Tekniska nämndens arbetsutskott sammanträde 2010-06-07 == Tekniska nämndens arbetsutskott= = = = =PN=Ó=PP=
Tekniska nämndens arbetsutskotts sammanträde den 9 maj 2011 Beredningsärenden 31 Remiss av utredning av upphandling av drift för delar av tekniska nämndens verksamhet 32 Upphandling av hämtfordon, fyrfacksbil 33 Övriga ärenden Informationer och överläggningar
Plats och tid Beslutande Tekniska kontoret sammanträdesrum, Sveagatan 12, kl 09.00 10.40 Anita Skoglund (M) Carl-Erik Bergsén (S) Lars-Åke Thunberg (FP) Paragrafer 31-33 Övriga deltagare Utses att justera Gunilla Hedman, sekreterare Ulrika Samuelsson, sekreterare Bo Norling, teknisk chef Martin Wollhag, controller, punkt A Hubert Malmström, avfallschef, 32 Anita Skoglund/Carl-Erik Bergsén Justeringens plats och tid Måndagen den 16 maj 2011 klockan 15.00 Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Hedman Anita Skoglund Anita Skoglund Carl-Eric Bergsén
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska nämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2011-05-18 Datum för anslags nedtagande 2011-06-08 Förvaringsplats för protokollet Tekniska kontoret Underskrift
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 5 Informationer och överläggningar A) Uppföljning av verksamhetsmål och styrtal
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 6 TNau 31 Remiss av utredning av upphandling av drift för delar av tekniska nämndens verksamhet Bakgrund Kommunstyrelsen gav 2010-10-25 236 kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med Tekniska kontoret utreda bl.a. vilka verksamheter inom Tekniska kontoret som är möjliga att upphandla för drift av annan utförare. Utredningen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott 2011-02-23. Arbetsutskottet beslöt samma datum 50 att remittera utredningen till tekniska nämnden för yttrande senast under maj månad 2011. Cathrin Kjellberg som genomfört utredningen informerade tekniska nämnden 2011-03-14. Kontoret har studerat utredningen och har inget att invända mot utredningens huvudsakliga innehåll. Beredning Allmänt Utredningens huvuduppdrag var att beskriva vilka verksamheter som är möjliga att upphandla. Utredningen gjorde också en bedömning av vilka verksamheter som under alla förhållanden bör behållas i egen regi. Konsekvenser för verksamheten har också beskrivits på ett bra sätt. Däremot har inte utredningen i övrigt gjort någon bedömning av vilka verksamheter som är lämpliga att handla upp eller bedömt ev. ekonomiska för- eller nackdelar med att lägga ut olika verksamheter på annan utförare. Detta var inte heller möjligt under den korta tid som utredningen hade till förfogande. Utredningen konstaterar också att erfarenhet från andra kommuner entydigt visar på att kommunen alltid, av säkerhets- och kompetensskäl, ska ha kvar en del av verksamheten i egen regi. Det är också viktigt att ett upphandlingsunderlag är noggrant och väl underbyggt för att en upphandling ska bli bra. Det tar därför relativt lång tid att förbereda och genomföra en sådan upphandling. Dessa senare synpunkter finns också väl dokumenterade i tidigare utredningar som SKL genomfört. I kontorets bedömning av utredningen och inför nämndens svar på remissen har vi i huvudsak försökt att värdera omvärldsfaktorer, egna förutsättningar för upphandling, pågående verksamhetsutveckling, bedömning av ekonomiska faktorer såsom gjorda investeringar och egen effektivitet i egenregiverksamheten. Här följer en kort genomgång av förutsättningarna.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 7 Forts TNau 31 Förvaltningsgemensamt Sedan den 1 januari 2011 är tekniska nämndens verksamhet i första hand inriktad på att bygga ut, underhålla och driva för kommuninnevånarna viktig gemensam samhällsservice vatten, avlopp, avfallshantering, trafikföring, gator, gångoch cykelvägar, parkeringar, parkområden, lekplatser, naturområden, skogsskötsel mm. Kontoret deltar givetvis i planering och utveckling av samhällsbyggandet, men utan att ha ett huvudansvar för planeringen. Tekniska kontoret har sedan hösten 2007 genomgått en förändring i sin inriktning för särskilt gatuavdelningen. Inte minst gäller detta den ekonomiska hanteringen och uppföljning och redovisning av investeringsprojekt. För att tydliggöra roller och stärka förvaltningens arbete med skötsel av grönytor har en särskild avdelning för park- och naturfrågor bildats. Kontoret vill också påpeka att minst hälften av alla resurser som i dag används genomförs i annan driftform än egenregiverksamhet, parken undantagen. Utvecklingen går hela tiden i riktning mot mer köp av entreprenader och vi ser ständigt över vad vi ska göra själva och vad som bäst görs av annan utförare. En utgångspunkt i detta arbete är att all verksamhet som vi gör varje dag under största delen av året ska vi göra i egen regi. Med rätt arbetssätt bör detta bli mest kostnadseffektivt. Arbeten som görs mer sällan eller oregelbundet lämpar sig bättre för upphandling externt. Vi kan konstatera att de områden vi har att förvalta och vår produktion av nyttigheter växt kontinuerligt i takt med kommunens utveckling utan att anslagen för den skull växt, tvärtom har de reducerats påtagligt. Den nya organisationen för kommunens förvaltningar på Sveagatan innebär att en gemensam enhet för stödfunktioner bildats för tre nämnder, med tekniska kontoret som huvudman en unik lösning i Alingsås kommun. Under 2010 har samtliga huvudprocesser inom tekniska kontoret beskrivits som ett led i att få bättre kontroll och uppföljning samt att ge bra underlag för att bedöma kritiska punkter som särskilt bör uppmärksammas och bearbetas. Arbetet syftar också till att skapa ett integrerat och väl fungerande verksamhetsledningssystem. Således är förvaltningen inne i ett intensivt förändringsarbete. Gatuavdelning Som en följd av tidigare beslut pågår en anpassning av avdelningens organisation till drift och underhåll. I stort sett alla nybyggnadsprojekt genomförs redan genom upphandling av arbetena. Resurserna i dag bygger på beredskapsverksamhet för i huvudsak VA-nätet och vinterväghållning. Gatuavdelningen kommer att under 2012 ha minskat bemanningen med 14,5 tjänster sedan 2006. Detta som en följd av minskade anslag och en medveten neddragning av egenregiarbete vid nyanläggningar. Vi beräknar att klara denna neddragning genom s.k.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 8 Forts TNau 31 naturlig avgång. Därefter kan inte personalstyrkan minskas ytterligare om nuvarande beredskap för vinterväghållning ska kunna bestå. En bedömning och jämförelse med andra kommuner visar att vi här är mycket kostnadseffektiva, vilket inte minst innevarande vinter var ett gott exempel på. Verksamhet som är mycket viktig att ha i egen regi är alla arbeten i stadskärnan, där det alltid blir mer insatser än planerat, då okända faktorer nästan alltid dyker upp när arbetet startat. Sådana ändrade eller utökade insatser blir mycket kostsamma att hantera genom entreprenader. Dessa stadsjobb samt VAsaneringsarbeten kräver också en bra koordination med VA-avdelningen och det är en fördel att dessa arbeten gör samordnat av egen personal med god kompetens och lokal erfarenhet. Vissa stödfunktioner som är kopplade till den fiskala delen av kontorets verksamhet såsom skyltning och avstängningar med koppling till tillfälliga och permanenta lokala trafikföreskrifter är också nödvändig eller åtminstone önskvärd att ha i egen regi. Alla dessa verksamheter är dessutom sådana som bedrivs på heltid under hela året vilket innebär att de inte, såsom arbeten som sker mera intermittent, ger möjlighet till några större samordningsvinster genom resursutnyttjande på annan plats än inom själva verksamheten. Park- och Naturavdelning Verksamheten är mycket personalintensiv, särskilt under växtsäsongen. Då merparten av arbetet består i skötsel av rabatter och grönytor, lek- och parkutrustning är inköpen från externa leverantörer relativt små jämfört med andra avdelningar. Sedan 2009, som är utredningens jämförelseår, upphandlas mer av avdelningens nyanläggningar och underhåll än tidigare. Sex personer av Park och Naturs personal ingår i kommunens snöröjning, varför detta är ett minimum av egen personal som krävs för att upprätthålla nuvarande vinterväghållningsorganisation, som visat sig vara mycket kostnadseffektiv (se även ovan under gatuavdelningen). De drift- och underhållsarbeten som inte blir utfört vid besvärliga vintrar och som innebär risk för långsiktigheten kan då med fördel handlas upp av extern utförare. Det är önskvärt att naturlaget är kvar i egen regi för att ha nödvändig flexibilitet när det gäller att gallra och röja där behov uppstår. Det är också svårt att kvantifiera och kvalitetsbeskriva insatserna vid en upphandling. Till verksamheten knyts också personal med arbetsmarknadsplacering, vilket optimerar denna lilla enhets verksamhet. För närvarande har tekniska nämnden i uppdrag att se över investeringsbehov i Nolhaga park i syfte att öka parkens attraktivitet för såväl Alingsåsare som besökare. Här finns en resurs som har potential att bli en ännu större tillgång för att öka attraktiviteteten för såväl Alingsåsare som besökare. I ett utvecklingsskede är det förvaltningens uppfattning att det är olämpligt att flytta över drift till en extern utförare, inte minst för att det är svårt att i dag bedöma ev. ökat behov av skötsel och andra insatser i parken.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 9 Forts TNau 31 Avfallsavdelning Avfallsavdelningen har genomgått stora förändringar de senaste tre åren. Under 2009 och 2010 investerade kommunen mer än 25 Mkr i förbättrat omhändertagande av avfall på Bälinge och lokaler som ger förutsättningar för rationalisering och ökad servicegrad inom såväl mottagning som avfallshämtning. Sedan 2009 har också avdelningens resultat kraftigt förbättrats, vilket nu leder till att avfallstaxan kan sänkas med 8 %. Samlokaliseringen på Bälinge ger fortsatt goda förutsättningar att utveckla avfallshämtningen och sänka avgifterna. Av en undersökning som Avfall Sverige gjort framgår också att kommuner som samlar in avfall i egen regi har i genomsnitt billigare avfallstaxa än vad kommuner med insamling via entreprenör har. Vid en insamlingsentreprenad som har en minsta avtalstid om 5 år blir det mycket svårt att under entreprenadtiden arbeta med utveckling av hämtning och behandling, vilket bedöms som mycket viktigt inom ett område som står i ständig förändring och utvecklas snabbt. Införande av ett nytt insamlingssystem eller andra förändringar i nuvarande system försvåras påtagligt under en pågående entreprenad. Nya lagar, miljömål och trender ändras snabbt och det är viktigt att vara flexibel och kunna följa utvecklingen. Rent generellt kan man säga att det är kommuner eller kommunala bolag som har stått för den tekniska utvecklingen inom branschen. Det är de som har kommit med idéer till vidareutveckling (nya insamlingssystem, behandlingsmetoder, utveckling av återvinningscentraler, deponier etc.) vilket annars inte hade skett. Fyra personer från Avfallsavdelningen ingår i dagsläget i kommunens vinterväghållning. VA-avdelning Inom VA-området ligger kommunen i frontlinjen av svenska kommuner när det gäller att trygga vattenförsörjning med reservvatten för samtliga abonnenter. Även när det gäller planering av ledningar för omvandlingsområden och utbyte av äldre ledningsnät ligger kommunen väl till. Trots stora investeringar ligger VAtaxan klart inom den undre kvartilen i landet. Verksamheten inom VAavdelningen är av största strategisk vikt för utbyggnaden av vår stad. I egen regi kan man också parera ständiga omkastningar i utbyggnad beroende på förändrade planförutsättningar, överklagningar av planer mm på ett bättre sätt än genom upphandling. Nya krav med anledning av skärpt miljö- och livsmedelslagstiftning kan också bättre och billigare hanteras i egen regi. Från miljösynpunkt är det också högst väsentligt att kommunen har kontroll över den avloppsrening som sker vid våra avloppsreningsverk. Flera kommuner som lagt ut VA-verksamhet på entreprenad har haft problem med framför allt planering och utbyggnad av nya exploaterings- och omvandlingsområden. Då kommunen står för stora investeringar inom dessa områden är det av yttersta vikt att denna planering fungerar väl tillsammans med kommunens övriga strategiska planering.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 10 Forts TNau 31 De komplexa anläggningarna för vattenproduktion och avloppsrening utvecklas fortlöpande för att ständigt förbättra kvalitén på det tjänster VA-avdelningen ansvarar för. För att genomföra dessa förbättringar krävs en erfaren och kunnig personal. Under lång tid har det med hjälp av en långsiktig strategi anställts personal med de kvalifikationer som behövs, vilket gagnar verksamheten i den dagliga driften och vid fortlöpande ombyggnationer. En erfaren personal ger även en mycket god leveranssäkerhet som krävs då akuta situationer uppstår. Under 2010 har organisationen justerats för att öka kvalitet och kontinuitet. Att lämna ut en eller flera delar på entreprenad skulle på sikt leda till att den uppbyggda erfarenheten skulle utarmas. Till detta kommer de stora investeringar som genomförts på anläggningarna, ett kapital som måste vårdas på ett sådant vis att kostnaderna framdeles kan hållas inom en rimlig nivå. VA-verkets investerings- och underhållsbudget avsedda för omläggning och separering av VA-ledningar uppgår till ca: 10 Mkr/år. Detta innebär ett behov av minst tre arbetslag för att klara dessa arbeten. Denna personal är på grund av sin profession väl anpassade för att även svara upp mot akuta reparationer vid behov. Vi har idag lätt att snabbt frigöra egen personal för akuta insatser. En egen beredskapsstyrka med god lokalkännedom, resurser och fortlöpande erfarenhet är därför ytterst viktig att ha tillgång till 24 timmar varje dygn, året runt. En verksamhet på entreprenad kommer hur den än utformas att vara starkt beroende av en större kommunal organisation, som skall tillse att VA-abonnenterna får den kvalité och de produkter som efterfrågas till en så låg kostnad som möjligt. Att en entreprenör tillsammans med en beställarorganisation hos kommunen skulle var mer kostnadseffektiv än den organisation vi har idag bedömer vi inte som troligt. Samordnings- och beredskapsaspekter Genom att förfoga över kompetent personal i egen regi har förvaltningen goda förutsättningar att arbeta flexibelt och använda personal där den bäst behövs för tillfället. Således finns inom förvaltningen en samordnad beredskap över avdelningsgränserna på såväl tjänstemannasidan som för operativ personal. Genom en bred kunskap inom TK:s hela verksamhet kan beredskapsstyrkan vara liten och därmed kostnadseffektiv. Denna möjlighet begränsas vid alternativa driftformer. En viktig aspekt är också att hantering av dagvatten och genomförande av dagvattenrening i befintlig miljö sker genom gemensamma insatser mellan gata, park och VA, vilket försvåras med olika huvudmän för utförarverksamheten.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 11 Forts TNau 31 I dagsläget kan vi också disponera såväl materiel som personal över förvaltningsövergripande genom att flytta resurser mellan exempelvis gata och avfall, park och gata samt va/gata för att ta några exempel. Vinterväghållningen är ett bra exempel på detta. Sammanfattning Som ovan beskrivits pågår i dagsläget ett stort utvecklings- och förändringsarbete på tekniska kontoret. Arbetet syftar till att vi ska bli effektivare för att bl.a. klara de besparingsbeting som förvaltningen fick under framför allt 2009, men även under 2008. Trots en mildring av besparingen i budget för 2010 och 2011 kvarstår en inte obetydligt neddragning av Tekniska nämndens budget den närmsta planeringsperioden. Det skulle vara bra ur flera aspekter att fullfölja planerade förändringar och genomföra ett strukturerat arbetssätt med ständiga förbättringar för att öka effektiviteten inom förvaltningen. Det pågående arbetet kommer också att innebära en bättre uppföljning av framför allt investeringsprocessen, som torde leda till såväl besparingar som bättre kontroll och styrning av verksamheten. Ett sådant arbete är också en bra förutsättning för att kunna genomföra goda upphandlingar. Detta måste få ta den tid som erfordras eftersom det kräver att många gamla sanningar ska omprövas samtidigt som servicen under förändringsprocessen måste upprätthållas och garanteras. Det kan konstateras att tekniska kontoret har en gemensam, liten och kostnadseffektiv organisation för beredskap föra akuta insatser. Vid en omfattande entreprenad av driften är risken stor att kostnaden för beredskap och akutinsatser kommer att stiga väsentligt. Den kunskap och erfarenhet som förvaltningen får genom att driva och underhålla infrastruktur av olika slag i egen regi är ovärderlig för kommunens planering. Avsaknad av egenregiverksamhet skulle innebära påtagligt sämre planeringskvalitet och riskera att leda till att dyrbara misstag görs i samhällsplaneringen. Förslag till yttrande Tekniska kontoret anser att den utredning som genomförts på ett korrekt sätt beskriver grundförutsättningarna för egen regi kontra entreprenad. Tillsammans med kontorets analys av nuläge och kända förändringar anser vi att det i dagsläget inte är lämpligt att lägga ut stora delar av nämndens verksamhet på annan utförare. Under de närmsta två till tre åren är det kontorets bedömning att det förändringsarbete som nu pågår på tekniska kontoret genomförs och intensifieras genom ett systematiskt arbete med ständiga förbättringar. Detta bör leda till att den egna verksamheten blir effektivare och därmed mer kostnadseffektiv. Det innebär också att den del som läggs ut på entreprenad kommer att öka, särskilt på nyanläggningssidan.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 12 Forts TNau 31 Därefter utvärderas resultatet, vilket innebär att vi då också har ett påtagligt bättre underlag för att bedöma kostnader, kvalitet och effektivitet och därmed också bättre förutsättningar att kunna genomföra upphandlingar med större träffsäkerhet. Under denna period kan och bör också en utredning genomföras som syftar till att ta fram ett förslag på att handla upp lämpliga mindre delar av drift och underhåll inom gatu- och parkavdelningarna. Syftet med detta är skapa en konkurrenssituation som ytterligare stimulerar såväl entreprenörer som egenregiverksamheten. Det skapar också bättre förutsättningar för att kunna jämföra drift i olika form med våra lokala förutsättningar. Det är kontorets uppfattning att verksamheten inom avfalls- och VA-områdena inte i dagsläget är aktuella för alternativa driftformer. Motiven för detta är såväl strategiska som ekonomiska och miljömässiga, enligt ovanstående beskrivning. Förslag till beslut i tekniska nämnden Tekniska nämnden antar kontorets förslag till yttrande och överlämnar detta till Kommunstyrelsen som svar på remissen. Arbetsutskottets förslag till beslut i tekniska nämnden Arbetsutskottet överlämnar ärendet utan förslag till beslut till tekniska nämnden
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 13 TNau 32 Upphandling av hämtfordon, fyrfacksbil Avfallsavdelning skall enligt fastlagd investeringsplan nyinvestera i ett hämtfordon under 2012. Inom investeringsramen finns totalt 2,5 mkr för investeringen inklusive miljöbränsletillägg. Samtidigt skall avfallsavdelningen starta införandet av fastighetsnära insamling av förpackningar (se resultatmål i budget för 2011). För att fullfölja intentionerna i budget föreslås att kommande upphandling av hämtfordon blir en fyrfacksbil. Upphandlingsunderlag för upphandling av nämnda fordon finns färdigt för annonsering. Då leveranstiden oftast är betydligt längre på ett mer avancerat påbygge (sopaggregatet på chassit) bör annonsering ske snarast efter beslut. Investeringskostnaden är idag lite mer osäker men bedöms hamna på ca 3 mnkr. Arbetsutskottets förslag till beslut i tekniska nämnden Tekniska nämnden godkänner förslaget att gå ut med upphandling av ett fyrfacks hämtfordon och ger Teknisk chef i uppdrag att träffa avtal om inköp, under förutsättning att kostnaden inte väsentligt överstiger 3 Mkr.
Tekniska nämndens arbetsutskott Sida 14 TNau 33 Utredningsuppdrag till tekniska kontoret Verksamheten inom tekniska kontoret bedrivs bl. a. i avdelning Gata samt avdelning Park och Natur. Tidigare var denna verksamhet organiserad inom en avdelning, Gata och Park. För att få kunskap om fördelar respektive nackdelar med de två olika organisationsmodellerna, yrkar Anita Skoglund (M) att nämnden snarast och senast under juni månad 2011 får en kortfattad och översiktlig konsekvensbeskrivning av bägge modellerna. Detta för att nämnden sedan ska kunna ta ställning till om det ska förbli som det är eller om organisationen ska återgå till tidigare form med en gemensam avdelning. Arbetsutskottet beslutar Arbetsutskottet beslutar att ge förvaltningen ovanstående utredningsuppdrag