Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport Skyddsvärnet anno 1910
Sammanfattning Huvudmålet med projektet var att öka den digitala kompetensen i verksamheten så att personalen vågar använda verktygen som erbjuds och på så sätt arbeta mer effektivt. Det ger i sin tur tid till att arbeta mer värdebaserat, dvs. lägga mer fokus på klienterna/boende än det administrativa arbetet. Handlingsplanens delmål var att 0% av personalen skulle känna sig obekväma med verktygen Excel, tidsrapporteringssystemet, Outlook och Office365. Det här målet uppfylldes gällande tidsrapporteringssystemet. Slutresultatet visade att cirka 10% av personalen kände sig obekväma med Excel vilket motsvarar 3 personer. Det målet uppfylldes inte. Det beror på att ny personal kom in i slutskedet av projektet. Resterande verktyg gav ett slutresultat på 3%, vilket motsvarar 1 person. Det kan också betyda att personen kom in i slutskedet av projektet och inte hann vara med på just dessa utbildningar. Slutresultaten visar en förändring i attityder. Majoriteten av personalen är tillräckligt kunniga i verktygen så att de sprider deras lärdomar till nyanställda. Slutresultatet visar även potential på att det finns mer arbete att göra inom ehälsa. Arbetet fortsätter genom att ha superusers i olika verktyg samt digitala lathundar av kurser som uppdateras med jämna mellanrum. 2
Projektidé och förväntade resultat Huvudmålet av projektet var att öka den digitala kompetensen i verksamheten så att personalen vågar använda verktygen som erbjuds och på så sätt arbeta mer effektivt. Det ger i sin tur tid till att arbeta mer värdebaserat, dvs. mer fokus på klienterna/boende än det administrativa arbetet. Kompetensutvecklingen ska i sin tur också öka anställbarheten, självförtroendet och tryggheten på individnivå. För att uppnå målet så identifierades problemområdena genom intervjuer och enkäter. Resultatet sattes upp i form av delmål i en handlingsplan. Handlingsplanen i analys- och planeringsfasen ser helt annorlunda idag pga. ett uppehåll i projektet, byte av ehälsocoach och hög personalomsättning. Då handlingsplanen inte speglade de aktuella behoven fick en ny kartläggning göras. Resultatet gav en ny handlingsplan med följande delmål: Excel Excel är ett program som används på alla enheter. Det används till listor av olika slag exempelvis urinprovslistor, beläggningslistor eller inskrivning/utskrivningslistor. Excel används även i rapportering, t.ex. månadsrapporter, till olika enkäter m.m. Excel är också ett verktyg som används av de flesta anställda. Därför är det viktigt att personalen känner sig bekväma i programmet. Identifierande problem: 60 % av personalen instämmer med påståendet Jag har lite kunskap om Excel men känner mig obekväm när jag arbetar med det. Förväntande resultat: 2018 instämmer ingen med detta påstående. Målet uppnås genom att obligatoriska baskurser hålls för varje enhet. Under varje kurs får deltagarna en lathund som följs under kursen. Denna lathund ska vara gjord på så sätt att det enkelt går att göra uppgifterna på egen hand. Lathunden ska finnas digitalt och tillgänglig för alla. Obligatoriska fortsättningskurser som är anpassat efter varje enhet ska hållas för varje enhet. I dessa kurser ska en pedagogisk lathund delas ut för att deltagarna ska kunna lättare förstå kursen och även repetera momenten på egen hand efter kursen. Repetitionskurser erbjuds för de som önskar det. Tidsrapporteringssystemet Tidsrapporteringssystemet är det system där all personal ska rapportera in sina arbetstimmar, sjuktimmar och semester. Många har uttryckt förvirring av systemet och det visade även enkäten. Identifierande problem: 63 % av personalen instämmer med påståendet Jag har lite kunskap om tidsrapporteringssystemet men känner mig obekväm när jag arbetar med det. Förväntande resultat: 2018 instämmer ingen med detta påstående. Målet uppnås genom att obligatoriska kurser hålls för varje enhet. Under varje kurs får deltagarna en manual som följs under kursen. Tre olika kurser ska finnas beroende på om man är chef, anställd eller timanställd. Repetitionskurser erbjuds för de som önskar det. 3
Outlook Mailen och kalendern är verktyg som används dagligen av majoriteten av anställda. Det ökar kommunaktionen i verksamheten och ökar delaktigheten. Därför är det väldigt viktigt att alla har tillräckligt med kunskap om verktyget. Identifierande problem: 35% av personalen instämmer med påståendet Jag har lite kunskap om Outlook men känner mig obekväm när jag arbetar med det. Förväntande resultat: 2018 instämmer ingen med detta påstående. En obligatorisk kurs ska hållas för all personal. Repetitionskurser erbjuds för de som önskar det. Office365 Det befintliga serversystemet kraschade med jämna mellanrum och skapade irritation i verksamheten och problem med dokumentation. I början av 2018 implementerades office365 i verksamheten. Office365 är en molnbaserad server som kommer innehålla all dokumentation som behövs för verksamheten. Fördelen med Office365 är att all personal ska få tillgång till alla filer de behöver oavsett vart de befinner sig. Office365 innehåller även Outlook, Word och Excel. På så sätt får personalen tillgång till allt de kan tänka sig behöva inom den digitala arbetsplatsen genom mobiltelefonen eller en dator med uppkoppling. Detta system underlättar tillgängligheten för personal som är ute på fält och i sin tur effektiviserar arbetsuppgifterna. Identifierande problem: Ett nytt serversystem behöver införas då det nuvarande serversystemet ej är hållbart och skapar irritation. Förväntande resultat: Vid införandet av molnet office365 ska 0 % instämma med påståendet Jag har lite kunskap om Office365 men känner mig obekväm när jag arbetar med det och Jag har ingen eller lite kunskap om detta. Övriga kompetensområden Under projektets gång dök det upp kompetensbehov som inte hade kartlagts i samband med handlingsplanen. Dessa kurser nämns inte i handlingsplanen men de uppfyller ändå huvudmålet om att öka den digitala kompetensen. För att kunna mäta denna ökning så fick personalen svara på om de ansåg att deras kunskap hade ökat pga. projektet. De övriga kompetensområdena är Iphone, sociala media, GDPR och CRM systemet. Övrigt Har målsättning, målgrupp och/eller planerade aktiviteter förändrats under projekttiden? Varför i sådana fall? Pga. cirka 1 års uppehåll i projektet, hög personalomsättning samt byte av ehälsocoach så ändrades hela handlingsplanen och en ny kartläggning fick göras. Hur många kvinnor och män har deltagit i projektet hos er? Totalt har 118 personer deltagit i projektet varav 57 % är kvinnor och 43% är män. 4
Projektets resultat och mål Projektet avslutades med en självskattningsenkät som alla deltagare fick svara på. I denna enkät svarade 30 personer av totalt 38 personer. Endast enheter som har funnits under projektets gång har fått enkäten. Av dessa 38 personer har det funnits nyanställda och personal som kom i slutskedet av projektet och som inte har deltagit i ehälsakurser. Nyöppnade enheter som inte har hunnit få ta del av projektet har också exkluderats från enkäten. Övergripande resultat Diagrammet Har du fyllt i en ehälsa enkät tidigare visar att det har varit en hög omsättning under 1,5 år (tiden mellan två självskattningsenkäter). Endast 40% har varit med i projektet sen 1,5 år tillbaka medan 60% har kommit in i projektet under åren 2017-2018. Observera att vissa kan ha varit med i början av projektet men missat den första självskattningsenkäten. Diagram 1. Har du fyllt i en EHälsa enkät tidigare? HAR DU FYLLT I EN EHÄLSA ENKÄT TIDIGARE? Ja Nej 60% 40% I diagrammet Projektövergripande frågor presenteras resultatet av de tre gemensamma självskattningsfrågorna för hela ehälsa projektet. Se Diagram 2. Diagram 2. Projektövergripande frågor PROJEKTÖVERGRIPANDE FRÅGOR Projektets utbildningar har ökat min kunskap om digitala arbetssätt (datorer, journalsystem, mejl mm). Utbildningarna har varit bra anpassade till mina förutsättningar (vad gäller t.ex. språknivå, tempo, lärare, tid mm) Min förståelse har ökat för hur digitala arbetssätt kan bidra till positiv utveckling inom min verksamhet 70% 77% 67% 23% 17% 27% 7% 7% 7% 0% 0% 0% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E 5
På frågan Projektets utbildningar har ökat min kunskap om digitala arbetssätt (datorer, journalsystem, mejl mm) så svarar 21 personer att de instämmer absolut (70%), 7 instämmer delvis (23%) och 2 instämmer knappast (7%) och 0 instämmer absolut inte. På frågan Utbildningarna har varit bra anpassade till mina förutsättningar (vad gäller t.ex. språknivå, tempo, lärare, tid mm) så svarar 23 personer att de instämmer absolut (77%), 5 instämmer delvis (17%) och 2 instämmer knappast (7%) och 0 instämmer absolut inte. På frågan Min förståelse har ökat för hur digitala arbetssätt kan bidra till positiv utveckling inom min verksamhet så svarar 20 personer att de instämmer absolut (67%), 8 instämmer delvis (27%) och 2 instämmer knappast (7%) och 0 instämmer absolut inte. Kommentar av resultat: Efter enkäten så kom det fram att vissa missförstod frågan och riktigt inte förstod vad digitala arbetssätt innebar. I verksamheten har exempel inga kurser gjorts om datorer och journalsystem. I det stora hela så instämmer de flesta av personalen att projektets utbildningar har bidragit till en kompetensutveckling. Flest instämmer absolut på att utbildningarna har varit bra anpassade till ens förutsättningar. Det är positivt då mycket arbete har lagts på att kursuppläggen ska vara pedagogiska och enligt de horisontella principerna. Den tredje frågan om bidraget till den positiva utveckling inom verksamheten har fått ett något sämre resultat. Det kan bero på att slutresultatet inte har presenterats för hela verksamheten än och därför var den positiva utvecklingen för hela verksamheten inte lika tydlig för personalen. Slutresultaten ska dock presenteras under personaldagen som äger rum hösten 2018. Resultat av handlingsplanen Här presenteras kvantitativa och kvalitativa resultat relativt till delmålen i handlingsplanen Excel I Diagram 3 visas resultatet att projektet gett ökad kunskap i Excel. Det anser 77% av deltagarna varav 18 personer (57%) instämmer absolut med påståendet och 6 personer (20%) instämmer delvis med påståendet. 1 person (3%) instämmer knappast med påståendet. 6 personer (20%) har inte haft kurs i Excel. Diagram 3. Projektet har ökat min kunskap i Excel 57% PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I EXCEL 20% 20% 3% 0% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T 6
I Diagram 4 visas resultatet av den upplevda nivån av Excel efter den senaste självskattningsenkäten. När handlingsplanen gjordes så svarade 60 % av personalen Jag har lite kunskap om Excel men känner mig obekväm när jag arbetar med det. I 60% räknades även påståendet Jag har ingen eller lite kunskap om detta in. I Diagram 4 svarade 13% på de två påståendena. Målet i handlingsplanen var 0%. Men då ny personal har kommit in under projektets gång och inte hunnit få någon kurs i Excel är det rimligt att resultatet inte blev 0%. Diagram 4. Nuvarande kunskapsnivå av Excel NUVARANDE KUNSKAPSNIVÅ AV EXCEL 40% 37% 10% 10% 3% J A G H A R M Y C K E T G O D A K U N S K A P E R J A G H A R G O D A K U N S K A P E R. M E N J A G V I L L G Ä R N A U T V E C K L A S M E R I N O M D E T T A. J A G H A R G O D A K U N S K A P E R I V I S S A D E L A R I N O M O M R Å D E T M E N A N D R A D E L A R K Ä N N S G A N S K A S V Å R A. J A G H A R L I T E K U N S K A P I N O M O M R Å D E T M E N K Ä N N E R M I G O B E K V Ä M N Ä R J A G A R B E T A R M E D D E T T A. J A G H A R I N G E N E L L E R L I T E K U N S K A P O M D E T T A De här resultaten speglar även verkligheten. Personalen i de olika enheter skapar egna listor i Excel. Listorna är mycket mer prydliga och många litar mer på att arbeta direkt via Excel än att skriva ut Excellistor och redigera dem manuellt. Ett exempel från verkligheten är att i en enhet så tog personal ett eget initativ till att automatisera excel listor som gjorde det enklare att hålla koll på inskrivningar och utskrivningar. Personalen ansåg att de hade fått mod och kunskap efter kurserna och ville på egen hand tillämpa det på arbetet. En annan medarbetare använder även excel i privat livet efter kurserna och skapar träningsschemor och listor på privatekonomin. Mailen om att excel inte funkar som det ska har minskat avsevärt då personalen har lärt sig att på egen hand lösa problemen. Detta pga. att det troligtvis känns mer bekvämt att arbeta i det. Mail som istället dyker upp är hur man kan med hjälp av Excel effektivisera arbetsuppgifter. Det är en indikation på att kompetensen har ökat. Många har visat uppskattning för lathundarna man fick under kurserna och talar om att det har hjälpt de att kunna repetera kunskaperna när de ska jobba på egen hand. Trots att det är positiva resultat så finns det fortfarande mycket som kan göras. En lösning till det var att minst en person från varje enhet fick gå på en Excel kurs hos en certifierad lärare för att kunna bli 7
en superuser på enheten. Det är tänkt att de här personerna ska kunna utbilda ny personal i grundläggande Excel kunskaper och hjälpa till vid utveckling av excel dokument. Kommentarer efter kurserna: Förr tyckte jag att Excel var det tråkigaste programmet någonsin men nu är det faktiskt kul! Att jag skulle göra en lista på Excel kändes för några veckor sen som en omöjlighet men nu är det superenkelt Tidsrapporteringssystemet Att projektet har gett ökad kunskap i tidsrapporteringssystemet anser 70% av deltagarna varav 17 personer (57%) instämmer absolut med påståendet och 4 personer (13%) instämmer delvis med påståendet. 2 personer (7%) instämmer knappast med påståendet och en person instämmer absolut inte med påståendet. 6 personer (20%) har inte haft kurs i tidsrapporteringssystemet. Diagram 5. Projektet har ökat min kunskap i tidsrapporteringssystemet PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I TIDSRAPPORTERINSSYSTEMET 57% 20% 13% 7% 3% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T I 8
Diagram 6 nedan visar resultatet av den upplevda nivån av tidsrapporteringssystemet efter den senaste självskattningsenkäten. När handlingsplanen gjordes så svarade 63 % av personalen Jag har lite kunskap om tidsrapporteringssystemet men känner mig obekväm när jag arbetar med det. I 63% räknades även påståendet Jag har ingen eller lite kunskap om detta in. I 9
Diagram 6 svarade 0% på de två påståendena. Målet i handlingsplanen var satt till 0% och den uppnåddes. 10
Diagram 6. Nuvarande kunskapsnivå av tidsrapporteringssystemet NUVARANDE KUNSKAPSNIVÅ AV TIDSRAPPORTERINGSSYSTEMET 43% 37% 17% 0% 0% J A G H A R M Y C K E T G O D A K U N S K A P E R J A G H A R G O D A K U N S K A P E R. M E N J A G V I L L G Ä R N A U T V E C K L A S M E R I N O M D E T T A. J A G H A R G O D A K U N S K A P E R I V I S S A D E L A R I N O M O M R Å D E T M E N A N D R A D E L A R K Ä N N S G A N S K A S V Å R A. J A G H A R L I T E K U N S K A P I N O M O M R Å D E T M E N K Ä N N E R M I G O B E K V Ä M N Ä R J A G A R B E T A R M E D D E T T A. J A G H A R I N G E N E L L E R L I T E K U N S K A P O M D E T T A Det intressanta i resultatet är att 20% inte har haft kurs i det här (enligt Diagram 5) men ändå så svarade de inte på påståendena att de var obekväma i systemet (enligt 11
Diagram 6). Det indikerar på att personalen är tillräckligt bekväma i systemet så att de kan dela med sig av kunskaperna till nyanställda. Ekonomi enheten i verksamheten har sagt att de ser en märkbar skillnad efter kurserna. Det är mycket mindre problem som uppstår med löner och allt fungerar mycket smidigare. Det ger de mer tid till att fokusera på arbetsuppgifter som ger mervärde till hela verksamheten. Outlook Att projektet har gett ökad kunskap i Outlook anser 60% av deltagarna varav 8 personer (27%) instämmer absolut med påståendet och 10 personer (33%) instämmer delvis med påståendet. 3 personer (10%) instämmer knappast med påståendet och 1 person instämmer absolut inte med påståendet. 8 personer (27%) har inte haft kurs i Outlook. Diagram 7. Projektet har ökat min kunskap i Outlook PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I OUTLOOK 33% 27% 27% 10% 3% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T Kursen i Outlook pågick i slutskedet av projektet och det fanns ingen möjlighet att skapa lika många tillfällen som de ovanstående kurserna. Därför är det en aning sämre resultat inom det här området. I Fel! Ogiltig självreferens i bokmärke. visas resultatet av den upplevda nivån av Outlook efter den senaste självskattningsenkäten. Diagram 8. Nuvarande kunskapsnivå av Outlook 12
NUVARANDE KUNSKAPSNIVÅ AV OUTLOOK 40% 47% 10% 3% 0% J A G H A R M Y C K E T G O D A K U N S K A P E R J A G H A R G O D A K U N S K A P E R. M E N J A G V I L L G Ä R N A U T V E C K L A S M E R I N O M D E T T A. J A G H A R G O D A K U N S K A P E R I V I S S A D E L A R I N O M O M R Å D E T M E N A N D R A D E L A R K Ä N N S G A N S K A S V Å R A. J A G H A R L I T E K U N S K A P I N O M O M R Å D E T M E N K Ä N N E R M I G O B E K V Ä M N Ä R J A G A R B E T A R M E D D E T T A. J A G H A R I N G E N E L L E R L I T E K U N S K A P O M D E T T A När handlingsplanen gjordes så svarade 35 % av personalen Jag har lite kunskap om Outlook men känner mig obekväm när jag arbetar med det. I 35% räknades även påståendet Jag har ingen eller lite kunskap om detta in. I I Fel! Ogiltig självreferens i bokmärke. visas resultatet av den upplevda nivån av Outlook efter den senaste självskattningsenkäten. Diagram 8 svarade 3% på de två påståendena, målet från handlingsplanen var satt till 0%. Office365 (molntjänst) Att projektet har gett en ökad kunskap i Office365 anser 70% av deltagarna varav 16 personer (53%) instämmer absolut med påståendet och 8 personer (27%) instämmer delvis med påståendet. Inga personer (0%) instämmer knappast med påståendet och en person instämmer absolut inte med påståendet. 5 personer (17%) har inte haft kurs i Office365. Diagram 9. Projektet har ökat min kunskap i office365 53% PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I OFFICE365 27% 0% 3% 17% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T I Diagram 10 visas resultatet av den upplevda nivån av Office365 efter den senaste självskattningsenkäten. Systemet hade inte implementerats när handlingsplanen gjordes. Men ett av delmålen i handlingsplanen var att ett nytt serversystem behövdes införas då det inte var hållbart 13
längre. 1 person (3%) svarade Jag har lite kunskap om Office365 men känner mig obekväm när jag arbetar med det. Målet var satt till 0%. Diagram 10. Nuvarande kunskap av Office365 NUVARANDE KUNSKAPSNIVÅ AV OFFICE365 47% 17% 30% J A G H A R M Y C K E T G O D A K U N S K A P E R J A G H A R G O D A K U N S K A P E R. M E N J A G V I L L G Ä R N A U T V E C K L A S M E R I N O M D E T T A. J A G H A R G O D A K U N S K A P E R I V I S S A D E L A R I N O M O M R Å D E T M E N A N D R A D E L A R K Ä N N S G A N S K A S V Å R A. 3% J A G H A R L I T E K U N S K A P I N O M O M R Å D E T M E N K Ä N N E R M I G O B E K V Ä M N Ä R J A G A R B E T A R M E D D E T T A. 0% J A G H A R I N G E N E L L E R L I T E K U N S K A P O M D E T T A Övriga kurser Under projektets gång så har kompetensutvecklande behov uppstått och därför har det skapats kurser som möter dessa behov. Dessa ingick inte i handlingsplanen då de planerades in efter kartläggningen. Men dessa kurser uppfyller ändå huvudmålet om att öka den digitala kompetensen i verksamheten. Iphone All personal som behövde en arbetstelefon fick en Iphone 8. I samband med det fick de en kurs i hur man kan använda telefonen relativt till arbetsuppgifterna. Diagram 11. Projektet har ökat min kunskap i Iphone 40% PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I IPHONE 23% 27% 3% 7% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T I Diagram 11 svarar 40 % av personalen (12 personer) att de instämmer absolut med att projektet har ökat deras kompetens i Iphone. 23% (7 personer) instämmer delvis med påståendet, 1 person instämmer knappast och 2 personer instämmer absolut inte. 27 % (8 personer) har inte haft en kurs i det. 14
CRM-system Verksamheten implementerade ett CRM-system som chefer och personal med en säljroll fick tillgång till. Syftet med implementationen var att digitalisera kundhanteringen i verksamheten. Fördelarna med systemet är att alla kunduppgifter samlas på ett och samma ställe vilket sparar tid. Detta skapar även en större kundfokus som i sin tur förbättrar verksamheten. Diagram 12. Projektet har ökat min kunskap i CRM systemet PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I CRM SYSTEMET 43% 20% 20% 7% 10% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T Diagram 12 visar resultatet om projektet har ökat kunskapen i CRM systemet. Resultatet på frågan har en hög andel som anger att de inte har haft en kurs i det (43%, 13 personer). Orsaken till det är att CRM-systemet inte har varit tillämpbart i deras arbetsuppgifter. 40%, 12 personer instämmer absolut eller delvis med påståendet och det är ungefär det antalet som har fått gå i kurser om CRM systemet. Systemet håller i dagsläget fortfarande på att implementeras och mer satsningar behöver göras. Men ehälsa projektet har definitivt gett implementeringen en god start och rätt riktning till att öka digitaliseringen av den idéburna sektorn. Linkedin För att stärka verksamhetens digitala varumärke samt personalens egna digitala varumärke skapades en kurs i Linkedin och en annan kurs i allmänna sociala medier. 15
Diagram 13. Projektet har ökat min kunskap i sociala medier PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I SOCIALA MEDIER (LINKEDIN, INSTAGRAM M.M) 40% 30% 17% 7% 7% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T Totalt så instämmer 57 % (17 personer) absolut eller delvis med påståendet. Alla var välkomna att delta i dessa kurser men den var frivillig därför anger 30 % (9 personer) att de inte har haft en kurs i det. GDPR Under införandet av GDPR, som alla anställda enligt lag ska ha utbildningen, ansågs det viktigt att all personalen fick insyn i vad GDPR var, vilket föll inom ramen för projekt ehälsa. Det var viktigt att personalen vet hur man korrekt behandlar personuppgifter i en allt mer digital värld. Det var också viktigt för personalen att förstå sina egna rättigheter som den nya lagen ger. Därför infördes en obligatorisk kurs för all personal. Diagram 14. Projektet har ökat min kunskap i GDPR PROJEKTET HAR ÖKAT MIN KUNSKAP I GDPR 60% 23% 10% 3% 3% A B S O L U T D E L V I S K N A P P A S T A B S O L U T I N T E J A G H A R I N T E H A F T K U R S I D E T Att 23% anger att de inte har haft en kurs i det är att de inte var med i kurstillfällena och hann svara på självskattningsenkäten innan repetitionstillfällena. 70 % (22 personer) instämmer absolut eller delvis att de har fått en ökad kunskap i GDPR. 16
Horisontella principer I verksamheten har man alltid arbetat med dessa principer i olika former. För att integrera de horisontella principerna i ehälsaprojektet så har de flesta kurserna varit obligatoriska för att alla ska få samma möjlighet att utvecklas inom områdena. Om någon inte kunde närvara på kurstillfället har personen alltid erbjudits flera tillfällen, antingen en privat kurs eller tillsammans med någon annan enhet. Det skapar en jämställdhet och underlättar även tillgängligheten för personalen. Ett annat fokus har även varit att anpassa kurserna så att de passar alla oavsett ålder, språknivå och IT mognad. Det har gett upphov till ett speciellt upplägg av kurserna. Inför varje kurs får deltagarna en lathund med allt som kommer att sägas på kursen, både i text- och bildform. Samtidigt som kursledaren går igenom momenten muntligt framför en tv skärm. Deltagarna får själva välja om de endast vill arbeta i en egen snabbare takt och följa lathunden eller om de vill följa kursledarens takt. Kursledarens takt är långsammare än alla deltagares takt då ingen ska känna sig stressad och tappa lusten av att lära sig. Texten i lathunden är förenklad så att alla ska förstå och man även kunna följa stegen genom att bara titta på bilderna om man inte vill läsa (anpassat efter personer med dyslexi). Verksamheten har geografiskt spridda enheter och därför är Outlook den viktigaste informationskanalen. Ett annat syfte med den obligatoriska kursen i Outlook, i linje med de horisontella principerna, är att all personal ska kunna använda Outlook. På så sätt kan man försäkra sig om att informationen är tillgänglig för alla och ingen försummas pga. individuella tekniska hinder. Dessa lärdomar kommer hädanefter integreras med kompetensutvecklingen i verksamheten då det har gett resultat. Generell diskussion av projektets resultat och mål Verksamheten har satsat mycket på att öka den digitala kompetensen och det visar sig i förändringar i organisationskulturen och i attityder. Personalen är mer positiv till kurser i digitala verktyg än i början av projektet. Förfrågningar och förslag om kurser i digitala verktyg kommer in oftare än i början av projektets gång. Chefer kontaktar numera kursledaren för bokning av kurser till personalen och inte tvärtom, såsom det var i början av projektet. Det indikerar på att även cheferna har sett en förbättring i enheterna och ser kurserna som ett hjälpmedel istället för något omständligt och tidskrävande. Kursuppläggen gav personal en chans att få inhämta kunskap utifrån individuella behov och dessa kursupplägg syns numera på kurser som inte har med ehälsaprojektet att göra. Kommentarer från personal från sista enkäten: Mycket bra och givande projekt som var alldeles för kortvarigt. Det känns som detta ämne/område behöver vara en kontinuerlig del inom idéburen välfärd. Jag tycker att det är ett mycket bra projekt som gör att flera delar av mitt arbete underlättas och det finns en möjlighet att belysa det som i det vardagliga arbetet annars är svårt att prioritera men har stor betydelse. En bra möjlighet att på ett pedagogiskt sätt få kunskap och lust till att fortsätta inhämta kunskap. 17
Arbetssätt Genomförandefasen planerades utifrån handlingsplanen, dem identifierade problemen som krävde mest åtgärder prioriterades. 63% av all personal ansåg sig vara obekväma i tidsrapporteringssystemet därför inleddes genomförandefasen med fokus på det. Det första momentet var att ehälsocoachen tillsammans med ekonomienheten förenklade systemet så att det skulle bli så enkelt som möjligt för användarna. Efter det sattes det igång kurser anpassade efter målgrupperna timanställda, medarbetare och chefer. I början av genomförandefasen så bestod kurserna av en powerpointpresentation där kursledaren hade en genomgång om ämnet. Det gav inte resultatet som önskades. Därför infördes lathundar i samband med kurserna samt egna övningar så att kursdeltagarna verkligen lärde sig innehållet. Genom att deltagarna fick göra övningarna på egen hand så fastnade innehållet av kurserna bättre. Dessutom så kunde deltagarna alltid gå tillbaka till lathunden och repetera kursinnehållet i efterhand då de fick ta med sig den. Lathunden kan även hittas digitalt på den gemensamma servern. Det var den metod som fungerade bäst och den var dessutom i linje med de horisontella principerna. Mer om detta diskuteras under rubriken Horisontella principer. Excel var nästa moment och den delades in i en baskurs och en fortsättningskurs. Baskursen var likadan för alla i verksamheten medan fortsättningskursen var anpassad efter enheten. Då Excel verkade vara ett verktyg många upplevde som svårt så sattes det in flera repetitionstillfällen för de som önskade. Även i Excelkurserna fick kursdeltagarna en lathund. I vissa fall så fick personalen videoklipp som visade några moment i Excel. Det var för personal som inte kunde närvara på kurserna och detta var i linje med att skapa tillgänglighet för alla anställda enligt de horisontella principerna. Då detta kursupplägg visade sig vara framgångsrikt så fortsattes det användas för alla kurser under genomförandefasen. Alla deltagare fick också stöd utanför kursalen, de fick alltid kontakta ehälsocoachen om de hade frågor om de olika verktygen. Det skapade en kontinuitet på lärandet och gjorde skillnad som antagligen bidrog till det önskade resultatet. Deltagarna fick också möjligheten att boka en tid med ehälsocoachen för en repetition eller en genomgång. De kunde även maila deras frågor och få en utförlig förklaring på hur de skulle göra med hjälp av bilder och förklarande text, och/eller videoklipp. Kommunikation och spridning Styrgruppsrepresentanten har arbetat mycket med förankringen av ehälsa projektet och sett till att det bl.a är en kommande punkt på ledningsgruppsmöten och bland andra enheter. ehälsaprojektet har även alltid funnits med som en punkt på personaldagarna. På det sättet har arbetet med ehälsa spridit sig i verksamheten. I och med att många kurser har varit obligatoriska så har de flesta av personalen hört talas om ehälsa i samband med kurserna. Erfarenheter från projektet har dokumenterats i den här rapporten och andra dokument, vilket kommer att spridas inom organisationen av styrgruppsrepresentanten. Resultaten för projektet kommer att presenteras på personaldagar för att sprida en ökad förståelse av den positiva inverkan projektet haft i verksamheten. 18
Uppföljning och utvärdering I början av genomförandefasen delades det ut en självskattningsenkät för att undersöka ifall de behoven matchade handlingsplanen från planerings- och analysfasen. Den visade att behoven hade ändrats och det ledde till en förändring av handlingsplanen. Under projektets gång har utvärdering av kurser gjorts i form av enkäter där deltagarna fått tycka till. Det användes som feedback till att förbättra kommande kurser. Under personaldagar har projektet utvärderats i form av workshops där det har bland annat diskuterats hur ehälsa ska leva vidare. Under slutfasen delades det ut en självskattningsenkät där deltagarna fick svara på om projektet har bidragit till kompetensutveckling i diverse verktyg samt deras nuvarande nivå av olika verktyg. Självskattningsenkäten visar att det finns många som har uttryckt att de vill lära sig mer av de olika verktygen. Detta visar att det finns mer arbete att göra inom ehälsa i verksamheten. Användande av resultat För att projektresultaten ska leva vidare används superusers och lathundar så gott det går. I Excel har det utbildats superusers som ska föra vidare kunskaperna. 40% anser att de vill lära sig mer och med hjälp av enheternas superusers så är det möjligt att fortsätta med kompetensutvecklingen. De som har angett att de inte har någon kunskap i Excel kan också få hjälp av superusers att utvecklas. Ekonomienheten i verksamheten agerar som superusers för tidsrapporteringssystemet. De hjälper till med utbildning och uppdaterar lathundarna så att de alltid är aktuella. I verksamhetens ledningsgruppsmöten har ehälsaprojektet en stående punkt som diskuteras med jämna mellanrum. Många i verksamheten har uttryckt en önskan om att ha en resurs på samma sätt som ehälsocoachen i verksamheten efter projektets slut. Gällande de andra verktygen så finns det videoklipp och lathundar som personalen kan använda vid repetition eller när någon nyanställd börjar. Kommentarer och tips Mindre bra i projektet var att ibland så kändes det som att det var alldeles mycket fokus på timmarna än själva syftet av projektet, det gjorde att man kunde bli omotiverad ibland. Det som var väldigt bra var nätverksträffarna och framför allt, allt stöd man fick av den fantastiska projektledaren Viktoria. Det gav mycket motivation till projektet. 19