Revisionsrapport Efterlevnad av fullmäktiges styroch policydokument Ove Axelsson november 2011 Leksands kommun
Innehållsförteckning 1 Bakgrund 1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga 1 1.2 Avgränsning och metod 1 2 Styr- och policydokuemt 1 2.1 Varför fattas beslut om vissa styr- och policydokument? 1 3 Styr- och policydokument i Leksands kommun 2 3.1 Inventering 2 3.2 Kommunicering 2 4 Efterlevnad av beslutade dokument 2 4.1 Personalpolitiskt program 2 4.2 Förvaltningsövergripande riktlinjer rörande regler och hantering av bisysslor 3 4.3 Arbetsmiljöpolicy för Leksands kommun 3 4.4 Likabehandlingspolicy 3 4.5 Folkhälsoplan 2010-2012 4 5 Avslutning 4 5.1 Bedömning 4 5.2 Rekommendation 5
1 Bakgrund 1.1 Uppdrag och revisionsfråga I kommunen finns ett stort antal av kommunfullmäktige antagna styr- och policydokument innehållande riktlinjer för hur olika frågor ska hanteras. För att dessa riktlinjer ska få genomslagskraft i kommunen krävs att de görs kända inom hela den kommunala organisationen. Om man misslyckas med implementeringen ökar risken för att riktlinjerna blir verkningslösa och att den politiska viljeyttringen inte blir tillgodosedd. Dessa dokument, som beslutats av kommunens högsta beslutande organ, förväntas sedan styrelse och nämnder följa. Om så inte sker bör skälet härför rapporteras till uppdragsgivaren. Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är om de intentioner som fullmäktige uttryckt i styr- och policydokument följs och beaktas i beslutssituationer och i verksamheten. Kontrollmål/granskningsmål Hur många styr- och policydokument finns i Leksands kommun? Beaktas styr- och policydokument i beredningsarbetet? Finns rutiner för uppföljning av efterlevnaden av befintliga dokument? Hur implementeras nya styr- och policydokument i verksamheterna? 1.2 Avgränsning och metod Granskningen omfattar i grunden samtliga styr- och policydokument som antagits av fullmäktige. Djupare uppföljning har gjorts avseende fem särskilt utvalda dokument. 2 Styr- och policydokuemt 2.1 Varför fattas beslut om vissa styr- och policydokument? Vid sidan av de lagar som gäller för det kommunala uppdraget och reglerar den allmänna kompetensen har kommunen också en rad egna strategiska dokument som styr och påverkar verksamheterna. Dessa mål- och styrdokument har till övervägande delen antagits av fullmäktige men det finns också dokument samt tillämpningsbestämmelser av dessa dokument som antagits av kommunstyrelsen. Det är självklart av stor vikt att gällande dokument är aktuella. Inaktuella dokument ska ersättas med nya som är anpassade för de förhållanden som råder, alternativt upphävas. Viktigt är att de politiska beslut som fattas på styrelse- och nämndsnivå inte avviker från eller står i strid med dessa kommunövergripande dokument. 1 av 6
Det bör finnas en uppföljning och återkoppling till beslutsfattarna av dokumentens status, detta för att kunna utvärdera och omvärdera dem i syfte att anpassa dem till en föränderlig omvärlds och en egen kontinuerlig verksamhets- och kvalitetsutveckling. 3 Styr- och policydokument i Leksands kommun 3.1 Inventering Inventeringen av befintliga dokument visade sig vara mer komplicerad än vad som i förstone kunde antas. Det finns nämligen ingen samlad information om vilka styrande dokument som finns i kommunen. Personalen plockade, genom att studera innehållsförteckningen i fullmäktiges protokoll från 2011 till 2007, fram de beslut där fullmäktige fattat beslut om antagande av styr- eller policydokument under den perioden. Det finns ingen som vet hur många (eller vilka) styrande dokument som finns i Leksands kommun. I den inventering som gjordes enligt ovan kom det fram att fullmäktige under perioden 2007-2011 antagit 29 olika styrande dokument. Hur många dokument som antagits före år 2007 och är gällande finns det dock ingen uppgift om. I granskningsarbetet har det framkommit att en del dokument finns samlade i First Class, huvudsakligen dokument inom det personaladministrativa området. Där finns också några andra styrdokument liggande. Dokumenten är dock inte placerade strukturerat och kan vara svåra att hitta. 3.2 Kommunicering I avsaknad av ett Intranät är det svårt att nå ut till alla berörda då ett styrande dokument antagits. Den rutin som finns bygger på att den som handlagt ärendet också blir den som beslutsexpedieringen sker till. Denne förväntas sedan se till att dokumentet implementeras i verksamheten. Denna rutin är inte beslutad eller dokumenterad utan är det sätt på vilket man brukar göra. 4 Efterlevnad av beslutade dokument Som en del i granskningsarbetet har fem beslutade styr- och policydokument valts ut för en granskning av efterlevnad av dokumenten. 4.1 Personalpolitiskt program Fullmäktige antog i september 2009 ett personalpolitiskt program för perioden 2010-2012. Av programmet framgår bland annat att under perioden skulle programmet kompletteras med 1) dokument rörande medarbetarfilosofi, 2) heltid en rättighet - deltid en möjlighet, 3) riktlinjer för pensionsavgångar, 4) rekrytering samt 5) kompetensförsörjning. 2 av 6
Uppdragen i dokumentet är delvis verkställda. Medarbetarfilosofin är inte framtagen. Ett dokument kommer eventuellt att tas fram efter en utbildningsinsats 2012/2013. Heltid en rättighet deltid en möjlighet har inte resulterat i ett dokument men en projektledare är anställd och ett pilotprojekt pågår. När projektet utvärderats förväntas beslut tas i april 2012. Riktlinjer för pensionsavgång finns och har antagits av fullmäktige. Rekryteringspolicy skulle tas fram 2009-2010. Policyn antogs av kommunstyrelsen under hösten 2011. Dokument kring kompetensförsörjning skulle ha tagits fram 2009-2010. Personalenheten har här ett uppdrag från tjänstemannaledningen i kommunen att ta fram riktlinjer för långsiktig kompetensförsörjning. Personalenheten ska vid ledningsgruppens möte i december redovisa en strategi för detta. 4.2 Förvaltningsövergripande riktlinjer rörande regler och hantering av bisysslor Riktlinjerna antogs av fullmäktige 2007. Av riktlinjerna framgår bl a att * Den anställdes bisysslor ska gås igenom och dokumenteras på särskilt formulär vid nyanställning, när anställd får ändrat ansvar/ändrad tjänst samt via årlig enkät som ska vara personalavdelningen tillhanda senast den 15 december. * Personalavdelningen gör årligen en kommunövergripande sammanställning av bisysslor * Den övergripande sammanställningen redovisas för KS samt revisionen. Anställdas bisysslor ska tas upp vid medarbetarsamtalen som hålls årligen. Dock kan konstateras att frågan om bisysslor inte handläggs på det sätt som fullmäktige beslutat. Någon årlig enkät skickas inte ut och någon sammanställning som ska redovisas för kommunstyrelsen och revisionen görs inte. 4.3 Arbetsmiljöpolicy för Leksands kommun Policyn antogs av fullmäktige 2007. Av dokumentet framgår bl a att en arbetsmiljöplan ska upprättas för KS verksamhetsområde. Planen ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Vidare framgår att arbetsmiljöarbetet ska följas upp årligen av resp nämnd/styrelse. KS ansvarar för en kommunövergripande uppföljning. En arbetsmiljöhandbok har tagits fram i vilken arbetsmiljöplanen ingår. Den årliga uppföljningen sker genom en enkät och enkätresultatet ger material till hälsobokslutet som sedan år 2009 upprättas årligen. 4.4 Likabehandlingspolicy Policyn fastställdes av fullmäktige hösten 2008. Bland annat framgår av beslutet att planen ska uppdateras vart 3:e år och redovisas för respektive nämnd/styrelse. 3 av 6
Planen skulle enligt beslutet ha uppdaterats under 2011. Så har inte blivit fallet. Personalenheten har för avsikt att göra uppdateringen under år 2012. 4.5 Folkhälsoplan 2010-2012 Av den folkhälsoplan som fullmäktige antog 2010 framgår bland annat att det årligen ska upprättas ett välfärdsbokslut där folkhälsoläget ska utvärderas. Vi kan konstatera att hälsobokslut upprättas årligen sedan år 2009. 5 Avslutning 5.1 Bedömning Denna granskningsrapport hade att besvara följande revisionsfråga: Följs och beaktas, i beslut och i verksamheten, de intentioner som fullmäktige uttryckt i styr- och policydokument? För att besvara den övergripande revisionsfrågan ställdes kontrollfrågor vilka besvaras på följande sätt: Hur många styr- och policydokument finns i Leksands kommun? Frågan kan inte besvaras eftersom det inte finns någon sammanställning av antagna och gällande dokument. I First Class har personalenheten lagt ut de dokument som rör personalfrågor men de ligger något ostrukturerat och är inte lätta att hitta. Beaktas styr- och policydokument i beredningsarbetet? Frågan kan inte besvaras med ett obetingat ja eftersom kännedomen om dokumenten och deras status är begränsad. Finns rutiner för uppföljning av efterlevnaden av befintliga dokument? Några tydliga och uttalade rutiner för efterlevnad av dokumenten finns till övervägande delen inte. Den särskilda uppföljning som i granskningsarbetet gjorts avseende fem utvalda dokument visar att fullmäktiges beslut inte efterlevs fullt ut. Hur implementeras nya styr- och policydokument i verksamheterna? Implementeringen bygger på att den som ligger bakom framtagandet av dokumentet också tar ansvar för implementeringen av det samma. Systemet är något osäkert då det inte finns fastställt utan man gör som man alltid har gjort. Den övergripande revisionsfrågan är svår att ge ett svar på eftersom det är oklart vilka dokument som gäller. Sammantaget sett är dock bedömningen att den interna kontrollen vad avser styrande dokument är dålig och risken är stor att beslut fattas utan att fullmäktiges beslut beaktas. 4 av 6
5.2 Rekommendation Kommunstyrelsen bör inventera vilka dokument som antagits och är gällande för verksamheten. När dokumenten är kända bör deras aktualitet bedömas den övervägande delen av dokumenten är skrivna för den gamla organisationen och behöver uppdateras. Dokumenten bör samlas och vara tillgängliga för alla medarbetare. När kommunen fått ett Intranät är det den naturliga platsen att samla dem på. En checklista/bevakningslista bör upprättas över de åtgärder som respektive dokument säger ska utföras. Listan stäms av årligen så att styrelsen har kontroll över att fattade beslut följs. 5 av 6
2011-11-21 Ove Axelsson, projektledare 6 av 6