Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Uppvallens Samfällighetsförening den 30 mars 2018 i Lofsdalen. Protokoll nr 222 1,2 Stämmans öppnande och val av ordförande och sekreterare vid stämman Samfällighetsföreningens ordförande Jan Örnevik hälsade de närvarande välkomna till årets stämma. Stämman hade samlat 47 st närvarande fastighetsägare varav 28 st från övre området och 19 st från nedre området) och totalt inkl. familjemedlemmar 67 personer. Stämman valde Jan Örnevik som ordförande och Stefan Forslund till sekreterare för stämman. 3 Kallelse till stämman samt godkännande av dagordningen och röstlängd Konstaterade stämman att kallelse genom utskick skett inom behörig tid. Efter frågan från ordförande kunde stämman godkänna dagordningen som framgått av kallelsen. 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare Valde stämman Kjell Nyström och Åke Pettersson att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 5 Styrelsens årsredovisning (bilaga 2 och 3) och revisorernas berättelse Styrelsen hade i samband med kallelsen lämnat en verksamhetsberättelse för 2017. På frågan från ordföranden om alla hade läst verksamhetsberättelsen samt om någon hade synpunkter eller frågor om förvaltningsberättelsen eller samfällighetens ekonomi, ställde Per-Ove Björkman Talltitan 10 frågan om ledningsskadan vid Talltitan 1 i september var åtgärdad och fick svar att den åtgärdades omgående. På en fråga om vad som händer med de kvarvarande flishögar som ligger vid Spårcentralen och Järven blev svaret att dessa kommer att köras ut på spårsystemet under sommaren. Ett påpekande från Lavskrikan om att bilar parkerats efter vägen och försvårat framkomlighet och plogning. Styrelsen tar åt sig detta och kontaktar vederbörande samt att det gäller för samtliga torg att bilar, släpkärror skall parkeras på den egna tomten eller på anvisade platser. Önskemål framkom att vi skall ha 3 st fria plogningar av parkeringsplatser för varje fastighet, vilket också beslutades. Då inga fler frågor fanns att besvara så beslutade stämman godkänna styrelsens förslag till disposition av resultatet innebärande. Vattenverkets överskott på 23 790 kr, balanseras mot tidigare års på 139 904 kr samt att 15 000 kr av överskottet avsätts till reparationsfonden. Tillsammans utgörande ett balanserat överskott på 163 694 kr inkl underhållsfonden på 60 000 kr. Vägsamfällighetens underskott på 150 752 kr, balanseras mot tidigare års överskott 473 485 kr. 1
Tillsammans utgörande ett balanserat överskott på 322 733 kr inklusive underhållsfonderna 111 302 kr (grönområdet) och 47 000 kr (vägar). Sophämtningens överskott på 99 617 kr balanseras i ny räkning. Övriga tillgångar enligt balansräkningen. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning Bengt Ackzell läste upp revisorernas berättelse där de tillstyrkte att: resultaträkningen och balansräkningen fastställs årets vinster balanseras till nästa räkenskapsår enligt styrelsens förslag styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tid som årsberättelsen omfattar Såväl styrelsens som revisorernas berättelser lades därmed till handlingarna. 6 Ansvarsfrihet för styrelsen Beslutade stämman att i enlighet med revisorernas förslag bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåret 2017. Beslutet var enhälligt. 7 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna Inga motioner hade inlämnats till styrelsen. 8 Ersättning till styrelsen, revisorerna och valberedningen Ersättning till förtroendevalda; styrelse, suppleanter, revisorer och valberedning att som tidigare år beslutats, att gälla även för år 2018, vilket innebär att; Arvode: Till styrelsen och suppleanter utgår utöver reseersättning ett arvode om 1 prisbasbelopp, som för 2018 är 45 500 kr + sociala avgifter, totalt ca 62 000 kr att fördelas inom styrelsen. Reseersättning: För alla förtroendevalda gäller att kostnader för de faktiska resor som behövs för uppdragets fullgörande, ersätts enligt Skatteverkets normer för skattefria resor. Resor verifieras i reserapport till kassören. Ersättningen för bilresor är för innevarande år 18:50 kr/mil. Telefonersättning: Telefonkostnader uppkommer mer eller mindre för samtliga förtroendevalda. Ersättning för dessa utgår enklast med ett fast belopp/förtroendevald på 300 kr. 9 Styrelsens förslag till budget (bilaga 4) samt debiteringslängd Styrelsen föreslår en oförändrad årsavgift för 2018 Beslutade stämman om utdebitering enligt styrelsens utsända förslag till budget innebärande: Fastighet ansluten till kommunalt vatten Kommunalt vatten obebyggd fastighet Fastighet ansluten till Samfällighetens vattenverk vattenverket Samfällighetens vatten obebyggd fastighet 2 500 kr 1 250 kr 3 500 kr varav 1000 kr till 1 750 kr Betalning skall ske senast 2018 04 30 2
10 Val av styrelse Sigvard Edin från valberedningen, läste upp valberedningens förslag till styrelse varefter stämman beslutade att: Omval av Hans Claesson som ordinarie ledamotmed en mandattid på två år Jan Örnevik och Lola Lemberger har ytterligare en mandattid på ett (1) år som ordinarie ledamöter. Nyval av Pär Camitz och Monica Karlsson med en mandattid av två (2) år Som styrelsens ordförande valdes Jan Örnevik Som suppleanter på ett år omvaldes Bengt-Erik Eriksson och Björn Stam samt nyval av Stefan Forslund. 11 Val av revisorer Beslutade stämman enligt valberedningens omval som ordinarie revisorer välja Jan Ekman (lekmannarevisor) och Per Falk och som revisorsuppleant Tommy Aneklev. Valen helt i enligt valberedningens förslag. 12 Fråga om val av valberedning Till valberedning valde stämman som ordinarie: Omval av Rolf Lindberg, Sigvard Edin och Michael Schilling med Sigvard Edin som sammankallande. 13 Grönområdet Uppföljning av skogsvården, inbetalning av 300 kr Lola Lemberger som inom styrelsen ansvarar för vårt grönområde informerade om vad som sker och kommer att ske med vårt grönområde i sommar. Under sommaren planeras en fortsatt uppsnyggning efter Uppvallsvägen nedanför spårcentralen, gallring efter Däggdjursvägen från Älgen och vidare upp mot Björnen. Erik Wilhelmsson påpekade att det behöver buskröjas på den östra sidan av Uppvallsvägen från Spårcentralen och upp till nya skidbron. Flishögar som finns vid Spårcentralen och vid Järven kommer under sommaren att transporteras ut i våra skidleder. Betydligt färre av våra medlemmar, som inte kunde vara med på vår städdag i år, betalade in 300 kr att nyttjas för skötsel av vårt grönområde och som totalt inbringade ca 15 tkr (ca 50 st mot ca 100 st föregående år). Även i år kommer en inbjudan till årets städdag att sändas ut till samtliga fastighetsägare under juni månad. I inbjudan uppmanas den som inte har möjlighet att delta på städdagen istället att, senast den 31 augusti betala in 300 kr på den bifogade fakturan. Inbetalda belopp kommer uteslutande att användas till inköp av entreprenörstjänster för skötsel av våra grönområden. På detta sätt har samtliga fastighetsägare möjlighet att delta i skötseln av Uppvallen antingen med eget arbete eller med ett kontantbidrag. 3
Det finns sedan tidigare ett årsmötesbeslut på att träd mer än 10 meter i höjd på vårt grönområde skall avverkas och det arbetet kommer att fortsätta för att föryngra vårt grönområde. Samma gäller för de fastighetsägare som har höga träd på sin tomt att tänka på sina bakomvarande grannar. De fastighetsägare som har funderingar om hjälp vid fällning av höga träd på den egna tomten eller synpunkter på grönområdet vänder sig till sina kontaktpersoner eller till ansvariga i styrelsen. Styrelsen saknar för närvarande kontaktperson på Björnen, varför vi ber någon på Björnen att kontakta Lola. Policy för skogsvård. Uppföljning På vår hemsida finns vår policy för skogsvård och för vad du som enskild fastighetsägare kan utföra på den egna tomten och på våra grönområden. För våra grönområden gäller dock att all avverkning av träd skall anmälas och avsynas av ansvarig inom styrelsen. På vår hemsida finns kontaktuppgifter till era kontaktpersoner och styrelsen. 14 Byggplaner på Uppvallen Ordföranden informerade om att färdigställande av tomter på det nedre området, ovanför Däggdjursvägen och som fått namnet Ljungbacken, fortsätter och kommer efter hand att införlivas i Uppvallens Samfällighetsförening vad gäller vägar och dess skötsel och sophantering. För det övre området Fjällvyn, så har inget nytt framkommit efter det att ett överklagande lämnats till mark och Miljödomstolen. En av våra medlemmar påpekade för stämman angående att det för den vägbreddning av Uppvallsvägen ovanför spårcentralen, som skall utföras av exploatören, måste göras en ny vägförrättning. Styrelsen tog åt sig detta och lovade att undersöka om så är fallet. 15 Anslutning till kommunalt vatten (området ovanför Uppvallens spårcentral) I samband med frågan om en byggnation av Fjällvyn så har styrelsen förhandlat fram ett avtal om anslutning av kommunalt vatten till vårt övre område och som har förlängts av kommun t.o.m den 1 juli 2018. 16. Sophantering Under hösten 2017 placerades 2 st 5 m³ containers ut vid Uppvallens spårcentral och 2 st containers placerades vid Däggdjursvägen sopplats. Kring årsskiftet låstes luckorna och varje husägare informerades om detta och fick hämta ut 2 st nycklar. Några få önskemål (från stuguthyrare) framkom om fler nycklar, men mötets mening var att det var tillräckligt. Beslutades dock att vår tillsyningsman Mikael Larsson, mobil nr 070-2786770 har extranyckel att låna ut kortvarigt ifall någon hyresgäst kommer upp och finner att föregående hyresgäst tagit med nyckeln hem Beslutades även att för 2018 ska 1600 kr debiteras för sophämtning. Fakturan skickas ut i samband med inbjudan till städdagen. Stugägare som hyr ut sina hus skall informera sina hyresgäster om vad som gäller beträffande sophantering, att det endast är hushållsavfall som får slängas i containern och att sortering av glas, metall, plast och papper skall ske i återvinningsanläggningen vid ICA. Grövre avfall, t ex vitvaror, byggavfall mm, skall även i fortsättningen transporteras till kommunens återvinningsanläggning. 4
17 Övriga frågor Förslag till gemensam röj- och städdag Beslutade stämman att den gemensamma röj/städdagen anordnas lördagen den 4 augusti 2018. Separat kallelse kommer att sändas ut. Information om fiber på Uppvallen Jan Lundgren informerade om de kontakter fibergruppen haft med de bolag som visat intresse. Ip-only har sänt ut en förfrågan om tecknande för anslutning och fått ett femtiotal beställningar. De fattas dock ytterligare ca 45 beställningar för att de skall gå vidare. De som tecknat sig för Ip-only är bundna avsina avtal i 6 månader ifall de har för avsikt att fortsätta samt inom 2 år ha en arbetsplan klar för grävstart. Härjenet har tecknat ett avtal med Olov Näslund om anslutning av tomterna på Ljungbacken och kommer även att gräva för elmatning till området och har då för avsikt att även förbereda för fiber- Anslutning upp efter Däggdjursvägen vid dess stickvägar. De har även tittat på att ta med även Mården och Vesslan. De kommer att gå ut med en förfrågan tidigast i höst. Har ett klartecken kommit för det övre området, Fjällvyn, så kommer även Övre Uppvallen att erhålla ett erbjudande inför kommande sommar. GDPR GDPR Dataskyddsförordningen är en förordning som börjar gälla i EU den 25 maj 2018. Syftet med förordningen är att skydda fysiska personers personuppgifter. I och med den nya lagen så öppnas möjligheten att ha ett komplett adressregister inkl e-post adresser, vilket skulle underlätta betydligt vid utskick och meddeladen till våra medlemmar. För att kunna hålla ett sådant register, kommer ett godkännande att krävas från varje medlem. Styrelsen kommer att återkomma kring detta snarast och hur i så fall ettmedgivande från medlemmarna skall ske. Som avslutning ställde ordföranden en hypotetisk fråga hur stämman ställer sig till en viss skötsel av och kring Uppvallens fäbod i och med att den är under försäljning. Medlemmar som har synpunkter och förslag kring fäboden får gärna höra av sig till styrelsen. 18 Meddelande om tillgänglighet för stämmoprotokollet Protokollet från stämman kommer att finnas på vår hemsida. Möjlighet att få det brevledes per post ges men då måste detta anmälas till sekreteraren. 19 Stämmans avslutande Då inga fler frågor fanns att behandla tackade ordföranden de närvarande för visat intresse och förklarade årets stämma avslutad samt att vi skulle gå över till stämman i Uppvallens Stugägarförening efter en kort paus. Vid protokollet Stefan Forslund Sekreterare Justeras Jan Örnevik Ordförande Justerare Justerare 5