Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2012 vid Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Göteborgs universitet Fastställd av institutionsstyrelsen vid IPKL, 2012-01-24
1 Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid IPKL En god arbetsmiljö är en viktig grund för en verksamhet av hög kvalitet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är därför högt prioriterat vid institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande (IPKL) och ambitionen är att detta arbete ska utgöra en integrerad del av vår kontinuerliga verksamhetsutveckling. En särskild arbetsgrupp bestående av arbetsmiljöombuden, likabehandlingsombudet, en administratör och prefekten, har under hösten 2011 tillsatts för hantering och uppföljning av det löpande arbetet med institutionens arbetsmiljö. Organisation och verksamhet Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande bildades vid omorganisationen av utbildningsvetenskapliga fakulteten den 1 juli 2010. Institutionens verksamhet omfattar undervisning (inom lärarutbildningen, fristående kurser, magister- och masterprogram samt forskarutbildning), forskning och samverkan. Utbildningsuppdraget på IPKL för grund- och avancerad nivå i lärarutbildningen för 2012 från LUN omfattar 513 helårsstudieplatser (hst) i förhållande till 2011 då vi hade 426 hst, vilket är en ökning med cirka 20 procent. Institutionen har kursansvar för majoriteten av kurserna i utbildningen av förskollärare och grundlärare med inriktning mot arbete i fritidshem. Institutionen genomför också under 2012 utbildningar inom ramen för Förskolelyftet och omfattningen av detta uppdrag kommer att fastställas i förhandlingar med Skolverket under våren 2012. IPKL kommer också att på uppdrag från LUN att under året starta förberedelser inför start av så kallad Flexibel förskollärarutbildning av yrkesverksamma barnskötare till förskollärarexamen. Utbildningen planeras starta våren 2013 med motsvarande cirka 30 utbildningsplatser. Inom forskarutbildningen vid utbildningsvetenskapliga fakulteten finns drygt 30 forskarstuderande med institutionstillhörighet på IPKL och en stor andel av institutionens medarbetare arbetar med forskning. Vid institutionen finns cirka 90 anställda. Av de cirka 30 doktoranderna finns 20 av dem inom utbildningsvetenskapliga fakultetens forskarutbildning och har sin anställning vid vår institution. Ungefär 10 doktorander är anställda vid andra universitet och högskolor i Sverige eller på andra institutioner vid GU, men de har valt att ha institutionstillhörighet på IPKL under doktorandtjänstgöringen. Under 2011 har andelen tillsvidareanställningar ökat genom nyrekryteringar av universitetslektorer och för närvarande finns cirka 15 universitetsadjunkter, 25 universitetslektorer, sju docenter och sex professorer och sju medarbetare i gruppen teknisk-administrativ personal på institutionen. Till detta kommer ett antal gästlärare, sex personer med post dok-anställning och som tidigare angivits doktorander med anställningar utanför institutionen, projektanställda samt gästforskare. Institutionens ledning och ledningsråd Prefekten har det övergripande ansvaret för institutionens arbetsmiljö, ekonomi och verksamhetsuppdrag. I institutionens ledningsråd ingår prefekt, ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt. Till denna grupp adjungeras regelbundet vid behov ekonomicontroller och studierektor på grund- och avancerad nivå, samt studierektor för forskarutbildning för arbete med planering och uppföljning av pågående verksamhet, samt för arbete med institutionens strategiska arbete. Medarbetare från IPKL deltar i ett flertal beredningsgrupper på fakultetsnivå: Biblioteksgruppen Ivar Armini (ersätter Pia Nykänen under hennes föräldraledighet) BUF (Beredningsgrupp för forskning och forskarutbildning) Åsa Mäkitalo
2 BUGA (Beredningsgrupp för utbildning på grund- och avancerad nivå) Thorbjörn Johansson Lärarförslagsberedningen - Thomas Johansson och Roger Säljö Fakultetsnämnden Ingen efter tillsättning av ny dekan på fakulteten Internationaliseringsgruppen - Sylvi Vigmo Likabehandlingsonbud Anette Hellman I dessa fakultetsgemensamma beredningsgrupper ingår även studenter som har möjlighet att påverka beslutsprocessen vad gäller övergripande kvalitetsuppföljning av utbildningen på grundavancerad och forskarnivå. Studenterna är organiserade i Göta studentkår där de driver studentfrågor och aktivt tillser att studenter finns med i såväl institutionsstyrelsen som i beredningsgrupper. Mål och inriktning för arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och den arbetsmiljöpolicy som antagits av Göteborgs universitet och i enlighet med den handlingsplan för arbetsmiljöarbete som arbetats fram vid utbildningsvetenskapliga fakulteten. I Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy och i utbildningsvetenskapliga fakultetens handlingsplan för arbetsmiljöarbete, samt för IPKL gäller följande riktlinjer; Den goda arbetsmiljön skapas genom att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade och kända av alla att verksamhetens arbete organiseras så att det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till variation och stimulans att de anställda ges fortlöpande information om verksamheten, förutsättningar för egen kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av arbetet och arbetsförhållandena en säker och trygg arbets- och studiesituation att arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende en god fysisk arbetsplats Arbetsmiljöarbetet på institutionen Inriktningen och ambitionen på institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande är att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och att arbetsmiljöfrågorna i möjligaste mån ska behandlas i sitt sammanhang, det vill säga i de beredande och beslu-
3 tande organ som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerade. Institutionsstyrelsen har för närvarande sju ledamöter varav tre är representanter för lärare/forskare, en representerar teknisk-administrativ personal, två representerar studenterna och två är representanter för ledningsrådet. Till IS har även institutionens likabehandlingsombud adjungerats. Ekonomicontroller och studierektorer kallas vid behov också att närvara på styrelsens möten. GU:s ledning utlyser under våren 2012 val av dekaner (troligen dock inte vid vår fakultet UFN) och prefekter samt val av fakultetsstyrelse och institutionsråd för att dessa skall finns på plats den 1 juli 2012. Prefektråd med dekan (en gång per månad), ledningsråd på IPKL (cirka var fjortonde dag) och introduktionen av nyanställda utgör också sammanhang där arbetsmiljöfrågor diskuteras. Arbetsmiljöronder Vid institutionen finns också mer specifika former för att bedriva arbetsmiljöarbete. Enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 och det lokala arbetsmiljöavtalet för Göteborgs universitet har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetsmiljöombuden. Vid IPKL finns två arbetsmiljöombud, Bibbi Ljungvall och Kerstin Signert. De har efter förlag från personalen på institutionen utsetts av de fackliga organisationerna som arbetsmiljöombud för perioden 1/1 2011-31/12 2012 (enligt beslut 2011-02-08). Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker genom arbetsmiljöronder en gång per år. Arbetsgivaren har en företrädare (prefekt), personalen företräds av arbetsmiljöombud och studenterna av ett studentarbetsmiljöombud (Ann Bergström från och med hösten 2011). Prefekten för protokoll och eventuella åtgärder diskuteras och åtgärder fastställs för att hantera de frågor som förs fram vid arbetsmiljöronderna. På arbetsmiljöronden gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom, exempelvis stolar och bord i lärosalar och arbetsrum, datorer, bildskärmsarbete, rumstemperatur, ventilation/drag etc. På arbetsmiljöronden behandlas också frågor av psykosocial karaktär, exempelvis frågor kring arbetsbelastning, samarbete, arbetsledning och arbetsklimat. Medarbetarsamtalen är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, uppdrag, förväntningar och resultat diskuteras för att skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Våren 2012 Vid IPKL genomförs ett uppföljande medarbetarsamtal under våren vad gäller planering av tjänstgöring för 2012. Prefekten ansvarar tillsammans med studierektor för tjänstgöringsplanering och prefekten kommer att inbjuda till medarbetarsamtal under våren för uppföljning av planerad tjänstgöring. Kursansvariga och studierektorer samt medarbetare förväntas diskutera och planera medarbetares medverkan i kurser för att eftersträva en verksamhet av hög kvalitet och med en god arbetsmiljö för studenter och medarbetare som målsättning. Studierektor för forskarutbildningen vid IPKL inbjuder samtliga doktorander till medarbetarsamtal under våren 2012. Medarbetarsamtal med docenter och professorer planeras också att genomföras under våren 2012.
4 Hösten 2012 Ställföreträdande prefekt genomför medarbetarsamtal med docenter och professorer tillsammans med dekan för utbildningsvetenskapliga fakulteten under hösten 2012. Prefekten genomför under hösten medarbetarsamtal med universitetsadjunkter, universitetslektorer, projektanställda och t/apersonal. Riktade arbetsmiljökartläggningar av olika slag kan bli aktuella efter resultaten av GU:s arbetsmiljöbarometer som redovisas i slutet av våren 2012. Ytterligare riktade arbetsmiljökartläggningar under 2012 Prefekt och likabehandlingsombud kommer fortlöpande att genomföra kartläggningar med fokus på likabehandling vad gäller institutionens lönestruktur och karriärvägar för medarbetare. Utbildningsinsatser vad gäller hjärt- och lungräddning för ett antal frivilliga samt brandinformation för nyanställda planeras också att genomföras under 2012. En annan centralt genomförd kartläggning är Studentbarometern. Den genomfördes 2007 och visade på det hela taget att studenter vid institutionerna inom UFN är nöjda med sin arbetsmiljö. En Studentbarometer från 2010 finns tillgänglig och vi kommer att noga studera resultaten i undersökningen för att förbättringsområden ska kunna identifieras. IPKL:s särskilda satsningar med arbetsmiljöarbetet under 2012 Förstärkningar inom organisation och ledning IPKL fick kritik i den under hösten 2011 genomförda psykosociala arbetsmiljöundersökningen vad gäller osynligt och otydligt ledarskap och som en av flera planerade åtgärder för att hantera detta kommer institutionen att förstärka organisationen genom att tillsätta en studierektor med ansvar för kurser i grundlärarprogrammet med inriktning mot arbete i fritidshem. Det pågår också ett arbete med att tillsätta en arbetsledande funktion med ansvar för teknisk-administrativ personal. Vidare ska arbetet med institutionens strategiska arbete under våren 2012 förhoppningsvis kunna intensifieras. Enligt GU:s direktiv kommer val av institutionsråd och prefekt att genomföras under våren för att arbetet med GU:s omorganisation skall kunna inledas. Rekryteringsarbete och särskilda satsningar på meritering Arbetet med rekrytering av nya medarbetare pågår fortfarande efter utlysningar av tjänster under 2011 både vad gäller universitetslektorer och doktorander. Exempelvis kommer fem nya doktorander inom ramen för Skolverkets och Förskolelyftets satsningar till licentiatexamen att anställas på institutionen fr o m februari. Vi har också goda förhoppningar om att kunna anställa ytterligare minst två universitetslektorer med inriktning mot ungdomsforskning. Målsättningen är även att utlysa ytterligare fem nya doktorandanställningar på IPKL under 2012. IPKL behöver genom samordning med andra institutioner vid GU hantera det fortsatta arbetet med Lärarprogrammet 2011 (LP11) där vi har stort ansvar för kurser i Förskollärarprogrammet och i Grundlärarprogrammet med inriktning mot arbete i fritidshem. Utlysning av tjänster inom fältet högskolepedagogik och ev andra områden kan också bli aktuellt under 2012. I institutionens strategiska satsningar kommer medel att avsättas för olika meriteringsinsatser för medarbetare. Medel för språkgranskning och konferensdeltagande finns också att söka för IPKL:s medarbetare.
5 Skapa rutiner för en bra introduktion av nyanställda och utveckla mentorskap för nya medarbetare Under 2011 påbörjades arbetet med mentorskap för nyanställda och detta behöver hanteras vidare genom att prefekt, studierektorer och administrativ personal tillsammans ansvarar för att alla nyanställda ges en introduktion enligt fastställd checklista och att nya medarbetare som så önskar tilldelas en mentor. Mentorskapet bör även hanteras av projektansvariga, inriktningsansvariga eller av kursledare för att en god introduktion i kommande arbetsuppgifter ska kunna ges till nya medarbetare. Den som fungerar som mentor erhåller tid motsvarande cirka 20 arbetstimmar i sin tjänstgöring för vägledning, handledning, introduktion etc i olika arbetsuppgifter under det första året. Avsikten är att utvärdera dessa insatser och att skapa utrymme för liknande insatser även under 2012. I övrigt strävar IPKL efter att följa GU:s handlingsplan för introduktion av nya medarbetare. Kursansvar i LP11, kursplanearbete, masterprogram och BLUE11 LP11 kommer även under 2012 att medföra betydande arbetsinsatser för många medarbetare på IPKL, och det ställer krav på en god framförhållning samt samverkan med andra institutioner vid GU för att vi ska kunna hantera detta arbete med hög kvalitet och god arbetsmiljö. Uppföljningen av arbetet med starten av LP11 har för flera medarbetare på IPKL inneburit en stor arbetsbelastning och särskilt gäller detta kursledare, studierektorer, administration och serviceenhetens personal. Arbetet med kursplaner, granskning och fastställande av kursplaner, framtagande av studiehandledningar samt planering och genomförande av utbildningen har utan tvekan inneburit en hög arbetsbelastning och i vissa fall även övertidsarbete för vissa av institutionens medarbetare. Full kostnadstäckning för ersättning av detta merarbete har inte utgått från LUN och institutionen har därför beslutat att tilldela kursansvariga ersättning för visst merarbete och detta kommer även att ske fortlöpande under programmens införande och för de kurser som institutionen har ansvar för (gäller i förskollärarprogrammet och grundlärarprogrammet med inriktning för arbete i fritidshem). Lokaler Målsättningen för arbetet med lokalförsörjning handlar dels om att planera för fler arbetsrum dels att hantera eventuell flyttning av LinCS-labbet och en planering för detta arbete bör hanteras av fakulteten och institutionerna under våren 2012. Lokalfrågan har inte hanterats enligt arbetsmiljöplan 2011 på grund av att en brand utbröt under våren i IDPP:s lokaler och stora mänger vatten från sprinklersystemet gjorde många av IPKL:s medarbetares tjänsterum obrukbara under juni, juli och augusti. Fokus hamnade då istället på att försöka erbjuda cirka 20 medarbetare på IPKL tillfälliga arbetsplatser under saneringsarbetet. En arbetsgrupp för löpande hantering av lokalfrågan har bildats och där ingår två administratörer och prefekten på IPKL. Institutionen behöver tillsammans med fakulteten hantera frågan om hur ytterligare arbetsplatser kan skapas och detta bör ske snarast möjligt under våren 2012. Psykosocial enkät till institutionens medarbetare Uppföljning av enkät om den psykosociala arbetsmiljön på institutionen genomfördes av arbetsmiljöombuden under hösten 2011.Totalt svarade 31 av ca 80 medarbetare på enkäten. Resultatet visar att det finns brister att åtgärda i institutionens arbetsmiljöarbete och främst handlar det om ojämn och stor arbetsbelastning för medarbetare. Osynligt och otydligt ledarskap nämndes också liksom önskemål om åtgärder för att skapa ökad samhörighet mellan medarbetare. Vi kommer att inleda diskussioner om hur vi kan hantera detta för att kunna minska den höga och ojämna arbetsbelastningen, öka kommunikationen internt om verksamheten samt skapa samhörighet och ökade möjligheter till samarbeten etc.
6 IPKL följer den av fakulteten utarbetade tidplanen för arbetsmiljöarbetet: Januari april Oktober November december Arbetsmiljöronder (fysisk, psykosocial samt brandskydd) Arbetsmiljörond avseende allmänna ytor (studeranderepresentanter medverkar) Uppföljning av föregående handlingsplan Protokollen från arbetsmiljöronder inlämnas till prefekten Uppföljning av arbetsmiljöronder Medarbetarsamtal Sammanställning av arbetsmiljöprotokoll till HAMO samt till GU:s skyddsingenjör. Sammanställningen webbpubliceras. Färdigställande av handlingsplan, samt publicering på hemsidan. Studentkåren meddelar studenterna hur fakulteten arbetar med arbetsmiljön ur studentperspektiv. Riskbedömningar görs under året när så krävs.