XXX Bokningslista Kurssekreterare/Kursansvarig Manual v. 7
Innehåll: 1 Inledning... 3 1.1 Inloggning... 3 2 Bokningslistan... 5 2.1 Skapa ny bokningslista... 5 2.2 Inställningar... 7 2.2.1 Grundinformation... 9 2.2.2 Roller... 10 2.2.3 Moment... 13 2.2.4 Examinationstillfällen... 14 2.3 Arbeta med Bokningslistan... 16 2.3.1 Överblick över alla studentgrupper... 17 2.3.2 Enskild studentgrupp... 21 2.3.3 Enskild student... 24 Bilder: Bild 1-1 Inloggning via CAS... 4 Bild 2-1 Bokningslistan... 5 Bild 2-2 Skapa ny bokningslista... 6 Bild 2-3 Fyll i bokningslistans namn, år/termin... 6 Bild 2-4 Spara ny bokningslista... 7 Bild 2-5 Redigera inställningar... 8 Bild 2-6 Flikar Administrationssida... 8 Bild 2-8 Grundinformation... 10 Bild 2-9 Lägg till lärargrupp 1... 11 Bild 2-10 Lägg till lärargrupp 2... 11 Bild 2-11 Lägg till kurssekreterare/ kursansvarig/examinator/handledare... 12 Bild 2-12 Lägg till studenter... 12 Bild 2-13 Moment... 14 Bild 2-14 Ändra textfärg... 14 Bild 2-15 Skapa nytt examenstillfälle... 15 Bild 2-16 Datum- och tidsväljare... 16 Bild 2-17 Välj lista att arbeta med... 17 Bild 2-18 Överblick över alla studentgrupper... 18 Bild 2-19 Moment... 19 Bild 2-20 Ta bort val... 19 Bild 2-21 Tilldela examinator, redigera... 21 Bild 2-22 Enskild studentgrupp... 22 Bild 2-23 Studenternas tre moment... 23 Bild 2-24 Enskild studentgrupp 2... 23 Bild 2-25 Enskild student... 24
1 Inledning Bokningslistan används för hantering av information vid uppsatsskrivning och dess examination. Moment som anmälning av studentgrupp, titel, handledare, examinator samt praktisk information kring examinationstillfället såsom opponenter, tid, sal, åhörare hanteras genom detta system. Roller i systemet: Kurssekreterare Kursansvarig Lärare Handledare Examinator Student Gäststudent (åhörare vid examination från annan kurs) En administratör, kursansvarig, kurssekreterare eller annan ansvarig person skapar en bokningslista. Studenter ska sedan själva logga in, skapa och fylla i uppgifter om sitt arbete. Att boka in sig som åhörare måste varje enskild student göra. Examinatorer och handledare kan också, beroende av inställningar som administratören gör, logga in och anmäla sig som examinator för att senare även boka in sig på arbeten och examinationstillfällen. Observera att hur denna hantering ska gå till styr administratören. 1.1 Inloggning Inloggning sker via Lucat-konto. Du loggar in via universitetets centrala autentiseringstjänst, CAS (Bild 1-1). Adress till bokningslista: http://bokningslista.med.lu.se Om inloggning inte fungerar: Kan kontot vara inaktiverat Personen kanske inte är inte anställd vid universitet utan ett Lucatkonto måste skapas. Adress till information om hantering av konton: http://www.med.lu.se/bibliotek_och_ikt/it_service/foer_personal Administratör av en bokningslista hittar inte lärare: IT-service måste lägga till lärarkontot i en speciell lärargrupp i sitt kontosystem. 3
Adress till IT-service: http://www.med.lu.se/bibliotek_och_ikt/kontakta_oss/kontakt_it_service Bild 1-1 Inloggning via CAS 4
2 Bokningslistan När du loggat in ser du en lista med de bokningslistor du har behörighet till. Här har du två alternativ att välja mellan: 1. Skapa ny bokningslista (Bild 2-1 a). Person som tidigare haft rollen Kurssekreterare eller Kursansvarig kan skapa nya bokningslistor. Även IT-service kan skapa bokningslista till den som inte tidigare varit ansvarig 2. Leta upp en befintlig lista i någon av de tre flikarna, Aktuella listor, Inte startade listor och Gamla listor. (Bild 2-1 b) Listorna är sorterade efter år-termin-namn a. b. Bild 2-1 Bokningslistan 2.1 Skapa ny bokningslista För att skapa en ny bokningslista 1. Klicka på Skapa ny bokningslista (Bild 2-2) 5
Bild 2-2 Skapa ny bokningslista 2. Fyll i namn på den nya listan (Bild 2-3 a) 3. Termin och vilket år kursen går (Bild 2-3 b). a. b. Bild 2-3 Fyll i bokningslistans namn, år/termin 4. Spara (Bild 2-4 a) 6
a. b. Bild 2-4 Spara ny bokningslista 2.2 Inställningar Sidan för inställningar i bokningslistan kommer du till när du klickat på Spara när du skapat en ny lista eller när du klickar på Redigera inställningar vid befintlig lista på startsidan (Bild 2-5). 7
Bild 2-5 Redigera inställningar Sidan för inställningar har flera flikar: Grundinformation (Bild 2-6 a) Roller (Bild 2-6 b) Moment (Bild 2-6 c) Examinationstillfällen (Bild 2-6 d) Flikarna består av olika fält där du fyller i olika uppgifter om din lista. Fält med asterix (*) är obligatoriska. Vid fälten hittar du ofta en väljare (Bild 2-4 b) som underlättar ditt val. Hit kan du alltid gå tillbaka och göra ändringar. a. b. c. d. Bild 2-6 Flikar Administrationssida 8
2.2.1 Grundinformation De olika fälten under Grundinformation är (Bild 2-8): Namn på bokningslistan: Här ser du namnet du gav denna lista. Introduktionstext: Du beskriver vad detta är för en lista. Kontrollera informationstexten och ersätt den röda texten med aktuell information och ändra textfärg till svart. Termin och år: Termin och år som listan gäller Betygsskala: Välj den betygsskala du vill använda Max antal opponentgrupper: Ange många opponentgrupper som ska vara aktiva vid ETT examinationstillfälle. Max antal studenter i en studentgrupp: Bestäm hur många studenter det kan vara i en studentgrupp. Öppnas: Datum då bokningslistan blir synlig Stängs: Datum då bokningslistan döljs och inte längre går att redigera Spara Återställ, rensar dina uppgifter Vid fält där du ska fylla i datum och tid finns en tidsväljare. Klicka på det datum du vill välja samt klicka på den lilla klockan (Bild 2-7) så kommer du till tidsväljaren. Här klickar du dig fram med pilarna. Du kan även skriva klockslaget direkt i fältet (Bild 2-8) Bild 2-7 Tidsväljare 9
Bild 2-8 Grundinformation 2.2.2 Roller Du kan lägga till flera personer eller grupper för varje roll. Du kan även ta bort valda namn. Observera, för rollerna Handledare och Examinator går det inte att ta bort en person om den redan blivit tilldelad en studentgrupp. Då måste du först byta handledare/examinator för studentgruppen. De olika fälten under Roller: Lägg till kurssekreterare Lägg till kursansvarig Lägg till examinator Lägg till handledare Lägg till kursgrupp Lägg till gäststudenter 10
Lägg till lärargrupp: Du behöver välja vilken lärargrupp som ska vara knutna till din bokningslista. Se även kapitel om inloggning Administratör av en bokningslista hittar inte lärare. Klicka på knappen med +-tecken (Bild 2-9), välj gruppen där personerna du söker efter finns med (här bokningslista_teachers) för att du ska hitta rätt personer att lägga till för rollerna (Bild 2-10). Bild 2-9 Lägg till lärargrupp 1 Bild 2-10 Lägg till lärargrupp 2 Lägg till kurssekreterare/kursansvarig/examinator/handledare: Sök på förnamn, efternamn eller Lucat-ID. Välj en person i listan genom att klicka på namnet. Namnet fylls i efter att du klickat på det (Bild 2-11). Spara. 11
Bild 2-11 Lägg till kurssekreterare/ kursansvarig/examinator/handledare Lägg till studenter: Sök på kurskod för att hitta aktuell kursgrupp att lägga till i listan (Bild 2-12). Kursgruppen innehåller de studenter som är registrerade på kursen i Ladok. Studenterna i kursgruppen får rollen Student i listan. OBS. Kontrollera att rätt år och termin är vald. Namnet på kursgrupperna är uppbyggt av Kurskod (5 bokstäver + 2 siffor) + År (4 siffror) + Termin (2 siffor, 01 = vår, 02 = höst) + Termin i kursen/programmet (2 siffror). Bild 2-12 Lägg till studenter Lägg till gäststudenter: Går till på samma sätt som lägg till studenter. Sök på kurskod för att hitta aktuell kursgrupp att lägga till i listan. Kursgruppen innehåller de studenter som är registrerade på kursen i Ladok. Studenterna i kursgruppen får rollen Gäststudent i listan. OBS. Kontrollera att rätt år och termin är vald. 12
2.2.3 Moment Under Moment hanterar du alla moment i processen (Bild 2-13). För varje moment kan du välja datum och tid för när momentet är öppet. Klicka i rutan så visas en datumväljare samt en liten klocka som du klickar på för att ställa in klockslag. Du kan i efterhand ändra datum och tid. Om inget datum och tid sätts för ett moment är det endast Kurssekreterare och Kursansvarig som kan genomföra momentet. I beskrivningsfältet kontrollerar du den föreskrivna informationstexten. Ändra texten eller ersätt bara den röda texten med aktuell information och ändra textfärg till svart (Bild 2-14) Spara längst ner på sidan. På alla moment kan du ställa in funktionerna: Öppnas Stängs Beskrivning Följande moment finns Studenterna kan skapa studentgrupp Handledare väljer studentgrupp Examinatorer markerar om de kan examinera: I detta val väljer examinatorn om hon kan examinera på de angivna datumen. Examinator markerar när de kan examinera: I detta val väljer examinatorn vilka tider hon kan examinera, om hon fyllt i att hon kan examinera i det föregående momentet. Studenter kan redigera information om arbetet Examinatorer väljer studentgrupp och examinationstillfälle: När en studentgrupp ska tilldelas en examinator och ett examinationstillfälle går det bara att välja de tider då examinatorn kan. Studenter laddar upp arbete: OBS! Studentgruppen måste vara Redo för examination innan de kan ladda upp filer Studenter anmäler sin grupp som opponent Studenter anmäler sig som åhörare Gäster anmäler sig som åhörare Examinatorer noterar betyg Studenter laddar upp komplettering 13
Bild 2-13 Moment Bild 2-14 Ändra textfärg 2.2.4 Examinationstillfällen Skapa ett nytt examinationstillfälle under Nytt examinationstillfälle (Bild 2-15). 14
Välj datum och tid när examinationstillfället ska börja och sluta i fälten Från och Till. Klicka i rutan så visas en datumväljare samt längst ner i rutan en liten klocka som du klickar på för att ställa in klockslag (Bild 2-16). Välj hur många salar som du har tillgängliga denna tid för att sedan fylla i vilka salarna är och eventuellt rumsnummer. Spara En tabell skapas överst på sidan för din överblick. För att ta bort ett Examinationstillfälle klickar du på Ta bort. OBS, du kan inte ta bort ett Examinationstillfälle som redan är tilldelat till Studentgrupp och Examinator. Du måste i så fall gå tillbaka till Bokningslistan och momentet Boka handledare / Boka examinator och ta bort handledare/examinator och studentgrupp. Bild 2-15 Skapa nytt examenstillfälle 15
Bild 2-16 Datum- och tidsväljare 2.3 Arbeta med Bokningslistan Det finns tre vyer för att se informationen som finns i bokningslistan: Överblick alla studentgrupper Enskild studentgrupp Enskild student Klicka på listans namn för att se innehållet i din lista och få en överblick över alla studentgrupper (Bild 2-17 a). Om du vill redigera informationen om en lista klickar du på Redigera inställningar (Bild 2-17 b), då kommer du till Inställningssidan, se kapitel Inställningar. 16
a. b. Bild 2-17 Välj lista att arbeta med 2.3.1 Överblick över alla studentgrupper Överst i denna vy finns en länk Information om momenten, (Bild 2-18 a). Den går till en sida som visar en samlad vy över alla moment, dess beskrivningar och datum då de är öppna. Under länken finns tabellen med alla anmälda studentgrupper. Innan de är skapade är det ganska tomt här, du ser endast rubrikerna i tabellen (Bild 2-18 b). 17
a. b. Bild 2-18 Överblick över alla studentgrupper För varje studentgrupp är gruppnummer (#) och titel länkar för att se mer detaljerad information om studentgruppen. Studenternas namn är länkar för att se mer information om en student, se kapitel om Enskild student. Längre ner på sidan arbetar du med informationen i din lista. Här hittar du knappar för varje moment som kan genomföras (Bild 2-19). Som Kurssekreterare/Kursansvarig kan du genomföra alla momenten när som helst. 18
Bild 2-19 Moment Momenten är: Moment för studenter (Dessa uppgifter fyller vanligtvis studenterna själv i) o Skapa studentgrupp: Fyll i preliminär titel för arbetet och välj vilka studenter som är med i studentgruppen. Spara o Anmäl din grupp som opponent: Här kan du tilldela en grupp som opponent. Om du måste ta bort en studentgrupp som opponent klickar du på minusikonen (Bild 2-20) o Anmäl dig som åhörare: Kolumnen Anmälda åhörare visar antal bokade platser/antal tillgängliga platser. Vid Välj åhörare kan du lägga till studenter från kursgruppen som åhörare. Spara Bild 2-20 Ta bort val Moment för handledare (Dessa uppgifter fyller vanligtvis handledaren själv i) 19
o Boka handledare: För att välja eller byta handledare välj bland de som har rollen handledare i Bokningslistan. Spara o Markera Klar för examination : Markera de grupper som är klara för examination Moment för examinatorer: (Dessa uppgifter fyller vanligtvis examinatorn själv i) o Ange om du kan examinera: Markera om examinatorn kan vara tillgänglig något av datumen, specifika tider anges i momentet Ange när du kan examinera. Spara o Ange när du kan examinera: Markera de examinationstillfällen då examinatorn är tillgänglig. Spara o Boka examinator: Vyn visar en överblick över studentgrupperna och tilldelningen av examinationstillfällen. Du kan senare även redigera en tilldelning eller ta bort den. (Bild 2-21). Klicka på Boka för att lägga till examinator från bokningslistans examinator-roll. På sidan ser du tillgängliga examinatorer samt vilka tillfällen du har att välja på. När du valt examinator och tillfälle går du till Sal för att välja i vilken sal examinationen ska ske. Du ska även ställa in hur många åhörare som får plats i salen. Spara o Fyll i betyg: Gå till aktuellt examinationstillfälle och markera Fyll i betyg. Nu kommer du till en överblick över gruppens examinationstillfälle och alla som varit delaktiga. Här sätter du betyg på respondenter, opponenter, filer och markerar närvaro för åhörare. Du kan välja betyg från den betygsskala som bokningslistan är inställd på. Till exempel Godkänd, Underkänd eller Komplettering krävs om U/G-skalan är vald. Klicka på Redigera och välj ett betyg. Spara 20
Bild 2-21 Boka examinator, redigera Moment för Gäster: o Anmäl dig som åhörare: Kolumnen Anmälda åhörare visar antal bokade platser/antal tillgängliga platser. Vid Välj åhörare kan du lägga till studenter från gästgruppen som åhörare. Spara Längst ner på sidan hittar du Funktioner. Skicka e-post: Välj vilka du ska skicka e-post till. Du kan även välja flera personer eller grupper. Klicka på Hämta adresser så hämtas adresserna efter det urval du gjort. Fyll i ämne och meddelande och välj skicka. Du kommer nu att få en kopia på mailet till din e- postadress på universitetet. Hämta listor: Här finns en lista på alla studenter som är kopplade till bokningslistan. Du kan filtrera på om du vill se vilka studenter som är med i en studentgrupp eller inte samt om de har betygsatts. Vid länken Generera PDF kan du få en PDF-fil med din filtrering. All info som PDF: Visar samlad information från sidan Enskild studentgrupp för alla studentgrupper, OBS. ej betyg Redigera inställningar: En länk till sidan med inställningar Kopiera studentgrupper till ny lista: Kopierar studentgrupperna till en ny bokningslista. Med följer titel, vilka studenter som ingår och vilken handledare de är tilldelade. OBS! Alla roller och datum måste ställas in för den nya listan. 2.3.2 Enskild studentgrupp I listan har varje studentgrupp ett gruppnummer (#) och en titel. Dessa är länkar för att se mer detaljerad information om studentgruppen. När du 21
klickar på en grupps länk kommer du till den enskilda gruppens informationssida (Bild 2-22). I listan fylls information på under arbetets gång. Bild 2-22 Enskild studentgrupp Det finns tre moment som studenterna själva ska hantera (Bild 2-23). Som Kurssekreterare kan även du genomföra momenten. Redigera information: 22
o Titel på arbete o Metod o Resultat från URKUND Ladda upp fil: Här kan du ladda upp filer åt studentgruppen och även radera filer. Ladda upp komplettering: Samma som Ladda upp fil. Utöver dessa moment kan du även ta bort studenter som åhörare vid gruppens examination. Bild 2-23 Studenternas tre moment Längst ner på sidan finns en knapp för att radera studentgruppen (Bild 2-24). Då tas gruppen bort och alla kopplingar med opponenter, handledare, examinatorer och examination raderas. Studenterna finns då tillgängliga för att läggas till i en ny grupp. Bild 2-24 Enskild studentgrupp 2 23
2.3.3 Enskild student Klicka på en students namn i de olika listorna för att se en enskild students uppgifter. Du kan även enkelt skicka e-post till studenten från denna vy (Bild 2-25). Bild 2-25 Enskild student 24