TJÄNSTESKRIVELSE 2015-01-08 Kommunstyrelsen Anders Sloma Utredare Telefon 08 555 010 10 anders.sloma@nykvarn.se Införande av ärendehanteringssystem LEX 2 KS/2015:19 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja ett engångsanslag med 250 tkr för införandet av ärendehanteringssystemet LEX 2, att finansieras ur årets budgeterade resultat. TJÄNSTESKRIVELSE Sammanfattning av ärendet Kommunens ärendehanteringssystem LEX är under utveckling. En ny version behöver införas under 2015. För att kunna genomföra denna utveckling behövs ett engångsanslag i 2015 års driftbudget med 250 tkr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-01-08 Sammanställning kostnader för införande av LEX 2 Ärendet Nykvarns kommun införde för ca fem år sedan ett gemensamt ärendehanteringssystem, LEX. Systemet har nu utvecklats av de kommuner som ingår i samarbetet och under 2014 har Nykvarn deltagit i delar av detta utvecklingsarbete. En lansering pågår nu av nästa version av ärendehanteringssystemet, LEX 2. LEX 2 kommer att innebära en effektivare ärendehantering, säkrare distribution av handlingar och en förbättrad användarvänlighet. Den nya versionen skapar flera filformat samtidigt bl a PDF filer. Tilläggsmodulen för läsplattor kommer ytterligare att förenkla samt minska administrationen inför sammanträden då tilläggsmodulen är direkt kopplad till LEX 2. Detta innebär även att Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)
risken för att olika underlag distribueras till sammanträden utesluts. På sikt kommer det även att innebära kostnadsminskningar för utskick av kallelser och protokoll. Införandet har beräknats kosta ca 365 tkr enligt bilagda sammanställning. En del av dessa kostnader täcks i befintlig budget, men för 2015 behövs ett engångsanslag på 250 tkr för införandet. Kostnaderna för kommande år bedöms kunna hanteras i budgetprocessen för 2016. Ekonomiska konsekvenser Driftbudget Beslutet påverkar det budgeterade resultatet som minskar med 250 tkr. Investeringsbudget Beslutet påverkar inte investeringsbudgeten. TJÄNSTESKRIVELSE Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Akten Kommunfullmäktige Kansliavdelningen Ekonomiavdelningen Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)
Kostnader för införandet av LEX 2 Åtgärd/kostnader kopplat till Solarplexus IT Antal tim./dagar Kostnad/tim./dag Total Installationsstöd 16 tim. 849 5 094 Genomgång org. Samt databas 24 tim. 1 092 26 208 Genomgång och uppsättning av integrationer 40 tim. 1 092 43 680 Utbildning systemadministratörer m.m 2 dagar 15 324 30 648 Utbildning datatekniker ½ dag 15 324 7 662 Projektledning från Solarplexus i samråd 50 tim. 1 288 64 400 Kostnad för konsultresor 20 dagar 1 700 34 000 Total kostnad: 211 692 Option tilläggsmodul för läsplatta Licens, engångskostnad 75 000 Årlig underhållsavgift 18 750 Total kostnad: 93 750 Egna kostnader Uppgradering av licens för SQL-server 30 430 Utb. För projektledare 17 900 Studiebesök andra kommuner för projektgruppen 10 000 Total kostnad: 58 330 Total kostnad: 363 772
TJÄNSTESKRIVELSE 2014-12-09 Kommunstyrelsen Markku Petäjäniemi Kundcenterchef Telefon 08 555 011 10 markku.petajaniemi@nykvarn.se Biblioteksplan i Nykvarns kommun 2015-2017 KS/2014:399 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa den reviderade biblioteksplanen 2015-2017 för Nykvarns kommun. Sammanfattning av ärendet Nuvarande biblioteksplan i Nykvarns kommun är antagen av kommunfullmäktige den 12 april 2012. Planen behöver revideras för en ny treårsperiod, 2015-2017 vilket innebär att den följer kommunens övergripande mål- och budgetstruktur för motsvarande period. TJÄNSTESKRIVELSE Enligt bibliotekslagens 7, ska kommuner och landsting anta en plan för sin biblioteksverksamhet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan med berörda aktörer ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och stimulera till utveckling. En gällande biblioteksplan är också en förutsättning för att kunna söka statliga medel för inköp av barn- och ungdomslitteratur från Kulturrådet. Under de senaste åren har Nykvarns kommun beviljats stöd om 50 tkr per år. Pengarna har fördelats mellan huvudbiblioteket och de tre skolbiblioteken. Med en biblioteksplan avses ett politiskt förankrat styrdokument som omfattar en analys av det samlade biblioteksbehovet i en kommun samt åtgärder för hur dessa behov ska tillgodoses. Biblioteksplanens syfte är också att definiera bibliotekets roll i förhållande till kommunens övergripande mål. Enligt skollagen ska eleverna både i grund- och gymnasieskolan ha tillgång till skolbibliotek. Den föreslagna planen inkluderar strategier för kommunens folkbibliotek och för de tre skolbiblioteken. Den reviderade biblioteksplanen har utarbetats av en biblioteksgrupp bestående av tre bibliotekarier och en representant för kommunens skolbibliotek. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)
Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2014-12-09 Förslag till Biblioteksplan 2015-2017 för Nykvarns kommun Ekonomiska konsekvenser Beslutet som sådant får inga ekonomiska konsekvenser. /Ola Edström/ /Kommundirektör/ Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Verksamhetschef, kundcenter Kultur- och fritidsstrateg Biblioteken Skolchef Rektorer Akten Markku Petäjäniemi Chef kundcenter TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)