Hur gör man en bra upphandling av IT-drift? OutsourcingGuiden 201 1
Hur gör man en bra upphandling av IT-dri Ra d och tips info r upphandling av IT- driften Informations<lo det i en organisation brukar ofta ja mfo ras med ett nervsystem. Na r it- systemen inte fungerar som det ska, pa verkar detta mycket snabbt hela verksamheten. Under de senaste 20 a ren har allt <ler fo retag pa goda grunder valt att la gga ut it- driften pa en extern leveranto r. Eftersom organisationen a r sa beroende av sina it- system, a r det viktigt att man redan fra n bo rjan sta ller precis ra tt krav. Men ocksa att info randet sto r den pa ga ende verksamheten sa lite som mo jligt. Vi pa IT- ma staren har under ma nga a r arbetat med it- drift. Vi har ocksa deltagit i ett stort antal it- upphandlingar och sett konsekvenserna av ma nga ono diga misstag. Vi vill ga rna dela med oss av dessa erfarenheter. Hur vet jag om jag skulle tjäna på att outsourca IT- driften? Den fo rsta fra ga man ma ste sta lla sig a r Varfo r? Varfo r vill jag la gga ut it- driften? Vilka problem, begra nsningar eller framtida utmaningar vill jag komma tillra tta med? Vill jag kanske minska fo retagets kostnader eller undvika ekonomiska o verraskningar? Sa kersta lla ho g tillga nglighet? Snabba upp utvecklingen fo r att mo ta nya interna och externa krav? Utveckla tekniken fo r att fo renkla a tkomst till centralt placerade affa rs- ekonomisystem fra n <ilialer, dotterbolag eller medarbetare pa fa ltet? Som synes av ovan na mnda exempel handlar det inte enbart om ekonomi. Pa dagens turbulenta marknader fo retag beho ver ma nga fo retagsledningar helt enkelt agera snabbare och sa krare fo r att mo ta kundernas behov och fo rva ntningar. Reagera snabbare pa konkurrenternas utspel. Ta vara pa nya mo jligheter. Och lo sa eventuella problem innan de fa r alltfo r sva ra konsekvenser. Den affa rsma ssiga kravbilden ma ste utva rderas noggrant innan man o ver huvud taget bo rjar ta nka pa kostnader och eventuella besparingar. 2 IT-Mästaren Östra Bangatan 28, 0 61, Örebro, Sverige +6 (0)19-60 80 0 www.itmastaren.se info@itmastaren.se
Ska man lägga ut all IT- drift på en leverantör? Att outsourca en del funktioner och hantera resten inom huset inneba r na stan alltid att man fa r ho ga totala kostnader utan att lo sa alla problem. Att la gga ut IT- driften pa <lera olika leveranto rer a r inte heller na gon bra lo sning. En leveranto r bo r ha det totala ansvaret. Om den valda leveranto ren sedan va ljer att anlita en eller <lera underleveranto rer fo r speciella funktioner eller tja nster a r en annan sak. Vad du i sluta nden bo r va lja beror i ho g grad pa vad du och din organisation vill uppna, och vilka resurser du sja lv har eller vill frigo ra. När är det motiverat att göra en regelrätt upphandling? Ett formaliserat upphandlingsfo rfarande kan ibland upplevas som ono digt kra ngligt och byra kratiskt. AR andra sidan a r det oftast din ba sta garanti fo r effektiv konkurrens. Ba sta mo jliga lo sning till la gsta mo jliga kostnad. Och ba sta mo jliga skydd emot obehagliga o verraskningar la ngre fram. Men sja lvklart ska du inte kra ngla till processen mer a n no dva ndigt. Det Ainns enkla, färdiga modeller som du kan luta dig emot Ett vanligt sa tt a r att genomfo ra upphandlingen i tva steg: Fo rst kontaktar du ett la mpligt antal ta nkbara leveranto rer men en s.k. RFI (Request for Information). Du beskriver i stora drag hur din verksamhet ser ut, och vilka allma nna krav du sta ller pa informations<lo det. Du sta ller a ven na gra grundla ggande fra gor om leveranto rens kompetens och resurser, och fra gar om de a r intresserade att vara med i en upphandling. Anger en sista svarsdag som ligger relativt na ra i tiden. Du va lkomnar enklare fra gor, men ha nvisar den som har alltfo r omfattande eller inga ende fra gor till na sta steg. Sa snart svarstiden fo r din RFI har ga tt ut go r du en fo rsta sa llning och bjuder in ett la mpligt antal kvali<icerade kandidater till en mer formell anbudsfo rfra gan (ibland kallad RFP eller Request for Proposal). Da r anger du noggrant vad anbudet skall omfatta (se exempel pa na sta sida) och na r du senast vill ha in anbudet. IT-Mästaren Östra Bangatan 28, 0 61, Örebro, Sverige +6 (0)19-60 80 0 www.itmastaren.se info@itmastaren.se
Vad bör en anbudsförfrågan omfatta? Varje upphandling a r unik. Nedan fo ljer inneha llsfo rteckningen i en verklig 1 Fo rteckning bilagor 2 Allma n information 2.1 Besta llare upphandlande enhet.. 2.2 Om Fo retaget.. 2. Om IT- organisationen 2. Ma lbild inom IT.. Upphandlingsinformation och generella krav pa leveranto ren.1 Omfattning....2 Tidplan fo r upphandling och o vertagande..... Tidplan.. Krav pa anbudets form och inneha ll..... Fra gor och svar pa fo rfra gningsunderlaget...6 Kostnader... Avla mnande av anbud...8 Referenser.9 Leveranto rens organisation, processer och rutiner....10 Krav pa var tja nsten produceras... Samverkan..12 Oc vertagande..1 Avveckling av samarbete...1 Kvalitet.....1 Pris, prismodell och kommersiella villkor....16 Sista dag fo r la mnande av anbud..1 Anbuds giltighetstid...18 Anbudsgenomga ng......19 Utva rdering av anbud..20 Antagande av anbud....21 Avtalstid...22 Sekretess..2 Avbrytande av upphandling...2 Fo ra ndring av tidplan el inneha ll i fo rfra gningsunderlaget Kravspeci<ikation tja nster...1 Generella krav.2 Serverdrift.. Kommunikation.. Servicedesk... Proaktivitet...6 Dokumentation.. Sa kerhet, SLA niva er och o vriga krav...1 Sa kerhet..2 Serviceniva er, SLA och kompensationsmodell.. 6 Optioner. 6.1 Arbetsplats.. 6.2 Datakommunikation... 6 6 8 8 9 9 9 10 10 12 12 12 1 1 1 19 21 22 22 26 26 26 2 2 2 IT-Mästaren Östra Bangatan 28, 0 61, Örebro, Sverige +6 (0)19-60 80 0 www.itmastaren.se info@itmastaren.se
IT- driftupphandling fra n 201. En neutraliserad och na got fo rkortad version av hela anbudsunderlaget hittar du ha r. Exempel på bedömningskriterier Uppfyller leveranto ren de grundla ggande kraven pa teknisk kompetens och relevant erfarenhet? Ac r referenskunderna no jda med sa va l genomfo randet som den lo pande it- driften? Har leveranto ren tillra cklig ekonomisk och operativ stabilitet fo r att leverera fo rva ntad kvalite? Ocksa viktigt att va lja va lja en lagom stor leveranto r fo r att fa uppma rksamhet som kund. Har leveranto ren visat ett genuint intresse fo r att fo rsta alla relevanta aspekter av verksamheten? Ac r leveranto ren o ppen och lyho rd fo r era egna erfarenheter och funderingar om framtiden? Ka nns leveranto ren som en o ppen, lo sningsorienterad, kreativ och <lexibel fo r att kunna bli en va rdefull ra dgivare och partner under hela avtalstiden? Talar ni samma spra k? Kan leveranto ren ta till sig era affa rsma ssiga och andra icke- tekniska synpunkter? Motivera och fo rklara sina rekommendationer pa ett sa tt som alla fo rsta r? Vilka är de vanligaste misstagen? Att inte go ra en genomgripande, objektiv nula gesanalys som a ven tar ha nsyn till fo rva ntade framtida behov och a ndrade fo rutsa ttningar. Att inte de<iniera syftet med en eventuellt outsourcad it- drift, i relation till o vergripande affa rsma l och strategier. Att inte kontrollera leveranto rernas referenser tillra ckligt noggrant. Att inte ha en va l de<inierad arbetsgrupp med en tydlig tidsplan/ projektplan och uttalade ansvarsomra den. Att underskatta de interna kostnaderna vid egen eller delvis outsourcad it- drift. IT-Mästaren Östra Bangatan 28, 0 61, Örebro, Sverige +6 (0)19-60 80 0 www.itmastaren.se info@itmastaren.se
Att ko pa in tja nster utan en genomta nkt, va l strukturerad upphandlingsprocedur. Att enbart va rdera kostnaderna och inte va rdet av nya (eller missade) mo jligheter, t ex o kad konkurrenskraft genom upplevd kundnytta. Att inte precisera exakt fo r vad man beho ver. Att stirra sig blind pa initialkostnaden, i sta llet fo r reella kostnader under hela avtalstiden. Att inte utreda alla detaljer i fo rva g. Att inte ha en avtalad modell fo r hantering av tilla ggsbesta llningar, extra, ej avtalad ra dgivning och/eller ova ntade komplikationer. Att okritiskt acceptera leveranto rens standardavtal utan branschkunnig och juridisk granskning. Att bli inla st i ett avtal med en leveranto r som sedan inte visar sig ha lla ma ttet. (Pa den sista sidan kan man fo rslagsvis la gga in ett exempel pa en projektplan/tidsplan som speglar hur IT- ma staren brukar jobba. Vill du ha <ler tips och ra d, eller <ler anbudsunderlag, RFI:er etc? Diskutera fo rutsa ttningarna fo r ditt eget fo retags it- drift? Eller kanske prata med na gon som nyligen har genomfo rt en upphandling av it- drift? Kontakta en sa ljare pa IT- ma staren, se www.itmastaren.se. Exempel pa anbudsunderlag, RFI:er, whitepapers etc hittar du pa www.itmastaren.se/ whitepaper. Vill du ha oberoende konsultsto d info r en IT- driftupphandling kan vi rekommendera www.kontract.se 6 IT-Mästaren Östra Bangatan 28, 0 61, Örebro, Sverige +6 (0)19-60 80 0 www.itmastaren.se info@itmastaren.se