3. Behandling av personuppgifter Företagens hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat pa din relation till företagen.

Transkript

1 1. Inledning Individens personliga integritet och sa kerheten fo r dennes personuppgifter a r viktig fo r Retail Recruitment Sverige AB och Retail Staffing Sverige AB (nedan även kallat företagen ). Företagen ansvarar fo r att personuppgifter hos oss behandlas pa ett korrekt sa tt och i enlighet med tilla mplig dataskyddslagstiftning. Vår integritetspolicy (nedan även kallad Integritetspolicyn ) är en samtyckeshandling och beskriver hur företagen behandlar personuppgifter, vi ber dig da rfo r att noggrant la sa igenom vår integritetspolicy innan du delar med dig av personuppgifter till oss. 2. Integritetspolicyns tilla mpningsomra de 2.1 Fo r vem ga ller policyn Denna Integritetspolicy a r tilla mplig pa individer som a r kandidater, anställda, kunder, leveranto rer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta fo r dig beroende pa din relation till företagen. 2.2 Fo r vad ga ller policyn Denna Integritetspolicy reglerar hur företagen samlar in och behandlar personuppgifter fo r företagens tja nsteutbud som a r uthyrning och rekrytering och annan da rmed fo renlig verksamhet (nedan även kallat "företagens tjänster"). Policyn reglerar a ven hanteringen av personuppgifter fo r individer hos de parter som företagen har en affa rsrelation till sa som leveranto rer och kunder. 2.3 Na r ga ller inte policyn Ibland annonseras tja nster fra n företagen pa utomsta ende webbplatser som inte a gs eller administreras av företagen själva. Företagen har inte granskat dessa webbplatser eller o vriga webbplatser som inneha ller la nkar till företagens webbsida. Det fo rekommer a ven att företagens kunder annonserar pa företagens webbplats men med direktla nk fo r anso kningar till kundens webbplats (da r anso kningsregistreringen go rs) eller till kontaktperson hos kunden (dit anso kningshandlingarna mailas). Denna Integritetspolicy a r inte tilla mplig pa behandling av personuppgifter som sker pa sa dana webbplatser och företagen a r inte ansvariga fo r personuppgiftsbehandling pa webbplatser som inte a r en del av företagens webbplats. 3. Behandling av personuppgifter Företagens hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat pa din relation till företagen. 3.1 Fo r dig som a r kandidat eller ansta lld Ändama len med behandling av personuppgifter Personuppgifter behandlas endast fo r de a ndama l och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du va ljer att inte fo rse oss med vissa personuppgifter kan det pa verka företagens tjänster. Företagen behandlar endast personuppgifter i den utstra ckning sa dan behandling a r no dva ndig fo r företagens tjänster eller fo r sa dana andra a ndama l som framga r nedan. Det ga ller a ven ka nsliga personuppgifter av 6

2 Integritetspolicy Företagen behandlar arbetsso kandes och ansta lldas personuppgifter fo r att kunna: (a) tillhandaha lla företagens tjänster till företagens kunder och erbjuda dig mo jlighet att vara en del av dessa; (b) administrera va r relation till dig; (c) hantera eventuella a renden om pa sta dd diskriminering, hantera tvister och reklamationsa renden mot dig eller företagens kunder och leveranto rer; och (d) fo reta interna demografiska studier och optimera företagens verksamheter Personuppgifter Genom att godka nna denna Integritetspolicy samtycker du till att företagen behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sa dan behandling ska du inte fo rse oss med personuppgifter. Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter företagen behandlar och hur företagen kan komma att fa /inha mta dessa uppgifter Kandidat De personuppgifter företagen behandlar om dig som kandidat utga r fra n de uppgifter du sja lv la mnar till företagen via företagens webbplats eller genom kontakt med företagens personal fo r företagens tillhandaha llande av tjänster. Företagen kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du fo rst la mnat ditt godka nnande genom att acceptera företagens Integritetspolicy. De personuppgifter företagen kan komma att behandla om dig utgo rs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat fra n tester, uppgifter fra n bakgrundskontroll, resultat fra n drogtester, uppgifter fra n referensperson (sa som omdo men och ha lsa, t.ex. anma rkningar kring sjukfra nvaro) samt uppgifter som a r no dva ndiga fo r uppfo ljning av företagens tjänster m.m. Fo r det fall du sta ller upp pa att bli fotograferad eller att du utan uppmaning fra n företagen la mnar fotografi pa dig sja lv samtycker du till att företagen behandlar sa dant fotografi. Det kan ha nda att du i samband med utfo rande av tester, pa bega ran av oss, kan komma att beho va godka nna ytterligare villkor fo r behandling av dina personuppgifter. Med anledning av att vissa av företagens kunder sta ller ho ga sa kerhetskrav pa individer kan företagen i vissa fall beho va utfo ra bakgrundskontroll, kreditkontroll, ha lsokontroll och/eller drogtest pa dig. Sa dana kontroller kan komma att inneha lla ka nsliga personuppgifter om dig och du kommer att la mna ett sa rskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, ha lsokontroll eller ett drogtest utfo rs/ska utfo ras. Som en del i en bakgrundskontroll kan företagen be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det a r du sja lv som besta ller ett sa dant utdrag hos relevant myndighet. Det a r alltid du sja lv som avgo r om du vill besta lla ett belastningsregisterutdrag. Va ljer du att avsta kan det pa verka dina mo jligheter att bli aktuell fo r företagens tjänster. Utdraget kommer att o ppnas av dig tillsammans med representant för företagen och/eller företagens kund. Informationen i ett av 6

3 belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av företagen. Företagen kan komma att muntligen sta mma av resultatet med företagens kund i syfte att kunna tillhandaha lla företagens tjänster. Det kan a ven i vissa situationer vara no dva ndigt fo r företagen att inha mta ditt godka nnande fo r att bega ra in kreditupplysning via externt kreditupplysningsfo retag. Företagen kan a ven be dig att la mna ytterligare personuppgifter, i sa dana fall kommer du att sa rskilt godka nna detta. A ven sa dana personuppgifter som la mnas/behandlas genom sa rskilt godka nnande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy Ansta llda De personuppgifter företagen kommer att behandla om dig besta r av, uto ver de uppgifter som angivits under punkt Kandidat, bland annat kontaktuppgifter till anho riga, lo ne- och kontouppgifter. Företagen kan a ven beho va behandla ka nsliga personuppgifter om dig sa som uppgifter om din ha lsa. Ha lsouppgifter kan till exempel beho va behandlas fo r att företagen ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare Sparande av personuppgifter Hur la nge en personuppgift sparas beror pa vilken personuppgift det ro r sig om och syftet med dess behandling. De uppgifter du registrerar i din profil eller som företagen registrerar i företagens verksamhetssystem kommer att sparas sa la nge som ditt konto a r aktivt, under pa ga ende avtalsrelation och da refter, i vissa fall, fo r en period som fo ljer av lag. Ditt konto ra knas som inaktivt om du inte har loggat in pa det under en sa dan la ngre period som ger företagen ska l att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett ansta llningsfo rha llande med företagen eller du a terkallat ditt samtycke till företagens behandling av dina personuppgifter. Företagen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som ro r: (a) uppgifter kopplade till anso knings- och rekryteringsprocess, under innevarande a r fo r senaste aktiviteten och da refter fo r tva (2) a r; (b) ansta llningsavtal, under innevarande a r och da refter tio (10) a r; (c) kund- och leveranto rsavtal samt uppgifter om affa rsha ndelser, sa som uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lo n, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och da refter fo r tio (10) a r; och (d) kontrolluppgifter, tills dess att företagens pensionsa taganden uppho rt. 3.2 Fo r dig som a r kund eller leveranto r A ndama len med behandling av personuppgifter Personuppgifter behandlas endast fo r de a ndama l och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du va ljer att inte fo rse oss med vissa personuppgifter kan det pa verka anva ndningen och/eller tillhandaha llandet av företagens tjänster av 6

4 Företagen behandlar endast personuppgifter i den utstra ckning sa dan behandling a r no dva ndig fo r företagens tjänster och fo r tja nster som leveranto rer tillhandaha ller a t företagen eller fo r sa dana andra a ndama l som framga r nedan. Detta ga ller a ven ka nsliga personuppgifter. Företagen behandlar personuppgifter om kunders och leveranto rers ansta llda fo r att: (a) ni ska kunna ta del av företagens tjänster eller tillhandaha lla andra tja nster till företagen; (b) administrera va r relation till er; (c) företagen ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller bero rd individ, hantera a renden om pa sta dd diskriminering, hantera tvister och reklamationsa renden; och (d) mo jliggo ra framtida affa rsrelationer Personuppgifter Genom att godka nna denna Integritetspolicy sa la mnar ni ert samtycke till att företagen behandlar, i tilla mpliga delar, personuppgifter om era ansta llda och/eller leveranto rer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekra ftar a ven att ni innan la mnandet av samtycket har fa tt godka nnande fo r företagen personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy fra n samtliga bero rda individer. Företagen kan a ven bega ra att individen la mnar ytterligare personuppgifter a n vad som anges nedan. A ven sa dana personuppgifter som la mnas/behandlas genom sa rskilt godka nnande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy Kunder Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sa dana uppgifter utgo rs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsomra den och andra uppgifter som a r no dva ndiga fo r tillhandaha llande och uppfo ljning av företagens tjänster samt fo r att mo jliggo ra framtida affa rsrelationer Leveranto rer Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners och andra ansta lldas personuppgifter. Sa dana personuppgifter utgo rs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt Kunder och Kandidat samt andra uppgifter som a r no dva ndiga fo r tillhandaha llandet och uppfo ljningen av företagens tjänster, fo r att sa kersta lla en bra leverans av tja nster till företagen samt fo r att mo jliggo ra framtida affa rsrelationer Prenumeranter av nyhetsbrev och annan fo retagsinformation Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sa dana uppgifter utgo rs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsomra den och andra uppgifter som a r no dva ndiga fo r att uppfylla kundens eller kandidatens o nskan om prenumeration Lagring av personuppgifter Hur la nge en personuppgift kommer att sparas beror pa vilken personuppgift som det ro r sig om och syftet med dess behandling. Företagen sparar inte personuppgifter under en la ngre tid a n vad som a r no dva ndigt med ha nsyn till de a ndama l fo r vilka de samlades in, om inte annat fo reskrivs i lag av 6

5 De uppgifter som du som leveranto r registrerar i din/era profil/profiler eller som företagen registrerar i företagens affa rssystem, efter godka nnande fra n er eller bero rd individ, kommer att lagras sa la nge som respektive konto a r aktivt eller under pa ga ende avtalsrelation. Ett konto ra knas som inaktivt om ingen har loggat in pa det under en sa dan la ngre period som ger företagen ska l att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen a terkallats. Företagen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som fo rekommer i: (a) anso knings- och rekryteringsprocesser, under innevarande a r fo r senaste aktiviteten och da refter fo r tva (2) a r; (b) kund- och leveranto rsavtal samt uppgifter om affa rsha ndelser, sa som uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lo n, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och da refter fo r tio (10) a r. 3.3 Personuppgifter fo r marknadsfo ringsa ndama l Det samtycke som la mnats ta cker a ven att den information som du fo rser företagen med kan, av företagen, anva ndas fo r marknadsfo ring och marknadsunderso kningar fo r att pa sa vis fo rse kandidater, ansta llda, kunder och leveranto rer med en ba ttre upplevelse och fo rba ttra och optimera kvaliteten pa företagens tjänster, genom att till exempel visa inneha ll som kan vara av intresse fo r dig och leverera mer relevant information till dig. I det fall du inte la ngre o nskar motta marknadsfo ring kan du kontakta oss och ange att du inte o nskar bli kontaktad i marknadsfo ringssyfte. 3.4 Anva ndande av företagens webbplats och cookies Företagen anva nder cookies pa sin webbplats samt i affa rssystem. Cookies a r sma textfiler som placeras pa din ha rddisk na rhelst du loggar in i det webbaserade systemet. Dessa filer identifierar din dator och lagrar dina val och annan data om ditt beso k, inklusive spa rningsanva ndning i systemet och ka llan fra n vilken du till exempel anso kt pa en annons. Du kan avaktivera cookies eller va lja att din dator varnar dig varje ga ng en cookie sa nds. Detta kan du go ra via din webbla sares insta llningar. 4. Skyddet fo r personuppgifter Företagen har vidtagit la mpliga tekniska och organisatoriska a tga rder fo r att skydda personuppgifter mot fo rlust, missbruk, obeho rig a tkomst, avslo jande, a ndring och fo rsto relse. Fo r att sa kersta lla att personuppgifter behandlas pa ett sa kert och konfidentiellt sa tt anva nder vi oss av datana tverk som a r intra ngsskyddade med bland annat brandva ggar och lo senordsskydd enligt branschstandard. Fo r att sa kersta lla integriteten fo r de personuppgifter som du la mnar via Internet kan vi komma att anva nda krypteringsteknik na r vi o verfo r sa dana personuppgifter o ver Internet till va ra servrar. Företagens ansta llda och leveranto rer a r bundna av sekretessavtal och a r skyldiga att fo lja företagens regler fo r informations- och ITsa kerhet, denna Integritetspolicy och andra interna fo reskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter av 6

6 5. Personuppgiftsansvarig Retail Recruitment Sverige AB, organisationsnummer: Retail Staffing Sverige AB, organisationsnummer: Integritetspolicy Drottninggatan 31, Göteborg a r personuppgiftsansvariga fo r den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar fo r att sa dan behandling sker i enlighet med tilla mplig lagstiftning. 6. Företagen som personuppgiftsbitra de Företagen a r personuppgiftsansvarig fo r företagens personuppgifter men det kan fo rekomma situationer da r företagen inte a r personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbitra de a t tredje part. Na r företagen behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbitra de sker det pa uppdrag av tredje part och företagen a r da bundna av de instruktioner som företagen fa tt av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan företagen inte garantera att sa dan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men företagen kommer alltid sa kersta lla att behandling sker i enlighet med tilla mplig lagstiftning och i mo jligaste ma n i enlighet med denna Integritetspolicy. 7. Dina raẗtigheter Du som individ har ra tt att kostnadsfritt, en ga ng per kalendera r, efter skriftligt undertecknad anso kan sta lld till företagen pa adressen ovan, under "5. Personuppgiftsansvarig", fa besked om vilka personuppgifter som företagen behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sa dan behandling. Du som individ har a ven ra tt att na r som helst bega ra att vi blockerar, utpla nar eller ra ttar dina personuppgifter. Du har alltid ra tt att a terkalla ett la mnat samtycke och meddela att du motsa tter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. 8. Ändringar i denna integritetspolicy Företagen fo rbeha ller sig ra tten att revidera denna Integritetspolicy fra n tid till annan. Datumet fo r senaste a ndring anges i slutet av denna Integritetspolicy. Om a ndringar görs i Integritetspolicyn kommer dessa a ndringar publiceras pa företagens webbplats Du rekommenderas da rfo r att la sa denna Integritetspolicy regelbundet fo r att uppma rksamma eventuella a ndringar. Om vi a ndrar Integritetspolicyn pa ett sa tt som va sentligt skiljer sig fra n vad som angavs na r ditt samtycke samlades in kommer företagen att underra tta dig om dessa fo ra ndringar och vid behov be dig att pa nytt samtycka till företagens personuppgiftsbehandling. 9. Kontakta oss Om du har na gra fra gor ga llande denna Integritetspolicy eller va r anva ndning av dina personuppgifter, va nligen kontakta oss pa info@retailstaffing.se och/eller info@retailrecruitment.se. Datum: 8 maj av 6