ÅRSRAPPORT 2017 Folktandvården i Stockholms län AB
2018-04-10 RK 2017-0015 Styrelsen Folktandvården Stockholms län AB ÅRSRAPPORT 2017 Folktandvården Stockholms län AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade 2018-04-10 att överlämna rapporten till styrelsen för Folktandvården Stockholms län AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast 2018-09-28. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Hans-Erik Salomonsson Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev
RK 2017 0015 Sammanfattning Folktandvården i Stockholms län AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2017 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 125 mnkr, vilket är 20 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts när det gäller kvalitet, men inte beträffande tillgänglighet. Bolaget har vidtagit åtgärder för att förbättra tillgängligheten. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande, men styrelsen måste fortsätta att arbeta med åtgärder för att nå tillgänglighetsmålen. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2016. Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen i huvudsak har skapat tillräckliga förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2016. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
RK 2017 0015 Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 1 2.1 Ekonomiskt resultat 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat 4 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 9 3 Intern styrning och kontroll 9 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 9 3.2 Bisysslor 10 3.3 Avrapporterade granskningar i delrapport 11 3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 12 3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 12 3.6 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 12 4 Räkenskaper 13 4.1 Årsredovisningen 13 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 13 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning 13 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier
1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för Folktandvården AB ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för att bedriva folktandvård inom Stockholms läns landsting och inom ramen för landstingets ansvar enligt tandvårdslagen. Folktandvården verkar på en konkurrensutsatt marknad där bolaget enligt ägardirektivet ska vara ett konkurrenskraftigt tandvårdsföretag med samhällsansvar som grund. Verksamheten ska omfatta barntandvård, medicinsk tandvård, tandvård som ett led i sjukdomsbehandling och nödvändig tandvård. Inom landstinget utför Folktandvården uppdrag för hälso- och sjukvårdsnämnden i enlighet med beställning av huvudsakligen barntandvård. Bolaget ska vidare utföra kliniskt forskningsarbete i samarbete med centrum för oral hälsa. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Anna Ullsten m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Fredric Hävrén vid EY AB. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska samt verksamhetsmässiga mål. Bedömningen omfattar även om styrelsen/vd genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1
2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 1 669 1 709 1 648 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt -1 564-1 596-1 545 105 113 103 Erhållna koncernbidrag (komp) - 12 11 Justerat resultat 105 125 114 Erhållna koncernbidrag (skatt) - - - Lämnade koncernbidrag (skatt) - -132-111 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 105-7 3 balansomslutning (mnkr) - 1 243 1 179 Årsarbetare (antal) 1 900 1 917 1 888 Justerat resultat uppgår till 125 mnkr, vilket är 20 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet har påverkats negativt av jämförelsestörande poster med 12 mnkr. Resultatet är 11 mnkr högre än 2016 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i november 2017 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Justerat resultat kan jämföras med utfallet 2016 och fullmäktiges budget 2017. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 132 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till -7 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (125 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (105 mnkr). Folktandvården har beslutat om utbetalning på totalt 21 mnkr inom ramen för bolagets belöningssystem. Belöningssystemet utgörs dels av prestationsersättning till tandläkare, dels av resultatdelning. Enligt bolagets bestämmelser får resultatdelningen högst uppgå till en procent av bolagets omsättning eller max 22 mnkr per år, förutsatt att ägarnas resultatkrav har uppnåtts. Enligt landstingets riktlinjer får det sammantagna beloppet uppgå till högst en procent av bolagets intäkter. Resultatdelningens andel av årets belöningssystem är 0,9 procent av omsättningen (16 mnkr) vilket innebär att både styrelsens och landstingets krav är uppfyllt. Under 2017 beslutade landstingsstyrelsen att landstingets hälso- och sjukvårdsverksamheter inte ska använda incitamentsmodeller. Ett undantag gjordes för Folktandvården med hänvisning till den hårda konkurrensen på tandvårdsmarkanden och att 2
andra tandvårdsföretag använder sig av belöningssystem. Landstingsstyrelsen beslutade att låta Folktandvården utarbeta ett förslag till ny incitamentsmodell med fokus på kvalitet, tillgänglighet och patientnöjdhet. Folktandvården utarbetade under 2017 en ny modell som godkändes av landstingsstyrelsen i december 2017. 1 Den nya modellen kommer att användas från och med 2018. Årets investeringar uppgår till 62 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 70 mnkr. 2.1.1 Jämförelse med budget 2017 Verksamhetens intäkter uppgår till 1 709 mnkr, vilket är 39 mnkr (2,4 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för ersättningar från Försäkringskassan överstiger budgeten med 23 mnkr, patientavgifter överstiger budget med 22 mnkr och såld vuxentandvård överstiger budget med 8 mnkr. Ersättningen för erhållna bidrag är 14 mnkr lägre än budget, vilket beror på att färre asylsökande patienter än väntat har sökt vård. Verksamhetens kostnader exkl. avskrivningar och finansiella poster uppgår till 1 529 mnkr, vilket är 46 mnkr (ca 3,1 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 23 mnkr hänförbart till personalkostnader. Kostnaderna för köpta verksamhetsanknutna tjänster överstiger budgeten med 13 mnkr. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. lokal- och fastighetskostnader, övriga kostnader och kostnader för material och varor. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. 2.1.2 Jämförelse med 2016 års utfall Jämfört med 2016 har verksamhetens intäkter ökat med 61 mnkr (3,7 procent), vilket framför allt beror på ökade intäkter för barntandvård (49 mnkr), patientavgifter (24 mnkr) och ersättning från Försäkringskassan (17 mnkr). Intäkterna från erhållna bidrag har minskat (28 mnkr) till följd av att färre asylsökande patienter har sökt vård. Att intäkterna från barntandvården ökat förklaras bland annat av att barntandvården utökats. Riksdagen beslutade 2016 att höja åldern för gratis barntandvård till och med det år patienterna fyller 23. Utökningen genomförs i tre steg och från och med 2017 omfattar barntandvården personer upp till och med 21 år. Det innebär att vissa av Folktandvårdens patienter som tidigare räknats som vuxna nu omfattas av barntandvården. Verksamhetens kostnader exkl. avskrivningar och finansiella kostnader har jämfört med 2016 ökat med 63 mnkr (4,3 procent), vilket i huvudsak beror på högre personalkostnader (36 mnkr) till följd av lönerevision och fler anställda. I övrigt utgörs de ökade kostnaderna bl.a. av köpta verksamhetsanknutna tjänster (9 mnkr), lokaler (9 mnkr) och övriga kostnader (7 mnkr). 1 LS 2017-0326, LS 2017-0084, LS 1303-0416 3
Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansiella poster, har jämfört med 2016 ökat med 51 mnkr (3,3 procent). Kostnaderna för avskrivningar har minskat med 11 mnkr jämfört med föregående år. Detta beror på att avskrivningstiden för ombyggnationer har ändrats från fem till femton år. 2.1.3 Bedömning av ekonomiskt resultat Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2016, vara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. 2.2.1 Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården I styrelsens avtal med HSN anges mål för tillgänglighet i form av maximala väntetider för specialisttandvården. Målen återfinns även i Folktandvårdens budget och affärsplan, där de kompletterats med ett mål för allmäntandvården och för medicinsk tandvård. Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Mål 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Säker vård Antibiotikaförskrivning 1 <340 10 10 - Avtalsenliga mål och styrelsens mål - tillgänglighet: Nya vuxna patienter utan akuta problem ska erbjudas tid för undersökning inom 2 veckor: Allmäntandvård Nya vuxna patienter utan akuta problem ska erbjudas tid för undersökning inom 2 veckor: Medicinsk tandvård Barn och ungdomar som remitteras till specialisttandvård ska som längst vänta 2 månader Vuxna patienter som remitteras ska som längst vänta 6 månader 75% 54% 73% Nej 100% 100% 90% Ja 100% 79% 71% Nej 75% 70% 70% Nej 1 Landstingets mål avser antal uthämtade antibiotikarecept per 1 000 invånare och år. Folktandvården mäter antal uthämtade antibiotikarecept per 1000 besök och år. Som framgår av tabellen ovan uppfyller inte Folktandvården målen för maximala väntetider till specialisttandvården. Andelen barn och unga som kan tas emot av specialisttandvården inom två månader har dock ökat jämfört med föregående år men målnivån nås inte. Att målet avseende vuxna inte nås beror på att väntetiderna är längre än avtalat inom bettfysiologi och protetik. Folktandvården arbetar bland annat 4
med vidareutbildning av tandsköterskor och utbildning av protetikassistenter 2 i syfte att förbättra arbetssätt och flöden på klinikerna. Målet för maximal väntetid för vuxna utan akuta besvär uppnås inte och har försämrats jämfört med tidigare år. Detta beror i stor utsträckning på svårigheter med att rekrytera och behålla personal, särskilt erfaren personal. Oerfaren personal behöver handledning och har oftast lägre kapacitet att ta emot patienter, vilket får negativa konsekvenser för tillgängligheten. Kliniker som har problem med tillgängligheten har möjlighet att boka tider på närliggande tandvårdskliniker för att kunna erbjuda patienter tid inom två veckor. Avtalsenliga krav kvalitet Kariespreventionsprogrammet Mål 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Klarat målet Fluorlackning av barn 7 år 70% 88% 71% Ja Fluorlackning av barn 13 år 70% 88% 87% Ja Tandhälsoinformation i förskoleklass och åk 5 70% 94% 97% Ja Fluorsköljning i förskoleklass och åk 5 70% 96% 97% Ja Undersökning av 2-åringar i behovsområde 3 och 4 70% 74% 96% Ja Tandhälsoinformation BVC (%) 70% iu iu Tandhälsoinformation BVC (antal) 6 703 6 763 I flerårsavtalet med HSN anges mål för tandvård som ges inom det kariespreventionsprogram som ingår i uppdraget. Rapporterad statistik visar att Folktandvården uppnår avtalets krav på lägsta godtagbara kvalitet. Andelen 2-åringar i behovsområde 3 och 4 som har undersökts har minskat jämfört med föregående år. Orsaken till minskningen var vid granskningens genomförande i februari 2018 inte klarlagd, men Folktandvården planerar att utreda orsaken. Då tillförlitlig bortfallsstatistik saknas kan täckningsgrad avseende tandhälsoinformation vid barnavårdscentral (BVC) inte rapporteras. Uppdraget beskrivs som komplicerat då det förutsätter nära samarbete med personalen vid BVC-mottagningarna för att nå ut till föräldrarna. Statistiken visar att antalet föräldrar som fått information har sjunkit något jämfört med föregående år. Bedömning Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i årsrapporten. Folktandvården uppfyller de kvalitetskrav som finns i avtalet med HSN, men når inte målnivåerna för tillgänglighet. Ledningen har vidtagit åtgärder i syfte att förbättra tillgängligheten. Revisionen bedömer därmed att målen inte helt har uppnåtts. 2 Protetiskassistenter är tandsköterskor som arbetar i team med tandläkare på specialistkliniken för protetik (ersätter skadade/förlorade tänder och vävnader i munnen). 5
2.2.2 Uppdrag från fullmäktige Folktandvården har under 2017 fått i uppdrag att inför beslut som påverkar hälsooch sjukvården, göra konsekvensanalyser av effekter på kompetensförsörjning och utbildning. Bolaget har under året tagit fram en mall för detta. 2.2.3 Produktion Det finns inga externa krav på bolaget avseende avtalade vårdvolymer. Interna mål för produktionen är att uppnå 71 procent marknadsandelar för barntandvården, vilket motsvarar 360 000 barn, öka antalen nya vuxna kunder med 11 000 och att ha minst 90 000 aktiva friskvårdsavtal. Mål i affärsplan Mål 2017 Bokslut 2017 Bokslut 2016 Klarat målet Antal listade barn 360 000 368 557 329 615 Ja Ökning av antalet vuxna kunder 11 000 13 971 10 655 Ja Antal aktiva friskvårdsavtal >90 000 89 679 87 363 Nej Som framgår av tabellen ovan uppnår Folktandvården sina interna mål om antal listade barn och ökning av vuxna kunder. Från 2017 betraktas patienter som barn till och med det år de fyller 21, medan antalet listade barn 2016 omfattar patienter till de år de fyller 19. Andelen aktiva frisktandvårdsavtal har ökat jämfört med föregående år, men inte tillräckligt för att bolaget ska nå sitt mål. Produktion Bokslut 2017 Bokslut 2016 Förändring Antal barn som behandlats inom allmäntandvård Antal vuxna som behandlats inom allmänoch medicinsk tandvård 186 894 168 058 11% 318 865 325 941-2% Antal behandlade inom nödvändig tandvård 9 232 9 568-4% Antal behandlade som led i sjukdomsbehandling 3 232 3 033 7% Antal behandlade inom F-tandvård 1 848 1 431 29% Antal behandlade barn inom specialisttandvården Antal behandlade vuxna inom specialisttandvården 12 938 11 307 14% 13 294 12 954 3% Antal asylsökande vuxna som behandlats 2 647 3 934-33% Antal asylsökande barn som behandlats (full undersökning) 1 777 3 847-54% Antal vuxna papperslösa som behandlats 705 Antal ungdomar med tandregleringscheck 1 491 1 232 21% Antalet barn som har behandlats inom allmäntandvården och specialisttandvården har ökat med 11 procent respektive 14 procent jämfört med föregående år. Antal behandlade ungdomar med tandregleringscheck har ökat med 21 procent. Ökningen 6
förklaras till stor del av den utökade barntandvården, vilken innebär att fler patienter från och med 2017 räknas som barn. Antalet behandlade patienter inom F-tandvård 3 har ökat de senaste åren, vilket sannolikt beror på att kännedom om F-tandvård har ökat bland berörda patientgrupper. Tandvård till asylsökande vuxna och barn har minskat med 33 respektive 54 procent. Den stora nedgången beror på minskad efterfrågan på tandvård från gruppen asylsökande. Bolaget använder täckningsgrad 4 som ett mått på produktivitet. Jämfört med föregående år har täckningsgraden för allmäntandvården och den medicinska tandvården minskat med en knapp procentenhet, vilket tyder på en svagare utveckling under 2017. Täckningsgraden för specialisttandvården har ökat med drygt 4 procentenheter jämfört med föregående år. Bedömning Revisionen konstaterar att Folktandvården uppnått sina interna mål för antal listade barn och ökning av nya vuxna kunder, men inte når målet för antal aktiva frisktandvårdsavtal. Vidare noterar revisionen att produktiviteten, mätt som täckningsgrad, minskat något för allmäntandvården och den medicinska tandvården. 2.2.4 Tryggad kompetensförsörjning Fullmäktiges övergripande mål är att landstinget ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare, vilket följs upp genom en medarbetarenkät. Folktandvårdens utfall för både medarbetarindex (77) och chef- och ledarskapsindex (78) är något lägre jämfört med föregående år (78 respektive 80). Folktandvården har under ett flertal år haft svårt att rekrytera tandvårdspersonal. Det är framför allt svårt att rekrytera tandsköterskor, tandhygienister och erfarna allmäntandläkare samt vissa specialisttandläkare. Under de närmaste åren väntas stora pensionsavgångar, särskilt bland tandsköterskor. Folktandvården planerade att under 2017 starta ett introduktionsprogram för tandsköterskor i syfte att bli en mer attraktiv arbetsgivare och på så sätt underlätta rekrytering. Introduktionsprogrammet startades inte under 2017 men planeras nu att starta under 2018. Introduktionsprogram för tandläkare och tandhygienister finns sedan tidigare. Personalomsättningen är fortsatt hög och bolaget når inte affärsplanens mål om en personalomsättning på under 10 procent för samtliga yrkeskategorier. Störst personalomsättning finns bland tandläkare (17,1 procent) och tandhygienister (15,3 procent). Den procentuella sjukfrånvaron uppgår till 6 procent, vilket är i nivå med föregående år men högre än bolagets mål om en sammanlagd sjukfrånvaro på 5,5 procent. Frisk- 3 F-tandvård ges till patienter med långvarig sjukdom och grav till fullständig funktionsnedsättning som till följd av funktionsnedsättningen har stora svårigheter att ta hand om sin munhygien eller medverka till tandbehandling. Patienterna betalar endast patientavgift. 4 Intäkterna i förhållande till lönekostnaderna. 7
talet, dvs. andelen anställda med fem eller färre sjukdagar, uppgår till 54 procent vilket är i nivå med föregående år. Folktandvården genomförde under 2017 en genomgång av alla medarbetare med en sjukfrånvaro på mer än 60 dagar för att kartlägga orsaker till långtidssjukskrivningar. Kartläggningen resulterade inte i några specifika åtgärder. Ett av landstingsfullmäktigs mål är att landstingets förvaltningar och bolag ska införa systemstödet ProCompetence/KOLL för kompetensplanering. Folktandvården planerar att påbörja implementeringen under hösten 2018. Bedömning Revisionen konstaterar att Folktandvården har svårigheter att rekrytera personal inom flera yrkeskategorier i bolagets kärnverksamhet. Sjukfrånvaron är fortsatt hög. Revisionen bedömer att det är av vikt att styrelsen fortsatt arbetar med att identifiera och genomföra åtgärder i syfte att minska sjukfrånvaron och komma till rätta med rekryteringsproblematiken. 2.2.5 Hållbar tillväxt och utveckling Folktandvårdens ledning har beslutat om ett hållbarhetsprogram med lokala mål för ekonomisk, social och miljömässig hållbar utveckling. Miljömålen utgår ifrån landstingets miljöprogram 2017 2021. Bolaget är miljöcertifierat enligt ISO14001. I slutet av 2016 installerades en central destruktionsanordning för lustgas i Folktandvårdens specialistklinik Eastmanhuset. Folktandvårdens utsläpp av lustgas har till följd av detta minskat med 40 procent under 2017 jämför med föregående år. Under 2017 har bolaget fortsatt sitt arbete med att minska användningen av vissa engångsmaterial (handskar, förkläden, munskydd och muggar). Inköpen har trots detta ökat eller ligger i nivå med föregående års inköp. En orsak till detta kan vara att ökad kunskap om kemikaliehantering har lett till ökad användning av skyddsutrustning. Under 2017 ställdes, enligt bolagets rapportering, miljökrav i samtliga upphandlingar. Under året har Folktandvården följt upp miljökrav på sex leverantörer, vilket bland annat lett till att ett antal produkter som inte klarade ställda kemikaliekrav har uteslutits. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården arbetar systematiskt med miljöfrågorna. 2.2.6 Bedömning av verksamhetsmässigt resultat Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet inte helt har uppnåtts. Folktandvården uppnår avtalsenliga krav för kvalitet men har svårt att uppnå målen för tillgänglighet. Folktandvården arbetar, enligt revisionens bedömning, systematiskt med åtgärder för att förbättra tillgängligheten, men har trots detta svårt att nå målen. Folktandvården har under ett flertal år haft höga sjuktal och svårigheter att rekrytera personal. Därför bedömer revisionen att det är av vikt att styrelsen fortsatt arbetar 8
med att identifiera och vidta åtgärder för att förbättra rekryteringssituationen och minska sjukfrånvaron. 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 125 mnkr, vilket är 20 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet inte helt har uppnåtts. Folktandvården uppnår avtalsenliga krav för kvalitet men har svårt att uppnå målen för tillgänglighet. Revisionen bedömer att styrelsens verksamhetsmässiga resultat är tillfredsställande, men att styrelsen måste fortsätta att arbeta med åtgärder för att nå tillgänglighetsmålen. Revisionen konstaterar att det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet har beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som leder till måluppfyllelse och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Folktandvården har en modell för rapportering av ekonomi och verksamhet till styrelsen. Granskningen av bolagets rapportering till styrelsen visar att löpande uppföljningar görs av utfall jämfört med budget och affärsplan samt att avvikelser analyseras. Auktoriserad revisor bedömer att rapporteringen är ändamålsenlig i förhållande till bolagets verksamhet och omfattning. Bolaget har i delrapporten för 2017 prognostiserat årets resultat till 105 mnkr. Utfallet blev dock 20 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket beror på att avskrivningarna blev lägre än prognosticerat. Avskrivningarna i prognosen är beräknade enligt den tidigare avskrivningstiden (se 2.1.2). Folktandvården har i budgeten och affärsplanen i huvudsak brutit ned de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården har tillräcklig kontroll över kostnads- och resultatutvecklingen och att bolagets styrning via mål och indikatorer ligger i linje med fullmäktiges mål. 9
3.2 Bisysslor Revisionen har granskat om Folktandvården har en tillräcklig intern styrning och kontroll av bisysslor 5 genom att granska landstingets och bolagets riktlinjer och rutiner samt genom stickprov av bisyssleblanketter. Registeranalys har gjorts för att se i vilken omfattning bolag där anställda i Folktandvården har ett engagemang, också fakturerar Folktandvården. Registeranalysen har genomförts genom att matcha anställda i Folktandvården, som enligt Bolagsverkets handels- och föreningsregister och aktiebolagsregister har engagemang i bolag, mot Folktandvårdens leverantörsregister och leverantörsreskontra. Stickprov har tagits av fakturor som rör transaktioner med bolag där anställda har engagemang. Granskningen omfattar anställda mellan oktober 2015 och november 2017. Folktandvården har fastställd riktlinje för bisysslor och en mall för anmälan av bisysslor, vilka finns tillgängliga på bolagets intranät. Riktlinjen följer bestämmelserna i kollektivavtalet och landstingets övergripande riktlinje och lägger fast att förtroendeskadliga, konkurrerande eller arbetshindrande bisysslor kan förbjudas. Enligt bolagets riktlinjer ska anställda få information om reglerna vid anställning, då även bisyssleblanketten ska fyllas i för att sedan uppdateras årligen i samband med medarbetarsamtal. Enligt riktlinjerna ska anställdas bisysslor tillstyrkas eller avstyrkas av klinikchef för att sedan beslutas av områdeschef. Av riktlinjerna framgår inte hur klinik- och områdeschefers bisysslor ska godkännas. Enligt uppgift från personalavdelningen ska dessa godkännas av chef över chef. I bolagets anställningskontrakt för arbetsledare, klinikchefer och områdeschefer förbinder sig personen i fråga att inte ha konkurrerande bisyssla inom tandvårdsområdet under uppdragstiden. Detta gäller dock endast konkurrerande bisysslor. I VD:s anställningskontrakt finns inskrivet att eventuella bisysslor ska vara godkända i förväg av landstingsdirektören. Ett stickprov på åtta bisyssleblanketter visar att i ett fall har områdeschef godkänt klinikchefs anmälan av bisyssla, vilket inte är i enlighet med uppgiften om chef över chef. I fem av fallen är blanketterna undertecknade av områdeschef, men det framgår inte vilket beslut som denne fattat. I ett fall saknas både underteckning och beslut av områdeschef. I två fall saknas uppgifter om den anställdes namn och personnummer. Klinikcheferna ansvarar för att riktlinjerna följs och att anställda fyller i bisyssleblankett vid medarbetarsamtalen. Det sker ingen rapportering av omfattningen av bisysslor från klinik till huvudkontor och det finns ingen central sammanställning av anställdas bisysslor. Blanketterna behålls på respektive klinik men en kopia skickas till huvudkontoret och sparas i den anställdes personakt, vilket är i enlighet med landstingets riktlinje. Det görs inga kontroller av om de anställdas uppgifter är korrekta, inte heller av om Folktandvården köper varor eller tjänster av bolag där anställda har 5 Med bisyssla menas varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, påverkar arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren neka att godkänna arbetstagaren att utöva en sådan bisyssla. 10
bisysslor. Den anställde har ingen skyldighet att uppge ifall denne avser att fakturera Folktandvården genom sin bisyssla. Matchningen mot Bolagsverkets register visar att det finns 567 anställda som sammanlagt har 750 engagemang i bolag. Listan över bolag har jämförts mot Folktandvårdens leverantörsreskontra för att utreda om bolagen har fakturerat Folktandvården. Totalt har 19 anställda via 21 bolag fakturerat Folktandvården. Totalt har dessa bolag fakturerat ca 3 mnkr. För de bolag som har fakturerat Folktandvården har ett stickprov på 16 fakturor tagits i syfte att granska om funktionären eller närstående till denne har sakgranskat och/eller attesterat fakturan. De granskade fakturorna har inte granskats eller attesterats av funktionären eller närstående till denne. Bedömning Folktandvården har tagit fram lokala riktlinjer för bisysslor och revisionen bedömer att dessa överensstämmer med kollektivavtalets bestämmelser och landstingets riktlinjer. Riktlinjerna bör kompletteras med regler för beslutsförfarandet i det fall klinikchef eller områdeschef anmäler bisyssla. Blanketten för anmälan av bisyssla kan med fördel kompletteras med ett fält för motivering av beslut om att avslå eller tillstyrka bisyssla. Granskningen av bisyssleblanketter visar att det förekommer brister i efterlevnad av riktlinjerna, exempelvis förekommer att beslut saknas, att fel person beviljat bisysslan och det förekommer anmälningar där uppgifter om den anställdes namn och personnummer saknas. Revisionen bedömer därför att Folktandvårdens ledning behöver vidta åtgärder för att säkerställa att bolagets riktlinjer och rutiner följs. Det förekommer att bolag där anställda inom Folktandvården har engagemang fakturerar Folktandvården. I granskningen har inte framkommit att fakturorna har granskats eller attesterats av personerna med engagemang i bolagen. Bisyssleblanketterna förvaras i respektive personalakt, vilket revisionen bedömer är i enlighet med landstingets riktlinjer. Revisonen menar dock att en central sammanställning över anmälda bisysslor skulle möjliggöra kontroller av inköp från bolag som anställda har engagemang i. Rekommendation Ledingen bör komplettera riktlinjerna för bisysslor avseende beslutsförfarande för klinikchefs och områdeschefs anmälan av bisyssla. Ledningen bör säkerställa att anmälan om bisyssla hanteras och beslutas i enlighet med riktlinjerna. 3.3 Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-pm för styrelsen. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Granskning av riskanalys och intern kontrollplan Styrelsen har fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Den interna kontrollplanen följer i huvudsak 11
landstingsfullmäktiges policy 6 för intern kontroll. I huvudsak har bolaget, enligt revisionens bedömning, en fungerande process för att ta fram riskanalys och internkontrollplan. Revisionen bedömer att styrelsen i allt väsentligt har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Granskning av legitimationer Revisionen har granskat om bolaget säkerställer att anställd hälso- och sjukvårdspersonal med krav på yrkeslegitimation har giltig legitimation för att utöva yrket. Granskningen visar att av de personer som registrerats som legitimerade hos Folktandvården i landstingets register hade en anställd (en tandhygienist) inte en registrerad legitimation hos Socialstyrelsen eller, efter uppmaning, inte kunnat uppvisa kopia på sådan. I granskningen framkommer att Folktandvården har en rutin för legitimationskontroll vid anställning men att ingen uppföljning av hur rutinen fungerar gjorts. Revisionen bedömer därför att ledningen regelbundet bör följa upp att rutinen fungerar. Granskning av kassa- och kontanthantering Auktoriserad revisor har granskat Folktandvårdens process för kassa- och kontanthantering. I granskningen framkommer att rutinbeskrivningen inte har uppdaterats sedan 2013. Vidare framkommer bristande följsamhet till rutinen. I rutinen saknas tydliga riktlinjer för hur stor kassan bör vara samt krav på tvåhandsprincip. Revisionen bedömer därför att ledningen bör uppdatera rutinbeskrivningen avseende kassahanteringen och införa tvåhandsprincip vid stängning av kassan. 3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation, information i bolagsstyrningsrapporten, registerbaserad analys av huvudboken och registerbaserad löneanalys. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. 3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.6 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. I årets granskning har framkommit att det finns förbättringsmöjligheter beträffande rutiner för hantering av bisysslor, uppföljning av rutiner för kontroll av legitimation och rutiner för kassa och kontanthantering. Resultatet av dessa granskningar bedöms 6 Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag LS 1303-0431 12
inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsens interna styrning och kontroll. Baserat på den sammantagna granskningen 2017 så är bedömningen oförändrad jämfört med 2016. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Den auktoriserade revisorn har granskat bolagets årsredovisning för att säkerställa att det är upprättad i enlighet med och följer årsredovisningslagen och K3-regelverket. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 13
STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Folktandvården Stockholms län AB, Årsrapport 2017 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar Inköp 2011 Delår ID: 286 Styrelsen bör överväga att implementera ett elektroniskt inköpssystem. Detta i syfte att säkerställa att inköp inte sker utan underliggande ramavtal. Tandvård för utsatta grupper X Bolaget har under 2017 infört ett elektroniskt inköpssystem men har ännu inte implementerat användningen av detta till fullo. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2018. 2013 (Projekt 13/2013) ID: 291 Styrelsen bör skapa former för att tydligare följa upp omhändertagandet av barnen med sämst tandhälsa, inklusive uppföljning av ersättningsnivåernas effekt vad gäller att nå dessa barn. Transparensredovisning X Följs upp i samband med årsgranskningen 2018. 2015 Årsrapp ID: 801 Styrelsen bör säkerställa att Folktandvården på ett sammanhållet sätt redovisar att bolaget uppfyller syftet med den gemensamma redovisningsmodellen och därmed kraven på konkurrensneutralitet. X Följs upp i samband med årsgranskningen 2018.
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2017 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1
Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. 2
Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: www.sll.se/rev Org.nr: 232100-0016