Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 25 april 2014

Handlingar till möte med servicenämnden fredag 25 april 2014

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden fredag 25 april 2014 Plats: Visionen, RH Vänersborg, Östergatan 1 Tid: Kl. 09.00-15.00 Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Granskning av konsultanvändning uppföljning av tidigare granskningar/ Peter Söderström områdeschef Inköp Diarienummer SN 176-2012 kl. 09.00 2. Remiss Förslag till policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter/ Bass Johansson handläggare miljö Diarienummer SN 161-2014 kl. 10.00 3. Remiss Överenskommelse mellan social ekonomi och VGR/ Bass Johansson handläggare miljö Diarienummer SN 172-2014 4. Ekonomisk redovisning, delårsrapport mars/ Petra Bergman kommunikationschef, Erik Hallberg utvecklingschef, Marie Granberg Klasson HR-chef, Lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN 9-2014 kl. 10.45 5. Anmälningsärenden Diarienummer SN 33-2014 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Föredragningslista för servicenämnden, 2014-04-25 2 (2) 6. Delegeringsärenden Diarienummer SN 34-2014 Informationsärenden A. Fortsatt arbete med e-handel/ Peter Söderström områdeschef Inköp B. Nationell miljöuppföljning av läkemedelsindustrin/ Peter Söderström områdeschef Inköp C. Otillåten påverkan, hot och våld/ Erik Burman säkerhetsstrateg kl. 11.30 D. Fördjupad information om arbetsmiljöarbetet/ Marie Granberg Klasson HR-chef kl. 13.00 E. Beskrivning av fortsatt arbete med resultatet av medarbetarenkäten/ Marie Granberg Klasson HR-chef Lena Hult Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt www.vasttrafik.se.

Ärende 1

Sida 1 (2) Kari Aartojärvi Datum 2014-02-19 Diarienummer Rev 25-2014 Regionstyrelsen Servicenämnden Granskning av konsultanvändning Revisionsenheten har på uppdrag av revisorskollegiet granskat konsultanvändningen i regionen. Granskningen är en uppföljning av två tidigare granskningar från 2012. Revisorerna bedömer att åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med flertalet av de problem som uppmärksammades i de två tidigare granskningarna. En utveckling har skett av redovisning, uppföljning och rapportering av konsultkostnader. Den interna kontrollen av konsultanvändningen har också stärkts i delar av regionens organisation. Det som framförallt återstår att göra är att analysera konsultanvändningen i syfte att minska konsultberoendet och öka kostnadseffektiviteten i stora regionövergripande projekt. Även avtalsvård och regionstyrelsens internkontroll bör utvecklas. I rapporten lämnas ett antal rekommendationer. Vi emotser en handlingsplan för åtgärder med anledning av de rekommendationer som lämnas. För revisorskollegiet Ulf Sjösten Ordförande Birgitta Eriksson Vice ordförande POSTADRESS: Regionens hus 462 80 Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 Vänersborg TELEFON: 010-441 00 00 vx HEMSIDA: www.vgregion.se E-POST: revision@vgregion.se

Sida 2(2) Datum 2014-02-19 Diarienummer Rev 25-2014 Kopia till Regionfullmäktiges presidium Samtliga politiska sekreterare Ann-Sofi Lodin, regiondirektör Sten Axelsson, servicedirektör Eva Arrdal, direktör ägarstyrning Bengt Säterskog, administrativ direktör Joakim Björck, ekonomidirektör Boris Ståhl, stabschef Peter Tellberg, enhetschef controlling och uppföljning Elisabet Ericson, kanslichef, regionkansliets administrativa avdelning

Granskning av konsultanvändning - Uppföljning av tidigare granskningar Dnr: Rev 25-2014 Genomförd av: Revisionsenheten Kari Aartojärvi Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1

Innehåll Sammanfattning... 3 1. Inledning... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte och revisionsfrågor... 4 1.3 Avgränsning... 4 1.4 Revisionskriterier... 5 1.5 Metod... 5 2. Styrande dokument... 5 2.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU)... 5 2.2 Regionens inköpspolicy... 6 2.3 Budget 2013 och effektiviseringskravet avseende konsultanvändning... 6 3. Konsultanvändningen 2012-2013... 6 3.1 Beskrivning och iakttagelser... 7 3.1.1 Konsultkostnader 2012-2013... 7 3.1.2 Större utvecklingsprojekt med konsultmedverkan... 8 3.1.3 Många små konsultleverantörer... 9 3.1.4 Upphandlingar och avtal... 9 3.1.5 Regionens kostnadsuppföljning och analys... 9 3.1.6 Konsekvenser av sparbetinget i budget 2013... 10 3.2 Analys och bedömning... 10 4. Iakttagelser 2012, och då lämnade rekommendationer, samt status 2013... 11 4.1 Beskrivning och iakttagelser... 11 4.2 Analys och bedömning... 11 5. Slutsats och rekommendationer... 12 5.1 Bedömningar och svar på revisionsfrågor... 12 5.2 Slutsats och rekommendationer... 13 Bilagor: Bilaga 1 Konsultgranskning 1: Bedömning av hantering av rekommendationer Bilaga 2 Konsultgranskning 2: Bedömning av hantering av rekommendationer Bilaga 3 Förteckning intervjuer 2

Sammanfattning Revisorerna genomförde 2012 två granskningar av konsultanvändningen i Västra Götalandsregionen. Den ena granskningen avsåg konsultanvändningen generellt i regionen och den andra granskningen servicenämndens konsultanvändning. I båda granskningarna framkom ett antal brister vad gäller avtalstrohet, avtalsvård, fakturakontroll, anvisningar för redovisning av konsultkostnader m.m. Revisorskollegiet har gett revisionsenheten i uppdrag att följa upp hur revisorernas rekommendationer i de två granskningarna har hanterats och hur konsultkostnaderna utvecklats under åren 2012-2013. En bedömning görs också av hur regionfullmäktiges effektiviseringskrav avseende konsultanvändning följs upp. Granskningen visar att konsultkostnaderna har minskat avsevärt under framförallt 2013. Kostnadsminskningen uppgår till 84 mnkr och når därmed inte helt upp till det sparkrav som regionfullmäktige angav i budget 2013. Granskningen visar också att en utveckling har skett av redovisning, uppföljning och rapportering av konsultkostnader. Även om det fortfarande är en viss sammanblandning av olika typer av köpta tjänster i den uppföljning som sker, så bedöms hanteringen vara godtagbar. I granskningen framkommer vidare att åtgärder har vidtagits för att komma tillrätta med ett flertal av de problem som uppmärksammats i tidigare granskningar. Framförallt servicenämnden och VGR IT har vidtagit en rad åtgärder för att stärka kontrollen av konsultanvändningen. På regionkansliet har man på ett övergripande plan vidtagit åtgärder för att bättre kunna följa upp konsultkostnader. Däremot återstår det att djupare analysera orsakerna till den omfattande konsultanvändningen och utifrån det säkerställa en välfungerande styrning och kontroll av konsulterna för att minska konsultberoendet. Under senare år har ett flertal stora utvecklingsprojekt antingen avvecklats eller resulterat i förseningar, bristande måluppfyllelse och merkostnader. I många av dessa projekt är det en omfattande konsultmedverkan. Även om projekten har resulterat i en del nya lösningar som kan effektivisera verksamheterna ställer sig revisorerna frågande till projektens kostnadseffektivitet. Brist på projektstyrning kan ha inneburit att regionen åsamkats stora merkostnader. Ansvaret för en välfungerande projektstyrning och intern kontroll i stora regionövergripande projekt vilar på såväl regionstyrelsen som på de nämnder som mer direkt bedriver projekten. Regionstyrelsen saknar en internkontrollplan för den egna verksamheten. Granskningen visar att det är en stor mängd konsultföretag som anlitas av regionen. Det finns en uppenbar risk för att det förekommer direktupphandling som står i strid med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Revisionen lämnar följande rekommendationer: Regionstyrelsen bör tillse att en kartläggning och analys görs av regionens samlade konsultanvändning i syfte att öka kostnadseffektiviteten i stora regionövergripande projekt. Framförallt bör styrning och uppföljning av större projekt utvecklas. Regionstyrelsen bör utarbeta en internkontrollplan för den egna verksamheten och tillse att det finns en strukturerad intern kontroll avseende konsultanvändning. Regionstyrelsen och servicenämnden bör tillse att avtalsvården utvecklas beträffande konsultavtalen så att intentionerna i Lagen om offentlig upphandling (LoU) uppfylls. 3

1. Inledning 1.1 Bakgrund Revisorerna genomförde 2012 två granskningar av konsultanvändningen i Västra Götalandsregionen. Den ena granskningen avsåg konsultanvändningen generellt i regionen och den andra granskningen servicenämndens konsultanvändning. I den övergripande granskningen framkom att det är svårt att klargöra omfattningen av konsultanvändningen i regionen på grund av otydlig redovisning av konsultkostnader. I granskningen gjordes en bedömning, som baserades på konto- och fakturaanalys, att konsultkostnaderna 2011 uppgick till 335 miljoner kronor. Till det ska läggas s.k konsultnära tjänster på ca 100 miljoner kronor. Revisorernas bedömning var att användningen av konsulter inte uppfyller kraven på att verksamheten sköts på ett sätt som är förenligt med regionfullmäktiges mål och inte heller sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. I båda granskningarna framkom ett antal brister vad gäller avtalstrohet, avtalsvård, fakturakontroll, anvisningar för redovisning av konsultkostnader m.m. Revisorerna ansåg bland annat att det fanns en risk för att regionen betalade mer än avtalat för konsulter samt att det fanns en risk för konsultberoende. I regionfullmäktiges budget för 2013 anges ett effektiviseringskrav avseende kostnader för konsultanvändning. De ska minska med 110 miljoner kronor under 2013 och med ytterligare 50 miljoner kronor per år 2014-2015. Eventuella kvarstående brister i redovisningen av konsultkostnader kan innebära svårigheter att bedöma om effektiviseringskravet uppnås. Revisorskollegiet har gett revisionsenheten i uppdrag att följa upp rekommendationerna från de två granskningarna 2012. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att följa upp hur revisorernas rekommendationer i de båda granskningarna 2012 av konsultanvändningen har hanterats och hur konsultkostnaderna utvecklats under åren 2012-2013. En bedömning av förutsättningarna att följa upp och analysera regionfullmäktiges effektiviseringskrav avseende konsultanvändningen görs dessutom. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Hur har konsultkostnaderna utvecklats sedan 2011? Finns det förutsättningar att följa upp det effektiviseringskrav som regionfullmäktige ställt i budget 2013 avseende konsultanvändningen? Hur har de rekommendationer som lämnades i konsultgranskningarna 2012 hanterats och vilka brister kvarstår? Vilken intern kontroll finns avseende konsultanvändningen? 1.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till att följa upp vidtagna åtgärder på regionövergripande nivå samt inom servicenämndens verksamhetsområde. Ansvariga styrelser är regionstyrelsen och servicenämnden. 4

1.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. Revisionskriterier kan hämtas från lagar och förarbeten, från interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut eller från tidigare granskningar. Revisionskriterierna kan också ha sin grund i praxis inom ett visst område. I denna granskning tillämpas följande revisionskriterier: Revisionsrapporter från 2012; Rev 22-2012 Granskning av konsultanvändning i Västra Götalandsregionen och Rev 42-2012 Granskning av konsultanvändning inom servicenämnden, Västra Götalandsregionen. Kommunallagen 8 kapitlet 1 ; om god ekonomisk hushållning. Kommunallagen 6 kapitlet 7 ; om att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Lagen om offentlig upphandling (LOU); avsnitt som berör köp av tjänster. Västra Götalandsregionens budget 2013; ekonomiska ramar för verksamheterna och effektiviseringskravet avseende konsultkostnader. 1.5 Metod Granskningen har genomförts genom kartläggning av ekonomisk redovisning av konsultkostnader i regionens ekonomisystem, genomgång av anvisningar, rutiner och regelverk kring konsultanvändningen och genomgång av internkontrollplaner. Representanter för de granskade verksamheterna har intervjuats (se bilaga 3). Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 2. Styrande dokument I detta avsnitt beskrivs Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och dess regelverk vad gäller köp av tjänster, samt regionens inköpspolicy. Här beskrivs också det effektiviseringskrav som finns avseende konsultanvändningen i budget 2013. 2.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) I Lagen om Offentlig Upphandling (LOU, 2007:1091) regleras myndigheters köp av varor och tjänster. Lagen är relativt detaljerad i sin beskrivning av upphandlingsprocessen och de grundläggande principer som gäller för offentlig upphandling. Tillsyn över hur lagen tillämpas utövas av Konkurrensverket, som också har en rådgivande uppgift kring tillämpningen av lagen. Kammarkollegiet, som är en statlig myndighet, ger offentliga myndigheter vägledning och stöd i upphandlingsfrågor. Myndigheten har bland annat gett ut en detaljerad vägledning rörande direktupphandling. Konkurrensverket anger att direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form. En myndighet kan, i enlighet med LOU, göra direktupphandlingar upp till ett kontraktsvärde om 284 631 kronor (beloppet gäller för år 2013). Anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Värdet ska uppskattas till det totala beloppet som kan komma att betalas enligt avtalet, exempelvis ska options- och förlängningsklausuler betraktas som om de utnyttjas (1). (1) Konkurrensverket: http://www.kkv.se/t/page 5856.aspx 5

Konkurrensverket förtydligar hur kontraktsvärdet ska beräknas: Om en upphandling innehåller både varor och tjänster ska kontraktsvärdet beräknas utifrån det totala värdet av de varor och tjänster som upphandlas. Upprepade inköp av samma kategori av varor, tjänster eller byggentreprenader under ett budgetår ska räknas samman (2). Det är exempelvis inte tillåtet att ingå avtal med flera olika leverantörer avseende samma kategori vara, tjänst eller byggentreprenad i syfte att något eller flera av dessa avtal ska understiga kontraktsvärdet. Konkurrensverket anger dessutom att: En upphandlande myndighet eller enhet kan också direktupphandla om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses framför allt synnerlig brådska som orsakats av oförutsedda omständigheter som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat påverka, förutse eller råda över. Att den upphandlande myndigheten råkat i brådska beroende på egen bristande planering grundar inte rätt till direktupphandling. (3) Kommerskollegiet ger ett flertal exempel på när direktupphandling kan genomföras. Myndigheten betonar, liksom konkurrensverket, att man vid beräkningen av avtalsvärdet ska räkna in alla direktupphandlingar av samma slag som myndigheten genomför under räkenskapsåret. (4) I upphandlingar över kontraktsvärdena finns i LOU (4 kap. 5, och 8 LOU), som en variant av direktupphandling, förhandlat förfarande utan föregående annonsering. En upphandlande myndighet får enbart tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering utifrån ett fåtal synnerliga skäl som finns angivna i lagen. 2.2 Regionens inköpspolicy Regionens inköpspolicy, antagen av regionfullmäktige 2004-03-30, omfattar samtliga styrelser och nämnder i Västra Götalandsregionen. Den anger bland annat mål och genomförande samt ansvar för upphandling. Enligt policyn svarar regionstyrelsen för att strategiskt styra och följa upp inköpsprocessen. Servicenämnden har ett utföraransvar utifrån av regionstyrelsen och regionfullmäktige fastställda mål och riktlinjer och ansvarar för samordning och upphandling av övergripande regiongemensamma varor och tjänster. 2.3 Budget 2013 och effektiviseringskravet avseende konsultanvändning I regionfullmäktiges budget anges att Västra Götalandsregionens kostnader för framför allt externa konsultuppdrag ska minska från cirka 540 mnkr vid ingången av 2012. Kravet ska fördelas ut via regionstyrelsen till berörda verksamheter. För 2013 ska kostnaderna minska med 110 mnkr och för 2014 2015 med ytterligare 50 mnkr per år. 3. Konsultanvändningen 2012-2013 I detta avsnitt beskrivs regionens konsultanvändning 2012-2013 med fokus på kostnader, större projekt med konsultmedverkan samt regionens konsultavtal. Dessutom beskrivs hur regionen följer upp och analyserar konsultanvändningen kopplat till regionfullmäktiges sparkrav på 110 mnkr i budget 2013. (2) Konkurrensverket: http://www.kkv.se/t/page 6323.aspx (3) Konkurrensverket: http://www.kkv.se/t/page 5856.aspx (4) Kammarkollegiet: Direktupphandling vägledning, version 2011:6.3 (reviderad 2013-02-22) 6

3.1 Beskrivning och iakttagelser 3.1.1 Konsultkostnader 2012-2013 I de tidigare genomförda granskningarna av regionens konsultanvändning konstaterades att det var svårt att med någon större exakthet ange konsultkostnadernas storlek. I granskningarna gjordes därför en uppskattning av kostnaderna efter en detaljerad fakturagenomgång. Ett utvecklingsarbete vad gäller redovisningsanvisningar och metoder för uppföljning och analys av konsultkostnader har skett under 2012 och 2013. I regionens uppföljning av konsultkostnader har ett antal konton definierats som konsultkonton. Kontona inkluderar också en del köpta IT-tjänster, vilket gör att kostnaderna är högre än vad revisionsgranskningarna 2012 kom fram till. Fördelat på verksamhetsområden ser kostnadsbilden ut enligt följande (i mnkr): Verksamhetsområde 2012 2013 Hälso- och sjukvård 82 92 Kollektivtrafik 2 3 Regiongemensamt 334 282 Serviceverksamhet 106 70 Tillväxt och utveckling 34 27 Totalt, förvaltningar 558 474 (Källa: regionens utdataplattform, resultatkub). Det har skett relativt stora förändringar i redovisningen av konsultkostnader under de senaste åren. Det är därför svårt att ta fram helt jämförbara kostnadsuppgifter för 2011. På de konton i redovisningen som utgör konsultkonton enligt regionkansliets modell bokfördes 499 mnkr 2011. Samtidigt redovisades en hel del konsultkostnader på andra konton, vilket beskrevs i granskningsrapporten Granskning av konsultanvändning i Västra Götalandsregionen (dnr Rev 22-2012). En grov bedömning är att konsultkostnaderna 2012 ökat något jämfört med 2011. Under 2013 sjunker dock konsultkostnaderna markant. Om man ser på regionens olika verksamhetsområden kan följande noteras: Hälso- och sjukvården Konsultkostnaderna inom hälso- och sjukvården är inte särskilt höga i förhållande till bruttokostnaderna. Inom gruppen är det främst tandvården som genererar relativt sett höga konsultkostnader. Sjukhusen har haft mycket låga konsultkostnader under senare år. Under 2013 har dock sjukhusens kostnader ökat vilket beror på konsultinsatser i det värdegrundsarbete som startats upp på framförallt Sahlgrenska universitetssjukhuset. Regiongemensamt Kostnadsminskningen avser framförallt projektet kring IT-översynen, där omfattande konsultmedverkan förekom fram t o m 2012. Dessutom har konsultanvändningen inom VGR IT minskat under 2013. 7

Serviceverksamhet Ett flertal stora projekt med omfattande konsultmedverkan har pågått sedan 2006 inom servicenämndens verksamhet. Under 2013 har några av projekten antingen avvecklats eller övergått i annan form, utan konsultmedverkan. Övrigt Inom verksamhetsområdet Tillväxt och utveckling har det skett en relativt stor minskning av konsultanvändningen. Både beställare och utförare har minskat sin konsultanvändning. 3.1.2 Större utvecklingsprojekt med konsultmedverkan Under åren 2010-2013 har ett flertal stora projekt bedrivits med omfattande konsultmedverkan. Det gäller framförallt följande: - Materialadministration/Material i vården, regionservice - Servicepaket, regionservice - Måltidsprojektet, regionservice - Marknadsplatsen, regionkansliet/regionservice - IT-översynen, regionkansliet Det saknas en fullödig projektredovisning, vilket försvårar kostnadsuppföljning och analys. En fakturagranskning som genomförts visar att de totala konsultkostnaderna för ovanstående projekt åren 2010 2013 är på minst 210 mnkr för regionkansliet och regionservice. Flera av projekten, inom framförallt regionservice, föregicks dessutom av andra projekt som genererade konsultkostnader på mer än 80 mnkr under åren 2006-2009. Till dessa kostnader ska läggas kostnader för egen personal i projekten samt övriga projektkostnader. Några projekt har övergått till regionens driftorganisation, men flera projekt har avvecklats under perioden. Det gäller bland annat flera av de projekt som bedrivits inom regionservice. Några orsaker till att projekt avvecklats uppges vara avsaknad av finansiering för att implementera nya lösningar, avsaknad av konkreta gemensamma målbilder för projekten samt avsaknad av politiska beslut om genomförande. Ett av de mest kostsamma projekten i regionen under senare år är det som rör materialadministration/material i vården. Under åren 2010-2013 har regionservice haft konsultkostnader på lite drygt 50 mnkr i projekt inom området. I regionens detaljbudget 2014 anges följande om projektet Material i vården: Projektet Material i Vården har bedrivits av Regionservice i samarbete med sjukhusen. Förslag har utarbetats om att breddinföra projektet, vilket skulle innebära införandekostnader för sjukhusen och regiongemensamt. Alla sjukhus har en positiv syn på grundtanken i konceptet men i den rådande ekonomiska situationen föreslår regionkansliet, efter att frågan varit föremål för samråd med sjukhusen, att någon finansiering inte lämnas och att projektet således kommer avvecklas. Den uppskattade kostnaden för 2014 uppges vara 13 mnkr, vilket alltså inte finansieras. Några projekt har inte uppnått de mål som satts upp i projektdirektiv och projektplaner. Det har resulterat i förseningar i införande och ökade projekt- och konsultkostnader. Det här gäller framförallt projekten kring IT-översynen och Marknadsplatsen. Beträffande IT-översynen handlar det bland annat om förseningar i införandet av objektförvaltningsmodell och förseningar i säkerställandet av en fullt fungerande 8

ekonomimodell för IS/IT samt inte minst förseningar vad gäller effekthemtagning. För Marknadsplatsen föreslår servicenämnden 2013-11-29 att regionstyrelsen beslutar om att införandeplanen förlängs med två år till 2016-12-31. Flera av de intervjuade uppger att finansiering av fortsatt utveckling och av driftsättning ofta är oklar i samband med att projekt avslutas eller överförs från projektorganisation till driftorganisation. 3.1.3 Många små konsultleverantörer Regionen anlitar ungefär 20 stora konsultleverantörer. Utöver dessa anlitas en stor mängd andra företag och organisationer. Bara på konsultkontot (konto 7551) finns det enligt regionens leverantörsreskontra bokfört kostnader på 707 externa företag 2013. På kontot 7551 redovisas kostnader för konsulter med kvalificerade specialuppdrag av mer tillfällig karaktär som rådgivning och utredningar av tekniska, administrativa, skatteoch ekonomiska frågor. Här ska inte IT-konsulter redovisas. Av de 707 företagen har 515 fakturerat mindre än 100.000 kronor (exkl moms), varav 202 mindre än 10.000 kronor (exkl moms). Det är således ett stort antal konsultföretag som bistår regionen med stöd i relativt små utredningar och uppdrag. Antalet mer renodlade IT-konsultföretag uppgår till 75 stycken (kontot 7543) enligt regionens leverantörsreskontra. På kontot 7543 redovisas köpta tjänster och projektkostnader avseende utveckling av informationssystem och IT. Kontot omfattar konsultkostnader avseende utveckling av informationssystem, program, applikationer, dokumentation, webbtjänster, utredningar, teknisk infrastruktur, kommunikation, nätoch serverdrift, operativmiljö, test, säkerhet med mera. Av dessa leverantörer har nästan två tredjedelar, eller 48 företag, fakturerat mindre än 100.000 kronor (exkl moms). 3.1.4 Upphandlingar och avtal I den senaste upphandlingen av konsulter för ledarskap, personal- och organisationsutveckling inkom mer än 200 anbud från drygt 70 företag. Upphandlingen som skulle ha slutförts under våren 2013 blev försenad på grund av att ansvarig inköpare avslutade sin tjänst på Inköp. Det skedde också överklaganden som gjorde att upphandlingsprocessen blev lång. Avtal tecknades, med ca 30 olika företag, först i december 2013. De intervjuade på Inköp anger att de har en ambition att utveckla arbetet med avtalsvård i syfte att bland annat minska risken för direktupphandlingar. Man anser att man skulle kunna ta ett större ansvar för uppföljningen av avtalstrohet, men saknar i dagsläget resurser för detta arbete. Även om inköpsanalyser görs skulle arbetet med avtalsvård kunna utvecklas med hjälp av ökade personella resurser samt mer ändamålsenliga ITsystem. Avtalsvård och avtalsuppföljning försvåras också enligt de intervjuade av att konsulter emellanåt använder sig av underkonsulter. Inköp anser sig inte kunna förbjuda användandet av underkonsulter. 3.1.5 Regionens kostnadsuppföljning och analys Regionkansliet följer löpande upp konsultkostnaderna utifrån en modell som arbetats fram inför 2013. Rapportering av kostnadsutvecklingen sker i de Månadsfakta som regionkansliet tar fram rörande verksamhetens utveckling. I rapporterna redovisas konsultkostnadernas utveckling i form av ett diagram. I delårsrapporterna har ingen mer utförlig analys av kostnadsutvecklingen gjorts. 9

Uppföljning och analys på Regionservice och VGR IT har utvecklats avsevärt sedan konsultgranskningarna 2012. Regionservice använder uppföljningen löpande i sin projektstyrning. På VGR IT används uppföljningen för att aktivt styra och kontrollera konsulterna. 3.1.6 Konsekvenser av sparbetinget i budget 2013 Flera av de intervjuade verksamheterna uppger att sparbetinget avseende konsulter inneburit stora svårigheter att klara verksamhetens uppdrag. Det gäller framförallt VGR IT som anger att konsulter används som kompetensförstärkning och för bemanning av tillfälliga projekt och uppdrag. Konsulttaxan för en del av dessa konsulter är relativt låg, vilket gör att VGR IT anser det vara mer kostnadseffektivt att anlita konsulter än att rekrytera personal. Att rekrytera personal inom IT-området uppges dessutom vara svårt. Den nya IT-styrmodellen i regionen innebär att förändrings- och utvecklingsarbete beställs från de s.k. IS/IT-branscherna. Sparkravet på konsulter innebär enligt VGR IT att det emellanåt kan vara svårt att genomföra utvecklingsarbeten i den takt som IS/ITbranscherna önskar. Ärenden riskerar därmed att hamna i kö. 3.2 Analys och bedömning Revisorerna bedömer att den definition av konsultkonton som gjorts väl täcker in regionens konsultkostnader, även om det på kontona bokförs en del övriga köpta ITtjänster. I och med att konsultinsatser ofta är svåra att skilja ut från andra närliggande tjänster bedöms hanteringen vara godtagbar. Genom en konsekvent bokföring över tid kan därmed kostnadsutvecklingen analyseras. Förändringar i redovisningen av konsultkostnader gör det svårt att jämföra kostnadsutvecklingen över en längre period. En grov bedömning är att konsultkostnaderna har ökat något mellan 2011 och 2012, men däremot minskat betydligt under 2013. Målsättningen att reducera kostnaderna med 110 mnkr i enlighet med regionfullmäktiges budget uppnås inte fullt ut. Kostnaderna minskar 2013 med ca 84 mnkr. Granskningen visar att det finns en risk att verksamheter, och det gäller framförallt VGR IT, får leveransproblem när konsulter avvecklas i enlighet med sparkravet. Det kan medföra leveransproblem som innebär förseningar, minskad effektivitet och ökade kostnader i andra delar av regionens verksamhet. Samtidigt är detta tecken på att regionen är konsultberoende. Det är en mycket stor mängd konsultföretag som anlitas av regionen. Relativt få företag är upphandlade, vilket gör att revisorerna bedömer att det finns en uppenbar risk för att det förekommer direktupphandling som står i strid med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). En myndighet kan, i enlighet med LOU, göra direktupphandlingar upp till ett kontraktsvärde om 284 631 kronor (beloppet gäller för år 2013). Enligt regionens inköpspolicy kan regionen som helhet anses vara upphandlande myndighet vad gäller t.ex konsulter inom området ledarskap, personal- och organisationsutveckling. Inom detta upphandlingsområde uppnår regionen sannolikt kontraktsvärdet tidigt på året. Utnyttjande av s.k. underkonsulter till de av regionen upphandlade konsultföretagen förefaller ha ökat. Även om LOU tillåter underkonsulter innebär förfarandet att lagens intentioner kringgås. Det försvårar också arbetet med avtalsuppföljning och avtalsvård. I och med att regionen upphandlar för mångmiljardbelopp torde upphandling vara en strategisk resurs som kräver större uppmärksamhet från regionstyrelsens sida. En 10

effektiv upphandlingsprocess kan innebära ökad kvalitet och ökad kostnadseffektivitet i verksamheten. Uppföljningen av konsultkostnader har utvecklats betydligt sedan konsultgranskningarna 2012. Regionkansliet följer nu löpande konsultkostnadernas utveckling. Den uppföljning och analys som görs inom Regionservice och VGR IT är både detaljerad och informativ och torde kunna vara ett bra stöd i den löpande projektstyrningen. Granskningen visar dock att analyserna i regionens delårsrapporter avseende konsultkostnadernas utveckling kan förbättras. Under senare år har ett flertal stora regionövergripande utvecklingsprojekt antingen avvecklats eller resulterat i förseningar och merkostnader. I många av dessa projekt är det en omfattande konsultmedverkan. Även om projekten har resulterat i en del nya lösningar som kan effektivisera verksamheterna ställer sig revisorerna frågande till projektens kostnadseffektivitet. Det är i dagsläget svårt att se att projekten ger en nytta som motsvarar kostnaderna. Brist på projektstyrning kan ha inneburit att regionen åsamkats stora merkostnader. Mer kraftfulla åtgärder borde ha vidtagits för att antingen avveckla projekt snabbare eller styra in projekt på rätt spår så att projektmål uppnås. Ansvaret vilar på både regionstyrelsen och aktuella nämnder/styrelser. Projektens ekonomistyrning kan också utvecklas, dels i projektfasen, dels i implementeringsfasen. Ekonomiska frågor bör vara lösta i god tid innan projekt driftsätts. 4. Iakttagelser 2012, och då lämnade rekommendationer, samt status 2013 4.1 Beskrivning och iakttagelser I tabeller i bilaga 1 och 2 redovisas sammanfattning av de iakttagelser och rekommendationer som lämnades i samband med de två granskningarna 2012 av konsultanvändningen i regionen. En bedömning görs av status 2013. Statusbedömningen grundar sig på en kartläggning av de åtgärder som regionstyrelsen respektive servicenämnden vidtagit med anledning av revisorernas rekommendationer 2012. För varje rekommendation görs en bedömning av om vidtagna åtgärder är tillräckliga för att komma tillrätta med de brister som uppmärksammades 2012. Färgskalan gröntgult-rött används för en sammanfattande bedömning. Grönt innebär att rekommendationerna i allt väsentligt beaktats och relevanta åtgärder vidtagits. Gult innebär att rekommendationerna i viss mån beaktats och att vissa åtgärder vidtagits, men att betydande problem kvarstår. Rött innebär att rekommendationerna inte beaktats eller endast i mycket begränsad omfattning beaktats, alternativt att nya brister uppstått. 4.2 Analys och bedömning Granskningen visar att åtgärder vidtagits på ett flertal områden i enlighet med de rekommendationer som revisorerna lämnade 2012. Av totalt 15 rekommendationer bedöms 9 vara gröna, 4 vara gula och 2 vara röda (se bilaga 1 och 2). 11

5. Slutsats och rekommendationer 5.1 Bedömningar och svar på revisionsfrågor Nedan följer i komprimerad form svar på de fyra revisionsfrågorna. Revisionsfråga Hur har konsultkostnaderna utvecklats sedan 2011? Finns det förutsättningar att följa upp det effektiviseringskrav som regionfullmäktige ställt i budget 2013 avseende konsultanvändningen? Hur har de rekommendationer som lämnades i konsultgranskningarna 2012 hanterats och vilka brister kvarstår? Vilken intern kontroll finns avseende konsultanvändningen? Svar Konsultkostnaderna har minskat avsevärt under 2013. En orsak är att flera större projekt, med stor konsultmedverkan, avvecklats. En utveckling har skett av redovisning, uppföljning och rapportering vad gäller konsultkostnader. Även om det fortfarande är en viss sammanblandning av olika typer av köpta tjänster i den uppföljning som sker, så bedöms hanteringen vara godtagbar. Genom en konsekvent bokföring över tid kan kostnadsutvecklingen analyseras. Åtgärder har vidtagits för att komma tillrätta med ett flertal av de problem som uppmärksammats i tidigare granskningar. Framförallt servicenämnden och VGR IT har vidtagit en rad åtgärder för att stärka kontrollen av konsultanvändningen. På regionkansliet har man på ett övergripande plan vidtagit åtgärder för att bättre kunna följa upp konsultkostnader. Däremot återstår det att djupare analysera orsakerna till den stora konsultanvändningen och säkerställa en välfungerande styrning och kontroll av konsulterna så att inte ett konsultberoende uppkommer. Rutiner för upphandling och avtalsvård kan också utvecklas. Konsultanvändning är ett delmoment i servicenämndens internkontrollplan. Projektprocessen är mer strukturerad idag än för några år sedan. Regionservice projektstyrningsråd har ett tydligare mandat att styra projekten. Även VGR IT har en utvecklad intern kontroll avseende konsultanvändningen. Regionstyrelsen saknar en internkontrollplan. Någon mer strukturerad intern kontroll avseende konsultanvändningen finns inte. 12

5.2 Slutsats och rekommendationer Granskningen visar att konsultkostnaderna har minskat under 2013 och att en utveckling skett av redovisning, uppföljning och rapportering. Det sparkrav som regionfullmäktige angav i budget 2013 har till stora delar uppfyllts. Regionstyrelsen och Servicenämnden har beaktat flertalet av de rekommendationer som revisorerna lämnade i de två tidigare granskningarna av konsultanvändningen. På regionkansliet har man på ett övergripande plan vidtagit åtgärder för att bättre kunna följa upp konsultkostnader. Däremot återstår det att djupare analysera orsakerna till den stora konsultanvändningen och utifrån det säkerställa en välfungerande styrning och kontroll av konsulterna så att inte ett konsultberoende uppkommer. Under senare år har ett flertal stora utvecklingsprojekt antingen avvecklats eller resulterat i förseningar och merkostnader. I många av dessa projekt är det en omfattande konsultmedverkan. Även om projekten har resulterat i en del nya lösningar som kan effektivisera verksamheterna ställer sig revisorerna frågande till projektens kostnadseffektivitet. Det är i dagsläget svårt att se att projekten gett en nytta som motsvarar kostnaderna. Brist på projektstyrning kan ha inneburit att regionen åsamkats stora merkostnader. Ansvaret för en välfungerande projektstyrning och intern kontroll i stora regionövergripande projekt vilar på såväl regionstyrelsen som på de nämnder som mer direkt bedriver projekten. Styrning och kontroll av regionövergripande projekt samt av konsultanvändningen bör vara viktiga delar i regionstyrelsens internkontrollplan. Det är en stor mängd konsultföretag som anlitas av regionen. Det finns en risk för att det förekommer direktupphandling som står i strid med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Utnyttjande av s.k. underkonsulter till de av regionen upphandlade konsultföretagen förefaller ha ökat. Även om LOU tillåter underkonsulter innebär förfarandet att lagens intentioner kringgås. Det försvårar sannolikt också arbetet med avtalsuppföljning och avtalsvård. Revisionen lämnar följande rekommendationer: Regionstyrelsen bör tillse att en kartläggning och analys görs av regionens samlade konsultanvändning i syfte att öka kostnadseffektiviteten i stora regionövergripande projekt. Framförallt bör styrning och uppföljning av större projekt utvecklas. Regionstyrelsen bör utarbeta en internkontrollplan för den egna verksamheten och tillse att det finns en strukturerad intern kontroll avseende konsultanvändning. Regionstyrelsen och servicenämnden bör tillse att avtalsvården utvecklas beträffande konsultavtalen så att intentionerna i Lagen om offentlig upphandling (LoU) uppfylls. 13

Bilaga 1 Revisionsrapporten Granskning av konsultanvändning i Västra Götalandsregionen, dnr Rev 22-2012 Iakttagelser, rekommendationer 2012 och status 2013 1 Iakttagelser 2012 avseende omfattningen av konsultanvändningen Det är svårt att klargöra omfattningen av konsultutnyttjandet och hur det fördelar sig på olika typer av tjänster. När flera olika konsultföretag anlitas samtidigt inom vissa verksamheter finns skäl att ställa frågan om hur nämnd/styrelse samordnar sådana insatser och vilken intern styrning och kontroll nämnd/styrelse utövar i denna del. I och med att konsulter ofta används i stora och komplexa projekt finns risk för att ett konsultberoende uppkommer. Bedömning Rekommendation 2012 Regionstyrelsen bör tillse att en utredning görs för att klargöra orsakerna till den stora konsultanvändningen och hur stor andel av konsultanvändningen som rör mer löpande arbetsinsatser. Utredningen bör också klargöra i vilken omfattning förvaltningarna utvärderar konsultanvändning efter genomförda projekt, hur olika konsultföretags insatser samordnas samt hur förvaltningarna säkerställer sin styrning och kontroll av konsulterna så att konsultberoende inte uppkommer. Status 2013 Konsultanvändningen har minskat sedan 2011. Granskningen visar dock att regionstyrelsen inte fattat beslut om någon utredning av konsultanvändningen i enlighet med rekommendationen från 2012. Risk för konsultberoende finns fortfarande. Enskilda förvaltningar har dock gjort framsteg vad gäller utvärdering av projekt där konsulter medverkar och har utarbetat rutiner för att bättre kontrollera konsulter. Med tanke på beslut om avveckling av flera stora regionövergripande utvecklingsprojekt under 2013, som genererat höga konsultkostnader under flera år och förseningar i implementering av projektresultat, är det anmärkningsvärt att konsultanvändningen inte utretts. 2 Iakttagelser 2012 avseende tilläggsavtal och fakturor Ett flertal tilläggsavtal, i vad som verkar vara direktupphandlingar, har tecknats. Dessa tilläggsavtal avviker på väsentliga punkter från ramavtalen. Det finns tilläggsavtal som innebär att leverantörer kan debitera avsevärt högre timpris och fakturera för större omkostnader än de som avtalats i ramavtalen. I några fall är timpriset fördubblat. Rekommendation 2012 De i granskningen identifierade tilläggsavtalen och fakturorna bör granskas ytterligare. Om fakturorna inte överensstämmer med avtal bör en utredning göras för att undersöka om regionen kan kräva 14

tillbaka pengar motsvarande de merkostnader som fakturerats. Status 2013 Granskningen visar att Regionservice genomfört en fördjupad granskning av avtal och fakturor och har i flera fall fått återbetalning från konsultföretagen. 3 Iakttagelser 2012 avseende uppföljning och analys Konsultkostnader bokförs på ett flertal olika konton och inte på ett systematiskt sätt. Det innebär svårigheter att följa upp och analysera kostnaderna. Någon samlad uppföljning och analys görs inte heller i delårsrapporter och årsredovisningar. Rekommendation 2012 Konsultanvändningen bör ges samma fokus som bemanningsföretag vid uppföljning och analys av regionens ekonomiska utveckling. Status 2013 Granskningen visar att Regionkansliet under 2013 löpande följer upp och rapporterar utvecklingen av konsultkostnader i regionens månadsfakta. En uppföljning görs av hur verksamheten klarar av sparbetinget avseende konsultkostnader i budget 2013. Uppföljningen har därmed förbättrats avsevärt. Analyser av kostnadsutvecklingen kan dock utvecklas. 4 Iakttagelser 2012 avseende kunskapsöverföring Att använda konsulter istället för egen personal bör ske när egen kompetens saknas och bör vara tidsbegränsat. En inte obetydlig andel av konsultutnyttjandet inom framförallt IT-området tycks vara av mer löpande karaktär med konsulter som handhar operativa arbetsuppgifter under långa tidsperioder, ibland flera år. Det tyder på en bristande förmåga att överföra kunskaper från konsultföretagen till den egna personalen. Långvariga relationer kan innebära att ett konsultberoende uppstår som det kan vara svårt att ta sig ur. Rekommendation 2012 Vid användning av konsulter bör kunskapsöverföringen till den egna organisationen säkerställas så att risken för konsultberoende kan minimeras. Status 2013 Granskningen visar att insatser gjorts för att utveckla kunskapsöverföringen, även om det fortfarande brister inom området. Risken för konsultberoende kvarstår därmed. Regionservice har anställt personal för att ta över efter det att projekt med konsultmedverkan avslutas. VGR IT gör en noggrann konsultprövning innan konsulter anlitas och arbetar aktivt för att styra och kontrollera konsulterna. Ett problem är att regionen tycks sakna kvalificerade projektledare vilket leder till att konsulter behöver anlitas i onödigt stor omfattning. 15

5 Iakttagelser 2012 avseende avtalsvård Granskningen avseende följsamhet mot lagstiftning och regionens regelverk har genomförts översiktligt, men visar ändå på allvarliga brister vad gäller avtalstrohet och följsamhet till avtalen. Hanteringen är inte i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning och risk finns för att otillåtna direktupphandlingar av konsulttjänster har skett. En effektiv avtalsvård hade haft goda förutsättningar att tidigt identifiera många av de problem som uppmärksammas i granskningen. Avtalsvård innebär att under hela kontraktsperioden aktivt vårda avtalen, justera priser, bevaka villkor och rabatter samt att utvärdera avtalens utfall. Dessutom skall avtalsvården ge input till kommande upphandlingar. Rekommendation 2012 Arbetet med avtalsvård bör utvecklas, vilket inkluderar löpande uppföljning och analys av utfallet för större avtalsområden såsom konsulttjänster. Det bör också inkludera kontroll av att fakturerade priser stämmer med de avtalade priserna. Även attestantens kontrollansvar bör betonas. Status 2013 Även om avtalsvården utvecklats, både på Inköp vad gäller inköpsanalyser och på VGR IT vad gäller avtal rörande IT-konsulter, finns en fortsatt stor utvecklingspotential. Under 2013 har regionen under en period saknat ramavtal inom konsultområdet vilket sannolikt bidragit till direktupphandling. Med tanke på omfattningen av konsultanvändningen och att det är ett avtalsområde där risken för direktupphandling är extra stor, är det av stor vikt att upphandlingsprocessen fungerar optimalt. En effektiv avtalsuppföljning och avtalsvård kan också minska behovet av underkonsulter. 6 Iakttagelser 2012 avseende kostnadsredovisning Kontoplanen avseende redovisning av konsultkostnader är enligt vår mening inte ändamålsenlig. Till skillnad från köp av bemanningstjänster, som redovisas i allt väsentligt på tre specifika konton, kan konsultkostnader redovisas på ett stort antal olika konton. Det innebär att det blir svårt att bokföra konsultkostnader på ett systematiskt sätt. Det försvåras ytterligare av att fakturainformationen ofta är knapphändig, vilket ställer stora krav på granskning av kontering från beslutsattestanters sida. Attestanten har ansvar för att konteringen är riktig. Att följa upp och analysera konsultkostnader med någon större exakthet blir mycket svårt att göra eftersom flera av de konton som används också innehåller andra typer av kostnader. Rekommendation 2012 En översyn bör göras av kontoplanen och en tydligare anvisning skrivas så att uppföljning och analys av konsultkostnader möjliggörs 16

och avtalsuppföljning underlättas. Status 2013 Under 2012 och 2013 har kontoplanen utvecklats och förtydligats i omgångar. Anvisningarna för hur konsultkostnader ska konteras har blivit betydligt tydligare, vilket också inneburit ökad kvalitet på bokföringen. Konsultkostnaderna kan numera följas upp på ett mer korrekt sätt. Inom några verksamhetsområden kvarstår fortfarande vissa problem vad gäller kontering, men aktiva insatser görs från Regionkansliets sida för att komma tillrätta med problemen. Redovisningen av konsultkostnader diskuteras löpande i den regionala redovisningsgruppen, där också förvaltningarna uppmanas att rätta upp felaktig bokföring. 7 Iakttagelser 2012 avseende fakturaspecifikationer Fakturorna är ofta mycket knapphändiga vad gäller information om vad som avses, vilka konsulttjänster som utförts och resultatet av dessa, hur många timmar som lagts ned och vem som utfört tjänsten. Även timpris saknas i ett flertal fakturor, trots att det inte tycks röra sig om utförda uppdrag enligt fastprisavtal. Det är snarare regel än undantag att konsultfakturor saknar väsentlig information för att kunna granskas av attestansvarig. Det kan dock finnas specifikationer till fakturorna i andra IT-system som vi i denna granskning inte tagit del av. Konsultföretag debiterar i vissa fall för diverse omkostnader som torde vara inräknade i de fastprisavtal som tecknats mellan regionen och leverantörerna. I flera fall har konsultföretag fakturerat övertidstimmar och ett mycket stort antal timmar per månad för namngivna konsulter. Det är oklart om det är i enlighet med tecknade avtal. Fakturerade resersättningar överensstämmer inte med ramavtal i ett flertal fall. Rekommendation 2012 En tydligare anvisning bör tas fram för hur konsultfakturor bör vara specificerade. Vid tecknande av ramavtal bör det också regleras hur konsultfakturor ska vara specificerade. Status 2013 Regionkansliet har arbetat aktivt för att tillse att fakturaspecifikationerna förbättras. Regionservice har påtalat för de konsultföretag man anlitar att fakturorna måste vara tydligt specificerade. En klar förbättring kan ses jämfört med hur det såg ut i samband med granskningarna 2012. En översiktlig genomgång av större konsultfakturor hos andra nämnder och styrelser visar dock att problemen i viss mån kvarstår. De ramavtal som tecknas bör kunna reglera hur leverantörsfakturor ska vara specificerade. 17

Bilaga 2 Revisionsrapporten Granskning av konsultanvändning inom servicenämnden, Västra Götalandsregionen, dnr Rev 42-2012 Nr Iakttagelser, rekommendationer 2012 och status 2013 Bedömning 1 Iakttagelser 2012 avseende kompetensväxling Regionservice har i dagsläget ingen strukturerad och formaliserad rutin och process vid större projekt för att säkerställa att kompetensväxling sker från externa konsulter till VGRs egen personal. Rekommendation 2012 Vi rekommenderar att Regionservice tillser att så snart som möjligt arbeta fram tydliga, strukturerade och formaliserade rutiner för hur konsultväxling i större projekt skall säkerställas inom Regionservice. Status 2013 Projekt och projektkostnader, inkl konsultkostnader, diskuteras i regionservice projektstyrningsråd. Kompetensväxling är en viktig fråga som löpande diskuteras. Regionservice har också anställt personal som ska ta över när olika projekt avslutas och driftsätts. Regionservice uppger dock att man i flera stora projekt väntat på politiska beslut för att genomföra verksamhetsförändringar, vilket inneburit att man tvingats fortsätta projekten längre än nödvändigt. Regionservice har dessutom fått överta projekt som drivits av regionkansliet, vilket resulterat i oförutsedda konsultkostnader. 2 Iakttagelser 2012 avseende projekt och ramavtal Ett stort beroende av ett externt företag i långvariga projekt kan innebära en risk för Regionservice och VGR om konsultföretaget som utför projektet eventuellt inte vinner vid nästa ramavtalsupphandling. Om projektet då inte är slutfört så kan det innebära att Regionservice och VGR har svårt att slutföra projektet. Rekommendation 2012 I samband med att ett projekt startas upp, där ett externt konsultföretag skall användas, är det viktigt att i den initiala riskbedömningen även beakta projektets tidsaspekt i förhållande till ramavtalet. Det vill säga vilken är risken för projektet och dess slutförande om projektet är längre än återstående löptid på ramavtalet. Vi vill därför rekommendera Regionservice att implementera en rutin som säkerställer att tidsaspekten på projektet i förhållande till ramavtalet alltid ingår som en del i den initiala riskbedömningen av projektet. Status 2013 I och med att det i dagsläget inte finns planerat några nya stora projekt bör inga problem med samordningen av projekt gentemot ramavtal uppstå. 18

3 Iakttagelser 2012 avseende tillämpande av ramavtal De avropsavtal som granskats avseende konsulttjänster från Capgemini Sverige AB avser managementkonsulttjänster och det är osäkert om dessa tjänster kan anses ingå som en del av de tjänster som omfattas av upprättat ramavtal. Det ramavtal som är upprättat med konsultföretaget avser enbart ekonomiska och finansiella konsulttjänster samt verksamhetsrevision och inte managementkonsulttjänster. Rekommendation 2012 För att säkerställa att Regionservice har en god kontroll över att tjänsterna i avropsavtalet täcks av gällande ramavtal rekommenderar vi att Regionservice dels kontrollerar om avropsavtalen mot Capgemini Sverige AB täcks av gällande ramavtal samt upprättar tydliga riktlinjer för vilka kontroller som skall utföras mot gällande ramavtal innan avropsavtal mot extern part upprättas. Status 2013 I och med att merparten av de utvecklingsprojekt där Capgemini medverkat nu har avvecklats kvarstår inte problemet. Regionservice har också infört rutiner som ska säkerställa att liknande problem inte uppstår i framtiden. 4 Iakttagelser 2012 avseende projektstyrning av externa projekt Uppföljning av projekt sker i projektredovisningssystemet Antura i enlighet med projektmodellen Projektilen. Dock redovisar inte samtliga externa konsultföretag sin tid i Antura och för de som rapporterar så sker rapporteringen inte per projektledare utan enbart med totalt antal timmer per projekt. Dock skall samtliga interna och externa projekt framöver redovisas i Antura i enlighet med projektmodellen Projektilen. Rekommendation 2012 Då Regionservice årligen har omfattande projekt som utförs med hjälp av externa konsulter är det av stor vikt att samtliga externa projekt har en enhetlig och strukturerad projektuppföljning. Det är därför viktigt att Regionservice säkerställer att samtliga externa projekt följer strukturen med projektplaner, uppföljning, avrapportering etc i Antura i enlighet med Projektilen och att detta tydligt framgår av upprättade skriftliga rutinbeskrivningar för att undvika eventuella oklarheter. Status 2013 Regionservice har infört rutiner som innebär att alla projekt idag följs upp i Antura och i enlighet med antagna rutiner för projektstyrning. Projektbudgetar tas fram och följs upp löpande. Kostnader bokförs på särskilda projektkoder. Uppföljning och analys av projekten redovisas löpande för regionservice projektstyrningsråd. Konsultkostnaderna redovisas också löpande i servicenämnden. 19

5 Iakttagelser 2012 avseende process för anlitande av externa konsulter Det finns ingen formaliserad process inom Regionservice för att bedöma om, när och i vilken omfattning externa konsulter skall anlitas i beslutade projekt. En ny rutin håller dock på att implementeras. Rekommendation 2012 För att säkerställa att Regionservice använder sina resurser på ett optimalt sätt och tar in externa konsulter i de fall behov verkligen finns vill vi poängtera vikten av att Regionservice tillser att denna process implementeras fullt ut. Status 2013 I samband med beslut om projekt i projektstyrningsrådet görs en bedömning av om projektet ska drivas med hjälp av egen personal eller med konsultmedverkan. 6 Iakttagelser 2012 avseende internkontrollplan Servicenämndens internkontrollplan har kompletterats med ett antal kontrollmoment avseende projektprocessen. Rekommendation 2012 För att stärka den interna kontrollen i hela Regionservice projektprocess vill vi poängtera vikten av att dessa kontrollmoment implementeras inom samtliga verksamhetsområden. Status 2013 Konsultanvändning är ett delmoment i servicenämndens internkontrollplan. Projektprocessen är mer strukturerad idag än för några år sedan. Projektstyrningsrådet har ett tydligare mandat att styra projekten. 7 Iakttagelser 2012 avseende kontroll av avropsavtal mot ramavtal (rätt belopp, rätt leverans) Regionservice har ingen strukturerad process för att kontrollera att priser och förutsättningar i upprättade avropsavtal överensstämmer med befintliga ramavtal. I vår granskning har vi noterat att de avropsavtal som upprättats inte stämmer överens med det ramavtal som hänvisas till avseende prissättning. Rekommendation 2012 Vi vill rekommendera Regionservice att omgående upprätta en skriftlig rutin som tydliggör att kontroll av priser och andra förutsättningar måste kontrolleras mot ramavtal innan undertecknande av avropsavtal för att säkerställa att inga avvikelser sker. Status 2013 En rutin har införts, inom ramen för servicenämndens internkontroll, som innebär att en detaljerad uppföljning sker av konsultfakturor 20

som överstiger 5 basbelopp. Fakturor kontrolleras mot gällande ramavtal. Kvaliteten på fakturaspecifikationer och på kontering har förbättrats avsevärt sedan revisionsgranskningarna 2012. Eftersom det stora flertalet konsultfakturor understiger 5 basbelopp finns dock anledning att överväga en utökning av kontrollerna. Risk finns annars att en stor andel konsultfakturor undgår kontroll. Mängden konsultfakturor är så pass begränsad att det inte torde innebära något stort merarbete att kontrollera fakturor som överstiger t.ex 2 basbelopp. 8 Iakttagelser 2012 avseende grindar /avstämningspunkter I projektstyrningsprocessen så finns det ett antal grindar viktiga avstämningspunkter där projektägaren måste godkänna en eventuell fortsättning av projektet. Dock är de flesta av dessa beslut inte skriftliga utan godkännande sker i normalfallet muntligen. Rekommendation 2012 För att stärka den interna kontrollen i projektprocessen rekommenderar vi att Regionservice upprättar skriftliga rutiner som innebär att samtliga dessa grindbeslut måste vara skriftliga. Status 2013 Fortsättning av projekt med konsultmedverkan lyfts till regionservice projektstyrningsråd för beslut. I och med att projektstyrningsrådet samordnar och prioriterar projekt bedömer revisorerna att det är i överensstämmelse med god intern kontroll. 21

Bilaga 3 Intervjuer Följande intervjuer har genomförts: Regionkansliets ekonomiavdelning: Enhetschef redovisning och handläggare analys/uppföljning Regionservice: Ekonomichef och controller VGR IT: IS/IT-direktör Inköp: Områdeschef och enhetschef 22

Ärende 2

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2014-04-11 Diarienummer SN 161-2014 Område Inköp Handläggare: Bass Johansson Telefon: 070-983 74 75 E-post: bass.johansson@vgregion.se Till servicenämnden Remiss Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter Förslag till beslut 1. Servicenämnden stödjer förslag till Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har remitterat förslag till Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter, diarienummer RS 1436-2013. Förslaget är väl genomarbetat och beskriver på ett tydligt sätt de grundläggande principerna för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter. Policyn är ett tydligt ramverk för de framtida handlingsplaner och strategier som ytterligare ska konkretisera arbetet med de mänskliga rättigheterna i Västra Götalandsregionens verksamheter. Det är viktigt att handlingsplanerna måste vara tydliga och innehålla vad som ska följas upp, hur uppföljningen ska ske, vem som utför och vem som har ansvar för att granskar utfallet. Fördjupad beskrivning av ärendet Förslaget är framtaget av kommittén för rättighetsfrågor och syftar till att stärka Västra Götalandsregionens kapacitet att respektera, skydda, uppfylla och bevaka hur de mänskliga rättigheterna efterlevs. Alla som bor arbetar eller vistas i Västra Götaland ska känna sig trygga i att deras mänskliga rättigheter tillgodoses och blir respekterade. På samma sätt ska förtroendevalda och medarbetare känna trygghet i att kunna leva upp till de krav och skyldigheter som Västra Götalandsregionen har. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2014-04-11 2 (2) Diarienummer SN 161-2014 Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se

Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter Grundtanken i de mänskliga rättigheterna är att alla människor är födda fria och lika i värde, värdighet och rättigheter. Alla människor utan åtskillnad äger de mänskliga rättigheterna i egenskap av att vara människa. Det innebär ett ansvar för varje stat att respektera, skydda, uppfylla och bevaka arbetet med de mänskliga rättigheterna. Centrala begrepp i arbetet med mänskliga rättigheter är rättighetsbärare och skyldighetsbärare. Individen som äger rättigheten kallas för rättighetsbärare. Den/de som är skyldig att se till att rättighetsbäraren får sina rättigheter tillgodosedda kallas för skyldighetsbärare. I denna policy är rättighetsbärarna alla som bor, arbetar eller vistas i Västra Götaland, och som därmed möter och påverkas av Västra Götalandsregionens verksamheter. Skyldighetsbärare i den här policyn är Västra Götalandsregionen i sin roll som verksamhetsutövare, arbetsgivare och som arena för demokrati. Västra Götalandsregionens förtroendevalda och medarbetare ansvarar därmed för att omsätta mänskliga rättigheter i praktisk handling. Syfte Policyn för mänskliga rättigheter ska stärka Västra Götalandsregionens kapacitet att respektera, skydda, uppfylla och bevaka hur de mänskliga rättigheterna efterlevs. Policyn ska vara en ram för de handlingsplaner och strategier som ytterligare konkretiserar arbetet med de mänskliga rättigheterna i Västra Götalandsregionens verksamheter. Rättighetsbärarna ska känna sig trygga i att deras mänskliga rättigheter tillgodoses och blir respekterade. På samma sätt ska förtroendevalda och medarbetare känna trygghet i att kunna leva upp till de krav som Västra Götalandsregionen har som skyldighetsbärare. Ansvar och genomförande Förtroendevalda och chefer i Västra Götalandsregionen ansvarar för att efterleva policyn. Policyn konkretiseras genom handlingsplaner och strategier. 1

Principer för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter De mänskliga rättigheterna, med utgångspunkt i de internationella konventioner som antagits av Sverige, är grunden för Västra Götalandsregionens arbete 1. Principerna nedan styr hur arbetet bedrivs och prioriteras i Västra Götalandsregionen, både i mötet med rättighetsbäraren och i planering och beslut: 1. Individens mänskliga rättigheter är i centrum för Västra Götalandsregionens arbete. 2. Individen har rätt till delaktighet och medbestämmande i frågor som berör den egna situationen. 3. Individen ges kunskap om sina rättigheter och hur de kan tas i anspråk. 4. Allt arbete inom Västra Götalandsregionen sker utifrån icke-diskriminering och främjar jämlikhet. 5. De mänskliga rättigheterna och det ansvar som Västra Götalandsregionen har som skyldighetsbärare är väl känt hos Västra Götalandsregionens förtroendevalda och medarbetare. 6. Arbetet med mänskliga rättigheter följs upp systematiskt. Förklaringar till principerna 1. Det här innebär att individen i mötet med Västra Götalandsregionen äger rätten att själv identifiera sig vad gäller kön, könsidentitet, sexualitet, etnicitet, funktionsförmåga, religion/trosuppfattning. Individen äger också själv rätten att avgöra vilka personer som är närmast anhöriga. I de fall individen har ställföreträdare 2 ska Västra Götalandsregionens medarbetare sträva efter att involvera både individen och ställföreträdaren. 2. Det här innebär att Västra Götalandsregionen ska erbjuda individer, grupper, organisationer och föreningar delaktighet och medbestämmande i frågor som berör den egna situationen. Delaktighet och medbestämmande ska ske både informellt och formellt, dels i mötet med individen, dels genom samråd, dialogprocesser och med referensgrupper. Individen ska kunna framföra sin åsikt till relevant instans och veta att åsikten respekteras och övervägs. Detta förutsätter kommunikation anpassad till individen och dennes förutsättningar. 3. Det här innebär att Västra Götalandsregionen ska informera rättighetsbärarna om vad de har rätt till inom Västra Götalandsregionens verksamheter. Västra Götalandsregionen ska också ge individen information om vart det går att vända sig om rättigheterna inte 1 De internationella konventioner om mänskliga rättigheter som Sverige har antagit är: Europeiska konventionen för skydd av de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna, konventionen om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter, konventionen om medborgerliga och politiska rättigheter, konventionen mot rasdiskriminering, konventionen mot diskriminering av kvinnor, konventionen mot tortyr och annan kränkande behandling, konventionen om barnets rättigheter, konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. 2 Med ställföreträdare avses god man, förmyndare, vårdnadshavare. Källa: www.lagen.nu 2

efterlevs. Informationen ska anpassas för att nå samtliga individer. Alla beslut kännetecknas av öppenhet och tydlighet. 4. Det här innebär att de mänskliga rättigheterna gäller för alla och extra insatser måste ibland vidtas för grupper och individer med svagt skydd. Som utgångspunkt för Västra Götalandsregionens arbete är diskrimineringslagstiftningens sju diskrimineringsgrunder: etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, kön, sexuell läggning, funktionshinder, ålder, könsöverskridande identitet eller uttryck, och hur dessa samverkar. Även socioekonomisk status och utbildningsbakgrund påverkar förutsättningarna att få de mänskliga rättigheterna tillgodosedda. 5. Det här innebär att de beslut som fattas, planering och budgetering av verksamheter, prioriteringar som görs och det bemötande som individen får genomsyras av de mänskliga rättigheterna. Individen ska mötas av kunnig och kompetent personal, som har god kännedom om de mänskliga rättigheterna. 6. Det här innebär att de handlingsplaner och strategier som är knutna till policyn ska ha konkreta, mätbara och tidsbestämda mål. Effekten av arbetet med mänskliga rättigheter kommer att följas upp gentemot samhällets individer, grupper och föreningar. Process och beslut Processen med att ta fram policyns innehåll har bestått av dialog med organisationer och nätverk inom barnrätt, jämställdhet, nationella minoriteter och funktionshinder, och föreningar som övergripande verkar för mänskliga rättigheter. Remissrunda såväl internt i regionen, som externt till civilsamhället har genomförts och förankrat policyn. Efter genomförd remissrunda har policyn godkänts i regionstyrelsen och regionfullmäktige (datum för beslut i RS och RF). 3

4 (4) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-01-30 4 Justerad MR-policy och remissinstanser Diarienummer RHK 55-2013 Beslut 1. Kommittén för rättighetsfrågor beslutar anta förslag till justerad MRpolicy och remissinstanser 2. Kommittén för rättighetsfrågor uppdrar åt regionkansliet att sända förslaget till MR-policy på remiss enligt remisslista, 3/3-2/6. Sammanfattning av ärendet I samband med Kommittén för rättighetsfrågors beslut att uppdra åt regionkansliet att sända ut förslaget till MR-policy på remiss (2013-09-19, 45) har frågor lämnats till rättighetskommitténs kansli från ärendeberedningsgruppen. Med anledning av detta föreslår kansliet två justeringar i MR-policyn i förhållande till det fattade beslutet: 1. I stycket Ansvar och genomförande utgår texten om stödverksamheter som finns i regionen för att förverkliga policyn 2. I stycket Förklaringar till principerna nr 3 ändras meningen Västra Götalandsregionen ska också ge individen information om hur överklagan kan ske om rättigheterna inte efterlevs till Västra Götalandsregionen ska också ge individen information om vart det går att vända sig om rättigheterna inte efterlevs. Förslag till remissinstanser har justerats, då vissa föreningar upphört och ytterligare förslag tillkommit. Skickas till Regionkansliet elisabet.ericson@vgregion.se Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

1 (4) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-01-30 Protokoll Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor den 30 januari 2014 Tid: kl. 9:30 14:30 Plats: Scandic Crown i Göteborg Närvarande Beslutande Tord Karlsson (S), ordförande Kristina Grapenholm (FP), vice-ordförande Lars Åke Carlsson (M) Laila Neck (S) Gunilla Lindell (KD) Kristina Körnung (MP) Stig-Olov Tingbratt (C), ersätter Linda Arnströmer (M) Agneta Stroh (S), ersätter Elise Norberg (V) Ersättare Agneta Stroh (S) Stig-Olov Tingbratt (C) Justerare Kristina Grapenholm (FP) Datum och ort för justering Den 10 februari 2014 i Göteborg Sekreterare: Vania Timback Ordförande: Tord Karlsson Justerare: Kristina Grapenholm Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

2 (4) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-01-30 Övriga närvarande Jenny Eriksson, MR-piloterna, kl.9:30 10:30 Malin Fryknäs, MR-piloterna, kl.9:30 10:30 Håkan Eriksson, praktikant, kl.9:30 12:15 Annika Ottosson (förvaltningschef) kl. 9:30 15:30 Emma Broberg (MR-strateg inriktning barnrätt) kl. 9:30 12:15 Jan Terneby (MR-strateg inriktning forskning och utveckling, äldre) kl. 9:30 12:15 Åsa Olsson (MR-strateg inriktning funktionshinderfrågor) kl. 9:30 12:15 Vania Timback (kommittésekreterare och MR-strateg) kl.9:15 15:30 Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

3 (4) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-01-30 Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har gjorts offentlig genom anslag på Västra Götalandsregionens anslagstavla på Regionens Hus på Östergatan i Vänersborg. Kommittén för rättighetsfrågor Sammanträdesdatum: 2014-01-30 Datum när anslag sätts upp: 2014-02-10 Datum när anslag tas ned: 2014-03-03 Förvaringsplats för protokollet: Regionens Hus, Gatuadress, Ort Underskrift: Vania Timback Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

Förslag till remissinstanser för Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter Västra Götalandsregionen Samtliga nämnder, styrelser, kommittéer och bolag enligt regionkansliets förteckning. Kommunalförbund Boråsregionen/Sjuhärads Kommunalförbund Dalslandskommunernas Kommunalförbund Fyrbodals Kommunalförbund Göteborgsregionens Kommunalförbund Skaraborgs Kommunalförbund Idéburen sektor Amnesty International distrikt Göteborg BRIS Region Väst FN-förbundet Göteborgs och Bohus FN-distrikt, Skaraborgs FN-distrikt, Älvsborgs FNdistrikt FOFF - Forum för feministiska föräldrar Föreningen Födelsehuset Föreningen Jiddischkultur i Göteborg Grunden Göteborgs Räddningsmission Göteborgs Rättighetscenter Integrationsforum mot rasism i Trollhättan Interfem lokalgrupp Göteborg

Interreligiösa Rådet Judiska Föreningen i Borås Judiska församlingen Kulturgruppen för resandefolket Män för jämställdhet Göteborg Mötesplats Simone Radionätverket Regionala Pensionärsrådet Resandebarns Rätt RFSL Borås RFSL Göteborg RFSL Skaraborg Romer för kulturell utveckling Rådet för funktionshinderfrågor Rädda Barnen Region Väst Röda Korset Göteborgskretsen Sameföreningen i Göteborg SIOS Samarbetsorgan för etniska organisationer i Sverige Regional Västra Götaland Svarta safirer Sverigefinska delegationen i Göteborg Sverigefinska riksförbundet Tornedalingar i Göteborg Transföreningen FPES Fyrbodal Transföreningen FPES Västra Götaland Trollhättans finska förening UN Women Göteborg Unicef Göteborg Vox Vulgo

Ärende 3

Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2014-04-03 Diarienummer SN 172-2014 Område Inköp Handläggare: Bass Johansson Telefon: 070-983 74 75 E-post: bass.johansson@vgregion.se Till servicenämnden Remiss för Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Servicenämnden stödjer förslag Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har remitterat förslag till Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen, diarienummer RS 767-2011. Förslaget är väl genomarbetat och beskriver på ett tydligt sätt övergripande vad en överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen kan innebära. Målbeskrivningen för arbetet med att ta fram en Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen, har varit att enas om en gemensam vision och värdegrund. Förslaget ska ses som en gemensam avsiktsförklaring, som föreslås skrivas under av regionens fullmäktigeordförande samt av berörda organisationer. I föreliggande förslag finns också en handlingsplan för arbetet under 2015-2017 med gemensamma och tydligt adresserade arbetsområden med uppföljningsbara indikatorer och arbetsfördelning. En åtgärd är att regionstyrelsen tillser att ett fortsatt arbete, med tillhörande resurstilldelning, finns för att fortsätta driva frågan. Fördjupad beskrivning av ärendet Företrädare för den sociala ekonomin skrev i februari 2011 till regionstyrelsen och föreslog att arbetet med en överenskommelse mellan regionen och social ekonomi behöver starta. Enligt uppdragsskrivningen skall den regionövergripande överenskommelsen inriktas mot att utveckla samverkan kring regionens egna verksamheter/egen organisation, det vill säga hälso- och sjukvård, tandvård, habilitering, kollektivtrafik, kultur och utbildning. Arbetet har skett utifrån ett regiongemensamt perspektiv. Det betyder att det arbete som regionens nämnder, styrelser och kommittéer etablerat omfattas av överenskommelsen. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2014-04-03 2 (3) Diarienummer SN 172-2014 Förslaget har arbetas fram under 2013 i en arbetsgrupp bestående av; - från regionen: representanter från regionens sjukhus, regionens övriga hälso- och sjukvård, habilitering och hälsa, rättighets- och folkhälsofrågor, tillväxt och utveckling och Regionservice område Inköp - från social ekonomi: representant från Nätverket för social ekonomi i Fyrbodal, Göteborgs sociala ekonomi, Social Ekonomi Sjuhärad, Den sociala ekonomins nätverk i Skaraborg, det regionala pensionärsrådet samt det regionala funktionshinderrådet. Det övergripande målet med arbetet med att ta fram ett förslag till överenskommelse mellan social ekonomi i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen har varit att enas om en gemensam vision och värdegrund och att överenskommelsen skall bidrar till att visa på de idéburna verksamheternas självständiga och viktiga roll i välfärdsutvecklingen. Syftet har också varit att öppna den offentliga verksamheten för en ökad mångfald och en ökad diversifiering i utförarskap. Den sociala ekonomin är skild från den privata och offentliga sektorn. Den består av organisationer som har samhällsnytta och medlemsnytta som främsta mål, samt tar tillvara medborgarnas och samhällets intressen utan ekonomisk vinst som huvudsyfte. Den sociala ekonomin bedrivs främst i föreningar, kooperativ, trossamfund, stiftelser och liknande sammanslutningar. För Västra Götalandsregionen utgör den en stor resurs, som måste tas tillvara. Genom den här överenskommelsen vill båda parterna ta ett steg för en ökad samverkan och skapa ett ramverk för hur denna samverkan kan se ut. Överenskommelsens syfte är att skapa en jämbördig dialog mellan sociala ekonomins olika företrädare och Västra Götalandsregionen och att öka kunskapen om respektive part. Väl fungerande samverkansformer kommer att ge bättre möjligheter att komplettera och förstärka varandras unika uppdrag och styrkor. Samverkan är helt enkelt en viktig framgångsfaktor för att nå de mål som finns formulerade i visionen om Det goda livet och i Tillväxtprogrammet för Västra Götalandsregionen. För Västra Götalandsregionens del bidrar överenskommelsen till en ökad mångfald av utförare och nya sätt att arbeta, vilket i praktiken innebär ett ställningstagande om att omfördela inflytande, ansvar och delaktighet. Demokratin ökar och det blir lättare att ta vara på människors ideella engagemang och drivkraft. Överenskommelsen innebär samtidigt ett behov av att utveckla ett mer enhetligt arbetssätt tillsammans med parter inom social ekonomi. Eftersom cirka 87 procent av befolkningen på något sätt är verksam inom den sociala ekonomi, spelar den en stor roll som röstbärare och opinionsbildare. Genom överenskommelsen får verksamheter inom den sociala ekonomin ett ansvar och förtroende att agera. Det medför att den behöver organisera sig som en part för Västra Götalandsregionen att förhålla sig till. Genom den sociala ekonomins arbete skapas delaktighet i det gemensamma samhällsbygget för Det goda livet i Västra Götaland.

Datum 2014-04-03 3 (3) Diarienummer SN 172-2014 Överenskommelsen är ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen och aktörer inom social ekonomi som är verksamma inom Västra Götaland. De verksamheter inom social ekonomi som kan ingå i samarbetet, har i första hand samhälleliga ändamål, bygger på demokratiska värderingar och är organisatoriskt fristående från offentlig sektor. Verksamheterna bedrivs huvudsakligen i föreningar, kooperativ, trossamfund, stiftelser och liknande sammanslutningar. Det är upp till varje enskild organisation att ta ställning till om den stödjer och undertecknar överenskommelsen i sin helhet eller inte. Verksamheten ska ha ett regionalt perspektiv med syfte att verka regionalt och/eller delregionalt. Den kan också vara en paraplyorganisation som har tagit på sig röstbärarrollen för mindre förening. Mindre föreningar/sociala företag kan underteckna avtalet om de har en specifik ställning eller åtagande gentemot regionen. Inom Västra Götalandsregionen omfattar överenskommelsen samtliga verksamhetsområden, det vill säga servicenämnden, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden, utförarstyrelserna för sjukhus och primärvård, hälso- och sjukvårdsnämnderna, rättighetskommittén, folkhälsokommittén samt kollektivtrafiknämnden och samtliga regionens bolag. Överenskommelsen undertecknas formellt av regionfullmäktige. Särskilda frågeställningar Ett ökat samarbete för Regionservice del med den sociala ekonomin inom Västra Götalandsregionen, kommer att innebära en möjlighet att öka mångfalden och ger möjlighet till att tillföra viktigt kompetens till verksamheten, exempelvis upphandlingar med fokus på sociala krav. Handlingsplanen är ett bra underlag för hur Regionservice kan komma att öka samarbetet med den sociala ekonomin, och för servicenämnden att fatta inriktningsbeslut för att underlätta detta samarbete. Indikatorerna för genomförande och uppföljning kan, utifrån de beslut som tas utifrån förslaget, utvecklas och anpassas för Regionservice framtida arbete med att integrera och öka samarbetet med den sociala ekonomin. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se

1 (2) Datum 2014-03-04 Diarienummer RS 767-2011 Regionkansliet Handläggare: Birgitta Adler Telefon: 076-100 46 68 E-post:birgitta.adler@vgregion.se Utskick enligt sändlista Remiss av Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen Bakgrund Regionkansliet har på regionstyrelsens uppdrag tagit fram ett förslag till överenskommelse mellan Västra Götalandsregionen (VGR) och företrädare för social ekonomi. Överenskommelsen syftar till att utgöra underlag för hur ett framtida fortsatt samarbete mellan Västra Götalandsregionen och social ekonomi ska kunna hanteras och utvecklas. För metod, syfte, mål och avgränsningar i arbetet se bifogat PM. I förslaget finns också en handlingsplan för arbetet under 2015 2017. Särskilda frågeställningar Västra Götalandsregionen vill särskilt ha era synpunkter på dessa frågor: Vad betyder ett ökat samarbete, genom avtal, partnerskap eller liknande, för den egna organisationen med regionen alternativt verksamhet inom den sociala ekonomin? Hur kan handlingsplanen fungera i den egna verksamheten? Är uppföljningsindikatorerna relevanta? Yttranden lämnas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 2 juni 2014. Ange gärna diarienummer RS 767-2011. Frågor besvaras av processledarna Birgitta Adler kultursekretariatet Västra Götaland, birgitta.adler@vgregion.se tel 076-100 46 68 Camilla Olsson, Coompanion Fyrbodal camilla.olsson@coompanion.se tel 0520-16 760 alt. 070-260 20 69. Medverkande i arbetsgruppen, se hemsidan, kan också kontaktas. Vad händer sedan? Efter remissomgången är avsikten att överenskommelsen ska antas av regionfullmäktige. Dokumentet kommer skrivas under av regionfullmäktiges ordförande samt intresserade organisationer/trossamfund/föreningar under andra halvåret 2014. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: regionkansliet@vgregion.se

Datum 2014-03-04 2 (2) Diarienummer RS 767-2011 För ytterligare upplysningar, se hemsidan för den regionala överenskommelsen www.vgregion.se/overenskommelsen. Där finns filmer, information om arbetet, arbetsgruppens medlemmar, goda exempel med mera. Regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef, administrativa avdelningen Bilaga 1. PM om remiss av Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen 2. Förslag till Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen. 3. Sändlista Ytterligare information 1. Den nationella överenskommelsen www.overenskommelsen.se 2. Regionens hemsidan kring den regionala överenskommelsen www.vgregion.se/overenskommelsen

1 (3) PM Datum 2014-03-04 Diarienummer RS 767-2011 Regionstyrelsen Handläggare: Birgitta Adler Telefon: 076-100 46 68 E-post:birgitta.adler@vgregion.se Remiss av Överenskommelse mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen Bakgrund Den sociala ekonomin är ett samlingsbegrepp som omfattar verksamheter som har allmännytta eller medlemsnytta och inte vinstintresse som främsta drivkraft. Den sociala ekonomin kan ses som det arbete som sker inom den ideella sektorn, i ekonomiska föreningar och/eller kooperativ och som varken är privat eller offentligt. Ideella organisationer finns inom ett flertal samhällsområden: det sociala, hälso- och sjukvård, integrations-, kultur-, folkbildnings-, folkhälso-, trossamfunds- och ungdomsfrågor med flera. Företrädare för den sociala ekonomin skrev i februari 2011 till regionstyrelsen och föreslog att arbetet med en överenskommelse mellan regionen och social ekonomi behöver starta. Regionutvecklingsnämnden beredde ärendet genom SER (sociala ekonomins råd i Västra Götaland) och föreslog i beslut den 6 december 2011 att regionstyrelsen tecknar en överenskommelse. I nämndens beredning har regionfullmäktiges beslut om Conny Brännbergs motion om volontärer i vården beaktas. Regionutvecklingsnämnden antog 2005 ett program för social ekonomi. Programmet har reviderats 2007 respektive 2011 och varit föremål för särskild utvärdering under våren 2010. Detta program avser regionutvecklingsnämndens ansvarsområde, vilket är en del av den helhet som en regional överenskommelse omfattar. Även andra program i regionen har hög tillämpbarhet på överenskommelse såsom Samling för social hållbarhet, kulturplan, handlingsprogram för natur- och kulturturism med flera. Syfte, arbetsmetod och avgränsning Syftet med arbetet är att ta fram ett förslag till regional överenskommelse mellan den sociala ekonomin i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Det är detta förslag som nu lämnas över på remiss. Förslaget har arbetas fram under 2013 i en arbetsgrupp bestående av från regionen: representanter från regionens sjukhus, regionens övriga hälso- och sjukvård, habilitering och hälsa, rättighets- och folkhälsofrågor, tillväxt och utveckling och regionservice område inköp Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Rosenlundsplatsen 2 411 20 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: regionkansliet@vgregion.se

Datum 2014-03-04 2 (3) Diarienummer RS 767-2011 från social ekonomi: representant från Nätverket för social ekonomi i Fyrbodal, Göteborgs sociala ekonomi, Social Ekonomi Sjuhärad, Den sociala ekonomins nätverk i Skaraborg, det regionala pensionärsrådet samt det regionala funktionshinderrådet. Arbetsgruppen har letts av två processledare, en från regionen och en från social ekonomi. Representantskapet har angetts i uppdragsformulering från regiondirektören 2012-05-02. Arbetsgruppen startade i januari 2013, hade möten under vinter och vår för att under sommaren och hösten 2013 skriva förslag till överenskommelse och processa detta på olika sätt. Det är detta förslag som nu föreligger remisshantering. Enligt uppdragsskrivningen skall den regionövergripande överenskommelsen inriktas mot att utveckla samverkan kring regionens egna verksamheter/egen organisation, det vill säga hälso- och sjukvård, tandvård, habilitering, kollektivtrafik, kultur och utbildning. Arbetet har skett utifrån ett regiongemensamt perspektiv. Det betyder att det arbete som regionens nämnder, styrelser och kommittéer etablerat omfattas av överenskommelsen. Målbeskrivning Det övergripande målet med arbetet med att ta fram ett förslag till överenskommelse mellan social ekonomi i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen har varit att enas om en gemensam vision och värdegrund och att överenskommelsen skall bidrar till att visa på de idéburna verksamheternas självständiga och viktiga roll i välfärdsutvecklingen. Syftet har också varit att öppna den offentliga verksamheten för en ökad mångfald och en ökad diversifiering i utförarskap. Arbetet under året i arbetsgruppen har därför utgjorts av att lägga en grund, som ett ramverk, för det fortsatta arbetet som ju är det arbete som skall åstadkomma förändringar. Synsätt, gemensamma utgångspunkter, avgränsningar, inriktning och syftet med arbetet har varit det som varit i fokus. Detta har resulterat i ett förslag till en gemensam avsiktsförklaring, som föreslås skrivas under av regionens fullmäktigeordförande samt av de organisationer, föresträdesvis på distrikts- och regionnivå. Det går även att underskrift görs av paraplyorganisationer eller, där så känns angeläget, av mer lokala föreningar. Att skriva under dokumentet kommer att vara möjligt över tid och inte specifikt bara vid ett tillfälle. I föreliggande förslag finns också en handlingsplan för arbetet under 2015 2017. Här finns gemensamma och tydligt adresserade arbetsområden med uppföljningsbara indikatorer och ansvarsfördelning. En åtgärd är att regionstyrelsen tillser att ett fortsatt arbete, med tillhörande resurstilldelning, finns för att kunna fortsätta driva frågan. Det övergripande ansvaret för detta bör, enligt förslaget, ligga på regionen men i nära samverkan med social ekonomi.

Datum 2014-03-04 3 (3) Diarienummer RS 767-2011 Handlingsplanen har utgått från de sex principer som den nationella överenskommelsen hanterar (www.overenskommelsen.se) som bygger på arbetet med framtagandet av denna, och syftar till långsiktighet och förutsägbarhet i relationerna samt är en relevant indelning för åtaganden och åtgärder. Åtagandena ska i sammanhanget ses som målsättningar inom ramen för principerna. Varje part ansvarar för sin respektive åtgärdsplan, medan principerna ägs gemensamt. Handlingsplanen avslutas med förslag på hur arbetet följs upp. Enligt uppdragsformuleringen skall överenskommelsen leda fram till ökade krav på ett enhetligt förhållningssätt gentemot den idéburna sektorn. Arbetsprocessen Framtagandet av förslag till överenskommelse och handlingsplan för 2015-2017 har varit en viktig del i en gemensam kunskaps- och erfarenhetsuppbyggnad. Detta har skett genom möten i arbetsgruppen, enskilda möten då processledare och deltagare i gruppen besökt olika instanser och organisationer och redogjort för arbetet och fått synpunkter. Under september anordnades en större konferens med ca 120 deltagare på Ljungskile folkhögskola med deltagare från hela regionen, både från Västra Götalandsregionen och från social ekonomi. Syftet med konferensen var att dels förankra processen och budskapet, dels att få in synpunkter till förslaget och åtgärderna, vilket också skedde. Under oktober genomfördes fyra dialogmöten i respektive delregion där arbetet processades ytterligare och synpunkter inkom. Knappt 100 personer deltog sammanlagt på dessa möten. Under remisstiden skall ytterligare informationsträffar, dialogmöten samt en uppföljande Ljungskilekonferens genomföras. Övriga förutsättningar Den sociala ekonomins råd i Västra Götaland (SER) består av sju politiska representanter från regionutvecklingsnämnden och av fyra representanter vardera från de fyra delregionala nätverken för social ekonomi (Göteborg, Fyrbodal, Sjuhärad och Skaraborg). Detta råd har ett tydligt tillväxt och utvecklingsfokus och spelar framöver en viktig roll i det fortsatta arbetet med överenskommelsen.

Remissförslag 2014-02-28 Överenskommelsen mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen De kunskaper och erfarenheter som finns hos oss i Västra Götaland ska tas tillvara på bästa sätt, framförallt ska det ske genom olika former av samverkan och dialog. Social ekonomi och Västra Götalandsregionen vill genom denna överenskommelse skapa goda förutsättningar för ett hållbart samhälle som bygger på delaktighet och förtroende för varandras unika uppdrag. Det underlättas om vi i Västra Götaland kommer överens om principerna för hur det ska kunna gå till. Vision Västra Götaland Det goda livet Det goda livet är grunden för allt arbete kring hur Västra Götaland utvecklas för att vara en attraktiv region att bo och verka i. Det goda livet för medborgarna innefattar bland annat en god hälsa, boende, arbete, utbildning, trygghet, gemenskap och delaktighet i samhället. Det innefattar också att vi möter behoven hos barn och ungdomar, har en god miljö där de förnybara systemen värnas med en hållbar utveckling som skapar resurser för alla och har ett rikt kulturliv. Inom alla dessa områden har den sociala ekonomin en viktig roll att fylla. Inom exempelvis kultur, utbildning, hälso- och sjukvård spelar social ekonomi stor roll både som röstbärare och producent. Föreningslivet tillför kompetens och brukarperspektiv. Ideellt arbete spelar stor roll inom flera områden, inte minst inom hälso- och sjukvården. Aktörer inom social ekonomi löser nya och gamla behov genom att vara innovativa och goda entreprenörer för delaktighet i samhället lokalt och regionalt. Det finns alltså en stor potential och kraft i den sociala ekonomin som Västra Götalandsregionen ska bli bättre på att ta tillvara. Idag finns också en opinion att vidga välfärdsaktörerna från att i huvudsak omfatta det offentliga och vinstdrivande organisationer till att i högre grad även omfatta de icke vinstdrivande alternativen. Vad är den sociala ekonomin? Den sociala ekonomin är skild från den privata och offentliga sektorn. Den består av organisationer som har samhällsnytta och medlemsnytta som främsta mål samt tar tillvara medborgarnas och samhällets intressen utan ekonomisk vinst som huvudsyfte. Den sociala ekonomin bedrivs främst i föreningar, kooperativ, trossamfund, stiftelser och liknande sammanslutningar. För Västra Götalandsregionen utgör den en stor resurs som måste tas tillvara. Genom den här överenskommelsen vill båda parterna ta ett steg för en ökad samverkan och skapa ett ramverk för hur denna samverkan kan se ut. Bakgrund Det första steget till överenskommelsen togs i februari 2011 då företrädare för social ekonomi i Västra Götaland skrev till regionstyrelsen med en önskan om att en överenskommelse skulle tecknas, det vill säga en formulering om en gemensam viljeinriktning och principer för samverkan. Regionstyrelsen beslutade i mars 2012 att ge regiondirektören i uppdrag att tillsammans med företrädare för den sociala ekonomin i Västra Götaland upprätta ett förslag till en sådan överenskommelse om samverkan. Det är nu efter en mängd dialogmöten, seminarier, processer och diskussioner du kan ta del av den.

Vilka mål har överenskommelsen? Både de företrädare från social ekonomi som deltagit i processen och Västra Götalandsregionen står bakom målen i regionens vision om Det goda livet, med sina fem målområden: - Ett livskraftigt och hållbart näringsliv - En region som är ledande i kompetens och kunskapsutveckling - En hög standard på infrastruktur och kommunikationer - En ledande kulturregion - En region för invånare med en god hälsa Överenskommelsen är en del i arbetet för att uppnå dessa mål, och utgår från den nationella överenskommelsens struktur samt den Europeiska kodens nivåer för samverkan och dialog, där koden anger hur medborgare genom olika engagemang i idéburna organisationer kan delta i den politiska beslutsprocessen. Innehållet i överenskommelsen har tagits fram i dialog med interna och externa parter under 18 månader. Varför har överenskommelsen tagits fram? Överenskommelsens syfte är att skapa en jämbördig dialog mellan sociala ekonomins olika företrädare och Västra Götalandsregionen och att öka kunskapen om respektive part. Väl fungerande samverkansformer kommer att ge bättre möjligheter att komplettera och förstärka varandras unika uppdrag och styrkor. Samverkan är helt enkelt en viktig framgångsfaktor för att nå de mål som finns formulerade i visionen om Det goda livet och i Tillväxtprogrammet för Västra Götalandsregionen. Överenskommelsen kommer att leda till att vi kan lösa välfärdsfrågorna bättre. Vad innebär Överenskommelsen för Västra Götalandsregionen? För Västra Götalandsregionens del bidrar överenskommelsen till en ökad mångfald av utförare och nya sätt att arbeta, vilket i praktiken innebär ett ställningstagande om att omfördela inflytande, ansvar och delaktighet. Demokratin ökar och det blir lättare att ta vara på människors ideella engagemang och drivkraft. Överenskommelsen innebär samtidigt ett behov av att utveckla ett mer enhetligt arbetssätt tillsammans med parter inom social ekonomi. Vad innebär överenskommelsen för den sociala ekonomin? Eftersom ca 87 procent av befolkningen på något sätt är verksam inom den sociala ekonomi spelar den en stor roll som röstbärare och opinionsbildare. Genom överenskommelsen får verksamheter inom den sociala ekonomin ett ansvar och förtroende att agera. Det medför att den behöver organisera sig som en part för Västra Götalandsregionen att förhålla sig till. Företrädare för social ekonomi arbetar nu med att bygga upp en hållbar struktur så att social ekonomi, generellt, ska bli en lättare part att förhålla sig till för Västra Götalandsregionen. Detta görs genom att skapa delregionala plattformar för att kunna stödja de mindre organisationernas möjlighet till deltagande och bli en nod även för kommunerna och kommunalförbunden när de behöver nå företrädare för den sociala ekonomin. Inom de verksamhetsområden där social ekonomi är representerade erbjuds mångfald och icke vinstdrivande alternativ för entreprenörskap. Genom den sociala ekonomins arbete skapas delaktighet i det gemensamma samhällsbygget för Det goda livet i Västra Götaland.

Handlingsprogram för samverkan 2012-06-19 antog regionstyrelsen ett nytt program för social ekonomi i Västra Götaland 2012-2015. Detta handlingsprogram avser främst regionutvecklingsnämndens (RUN) ansvarsområde, där det övergripande målet är att främja den sociala ekonomin och dess aktörer samt att stärka den sociala ekonomins roll för tillväxt och utveckling i regionen. Programmet har funnits i olika versioner sedan 2007 och innefattar en rad insatsområden som genomförs i samverkan med Sociala ekonomins råd (SER). SER består av 16 representanter för social ekonomi och åtta förtroendevalda politiker från RUN. Att underteckna en överenskommelse kan ses som en del i genomförandet av programmets mål; att stärka den sociala ekonomins roll för tillväxt och utveckling i Västra Götalandsregionen. Att fortsätta utvecklingen av samverkan genom SER är också en del i genomförandet av intentionerna med Överenskommelsen. Förutom handlingsprogrammet för social ekonomi finns samverkansformer inom andra nämnder och kommittéer (pensionärs- och handikappråd). Det finns program och planer som hanterar frågor kring samverkan mellan social ekonomi och Västra Götalandsregionen som exempelvis Handlingsplan för jämlik hälsa, Kulturplan, Handlingsplan för natur och kulturturism samt Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2020. Vilka parter undertecknar överenskommelsen? Överenskommelsen är ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen och aktörer inom social ekonomi som är verksamma inom Västra Götaland. De verksamheter inom social ekonomi som kan ingå i samarbetet har i första hand samhälleliga ändamål, bygger på demokratiska värderingar och är organisatoriskt fristående från offentlig sektor. Verksamheterna bedrivs huvudsakligen i föreningar, kooperativ, trossamfund, stiftelser och liknande sammanslutningar. Det är upp till varje enskild organisation att ta ställning till om den stödjer och undertecknar överenskommelsen i sin helhet eller inte. Verksamheten skall ha ett regionalt perspektiv med syfte att verka regionalt och/eller delregionalt. Den kan också vara en paraplyorganisation som har tagit på sig röstbärarrollen för mindre förening. Mindre föreningar/sociala företag kan underteckna avtalet om de har en specifik ställning eller åtagande gentemot regionen. Inom Västra Götalandsregionen omfattar Överenskommelsen samtliga verksamhetsområden, det vill säga servicenämnden, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden, utförarstyrelserna för sjukhus och primärvård, hälso- och sjukvårdsnämnderna, rättighetskommittén, folkhälsokommittén samt kollektivtrafiknämnden och samtliga regionens bolag. Överenskommelsen undertecknas formellt av regionfullmäktige. Gemensamt ansvar och åtagande Båda parter tar på sig ansvaret att sprida innehållet i överenskommelsen till ansvariga politiker och tjänstemän inom Västra Götalandsregionens samtliga verksamhetsområden samt till organisationer och föreningar. Västra Götalandsregionen och social ekonomi har olika roller. En överenskommelse innebär dock en jämbördighet som ska präglas av ömsesidighet och respekt för de olika rollerna, de olika förutsättningarna och de olika grundvärderingarna.

Exempel på områden att utveckla tillsammans och utbyta erfarenheter och kunskap kring är: - Tillväxt och entreprenörskap - Välfärdsutveckling - Hälsa- och sjukvård - Omsorg - Kultur - Mångfald - Infrastruktur - Rättighetsfrågor - Utbildning - Miljö Parterna i denna överenskommelse ser ett speciellt värde just i den icke vinstutdelande verksamhetsformen som organisationerna inom social ekonomi utgör. Överenskommelsen ska medverka till att förutsättningar skapas för gemensamma satsningar som leder till ökad delaktighet och minskat utanförskap samt ett hållbart samhälle. Vision Genom samarbete och aktiv dialog skapa ett hållbart samhälle med nya förutsättningar för utveckling av Det goda livet i Västra Götaland. Syfte Genom överenskommelsen skapa utrymme för ett långsiktigt samarbete och finna nya modeller för partnerskap och regelverk. Härigenom stärks demokratin och delaktigheten samt mångfalden av aktörer. Tillvarata den sociala ekonomins engagemang för hållbar utveckling i Västra Götaland. Mål - Att tillsammans arbeta fram en hållbar utveckling genom sociala, ekonomiska och ekologiska lösningar - Att tillvarata medborgarnas engagemang och delaktighet utifrån individ- och organisationsperspektiv - Att arbeta för mångfald i entreprenörskap - Att skapa strukturer för samverkan med ömsesidig respekt - Att inspirera till samarbete - Att regionen har ett enhetligt förhållningssätt gentemot social ekonomi Vilka principer bygger Överenskommelsen på? Överenskommelsen utgår från de sex principerna i den nationella överenskommelsen. Dessa har bearbetats genom dialogmöten, konferenser, möten med intressenter och samtal på olika nivåer och undersökt vad principerna innebär för Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin och hur vi kan arbeta med dem i praktiken. 1:a Principen: Dialog 2:a Principen: Långsiktighet

3:e Principen: Kvalitet 4:e Principen: Öppenhet och insyn 5:e Principen: Självständighet och oberoende 6:e Principen: Mångfald För varje princip anges i handlingsplanen åtgärder och ansvar för att garantera genomförande. Därefter följer fyra nivåer kring samverkan/delaktighet som indikatorer för genomförande och uppföljning. De fyra nivåerna är: - Information - Samråd - Dialog - Partnerskap Dessa fyra nivåerna utgår från den Europeiska koden, riktad till beslutsfattare och social ekonomi, som antogs vid Europarådets INGO konferens 2009 där syftet var att skapa ett effektivt verktyg för ökad medverkan i beslutsprocessen. Nivåerna ska i Överenskommelsen fungera som stöd vid val av aktiviteter och strategier för att bäst nå våra gemensamma mål. Nivåerna anger vilken form av samverkan/delaktighet man vill uppnå. Det finns alltså inget krav på att alla nivåer måste uppnås. Utifrån ovanstående ställningstaganden samt åtgärder och ansvar skall varje part svara för sina respektive åtagande. Parterna åtar sig att göra Överenskommelsen känd och verka för att stödja initiativ till partnerskap och samverkan på regional nivå. Parterna ska gemensamt kontinuerligt följa upp överenskommelsens genomförande och utveckla dess innehåll. Datum: Underskrifter

Handlingsplan 2015-2017 1.a principen: Dialog Genom att ha dialogbaserade arbetssätt byggda på gemensamma viktiga frågeställningar lyfts fokus från ekonomi till processer. Åtgärder Öka kunskap om varandras verksamheter och särart genom att: - Kontinuerligt och systematiskt mötas och förstärka samspelet i befintliga och nya strukturer. - Identifiera gemensamma utvecklingsområden. Ansvar - Regionstyrelsen ansvarar för att upprätta en systematik kring hur möte och dialog skall se ut mellan företrädare för social ekonomi och Västra Götalandsregionen. - Respektive nämnd och kommitté inom Västra Götalandsregionen ansvarar för att utveckla dialogen med relevanta parter inom social ekonomi i enlighet med överenskommelsen och med handlingsplanen. - Social ekonomi ansvarar för att fler aktörer från social ekonomi involveras i olika samverkansoch partnerskapssammanhang. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Grunden för alla efterföljande steg. Enkelriktad information för att kunna starta och ge förutsättningar för kommunikation och samverkan. Samråd Oftast på initiativ från regionen som efterfrågar input i specifika frågor. Det kan till exempel vara remissvar, synpunkter och feedback. Fungerar bra som verktyg vid formulering, granskning, omformulering samt revidering. Dialog En bred dialog är en tvåvägskommunikation som bygger på gemensamma intressen och mål. Det kan till exempel vara större gemensamma möten/konferenser för myndigheter och idéburna organisationer. En dynamisk dialog i ett tidigt skede mellan politik och föreningsliv speglar regionens och föreningslivets likheter och olikheter. En samverkande dialog bygger på gemensamma intressen för att utveckla ett specifikt område eller lösa ett gemensamt problem, t ex utvecklande av strategier och långsiktiga mål, som leder till en överenskommelse. Partnerskap Förutsätter ett delat ansvar i varje steg, alltifrån att fastställa agendan och formulera politiken till att fatta beslut och att genomföra åtgärder. Det är viktigt att betona att social ekonomins olika verksamheter fortsätter att vara oberoende och ha rätten att agera och påverka oberoende av en partnerskapssituation. Ett partnerskap kan omfatta t ex tillhandahållande av tjänster, etablering av organ för gemensamt beslutsfattande samt olika former av resursfördelning. 2.a principen: Långsiktighet

Genom att skapa långsiktiga gemensamma strukturer kan vi möjliggöra för företrädare för social ekonomi att ta en tydligare roll i samhället utefter egna önskemål och förutsättningar. Den sociala ekonomi behöver synliggöras i redan etablerade strukturer.. Åtgärder - Skapa långsiktiga lösningar och arbeta för förenklingar i till exempel ansökningar och kontakter. Arbeta för ett gemensamt språkbruk som är mer tillgängligt. - Via partnerskap ge förutsättningar för att aktörer inom social ekonomi kan verka på lång sikt, genom till exempel sociala företag. Långsiktiga lösningar kan motverka socialt utanförskap. - Undersöka formerna för mer långsiktiga stödsystem/avtal/uppdrag från regionen till verksamheter inom den sociala ekonomin. - Gemensamma utvecklingsområden skall identifieras. - Skapa en organisation för en fortsatt process av överenskommelsen som inrymmer samverkansgrupp, administrativ resurs och ekonomi. Ansvar - Regionstyrelsen ansvarar för att möjliggöra att nya och/eller långsiktiga former av stöd/upphandling/avtal upprättas. - Regionstyrelsen ansvarar för att den fortsatta processen med överenskommelsen sker. - Inom den sociala ekonomin finns kompetens och organisation för att bli utförare och/eller entreprenör inom regionens verksamhetsområden. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Inbjudan till konferenser och möten där politiska förändringar och strategiska planer presenteras. Samråd Inbjudan till beredningsgrupper och politiska konstellationer samt till den sociala ekonomin för att säkerställa olika intressenters behov. Bidra med input för specifika gruppers behov och följa arbetet för att se att de beaktas. Myndigheter ska tillhandahålla information i tid om aktuella samrådsförfarande och andra former av utbyte samt garantera att det finns resurser av olika slag så att företrädare för social ekonomi kan delta på lika villkor. Dialog Utveckla samråd till att innehålla mål och regler för medverkan samt tidsramar. Se till att det skapas kommittéer och rådgivande organ som består av, eller inkluderar, företrädare för social ekonomi. Gemensamt ta fram underlag och formuleringar för partnerskap eller överenskommelser. Partnerskap Genom olika former av överenskommelser och partnerskap bistå och skapa långsiktiga nya lösningar, där åtagande och ansvar konkretiserats i avtal. Nya resursfördelningsprinciper är ett viktigt redskap för långa och hållbara avtal. 3:e principen Kvalitet

Offentlig sektor som samhällsstruktur är beroende av all den utveckling som sker i föreningslivet. Den ideella sektorn borgar för en god livskvalitet i samhället och ger förutsättningar för att regionens medborgare utvecklas. Den ideella sektorn innebär också en kvalitetsaspekt för hållbar utveckling i lokalsamhället, för kulturutveckling och för social hållbarhet. Åtgärder - Genom ett gemensamt långsiktigt arbetssätt förbättras kvaliteten för individ och samhälle. - Stödsystemen skall vara lättbegripliga och lätthanterliga. - Genom samverkan med verksamheter inom social ekonomi möjliggörs tillgängligheten till regionens verksamheter både geografiskt och funktionellt. - Med värdegrund som bas utvecklas kvalitetsarbetet. - Gemensamma utvecklingsområden skall identifieras. Ansvar - Respektive nämnd/kommitté i regionen ansvarar för hur kvalitet i verksamheter kan utvecklas tillsammans med parter inom social ekonomi. - Parterna inom social ekonomi ansvarar för att hålla en god kvalitet med tydlig värdegrund. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Tillhandahålla information som är under utarbetande och sörja för goda kommunikationsvägar. Samråd Möjlighet att påverka beslutsfattare före olika ställningstaganden, utifrån särintresse och expertis, vilket skapar förutsättningar för att tagna beslut är lättare att implementera. Dialog Möjliggöra och understödja den sociala ekonomins medverkan genom att den tidigt informeras och inkluderas i beslutsfaser. Dokumentation och programförklaringar ska vara lättfattliga och lättillgängliga. Partnerskap Parter inom social ekonomi ska ses som kvalitativa utförare av tjänster och samverkansparter i projekt. Tillsammans ska parterna sträva efter att skapa nya innovativa lösningar inom alla verksamhetsområden i Västra Götalandsregionen. Avtal i form av idéburna offentliga partnerskap, eller liknande, ska kunna tecknas med politikens godkännande. 4:e Principen Öppenhet och insyn

Terminologin måste förenklas och vara enhetlig för en ökad förståelse för varandras begrepp, vilket ökar delaktigheten och demokratin. Åtgärder - Skapa tillit och tilltro och vara tillgängliga för varandra. - Hitta formerna för ett gemensamt språkbruk. - Genom dialog och delaktighet uppnå öppenhet och insyn. - Upprätta, genom delregionala plattformar, en stödstruktur mellan den sociala ekonomin och regionen. Ansvar - Västra Götalandsregionen ansvarar för att resurser tilldelas de delregionala plattformarna för social ekonomi, vilket underlättar kommunikation mellan region, kommuner, kommunalförbund och den sociala ekonomin. - Företrädare för social ekonomi ansvarar för att upprätta och bemanna de delregionala plattformarna samt möjliggöra kommunikation mellan de olika aktörerna. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Information via e-post för aviseringar av upphandlingar, projekt och finansieringsmöjligheter. Utbildningsseminarier om särskilda ämnen som är relevanta för upphandling, finansiering och projektansökningar. Samråd Evenemang, forum, seminarier för information, samråd och diskussion kring genomförandet av politiken. Dialog Genom öppen dialog kunna diskutera effekterna av politikens beslut utan att samarbetet i övrigt påverkas negativt. Partnerskap Följa fastställda regler och förordningar utifrån ett gemensamt språk och vara transparenta organisationer. 5:e Principen Självständighet och oberoende

Den sociala ekonomin betraktas som fri och oberoende med hänsyn till värdegrund. Rättigheten att ge uttryck för synpunkter som skiljer sig från samverkande myndighet ska finnas utan att organisationernas ställning påverkas. Åtgärder - Genom att inbjuda till dialog och ta tillvara den sociala ekonomins åsikter och insikter ökar insyn och självständighet. - Aktörerna skall verka på likartade villkor. - Parter inom social ekonomi ges förutsättningar för att agera nyskapande som entreprenörer, förvaltare, välfärdsanordnare, inspiratörer med mera. - Översyn av regionens regelverk ska göras för att möjliggöra samspelet mellan verksamheter inom social ekonomi och regionens verksamheter. - Den sociala ekonomin ges tillfälle att bli delaktig tidigt i olika processer - Gemensamma utvecklingsområden skall identifieras. Ansvar - Regionstyrelsen ansvarar för att ge uppdrag ut i organisationen så att självständighet och oberoende för social ekonomi stärks. - Den sociala ekonomin ansvarar generellt för att utveckla verksamheter med värdegrundsbaserade insatser. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Information om de politiska initiativ som tagits samt resultaten av det. Samråd Vid samråd beakta och vara lyhörd för verksamheterna inom social ekonomin och dess värdegrund, idéer och förslag och visa ömsesidig respekt. Dialog Ha möjlighet att påverka politiken genom att kunna visa på konsekvenser av den aktuella politiken för de idéburna organisationernas medlemmar och brukare. Att ge möjlighet att utveckla nya infallsvinklar utan att fastna i traditionella regelverk som inte är anpassade för de nya utmaningar som politiken ställs inför. Reagera och vara lyhörda för specifika behov som uppstår när politiska initiativ genomförs. Partnerskap Strategiska partnerskap skapas för att genomföra önskade processer och mål. Detta kan sträcka sig från små projekt till totalansvar för genomförandefasen, där den sociala ekonomins oberoende beaktas. Administrativa och ekonomiska resurser avsätts för att kunna möjliggöra en aktiv medverkan från den sociala ekonomin. 6:e Principen Mångfald

Genom en överenskommelse tar vi ett gemensamt ansvar och välkomnar olika utgångspunkter. Överenskommelsen ska lägga en grund för ökad tolerans, inkludering och bygga på demokratiska värden. Ett stort utbud av aktörer inom de olika verksamhetsområdena ger förutsättningar för olika lösningar som i sin tur ger möjlighet att bryta socialt utanförskap sitt eget eller någon annans. Begreppet mångfald betyder i detta sammanhang att det offentligt finansierade välfärdssystemet välkomnar den sociala ekonomin som utförare med olika värdemässiga eller metodiska utgångspunkter. Olikheten är att betrakta som en tillgång när den bygger på demokratiska värden. Åtgärder - Det skall finnas ett urval och en mångfald av utförarorganisationer. - Upphandlingsförfarandet skall breddas för att ge möjligheter för fler aktörer. - Parter inom den sociala ekonomin ska ges förutsättningar för att utveckla integration, landsbygdsutveckling, funktionsnedsattas möjligheter, barn och ungas delaktighet i samhället med mera. - Gemensamma utvecklingsområden skall identifieras. Ansvar - Respektive nämnd/kommitté i Västra Götalandsregionen ansvarar för att se över och om möjligt initiera till en ökad mångfald i utförarleden genom samverkan med verksamheter inom den sociala ekonomin. - Den sociala ekonomin ansvarar för att en ökad kompetens skall finna sinom sektorn för att fler ska kunna bli utförare. - Samorganisering och kunskap krävs mellan organisationer för att skapa beredskap att ta ansvar i utförarledet. Indikatorer för genomförande och uppföljning Information Öppen och fri tillgång till offentliga dokument gällande till exempel upphandlingar och andra former av genomförande. Information via web och e-post för att avisera kommande projekt och utvecklingsområden. Goda exempel erbjuds via webplats. Information ska ges till de delregionala plattformarna för vidare spridning. Samråd Konferenser, forum och seminarier genomförs för att diskutera processer och finansieringsmöjligheter. Dialog Utbildningsseminarier genomförs för att öka kunskapen om upphandlingsförfaranden för att förenkla för parterna inom den sociala ekonomin att kunna vara en medverkande part i genomförandeprocesser. Nya sätt att gemensamt hitta och diskutera nya mätbara redovisningsmetoder för verksamheter inom social ekonomi identifieras. Partnerskap Strategiska partnerskap där verksamheter inom social ekonomi och myndigheter bildar partnerskap för att genomföra åtgärder. Detta kan sträcka sig från en del i ett projekt eller totalansvar för genomförande inom ett identifierat område.

Hur kommer uppföljning och revidering att gå till? Handlingsprogrammet kommer att granskas och omformuleras genom: - Uppföljning varje år via arbetsgrupper, utvärderingar och konferens. - Revidering genom rådgivande forum och seminarier vart tredje år. Om alla ska vara jämbördiga parter i Överenskommelsen behöver befintliga strukturer förändras och nya byggas. Annars finns risken att någon part hamnar i en för dem främmande organisation, med dess befintliga former för organisering och arbete. En överenskommelse förutsätter att en över tid gällande - samverkansgrupp finns, med lika antal representanter från social ekonomi som från Västra Götalandsregionen. Med fördel skapas denna grupp utifrån befintlig arbetsgrupp för framtagandet av Överenskommelsen, i enlighet med Uppdragshandling Överenskommelse om social ekonomi 2 maj 2012. Gruppens representantskap ska utökas. Samverkansgruppens ansvar är att: - Träffas regelbundet, 4-12 gånger per år. - Följa upp åtaganden och åtgärder via indikatorerna. - Årligen informera till respektive parter. - Revidera handlingsplanen vart tredje år. - Besluta om översyn av överenskommelsen, minst vart fjärde år. Resurser och spridning Det är inte möjligt att ha en levande överenskommelse utan att avsätta tillräckligt med resurser. För att upprätthålla arbetet med åtaganden, åtgärder, uppföljning och revidering behöver samverkansgruppen en administrativ resurs, en resurs som också kan arbeta med utveckling, information och spridning av överenskommelsen. Det krävs också en bredare grupp än bara samverkansgruppen (enligt ovan) för att sprida och förvalta överenskommelsen. En organisation för samverkan som redan finns är Rådet för social ekonomi, SER. SER behöver i en sådan funktion förändras med ett breddat representantskap från Västra Götalandsregionen. Därmed kan Västra Götalandsregionen få en direktkanal till och från överenskommelsearbetet som kan vidareinformera politiken. De idéburna organisationerna får också en direktkanal till och från överenskommelsearbetet som kan informera vidare ut till plattformarna för den sociala ekonomin i Västra Götaland.

Organisationskiss social ekonomi Viktiga begrepp som berör området social ekonomi Social ekonomi Organiserad verksamhet som primärt har samhälleliga ändamål. Den bygger på demokratiska värderingar och är organisatoriskt fristående från den offentliga sektorn samt har allmännytta eller medlemsnytta, och inte vinstintresse, som främsta drivkraft. Civilsamhälle En arena, skild från staten, marknaden och det enskilda hushållet, i vilket människor organiserar sig och agerar tillsammans för gemensamma intressen. Idéburen organisation Organisationer inom den ideella sektorn och den kooperativa rörelsen. Organisationerna kan vara vinstdrivande och har generellt någon form av mer allmänmänskliga uppdrag, utan att vara statliga eller kommunala. De är självstyrande och har ofta inslag av idealitet samt bedrivs ofta med en ideologisk medvetenhet. Folkrörelser Grupperingar av stora och etablerade organisationer som finns på olika nivåer i samhället, lokalt, regionalt och nationellt. Dessa organisationer är ofta demokratiskt uppbyggda, varaktiga och har en samhällsförändrande ambition. Även yngre, mer nätverksbaserade rörelser, kan inkluderas i begreppet. Förening Föreningar är öppna sammanslutningar där antalet medlemmar varierar och där medlemmarna verkar

för de mål som anges i föreningens stadgar. Gemensamt för föreningar är också att det är medlemmarna som styr föreningen och att varje medlem har en röst. Kooperativ Företag som ägs och drivs av sina medlemmar. En grund för den kooperativa verksamheten är att medlemmarna tillsammans kan skapa bättre villkor än vad de skulle kunna åstadkomma på egen hand. Kooperativa företag bedrivs vanligtvis i form av ekonomiska föreningar. Stiftelser En stiftelse har till skillnad från en förening ett specifikt ändamål och till detta ändamål knutna tillgångar. Det som styr verksamheten är själva ändamålet för stiftelsen - inte en demokratisk process. (Definitionerna hämtade från den nationella överenskommelsen, samt kulturdepartementet) Delregionala plattformarna för social ekonomi De fyra delregionala plattformarna har tillkommit för att möta och svara upp mot befintliga strukturer inom offentlig förvaltning och är en förlängd arm av de delregionala nätverken som representeras i Sociala ekonomins råd. De har tillkommit för att underlätta samråd och dialog externt och internt så att företrädare för den sociala ekonomin kan agera som aktör och drivkraft i samhället. Plattformarna har också till syfte att stärka den sociala ekonomin genom kunskapsspridning och information samt agera som röstbärare och opinionsbildare i olika sammanhang, där den lokala organisationens röst annars kan ha svårt att göra sig hörd. Plattformarna fungerar som en förstärkt administration för den sociala ekonomin för att underlätta vid projekt, partnerskap och dialog. Tidsram och dokumentation Möten och information till politiken, nämnder och företrädare för den sociala ekonomin har skett under hela arbetsprocessen och kommer vara fortsatt pågående under 2014 och framöver. Tre filmer har spelats in som information och för spridning av arbetet. En hemsida har skapats för spridning av information. Sex möten har hållits i arbetsgruppen under 2013 och åtta möten i skrivargruppen. 120 personer deltog från ca 800 organisationer och föreningar på informations-, implementerings- och dialogkonferensen 17 september 2013. Fyra delregionala dialogmöten hölls hösten 2013 då ca 60 organisationer var representerade. De 24 representanterna i arbetsgruppen har spridit information inom respektive verksamhetsområden. En informerande och summerande broschyr framtas för spridning i början av 2014. Tidsram 2013-2014 Inventering jan- april 2013 Analysera mars- maj 2013 Implementera maj 2013 maj 2014 Konferenser 2013 09 17 samt 2014 03 21 Skrivargrupp september december 2013 Information hemsida start september 2013 4 Dialogmöten v 43 2013 i varje delregion Remiss och möten februari-maj 2014 Broschyr februari 2014 Sammanställning maj-juni 2014 Dokumentet färdigt maj-juni 2014 Politisk process maj-juni 2014 Överenskommelse skrivs under förslagsvis augusti 2014

Överenskommelsen utskick Kommittéer, nämnder och styrelser inom Västra Götalandsregionen Regionstyrelsen Servicenämnden Fastighetsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnderna Stab Uddevalla Mariestad Göteborg Alingsås lasarett Angered Styrelsen för folktandvård (KOLL) Folkhälsokommittéen Kollektivtrafiknämnden Kulturnämnden Miljönämnden Regionutvecklingsnämnden Rättighetskommittéen VGRs pensionärsråd VGRs rådet för funktionshinderfrågor Sociala ekonomis råd Den sociala ekonomins nätverk i Skaraborg Göteborgs Sociala Ekonomi Nätverket för social ekonomi i Fyrbodal Social Ekonomi i Sjuhärad Göteborgs Botaniska trådgård Göteborgs Konserthus GSO GöteborgsOperan Film i Väst Regionteater Väst Kultur i Väst Västarvet Billströmska folkhögskolan Länsstyrelsen Föreningar, organisationer, trossamfund inom Västra Götaland ABF Bohusläns föreningsarkiv Bohusläns Hembygdsförbund Bohuslän-Dals Handikappidrottsförbund Bygdegårdarnas riksförbund/distriktsorganisationerna Sjuhärad Skaraborg Coompanion Fyrbodal

Coompanion Göteborgsregionen Coompanion Sjuhärad Coompanion Skaraborg Dalslands Fornminnes- och Hembygdsförbund Folkets Hus och Parker Folkuniversitetet Göteborg Fristad folkhögskola Fyrbodals kommunalförbund Föreningsarkivet i Sydvästra Götaland Föreningen Hemgården Göteborgs Föreningscenter Göteborgs Handikappidrottsförbund Göteborgs Hembygdsförbund Göteborgs kommunalförbund Göteborgs stift Hela Sverige ska leva. HSO VG Hållbart avstamp ekonomis förening Hörselskadades förening Göteborg Innovatum Science Center Ljungskile folkhögskola Länsnykterhetsförbundet Västra Götaland Karlstad stift Karriär-Kraft Nordiska folkhögskolan PRO-distriktet Södra Älvsborg PRO-distriktet Göteborg PRO-distriktet Skaraborg PRO-distriktet Norra Älvsborg PRO Bohuslän Repslagarmuseet Reningsborg Regional SIOS Reumatikerdistriktet Göteborg RFSL Fyrbodal Göteborg Skaraborg Borås RTP, handikapporganisation för trafik- och polioskadade Göteborgs distrikt Skaraborgs distrikt Bohusläns lokaldistrikt Norra Älvsborgs lokaldistrikt Borås lokalförening Röda Korset distriktsstyrelser Göteborg Scoutförbundet Västra sverige

SENSUS Västra Sverige Sjuhärads kommunalförbund Skaraborgs föreningsarkiv Skaraborgs kommunalförbund Skara stift SPF distriktsstyrelser Göteborg Bohuslän Skaraborg Södra Älvsborg Norra Älvsborg Studiefrämjandet väst Studieförbundet Bilda väst Studieförbundet Vuxenskolan Våra Gårdar Västra Götaland Vägen ut! Västkom Västergötlands Handikappidrottsförbund Västergötlands Hembygdsförbund Västergötlands Idrottsförbund Västra Götalands Bildningsförbund Västsvenska Idrottsförbundet Västra Götalands länsförening av Riksförbundet för mag och tarmsjuka Göteborg Fyrbodal Sjuhörad Skaraborg Älvsborgs läns föreningsarkiv Politiska ungdomsförbund CUF Grön Ungdom KDU LUF MUF SSU Ung Vänster SD Politiska organisationer Centern Moderaterna Socialdemokraterna Göteborg Skaraborg Borås Bohuslän Vänsterpartiet Göteborg Borås Skaraborg

Bohuslän Sverigedemokraterna Kristdemokraterna Göteborg Bohuslän Miljöpartiet Göteborg Borås Skaraborg Övriga IOGT Göteborg/bohus Skaraborg Älvsborg Assyriska Bosnien- Hercegovina länsorg EFS Väst Friluftsfrämjandet region väst SIOS Sverige-Finska Agnesberg Pingst region väst Skaraborg Älvsborg Frisksport RUM Fyrbodal Göteborg Skaraborg Södra Älvsborg Serbiska regional Sverok UNF- älvsborg/bohuslän/göteborg NBV Medborgarskolan ABF Kulturens bildningsförbund Ibn Rushd Borås stad Kungälvs kommun Svenljunga kommun Uddevalla kommun Länsstyrelsen i Västar Götalands län Riksarkivet, Landsarkivet i Göteborg Samordningsförbunden i Västra Götaland Ungdomsstyrelsen Rättighetskommittén Transföreningen FPES Västra Götaland RFSL Borås RFSL Göteborg

RFSL Skaraborg Vox vulgi BRIS region väst UNICEF Göteborgskontoret Göteborgs räddningsmission Rädda barnen region väst Västra Götalands Dövas länsförbund FPS Mag- och tarmföreningen Göteborg FBU VG HRF VG Dyslexiförbundet FMLS VG RBU Bohuslän Astma- och allergiföreningen VG-Väst Reumatikerdistriktet Göteborg SRF Väst SRF Väst

Ärende 4

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Ledningskansliet/Ekonomienheten Handläggare: Henrik Wennerkull Telefon: 010-441 30 34 E-post: henrik.wennerkull@vgregion.se Till servicenämnden Delårsrapport mars 2014 för Regionservice Förslag till beslut 1. Delårsrapport mars 2014 för Regionservice godkänns och överlämnas till regionstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Delårsrapport har tagits fram för perioden januari-mars 2014. Av rapporten framgår att det ackumulerade resultatet för perioden är +31 mnkr, vilket är 17 mnkr bättre än budget. Prognosen för året är +71,1 mnkr, vilket är lika med budget. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga 1. Delårsrapport mars 2014 2. Resultaträkning 3. Bokslutsdokument mars 2014 Regionservice Skickas till Regionstyrelsen Regionservice ekonomienhet Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Sida 1(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Delårsrapport mars 2014 Regionservice 2014

Sida 2(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 1. Sammanfattning 1. Sammanfattning och slutsats Servicenämnden har ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen. Huvuduppdraget är att skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten och att säkerställa kvalitet och sänkta kostnader. Verksamhetsperspektivet Under 2014 kommer fokus vara på att påbörja införandet av ny måltidslösning på sjukhusen, samt fortsätta vidareutveckla och standardisera övriga processer inom produktion, kundnära servicetjänster och administrativa tjänster. Städstandarden vid sjukhusen är en viktig del i det vårdhygieniska arbetet. För närvarande finns ingen gemensam standard varför städkvaliteten varierar mellan sjukhusen. Som en konsekvens av regionstyrelsens beslut 10 december 2013, att fastställa detaljbudgeten för 2014, beslutade servicenämnden 20 december 2013 att ett regionalt införande av materialförsörjning i vården, MiV, inte kommer att genomföras. Konsolidering av e-handel i Marknadsplatsen pågår. Inga nya produktområden införs i avvaktan på utvärdering av nuvarande plattform för e-handel. Medarbetarperspektivet En kompetensförsörjningsplan är upprättad och arbete pågår med åtgärder i syfte att klara kompetensförsörjningen på både kort och lång sikt. Kompetensförsörjning och bemanning ska utgå från verksamhetens uppdrag, det vill säga produktion, process, arbetsmiljö och ekonomiska förutsättningar. För att kunna effektivisera och standardisera verksamheten än mer, kommer det att krävas kompetensutveckling av befintlig personal. Ett prioriterat arbete inom arbetsmiljöområdet är att minska sjukfrånvaron. Det gäller både kort- och långtidssjukskrivningar. Totala sjukfrånvaron är ungefär som föregående år (8,3 procent), korttidssjukfrånvaron upp till 14 dagar har minskat men istället har sjukfrånvaron mellan 15-59 dagar ökat och långa sjukfrånvaron över 60 dagar är kvar på samma nivå som föregående år. Under 2014 ska en övergripande plan för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete tas fram. Planen ska ge förutsättningar för att minska sjukfrånvaro, medverka till en hälsofrämjande arbetsplats, genomföra handlingsplan utifrån medarbetarenkäten, öka friskvårdssatsningar samt genomföra handlingsplan för jämställdhet och mångfald.

Sida 3(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Regionservice uppnår den av VGR beslutade önskvärda lönestrukturen. Kvinnors medellön är 97,5 procent av männens medellön under mars 2014. Kundperspektivet Vidareutvecklingen av Regionservice kundprocesser kommer att fortgå för att nå Regionservice övergripande mål med kundperspektivet; att ha nöjda kunder som upplever att de erhåller de tjänster som efterfrågas med rätt kvalitet och till rätt pris. Fokus för 2014 är att ytterligare stärka kunddialogen. Bland pågående nyckelaktiviteter för 2014 återfinns: ytterligare effektivisering av kunddialogen på alla nivåer, kvalitetssäkrad och efterfrågestyrd kundrapportering, vidareutveckling av NKI- och NBI-styrningen samt vidareutveckling av informationskanaler mot kund. Ekonomiperspektivet Regionservice har sedan 2012 haft en modell där avkastningskrav belastat och ingått som kostnader att bära inom ramen för ett nollresultat. För 2014 är modellen förändrad till att istället visa avkastningskrav, som ett överskott av verksamheten, dvs. ett positivt resultat på sista raden i resultaträkningen. Detta avkastningskrav/positiva resultat ska för helåret 2014 uppgå till 71 mnkr. Förutom det har ett effektiviseringskrav om 0,7 procent motsvarande 18 mnkr tillförts förvaltningen. Regionservice bär även kostnader för implementering av e-handeln, riktat sparkrav för konsulter, konferenser och resor samt delar av budgeten för inköpsverksamheten. Resultatet för perioden januari till mars är 31 mnkr. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 17 mnkr. Den ekonomiska bedömningen för 2014 är att budgeten på 71 mnkr kommer att kunna hållas. Slutsats Regionservice kommer att nå uppställda mål i samtliga perspektiv. Den ekonomiska bedömningen innebär att Regionservice kan lämna ett överskott till regionen på 71 mnkr vid årets slut. Regionservice huvuduppdrag är att frigöra medel för kärnverksamheten med bibehållen kvalitet. Det pågår ett ägarinitiativ som syftar till en förändrad styrmodell för Regionservice som stöder uppdraget. Styrmodellen behöver även stärka servicesamspelet för att öka tillit och förtroende mellan ägare, kärnverksamhet och service.

Sida 4(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 2. Verksamheten Under 2014 kommer fokus vara på att påbörja införandet av ny måltidslösning på sjukhusen, samt fortsätta vidareutveckla och standardisera övriga processer inom produktion, kundnära servicetjänster och administrativa tjänster. Konsolidering av e-handel i Marknadsplatsen pågår. Inga nya produktområden införs i avvaktan på utvärdering av nuvarande plattform för e-handel. Som en konsekvens av regionstyrelsens beslut 10 december 2013, att fastställa detaljbudgeten för 2014, beslutade servicenämnden 20 december 2013 att ett regionalt införande av MiV inte kommer att genomföras. Huvuddelen av nedanstående strategiska aktiviteter i verksamhetsplanen pågår enligt plan. - Säkerställa effektiva produktions- och kundnära serviceprocesser - Säkerställa att informationssystemen stödjer huvudprocesserna - Kvalitetssäkra städstandarden - Förbättra avtalstroheten - Påbörja införandet av ny måltidslösning på SU - Fortsatt övertagande av administrativa tjänster - Kvalitetssäkra avvikelsehanteringen Status för respektive aktivitet redovisas under kapitel 2.2.

Sida 5(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 2.1 Regionfullmäktiges mål Servicenämnden ska genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamheter inom Västra Götalandsregionen, skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten. Politiska prioriteringar och fokus 2014: (Status redovisas under kapitel 2.3) - E-handelsprojektet ska fullföljas och implementeras i verksamheten - Inköpsverksamhetens roll ska utvecklas och stärkas. Miljömässiga och etiska krav ska ställas vid upphandlingar - Kvaliteten på levererade tjänster och service ska fortsätta utvecklas genom bland annat standardiserade processer - Vårdnära servicetjänster ska utvecklas och implementeras i samarbete med berörda verksamheter Strategiska mål: Kolumnen 2014 visar utfall tom mars 2014. Målet gäller helår 2014. Andel kvarstående serviceverksamheter som inte överförts till nämnden i % 2012 2013 2014 2015 2016 Mål 25 10 0 0 Utfall 45 28 22 Nöjd- kund-index (NKI) Mål 4,0 4,2 4,4 4,6 Utfall 3,6 3,9 3,9 Den totala produktivitetsutvecklingen Mål 100,7 101,4 102,1 102,8 inom nämndens ansvarsområde (exkl upphandlingseffekter) Indexvärde (2012=basår) Utfall 100,0 102,9 106,8 Det ekonomiska mervärdet av nämndens verksamhet, mnkr (exkl upphandlingseffekter) Avtalstrohet, % varav leverantörstrohet Mål 75 71 100 100 Utfall 76 125 31 Mål 83 86 89 92 Utfall 80 68 71 Andel kvarstående serviceverksamheter som inte överförts till nämnden. Plan är framtagen för övertagande av resterande verksamheter som ska överföras till Regionservice.

Sida 6(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Nöjd- kund-index (NKI) Kommentarer, se kapitel 4 Den totala produktivitets-utvecklingen inom nämndens ansvarsområde (exkl upphandlingseffekter) Indexvärde (2012=basår) Produktivitetsutvecklingen för de tjänster som ingår i Regionservice mätning uppgår från 2012 t.o.m. första kvartalet 2014 till 6,8 procent. Måltalet på 1,4 procent produktivitetsutveckling t.o.m. utgången av 2014 överträffas därmed med god marginal. En viss osäkerhet råder dock avseende att en mätning av produktivitetsmätningens resultat då det är ny mätning och säsongsmässiga variationer kan påverka utfallet under året. Glädjande är att sex av de åtta tjänster som ingår i indexet visar en produktivitetsökning. Den enskilt största ökningen har skett på den nya tjänsten avseende distribution av stomi/diabetes produkter som hanteras på Skövdedepån. Även antalet producerade portioner per arbetad timma i produktionsköken visare en betydande ökning. Det ekonomiska mervärdet av nämndens verksamhet, mnkr (exkl upphandlingseffekter) Kommentarer, se kapitel 5 Avtalstrohet, % varav leverantörstrohet Avtalstroheten för hela VGR är 71 procent t.o.m. mars 2014, vilket är lägre än målet på 86 procent. Avvikelsen i förhållande till målvärdet beror bl.a. på att alla avtal i Västra Götalandsregionen inte är samlade i avtalsdatabasen. I avtalsdatabasen, Amesto ligger endast de avtal Regionservice får i uppdrag att avtala. Sjukvården och Regionservice är i nivå med målet. Övriga förvaltningar hanterar avtalen själva och får därför låga värden i mätning mot avtalsdatabasen. Beroende på detta saknas bl.a. ett antal avtal av vårdtjänster i avtalsdatabasen. Mätmetoden är osäker då det saknas regionalt beslut att alla avtal ska ligga i Amesto. Analys bör ske på respektive förvaltning och redovisas i VGR:s övergripande rapportmodell. Nya upphandlingar påverkar resultatet av avtalstroheten, vilket gör att den kan variera över tiden utan att avropsbeteendet har förändrats.

Sida 7(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 2.3 Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål Strategiska förändringsområden 2014 Säkerställa effektiva produktions- och kundnära serviceprocesser Nyckelaktivitet för genomförande Identifiera, dokumentera och förbättra huvudprocesserna Status Enligt plan. Arbete pågår med att tydliggöra Regionservice processer och roller i syfte att förstå hur Regionservice processer bäst stödjer vårdprocesserna. I arbetet med att förbättra Regionservice huvudprocesser ingår att bygga upp struktur för systematisk omvärldsbevakning. Säkerställa att informationssystemen stödjer huvudprocesserna Kvalitetssäkra städprocessen Kompetensutveckla inom huvud-processerna Kompetensutveckla användare Säkerställa att systemen stödjer huvudprocesserna Säkerställa registervård och kvalitetssäkring Anpassa städprocessen till beslutade vårdhygieniska riktlinjer Vid behov förändra innehållet i överenskommelserna med respektive kund Arbete pågår med en ledningshandbok på webben. Utvecklingsgrupp lokalvård är uppstartad med syfte att skapa lärande och hitta förbättringar i processen. Ligger i objektspecialistens roll och samordnas via objektledaren. Ett IT-råd har bildats inom Regionservice där representanterna kartlägger verksamhetens behov av systemstöd. Säkerställa att representanterna i ITrådet kartlägger och dokumenterar rollfördelningen av registervårdsansvariga inom sina respektive områden. Arbetet något försenat. Intern riktlinje, rutiner och instruktioner är framtagna i samarbete med vårdhygien. Projekt startas upp gällande kalkylering av tillkommande kostnader i samband med införande av regionala riktlinjer för städning i vårdlokaler. Kalkylerna

Sida 8(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Förbättra avtalstroheten Fortsätta införandet av e- handel kommer att vara underlag till kommande arbete med ny styrmodell och överenskommelser. Diskussion pågår gällande strategi och fortsatt införande. Se till att öka kunskap om gällande avtal och regelverk Sker genom inköpsrådet, översyn av styrgrupper, inköpscontrollernätverk. Säkra rätt utbud i avtalen Tydliggöra avvikelsehantering. Förbättra uppföljning och redovisning av upphandlings-effekter Fortsätta införandet Fastställa nödvändig av lösning för kompetens material-försörjning i vården Säkerställa resurser Skapa kunddialog på samtliga organisatoriska nivåer Kommunicera uppnådda effekter Påbörja införandet av Analysera krav och behov ny måltidslösning på SU Bygga om kök enligt plan Sker genom verksamhetsstyrd upphandling och uppdaterad avtalsdatabas. Arbete pågår i samband med att kvalitetssäkra avvikelsehanteringen inom Regionservice. Standardrapporter redovisas kontinuerligt i VGR s forum. Effektrapport gällande upphandlingseffekt sammanställs. Fördjupad analys sker i samverkan med inköpscontrollernätverk. Som en konsekvens av regionstyrelsens beslut 10 december 2013, att fastställa detaljbudgeten för 2014, beslutade servicenämnden 20 december 2013 att ett regionalt införande av MiV inte kommer att genomföras. Pågår enligt plan. Planering gällande ombyggnad försenat cirka 1 månad pga. resursbrist hos VF. Regionstyrelsen ska utifrån VF s systemhandling ta beslut om start av byggprojektet. Risk finns att detta beslut kanske inte tas förrän efter sommaren,

Sida 9(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Fortsatt övertagande av administrativa tjänster Kvalitetssäkra avvikelsehanteringe Mer faktabaserad benchmarking Anpassa serviceleveransen med utgångspunkt från vårdens krav och behov Fortsätta ha dialog med berörda förvaltningar. Implementera process och system för avvikelsehantering som fångar önskade avvikelser Utbilda Bredda arbetet med benchmarking till fler tjänster samt att se till att resultatet från genomförd benchmarking blir en naturlig del i den operativa styrningen och verksamhetsutvecklingen vilket i så fall betyder att tidsplanen kan förskjutas. Pågår enligt plan. SU är med i projektet Plan är framtagen för övertagande av resterande verksamheter som ska överföras till Regionservice Arbete pågår med försenad tidplan. I arbetet ingår att tydliggöra och förenkla processen och därmed få en mer kvalitetssäkrad hantering. Inventering av utbildningsbehov pågår. Utifrån inventering görs utbildningsplanering. Pågår enligt plan. Faktainsamling klar för de fyra sjukhus som är med i årets benchmarkingprogram. De processer som ingår är lokalvård, materialförsörjning, patientkost, textilservice och personalmåltider. När det gäller administrativa tjänster görs benchmarking via nätverk av processerna fakturahantering och redovisning.

Sida 10(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 2.6 Prestationer Analyslänkar (Länkar saknas)

Sida 11(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 3. Personal Strategiska förändringsområden 2014 Regionservice har under hösten 2013 och kommer under år 2014, göra ett antal omställningar som innebär reducering av nuvarande personalbemanning. I första hand kommer lokalvård, vaktmästeri och administrativ personal att bli berörda. Minskningen av personal är ett sätt att effektivisera verksamheten, samt en konsekvens av kundernas efterfrågan. Utvecklingen inom personalområdet kommer kontinuerligt att följas upp under 2014 i syfte att balansera personalvolymen mot gällande uppdrag och ekonomiska förutsättningar med bibehållen god arbetsmiljö. En kompetensförsörjningsplan är upprättad och arbete pågår med åtgärder i syfte att klara kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. Kompetensförsörjning och bemanning ska utgå från verksamhetens uppdrag, det vill säga produktion, process, arbetsmiljö och ekonomiska förutsättningar. Arbete med chefs- och ledarförsörjning samt med chefsutveckling i syfte att utveckla det goda ledarskapet ingår som viktig del för att säkra framtidens chefer. För att kunna effektivisera och standardisera verksamheten än mer, kommer det att krävas en del kompetensutbildning för befintlig personal. Ett prioriterat arbete inom arbetsmiljöområdet är att minska sjukfrånvaron. Det gäller både kort- och långtidssjukskrivningar. En medarbetarenkät genomfördes 2013 med syfte att ge underlag att förbättra arbetsmiljön både på individ-, grupp- och övergripande nivå. I början av 2014 kommer respektive arbetsgrupp, medarbetare och chef gemensamt diskutera resultatet och upprätta handlingsplaner. På förvaltningsnivå har en handlingsplan tagits fram med åtgärder av övergripande karaktär. Under 2014 ska en övergripande plan för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete tas fram. Planen ska utgå från minskad sjukfrånvaro, hälsofrämjande arbetsplats, medarbetarenkäten, friskvårdssatsningar samt handlingsplan för jämställdhet och mångfald. Utifrån plan för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete kommer företagshälsovårdsinsatser under 2015-2017 planeras i dialog med Hälsan och Arbetslivet. Ett av Västra Götalandsregionens chefskriterier är kommunikativt chefskap. För att utveckla chefers och ledares förmåga att kommunicera med såväl medarbetare som kunder och övriga intressenter kommer Regionservice under 2014 att genomföra utbildningar, utifrån behov, inom informations- och kommunikationsområdet.

Sida 12(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 3.1 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Strategiska Nyckelaktivitet för Huvudansvarig Klart förändringsområden 2014 genomförande Kompetensförsörjning Omställning Linjechef 31/12 Kompetensutveckling Linjechef 31/12 Arbetsmiljö Minska sjukfrånvaro Linjechef 31/12 Ta fram handlingsplan för HR-chef 1/4 arbete med hälsa- och arbetsmiljö Mål och politiska prioriteringar 2014

Sida 13(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 3.1 Lönestruktur Regionservice gjorde inga speciella satsningar på några yrkesgrupper över områdesgränser i löneöversyn 2013. I analysmaterialet så kommer i stort sett samtliga grupper att nå upp till VGR önskvärda lönestrukturer. Däremot så genomfördes smärre justeringar inom områdena för att komma till rätta med osakliga löneskillnader, t.ex. oförklarliga löneskillnader för lika/likvärdigt arbete mellan orter. VGR löneöversynsmodell tillämpades under 2013 på samtliga personalorganisationer förutom Kommunal och Sveriges Ingenjörer. Totalt av de anställda tillämpades VGR löneöversynsmodell på 43 procent. Utbetalning av nya löner för SACO anslutna förbund och Vårdförbundet skedde i april 2013, Kommunal i oktober och övriga i september 2013. Utfall blev totalt 2,5 procent (nivåhöjning) och en ökning med 600 kronor vid löneöversyn. I december har lönerna ökat med 2,3 procent och i kronor med 562. Kvinnors medellön av männens medellön är vid mars 2014 97,5 procent. Mål för lönespännvidd för 2014 har beslutats att för de grupper som idag har väldigt liten lönespännvidd ska öka sin lönespännvidd med 2 procentenheter efter det att löneöversyn 2014 är genomförd.

Sida 14(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 3.3 Personalvolym Med utgångspunkt i 2014 års kompetensutvecklingsplan i Cognos Planning har det inte hittills varit några problem att bemanna verksamheten med rätt kompetens. Under hösten 2013 påbörjades ett stort omställningsarbete inom främst lokalvård och vaktmästeri samt central administration. Riktlinje för omställningsarbetet fastställdes och anställningsstopp infördes. En omställningsgrupp tillskapades för att hålla ihop omställningsarbetet. Samtliga chefer har tagit fram en personalförsörjningsplan som underlag för omställningen. Hittills har ingen tillsvidareanställd behövts sägas upp på grund av arbetsbrist, utan placeringar har kunnat ske på antingen permanenta eller tillfälliga arbeten. Omställningsarbetet har under början av detta år ändrats genom att omställningsgruppen avvecklats och det fortsatta arbetet ingår i linjen. Till dags dato finns endast ett fåtal anställda som inte har fått någon placering. Det totala antalet anställda har minskat med 13 jämfört med samma månad föregående år. Av dessa har antalet tillsvidareanställda minskat med 4 och visstidsanställda med 15, och timavlönade har ökat med 6. Nettoårsarbetare har minskat med 8 nettoårsarbetare mot föregående år. Största minskningen är inom etikett teknik, hantverk (26 netto årsarbetare). Etikett administrativ service har istället en ökande tillväxt om 14 nettoårsarbetare. I början av året överfördes två ekonomer till regionkansliet (VGR IT och regional utveckling) från område Administrativt centrum. Andelen som arbetar heltid har ökat något från föregående år. Andelen visstidsanställda håller sig på motsvarande nivå som 2013..

Sida 15(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 3.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat med 0,1 procentenhet från föregående år. Den totala sjukfrånvaron är nu 8,3 procent. Den korta sjukfrånvaron upp till 14 dagar har minskat medan sjukfrånvaron mellan 15-59 dagar har ökat. Den långa sjukfrånvaron över 60 dagar är på ungefär samma nivå som ifjol vid samma tid. Andelen kvinnor och män som är sjukskrivna har inte förändrats. Högst sjukfrånvaro har gruppen kök, städ och tvätt (10,6 procent). Ser man till åldersgrupper så har gruppen under 29 år minskat sin sjukfrånvaro medan gruppen över 50 år har ökat sjukfrånvaron från föregående år. Under året har flertalet aktiviteter genomförts med mål att minska sjukskrivningen. Aktiviteterna ingår i verksamheternas styr- och kontrollkort och uppföljning sker månadsvis.

Sida 16(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 4. Övrigt Kundperspektivet Inledande beskrivning Regionservice övergripande målsättning ur ett kundperspektiv, är att ha nöjda kunder som upplever att de erhåller de tjänster som efterfrågas med rätt kvalitet och till rätt pris. Under 2014 kommer Regionservice att lägga särskilt fokus på följande: vidareutveckla utnyttjande av kundplaner som styrdokument för respektive kundrelation samt effektivisera kunddialogen ytterligare höja kvaliteten på uppföljningen av effektivitet och kvalitetsnivåer ytterligare vidareutveckla NKI- och NBI-styrningen, så att de blir en naturlig del i den operativa styrningen och verksamhetsutvecklingen för att kunna uppnå de definierade måltalen utveckla samarbetet med kundernas kommunikationsfunktioner, stärka kundrapporteringen och vidareutveckla informationskanaler mot kund. bredda arbetet med benchmarking till fler tjänster samt att se till att resultat från genomförd benchmarking blir en naturlig del i den operativa styrningen och verksamhetsutvecklingen (flyttat till verksamhetsperspektivet) Strategiska förändringsområden 2014 Stärka uppföljningen och rapporteringen av effektivitet och kvalitetsnivåer Regionservice kundrapport är ett av de viktigaste dokumenten för information till kund om leveranser och tjänster avseende förändringar, leverensvolymer etc. Ett arbete med att utveckla kundrapportens innehåll och form har pågått sedan slutet av 2013. Syftet är att: säkerställa att kundrapporten är Regionservice huvudkälla vid kommunikation internt och till kunder och ägare. säkerställa att ekonomisk information i kundrapporten överensstämmer med de data som finns i befintliga ekonomisystem undersöka möjligheten att minska den manuella hanteringen av data i kundrapporten utveckla kundrapporten ur ett kommunikationsperspektiv, både avseende innehåll, form och spridning. Utvecklingen har haft sin grund i synpunkter och önskemål från Regionservice kunder och kommunikation har skett via kundråd och enskilda möten med beställaransvariga hos RÖKkunderna. Återkommande synpunkter är att innehållet måste bli mer specifikt och relevant för respektive kund, samt att fokus ska ligga på avvikelser och förändringar i verksamheten. Ett förslag har tagits fram och målsättningen är att kommande kundrapporter ska vara i linje

Sida 17(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice med detta. Det som kvarstår är att automatisera informationsförsörjningen. Detta ingår i ett separat projekt, som beräknas vara slutfört under hösten 2014. Vidareutveckla informationskanaler mot kund Ett utvecklingsarbete avseende kundwebben är påbörjat. Ingående delar är bland annat att: kvalitetssäkra innehållet och koppla detta mot informationsägare i verksamheten utveckla nyhetsflödet i dialog med kund, skapa anpassade moduler som kund kan lyfta in på sina egna webbplatser, men som underhålls av Regionservice Vidareutveckla den operativa NKI- och NBI-styrningen Den senaste NKI-undersökningen genomfördes i slutet av 2013. Under första kvartalet 2014 har de verksamheter som inte nådde måltalet på 4,0 och/eller en förbättring med minst 5 procent analyserat resultatet och tagit fram handlingsplaner. Återkommande aktiviteter är kompetensutveckling, kvalitetssäkring och en utvecklad dialog med kund. Handlingsplanerna kommer att följas upp i ordinarie kundkommunikation. Verksamheternas mål i kundperspektivet Strategiska förändringsområden 2014 Bättre serviceanda (lyhörd för kundbehov) Nyckelaktivitet för genomförande Huvudansvarig Klart Vidareutveckla utnyttjandet av kundplaner som styrdokument för respektive kundrelation Kundansvariga 31/12 Utveckla kunddialogen och kundkommunikationsstrukturen Kundansvariga 31/3 Kommunikationschef 30/9 Stärka uppföljning och rapportering av effektivitet och kvalitetsnivåer Kommunikationschef 30/4 Mer faktabaserad styrning/benchmark Vidareutveckla den operativa NKIoch NBI-styrningen Utveckla samarbetet med kundernas kommunikationsfunktioner, stärka kundrapporteringen och Kommunikationschef 30/4 Kommunikationschef 31/8 Utvecklingschef 31/8

Sida 18(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice vidareutveckla informationskanaler mot kund. Bredda arbetet med benchmarking till fler tjänster, samt att se till att resultatet från genomförd benchmarking blir en naturlig del i den operativa styrningen och verksamhetsutvecklingen.

Sida 19(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 5. Ekonomi Regionservice har sedan 2012 haft en modell där avkastningskrav belastat och ingått som kostnader att bära inom ramen för ett nollresultat. För 2014 är modellen förändrad till att istället visa avkastningskrav, som ett överskott av verksamheten, dvs. ett positivt resultat på sista raden i resultaträkningen. Detta avkastningskrav/positiva resultat ska för helåret 2014 uppgå till 71 mnkr. Regionservice har även ett effektiviseringskrav på 0,7 procent och belastas dessutom av kostnader för implementering av e-handeln, riktat sparkrav för konsulter, konferenser och resor samt delar av anslag för inköpsverksamheten. Sammanfattningsvis innebär budgetförutsättningarna för 2014: Avkastningskrav 71 mnkr Effektiviseringskrav om 0,7 procent motsvarande 18 mnkr Kostnader för e-handeln 32 mnkr Sparkrav för konsulter, konferenser och resor 9 mnkr Delar av budget för inköpsverksamheten motsvarande 15 mnkr Budgetförutsättningarna innebär stora krav på åtgärder av verksamheterna. Under 2013 påbörjade förvaltningen en långsiktigt åtgärdsplanering för att svara upp mot det kraftigt ökade besparingskrav som beslutats. Flera av de åtgärder som påbörjades under 2013 gav effekt redan under sista kvartalet 2013 och får därmed helårseffekt under 2014. Exempel på åtgärder som vidtagits inom respektive område/servciedistrikt och centralt inom Regionservice: Område Administrativt centrum -Konsolidering av telefoniverksamheten -Nya uppdrag och konsolidering av administrativ service. Uppdragen har inneburit tillvaratagande av stordriftsfördelar -Översyn av Arbetsplatsservice

Sida 20(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Område Gemensam produktion -Produktivitetsökningar -Åtgärder för minskat matsvinn -Minskade energikostnader inom Tvätteriet Alingsås -Samordning av transporter för tvätt-, depå och hjälpmedel -Tillkommande verksamheter för stomi- och diabetesprodukter Servicedistrikten -Produktivitetsökningar -Neddragning av bilpoolerna -Prishöjning inom restaurangerna -Nya uppdrag som gett möjlighet till ändrat arbetssätt och effektivisering -Åtgärder för minskning av beställningssvinn inom restaurangerna -Anpassning av personalresurser enligt tecknade överenskommelser med kunder Centralt -Aktivt omställningsarbetet av personal -Neddragning av konsultverksamhet -Avveckling av utvecklingsresurser -Minskning av central administrativ personal med cirka 50 procent.

Sida 21(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Strategiska förändringsområden 2014 I ekonomiperspektivet prioriteras nedanstående strategiska förändringsområden för 2014. Förändringsområdena ingår i verksamhetsplanen för 2014 och utvecklas i enlighet med plan. Strategiska förändringsområden 2014 Målet om ett ekonomiskt mervärde blir en konsekvens av aktiviteter genomförda inom övriga strategiska förändringsområden. Faktabaserad styrning/uppföljning Nyckelaktivitet för genomförande Målstyrning och ledningsanalys Vidareutveckling av målstyrningen med nyckeltal Huvudansvarig Ekonomichef Ekonomichef Klart Månadsvis 1/7 Säkerställa uppföljningsbarhet per tjänst genom totalkostnadsbokslut Ekonomichef 1/2 Successiv utbyggnad av beslutsstödsystem Ekonomichef 31/12 För att säkerställa kontinuitet i ovanstående förändringsområden och nyckelaktiviteter har informationsförsörjningsprocessen implementerats med processägare, roller och ansvar. Ovan beskrivna aktiviteter ingår som processutvecklingsaktiviteter i informationsförsörjningsprocessen.

Sida 22(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 5.1 Ekonomiskt resultat Resultatet för perioden januari till mars är 31 mnkr. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 17 mnkr. Avvikelsen på intäktssidan kan förklaras av den relativt nya verksamheten inom Skövdedepån som ansvarar för packning och distribution av läkemedelsnära produkter till bland annat stomi- och diabetespatienter inom Västra Götaland. Verksamheten som riktar sig mot stomi startades den 1 maj 2013 och mot diabetes den 1 oktober 2013. P.g.a. detta jämförs intäkterna i år med sådana som inte fanns föregående år. Skillnaden uppgår till 49 mnkr. Det finns även en intäktsökning inom område Administrativ centrum i samband med övertagande av administrativ service. Intäktsökning finns även inom två av servicedistrikten. Detta beror på utökade hygienkrav inom sjukvården. På samma sätt som intäktsökningen, ovan förklarades, kan även den ökning som ses inom kontogrupp material och varor förklaras. En annan viktig del att nämna är den justering av hjälpmedelslagret som genomfördes föregående år och som påverkade kostnaderna positivt med 37 mnkr. Skillnaden i avskrivningar mellan perioderna beror på att redovisningsprinciperna har ändrats för Hjälpmedel. Tidigare gick avskrivningarna mot kontogrupp 57 och numera går de istället mot 79. En annan del som påverkar avskrivningarna är förändringen av PC-leasingen. Istället för att leasa datorerna köper Regionservice in dem som inventarier, vilket ger avskrivningar istället för en leasingkostnad. På Sisjödepån finns en osäkerhet om prisdifferenser mellan Jeeves och Marknadsplatsen. Detta har inneburit att en manuell justering har gjorts för att ge ett mer rättvisande resultat för perioden. Systemleverantören Evry arbetar med att åtgärda del fel som har uppstått. Den ekonomiska bedömningen för 2014 är att budgeten på 71 mnkr kommer att kunna hållas.

Sida 23(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice Periodutfall Prognos Konsulter, konto 7551, IT-tjänster konto 754X, motpart 100-5 818-28 742 Kurs och konferenser, konto 4611, motpart 100-684 -4 316 Trycksaker, konto 6471, PR och info, konto 6911 och 6931, motpart 100-469 -1 469 I konsultkostnader ingår utvecklingen av Marknadsplatsen och utgör 38 procent av den totala kostnaden eller 2 203 tkr. Kostnader inom samtliga ovanstående kontogrupper ligger inom planen och prognosen är att Regionservice kommer att hålla budgeten. I jämförelse med föregående år innebär det bland annat 18 mnkr i lägre konsultkostnader.

Sida 24(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Bedömningen är att Regionservice klarar uppsatta budgetmål och därför lämnas inga ytterligare åtgärder.

Sida 25(27) Datum 2014-04-24 Diarienummer SN 9-2014 Regionservice 5.3 Eget kapital Inom Regionservice finns det inga planer på att använda eget kapital under 2014.