänster 4. Totalt blir detta 13,35 heltidstjänster. För läsåret 18/19 har nämnden ansökt om samma belopp som för 17/18, medan bidragsramen är något utökad. Enligt uppgift har samtliga personer som omfattas av bidraget samma tjänstgöringsgrad som föregående år. Ökad jämlikhet Skolverkets riktade bidrag för ökad jämlikhet ska gå till insatser för att öka andelen elever som blir behöriga till gymnasieskolans nationella program. Kostnader som bidraget kan användas till är exempelvis läromedel, lön, ersättning för handledare, kostnader för vikarier eller fortbildning. Förvaltningen har erhållit bidragsmedel för våren 2018 och har sökt medel utöver bidragsramen. Bidragsmedlen har ännu inte fördelats ut till skolorna men enligt uppgift kommer pengarna att hinna användas innan våren är till ända. Bidraget kommer att fördelas enligt Skolverkets fördelningsnyckel och det riktade bidraget planerar att fördelas till de skolor som är i störst behov. Förvaltningen har blivit beviljade bidragsmedel på 4,6 mnkr. Mindre barngrupper Huvudmännen kan söka om detta statsbidrag för att minska barngruppernas storlek i förskolan. Bidraget ges även för att motverka en ökning av barngruppernas storlek. Nämnden har läsåret 2017/2018 blivit beviljad ca 4,6 mnkr från Skolverket. 3 Full bidragsram var 6 165 065 och förvaltningen ansökte om 6 163 000. 4 Planerade personalförstärkningar med 3,05 heltidstjänster. 10
Vid intervju framkom att det är platsbrist i de kommunala förskolorna. Under 2019 befarar nämnden svårigheter med placeringen av barn och att antalet barn per förskola kan komma att överskridas enligt rådande planering och interna riktlinjer. År 2020 förväntas en ny förskola stå klar och ska ha kapacitet att kunna ta emot ca 150 barn. Utanför centralorten finns det större kapacitet lokalmässigt och därmed större möjligheter att kunna dela upp barngrupperna. Vissa förskolor inne i centralorten arbetar också med att dela upp barngrupperna. Barn- och utbildningsförvaltningen arbetar även med att styra barn till andra förskolor. Enhet Ansökt 17/18 Beviljat 17/18 Kräftan 1 200 000 1 200 000 Almvik 180 000 Ej beviljad Eken 675 000 Ej beviljad Flundran 390 000 390 000 Gunnebo 677 143 Ej beviljad Linden 432 000 432 000 Tallen 1 140 000 1 140 000 Arabia 1 500 000 1 500 000 Summa 6 194 143 4 662 000 Storleken på beviljade bidrag varierar mellan förskolorna. Skillnaden mellan den förskola som har fått mest och den som har fått minst är ca 1,1 mnkr. Enligt ansökan för 17/18 har fyra förskolor ansökt om bidragsmedel för att minska barngruppernas storlek och fyra förskolor har ansökt om medel för att motverka en ökning av barngruppernas storlek. Av åtta förskolor är det fem som har blivit beviljade bidrag för mindre barngrupper. Intervjuade menar att Skolverket inte alltid meddelar anledningen till varför de har fått avslag på ansökan. Totalt sökt belopp läsåret 18/19 är 4,7 mnkr. I ansökan anges att barn- och utbildningsförvaltningen planerar att uppnå Skolverkets riktmärke alternativt sitt egna mål genom att bland annat öka eller behålla antalet barngrupper, minska antalet inskrivna barn eller avstå från en planerad ökning, öka eller behålla antalet förskolor, bygga eller anpassa lokaler och att anställa ny personal eller behålla befintlig personal. Förvaltningen planerar att följa upp barngruppernas storlek genom det systematiska kvalitetsarbetet, statistik över barngruppernas storlek och en ekonomisk uppföljning. För läsåret 18/19 är det är sju stycken förskolor som har ansökt om bidragsmedel. Sökta bidragsmedel varierar mellan förskolorna, högst sökt belopp är 1,5 mnkr medan två förskolor har sökt belopp på 240 000 kronor. Karriärtjänster Bidraget kring karriärtjänster fördelas av Skolverket. Syftet med bidraget är dels att göra läraryrket mer attraktivt och dels att främja skolutveckling. Bidraget ska täcka löneökningarna för förstelärare och lektorer. En lärare som anställs som förstelärare får en bidragsfinansierad löneökning på 5000 kronor i månaden. Det är i mångt och mycket huvudmannen som styr hur förstelärartjänsterna ska utformas och vad som ingår i uppdraget. Det är också upp till huvudmannen hur bidraget ska fördelas mellan skolenheterna. För statsbidraget kring karriärtjänster har barn- och utbildningsförvaltningen för vårterminen 2018 rekvirerat bidragsmedel på ca 4,4 mnkr, vilket motsvarar 52 förstelärare. Barn- och utbildningsnämnden har vid skrivande stund 51 förstelärare och 1 lektor anställd. 11
I Västerviks kommun har karriärtjänster permanentats. Nämnden har inte fattat beslut om att permanenta karriärtjänsterna och hur förstelärarna skulle placeras, men var delaktig i processen när tjänsterna tillsattes och permanentades. Förvaltningen beslutade att förstelärarna skulle anställas efter samlad kompetens, vilket inneburit att vissa skolor fått fler förstelärare i relation till antalet elever. Det finns också tre skolor i Västerviks kommun som saknar förstelärare. Barn- och utbildningsförvaltningen utlyser förstelärartjänsterna. Om en tjänst blir ledig är det en intern utlysning inom förvaltningen och personen med bäst kompetens anställs. Rektorer fick vitsorda lärare som skulle inbegripas av bidraget. I samband med beslut om att permanenta förstelärare/lektorstjänsterna från och med 1 juli 2016 fick befintliga förstelärare och lektorer förfrågan om tillsvidareanställning. I förfrågan hade barn- och utbildningsförvaltningen tagit fram särskilda kvalifikationer. Bland annat angavs att försteläraren/lektorn skulle: Arbeta aktivt med formativ undervisning för att utveckla lärande hos eleverna Vara intresserad av skolutveckling och arbeta aktivt för att utveckla undervisningen Arbeta målmedvetet med att öka elevernas måluppfyllelse och visa en god förmåga att förbättra elevernas studieresultat Vara med och dela med sig av och sprida formativ bedömning och goda erfarenheter av undervisning och lärande både på skolan och i kommunen Vara delaktig i kommunens gemensamma kompetensutveckling samt vid ett par tillfällen per termin anordna och delta i nätverksträffar. Lärarlönelyftet Lärarlönelyftet är en statlig satsning för att skolhuvudmännen ska kunna ge en löneökning till särskilt kvalificerade lärare, förskollärare och fritidspedagoger. Syftet är att öka läraryrkets attraktionskraft och därigenom förbättra resultaten i skolan. Det är lärare och förskollärare i förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och motsvarande skolformer som kan ta del av bidraget. Därtill inkluderas förskollärare i förskolan och fritidspedagoger i fritidshemmet. För att en lärare ska kunna ta del av det statliga bidraget krävs enligt Skolverkets kriterier att läraren ska ha visat intresse för och god förmåga till att utveckla undervisningen på egen hand och tillsammans med kollegor och därigenom förbättrat elevernas studieresultat eller måluppfyllelsen i skolan. Detta ska ha skett genom att läraren uppfyller minst ett av följande kriterier. Läraren har: tagit särskilt ansvar för att utveckla undervisningen genom kollegialt lärande i former som vilar på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet, med stöd av formell utbildning på avancerad nivå utöver lärarexamen eller förskollärarexamen förbättrat undervisningens innehåll, metoder och arbetssätt, tagit särskilt ansvar för att stödja lärar- eller förskollärarstudenter och kollegor som är nya i yrket eller tagit särskilt ansvar för att utveckla ämnen eller ämnesövergripande områden, eller tagit särskilt ansvar för särskilt komplicerade undervisningssituationer. Direktiven från Skolverket är att den genomsnittliga löneökningen ska vara mellan 2 500 och 3 500 kr per månad och pedagog. Det är också upp till varje huvudman att avgöra om löneökningen gäller tillsvidare eller är tidsbegränsad. I Västerviks kommun har lärarlönelyftet permanentats och löneökningen ligger på 2500 kronor per lärare som tar del av bidraget. 12
Ansöknings- och redovisningsförfarandet sker terminsvis. För läsåret 2017/18 har barn- och utbildningsförvaltningen rekvirerat sammanlagt 8,5 mnkr, fördelat på 4,3 mnkr (208 personer) för höstterminen 2017 och 4,2 mnkr (206 personer) för vårterminen 2018. Det finns fyra skolområden i Västerviks kommun. Bidraget fördelades ut till skolorna och rektorerna inom områdena efter personalantal. Rektorerna förde sedan dialog sinsemellan, vilket kunde resultera i att vissa bidragsmedel kunde flyttas från en skola till en annan. I Västerviks kommun var det ca 40 procent av lärarna som fick ta del av lönelyftet. Det var inte oproblematiskt när beskedet om fördelningen av lärarlyftet tillkännagavs, då det innebar att en del lärare blev utan löneökning. 2.3.2. Socialnämnden I denna granskning har vi valt ut de fyra ekonomiskt sett största riktade statsbidrag som socialnämnden har tagit del av. Bidragen avser: 1. Ökad bemanning inom äldreomsorgen 2. Stärkt bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården 3. Insatser inom psykisk hälsa 4. Habiliteringsersättning Det första bidraget, ökad bemanning inom äldreomsorgen, står för den största bidragsdelen, vilket 2018 omfattar drygt 10 mnkr. De riktade statsbidragen ligger utanför nämndens ordinarie budget. Ökad bemanning inom äldreomsorgen Satsningen på en ökad bemanning inom äldreomsorgen pågår mellan 2015-2018 och medlen fördelas av Socialstyrelsen. Socialstyrelsen har 1,9 miljarder kronor att fördela ut. Medlen är avsedda för att öka bemanningen inom hemvården i syfte att öka tryggheten och kvaliteten för den enskilde vårdtagaren. Socialnämnden i Västerviks kommun tog den 4 maj 2016 beslut att öka bemanningen med hjälp av stimulansmedlen inom den av kommunen finansierade vården och omsorgen om äldre för att öka tryggheten och kvaliteten för den enskilde. Förvaltningen har gett information till nämnden om mottaget bidrag. I tabellen nedan framgår beviljade medel 2017-2018. År Summa 2017 9 888 302 2018 9 955 103 Socialförvaltningen har rekvirerat full bidragsram för 2018. Förvaltningen har fördelat ut bidragsmedlen till enheterna utifrån antalet brukare. Av förvaltningens återrapportering för 2017 framgår att 21,17 årsarbetare har finansierats med hjälp av stimulansmedlet, varav en stor majoritet är inom äldreomsorgen. Yrkesgrupper som har blivit finansierade med hjälp av stimulansmedel är till största del undersköterskor och vårdbiträden. Stimulansmedlet har även använts för att täcka upp med vikarieförsörjning vid utbildningsinsatser. 13
Stimulansmedlen har enligt återrapporteringen bidragit till förbättringar i verksamheten såsom att de utbildningar som genomförts under året gagnar brukarna med en fortsatt/ökad kvalitet samt att förvaltningen kunnat erbjuda sina anställda önskad sysselsättningsgrad. Stärkt bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården Medlen fördelas av Socialstyrelsen och är avsedda att stärka bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården under 2016-2020. Socialstyrelsen har 360 mnkr att fördela ut. Enligt 2017 års återrapportering har Västerviks kommun anställt 2,17 årsarbetare. År Summa Yrkesgrupper Antalet anställda 5 2017 1 225 639 Socialsekreterare, arbetsledare, administratörer 3 2018 1 174 429 Socialsekreterare, arbetsledare, administratörer För år 2017 erhöll förvaltningen mer än vad som var sökt. Anledningen därtill var att inte alla kommuner hade ansökt om bidragsmedel. 2018 har kommunen sökt utöver full bidragsram, men har blivit beviljade ursprungssumman. Stimulansmedel inom ramen för överenskommelsen om insatser inom psykisk hälsa Stimulansmedel inom ramen för överenskommelsen om insatser inom psykisk hälsa har som syfte att skapa förutsättningar för ett långsiktigt arbete med ett gemensamt ansvarstagande från berörda aktörer. Målsättningen är att medborgarna ska erbjudas behovsanpassade och effektiva insatser av god kvalitet, såväl vad gäller förebyggande och främjande insatser, som medicinsk behandling och sociala insatser. Västerviks kommun har tillsammans med övriga kommuner och landstinget i Kalmar län en gemensam analys och handlingsplan. För år 2017 erhöll Västerviks kommun sökt bidragsmedel på 0,9 mnkr från SKL. I återapporteringen av bidragsmedlet för 2017 uppges att samtliga stimulansmedel är förbrukade eller intecknade. I rapporteringen framgår det hur mycket av bidraget som gått till de två olika områdena barn och unga (0-17 år) och vuxna och äldre (18 år och äldre). Enligt återrapporteringen för 2017 användes medlen bland annat till kompetensutveckling av personal, förebyggande arbete för att undvika placeringar, utveckling av anhörigstöd och en utveckling av mötesplatser. Socialförvaltningen har för år 2018 rekvirerat 1,2 mnkr från SKL. Habiliteringsersättning Syftet med habiliteringsersättningen är att införa eller höja dagpenningen till de personer som deltar i daglig verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Enbart personer som fått beslut enligt LSS får ta del av ersättningen. Socialstyrelsen ska under 2018 fördela 350 mnkr till kommuner. Kommunerna kan rekvirera högst det belopp som Socialstyrelsens fördelningsnyckel tagit fram. Fördelningsnyckeln är framräknad utifrån antalet deltagare som finns i daglig verksamhet enligt LSS. 5 Enligt redovisningsmall ska inte årsarbetare anges, därför redovisas istället antalet anställda som har tillsvidareanställts. Notis är att antalet anställda som inte har blivit tillsvidareanställda är ytterligare två personer. För 2018 har vi ej tagit del av redovisat utfall avseende antalet anställda. 14
Vid sammanträde i maj 2018 beslutade socialnämnden att rekvirera statsbidraget och att höja ersättningen med 25 kr per dag till 50 kr per dag. I samband med beslut att rekvirera stimulansbidrag för habiliteringsersättning beslutade nämnden även att kommunens ersättning skulle återgå till 25 kronor/dag den 1 januari 2019 om det inte ges något stimulansbidrag till habiliteringsersättning 2019. Anledningen till detta är att ökningen med 25 kronor per dag skapar för nämnden en kostnad på 1 miljon kronor. 15
3. Bedömningar och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen och uppföljningen av riktade statsbidrag inom såväl barn- och utbildningsnämnden som socialnämnden är systematiskt och ändamålsenligt ordnad på tjänstemannanivå i de respektive förvaltningarna. Vi menar dock att oförutsägbarheten som präglar bidragsvillkoren medför avsevärda ekonomiska och verksamhetsmässiga risker, och att detta skapar behov av tydlighet i kommunens förhållningssätt till bidragen. Det gäller särskilt inom skolområdet, där omfattningen av riktade statsbidrag är stor och bidragen numera står för en inte obetydlig del av de totala resurserna. Mot bakgrund av detta bedömer vi att den politiska styrningen, särskilt från barn- och utbildningsnämndens sida, är otillräcklig när det gäller att tydliggöra en övergripande strategi och viljeriktning när det gäller förhållningssätt och hantering av bidragen, samt ansvarsförhållandena mellan huvudman och rektor i dessa avseenden. Avseende socialnämnden ser vi att nämnden är mer involverad i arbetet med de riktade statsbidragen, men dessa är också betydligt färre till sin omfattning. Vi bedömer att rutinerna kring nämndens styrning i förhållande till statsbidragen också inom socialnämnden kan förtydligas. Detta gäller inte minst delegationsbeslut samt hur återrapportering ska ske. 3.1. Svar och bedömningar på revisionsfrågor 3.1.1. Har nämnderna tillräckliga rutiner för identifiering av vilka bidrag som finns att söka inom respektive område? Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns det en skriftlig rutin för hanteringen av riktade statsbidrag. I rutinen anges att på uppdrag av förvaltningschef har förvaltningens controller det övergripande ansvaret för processen kring statsbidragsansökningar. Socialnämnden har inga skriftliga rutiner kring statsbidrag. Det finns enligt uppgift en muntlig arbetsrutin om att det är socialchefen som ansvarar för att identifiera statsbidrag som är relevanta för nämnden att söka. Vi bedömer att det inom barn- och utbildningsnämnden finns tillräcklig bevakning av relevanta statsbidrag, då det utsetts samordnare med ansvar för detta. Vi bedömer dock att socialnämnden bör införa en tydligare rutin kring hur identifiering sker. 3.1.2. Har nämnderna en ändamålsenlig ansvarsfördelning i arbetet med bidrag? Hantering av och kommunikation kring statsbidragen är i huvudsak samlat till samma personer inom respektive förvaltning. Inom båda nämnder gäller att utsedd samordnare koordinerar ansökningsprocessen och det är förvaltningschef samt verksamhetschefer som tar beslut om ansökan. Inom socialnämnden tar nämnden beslut som rör vissa statsbidrag, på initiativ av förvaltningen. Det finns dock ingen skriftlig rutin kring detta. Inom barn- och utbildningsnämnden fattas beslut kring ansökan och fördelning enkom av förvaltningen. I barn- och utbildningsnämndens delegationsordning står att biträdande förvaltningschef (tillika verksamhetschef förskola) och förvaltningschef har delegation på att rekvirera statsbidrag. I socialnämndens delegationsordning finns inte delegation på rekvirering av statsbidrag. Vi bedömer att ansvarsfördelningen är tydlig på tjänstemannanivå. Vi ser dock oklarheter i nämndernas ansvar, också i förhållande till ekonomiska konsekvenser om bidragen avvecklas eller permanentas (och därmed inte per automatik fördelas till respektive nämnd). Vi bedömer därtill att det är en brist att socialnämndens delegationsordning inte innehåller delegation avseende riktade bidrag, trots att dessa beslut tas av förvaltningschef. 16
3.1.3. Har nämnderna ändamålsenliga rutiner för att återrapportera utförda prestationer? Det finns inte framtagna rutiner för hur återrapportering ska ske till respektive nämnd. Barnoch utbildningsnämnden erhåller dock redovisning av sökta och beviljade statsbidrag vid flertalet av nämndens sammanträden. Enligt uppgift får nämnden också information om statsbidragen och satsningar som genomförs via verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och i delårsbokslut. Socialnämnden erhåller inte information om samtliga statsbidrag. Det beskrivs vara en bedömningsfråga i varje enskilt fall om ett bidrag ska tas upp för behandling till nämnden. Nämnden har i vissa fall beslutat om att söka bidrag, såsom habiliteringsersättningen, medan förvaltningen i andra fall söker direkt. Enligt uppgift har socialnämnden inte behövt återbetala beviljade statsbidrag under 2017. Nämnden har även använt samtliga bidragsmedel. Återrapportering till bland annat Skolverket och Socialstyrelsen görs av utsedda samordnare i enlighet med av Skolverket och Socialstyrelsen fastställda dokument och mallar.. Enligt uppgift har inte återbetalning av beviljade statsbidrag ägt rum under 2017 då samtliga bidragsmedel har använts. Vi bedömer att det är en brist avseende båda nämnder att det saknas tydliga rutiner för hur återrapportering till nämnd ska ske. 3.1.5. Sker redovisningen av intäkter och kostnader på ett tillfredsställande sätt? Delvis. Redovisning av projekt hanteras av respektive förvaltning. Externfinansierade projekt bokförs på projektkoder. Övriga projekt bokförs med frikoder i redovisningen. När kommunen erhåller pengar, exempelvis från Skolverket, Naturvårdsverket eller Socialstyrelsen, bokförs dessa på ett skuldkonto i balansräkningen och i takt med att enheterna redovisar hur pengarna har använts fördelas medel ut till respektive enhet. Kostnader som kräver särskild redovisning, kostnader som ska återredovisas, allokeras i redovisningen till respektive projekt via projektkoder, och i vissa fall i kombination med frikoder. Detta innebär således att alla projektrelaterade kostnader inte bokförs på projekt, utan konteras och redovisas bland kommunens övriga kostnader. Kommunen har inga kommungemensamma riktlinjer eller rutinbeskrivningar specifikt för bokföring av projekt som gäller för samtliga förvaltningar. Anvisningar till bokföringsmässig hantering av projekt ges från centrala ekonomikontoret i samband med upprättande av bokslut. Vissa förvaltningar har påbörjat arbetet med att ta fram en rutinbeskrivning. 3.1.6. Ingår återsökning av bidrag i nämndens interna kontroll? I barn- och utbildningsnämndens internkontrollplan för 2018 är kontroll av rutiner för ansökan och rekvisition av statsbidrag ett kontrollmoment och förvaltningscontroller är kontrollansvarig. I socialnämndens internkontrollplan för 2018 ingår inte återsökning av bidrag. 3.1.7. Säkerställer nämnderna att de riktade bidragen används på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen av utvalda statsbidrag visar att bidragen i stort har kunnat användas ändamålsenligt. Inom båda nämnder saknas dock riktlinjer eller motsvarande för att beskriva vilken strategi och vilket förhållningssätt som ska råda när det gäller ambitioner och inriktning i fråga om statsbidrag. Särskilt inom barn- och utbildningsnämnden bedömer vi detta som bristfälligt, då det innebär att nämnden inte förhåller sig till huruvida vissa enheter har större behov, till exempel utifrån kompensatoriska aspekter. Det innebär också att nämnden inte 17
behandlar eller tar beslut om ansökningar som kräver medfinansiering, till exempel avseende utökad elevhälsa. 3.2. Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden att: Säkerställa att det finns tydliga rutiner kring hur återrapportering till nämnd kring hur utförda prestationer ska ske. Utveckla riktlinjer för förhållningssätt och strategi vad gäller riktade statsbidrag, med syfte att ge tydlig vägledning för förvaltning och enheter. Därtill rekommenderar vi socialnämnden att: Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Slutligen lämnar vi följande rekommendationer till kommunstyrelsen: En ändamålsenlig styrning och uppföljning av kommunens ekonomiska utfall kräver en stringent redovisning av kommunens intäkter och kostnader. Det är av stor vikt att kunna särskilja kostnader som är projektrelaterade från kostnader i den ordinarie driften. Kommunen bör eftersträva att samtliga kostnader tillhörande projekt allokeras till rätt projekt i redovisningen. För att säkerställa en enhetlig och korrekt redovisning av projekt bör kommunen upprätta kommungemensamma riktlinjer för projektredovisning. Västervik den 21 augusti 2018 Sara Shamekhi Carl Nilsson Kristina Lindstedt EY EY EY 18
Källförteckning Intervjuer Socialförvaltningen Förvaltningschef Verksamhetscontroller Ekonomiassistent Barn- och utbildningsförvaltningen Grundskolechef Förvaltningscontroller Vid intervjuer medverkade revisor Saad Benatallah Insamlat underlag Socialförvaltningen Delegationsordning, fastställd 2017-02-07, 12 Internkontrollplan 2018 Sammanställning av statsbidrag 2017-2018 Rekvisition av redogjorda bidrag Protokoll 2018-05-03 43 Protokoll 2016-05-04 46 Återapportering av statsbidrag Barn och utbildningsförvaltningen Delegationsordning, gäller från 2018-05-01 Internkontrollplan 2018 Sammanställning av statsbidrag 2016-2018 Arbetsrutin statsbidrag Skriftligt svar på revisionskriterier Ansökan av redogjorda bidrag Rekvisition av redogjorda bidrag Beslut för beviljande av statsbidrag 19
Bilaga 1. Sammanställning av bidrag 20
21
Statsbidrag kommunstyrelsen Summa Avser tidsperiod Högre utbildning 2 022 806 2017 Energirådgivning/coachning 887 622 2017 Hållbar utveckling 2 802 227 2017 MUCF lovpengar 805 005 2017 Tyngre transporter i skärgården 390 005 2017 Kulturrådet 493 820 2017 MSB 1 028 836 2017 Schablonersättning nyanlända 6 39 254 000 2017 Boverkspengar 3 800 000 2017 6 Varav kommunstyrelsen erhållit 246 000 kronor 22
Bilaga 2. Utdrag angående riktade statsbidrag inom skola och förskola ur SKLs ekonomirapport oktober 2017 (s. 56f) [ ] Ett exempel gäller statsbidragen till mindre barngrupper i förskolan. Bidraget har funnits sedan 2015. År 2016 var anslaget 830 miljoner kronor. Det första året var bidraget kraftigt underutnyttjat, vilket sannolikt beror på att beslutet kom för sent och informationen var otillräcklig. En omfattande informationssatsning har dock gjort att betydligt fler kommuner sökt därefter varför Skolverket behövt göra prioriteringar bland de sökande. För läsåret 2016/17 prioriterades förskolor med störst barngrupper och lägst personaltäthet. För läsåret 2017/18 prioriteras i stället förskolor i områden med svåra förutsättningar där det behövs särskilda insatser för att höja utbildningens kvalitet. Det finns flera exempel på hur de ändrade kriterierna har gjort att många förskolor inte längre blir berättigade till bidrag och att man då måste ställa om på en oerhört kort tid från juni då beslutet tas till augusti då verksamheten startar och att det påbörjade arbetet med mindre barngrupper därmed plötsligt måste avslutas. Dessutom baseras ansökan och beslut om statsbidrag på prognoser över barngruppsstorlekar på varje förskola per den 15 oktober året före. Hur prognosen beräknas av huvudmannen avgör utfallet av statsbidraget. Statsbidraget är svårt för kommunerna att förstå och söka. Det syftar till ett långsiktigt arbete för att förändra förskolans struktur, men statens hantering med årliga ansökningar och förändrade kriterier för tilldelning varje år skapar i stället osäkerhet och kortsiktighet. Ett annat exempel gäller statsbidraget till läxhjälp. Det lämnas sedan 2014 för hjälp med läxor eller annat skolarbete för elever, med syftet att dels öka möjligheterna för alla elever att utvecklas så långt som möjligt i sitt lärande, dels att bidra till en ökad likvärdighet. Bidraget var 2016 ca 350 miljoner kronor. Det finns flera exempel på att bidrags-besluten kommit flera månader efter terminsstart och att kriterier och prioriteringar har ändrats efter hand. Det innebär att verksamheterna sitter i en rävsax: antingen låter man bli att göra något varvid bidraget inte utnyttjas och intentionerna nås inte eller så gör man något som kanske senare visar sig inte berättiga till bidrag varvid verksamheten går med underskott. Statsbidraget för personalförstärkningar inom elevhälsan är ytterligare ett exempel. Bidraget inrättades 2016 med syftet att öka personaltätheten inom elevhälsan. Satsningen kom igång sent på året och hade då ett lågt utnyttjande som senare ökat. Det har lett till att ansvarig myndighet beslutat prioritera en viss yrkesgrupp i förhållande till vad som utlovades från början och att kommunerna själva får finansiera de andra yrkesgrupperna som anställts. Sedan 2014 har det funnits ett statsbidrag till lovskola. Syftet har varit att elever som inte uppnått eller riskerar att inte nå kunskapskraven för betyget E ska få ökad möjlighet att nå kraven. Bidraget 2016 uppgick till totalt 150 miljoner kronor. Vi har exempel på kommuner som fick del av bidraget men där bidragsbeloppen minskat kraftigt från ett år till ett annat när fler kommuner har sökt och kriterierna förändrats. Det innebär att kommunen själv får finansiera verksamheten om den ska erbjudas. Från och med hösten 2017 är verksamheten obligatorisk och statsbidraget har lagts in i det generella bidraget. Sedan hösten 2016 finns det så kallade lärarlönelyftet, som innebär ett statsbidrag för att höja lönerna för särskilt kvalificerade lärare, förskollärare eller fritidspedagoger. Syftet är att öka läraryrkets attraktionskraft och därigenom förbättra resultaten i skolan. Lyftet ska bidra till en långsiktig löneförhöjning, utöver den ordinarie lönerevisionen, för berörda lärare. Bidraget uppgår till 3 miljarder kronor på helårsbasis. Parallellt med lärarlönelyftet finns också sedan 2013 ett statsbidrag till så kallade karriärsteg för särskilt yrkesskickliga lärare. Bidraget uppgick 2016 till 1,3 miljarder. Trots det goda syftet med dessa bidrag så har de också orsakat problem för huvudmännen och skolorna. De innebär ett ingrepp i lönebildningen och har lett till parallella processer i kommuner och skolor vid översyn av lärarlönerna. Ett annat problem är att det inte är uttalat hur länge dessa statsbidrag kommer att finnas kvar och om de dras in står kommunerna/ huvudmännen kvar med kostnaderna för dessa löneökningar om de beviljats tills vidare. Kommunerna kan också behöva skjuta till egna pengar för ökade pensionskostnader för karriärtjänsterna, som inte kompenseras genom statsbidraget. Det krävs även en omfattande administration kring bidragen. Till exempel måste personnummer och tjänstgöringsgrad redovisas per lärare för att få bidrag, det gör det även svårare att beräkna skolpeng med mera. 23
Socialförvaltningen Förvaltningsstab Nämndsekreterare Jenny André 2018-08-20 Ej verkställda beslut enligt, 4 kap. 1 och rapportering enligt 16 kap. 6 f SoL samt beslut enligt 9 LSS och rapportering enligt 28 f-g LSS Vid genomgång av beslut fattade före 2018-01-01 och inte verkställda före 2018-03-31 samt ärenden med uppehåll som inte verkställts inom tre månader har socialnämnden följande att rapportera, Enligt SoL OF, omsorg till personer med funktionsnedsättning Det finns två (2) gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Det ena beslutet avser en man som har beviljats kontaktperson den 31 maj 2017. Beslutet är verkställt den 16 februari 2018. Det andra beslutet avser en man som har beviljats kontaktperson. Beslutet är inte verkställt på grund av att det saknas lämplig personal/uppdragstagare eftersom mannen har specifika krav på kontaktpersonen. Enligt LSS OF, omsorger om personer med funktionsnedsättning Det finns två (2)gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Det ena gäller en kvinna som den 13 april 2017 har beviljats bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna enligt 9.9 LSS. Beslutet är verkställt den 11 januari 2018 eftersom det har saknats ledig bostad. Det andra gäller en man som den 24 mars 2017 har beviljats bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna enligt 9.9 LSS. Beslutet är inte verkställt på grund av att mannen den 3 april 2017 har tackat nej till erbjuden bostad. Enligt SoL IFO, Individ och familjeomsorgen Det finns två (2) gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Box 22, 593 21 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: socialnamnden@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Socialförvaltningen Förvaltningsstab Besluten gäller en flicka och en pojke som har beviljats kontaktfamilj men tilltänkt kontaktfamilj tackade nej vid uppstarten. Förslag till beslut att socialnämnden meddelar kommunfullmäktige att det finns sex (6) gynnande beslut, som inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum, kvartal 1 2018. Box 22, 593 21 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: socialnamnden@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se 2 (2)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-09-11 17 (21) Ks 308 Medborgarförslag om att bredda vägen förbi slottsruinen vid Stegeholm förslag till svar Dnr 2018/2 109 En boende i Västervik har i skrivelse 6 december 2017 lämnat ett medborgarförslag om att bredda vägen förbi slottsruinen vid Stegeholm. Kommunfullmäktige beslutade 2018 02 26, 34 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 31 augusti 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att vägen och gång och cykelvägen är projekterad och byggd i det aktuella området med ett gott resultat. Förvaltningen har av säkerhetsskäl valt att bygga en separerad gång och cykelväg utmed Gamlebyviken. Genom detta undviker man att blanda cykeltrafik med bilar och tung trafik. Ytorna mot vattnet har utökats och vägen har breddats något i kurvan för att få en bättre framkomlighet. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2018 anse medborgarförslaget om att bredda vägen förbi slottsruinen som besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2018 anse medborgarförslaget om att bredda vägen förbi slottsruinen som besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2018 Kommunfullmäktiges beslut 2018-02-26, 34 Medborgarförslag 6 december 2017 Expedieras till: Förslagsställaren Christer Sneitz, enheten för samhällsbyggnad Kommunfullmäktige Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
Kommunfullmäktiges presidium 2018-09-11 Beslut om ersättning för deltagande under politikerdagarna 11 och 18 augusti 2018 Politikerveckan blev i år politikerdagarna och arrangerades för tredje året i rad av Hans-Åke Harrysson, Korvmoppen AB under två lördagar i augusti. Alla partier i kommunfullmäktige bjöds in för att svara på frågor, presentera sina vallöften och delta med ståbord under arrangemanget på Spötorget. De två tidigare åren har deltagarna på politikerveckan fått ersättning för förlorad arbetsförtjänst och reseersättning. Motivet var att det ska vara rättvisa möjligheter för alla partier att delta i evenemanget, som är ett bra initiativ för att gynna medborgardialogen. Bestämmelser för ersättning Enligt bestämmelser för ersättning för förtroendevalda, 2, finns följande: För ersättning enligt nedan krävs särskilt uppdrag av kommunfullmäktige, fullmäktigeberedning, nämnd, nämndutskott eller motsvarande. Kravet på särskilt beslut kan uppfyllas genom godkännande i efterhand av respektive nämnd eller motsvarande. Anmälan för godkännande ska i sådant fall ske vid närmast följande sammanträde. f konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget. Kommunfullmäktiges presidium bedömer att politikerdagarna uppfyller punkt f ovan och att ersättning ska utgå till deltagarna. Kommunfullmäktiges presidium beslutar att de förtroendevalda som deltog i frågestunden under politikerdagarna får ersättning för förlorad arbetsförtjänst och reseersättning enligt gällande bestämmelser, samt att ersättningen finansieras ur kommunfullmäktiges budget. KOMMUNFULLMÄKTIGES PRESIDIUM Dan Nilsson Anette Torstensson Eva Ahlström Ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande Anmäls till: Kommunfullmäktige Expedieras till: KF:s gruppledare för vidare spridning inom respektive parti Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se