Årsredovisning Att skriva i årsredovisningen... 3 Riktlinjer för språket... 4 Ordning och reda... 4 Tidsplan... 5

Transkript

1 Innehåll 1 Årsredovisning Inledning Resultatredovisningens uppbyggnad Att skriva i årsredovisningen Instruktion fo r samtliga skribenter Fo r skribenter som skriver utifra n a terrapporteringskrav Riktlinjer för språket Ordning och reda Tidsplan Kontaktpersoner... 5 Bilaga Bilaga Denna text ga ller fo r dig som a r skribent fo r a rsredovisningen Texten inleds med ett allma nt avsnitt om a rsredovisningen Da refter fa r du en introduktion i hur resultatredovisningen 2016 a r uppbyggd. Instruktionerna till dig som skribent bo rjar under avsnitt tva och frama t. La s igenom hela instruktionen innan du bo rjar skriva samt medfo ljande skrivelse Instruktioner Ordning och reda som fo rklarar hur vi verifierar de uppgifter som vi redovisar. Det a r viktigt att la sa igenom instruktionerna noga och fo lja dessa fo r att vi ska fa ihop en enhetlig rapport. Årets upplägg med ordning och reda skiljer sig från tidigare år. Därför är det extra viktigt att läsa igenom de särskilda instruktioner som tagits fram för detta område. Sida 1(8)

2 1 Årsredovisning Inledning Å rsredovisningen skrivs med regeringen som ma lgrupp och ska a terspegla va r verksamhet och va ra prestationer under Med en prestation menar vi fo ljande: ett avslutat program, eller en betydande verksamhet av mer löpande karaktär som kan betraktas som årligen avslutad. Den ha r instruktionen a r uppbyggd utifra n den a terkoppling vi har fa tt fra n va r uppdragsgivare, Riksrevisionen samt inspel fra n tidigare a rs skribenter. Å rsredovisningens hela disposition ser du i bilaga 1. I delen som heter resultatredovisning redovisar vi va ra prestationer utifra n den reglering som finns i 3 fo rordningen om a rsredovisning och budgetunderlag (FÅ B). I Ekonomistyrningsverkets handledning om resultatredovisning (ESV 2012:42) finns riktlinjer kring vad resultatredovisningsdelen i a rsredovisningen ska inneha lla. Va r a rsredovisning fo r 2016 ska ha ett tydligt fokus pa va ra tre externa ma l. Vi vill a ven lyfta fram va ra tre prioriteringsomra den. Va ra ma l - Fo retagens utveckling - Fo retagens fo rutsa ttningar - Fo retagen i regionen Va ra prioriteringar Digitalisering - Internationalisering - Gro n tillva xt 1.2 Resultatredovisningens uppbyggnad Med utga ngspunkt i va r instruktion och regleringsbrevet fo r 2016 har huvuddelen av resultatredovisningen delats in under respektive ma l, verksamhetsomra den och program/insatser (se figur 1). Syftet med denna indelning a r att ge regeringen en tydlig a terrapportering utifra n deras uppsta llning i regleringsbrevet. Under respektive ma l ska vi go ra ett urval av va ra program som ger en ra ttvisande bild av va r verksamhet inklusive va ra prestationer i tre avsnitt enligt figur 2. Ma l Bakgrund Verksamhetsomra de Genomfo rande a) Figur 1 Program/insats Figur 2 Bedo mning a) Bakgrund (skrivs av analysenheten) Bakgrundsavsnittet ska ge en helhetsbild av varför vi go r det vi go r och hur vi arbetar inom respektive ma l. Syftet a r att utifra n va rt perspektiv och va r roll som myndighet ge ett inledande resonemang kring va rt arbete med respektive ma l. Bakgrundavsnittet Sida 2(8)

3 skrivs av analysenheten. b) Genomförande (skrivs av respektive avdelning) Under avsnittet genomfo rande redogo r vi fo r vad vi har gjort inom respektive ma l. Ha r presenterar vi ett urval av 2016 a rs program och prestationer. Detta avsnitt skrivs av er som arbetar med va ra program och deltar i skrivandet inom ert omra de. c) Bedömning (skrivs av analysenheten samt redaktionsrådet) Ha r ska vi knyta ihop bakgrunden och genomfo randet kopplat till ma let. Vi summerar varför och hur vi har valt att go ra det vi go r med vad vi har gjort och hur va l resultatet har o verenssta mt med va ran ma lbild. 2 Att skriva i årsredovisningen 2.1 Instruktion för samtliga skribenter Denna del va nder sig till samtliga skribenter som ska leverera text till resultatredovisningen. Ta nk pa att din text ska svara pa fra gan vad vi har gjort under 2016 samt vilka resultat vi har uppna tt. Din slutliga text ska uppga till max en sida och klippas in eller skrivas i bifogad Word dokument. Ånva nd denna mall da den a r framtagen fo r att minska det slutliga redigeringsarbetet. Det är väldigt viktigt att du inte ändrar/använder dig av egna eller andra formatmallar än de som finns som standardmallar i dokumentet. Använd endast förvalda formatmallar i menyfliken. Uto ver ovansta ende finns nedan ett antal generella riktlinjer som du som skribent ma ste ta ha nsyn till: - Utga ifra n befintlig programplan och/eller uppfo ljnings- och utva rderingsplan. - Se till att din text beskriver syftet med programmet/insatsen. - Go r ett urval av 2016 a rs mest va sentliga aktiviteter. Ta nk pa att det a r årets aktiviteter som ska a terrapporteras. - Beskriv utvalda aktiviteter med volym och inneha ll, exempelvis antal beslut, utbetalda medel, projekt, fo rela sningar och sa vidare. - Om du saknar data som kommer att erha llas efter att du skickat in din text a r det viktigt att du visar detta med XXX i din text. Pa sa vis kan vi so ka ut dessa och ersa tta dem med ra tt inneha ll. - Skriv kort och ka rnfullt. - Åvsluta din redogo relse fo r vad vi gjort med ett resonemang kring uppna dda resultat. - Å rsredovisningen ska ge en ra ttvisande bild av va r verksamhet. Var da rfo r noga med att a ven redovisa resultat som inte blivit som vi o nskat. - Ålla pa sta enden och uppgifter ma ste kunna verifieras med underlag (la s mer under avsnitt 4, Ordning och reda). - Om du ska ha med en bild/ diagram eller dylikt ska denna skickas in tillsammans med din text och vara anpassad efter Word. Sida 3(8)

4 2.2 För skribenter som skriver utifrån återrapporteringskrav - La s a terrapporteringskravet noga fo r att sa kra att du fa r med allt som efterfra - gas. Det kan till exempel sta att du ska beskriva de insatser/aktiviteter som genomfo rts samt kommentera/bedo ma effekterna. - Dessa texter ska som regel inte inneha lla bakgrund och syfte. Ibland kan dock en mycket kort bakgrund beho vas, fo r att till exempel go ra va r roll tydlig. - I o vrigt: fo lj instruktionen under avsnitt Riktlinjer för språket Å rsredovisningens syfte a r att a terrapportera 2016 a rs verksamhet till regeringen. Med denna utga ngspunkt kan vi fo rutsa tta att mottagaren av va r text har en bra grundfo rsta else och kunskap om va r verksamhet. Ha r a r na gra riktlinjer fo r spra ket: - Skriv din text i tempus imperfekt (preteritum). Exempelvis, under 2016 genomfo rde Tillva xtverket.. och inte under 2016 har Tillva xtverket genomfo rt.. - Fo lj riktlinjerna fo r klarspra k i myndigheters texter - det vill sa ga skriv va rdat, enkelt och begripligt. - Fo rklara det som beho ver fo rklaras. Men va lj bort allt som inte beho vs. Du na r la ttare fram med en kort och ka rnfull text. - Va xla ga rna mellan Tillva xtverket och ordet vi i texten. Ordet vi ska alltid syfta pa Tillva xtverket. - Om din text beskriver va rt verktyg finansiering ta nk da pa att vara konsekvent och tydlig i din terminologi samt vilken period som avses fo r de angivna siffrorna. Ånva nd begreppen, antal projekt, projektmedel samt utbetalningsbeslut sa la ngt det ga r. La saren ska inte beho va gissa vad som avses. Ta nk pa att vara tydlig med avser siffran det beskrivna a ret eller totalt under hela program-/insatsperioden? Ålla siffror ska sta mma o verens med era verifikat (la s mer i Ordning och reda). - Se bilaga 3 fo r vanliga fo rkortningar och sto d vid skrivandet. - Be na gon annan la sa och ge a terkoppling pa din text innan du la mnar ifra n dig den. - Fo r att fa en enhetlig text va ljer vi att alltid ut orden procent, miljoner samt kronor i lo pande text. Se a ven Myndigheternas spra kregler. 4 Ordning och reda Ålla uppgifter (textpa sta enden och siffror) i a rsredovisningen ska kunna verifieras och va rderas. En viktig utga ngspunkt i Riksrevisionens granskning a r da rfo r att det finns verifikat som styrker uppgifterna som skrivs i a rsredovisningen. Läs därför noga igenom den särskilda skrivelsen kring ordning och reda. Sida 4(8)

5 5 Tidsplan - 5 december: sista datum att skicka in din text samt tillho rande verifikat. Word dokumentet med din text ska sparas enligt fo ljande mappordning: G:\gemensamt\texter a rsredovisning\åvdelningxxx\enhetxxx\skribentxxx Verifikaten skickas in enligt instruktionen för ordning och reda december: redigerade texter skickas tillbaka till dig och ledningsgruppen fo r genomla sning och ytterligare bearbetning januari: slutbearbetning och kvalitetssa kring av texter med skribenter och redaktionsra det. Under denna period ska samtliga texter kompletteras med sifferuppgifter och data som saknas i texten som skickades in den 5 december. 6 Kontaktpersoner Å rsredovisningsarbetet organiseras av projektgruppen samt redaktionsra det. Pa varje avdelning finns a ven en avdelningssamordnare som svarar pa generella fra gor kring a rsredovisningen. Roll Huvudansvarig projektledare fo r a rsredovisningen. Kontaktperson/bollplank fo r fra gor kring a terrapporteringskrav. Ånsvarig fo r bakgrundsavsnitt fo r respektive ma l. Diariefo ring och arkivering Kontaktpersoner fo r uppgiftsha mtning ur NYPS och Diver Kontaktperson fo r dialog avseende resultatredovisning och resultatresonemang. Åvdelningssamordnare Fo retag Åvdelningssamordnare Na ringsliv Åvdelningssamordnare Regioner Namn Homan Sadat Maria Eriksson Sigrid Hedin Ulrika Ka mpe Jessica Malmqvist samt Å sa Ådamsson Mats Åletun Elin Sixtensson Christina Brorsson- Juopperi Sara Persson Sida 5(8)

6 Se separat dokument Disposition a rsredovisning Bilaga 1 Sida 6(8)

7 Bilaga 2 Vanliga förkortningar i löpandet text Det finns en grupp av vanliga s.k. avbrytnings- och sammandragningsfo rkortningar som alltid kan anva ndas utan fo rklaring i lo pande text: bl.a. bland annat (andra) dvs. det vill saga e.d. eller dylikt etc. etcetera fr.o.m. fra n och med m.a.o. med andra ord m.fl. med flera m.m. med mera obs. observera o.d. och dylikt osv. och sa vidare s.k. sa kallad (-t, -de) t.ex. till exempel t.o.m. till och med Ett antal andra förkortningar är vanliga men bör i huvudsak bara användas vid brist på utrymme. Här följer några exempel: anm. anma rkning em. eftermiddag enl. enligt ev. eventuell exkl. exklusive f.d. fo re detta f.k. fo r ka nnedom fm. fo rmiddag forts. fortsa ttning f.o. fo r o vrigt gm genom inkl. inklusive jfr ja mfo r p.g.a. pa grund av resp. respektive tf. tillfo rordnad Datum och tidsrymd I lo pande text skrivs datum enligt mo nstret 15 april Skrivsa tt som och bo r inte anva ndas i lo ptext. Tidsrymder anges med tankstreck. Tankstrecket betyder i sig sja lvt fra n... till, mellan... och osv. Fo r att skriva tankstreck trycker du pa Ctrl minus pa det numeriska tangentbordet, alternativt text mellanslag bindestreck mellanslag text Kontoret ar öppet kl (inte: från kl eller mellan kl. 9 17) I lo pande text bo r tidsrymd med datum skrivas med ba de siffror och boksta ver: Undersökningen genomfördes 1 januari 30 juni Sida 7(8)

8 Bilaga 2 Belopp a) belopp skrivs med siffror (sa la nge som man inte ra knar i tusen, miljoner eller miljarder kronor b) heltalssiffrorna grupperas tre och tre bakifra n ra knat och skiljs a t med fast mellanslag Med siffror och bokstäver Ja mna belopp som kronor skrivs ga rna efter mo nstret 2 miljoner kronor. I tabeller och liknande uppsta llningar da r det a r ont om utrymme, kan man ibland beho va fo rkorta beloppen: - 2 tkr = tva tusen (eller tva tusen) kronor - 2 mnkr = tva miljoner kronor - 2 mdkr = tva miljarder kronor Sida 8(8)