Fastställd av Kommunstyrelsen 2011-05-30 Reviderad 2012-03-30
2 (18) Innehåll Sid Inledning 3 Syfte med krisledningsplanen 3 Krisledningsplanens uppbyggnad 3 A Organisation i händelse av kris 4 A.1 Krisledningsstaben 4 A.1.1 Krisledningsstabens analysfunktion 5 A.1.2 Krisledningsstabens informationsfunktion 5 A.2 Verkställande krisledning 6 A.3 Krisledningens externa resurser 6 A.3.1 POSOM 6 A.3.1 Lokal samverkan, Oxelösunds krisledningsråd 6 A.3.1 Regional samverkan, DSAM 7 A.4 Krisledningsnämnden 7 B.1 Åtgärdsplan 9 B.1.1 När ska krisledningsorganisationen aktiveras? 9 B.1.2 Hur initieras krisledningsorganisationen? 9 B.1.3 Vem beslutar att starta krisledningsorganisationen? 9 B.1.4 Vem kallar in krisledningsstaben? 9 B.1.5 Vem kallar in krisledningsnämnden? 9 B.2 Checklistor 10 B.2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete 10 B.2.2 Checklista för verkställande krislednings inledande arbete 12 B.2.3 Checklista för informationsansvarig 13 B.2.4 Checklista för krisledningsnämndens inledande arbete 16 C Larmlistor Uppdaterade 2012-03-30 17 C.1 Tjänsteman i beredskap 17 C.2 Krisledningsnämnd 17 C.3 Krisledningsstab 17 C.4 Verkställande krisledning 18 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilagor Handlingsprogram för förebyggande verksamhet Plan för POSOM Överenskommelse om lokal samverkan, OXSÄK Överenskommelse om regional samverkan, DSAM Reglemente för Krisledningsnämnden Viktigt meddelande till allmänheten Råd vid kontakt med massmedia 2
3 (18) Inledning Kommunen är skyldig ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. I programmet ska kommunen redovisa de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser 1. Kommunen är också skyldig att analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Med utgångspunkt i analysen ska kommunen fastställa en plan för hur sådana händelser ska hanteras 2. I Oxelösund kommun är programmet och planen sammanställda i en gemensam Plan enligt lagen om skydd mot olyckor och lagen om extraordinära händelser. Planen redovisar de risker kommunen kan utsättas för och konkretiserar de åtgärder som ska vidtas. Bilaga 1/ länk. Krisledningsplanen redovisar hur kommunen organiserar sitt arbete samt hur arbetet leds och styrs vid olyckor/kriser eller extraordinära händelser som inte kan hanteras inom den befintliga kommunorganisationen. Tillämpning av krisledningsplanen övas i krisledningsövningar minst en gång per mandatperiod. Syfte med krisledningsplanen Krisledningsplanens syfte är att: o o Visa kommunens förmåga att hantera olika kriser Ge förutsättningar för att snabbt komma i gång med åtgärder i olika kriser Krisledningsplanens uppbyggnad Krisledningsplanen består av tre delar: A Organisation i händelse av kris Beskriver krisledningsorganisationen samt de olika aktörernas ansvar och arbetsuppgifter. B Åtgärdsplan och checklistor Beskriver hur och när krisledningsorganisationen aktiveras. Redovisar checklistor för åtgärder och information. C Larmlistor Kontaktuppgifter för larm och kontakt med krisledningsstab, verkställande krisledning, Krisledningsnämnd, funktionsansvariga m fl. 1 Lag om skydd mot olyckor 3 kap, 3. 2 Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap, 1. 3
4 (18) A. Organisation i händelse av kris A.1 Krisledningsstaben Krisledningsstaben är kommunchefens arbetsgrupp och inkallas alltid initialt vid kriser eller extraordinära händelser. Krisledningsstaben utgörs, i ett initialt skede i en krissituation, av: Krisledningschef Biträdande krisledningschef Sekreterare Representant räddningstjänst Samordnare Strateg Informationsansvarig Kommunikationsansvarig Lokalansvarig I ordinarie organisation Kommunchef Ekonomichef Kommunsekreterare Säkerhetssamordnare Utredare Utredare Informationsansvarig Utvecklingschef Internservicechef I ett operativa skede avgör krisledningschefen hur en operativ krisledningsstab ska formeras. Under förutsättning av krisledningschefens beslut: o Utgör samordnaren och strategen krisledningsstabens analysfunktion o Utgör informationsansvarig krisledningsstabens informationsfunktion o Knyts delar av verkställande krisledning till krisledningsstaben Krisledningsstabens ansvar och arbetsuppgifter: o Kontinuerligt producera och besluta om lägesbild o Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen och besluta om åtgärder för att lösa situationen genom: - omfördelning av kommunens tilldelade resurser - ändrade ansvarsförhållanden för kommunens verksamheter - uppdrag till verksamhetschefer och funktionsansvariga - begäran om extern hjälp o Analysera scenario och konsekvenser på lång sikt o Besluta om informationsinsatser Lokaler Krisledningsstaben sammanträder i rum 293. Telefon 0155-381 08 Om lokalen inte är tillgänglig används Koordinaten, Stora mötet. 4
5 (18) A.1.1 Krisledningsstabens analysfunktion Analysfunktionen utgörs av samordnaren och strategen samt de eventuella personella resurser som bedöms som nödvändiga i den aktuella situationen. Analysfunktionen har till uppgift att: o Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen samt föreslå åtgärder för att lösa situationen inför beslut i Krisledningsstaben o Kontinuerligt analysera situationen, bedöma insatsbehov samt lämna förslag till prioriteringar inför beslut i Krisledningsstaben o Analysera och prognostisera scenario och konsekvenser på längre sikt A.1.2 Krisledningsstabens informationsfunktion Informationsfunktionen utgörs av informationsansvarig samt de eventuella personella resurser som bedöms som nödvändiga i den aktuella situationen. Informationsfunktionen samordnar och utformar krisledningens informationsinsatser på uppdrag av krisledningschefen. Informationsfunktionen har till uppgift att: o Via omvärldsbevakning och interna kontakter samla och bearbeta information o Kontinuerligt producera aktuell lägesbild inför beslut i krisledningsstaben o Informera om beslutad lägesbild till media, myndigheter, allmänhet, anställda och anhöriga. o Vid behov upprätta och bemanna en informationscentral Lokaler Informationsfunktionen sammanträder i rum 291 Telefon 0155-381 06 Koordinaten, Eventsalen, utgör pressrum. 5
6 (18) A.2 Verkställande krisledning Verkställande krisledning utgörs av kommunens verksamhetschefer, dotterbolagens VD samt personalchefen. Verkställande krisledning har till uppgift att: o Verkställa krisledningsstabens och/eller krisledningschefens beslut i sina respektive verksamheter och därmed: - gemensamt samordna åtgärder och resurser - rekvirera personella och materiella resurser - samverka med berörda myndigheter, organisationer, företag m fl o Kontinuerligt analysera situationen och dess konsekvenser för respektive verksamhet o Bedöma konsekvenser för verksamheten på längre sikt o Inom respektive verksamhet initiera och leda arbetet enligt verksamhetens lokala krisledningsplan A.3 Krisledningens externa resurser A.3.1 POSOM Till krisledningens förfogande står en beredskapsgrupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer, POSOM. Arbetet bedrivs enligt Plan för POSOM. Bilaga 3/länk Krisledningschefen eller räddningschef i beredskap/tjänsteman i beredskap beslutar om POSOM ska sammankallas. Lokaler Arbetet i POSOM utgår från kommunhuset, rum 338. Om lokalen inte är tillgänglig används Peterslundsskolan/andra skolor, Koordinaten eller Duvan. A.3.2 Lokal samverkan Oxelösunds krisledningsråd (OXSÄK) Kommunen har enligt lag 3 ett särskilt ansvar inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser. Kommunen ska verka för att olika aktörer samverkar och samordnar sitt planerings- och förberedelsearbete, sina krishanteringsåtgärder samt sin information till allmänheten. 3 Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2 kap 7. SFS 2006:544 6
7 (18) Denna samverkan tillgodoses genom Oxelösunds krisledningsråd, OXSÄK. Krisledningsrådet utgörs av representanter för kommunen, kommunens bolag, Landstinget, Polis, räddningstjänst samt några av de större privata företagen i Oxelösunds kommun. A.3.3 Regional samverkan -DSAM Oxelösunds kommun utgör en av parterna i Överenskommelse om effektivare samverkan i Södermanlands län i händelse av en krissituation mm DSAM. Syftet med DSAM är att ge en möjlighet till snabb, enkel och effektiv regional samverkan vid en inträffad krissituation. DSAMs främsta roll är att vara plattform för parterna att följa utvecklingen, samordna insatserna samt att vid behov stödja och bistå varandra. Inledningsvis kan det innebära att: o Skapa en gemensam lägesbild i länet av den inträffade händelsen o Klarlägga krislednings- och ansvarsförhållanden o Komma överens om en gemensam strategi för hur händelsen ska hanteras o Samordna informationen till allmänheten och massmedierna o Samordna orienteringen till övriga myndigheter och organ i länet o Samordna rapporteringen till regeringen och centrala myndigheter DSAM sammankallas efter länsstyrelsens beslut. Larm/sammankallning görs av SOS Alarm. Annan part kan begära eller föreslå Länsstyrelsen att DSAM sammankallas. DSAM ska senast inom 30 minuter efter larmning kunna ha ett samrådsmöte på telefon. Länsstyrelsen ansvarar för att sådant konferenssamtal kan genomföras. Senast inom två timmar efter larmning ska företrädare för parterna kunna hålla ett samverkansmöte var helst i länet. A.4 Krisledningsnämnden Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen i händelse av kris eller extraordinär händelse. Krisledningsnämnden utgörs av Kommunstyrelsens arbetsutskott med ersättare. Nämndens ordförande eller, vid dennes förfall, vice ordförande beslutar om när krisledningsnämnden ska kallas in. Dessa ansvarar också för kontakter och samråd med krisledningsstaben. Krisledningsnämnden har enligt lag rätt att ta över ansvar som normalt ligger på annan nämnd. Krisledningsnämnden kan adjungera annan politiker om man vill få in annan kompetens i beslutssituationerna eller om behov av ersättare uppstår. 7
8 (18) Krisledningsnämnden ansvar och arbetsuppgifter: o o o o o o Företräda kommunen Tolka kommunens roll Besluta om mer omfattande prioriteringar Besluta i principiella frågor Besluta om ekonomiska frågor utanför ram Besluta i ärenden som rör enskild, om ansvaret för andra nämnders verksamhet har övertagits Krisledningsnämndens ansvar och verksamhet i sin helhet framgår av Reglemente för krisledningsnämnden. Bilaga 5/länk Lokaler Krisledningsnämnden sammanträder i rum 292. Telefon 0155-381 07 Om lokalen inte är tillgänglig används Koordinaten, lokal Lilla mötet. Krisledningsorganisation Krisledningsstab Krisledningsnämnd Analysfunktion Informationsfunktion Politisk organisation Adjungeras Verkställande krisledning POSOM OXSÄK DSAM 8
9 (18) B.1 Åtgärdsplan B.1.1 När ska krisledningsorganisationen aktiveras? Krisledningsorganisationen ska aktiveras: 1. Vid händelser - som avviker från det normala - som innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och - som kräver skyndsamma och samordnade insatser av kommunens resurser. 2. Vid händelser som inte kan lösas på annan nivå i kommunens organisation. B.1.2 Hur initieras krisledningsorganisationen? Var och en i den kommunala verksamheten som har ansvar för eller kännedom om det inträffade ska i första hand underrätta ansvarig chef om det inträffade. Ansvarig chef kontaktar Räddningschef i beredskap för dennes bedömning. I Oxelösunds kommun är Räddningschef i beredskap även Tjänsteman i beredskap TIB. Om ansvarig chef inte kan nås kontaktas TIB direkt eller via SOS-alarm. B.1.3 Vem beslutar att starta krisledningsorganisationen? Tjänsteman i beredskap kontaktar kommunchefen och/eller kommunstyrelsens ordförande. Tillsammans analyserar dessa situationen och kommunchefen eller kommunstyrelsens ordförande beslutar om krisledningsorganisationen ska träda i funktion. Om kommunchef eller kommunstyrelsens ordförande inte kan nås följs larmlistan. B.1.4 Vem kallar in krisledningsstaben? Tjänsteman i beredskap eller kommunchefen sköter det praktiska inkallandet av krisledningsorganisationen och meddelar plats och tid för samling. Om dessa inte är tillgängliga kan var och en av de som ingår i kommunens koncernledningsgrupp sammankalla krisledningsstaben. B.1.5 Vem kallar in krisledningsnämnden? Krisledningsnämndens ordförande eller, vid dennes förfall, vice ordförande beslutar om nämnden ska inkallas. 9
10 (18) B.2 Checklistor B. 2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete, 1 (2) 1 Roller och uppgifter Ansvar Krisledningschef Föra loggbok över händelser, åtgärder och beslut Strateg Informationsansvar Kalla övriga nödvändiga i krisledningsstaben 2 Första lägesbeskrivning Kort orientering om situationen Snabb analys i gruppen om vad som ska göras omgående 3 Kommunikation Är kommunikationsvägarna klara och fungerande? Är växeln öppen? Behövs en informationscentral? Behövs extern informationshjälp? 4 Lokaler Ska ledningsplatsen användas fortsättningsvis? Avgränsa ledningsutrymmen, tillträdesskydd och passérkontroll Är reservlokalerna tillgängliga? 5 Information Behövs särskilt meddelande till berörda och allmänhet? Bilaga 6/länk Finns etniska, kulturella eller religiösa hänsyn att ta? Behövs tolkar? Posom informeras FRG-ansvarig informeras 10
11 (18) B. 2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete, 2 (2) 6 Övriga resurser Ansvar Vilka övriga interna resurser behöver aktiveras? Behöver expertis inkallas? Vilka övriga externa resurser behöver aktiveras? 7 Kontakter Vilka kontakter behövs enligt larmlistorna? Vilka övriga kontakter behövs? 8 Övrigt Anordna presskonferens? Meddela massmedia i god tid Behövs bakgrundsmaterial, arkivhandlingar eller liknande? Behövs avbytare? Förvarna 9 Fortsatta åtgärder Krisledningsstabens direkta arbete påbörjas Informationsansvarig inleder arbete enligt checklista B 3.2-B 3.3 Vid behov beslutas om återsamling 11
12 (18) B. 2.2 Checklista för verkställande krislednings inledande arbete Checklistan används när verkställande krisledning ansluter till krisledningsstaben. Lägesbeskrivning och behov av omedelbara åtgärder Ansvar Personal Kultur och fritid Utbildning Vård- och omsorg Miljö och samhällsbyggnad Oxelö energi Kustbostäder Organisation och kontaktväg Hur ska operativ krisledningsstab formeras? Hur sker kontakt mellan krisledningsstab och verkställande krisledning? Vilka verksamhetschefer knyts till krisledningsstaben? Tid för återsamling Verkställande krisledning utgår 12
13 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Initiala klargöranden och överväganden Vad har hänt? När, var, hur, varför, ansvar? Vad är berört/omfattning? Tidsperspektiv - hur Iänge/när är det klart/över? Vad gör vi åt det? Drabbade/skadade? Vilka jobbar med frågan nu - vilka är kontaktade? Vem är kontaktperson? Bakomliggande faktorer? Hur är vår beredskap för liknande händelser? Konsekvenser på kort sikt? Vilket behov av informationsinsatser finns? Akut, planerade, löpande? Fungerar ordinarie informationskanaler? Krävs operativ information internt? Förbered budskap, fakta, frågor & svar Behov att kalla in kommunikatörer Behov av informationscentral Vem ansvar för att växeln har korrekt information? Ska särskild Upplysningscentral via växeln upprättas? Till vilka telefonnummer ska samtalen kopplas? Vem tar hand om samtalen? Vem ansvarar för att Upplysningscentralen har korrekt information? Vilka målgrupper finns? Direkt berörda Allmänheten Indirekt berörda Massmedia Egen organisation/personal Andra myndigheter med flera Hur når vi respektive målgrupp bäst och vid vilken tidpunkt? Behövs extern medverkan? 13
14 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Målgrupper 1(2) Direktberörda T ex drabbade Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka Behövs information på främmande språk Ansvarig: Allmänheten Informationsbehov Tidpunkt Kanal: - Riksradion, lokalradion - Tv - Internet - Viktigt meddelande till allmänheten - VMA - Varningsmeddelande - Informationsmeddelande Information på främmande språk Ansvarig: Indirekt berörda T ex anhöriga, närboende, andra myndigheter Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka Kontakta/kalla alla som ska medverka Behövs information på främmande språk? Vilka informationskanaler Ansvarig: Egen organisation/personal Informationsbehov Tidpunkt Plats Kanal: - E-post - Intranät - SMS Ansvarig 14
15 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Målgrupper 2(2) Andra myndigheter/kommuner Vilka myndigheter/kommuner Informationsbehov Tidpunkt Plats och form för informationen Vilka informationskanaler Ansvarig: Massmedia Råd vid kontakt med massmedia Bilaga 7/länk Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka? Kallelse Förbered lokal Kontakta/kalla alla som ska medverka Vilka informationskanaler - Pressrelease - Löpande rapportering till media - Presskonferens - Arrangera intervjuer - Representant på plats Uppdatera alla som ska medverka om läget och gå igenom hur presskonferensen ska genomföras Utse någon att leda och styra konferensen För in pressinformationen på kommunens hemsida på Internet Ansvarig: 15
16 (18) B. 2.4 Checklista för krisledningsnämndens arbete 1 Organisation Vem/ansvarig Krisledningsnämndens ordförande Adjungera sekreterare Föra loggbok över händelser och åtgärder samt protokoll över beslut Kalla övriga nödvändiga i krisledningsnämnden Upprätta (fortgående) samband med krisledningsstaben 2 Lägesorientering Kort orientering om situationen Finns någon politisk dimension i situationen? Behov av politiska ställningstaganden Vilka kommande politiska ställningstaganden är tänkbara Adjungera andra (nämnd-) politiker 3 Information och kommunikation Behov av information till/från grannkommuners politiska organisation Är kommunikationsvägarna klara och fungerande? 4 Rapporter Tidpunkt för information/rapport från krisledningschef Åter punkt 2, 3, 4 16
17 (18) C. Larmlistor Krisledningsplanens larmlistor redovisas enbart för delar av krisledningsorganisationen. Resterande larmlistor finns tillgängliga på Kommunstyrelsens kontor Medborgarservice, telefon 380 00. Delar av larmlistorna är skyddade med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, 21 kap 1. C 1 Tjänsteman i beredskap TIB, telefon 070-385 52 36 SOS alarm, telefon 112 C 2 Krisledningsnämnd Arbete Bostad Mobil Ordförande Catharina Fredriksson 387 02 377 92 070-551 58 88 Vice ordförande Mattias Pettersson 0158-701 29-076-784 54 80 Ledamot Dag Bergentoft 385 00 354 56 070-567 66 55 Ledamot Leif Thor - 324 55 070-287 29 62 Ledamot Patrik Renfors - - 070-537 91 99 Ersättare Inge Ståhgren 010-436 29 63 365 18 070-345 77 52 Ersättare Lotta Johnsson Fornarve - 28 67 69 070-567 42 44 Ersättare Solweig Kurg Ericsson 24 89 39 353 40 073-773 75 39 Ersättare Britta Bergström 076-116 05 11 372 29 070-555 11 92 Ersättare Björn Johansson - - 070-583 30 21 Sekreterare Adjungeras från kansli 380 00 - - C 3 Krisledningsstab Arbete Bostad Mobil Krisledningschef Leif Hallström 381 01 0171-272 33 070-352 72 33 Biträdande krisledningschef Magnus Pettersson 382 24 971 44 070-673 26 63 Sekreterare Susanna Shaibu 381 14-070- 203 53 68 Samordnare Niklas Thelin 381 38 21 94 11 072-212 58 20 Strateg Karin Lönn 381 20 0158-403 86 070-345 99 29 Räddningstjänst Lars Ahlgren 24 75 08-070- 285 33 51 Informationsansvarig Ylva Sanfridsson 381 31 21 38 88 072-733 22 48 IT-ansvarig Örjan Scheller 385 19 0498-24 84 63 076-773 20 03 Lokal-/ telefoniansvarig Jan Bood 382 22 367 31 070-568 32 48 17
18 (18) C 4 Verkställande krisledning Arbete Bostad Mobil Utbildning Peter Rasmussen 385 05 24 11 15 070-555 17 86 Vård- och omsorg Anna-Karin Bergstén 384 11 0585-450 60 Miljö- och samhällsbyggnad Bo Peterson 381 44 011-31 85 12 070-351 42 30 Kultur- och fritid Conny Zetterlund 383 56 22 30 27 070-397 08 42 Personal Henny Larsson 381 34 985 80 070-567 22 86 Kommunala bolag Per Alm 388 05 019-20 16 55 070-526 15 66 18