Uppföljande revision ISO 14001:2004 och EMAS,

2015-11-11 375000 1(19) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Göteborgs Universitet Box 100 405 30 GÖTEBORG Uppföljande revision ISO 14001:2004 och EMAS, 2015-11-10--2015-11- 11 Resultat Göteborgs Universitets miljöledningssystem leder till ständiga förbättringar. Mål är satta för samtliga betydande miljöaspekter och handlingsplanerna är nedbrutna på institutionsnivå. Sammanställning av utfallet för detta året sker i början på nästa år. Universitetet planerar för fortsatta förbättringar inom samtliga betydande miljöaspekter. Humanistiska fakulteten Fakulteten har under året upprättat ett nätverk för samverkan av forskning inom miljö och hållbarhet, publicerat en rapport om forskning inom miljö och hållbarhet och planerat kurser inom miljö och hållbarhet. Märkning av kurser pågår, men Verktygslådan har inte använts ännu. Inga avvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i Guria. Utbildning i Guria är planerat. Dekanus ansvar och ansvarsfördelningen mellan dekanus och prefekter visade sig vara oklar. LIR Institutionen har under året tagit fram 4 kurser, 2 med mindre och 2 med större koppling till miljö och hållbarhet. Man har deltagit i en hållbarhetsdag på humanistiska fakulteten förra hösten och fokus finns på CO2 emissioner från resor, vilka man försöker minska. Inga avvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i Guria. Dokumentstyrningen visade sig vara bristfällig vad gäller aktivitetslistor och checklistor för utvärdering av efterlevnad av krav, vilka inte gick att ta fram. HS På institutionen pågår arbete med hållbarhetsmärkning av kurser. Enligt utbildningsansvarig kommer många kurser att kunna märkas. Verktygslådan används inte ännu, men 5 personer går utbildning i att använda den. Antalet digitala möten ökar med därav följande minskning i resandet. Seminarium med temat environmental humanity (grön humaniora) är planerat. Mycket forskning med inslag av miljö och hållbarhet pågår och många publikationer inom detta område har ägt rum. Inga avvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i Guria. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se

2015-11-11 375000 2(19) Campusservice Lorensberg På Campusservice har man ett bra miljötänk inom exempelvis bokning av lokaler, hantering av avfall och samordning av leveranser. Man är positiv till att upprätta aktivitetslistor, som man hittills inte har gjort. Inga avvikelser eller förbättringsförslag är inrapporterade i Guria. Kulturvetenskaper Institutionen har deltagit i en tävling om att göra el-bussar mer attraktiva. Man har även införskaffat utrustning för digitala möten. Enligt prefekt finns inga kurser eller forskningsprojekt som kan kopplas till miljö och hållbarhet. Då detta ifrågasattas sade man sig vara villig att se över detta. Aktivitetslistan för 2015 var bristfällig vad gäller konkreta aktiviteter för att nå målen. Listan för 2016 var betydlig bättre. Inga avvikelser eller förbättringsförslag är inrapporterat i Guria. Tjärnö, Kristineberg.(Sven Lovén centrum) Mycket gott miljöarbete. Hav och hållbar utveckling är väl integrerat i utbildning och forskning. Nytt tvärvetenskapligt center skapat med 7 projekt startats med koppling hållbar utveckling. God ordning efterlevnad av lagkrav kemikalier och strålskydd bl.a.guria har inte börjat användas. Gemensamma Förvaltningen, Område verksamhetsstöd samt campus Rosenlund och Vasa. Bra stöd till verksamheterna kring miljö. Ständiga förbättringar är tydliga att se. Deltar i projekt kring energi (solceller), ventilations projekt, minska avfall från kontor och möbelåtervinning. Användning av Guria har påbörjats. För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt regler för multisite med sampling visar genomgång av underlag för alla enheter att styrning och ledning fungerar effektivt. Underlag som visat detta är internrevisonsprotokoll från samtliga enheter. Medarbetarna visar över lag engagemang och delaktighet i miljö -och hållbarhetsfrågorna. Rapportering av avvikelser och förbättringsförslag är dock bristfällig, men enligt uppgift finns alltid miljö och hållbarhet med i diskussioner och beslut. APT kan med fördel användas som ett forum för kommunikation av miljöprestandan (ex. utfall av aktivitetslistorna), vilket inte sker i samtliga fall. Det har inte skett utökning eller ändringar av ingående enheter senaste året. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001:2004 29 8 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 1 1 Totala antalet: 0 29 8

2015-11-11 375000 3(19) Intrycket från genomförd revision är att miljöledningssystemet stödjer policyns intentioner. En omorganisation pågår inom miljöenheten. Den nya organisationen kommer att gälla från och med 1 januari 2016. Det har genom intervjuer med rektor och universitetsdirektör säkerställts att nödvändiga resurser för det fortsatte arbetet med miljö -och hållbarhetsfrågorna även kommer att finnas inom den nya organisationen. Nuvarande miljöenhet kommer i fortsättningen att ligga under GMV, men funktionerna som behöver finnas inom ISO 14001 och Mulitsite certifiering samt för EMAS registrering kommer att ligga på samma personer som idag. Nuvarande miljöchef kommer i fortsättningen att benämnas miljöstrateg. Delegationen från GMV-föreståndare till nuvarande Miljöenhet är inte fastställd och kommer att följas upp vid nästa revision. Av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbarhet kan nämnas WEEC (Environmental Education Congress) med mer än 1000 deltagare från hele världen och Workshop i NSCN (nordisk nätverk) med temat mätbar hållbarhet. UGOT, ett symposium inom global samhällsutveckling, är planerat till 8 december. Utbildning i nya standarden, ISO 14001:2015, är planerat för interna revisorer. Arbete pågår med att skapa en tätare koppling mellan aktivitetslistor och verksamhetsplaner. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen och visar inga oöverensstämmelser med gällande krav. Miljöredovisning för 2014 godkändes mars 2015. De interna revisionerna har genomförts enligt plan på ett förtroendeingivande sätt med oberoende revisorer och gett ledningen underlag för analys av ledningssystemets effektivitet. En 3-års plan används som grund för planering av internrevisionerna. Internrevisionernas omfattning och inriktning baseras på en analys av miljörisker i verksamheten. Internrevisionen har skett genom dokumentgranskning av redovisande dokument från ej besökta orter, vilket stödjer bedömningen att ledningssystemet upprätthålls och är effektivt i sin helhet. Styrkor och förbättringsområden Styrkor -Engagemang och delaktighet i miljö -och hållbarhetsfrågorna i organisationen -Ett antal exempel på forskning med en naturlig koppling till hållbar utveckling på Humanistiska fakulteten -Bra publik verksamhet på Tjärnö som informerar kring hav och miljö -God ordning på kemikalier och farligt avfall Sven Lovén centrum, med tanke på mängden farliga kemikalier -Nytt tvärvetenskapligt projekt kring hållbar utveckling på Centrum för hav och samhälle -Guria har börjat användas på Gemensamma förvaltningen.

2015-11-11 375000 4(19) Förbättringsområden -Användning av Guria för inrapportering av avvikelser och förbättringsförslag -Kunskaper om dekaners och prefekters eget ansvar i miljöarbetet -Intern kommunikation av verksamhetens miljöprestanda inklusive utfall av aktivitetslistorna -Introduktion till studenter om GUs arbete med miljö och hållbarhet. Rekommendation och villkor När organisationen har genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast 2015-12-23. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Resultatet från denna uppföljande kontroll av miljöledningssystemet enligt EMAS kommer att ligga med som underlag för bedömning av miljöredovisning för innevarande år. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga III 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2015-11-10--2015-11-11 4 Birthe Nörgaard (revisionsledare) Lisbeth Stevik (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. I revisionen ingick granskning av ledning för multisites.

2015-11-11 375000 5(19) Revisionsplanen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Humanistiska fakulteten, Institutionerna LIR, HS, Kulturvetenskaper samt Campusservice Lorensberg. På naturvetenskapliga fakulteten besöktes Sven Lovén Centrum för marina vetenskaper i Kristineberg och på Tjärnö samt Gemensamma förvaltningen Göteborg. Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. miljöchef, miljösamordnare, miljöcontroller, miljörepresentanter, övriga medarbetare i verksamheten samt studenter. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Antal anställda är idag ca 6000 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till 26 och 27 april 2016. Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på ständiga förbättringar. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning, antal enheter som skall besökas för uppföljande revisioner. Varje år skall minst 3 enheter besökas förutom huvudanläggningen. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Kontrollfrekvensen för EMAS är förslagen till 2 årliga uppföljningar, samordnat med uppföljning enligt ISO 14001 i april och november månad. Granskning av miljöredovisning sker i mars månad.

2015-11-11 375000 6(19) Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Campusservice Lorensberg Anteckningar av farligt avfall sker inte. Lagkrav efterlevs ej. Avfallsförordningen 2011:927 Anteckningar vid hantering av farligt avfall 55 Den som bedriver en yrkesmässig verksamhet där farligt avfall uppkommer ska för varje slag av farligt avfall föra anteckningar om 1. den mängd avfall som uppkommer årligen, och 2. till vem som avfallet lämnas för vidare hantering. Anteckningarna ska föras i kronologisk ordning och bevaras i minst tre år. Förordning (2014:236).

2015-11-11 375000 7(19) AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2 Beskrivning: Kulturvetenskaper Anteckningar om farligt avfall som lämnas till Chalmers förs inte. Legalt krav efterlevs ej. Avfallsförordningen 2011:927 Anteckningar vid hantering av farligt avfall 55 Den som bedriver en yrkesmässig verksamhet där farligt avfall uppkommer ska för varje slag av farligt avfall föra anteckningar om 1. den mängd avfall som uppkommer årligen, och 2. till vem som avfallet lämnas för vidare hantering. Anteckningarna ska föras i kronologisk ordning och bevaras i minst tre år. Förordning (2014:236). AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: Kulturvetenskaper Det finns inga konkreta aktiviteter i aktivitetslistan för 2015. När institutionen ska redovisa 2015 års resultat av miljöarbetet till miljöenheten behöver man därför sammanställa övrigt förbättringsarbete inom hållbar utveckling för att leva upp till kravet på ständiga förbättringar. Standardkrav och egen rutin efterlevs ej.

2015-11-11 375000 8(19) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga II Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Campusservice Lorensberg upprättar inga aktivitetslistor för sin verksamhet. Enligt uppgift har man möjlighet att påverka minst 5 av universitetets övergripande miljömål. Enligt ISO 14001:2004 ska mål brytas ned på relevanta nivåer. Enligt EMAS förordningen ska ständiga förbättringar ske inom samtliga anläggningar. Krav i ISO 14001 och EMAS-förordningen efterlevs ej. V.g. redovisa handlingsplan för 2016. AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: LIR Det gick inte att ta fram aktivitetslistorna för 2014. Det var även oklart om de har skickats till Miljöenheten. Egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: LIR Enligt prefekt har inga aktivitetslistor upprättats för 2015. Egen rutin efterlevs ej.

2015-11-11 375000 9(19) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Beskrivning: Dekanus ansvar för att sammanställa och analysera checklistor for utvärdering av lagefterlevnad och aktivitetslistor var inte känt. Uppfattningen var den, att man endast har ansvar för vidarebefordra till Miljöenheten. Eget ansvar och egen rutin ej känd. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Beskrivning: HS Det var okänt för prefekt att utvärdring av efterlevnad av legala och andra krav ska ske på institutionen. Detta har sannolikt inte heller skett under 2015. Egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Beskrivning: HS Introduktion i universitetets arbete med hållbar utveckling ges inte till studenter. Studentmedverkan är en betydande miljöaspekt och ett av universitets övergripande mål. Egen rutin efterlevs ej.

2015-11-11 375000 10(19) AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Beskrivning: 5 av 5 intervjuade studenter på hum fak (språk) sade sig inte ha fått introduktion i hållbar utveckling vid studiestart eller vid ett senare tillfälle. Studentmedverkan är en av universitetets betydande miljöaspekter och övergripande mål. AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Beskrivning: Kulturvetenskaper Introduktion i universitetets arbete med hållbar utveckling ges inte till studenter. Studentmedverkan är en betydande miljöaspekt och ett av universitets övergripande mål. Egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: Kulturvetenskaper Utfall av aktivitetslistorna kommuniceras inte aktivt till personalen. Intern kommunikation ska ske av miljöledningssystemets funktion. Standardkrav efterlevs ej. Tendensen är att fakultet och institutioner lägger färre dokument ut på hemsidorna. Det gäller exempelvis mötesprotokoll och aktivitetslistor. Under revisionen visade det sig att intern kommunikationen av ledningssystemets effektivitet på Humanistiska fakulteten inte sker i tillräcklig omfattning, exempelvis på APT. Det behöver diskuteras hur man säkerställer att medarbetare, studenter och andra intressenter informeras om ledningssystemets effektivitet.

2015-11-11 375000 11(19) AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: LIR Fakultetens miljöprestanda, exempelvis utfall av aktivitetslistor, kommuniceras inte aktivt till personalen. Intern kommunikation i miljöledningssystemets funktion bedöms ej vara säkerställd. Tendensen är att fakultet och institutioner lägger färre dokument ut på hemsidorna. Det gäller exempelvis mötesprotokoll och aktivitetslistor. Under revisionen visade det sig att intern kommunikationen av ledningssystemets effektivitet på Humanistiska fakulteten inte sker i tillräcklig omfattning, exempelvis på APT. Det behöver diskuteras hur man säkerställer att medarbetare, studenter och andra intressenter informeras om ledningssystemets effektivitet. AvvikelseId: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: HS Utfall av aktivitetslistorna kommuniceras inte aktivt till personalen. Intern kommunikation ska ske av miljöledningssystemets funktion. Standardkrav efterlevs ej. Tendensen är att fakultet och institutioner lägger färre dokument ut på hemsidorna. Det gäller exempelvis mötesprotokoll och aktivitetslistor. Under revisionen visade det sig att intern kommunikationen av ledningssystemets effektivitet på Humanistiska fakulteten inte sker i tillräcklig omfattning, exempelvis på APT. Det behöver diskuteras hur man säkerställer att medarbetare, studenter och andra intressenter informeras om ledningssystemets effektivitet.

2015-11-11 375000 12(19) AvvikelseId: BN15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.4 Beskrivning: Det gick ej att ta fram sammanställningen av institutionernas aktivitetslistor för 2014. Dekanus ansvarar för att sammanställa och analysera aktiviteterna. Egen rutin följs ej. AvvikelseId: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.4 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt rutin för multisite ska det finnas en dokumenterad rutin för hur en ny enhet läggs till i ett ledningssystem. En sådan rutin kan möjligen finnas, enligt uppgift, men det gick inte att ta fram den vid revisionstillfället. Det är ej säkerställt att krav för multisitecertifiering är uppfyllda. AvvikelseId: BN17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Beskrivning: Kulturvetenskaper Ansvaret för utvärderingen av att legala och andra krav följs var okänt för nytillträdd prefekt. 2015 års utvärdering gick ej att ta fram. Standardkrav och egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: BN18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Beskrivning: LIR Resultat (checklista) av 2015 års utvärdring av efterlevnad av lagar och andra krav kunde ej tas fram på institutionen. Standardkrav och egen rutin efterlevs ej.

2015-11-11 375000 13(19) AvvikelseId: BN19 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Campusservice Lorensberg säger sig inte ha fått en checklista för utvärdering av efterlevnad av legala och andra krav. Om Campusservice finns med i gemensamma förvaltningens checklista, vilket enligt uppgift kan vara fallet, bör de ansvara för sin del av efterlevnadsutvärderingen. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN20 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3 Beskrivning: Varken fakultetskansliet, LIR, HS, Campusservice eller Kulturvetenskaper har använt Guria för inrapportering av avvikelser eller förbättringsförslag. Avvikelser/förbättringsförslag kan, enligt uppgift, ha förekommit, men är inte registrerade. Standardkrav och egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: LSt1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avser kommunikationsenheten. Aktivitetslistan för 2014 och 2015 är identisk. Utvärdering av 2014 års plan saknas och statistik saknas för uppföljning halvårsvis för 2015. Detta är en avvikelse därför att: Redovisande dokument för utfall av aktivitetslista saknas.

2015-11-11 375000 14(19) AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avser utbildningsenheten. Uppföljning halvårsvis saknas, övriga gemensamma förvaltning gör detta så uppföljning borde ha skett. Detta är en avvikelse därför att: Uppföljning saknas. AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Ort: Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7) Beskrivning: Uppföljning aktivitetslistan ej gjord. Dokumentet beskriver att uppföljning under året ska ske. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna rutiner. AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: I handlingsplan för miljö övergripande så beskrivs uppdrag att utöka sortimentet av ekologisk mat, det saknas information och statistik kring mängd och antal sortiment kring restaurangen på Medicinarberget Lyktan Detta är en avvikelse därför att: uppföljning saknas av mål och handlingsplaner. AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Det saknas befattningsbeskrivning för sektionschefsrollen. Det behöver utvärderas om den behöver beskrivas i ledningssystemet. Vid revisionen framgick det inte att rollen var fullt ut kommunicerad avseende miljö. Detta är en avvikelse därför att: Ansvar, roller behöver kommuniceras tydligare.

2015-11-11 375000 15(19) AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Ort: Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7) Beskrivning: I aktivitetslistan beskrivs att labansvariga ska gå säkerhetskurs lab. Tre personer som är labansvariga saknade denna utbildning. Utvärdering kring kompetens gick inte att fastställa att den gjorts. Detta är en avvikelse därför att: Utvärdering uppföljning komptens saknas. AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: Observation: Test av larm fettavskiljare saknas. Detta är en avvikelse därför att: Verksamhetsutövare ska säkerställa att larm fungerar. AvvikelseId: LSt8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.4 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Redovisande dokumentation behöver sparas på ett enhetligt sätt. Ett exempel är att en sammanställning av avfall som gäller för hela universitetet inte gick att spåra. Enheten behöver komma överens om vad som ska sparas, var det ska sparas och hur spårbarheten ska säkerställas. Detta är en avvikelse därför att: Ej säkerställd hantering kring redovisande dokument. AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avser GF och Sven Lovéncentrum. Det saknas uppgifter, om avvikelser från interna revisioner är släckta. Det finns vissa uppföljningar men några beskrivs som endast påbörjade. Avvikelser för GF från 16 juni redovisades inte till linjechefer förrän 23 september. Detta är en avvikelse därför att: Hantering av interna revisioner har brister.

2015-11-11 375000 16(19) AvvikelseId: BN21 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga II Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt aktivitetslistan ska halvårsuppföljning ske av genomförda aktiviteter. Detta har inte skett detta året, vilket bl.a. hänger samman med att man försöker koppla aktivitetslistorna tätare till verksamhetsplanerna, vilka följs upp årligen. Fundera över hur uppföljning ska ske framöver för att säkerställa att varje anläggning (EMAS-krav) har levt upp till kravet på ständiga förbättringar. AvvikelseId: BN22 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.4 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Gemensamt GU Tendensen är att fakultet och institutioner lägger färre dokument ut på hemsidorna. Det gäller exempelvis mötesprotokoll och aktivitetslistor. Under revisionen visade det sig att intern kommunikationen av ledningssystemets effektivitet på Humanistiska fakulteten inte sker i tillräcklig omfattning, exempelvis på APT. Därav några avvikelser vid denna revision. Det behöver diskuteras hur man säkerställer att medarbetare, studenter och andra intressenter informeras om ledningssystemets effektivitet inom GU. AvvikelseId: BN23 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6 Beskrivning: Det rekommenderas att man vid bokning av taxi aktivt efterfrågar en miljöbil, vilket inte sker i samtliga fall.

2015-11-11 375000 17(19) AvvikelseId: BN24 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: LIR Det finns inga pulversläckare på institutionen, endast vattenslang. Har säkerhetsansvarig godkänt detta? AvvikelseId: BN25 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Beskrivning: Det var oklart när senaste brandövningen har ägt rum inom Humanistiska Fakulteten. På institutionen för Historiska studier hade man dock haft övningar nyligen. AvvikelseId: LSt10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1 Ort: Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7) Beskrivning: För uppstart av nya projekt är det bra att utvärdera miljöaspekterna innan uppstart. AvvikelseId: LSt11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1 Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: En uppföljning av andel ekologisk och fairtrade mat och sortiment kan med fördel ske på restaurangen på Sven Lovén Centrum, Kristineberg.

2015-11-11 375000 18(19) AvvikelseId: LSt12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3 Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Det skulle vara bra om Gemensamma Förvaltningen kan utvärdera så att ärendehanteringsystemet och Guria inte krockar med varandra. Vilka avvikelser ska in på de olika systemen. Speciella regler för Multisite redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3.1 LSt10 1 4.3.2 BN1, BN2 2 4.3.3 BN21, BN3, BN4, BN5, BN6, LSt1, LSt2, LSt3, LSt4 4.4.1 BN7, BN8, LSt5 3 4.4.2 BN10, BN11, BN9, LSt6 4 4.4.3 BN12, BN13, BN14 3 8 1 4.4.4 BN15, BN16, BN22 2 1 4.4.6 BN23 1 4.4.7 BN24, BN25, LSt7 1 2 4.5.1 LSt11 1 4.5.2 BN17, BN18, BN19 3 4.5.3 BN20, LSt12 1 1 4.5.4 LSt8 1 4.5.5 LSt9 1 Summa: 0 29 8

2015-11-11 375000 19(19) Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Bilaga II BN21, BN4 1 1 Summa: 0 1 1 Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birthe Nörgaard