Institutionen för journalistik och masskommunikation Medie- och kommunikationsvetenskap MKV Göteborgs universitet Lena Anderson 2008-04-24 Kritiska frågor vid internkommunikation Utgångspunkter och möjligheter Föreläsning GU:s informatörsnätverk Lena Anderson JMG 24 april 2008
Exempel syn på intern kommunikation: Det är ett stort uppdrag att få folk internt att se värdet av oss som jobbar här ICA informationsavdelning
Intern kommunikation GU Väl fungerande intern kommunikation: Skapar delaktighet och motivation. Ökar effektiviteten. Stärker känslan av samhörighet. Gör organisationens mål tydliga och begripliga. Stärker GU:s varumärke Är viktig för arbetsmiljön. Rapport Intern kommunikation vid GU 2007. Carina Krantz, Tanja Thompson, Maria Eriksson.
Viktigaste arbetsområden Så många av informatörerna har prioriterat dessa områden. Cirka procent: Intern kommunikation 85 Internet 80 Massmedierelationer 80 Strategiska frågor 80 Förändringsprocesser 80 Varumärkesfrågor. 80 Sveriges Informationsförening INFO Enkät 2007 (1 597 svarande av 4 271 medlemmar, huvudsakligen info.chefer/motsv).
Hur ser man på internkommunikationen? Vad vill man med internkommunikationen?
MAN Ledning Informatör
Då Infos roll är otydlig inte definierad. ej prioriterad. Resulterar ofta i: Brandkårsutryckningar. Sprid detta! Får inte in uppgifter. Info inte med naturligt i diskussioner. Ledningen använder sig inte av info.funktionen.
Intern kommunikation Syfte Skapa motivation. Nå resultat/öka lönsamheten. Underlätta samarbete och delegering. Motverka ryktesspridning. Minska personalomsättning. Underlätta rekrytering. Bidra till personlig utveckling.
Professionellt informations- arbete är förankrat i organisationen. verkar utifrån organisationens uppgift och vision. stödjer organisationens mål. bidrar till en gemensam värdebas. stärker organisationens profil. Se Grunig Excellencestudie.
Strategisk kommunikatör Förstår organisationens förutsättningar och angelägenheter. Har förmåga att identifiera, kartlägga och analysera faktorer, i och utanför organisationen, som påverkar dessa förutsättningar. Har förmåga att överföra och ge ledningen förslag på lämpliga åtgärder.
Strategisk kommunikatör Ger ledningen värdefulla och användbara råd. Har känsla för timing. Kan visa på valmöjligheter och konsekvenserna av att agera på problem och möjligheter.
Internkommunikationen Beroende av Organisationen Kulturen Ledarskapet Ger Förutsättningarna Möjligheterna för informatörens arbete.
Informatörens påverkas av: funktion och mandat Kommunikationssynen ledningens och organisationens förhållningssätt till kommunikation.
Kommunikationssyn Olika sätt att se på information och kommunikation: Information Något som produceras t ex webbsida, nyhetsbrev. Ett verksamt medel i och för organisationen. för att nå resultat och mål.
Kommunikationssynen beror i regel av: Organisationens uppgift och karaktär. Ledarskapet. Kultur och värderingar.
Kommunikationssyn och placering av info.funktionen påverkar i regel: Vad som är möjligt att arbeta med kommunikativt och formerna för arbetet. Hur informatören kan arbeta framgångsrikt. Samt: Den trovärdighet man får som informatör/kommunikatör.
GU Kunskapsorganisation. Professionell organisation. Starka kulturer. Profil tydlig, otydlig. Otydligt ledarskap.
GU Administrativ personal Grundutbildning Forskning STUDENTER
GU Kunskapsorganisation Utbildning Forskning Offentligt Professionell organisation Skrå Integritet Svårt styra Exklusivitet
Olikartade verksamheter med egen traditon kultur profil identitet
Ledarskap Osynligt Otydligt En ur gruppen Olika slag av ledare
Chefers kommunikation Funktionen ses som viktig. Används för att sprida information. Tvåvägskommunikation innebär att chefen informerar och medarbetarna svarar. Informationen är kontextlös och färglös. Charlotte Simonsson doktorsavhandling om Chefer och intern kommunikation
Som informatör behöver du Förstå din organisation. Kunna beskriva vad internkommunikation är. Inse vad som är möjligt att göra. Veta hur du kan organisera arbetet. Visa på resultat.
Informatörens roll Reflexiv Ledande Operativ Ha goda känselspröt och kunna omsätta erfarenheter och ny information. T ex bidra till att analysera förändringar i samhälle och omgivning då det gäller värderingar, attityder och strukturer och omsätta dem så att org. kan förändras och anpassa sig. Förtroendeskapande roll, ledningsroll. Framför allt arbeta med strategier och former för relationer och kontakter för att skapa ömsesidig förståelse. Praktiker/görarrollen formulera och producera organisationens kommunikation. Utbildande Internkonsulten rollen att utveckla kommunikationskompetensen hos chefer och medarbetare. I det ligger att hjälpa och stötta chefer och medarbetare då det gäller att analysera frågeställningar, se kommunikativa behov och föreslå åtgärder. Europeisk PR-forskning
BIDRA TILL: Helhet Överblick Sammanhang Förmåga omsätta informationen så att den blir meningsfull och möjlig att reagera på. Sammanhang. Begriplighet. Hanterbarhet.
Förmåga att välja sätt att framföra information (budskap) så att det som sägs har relevans och berör. Relevans. Behov. Motivation.
BYGG STRUKTURER Information faller ofta mellan stolarna i komplexa organisationer. Strukturer hjälper, t ex: Ansvar. Preciserade mötesplatser. Planerade möten. Informationssökning.
Vad är strukturer? - Ansvar tydligt till innehåll och fördelning. - Professionellt stöd tydlig funktion för informatören. - Kanaler/medier/former tillräckliga och meningsfulla. - Specifika insatser preciseras och tydliggörs.
Varför misslyckas internkommunikationen? - Processen saknas. - Fel talesman. - Chefers förhållningssätt. - Bromsarna. - För mycket info. - Brus.
Avslutande bild i efterskott. /Hälsningar Lena Interninformation är det som alla framgångsrika organisationer satsar på idag sannolikt är det så att interninformationen alltid är viktigast av allt informationsarbete. Utan en väl fungerande interninformation blir resten av informationen på sin höjd en tunn fernissa. Jesper Falkheimer, forskare och konsult.