Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (1) Datum 2013-01-28 Vår re fer ens Bo Sjöström BESLUTSFÖRSLAG Arbetsmiljörapport 2012 Sammanfattning Fritidsförvaltningen strävar efter att uppnå en god arbetsmiljö enligt personalpolicyn och arbetsmiljölagen genom att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt främja det salutogena perspektivet inom arbetsmiljön. Fokusområden för 2012 har varit: skyddsronder, medarbetarsamtal, utvärdering av strukturförändringen, rökfri arbetstid, alkoskåp, sjukfrånvaro, friskvård, händelserapportering samt samverkan. I fokus under 2013 är det nya samverkansavtalet som ska implementeras. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna arbetsmiljörapport 2012 och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag Förslag till Arbetsmiljörapport 2012 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2013-02-07 Fritidsnämnden 2013-02-14 Ärendet Se bifogad Arbetsmiljörapport. Ansvariga Bo Sjöström, fritidsdirektör SIGNERAD
Arbetsmiljörapport 2012 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2013-01-18 1.0 Lotta Brodde Fritidsförvaltningen HR
Innehållsförteckning Arbetsmiljörapport 2012... 1 Inledning... 3 Fritidsförvaltningens arbetsmiljöarbete... 3 SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete... 3 Undersöka... 3 Bedöma... 4 Åtgärda... 4 Följa upp... 4 Policy... 4 Uppgiftsfördelning... 4 Samverkan... 4 Fokusområde 2012... 5 Skyddsrond vid fritidsförvaltningen... 5 Psykosocialt perspektiv... 5 Sammanfattning skyddsrond 2012... 5 Medarbetarsamtal... 5 Utvärdering strukturförändring...6 Rökfri arbetstid... 6 Alkoskåp 7 Sjukfrånvaro... 7 Friskvård 9 Friskvårdsbidrag.9 Hälsoprofiler... 10 Fritidsklubben... 10 Arbetsmiljöutbildning... 10 Händelserapportering...11 Adato... 11 Samverkan... 12 Arbetsmiljö 2013 12 Nytt samverkansavtal 12 2 Arbetsmiljörapport 2012
Inledning Alla arbetsplatser ska ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. För Malmö stad är det angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsmiljö handlar också om att skapa ramar och trygghet i arbetet. Det ska uppnås genom tydlighet i organisation, uppdrag och mål på alla arbetsplatser. ur Malmö stads personalpolicy Fritidsförvaltningen strävar efter att uppnå en god arbetsmiljö enligt personalpolicyn och arbetsmiljölagen genom att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Fritidsförvaltningens arbetsmiljöarbete SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Fritidsförvaltningens arbete följer det gemensamma arbetssättet inom arbetsmiljö som gäller för hela Malmö Stad och som från och med 2012 finns beskrivit i en processkarta tillgänglig för samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Grundstenen i det arbetet är SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, som definieras som arbetsgivarens arbete med att undersöka, bedöma, åtgärda och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del av verksamheten och ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden av betydelse för arbetsmiljön. Arbetstagarna och skyddsombuden ska ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. Principen om ständiga förbättringar är en grundläggande utgångspunkt i arbetsmiljöarbetet. Undersöka Syftet med att inventera riskfaktorer i arbetsmiljön är att uppmärksamma befintliga risker och få ett underlag för att vidta åtgärder som ska leda till en bättre arbetsmiljö. Vid inventering av arbetsmiljörisker är det viktigt att både använda sig av befintliga informationskällor och att göra egna undersökningar av arbetsmiljön. Att enbart se till riskfaktorer kan begränsa arbetsmiljöarbetet som även handlar om att främja hälsan i arbetslivet. Genom att också inventera och arbeta vidare med friskfaktorerna bidrar vi till möjligheten att skapa en god hälsa och bra arbetsmiljö i Malmö stad. 3 Arbetsmiljörapport 2012
Bedöma När riskerna på arbetsplatsen är undersökta och sammanställda är det dags att göra en riskbedömning. När riskbedömningen genomförs kombineras två faktorer sannolikhet att risken uppstår och konsekvensen av händelsen. Riskbedömningen är viktig hjälp i det fortsatta arbetet med handlingsplanen för arbetsmiljön då det ger en bild av hur åtgärderna bör prioriteras. Åtgärda De risker för ohälsa och olycksfall som har identifierats vid undersökningarna ska åtgärdas. Ibland behövs en prioritering utifrån hur allvarliga riskerna är. Följa upp När åtgärder på arbetsplatsen genomförts ska detta följas upp, dels för att se att åtgärderna faktiskt genomförts och dels för att se om dessa åtgärder fått önskad effekt. Policy Till grund för arbetsmiljöarbetet på fritidsförvaltningen ligger förutom Malmö stads övergripande process och dokument, förvaltningens interna planarbete; handlingsplan mot kränkande särbehandling, jämställdhetsplan och drogpolicy. Uppgiftsfördelning För att skapa en säker arbetsmiljö tas beslut i nära anslutning till verksamheterna. Ansvar för arbetsmiljöuppgifterna delas ut i organisationen enligt delegationsordningen, under förutsättning att ansvarstagaren får disponera de resurser som behövs och har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där kompetens, befogenheter eller resurser inte räcker till, ska ansvaret tydligt hänskjutas till närmsta överordnade. För att säkerställa kompetens som är nödvändig för att vara bärare utav arbetsmiljöansvaret ser fritidsförvaltningen till att samtliga chefer som innehar det ansvaret får genomgå utbildning rörande arbetsmiljöområdet. Samverkan Fritidsförvaltningen strävar också efter att arbetstagaren genom samverkan, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och olika nätverk ska ha möjlighet att vara delaktig i skapandet av sin egen arbetssituation och i förändrings- och utvecklingsfrågor som rör verksamheten och arbetstagarens eget arbete. Från och med 1 januari 2013 gäller också ett nytt samverkansavtal i hela Malmö stad. 4 Arbetsmiljörapport 2012
Fokusområde 2012 Skyddsrond vid fritidsförvaltningen Vid en skyddsrond på fritidsförvaltningen granskas verksamheten på arbetsplatserna för att se om förvaltningen uppfyller kraven på en god arbetsmiljö. Syftet är att eventuella brister som kan innebära risker för den anställde ska upptäckas och åtgärdas. I arbetet med skyddsronden arbetas sedan en handlingsplan fram med förslag till åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön, vem som är ansvarig för att åtgärda bristen samt när den ska vara åtgärdad. Under 2010 fanns det till exempel många av personalens som saknade kunskap i HLR och åtgärden 2011 var bland annat att utbilda ett antal nyckel personer i förvaltningen till utbildare. Därför har under 2012 flera av medarbetarna i förvaltningen blivit utbildade internt av de utbildare som finns, vilket är ett exempel på hur brister som framkommit i skyddsronderna åtgärdats. Psykosocialt perspektiv Under 2011 introducerades ett verktyg på hur undersökning kan ske utav den psykosociala arbetsmiljön med fokus på det salutogena perspektivet, det som främjar hälsa, som många arbetsplatser använde sig utav. Under 2012 när ett gemensamt arbetssätt inom arbetsmiljö var beslutat inom hela Malmö stad fanns ytterligare en modell för genomförande av den psykosociala skyddsronden att tillgå, vilken också flera arbetsplatser testade av och använde. Sammanfattning skyddsrond 2012 Samtliga arbetsplatser på fritidsförvaltningen har genomfört skyddsronder under 2012. Vid genomgång av samtliga skyddsrondsprotokoll kan konstateras att åtgärder inom ramen för SBA behöver stärkas. Likaså framgår att ensamarbete är en oroskälla på en del arbetsplatser, företrädesvis på kvällar och helger. Detta har på vissa arbetsplatser åtgärdats med personlarm. På andra platser har schemaändringar gjorts, så att ensamarbete minskar eller undanröjs. Generellt är det ett mindre antal fysiska brister i verksamheterna nu jämfört med ett antal år tillbaka. De brister som uppmärksammas åtgärdas ofta inom en rimlig tid. Personalens delaktighet i skyddsronderna är numera betydligt större både innan den fysiska/ psykosociala genomgången och i uppföljningsarbetet. Medarbetarsamtal Efter resultaten på Malmö stads medarbetarenkät som gjordes 2011 prioriterade ledningen på fritidsförvaltningen att ta fram en ny mall för medarbetarsamtal för att förbättra kvaliteten på samtalen. Denna mall togs fram under hösten 2011 och började användas 2012. Under året har också en utvärdering hunnits med, vilket resulterade i ett fåtal justeringar i mallen inför samtalen 2013. 5 Arbetsmiljörapport 2012
I samband med att den nya samtalsmallen började gälla, togs även direktiv om att ett uppföljningssamtal skulle ske mellan chef och medarbetare ca 6 månader efter att medarbetarsamtalet har ägt rum. Detta uppföljningssamtal har som syfte att följa upp det viktigaste som sades i medarbetarsamtalet och att de överenskommelser/handlingsplaner som gjordes följs. Gensvaret från medarbetarna har i stort varit positivt gällande de samtal som genomförts enligt medarbetarsamtalsmallen. Nya samverkansavtalet poängterar vikten av att medarbetarsamtalet dokumenteras, vilket förvaltningen tydliggjort för både chefer och medarbetare. Utvärdering strukturförändringen Den förste september 2011 sjösattes den nya organisationen på driftavdelningen. Strukturförändringen genomfördes för att skapa en ökad tydlighet och delaktighet avseende medarbetarnas arbetssituation, samt att skapa förutsättningar för att även fortsättningsvis tillmötesgå Malmöbornas behov av verksamheten på bästa sätt. Under andra halvan av 2012 genomfördes en omfattande utvärdering av strukturförändringen samtidigt som det tittades på det hälsofrämjande ledarskapet i förvaltningen. Undersökningen genomfördes genom strukturerade djupintervjuer med chefer och representanter för arbetstagare inom stabsfunktionen och bland fackliga representanter, en enkätutvärdering omfattande förvaltningens samtliga medarbetare samt fokusgrupper för att fånga upp kvalitativa synpunkter från olika personalgrupper. Sammanfattningsvis resulterade utvärderingen i: Generellt mycket positiva indikationer efter strukturförändring Driften framstår som välfungerande Goda indikationer på ett flertal hälsofaktorer Positivt mottagande avseende strukturförändring Överlag välfungerande relationer mellan chef och medarbetare Arbetet med att vidmakthålla och utveckla nya rutiner är viktigt Stämningen/arbetsmiljösituationen på enskilda funktioner i verksamheten kräver fortsatt arbete Sprida resultaten av utvärderingen en viktig aktivitet i sig Rökfri arbetstid 1 januari 2011 införde fritidsförvaltningen rökfri arbetstid. En policy som föregicks av att två resurser från stödgruppen informerade och diskuterade policyn på samtliga arbetsplatsträffar under 2010. Något stort underlag för att uttrycka hur policyn efterlevts finns inte, dock kan man efter en okulär undersökning konstatera att det på ett fåtal arbetsplatser efterföljs men på flertalet dessvärre inte. Under 2012 har diskussioner förts i ledningsgruppen om ett nytt tag i frågan. Policyn skall fortsätta gälla och tydligare information ska gå ut. Frågan ska hanteras främst genom värdegrundsdiskussioner och hälsoperspektiv, snarare än ur ett arbetsrättsligt perspektiv. 6 Arbetsmiljörapport 2012
Alkoskåp Under 2012 har förvaltningen undersökt möjligheten till att påbörja ett pilotförsök med alkoskåp, vilket är ett elektroniskt nyckelhanteringssystem med låsta nyckelfästen och integrerad alkolåsmodul. Det har bildats en grupp under ledning av en av enhetscheferna som under året har gjort studiebesök i verksamheter som använder sig av alkoskåp för att lättare välja vilken typ som passar vår verksamhet bäst, samt för att ta fram bra rutiner för användandet av alkoskåp. Vid årets slut bestämde gruppen vilken typ av alkoskåp som ska köpas in till förvaltningen och under 2013 ska det driftssättas. Då förvaltningen i dagsläget endast har alkolås på tjänstebilarna men i driften används många andra olika typer av fordon och större verktyg ökar detta säkerheten till stor del då det hindrar onyktra personer att använda dessa fordon/större verktyg. Sjukfrånvaro Ovanstående diagram synliggör hur förvaltningens sjukfrånvaro sjunkit för varje år sedan 2009. 2012 års sjukfrånvaro är den lägsta som noterats på en femårsperiod. En stadigt minskad sjukfrånvaro på fritidsförvaltningen sker samtidigt som sjukfrånvaron i Malmö stad ökar totalt sett. 7 Arbetsmiljörapport 2012
För att tydliggöra hur fördelningen är inom förvaltningen gällande sjukfrånvaron har ovanstående diagram tagits fram. Diagrammet visar att skillnaderna inom förvaltningens olika avdelningar är förhållandevis stor. Det som kan konstateras är att de administrativa avdelningarna har generellt sett en förhållandevis mycket lägre sjukfrånvaro jämfört med drift- och verksamhetsavdelningen som är en mer praktiskt inriktad avdelning. Av diagrammet som redovisade sjukfrånvaron avdelningsvis kan man utläsa att verksamhetsavdelningen är den del i förvaltningen där sjukfrånvaron är störst. Ovanstående diagram visar sjukfrånvaron på Aqvakul samt på övriga enheter inom verksamhetsavdelningen (då antalet medarbetare på varje enhet understiger 10 medarbetare, redovisas inte varje enhet för sig av integritetsskäl). Det kan konstateras att Aqvakul är den enskilda enhet inom förvaltningen där det är högst sjukfrånvaro. Det kan också konstateras att det är den enhet där kvinnor har en högre sjukfrånvaro än män, till skillnad från övriga verksamheter inom förvaltningen. 8 Arbetsmiljörapport 2012
Fritidsförvaltningens sjukfrånvaro under 2012 var 3,08 % vilket är markant lägre än det medeltal som tagits fram för Malmö stad som helhet, vilket var 5,11 %. Den största skillnaden återfinns emellan kvinnor på fritidsförvaltningen och kvinnornas medeltal totalt sett i Malmö stad. Männens sjukfrånvarosnitt ligger däremot ganska exakt i samma medelvärde som för Malmö stad. Friskvård Friskvårdsbidrag Fritidsförvaltningen erbjuder sina medarbetare en friskvårdssubvention på upp till 1500 kronor/år för kostnader i samband med motion av enklare slag, för att uppmuntra medarbetarna till friskvårdsaktiviteter. Av den totala summan som finns avsatt för ändamålet utnyttjades 2012 43 %, vilket var en liten ökning jämfört med 2011 då siffran uppgick till 38 %. Friskvårdsbidrag: Andel nyttjat 2012 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kvinnor Män Totalt Driften Verksamheten Plan 5 9 Arbetsmiljörapport 2012
Hälsoprofiler Under november till och med januari 2010/2011 genomfördes hälsoprofiler till samtliga medarbetare som önskade. 149 stycken av förvaltningens medarbetare deltog. Undersökningen innehöll blodsockermätning, blodtryckskontroll, vikt, bukhöjd samt en livsstilsenkät med frågor om bland annat motion, sömn och stress. Nu under hösten 2012 har en uppföljning och/eller ny omgång av hälsoprofiler erbjudits till samtliga medarbetare inom förvaltningen. 105 stycken av förvaltningens medarbetare deltog denna omgång. Det är färre deltagare nu än för två år sedan. Anledningen till detta är inte helt klargjord. Det kan vara att några deltagare som deltog förra gången redan anser sig ha kartlagt sin hälsa. Kan också vara att några av de som deltog för två år sedan numera har kontakt med läkare och av den anledningen inte anser sig ha behov av en ny hälsoprofil. En tredje anledning kan vara att det senaste årets rekryteringar främst föranlett anställningar av ganska unga personer, som kanske inte finner det aktuellt att kartlägga sin hälsoprofil. Resultaten av hälsoprofilerna har nyligen presenterats. Det kan konstateras att endast 26% av de medarbetare som deltagit i undersökningen kan anses ingå i friskgruppen. 74% av deltagarna ingår i riskgruppen, dvs har en eller flera avvikelser antingen i provtagningarna, i svaren i frågeformuläret eller i hälsosamtalet. Vanligaste avvikelserna är förhöjt blodtryck, nikotinanvändning, övervikt/dåliga kostvanor samt för lite motion. Medarbetare med avvikelser rörande blodtryck eller blodsocker hänvisas till vårdcentralen. Medarbetare med nikotinanvändning erbjuds rökavvänjningskurser. Bland de 105 personer som deltog i hälsoprofilen var 26 personer nikotinanvändare. Ingen av dessa önskade erhålla hjälp med avvänjning. Fritidsklubben Enskilda insatser löser oftast inte sjukfrånvaroproblematiken, eftersom sjukfrånvaron beror på en mängd olika orsaker. Det är arbetsplatsens och förvaltningens sammanlagda insatser som har betydelse tillsammans med medarbetarens ansvar. På fritidsförvaltningen finns en personalklubb som heter Fritidsklubben och som anordnar olika typer av sociala aktiviteter som också kan ses som insatser för friskare arbetsplatser, med medel från förvaltningen. Under 2012 har bland annat erbjudits en tävling i gokart och en kväll med blomsterbindning i samband med jul. Arbetsmiljöutbildning Under 2012 fanns det ingen chef på förvaltningen som saknade grundutbildning i arbetsmiljö, därför har inte någon sådan utbildning erbjudits cheferna under 2012. Däremot var ett flertal chefer på utbildningen UCL utveckling av chefer och medarbetare i ledarskap. Detta är en utbildning som främjar och framkallar ett ledarskap som optimerar effektivitet, hälsa och trivsel och reducerar diskriminering, utsatthet och mobbning. 10 Arbetsmiljörapport 2012
Händelserapportering En bit in på 2011 anmälde fritidsförvaltningen intresse utav att testa att använda ett IT stöd för händelserapportering. I samarbete med avdelningen för trygghet och säkerhet, ATOS, utformades systemet för att bli användarvänligt på fritidsförvaltningens verksamheter. Under 2012 höll två personer från ATOS en utbildning för samtliga chefer på förvaltningen i systemet. Vidare var två representanter från administrativa avdelningen, en HR konsult och en lokalsamordnare ute på samtliga arbetsplatsers arbetsplatsträffar för att informera om hur en händelse skulle registreras i systemet. Statistiken är i dagsläget dock inte helt tydlig på det vis att det totala antalet händelser inte kan utläsas, utan endast vilken typ av händelser som inträffat. Detta är ett flervals alternativ och visar därför inte entydigt antalet inrapporterade händelser. Dessutom förekommer det fel i rapporteringen av händelser bland medarbetarna. Nya utbildningar ska ges i början av 2013, då även underlagen för statistik ska gås igenom. Flest händelser har varit händelser av typen egendomsskada, vilket uppgår till 65 stycken. Händelser rörande personal särredovisas tydligare nu än tidigare och flera olika rubriker kan röra en och samma situation. Detta gör att tex hot, våld och kränkning kan få en statistikregistrering var, även om det härrör sig från samma situation. Händelser som varit någon form av kränkning/trakasserier samt hot har också registrerats ett flertal gånger under 2012, tillsammans uppgår det till 45 gånger. Alarmerande är att våld registrerats som händelse vid 16 tillfällen under 2012. Under 2010 redovisades 22 incidenter/händelser rörande personal. Under 2011 redovisades ett 50tal händelser. Under 2012 har 78 händelser som kan antas avse personal redovisats under rubrikerna hot, våld, kränkning/ trakasserier, diskriminering och arbetsskada. 89 händelser har registrerats som tillbud, olycka och annat, där det av statistiken inte framgår om händelserna berör personal, brukare/kunder eller annat. Underlag avseende händelserapporteringsstatistiken ska tas fram och noggrant analyseras under våren 2013 i samverkan med de fackliga representanterna Adato Kommunstyrelsen beslutade 2005 om "Friskare arbetsplatser - strategier för minskad sjukfrånvaro". I strategierna framgår att det är viktigt med en väl fungerande rehabiliteringsprocess, för att minska sjukfrånvarons omfattning och längd samt medverka till att den sjukskrivne så snart som möjligt kan komma tillbaka i arbete. För att rehabiliteringsprocessen skall lyckas måste åtgärderna vidtas på ett tidigt stadium. Rehabilitering är en viktig del av arbetsgivarens arbetsmiljöarbete och en del av chefens uppdrag. Under hösten 2011 höll förvaltningens HRenhet utbildning för samtliga chefer i rehabiliteringsprocessen samt IT-stödet Adato, som är ett dokumentationssystem som syftar till att kvalitetssäkra dokumentationen inom rehabilitering. Förvaltningen har under 2012 använt Adato fullt ut i samband med all rehabilitering och förhoppningsvis har detta påverkat 11 Arbetsmiljörapport 2012
rehabiliteringsprocesserna i positiv riktning och därmed bidragit till lägre sjukfrånvaro på förvaltningen. Samverkan Från och med den 1 januari 2012 så hade förvaltningen tagit beslut kring vilka riktlinjer som skulle gälla för APT oavsett vilken arbetsplats eller vilken verksamhet man var verksam i. Riktlinjerna innefattade bland annat med vilken regelbundenhet och omfattning APT mötena skulle ha samt att vissa fasta punkter, med koppling till årshjulet, skulle finnas inför varje månad. Då det i Malmö stad har tagits fram ett nytt samverkansavtal som gäller från och med den förste januari 2013, så genomfördes under slutet på 2012 utbildningsinsatser och information kring det nya samverkansavtalet. Arbetsmiljö 2013 Nytt samverkansavtal Från och med den förste januari 2013 har vi ett nytt samverkansavtal att följa. Syftet med samverkansavtalet är att skapa förutsättningar för ett positivt arbetsklimat i en god arbetsmiljö med inflytande, delaktighet och utveckling för alla medarbetare. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal är exempel på delar som står i samverkansavtalet. I det nya samverkansavtalet är verksamheten utgångspunkten vilket innebär att tanken är att så många frågor som möjligt ska behandlas av dem som direkt berörs i sitt arbete. Fritidsförvaltningens alla chefer har fått utbildning i det nya avtalet innan årsskiftet och nu väntar härnäst en utbildning för alla förvaltningens skyddsombud och därefter också alla medarbetare på respektive arbetsplatsträffar fram till juni 2013. I det nya avtalet poängteras vikten av att förvaltningarna aktivt arbetar med arbetsmiljöfrågorna. Förvaltningsrådet kommer att vara tillika skyddskommitté, vilket kommer att belysa både den fysiska och psykiska arbetsmiljön mer än tidigare i förvaltningsrådet. Under 2013 kommer en ny arbetsmiljöutbildning att ges till samtliga chefer och skyddsombud, för att uppdatera kunskaperna hos berörda. 12 Arbetsmiljörapport 2012